SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL PREMIO DE ADMINISTRACION

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1 SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL PREMIO DE ADMINISTRACION MODO: INSCRIPCIÓN ROLES: OPER_PA_21 OPER_CAP_21 Fecha:30/09/2011 1/20

2 CONTENIDO Contenido Roles:...3 Flujo:...5 INICIO DE PROCESO...6 Tarea: BÚSQUEDA Y GENERACION DE FORMATOS...7 Descripción de elementos de pantalla Descripción de elementos de pantalla (Continuación) Funcionamiento Funcionamiento (continuación) Tarea: CAPTURA DE EVALUACIÓN Y CURSOS...11 Descripción de elementos de pantalla Funcionamiento Funcionamiento (continuación) Tarea: VALIDACIÓN DE CURSOS...14 Descripción de elementos de pantalla Funcionamiento ANEXO 1: SED-001 Formato de candidato a premio...16 ANEXO 2: SED-002 Cédula de evaluación del trabajador...17 ANEXO 3: SED-003. CEDULA DE CURSOS...16 ANEXO 4: SED-004. Control de puntualidad y asistencia...16 GLOSARIO /20

3 Roles: El texto de los roles y su tabla OPER_PA_21 OPER_CAP_21 ROL Puesto Operador de premio de administración Operador de cursos de capacitación Descripción Responsable de capturar los datos del empleado que se inscribe en el proceso de premio de administración, asi como de generar la evaluación de asistencia y puntualidad y capturar la evaluación de desempeño. Responsable de validar los cursos de capacitación que el empleado a incluido en el formato de capacitación y conocimiento del puesto. 3/20

4 FLUJO Flujo: El proceso de "Premio de Administración - inscripción" está conformado por tres tareas, las cuales están asignadas a los siguientes roles OPER_PA_21 i.(1 glosario) OPER_CAP_21. ii (2 glosario) El usuario con rol OPER_PA_21 es el responsable de revisar que el empleado sea un empleado activo. Ver las reglas de negocio. El usuario con rol OPER_PA_21 proporcionará al ampleado el formato de evaluación de desempeño y el formato de cursos de capacitación para ser llenados por el empleado y firmados por su jefe inmediato. El usuario con rol OPER_PA_21 capturará el contenido de los formatos de evaluación de desempeño y de cursos de capacitación que el empleado le entregue firmados y completos. El usuario con rol OPER_CAP_21 deberá de validar los cursos de capacitación que el empleado haya registrado en la inscripción. Al terminar la captura y validación de formatos, el empleado será incluído automáticamente como candidato al proceso del Premio de Administración correspondiente a su unidad administrativa. Ver diagrama de flujo del proceso (Pág. ) 4/20

5 FLUJO Ilustración 1: Diagrama de Flujo de proceso P21 Premio de administración - Inscripción 5/20

6 INICIO DE PROCESO MODO: Inscripción ROL: OPER_PA_21 1. Al iniciar el proceso de Premio de administración - Inscripción se muestra una ventana de confirmación Para confirmar el inicio del proceso el usuario con rol OPER_PA_21 debe seleccionar el botón: "Perfecto, quiero iniciar este proceso". (A) Para cancelar el inicio del proceso el usuario con rol OPER_PA_21 debe seleccionar el botón: "No deseo iniciar este proceso ahora". (B) Una vez que el usuario con rol OPER_PA_21 ha iniciado el proceso se muestra la tarea inicial correspondiente a :"Búsqueda de empleado". Ilustracion 2: Detalle de la pantalla de inicio de proceso. NOTA: En caso de que no exista una convocatoria abierta y valida en el momento de ejecutar la tarea, no se mostrará el botón (A) y debera de salirse del proceso sin iniciar la tarea. 6/20

