OBJETO Y/O NECESIDAD DESCRIPCIÓN NECESIDAD

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1 PLIEGO DE CONDICIONES PARA CONTRATAR EL DESARROLLO DE HERRAMIENTAS TIC EN LA GOBERNACIÓN DE CALDAS EN EL MARCO DE LA INICIATIVA CALDAS VIVE DIGITAL GOBIERNO EN LÍNEA OBJETO Y/O NECESIDAD Contratar servicios para desarrollar una herramienta tecnológica de trámites que permita integrar 26 municipios y 5 entes descentralizados del departamento de Caldas, soportada en la investigación que se efectuará referente a la caracterización de los usuarios y una cadena de trámites, una plataforma tecnológica de participación ciudadana que permita establecer una comunicación y un flujo de información constante y oportuna, al tiempo que permita realizar seguimiento, control de los planes de desarrollo de los 26 municipios de Caldas y un Sistema de Gestión Documental implementado en el marco de ejecución del proyecto Caldas Vive Digital Gobierno en Línea, cuyo propósito fundamental es la generación de capacidades de interacción e interrelacionamiento entre la Gobernación de Caldas, las 26 Alcaldías municipales, los entes descentralizados y los ciudadanos, con el fin de generar una mayor eficiencia administrativa, transparencia y participación del ciudadano en los procesos públicos dentro del desarrollo del Convenio celebrado entre la Fiduciaria Bogotá, S.A., la Gobernación de Caldas y ParqueSoft Pereira. El departamento se trazó metas tendentes a generar capacidades de interacción e interrelacionamiento entre la Gobernación de Caldas, las alcaldías municipales de los 26 municipios, los entes descentralizados y los ciudadanos con el fin de generar una mayor eficiencia administrativa, transparencia y participación del ciudadano en los procesos públicos. DESCRIPCIÓN NECESIDAD En este mismo orden, con el propósito de reducir de manera decidida la brecha digital existente entre los diferentes sectores sociales, a través de procesos de Inclusión Digital de las poblaciones menos favorecidas, facilitando el acceso, uso y aprovechamiento de las TIC, se presentó un proyecto que sigue las líneas de Vive Digital Regional Gobierno en línea, y cuya labor de ejecución está a cargo de ParqueSoft Pereira por su idoneidad y afinidad con estos temas. Lograr tal propósito exige fundamentalmente solucionar problemas como: la relación del estado con la ciudadanía, una gestión pública más eficiente, y generar mayores estrategias de participación ciudadana. Sin embargo, para dar cumplimiento al conjunto de actividades propuestas en el proyecto en relación al desarrollo e implementación de herramientas TIC, se requiere contratar un proveedor o proveedores con un perfil y experiencia idóneos en este sentido, ajustándose, en efecto, a los parámetros descritos en el apartado PERFIL DE PROPONENTES. 1

2 Con referencia a lo anterior y de conformidad con el contenido y obligaciones establecidas en el Convenio de Cooperación N de 2013, la Fundación Parque Tecnológico de Software de Pereira ParqueSoft Pereira, obra en calidad de Ejecutor en la iniciativa que tiene por objeto aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros para impulsar iniciativas innovadoras en TIC con el objetivo de implementar la estrategia Gobierno en Línea en la Gobernación de Caldas. En este contexto, sus obligaciones son, entre otras, realizar la contratación de proveedores de bienes y servicios requeridos para el proyecto, aplicando los lineamientos establecidos en el Manual de Contratación realizado para Vive Digital Regional Gobierno en Línea, contenido en el Documento N. 5 de los términos de referencia de la convocatoria N. 610 de El manual de contratación contenido en el Documento N. 5 de la Iniciativa Vive Digital Regional Gobierno en Línea es de obligatoria aplicación para el ejecutor y el mismo establece las pautas mínimas para realizar los procesos contractuales que se den en el marco de la iniciativa Vive Digital Regional. El instructivo para la presentación de propuestas contenido en el Documento N. 1 de la Iniciativa Vive Digital Regional Gobierno en Línea, define al ejecutor como el encargado directo del desarrollo del proyecto, para lo cual debe llevar a cabo la administración de los recursos y la selección y contratación de bienes y servicios, según los lineamientos entregados por Vive Digital Regional para tal fin. Asimismo, es el responsable de la presentación de resultados en cuanto al cumplimiento de actividades, presupuesto, cronograma y entregables, entre otras inherentes a su función. El Manual de Ejecución contenido en el Documento N. 3 de la iniciativa Vive Digital Regional en su artículo 3.1. Establece como obligaciones del ejecutor la de desarrollar y documentar los procesos de selección objetiva de proveedores de bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto, garantizando una relación óptima entre calidad, precio y oportunidad y velar porque los procesos de contratación desarrollados en el marco del convenio cuenten con garantías suficientes y procedimientos de reclamación claros. Teniendo en cuenta que ParqueSoft Pereira debe cumplir con su obligación de contratar los proveedores de bienes o servicios, quienes se encargarán de manera general del desarrollo de las herramientas TIC requeridas para la debida ejecución del Proyecto Vive Digital Regional Gobierno en Línea, y teniendo en cuenta que el Documento N. 5 establece el procedimiento conforme al cual todo tipo de contrataciones debe llevarse a cabo al interior de este tipo de proyectos, por medio del presente proceso de invitación pública se 2

