Existen ciertos índices que dan la pauta para el análisis o revisión de un sistema:

Transcripción

1 COMO SE PROYECTA UN SISTEMA DE INFORMACION Necesidad de proyectar Sistemas Administrativos Las empresas se desarrollan en un medio que exige evolución permanente. Los avances en materia de tecnología y sus efectos socioeconómicos agudizan la necesidad de estar creando cada día nuevas modalidades administrativas, de manera que se haga un uso racional de todos los recursos disponibles para la consecución de los objetivos de la organización. Los problemas a los que se enfrenta la empresa en la actualidad, han llevado al ejecutivo de nuestra época a idear nuevas formas de sistemas cada vez más complejos. Los obstáculos como la inflación, la diversificación de productos, la búsqueda de nuevos canales de distribución, etc., sólo pueden ser salvados mediante el diseño de sistemas eficientes. El desarrollo de nuevos sistemas debe ir acorde a la evolución de las instituciones, es decir, que deben mantenerse actualizados a fin de evitar su obsolescencia e impidan la eficiente realización de las actividades de la organización. La necesidad de proyectar sistemas se apoya en el estudio de los mismos y se justifica en la medida que la proyección, diseño e implantación de los sistemas se orientan a la solución de situaciones específicas de un trabajo a desarrollar. Detección de la Necesidad Es necesario precisar que la detección de la necesidad de analizar los sistemas puestos en práctica o la implantación de uno nuevo, reside en el supervisor en del mismo, es decir, en la misma persona directamente responsable de su buen funcionamiento. El principal síntoma de la necesidad de diseñar u optimizar un sistema, se basa en la eficiencia con que se pretende realizar un objetivo determinado; en otras palabras, un sistema será eficiente o NO en tanto logre el objetivo para el cual fue planeado. Existen ciertos índices que dan la pauta para el análisis o revisión de un sistema: 1. Trabajos en que se logra poca eficiencia. 2. Falta de la secuencia operacional. 3. Fallas frecuentes que obstaculizan la realización normal de las operaciones. 4. Trabajos que consumen mucho tiempo. 5. Procesos que provocan desperdicios. 6. Trabajos constantes y que deben perfeccionarse. 7. El grado de contribución para la obtención de productos o servicios. 8. La existencia de procedimientos que mantengan cierto grado de complejidad para la obtención de bienes o para la prestación de un servicio 9. Procedimientos con excesiva reglamentación, instancias de decisión y complejidad en la tramitación. 10. Procedimientos que generan zonas de empantamiento. 11. Procedimientos que por la cantidad de requisitos que se exigen para cubrir un trámite o servicio generan divorcio entre los usuarios y la organización. Con base en los puntos anteriores, que pueden ser detectados por el responsable del manejo del sistema o del analista encargado de la función de sistemas, se está en posibilidad de realizar un estudio preliminar sobre la conveniencia de realizar un estudio más profundo que requiera el sistema.

2 Además del estudio de sistemas existen cuatro factores que deben ser considerados de una manera especial para el planteamiento de sistemas, a saber : Evitar la incertidumbre. Mejorar la economía de las operaciones. Dar atención a los objetivos. Proporcionar el mecanismo para controlar las operaciones. Debido al adelanto en la tecnología sistémica, una gran mayoría de organizaciones se han quedado atrás en su capacidad para utilización de esa tecnología por el temor que representa la inversión en relación con sus resultados. Un plan de sistemas NO podrá evitar la incertidumbre, pero casi seguramente colocará a la empresa en una mejor posición, para ocuparse de las incógnitas y para aprovechar los acontecimientos en la medida que ocurran. Un buen plan para el desarrollo de sistemas sirve también, para dedicarse a los objetivos de la organización de los sistemas. Definición de Objetivos Una vez que se ha determinado necesario un estudio sobre el sistema de trabajo, derivado de la investigación, el paso siguiente es la definición de los objetivos que se pretenden alcanzar con tal estudio. NO se debe hacer un trabajo por trabajar, sino por lograr un objetivo, esto es, que el trabajo en si, es un medio para el logro de ese objetivo. Por tanto, es sumamente importante que se definan los objetivos que se persiguen con el estudio que se va a desarrollar, para que esto permita enfocar en forma adecuada el esfuerzo de las personas que han de participar en su realización, y poder estimar con precisión los resultados que se han de obtener. La función de definir objetivos trata de conducir a los analistas, usuarios, etc., hacia las definiciones que se buscan, a fin de que puedan especificar y manejar objetivos dentro de su área. Un objetivo es la descripción de una acción o producto concretos que intenta realizar un individuo o un grupo de individuos. Fijación de Políticas Una Política se define como una directriz que encausa la acción. Es decir, que la política orienta los medios que han de utilizarse para la cuestión del objetivo. El Objetivo es una meta que hemos propuesto lograr; La política complementa su definición. Se puede decir que el primero es genérico y que la segunda es especifica. En el desarrollo de un sistema es sumamente importante la definición de políticas generales o particulares por parte del usuario del mismo o por los niveles superiores de la institución, ya que el analista podrá orientar sus conceptos y su esfuerzo hacia la optimización del sistema a desarrollar. Un ejemplo de un objetivo puede ser: diseñar un sistema cuyos resultados se obtengan en un plazo no mayor de 5 días. Las políticas podrían ser: el auxilio del uso de computadoras; con costo de operación no mayor de $ mensuales; sin aumentar la fuerza de trabajo, etc.