7 Tarea: BÚSQUEDA Y GENERACION DE FORMATOS MODO: Inscripción. OBJETIVOS: ROL: OPER_PA_21 Buscar que el empleado esté activo y que pertenezca a la unidad administrativa del operador. Proporcionar al empleado los formatos para llenado y firma del jefe inmediato: Cédula de Evaluación de Desempeño SED-002. Cédula de Capacitación y conocimiento del puesto SED-003. Proporcionar al empleado los formatos para firma del jefe inmediato. Cédula de Propuesta de Inscripción del Candidato SED-001. Control de Puntualidad y Asistencia SED-004. Descripción de elementos de pantalla 1. CANCELAR este proceso: Botón que permite cancelar el inicio del proceso de inscripción al premio de administración. 2. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol OPER_PA_21 debe de seguir para ejecutar correctamente la tarea. 3. Selección de convocatoria: En esta sección se mostrarán todas las convocatorias abiertas que existan al momento de iniciar el proceso de inscripción, y permite seleccionar alguna de las convocatorias activas y abiertas a inscripciones en su área. Funcionamiento: Ilustración 3: Tarea T01 A Búsqueda del empleado El empleado debe acercarse al usuario con rol OPER_PA_21 para inscribirse a algún premio de administración que se encuentre activo y abierto a inscripciones. El usuario con rol OPER_PA_21 debe seleccionar la convocatoria y seleccionar el botón "Guardar". Al Seleccionar y guardar la convocatoria a la cual se quiere inscribir al empleado, se ocultara la sección (3) y se desplegarán las secciones de la pantalla que se describiran en la pantalla siguiente. 7/20

8 MODO: Inscripción. ROL: OPER_PA_21 Descripción de elementos de pantalla (Continuación): 4. Datos del premio: Indica la información relativa a la convocatoria del premio de administración. 5. Comentarios sobre la inscripción del empleado: Área donde el usuario con rol OPER_PA_21 captura los comentarios referentes a la inscripción del empleado. 6. Búsqueda de empleado: El usuario con rol OPER_PA_21 puede iniciar la búsqueda capturando el número de empleado. 7. Datos del empleado: (Página 10) 8. Continuar: Botón que permite continuar con la tarea despues de buscar al empleado a inscribir. Ilustración 4: Detalle de la Tarea T01 B -Búsqueda de empleado Funcionamiento: Al seleccionar la convocatoria se muestran los datos del premio que son: Unidad administrativa de la convocatoria: Es el número y nombre de la unidad administrativa a la que corresponde la convocatoria. Debe ser la misma unidad administrativa del usuario con rol OPER_PA_21. Folio del premio: Corresponde al folio de la convocatoria a la que se está inscribiendo al empleado. Este folio es el mismo que se utilizará en las sesiones de comité para la asignación de los premios. Convocatoria correspondiente a: Mes y año de la convocatoria al premio. Comentarios del administrador del premio (área de Prestaciones): Indican el calendario de cierre de inscripciones y detalles importantes sobre la convocatoria al premio. ES IMPORTANTE QUE LEA CUIDADOSAMENTE ESTAS INSTRUCCIONES. Periodo de evaluación de puntualidad y asistencia: Es el periodo de tiempo determinado en la convocatoria para evaluar automáticamente a los empleados que se inscriban. El usuario con rol OPER_PA_21 puede incluir comentarios sobre la inscripción del empleado en la zona especificada para ello. INCLUIR PRINTSCREEN DE DETALLE El usuario con rol OPER_PA_21 deberá buscar al trabajador ingresando el número de empleado. (Continua en la siguiente página) 8/20

9 MODO: Inscripción. ROL: OPER_PA_21 Funcionamiento: 6. Búsqueda de empleado: El usuario con rol OPER_PA_21 seleccionando el botón Buscar La búsqueda puede arrojar los siguientes resultados: deberá buscar al trabajador ingresando el número de empleado y A) Empleado no encontrado: Si el número de empleado ingresado no se encuentra en el alfabético aparecerá un mensaje en la tarea que indica "No se ha encontrado el número de empleado...". (ilustración 5) Ilustración 5: T01 Resultado A de la búsqueda del empleado. B) Empleado de diferente unidad administrativa: Si la unidad administrativa del empleado buscado no corresponde con la correspondiente al usuario con rol OPER_PA_21, aparecerá un mensaje en la tarea que indica "El número de empleado... no puede ser agregado debido a que no pertenece a la unidad administrativa de la convocatoria". (ilustración 6) Ilustración 6: T01 Resultado B para empleados de otra unidad administrativa C) Empleado activo y de unidad administrativa correspondiente: Despliega los datos del empleado encontrado así como los botones para obtener las cédulas y reportes siguientes: (ilustración 7) 7. Datos del empleado: Despliega la información del resultado de la búsqueda del empleado. Funcionamiento: Si el empleado corresponde a la unidad administrativa y es un empleado activo se deberán de imprimir los formatos que se enlistan a continuación para ser llenados y/o firmados por el jefe inmediato del empleado solicitante según corresponda. Ilustración 7: T01 Resultado C - Impresion de formatos 1. FORMATO DE CANDIDATO (SED-001): Propuesta de Candidato a participar en el otorgamiento de ESTIMULOS Y RECOMPENSAS. (ANEXO 1) 2. CEDULA DESEMPEÑO (SED-002): Formato de evaluación de desempeño (ANEXO 2). El empleado deberá llenarlo a mano, obtener la firma de su jefe inmediato y entregarla de regreso al usuario con rol OPER_PA_21 para continuar con la inscripción al premio. 9/20