3 presentan los productos requeridos desde la aprobación y de manera posterior a haber adquirido las autorizaciones del Comité Regional en cuanto al valor destinado para la adquisición de los bienes o servicios, se procede a publicar los términos para que los oferentes del mercado presenten su oferta técnica y económica para llevar a cabo la ejecución del proyecto Caldas Vive Digital Gobierno en Línea en marco de la ejecución de las obligaciones contenidas en el Convenio N citado anteriormente. Dentro del marco del Convenio N de Gobierno en Línea y de acuerdo con el plan de trabajo, el proponente deberá cumplir con los siguientes productos: Entregable 1: Herramienta tecnológica de tramites y/o servicios parametrizables implementada en Gobernación de Caldas y las alcaldías de los 26 municipios, entes descentralizados soportada en la investigación de campo realizada Actividad 03 - Implementación de una herramienta tecnológica de trámites y/o servicios que permita integrar a los 26 municipios y entes descentralizados. PRODUCTOS REQUERIDOS En el marco de convenio de Cooperación N de 2013 el proponente deberá desarrollar las siguientes herramientas comprendidas en el entregable del alcance de la Actividad 01 y como resultado de la investigación para la caracterización de usuarios, un inventario de una cadena de trámites y una propuesta de optimización de mínimo una cadena de 5 trámites. Una Herramienta 100% web desarrollada en lenguaje de programación PHP 5.2 o superior y/o Python 2.7 o superior, que contenga los 5 trámites priorizados con las características mínimas siguientes: Características técnicas: Sistema Operativo Linux (Ubuntu) Motor de base de datos PostgreSQL Servidor de aplicaciones Apache Copias de respaldo diarias Sistema alojado en la nube en datacenter certificado SSAE-16 durante 12 meses como mínimo Trámites diseñados en la herramienta: Formularios electrónicos: Opción para definición de formularios 3

4 electrónicos: o Gestión de Agrupadores de información o Gestión de atributos: Tipo de atributo, atributos requeridos, atributos tipo lista, atributos tipo archivo, atributos tipo fecha, número, texto, fuentes de datos. o Generación de formularios públicos para ser presentados en páginas externas con hojas de estilo personalizadas o Generación de un portal para consulta del estado de cada trámite Flujos de trabajo: Opción para definir las posibles transiciones aplicables en los procesos automatizados, desde el comienzo hasta el término de cada uno. o Privilegios y alertas: Opción para definir tiempos límites y privilegios para ejecución, administración y operación de los procesos automatizados o Semaforización de trámites: Generación de alertas visuales y vía correo electrónico sobre procesos cuya tiempo de ejecución supera el tiempo establecido o Tablero de control por trámite: Opción para generación de tableros de indicadores para cada proceso automatizado, consolidando estadísticas de acuerdo al periodo de tiempo, funcionario, tiempos de respuesta, atributos definidos. o Integración con el sistema de gestión de calidad de la Gobernación de Caldas o Operación para múltiples instancias en bases de datos independientes o en modelos multiempresa o Interoperabilidad entre organizaciones a través de webservices para publicación y consumo de información de los trámites automatizados o Generación de reportes en formato Excel, PDF, XML, HTML por trámite o Licencia de uso para la gobernación de Caldas y en los 26 municipios incluidos en el proyecto o Licencia para uso en las entidades descentralizadas de la Gobernación de Caldas o Integración con el sistema de gestión de calidad de la Gobernación de Caldas o Interoperabilidad entre organizaciones a través de webservices para publicación y consumo de información de los trámites automatizados Codificación automática de trámites de acuerdo a esquemas parametrizables definidos por cada municipio 4

