2.1. DIVISIÓN DE ARCHIVOS

Transcripción

1 Técnicas de archivo AX 2. CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS La clasificación de un archivo de oficina es la base del orden empresarial. Sin ella, los datos, informaciones y documentos serán elementos sueltos difícilmente interpretables. Si no se realiza una preclasificación de documentos, no se podrían confeccionar los archivos de una empresa. Así, seguramente, sería de gran dificultad controlar lo que se gestiona en una empresa, lo que se compra, se vende o lo que se necesita. Mantener en orden la documentación de la empresa es una cuestión de gran importancia siendo la mayor parte de las indicaciones que se suele recomendar, aplicables a distintos sistemas operativos, tanto manuales como mecanizados o informatizados DIVISIÓN DE ARCHIVOS Al establecer un orden de clasificación es necesario que se tenga en cuenta el tipo de archivo que es. Por eso los archivos se suelen dividir en dos grandes grupos. Los archivos de carácter estático y los de carácter dinámico. El carácter estático se refiere, sobre todo, al hecho de facilitar la colocación para una posterior búsqueda del documento. Por ejemplo: los archivos cuya finalidad consiste en hacer posible la conservación, de manera ordenada y racional, de la documentación e información recibida. El carácter dinámico aparece cuando se quiere someter a una serie de procesos, los datos contenidos en un archivo o sistema de clasificación, al objeto de poder obtener una información complementaria. Por ejemplo: cuando a una empresa llega una factura procedente de un proveedor cualquiera, el documento puede ser archivado en el archivo de proveedores, bajo el nombre del remitente. 23

2 AX Técnicas de archivo Cuando se desee elaborar datos contenidos en la factura, habrá que transcribirlos de una determinada forma. Ambos aspectos, el dinámico y e estático, no se contradicen, sino que se complementan. En el cuadro siguiente se resume lo anteriormente dicho. CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS Clasificación estática (Afecta a doc. Originales) Clasificación dinámica (Afecta a los datos e informaciones posteriores que se quieren obtener) 3. ACCESO AL ARCHIVO DE OFICINA Todas las personas tienen derecho de acceso a los documentos, ya que es la facilidad, concedida por ley, que tienen todos los ciudadanos a la consulta de los mismos. Así pues, se puede decir que en los archivos de una oficina, los ciudadanos pertenecientes a ella, o sea los interesados, pueden conocer en cualquier momento el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan algo que ver. A pesar de lo que dice la ley, un archivo de oficina debe tener una restricción a cierto tipo de documentación confidencial (como las nóminas que tan solo deben tener acceso el Departamento de Personal), donde solo podrá acceder cierto tipo de personas autorizadas. Legalmente hay que destacar que en la ley 30/1992 de 26 de noviembre del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento Administrativo Común, se establece en el artículo 35 a) que: 24

3 Técnicas de archivo AX Todo ciudadano tiene derecho a conocer en cualquier momento el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados y obtener copias de ellos También la Constitución hace referencia al derecho de acceso de los archivos, en su artículo 105 b) dice: La ley regulará ( ) el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. 4. NORMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Una norma es una fórmula que tiene el valor de reglar, en general indicativa y, a veces, imperativa. También, una norma, tiene por objeto definir las características que tiene un objeto y su empleo, así como su procedimiento y/o método. En toda empresa u oficina que tenga una planificación de archivo, y se requiera llevar con eficacia, debe tener, como primera medida de control, un manual de normas. Este manual de normas, debe estar redactado para el archivo central (en caso que estuviera dividido de esta manera) o principal de la empresa. En él deben existir unas pautas que aseguren la adecuada conservación de la documentación. 25

4 AX Técnicas de archivo Algunas de estas pautas son: Datos referentes a los plazos de permanencia de las distintas series documentales en cada archivo del sistema. Tipos de clasificación. Pautas de conservación física de la documentación. Procedimiento de préstamo de documentación y consulta. Formato de unidades físicas. 5. REPRODUCCIÓN MECÁNICA DE DOCUMENTOS Los sistemas de información requieren la manipulación de una gran cantidad de datos cuyo tratamiento es relativamente simple y repetitivo; estos sistemas deben garantizar también las tareas de gestión que tienen relación con otras empresas. Lógicamente, el ordenador es el instrumento que mejor se adapta a este tipo de trabajo. Cuando un sistema de clasificación va a sufrir un tratamiento informático o de mecanización, conviene tener en cuenta dos factores: La estructura o articulación de toda información, que debe estar predeterminada de forma secuencial y lógica, sin admitir variantes, tan solo las previstas. La rigidez de los códigos de búsqueda. Pueden ser numéricos, alfanuméricos, etc., pero siempre están formados por un número determinado de dígitos. El reconocimiento de los caracteres impresos está normalizado, bajo la denominación OCR (reconocimiento óptico de caracteres). 26

5 Técnicas de archivo AX Generalmente los documentos impresos en este tipo de caracteres se pueden reconocer sin ningún problema. Algunos de los sistemas saben reconocer distintos tipos de caracteres simultáneamente. Existen otros tipos de programas llamados logicales documentales. Estos son relativos al funcionamiento de un sistema de tratamiento de información, concebido especialmente para las tareas documentales (archivos). Los logicales estándar y los adaptados a una tarea concreta, concebidos para una aplicación precisa dentro de la cadena documental. En el siguiente esquema se resume lo anteriormente dicho: REPRODUCCIÓN MECÁNICA DE DOCUMENTOS Factores Logicales Rigidez de códigos de búsqueda Estructura predeterminada Logicales estandar Logicales adaptados a una taerea concreta 5.1. DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Como ya hemos comentado anteriormente, llega un momento en que cierta información deja de ser útil para la empresa, por lo tanto se debe destruir. Existen unas máquinas para la destrucción de la documentación que suele haber en las oficinas. Estas máquinas solo sirven para destruir pequeñas cantidades de documentos, ya que, aunque existen de diversos tamaños, su capacidad no es muy grande. También se puede destruir documentación cuando ya no sea de utilidad, enviándola a empresas que se encargan de recoger grandes cantidades de papel en las empresas. Así se enviaría a reciclar. 27

6 AX Técnicas de archivo Destructor de documentos sin mueble Recipiente de papel cortado Destructor de papel continuo En cuanto a los archivos informáticos, éstos, por su pequeño tamaño son más fáciles de guardar durante mas tiempo, aunque también se termina destruyendo la información que existe en ellos. Se suele formatear el disco o disquete. - Espacio para resumen en página siguiente - 28