Juzgados de Oralidad Manual de Procedimientos. Consejo Dirección de Gestión de Juzgados de Oralidad 31/08/2011

Transcripción

1 Juzgados de Oralidad Manual de Procedimientos 31/08/2011 Versión 2.0 Agosto de 2011

2 Contenido 1. Introducción Objetivos Objetivo General Objetivos Específicos Modelo de Procesos Sistema Integral de Gestión Operativa Interrelación entre procesos Los usuarios de los Juzgados de Oralidad Penal Mapa de procesos Procesos Estratégicos Procesos de mejora continua con liderazgo Ejemplo: Tramitación de amparos

3 1. Introducción El presente Manual de Procedimientos de los Juzgados de Oralidad es una acción concreta del Plan Estratégico de los Juzgados de Oralidad , el cual tiene la finalidad de precisar y documentar los procedimientos que se van a llevar a cabo en los Juzgado de Oralidad. Asimismo, el manual es una guía para las actividades a realizar por cada una de las distintas unidades que conforman los Juzgados, lo cual es de suma importancia, ya que al dotar de este instrumento se establecerá idóneamente cada uno de los pasos a seguir por los operadores que atienden y laboran en los Juzgados; con ello se tendrá un control sobre el desempeño de los roles de los trabajadores y se podrá analizar qué tan eficiente es la distribución de las diversas tareas asignadas por puesto. Por otro lado, y atendiendo lo anterior, la estructura del documento inicia con el Modelo de Procesos el cual está dividido en tres tipos de procesos: procesos estratégicos, los cuales están orientados al funcionamiento de la alta dirección; los procesos de apoyo, que contemplan cuestiones administrativas y de soporte; y por último los procesos claves, que son los procedimientos operativos de los Juzgados de Oralidad. Cabe mencionar que el presente manual es producto del trabajo conjunto entre los operadores que laborarán en los Juzgados de Oralidad de la Región 1, esta coordinación estratégica servirá para ordenar los lineamientos jurídicos y administrativos con la finalidad de alcanzar la visión y misión planteados en el Plan Estratégico de los Juzgados de Oralidad y dotar de una herramienta de verdadera utilidad para el personal que labora en los Juzgados de Oralidad, lo cual permitirá plantear un esquema de mejora continua en el Poder Judicial del Estado de Guanajuato en beneficio de los usuarios del sistema de impartición de justicia. 3

4 1.1 Objetivos Objetivo General Describir la operación de los Juzgados de Oralidad de una forma estructurada y sencilla bajo un modelo de procesos Objetivos Específicos Ser una guía rápida para identificar la participación de cada usuario dentro de los procesos organizacionales. Simplificar las tareas y homogenizar los procedimientos de los Juzgados de Oralidad. Plantear un esquema de mejora continua basada en procesos. Ayudar a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Ayudar en la capacitación de los operadores del Sistema de Justicia Penal. Analizar los procesos de la. Identificar los procedimientos y funciones por puesto. 1.2 Modelo de Procesos Un modelo de procesos se refiere a la descripción de una secuencia de actividades ordenadas por grupos de trabajo, en el cual para el modelo de procesos de los Juzgados de Oralidad, se optó por seguir una estructura de macroprocesos y procesos a fin de facilitar el entendimiento del manual y que considera dentro de cada proceso lo siguiente: Ficha del proceso SIPOC (Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas, Clientes) Diagrama de flujo (procedimiento) o Entradas/Salidas o Toma de decisiones o Actividades o Responsables o Secuencia Formatos/Plantillas enlazados al proceso 4

5 Es necesario mencionar que los diagramas de flujo están elaborados en la Notación para el Modelado de Procesos de Negocio (BPMN), misma que promueve por el Object Management Group (OMG, institución dedicada al modelado de sistemas desde 1989 y se encuentra constituida por 11 compañías entre las que se encuentran: IBM, HP, Apple Computer y American Airlines) y fue elegida por el éxito de esta notación en el sector empresarial e industrial y su reciente utilización en el sector gobierno así como su fácil lectura (figura 1). Figura 1. Ejemplo de procedimiento en BPMN. Asimismo, lo que se pretende con el manual es que sirva de ayuda a todos los operadores del sistema, sin importar la formación profesional. Lo anterior, con la finalidad de optimizar los procedimientos y ayudar a alinear tanto a usuarios externos como internos del poder judicial en el funcionamiento operativo de los Juzgados de Oralidad. 5