5 Capacitación de mínimo 4 por municipio o ente descentralizado a 155 funcionarios (5 por municipio o ente descentralizado) de los 26 municipios y en la Gobernación de Caldas en el uso de la herramienta que contenga los 5 trámites. Manuales de instalación y uso de la herramienta y los 5 trámites en formato PDF. Entregable 2: Plataforma tecnológica de participación ciudadana diseñada e implementada Actividad 4: Plataforma de participación ciudadana implementada y desarrollada que permita establecer una comunicación y un flujo de información constante y oportuna y permita realizar seguimiento y control de los 26 planes de desarrollo de los municipios. Una plataforma base de comunicaciones que permita tanto a usuarios finales como a administrativos de los municipios de Caldas acceder a consultar y registrar información según sus perfiles: Requisitos funcionales: Generación de reportes en formato Excel, PDF, XML, HTML por Área, Sector, Programa, Subprograma, Meta e Indicador. Medición al avance físico de los planes indicativos. Opción para cargar los planes indicativos desde Excel. Publicación de información a través de WebServices. Alimentación del avance manual, a través de WebServices o archivos de Excel. Calificación del plan indicativo en todos sus niveles usando ponderadores. Privilegios de alimentación por roles para cada entidad. Instancia independiente para cada municipio. Integración con el sistema para medición del Plan de Desarrollo de la Gobernación de Caldas. Presentación gráfica de los indicadores. Asignación de privilegios granular Consulta, Edición, Análisis, Medición. Generación de alertas y recordatorios vía correo electrónico a los responsables operativos y de análisis de cada municipio. Análisis y revisión en línea de los indicadores por parte de los funcionarios de cada municipio. 5

6 Licencia de uso para la gobernación de Caldas y en los 26 municipios incluidos en el proyecto. Cuentas de acceso a la plataforma por Municipio. Administración de Información General del Municipio. Acceso a la base de datos de los usuarios en cada municipio. Generación automática de Minisitios con información de cada municipio. Administración de Base de datos de Conocimiento Categorizada en donde se podrá estructurar información del municipio como Noticias, Eventos, Información Histórica, Cultural, Etc. Administración de Entidades Gubernamentales y Educativas. Posibilidad de administración de información de contacto de sus integrantes y departamentos. Base de datos única de Usuarios en la región. Caracterización de Usuarios (Registro). Módulo de Intercomunicación Municipal.» Bandeja de entrada para perfiles administrativos (Municipio). En donde se concentre peticiones, comentarios, y mensajes directos.» Envío de mensajes directos entre usuarios, administradores y otros perfiles registrados, con posibilidad de adjuntar archivos e información multimedia. Interface Gráfica o Sitio Web en donde se podrán visualizar y realizar búsquedas en directorios e información consolidada de todos los municipios. Capacitación, Tutorial de Uso de Plataforma. Características técnicas: Sistema alojado en la nube en datacenter certificado SSAE-16 durante 12 meses como mínimo Compatible con el sistema operativo CentOS 6.4 y Ubuntu Motor de base de datos PostgreSQL o superior Servidor de aplicaciones Apache con SSL o superior. Copias de respaldo diarias. La plataforma debe desarrollarse bajo una base de datos y un lenguaje de script que tenga licencia de uso libre. Adicionalmente, el proponente seleccionado deberá cumplir con los siguientes requerimientos: Parametrización de los planes de desarrollo de los 26 municipios y la Gobernación de Caldas. 6

7 Capacitación de mínimo 4 horas por herramienta a los 26 municipios y en la Gobernación de Caldas en el uso de la herramienta de comunicación interna y la herramienta para el seguimiento de los planes de desarrollo. Manuales de instalación y uso de la herramienta de comunicación interna y la herramienta para el seguimiento de los planes de desarrollo en formato PDF. Dentro del marco del Convenio N de Gobierno en Línea y de acuerdo con el plan de trabajo, el proponente deberá cumplir con los siguientes productos: Entregable 3: Estrategia de incorporación de mejores prácticas de innovación y mejoramiento continuo enmarcada en la política de cero papel. Actividad 6: Estrategia de mejoramiento continuo basado en la filosofía japonesa 5S, diseñada y socializada. 1. Diseño y socialización de una estrategia basada en la filosofía japonesa 5S, para la implementación de buenas prácticas y consolidación de una cultura organizacional orientada al mejoramiento continuo - Método Kaizen (estandarización, medición, generación de alertas, innovación, establecimiento de nuevo estándar). Estandarización de procesos: Levantamiento de los procesos que se van a automatizar con el fin de establecer un estándar (línea base). Medición: Análisis de la gestión de los procesos automatizados a través de los indicadores de monitoreo de actividad diseñados (BAM) a través de la herramienta y dispositivos móviles. Generación de alertas: Optimización de procesos a través de notificaciones y alertas a los responsables vía correo electrónico. Innovación: Identificación de oportunidades de mejora en la definición de flujos y formularios electrónicos en búsqueda de la mejora continua de los procesos. Establecimiento de nuevo estándar: Ajustes en la configuración de flujos de trabajo de acuerdo a las oportunidades identificadas y a los resultados de la medición de procesos. Capacitación a dueños de proceso sobre mejora continua Definición de responsabilidades sobre procesos automatizados Medición de procesos automatizados Evaluación y definición de planes de mejoramiento en el Sistema de Gestión Integral de la Gobernación de Caldas 7