3 Planes y Programas Una vez definidos los objetivos y las políticas por parte del usuario del sistema, el analista deberá proyectar los planes y programas requeridos por la investigación, diseño e implantación, del sistema. Esta documentación indica al usuario del sistema el momento en que éste irá obteniendo los resultados que se hayan proyectado. Por otro lado, se pretende mostrar con quién, cómo y cuándo deben desarrollarse las diferentes actividades que componen el plan, de manera que pueda existir una coordinación sistemática de esfuerzos. Por tanto, un plan de desarrollo de un sistema es un ordenamiento lógico, cronológico y secuencial de las actividades que han de desarrollarse para la consecución del objetivo definido. El programa de trabajo es la incorporación de tiempos estimados de realización de cada una de las actividades que componen el plan, e indica: Las Fechas de iniciación y terminación de cada una de ellas. La fecha de implantación del sistema. El tiempo total de duración de los trabajos. Esta documentación es muy importante en la etapa de proyección de un sistema, ya que es el primer elemento de venta con que cuenta el analista, donde hace un análisis detallado de la solución que ha de dar al problema que se ha presentado. Documentación Una vez se tienen cubiertos los pasos anteriores, se debe preparar un paquete de información sobre la viabilidad de llevar a cabo un sistema nuevo de trabajo. Esta una responsabilidad del analista. El contenido de esta documentación es necesariamente muy esencial (resumen ejecutivo), ya que con base en él se tomará la decisión del inicio de los trabajos. Un posible contenido de este paquete de información puede ser: Definición del problema. Objetivos del problema. Planteamiento de una solución. Planes y programas de trabajo. Conclusiones y ventajas que se esperan obtener. Hay que tener mucho cuidado al presentar el documento en: Redacción. Objetividad de las cifras que se incluyen. Ayudas audiovisuales. Pastas o portadas. Títulos. Y todos aquellos detalles que hagan más profesional la venta del sistema que se está proyectando. Esta será la primera impresión que tendrán los diferentes ejecutivos sobre la eficiencia con que se desarrollará el trabajo

4 La Responsabilidad en la Planeación del Sistema Se debe evitar que quien planifica carezca de los conocimientos de la tecnología básica de la implantación y sus vicisitudes, así como también que los implantadores desconozcan la tarea de la organización o del balance entre costo y comportamiento. La planeación resulta de la información y la implantación es el resultado de la operación. Planeación de Sistemas El material más simple que se puede preparar para la administración es la descripción del sistema: Qué se intenta hacer y cómo se va a operar? Cuál es la función que debe desarrollarse? Qué servicio se va a ofrecer? Qué es lo que se va a sustituir, o crear? Es necesario describir la compatibilidad entre el sistema y su medio ambiente técnico, en el que va a operar. La administración debe estar enterada de los costos que pueden surgir en la instalación del sistema, aparte de: Las pruebas a las que se someterán el sistema. La instalación. El entrenamiento del personal. Terminación del proyecto. Estos datos proporcionan las respuestas a: Qué tanto costará el sistema? (en términos de mano de obra, desarrollo y producción). Cuáles serán las ventajas? (en términos de la inversión, cantidad o calidad de los servicios). Cuáles son los riesgos? (en términos tecnológicos, tiempo y gastos). En el contexto de la planeación se maneja el término de costo efectividad (o costo-beneficio, costorendimiento, etc.). Quien diseña un sistema queda comprometido a cuantificar tanto objetivos como costos. Otro aspecto relacionado es el tiempo: Cuándo se recomienda que el sistema entre en operación? Quien planifica es responsable de la definición de los subsistemas y del comportamiento cuantitativo que se requiere, pero deberá abstenerse del diseño detallado a fin de no rebasar la delicada frontera entre planeación e implantación. Al planificar también se incurre en otro tipo de compromisos, como son: La investigación de los sistemas desarrollados. La compatibilidad del sistema planeado NO solo con las tecnologías ambientales, sino con la proyección futura del medio ambiente. En el caso administrativo, la información que se deriva del análisis de un sistema en su mayor parte es empleada en la formulación de decisiones, las cuales pueden abarcar ámbitos multidimensionales. La siguiente lista de problemas a resolver puede considerarse como típica: Cuál de los sistemas (entre varios disponibles) resulta el que mejor se adapte para satisfacer ciertas funciones dadas?

5 Cuál es el mejor costo posible de implantación del sistema en cuestión? Cuáles son los valores óptimos de los parámetros determinantes del sistema? Cuál es el menor costo, en condiciones riesgosa de desarrollo del sistema? Qué tipo de aceptación (cuantitativa y cualitativa) tendrán los servicios derivados del sistema? Cuál será la relación costo-beneficio óptima para el sistema? Qué tan confiable es el sistema? Qué grado de sustitubilidad tiene el sistema? Cuáles son los costos óptimos de mantenimiento? Cuál es la vida media del sistema? El mejor criterio para evaluar un sistema es trabajar directamente con él, en su propio ambiente socio físico, lo cual en casos complejos resulta dificultoso. Resumen Planeación de sistemas: Es el proceso por el cual los sistemas proyectados son identificados, evaluados y situados en prioridad para después ser desarrollados. Durante esta fase, el o los proyectos son evaluados en términos de desarrollo y operación con costos y beneficios. Estas estimaciones de costos y beneficios deberán basarse en una designación preliminar de los sistemas propuestos y sobre un plan para su desarrollo e implantación. El proceso de planeación de sistemas consiste en el desarrollo de las tres fases siguientes: Investigación inicial. Estudio preliminar. Planeación del estudio del sistema.