6 USUARIOS PROCESOS CLAVE Poder Judicial del Estado de Guanajuato 2. Sistema Integral de Gestión Operativa El Sistema Integral de Gestión Operativa o simplemente SIGO, es el modelo de procesos de los Juzgados de Oralidad, el cual integra una visión general que permite representar los tipos de procesos que operarán en las sedes judiciales (figura 2). PROCESOS ESTRATÉGICOS Planeación estratégica Mejora continua con liderazgo Gestión del conocimiento PROCESO PENAL Investigación Intermedia Juicio Oral Impugnación PROCESOS OPERATIVOS Tecnologías de la información y la comunicación Recurso humano y formación del talento humano PROCESOS DE APOYO Recursos financieros, materiales e infraestructura Figura 2. Sistema Integral de Gestión Operativa. Para atender el funcionamiento de los Juzgados de Oralidad su operación se dividió en tres tipos de procedimientos, considerando toda la información generada con la metodología de Seis Sigma, y los cuales son los siguientes: 6

7 1. Procesos Estratégicos. Con el propósito de identificar este tipo de procesos se han adoptado tres macroprocesos relevantes: a. Procesos de planeación estratégica Consiste en establecer sistemáticamente la misión, visión, valores y objetivos estratégicos para que estén alineados con las políticas, estrategias y los planes operativos que den soporte a la organización. Elaboración del Plan Estratégico Elaboración del Plan Operativo Seguimiento del Plan Estratégico y Operativo Figura 3. Planeación Estratégica. b. Procesos de mejora continua con liderazgo Consiste en desarrollar la capacidad de liderazgo en el cual la alta dirección podrá influir en un grupo de personas, haciendo que estos trabajen con entusiasmo, motivación y trabajo en equipo, con la finalidad de lograr los objetivos comunes. Capacidad a nivel gerencial Medir y retroalimentar al nivel gerencial Figura 4. Mejora continua con liderazgo. 7

8 c. Procesos de gestión del conocimiento Consiste en el establecer, implementar, dar seguimiento y mejorar el conocimiento que como organización se adquiere al realizar la ejecución de los macroprocesos del sistema de gestión operativa del poder judicial. Cuadro de mando integral Estadística y reportes Medir y retroalimentar al nivel gerencial Figura 5.Gestión del conocimiento. 2. Procesos de Apoyo. Con el propósito de identificar este tipo de procesos se han adoptado tres macroprocesos relevantes: a. Procesos de tecnologías de la información y la comunicación Consiste en la gestión del soporte tecnológico (hardware, software, comunicaciones y seguridad de datos) y administración de wikis (aprendizaje y retroalimentación de audiencias orales), que nos permita obtener un mejor desempeño del sistema integral de gestión operativa. Soporte Tecnológico Administración de Wikis Ilustración 6. Tecnologías de la información y la comunicación. b. Procesos de recurso humano y formación del talento humano Consiste en la selección, evaluación y seguimiento del personal con base en el diseño de las competencias y procesos buscando la motivación del personal en el Poder Judicial del Estado de Guanajuato. 8

9 Reclutamiento y selección Formación Retroalimentación del desempeño Figura 7. Recurso humano y formación del talento humano. c. Procesos de recursos financieros, materiales e infraestructura Consiste en obtener oportunamente los recursos necesarios para ejecutar el proceso principal (audiencias orales), que mantengan la eficiencia en las operaciones y se satisfagan los requerimientos de las partes interesadas. Estos son recursos financieros, materiales y tecnológicos. Requerimiento de recursos Fondo Auxiliar Ilustración 8. Recursos financieros, materiales e infraestructura. 3. Procesos Clave. Con el propósito de identificar este tipo de procesos se han adoptado dos macroprocesos relevantes: a. Proceso penal y procesos operativos Consiste en gestionar un sistema predominantemente oral llamado Sistema Acusatorio y Oral, siendo sus diferentes etapas procesales: investigación preliminar, investigación complementaria, preparación para juicio oral y juicio oral. Con una etapa posterior de seguimiento y monitoreo del sentenciado llamada ejecución de la sentencia, y con la posibilidad de impugnar en una segunda instancia en todas sus etapas. 9