8 Nota Acompañamiento a la entidad durante 6 meses contados a partir de la publicación de cada trámite en la intranet o en el portal de la entidad según el caso. El acompañamiento. Se brindará una capacitación para cada uno de los procesos que hayan sido automatizados por la Gobernación de Caldas a los funcionarios que participan en los procesos. Para los trámites externos (orientados a la comunidad) se capacitará a los funcionarios de la Gobernación que reciban el flujo de trabajo en cada trámite. Las capacitaciones cubren la operación general de los trámites y la operación del módulo de control de cada trámite para la generación de indicadores medición de los procesos automatizados por la entidad Temas de capacitación: 1. Estrategia de incorporación de mejores prácticas de innovación y mejoramiento continuo enmarcada en la política de cero papel. (24 horas para 5 personas). Integración con otros sistemas vía web services. Publicación de procesos en la plataforma o página web. Definición de formularios electrónicos. Configuración de semáforos y alertas. Mejores prácticas para automatización de procesos. Publicación de información para otros sistemas vía Web Services. Captura de información desde otro sistemas vía Web Services. Capacitación a dueños de proceso y gestores de proceso: 80 horas por proceso. Operación de la herramienta. Generación de tableros de indicadores por cada proceso automatizado. Ejecución de nuevos procesos. Seguimiento a procesos. Consulta de la bitácora y trazabilidad del proceso. 2. Capacitación a dueños de procesos y gestores de procesos (a 80 horas distribuidas en 80 personas) Operación de la herramienta Generación de tableros de indicadores por cada proceso automatizado 8

9 Ejecución de nuevos procesos Seguimiento a procesos Consulta de la bitácora y trazabilidad del proceso Actividad 7: Sistema de Gestión documental implementado En línea con el propósito de fortalecer la estrategia para la implementación de buenas prácticas dentro de la Gobernación de Caldas, se requiere el desarrollo complementario de un sistema de gestión documental. Características técnicas: Sistema Operativo Linux (Ubuntu) Motor de base de datos PostgreSQL Servidor de aplicaciones Apache Copias de respaldo diarias Requisitos funcionales: Implementación de la solución: Se instalan y configuran los componentes de la solución en el ambiente de pruebas y producción designados por la Gobernación de Caldas (Servidor de Base de datos, Servidor de Aplicaciones). Los componentes podrán estar instalados de manera virtualizada en un mismo servidor físico o distribuido en varios según determine el comité técnico del proyecto. Licencia de uso para la Gobernación de Caldas. La actividad busca eliminar el uso del papel en los procesos internos y en los trámites externos que se publiquen para la comunidad en el portal de la Gobernación a través del diseño de formularios en línea:: a. Diseño de proceso (estados y transiciones) b. Diseño de formularios electrónicos c. Notificaciones vía correo electrónico d. Generación de alertas e. Medición en tiempo real a los procesos f. Generación de tableros Asimismo, con los siguientes características diseñados en la herramienta: Formularios electrónicos: Opción para definición de formularios electrónicos. Flujos de trabajo: Opción para definir las posibles transiciones aplicables en los procesos automatizados, desde el comienzo hasta el término de cada uno. 9