10 MODO: Inscripción. ROL: OPER_PA_21 Funcionamiento: (continuación) 3. CEDULA DE CURSOS (SED-003): Formato para captura de cursos tomados por el empleado en el año. (ANEXO 3) El empleado deberá llenarlo a mano, obtener la firma de su jefe inmediato y entregarla de regreso al usuario con rol OPER_PA_21 para continuar con la inscripción al premio. Los cursos serán validados por el área de Prestaciones. 4. CONTROL PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA (SED-004): Reporte que evalúa el desempeño de puntualidad y asistencia. (ANEXO 4) El reporte se encuentra lleno con la evaluación de puntualidad y asistencia hecha en el periodo de tiempo definido por la convocatoria (ver sección "Datos del premio") El empleado deberá obtener la firma de su jefe inmediato y entregarla de regreso al usuario con rol OPER_PA_21 para continuar con la inscripción al premio. El empleado deberá entregarla de regreso al usuario con rol OPER_PA_21 el formato PROPUESTA DE CANDIDATO A PARTICIPAR EN EL OTORGAMIENTO DE ESTÍMULOS Y RECOMPENSAS SED-001 para continuar con la inscripción al premio. 8. "Continuar": Al continuar la tarea se muestra la pantalla de tarea terminada. (INDICAR NOTA AL PIE) La siguiente tarea 1 corresponde a "Captura de Evaluación de Cursos" y se asigna al usuario con rol OPER_PA_21. 1 La pantalla de tarea terminada aparece en todas las ocasiones en que se finaliza exitosamente una tarea e indica el rol y tarea siguiente. 10/20

11 Tarea: CAPTURA DE EVALUACIÓN Y CURSOS MODO: Inscripción OBJETIVOS: ROL: OPER_PA_21 Capturar la información laboral del empleado. SED- 001 Capturar la evaluación realizada por el jefe inmediata contenida el formato SED-002 Capturar los cursos registrados por el empleado en el formato SED-003. La pantalla correspondiente a la tarea "Captura y evaluación de cursos" cuenta con los siguientes elementos: Descripción de elementos de pantalla 1. Datos del premio: Indican los datos generales de la convocatoria a la que se inscribió el empleado 2. Datos del empleado: Permiten capturar los datos generales del empleado y de la solicitud. 3. Evaluación de desempeño: Se deberá de seleccionar por cada concepto una opción del menú de evaluación. 4. Cursos y capacitaciones: Se deberá de capturar cada curso que el empleado registró en la hoja firmada por su jefe inmediato. 5. Continuar: Al seleccionar el botón de continuar, se mostrará la pantalla de tarea terminada indicando el rol y tarea siguiente. Funcionamiento El empleado debe entregar al OPER_PA_21los siguientes formatos llenos y firmados por su jefe inmediato: SED-001 Formato de propuesta de candidato a premio. SED-002 Cédula de desempeño. SED-003 Cédula de cursos. Ilustración 8: T02 Captura y evaluación de cursos 11/20

12 MODO: Inscripción ROL: OPER_PA_21 Funcionamiento: 1.Datos del premio: Después de revisar los datos de la convocatoria. Se deberá de llenar cada una de las secciones tomando en cuenta los siguientes puntos. 2. Datos del empleado y de la solicitud: El usuario con rol OPER_PA_21 debe capturar los datos laborales del empleado en la sección "Datos del empleado y Datos de la solicitud". (Ilustración 8, sección 2) Los siguientes datos son obligatorios: Antigüedad el empleado. Denominación del puesto. Domicilio de donde labora. Teléfono de donde labora. Nombre del jefe inmediato. Cargo del jefe inmediato. 3. Evaluación de desempeño: El usuario con rol OPER_PA_21 debe capturar los conceptos de evaluación de acuerdo a la hoja firmada por el jefe inmediato. Para cada aspecto de la evaluación, el usuario con rol OPER_PA_21 debe de seleccionar del menú la opción correspondiente de acuerdo a lo capturado en el formato SED-002: (Ilustración 8, sección 3) E MB B R D Excelente Muy Bien Bien Regular Deficiente 4. Cursos y capacitaciones: Para capturar los datos de los cursos registrados por el empleado en el formato SED-003, el usuario con rol OPER_PA_21 debe seguir los siguientes pasos:(ilustración 8, sección 4) Ingresar el nombre del curso. Seleccionar del menú el porcen4aje (%) de aplicación en las labores diarias. Agregar comentarios a los cursos en caso de ser necesario. Seleccionar el botón que dice "Agregar" Si existen más cursos por agregar repetir los pasos 1 al 4. 12/20