10 Investigación preliminar Investigación complementaria Preparación para juicio oral Juicio oral Impugnación Procesos operativos Figura 9. Proceso Penal. Además, existen procesos operativos que serán utilizados en los Juzgados de Oralidad de forma asíncrona en los procesos penales, y que atienden al funcionamiento operativo de las Sedes y Bases Judiciales de las cuatro regiones del Estado. 10

11 Proceso Penal en Sede Judicial (impartición de justicia) Poder Judicial del Estado de Guanajuato 2.1 Interrelación entre procesos 2.2 Los usuarios de los Juzgados de Oralidad Penal Los usuarios que presentan solicitudes al Sistema de Justicia Penal y por ende a los Juzgados de Oralidad son los siguientes: Usuarios Inculpado Normatividad y Legislación Víctima u ofendido Acusador Defensor Tercero civilmente responsable Tercero involucrado Sentenciado y/o Absuelto Salida alterna y/o sobreseimiento Figura 10. Usuarios de los Juzgados de Oralidad Penal. 11

12 2.3 Mapa de procesos A continuación se presentan los procesos acomodados conforme a la norma ISO 9000:2008, con lo cual se alinea el Sistema Integral de Gestión Operativa a estándares internacionales: Tabla 1. Listado de macroprocesos y procesos Macroprocesos Procesos 1.0 Procesos de mejora continua con liderazgo 1.1 Capacitación a nivel gerencial 1.2 Medir y retroalimentar el nivel gerencial 2.0 Procesos de planeación estratégica 2.1 Elaboración del Plan Estratégico 2.2 Elaboración del Plan Operativo 2.3 Seguimiento del Plan Estratégico y el Plan Operativo 3.0 Proceso penal y procesos operativos 3.1 Etapa de investigación preliminar 3.2 Etapa de investigación complementaria 3.3 Etapa de preparación para Juicio Oral 3.4 Etapa de Juicio Oral 3.5 Etapa de Impugnación 3.6 Procesos operativos 4.0 Procesos de recurso humano y formación del talento humano 5.0 Procesos de tecnologías de la información y la comunicación 6.0 Procesos de recursos financieros, materiales e infraestructura 7.0 Procesos de gestión del conocimiento 4.1 Reclutamiento y selección 4.2 Formación 4.3 Retroalimentación del desempeño 5.1 Soporte técnico 5.2 Administración de wikis 6.1 Requerimiento de recursos 6.2 Fondo Auxiliar 7.1 Cuadro de mando integral 7.2 Estadísticas y reportes 7.3 Auditorias de mejora 12

13 Tabla 2. Listado de subprocesos operativos. Proceso Subprocesos 3.6 Procesos operativos Unidad de Atención al Público Proceso de recepción de promociones y anexos Proceso de recepción y envío de correspondencia Proceso de recepción de solicitudes de información Proceso de solicitud de copias de la causa Proceso de presentación voluntaria del inculpado Unidad de Causa Proceso de promociones recibidas por atención al público Proceso de manejo de notificaciones a los intervinientes Proceso de tramitación de amparos Proceso de tramitación de exhortos, requisitorias y rogatorias Proceso de trascripción judicial Proceso de monitoreo de plazos Proceso de tramitación de acuerdos reparatorios y restaurativos Proceso para tramitación de medios de impugnación Unidad de Sala Proceso de detención de inculpados en sala Proceso de liberación de encausados Proceso de manejo de garantías económicas en sala Proceso de videograbación de la audiencia Proceso de manejo de la prueba en los juicio orales y la prueba anticipada Proceso de manejo de multas como medida disciplinaria Proceso de comunicación de resoluciones a la unidad de causa 13

14 Proceso de manejo de testigos y testigos protegidos Proceso de contingencia en caso de falla en dispositivos electrónicos Administración Sede Proceso de manejo de la audiencia móvil Proceso de una solicitud orden judicial Proceso de una solicitud de audiencias Proceso de traslado de inculpados Proceso de devolución de garantías económicas Proceso de manejo de prensa Proceso de contingencias de seguridad Proceso de contingencias de salud Proceso de contingencias ambientales Proceso de visitas guiadas Proceso de recepción de promociones después del horario laboral 14