13 MODO: Inscripción ROL: OPER_PA_21 Funcionamiento: (continuación): 5. "Continuar": Al terminar de capturar la información en la pantalla, el usuario con rol OPER_PA_21 debe seleccionar el botón "Continuar" con lo que se muestra la pantalla de tarea terminada. (Ilustración 8, sección 5) La siguiente tarea corresponde a "Validación de Cursos" y se asigna al usuario con rol OPER_CAP_21. Nota: No se podrá continuar con la tarea si no se capturan los campos obligatorios. 13/20

14 Tarea: VALIDACIÓN DE CURSOS MODO: Inscripción OBJETIVOS: ROL: OPER_CAP_21 Validar los cursos tomados por el candidato inscrito al premio de administración. La pantalla correspondiente a la tarea "Captura y evaluación de cursos" cuenta con los siguientes elementos: Descripción de elementos de pantalla 1. Datos del proceso: Indica la información relativa a la Convocatoria del premio de administración. 2. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol OPER_CAP_21 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 3. Datos de la evaluación: Indica la fecha de la evaluación realizada por el jefe de inmediato. 3. Datos del empleado: Muestra la información personal y laboral del empleado para la convocatoria en curso. 4. Cursos y capacitaciones: Muestra los cursos que el empleado registró en la inscripción. 5. Comentarios: En esta sección el usuario con rol OPER_CAP_21 podrá capturar comentarios de los cursos validados o no validados. 6. Finalizar: El botón de finalizar permite terminar con la tarea Funcionamiento El usuario con rol OPER_CAP_21 debe validar que los cursos mostrados en el listado sean correctos: (ilustración PRINTSCREEN) Para cada curso capturado corresponde un renglón que muestra la información correspondiente. En caso de que el empleado no haya registrado ningún curso, el listado se mostrará vacio y se deberá de finalizar la tarea. El usuario con rol OPER_CAP_21 debe seleccionar en la columna de "Estado del curso" la validez del curso registrado. Ilustración 9: Tarea T03 Validación de cursos 14/20

15 MODO: Inscripción ROL: OPER_CAP_21 Funcionamiento: "VALIDO": Esta opción se debe seleccionar cuando se pueda avalar que el curso registrado fue tomado por el empleado. "NO VALIDO": Esta opción se debe seleccionar cuando NO se cuente con los recursos necesarios para avalar el curso registrado. El usuario con rol OPER_CAP_21 puede capturar en el área de comentarios cursos extras que no estén registrados o comentarios que sirvan para explicar la validez de los cursos. Una vez terminada la validación de los cursos, el usuario con rol OPER_CAP_21 debe seleccionar el botón de "Finalizar." NOTA IMPORTANTE: Si el usuario con rol OPER_CAP_21 no termina a tiempo la validación de los cursos, la inscripción del empleado durante la sesión del consejo del premio de administración aparecerá como FUERA DE TIEMPO. Es por ello que es importante que el usuario con rol OPER_CAP_21 valide en tiempo y forma los cursos de todas las solicitudes de inscripción al Premio de Administración. Al finalizar la tarea, y con ello el proceso el empleado queda totalmente inscrito al proceso de convocatoria de Premio de Administración de su unidad administrativa. Se muestran en pantalla los datos del proceso con la gráfica de tareas y tiempos de ejecución. 15/20

16 Anexo 1 ANEXO 1: SED-001 Formato de candidato a premio 16/20

17 Anexo 2: ANEXO 2: SED-002 Cédula de evaluación del trabajador. 17/20

18 Anexo 3: ANEXO 3: SED-003. CEDULA DE CURSOS 18/20

19 Anexo 4: ANEXO 4: SED-004. Control de puntualidad y asistencia 19/20

20 PROCESO DIRECTORIO GLOSARIO i ii OPER_PA_21: Usuario con el rol que tiene la responsabilidad de realizar las tareas de búsqueda de empleado y captura de evaluación y cursos del solicitante. OPER_CAP_21: Usuario con el rol que tiene la responsabilidad de validar los cursos registrados para el empleado solicitante. 20/20