15 3. Procesos Estratégicos 3.1 Procesos de mejora continua con liderazgo Los procesos de mejora continua con liderazgo están identificados en un esquema administrativo llamado Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes (SIPOC, por sus siglas en inglés), y su representación es la siguiente: Proveedores Entradas Procesos Salidas Clientes Consejo Visión, Misión, Mapa Estratégico, Planeación Estratégica 1. Capacitación a nivel gerencial 2. Medir y retroalimentar al nivel gerencial Cumplimiento de objetivos establecidos con eficacia y eficiencia Juzgados de Oralidad Figura 11. SIPOC de mejora continua con liderazgo. 15

16 Ejemplo: Tramitación de amparos Ficha 1. Proceso de tramitación de amparos. Tramitación de amparos Generales Propietario del proceso: Jefe de la Unidad de Causa Objetivo: Dar el correcto trámite al amparo en los tiempos establecidos por los Juzgados Federales. Código: CAU-PR Departamento responsable: Unidad de Causa Fecha de elaboración: 22/08/2011 Versión: 00 Alcance Descripción: El juicio de amparo es un proceso que inicia con la solicitud de un inculpado para ampararse por una posible violación de una o varias garantías individuales establecidas en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. El proceso conlleva a determinar por parte de los Juzgados de Oralidad si el acto reclamado es atendido en alguna de sus bases y la posible suspensión del proceso que se lleva en alguna de las instancias del fuero común mientras la autoridad federal resuelve. En el caso que el acto reclamado no sea cierto, el Juez con apoyo de la Unidad de Causa (auxiliar de comunicación judicial) enviará respuesta al Juzgado de Distrito con esa motivación. Una vez afirmado que el acto reclamado es cierto, los Juzgados de Oralidad deberán enviar copia de la causa, así como el informe previo y justificado con la finalidad que la autoridad federal pueda tomar una decisión. Proveedores: Juzgados Federales Jefe de la Unidad de Atención al Público Entrada: Solicitud de un informe previo al Juzgado de Oralidad. Clientes: Juzgados Federales Inculpado Defensor Víctima u ofendido Salida: Envío del informe previo y justificado en tiempo y forma. Actividades y responsables No. Responsable Actividad Observación 1 Notificador de los Juzgados de Distrito 2 Jefe de la Unidad de Atención al Pública Entregar notificación al Juzgado de Oralidad Recibe el aviso del juicio de amparo y entrega al Jefe de la Unidad de Causa Por la urgencia que supone esto deberá pasar de forma inmediata al Jefe de la Unidad de Causa. 16

17 3 Jefe de la Unidad de Causa Prepara el proyecto de informe previo y justificado En caso que la autoridad federal solicite la suspensión del proceso y exista una audiencia, el Jefe de Causa debe dar aviso al Encargado de Sala o al Juez de Control directamente que esté llevando la audiencia. 4 Juez de Control Revisar y firmar el informe previo El Juez de Control debe afirmar si es cierto o no el acto reclamado, para ello consultará con el Jefe de la Unidad de Causa y con el Administrador Regional para saber si existe o no el acto reclamado en el Juzgado de Oralidad de la Región 1. Jefe de la Unidad de Causa 5 Jefe de la Unidad de Causa Digitalizar los informes Turnar a un notificador Digitaliza los informes y los anexa a la causa. La causa electrónica o física deberá contener los amparos relativos al caso. 6 Notificador Entregar a los Juzgados Federales Las vías para entregar este documento pueden ser por alguno de los siguientes medios: Complementos 1. Fax y correo certificado 2. En Oficialía de Partes de los Federales 3. Correo certificado Normas aplicables: Ley de Amparo Registros y formatos: CAU-FT (registro de amparos atendidos) Código del diagrama de flujo: CAU-BPMN Herramientas: Manual de Puestos Manual de Procedimientos Observaciones: Indicadores Causas donde se amparo Definición: Causas donde se estableció cierto el acto reclamado Control Fórmula: Periodicidad: Mensual Elaborado: Unidad de Causa Revisado: Director de Gestión de Juzgados de Oralidad Aprobado: Consejo 17

18 Fecha: 22/08/2011 Fecha: 31/08/2011 Fecha: Historial de cambios Versión Fecha Modificaciones 00 Agosto 2011 Diseño inicial del proceso Figura 12. CAU-BPMN