10 Privilegios y alertas: Opción para definir tiempos límites y privilegios para ejecución, administración y operación de los procesos automatizados. Semaforización de trámites: Generación de alertas visuales y vía correo electrónico sobre procesos cuya tiempo de ejecución supera el tiempo establecido. Tablero de control por trámite: Opción para generación de tableros de indicadores para cada proceso automatizado, consolidando estadísticas de acuerdo al periodo de tiempo, funcionario, tiempos de respuesta, atributos definidos. Implementación hasta de 11 procesos automatizados. Procesos implementados en la herramienta: Formularios electrónicos: Opción para definición de formularios electrónicos:» Gestión de Agrupadores de información» Gestión de atributos: Tipo de atributo, atributos requeridos, atributos tipo lista, atributos tipo archivo, atributos tipo fecha, número, texto, fuentes de datos.» Generación de formularios públicos para ser presentados en páginas externas con hojas de estilo personalizadas» Generación de un portal para consulta del estado de cada trámite Flujos de trabajo: Opción para definir las posibles transiciones aplicables en los procesos automatizados, desde el comienzo hasta el término de cada uno.» Privilegios y alertas: Opción para definir tiempos límites y privilegios para ejecución, administración y operación de los procesos automatizados» Semaforización de trámites: Generación de alertas visuales y vía correo electrónico sobre procesos cuya tiempo de ejecución supera el tiempo establecido» Tablero de control por trámite: Opción para generación de tableros de indicadores para cada proceso automatizado, consolidando estadísticas de acuerdo al periodo de tiempo, funcionario, tiempos de respuesta, atributos definidos.» Integración con el sistema de gestión de calidad de la Gobernación de Caldas» Operación para múltiples instancias en bases de datos independientes o en modelos multiempresa» Interoperabilidad entre organizaciones a través de webservices para publicación y consumo de información de 10

11 los trámites automatizados» Generación de reportes en formato Excel, PDF, XML, HTML por trámite» Licencia de uso para la gobernación de Caldas y en los 26 municipios incluidos en el proyecto» Licencia para uso en las entidades descentralizadas de la Gobernación de Caldas Codificación automática de trámites de acuerdo a esquemas parametrizables definidos por cada municipio Interoperabilidad con la herramienta de trámites implementada en los municipios participantes en el proyecto Opciones para integración vía web services con las herramientas para Peticiones, Quejas y Reclamos que se tengan en entes descentralizados que no sean beneficiarios del proyecto para asegurar la interoperabilidad de la plataforma de la Gobernación de Caldas Posibilidad para registrar los trámites correspondientes desde cada uno de los proyectos del plan de desarrollo de la Gobernación de Caldas (Estudios previos, Contratos, Informes de interventoría, Actas y demás documentación asociada) Posibilidad de registrar seguimientos a los contratos, incluyendo el avance físico reportado por cada interventor de manera que estos avances se integren con los indicadores del plan de desarrollo Integración con los formatos del Sistema de Gestión de Calidad de la Gobernación, de manera que los usuarios siempre usen los formatos vigentes en los procesos que tengan formatos requeridos. Opciones de búsqueda avanzada por cualquiera de los atributos del proceso, índices de texto sobre los archivos adjuntos (contenido del archivo), OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y palabras clave definidas Manuales de instalación y uso de la herramienta y los 5 trámites en formato PDF. El flujo dinámico de la correspondencia y la información tanto interna como externa entre dependencias de la empresa y funcionarios vía intranet, extranet o correo electrónico, disminuyendo el flujo de copias en papel físico. Interoperabilidad entre los 26 municipios y la gobernación de Caldas Además el SGD debe cumplir con todas las directrices de ley para la implementación de dichos sistemas. Metodología: 11

12 1. Definición del comité de mejora de procesos 2. Priorización de flujos de trabajo a automatizar 3. Capacitación a dueños de proceso y líderes técnicos en la entidad 4. Creación de procesos en la herramienta 5. Definición de estados y atributos (Formulario electrónico) 6. Definición de transiciones (Flujos de trabajo y alertas) 7. Ejecución de procesos piloto 8. Ajustes en la definición del proceso 9. Publicación de procesos en la intranet y portal de la Gobernación de Caldas. Nota Para el desarrollo de cada una de estas actividades, se realizará el acompañamiento desde el inicio hasta el fin por un personal idóneo y conocedor del mismo dentro de la Gobernación de Caldas, con el fin de satisfacer las necesidades a entera integridad. Asimismo, todos los implicados en el desarrollo (desarrolladores, equipos directivos y funcionarios de la Gobernación de Caldas) deben establecer mecanismos de comunicación efectivos que permitan constantemente conocer y monitorear los avances que se den en el desarrollo de las actividades requeridas. Los viáticos generados por el desarrollo de las actividades deberán correr por cuenta del proponente seleccionado. La implementación de las herramientas TIC deberá coordinada, articulada y avalada por el área de planeación de la Gobernación de Caldas, contener la información del proyecto de Caldas Vive Digital en el marco del convenio N de Gobierno en Línea y realizarse en los 26 municipios del departamento de Caldas La metodología propuesta para el desarrollo de estos productos, se adjunta como un anexo a la publicación de este proceso. RESULTADOS ESPERADOS Los resultados que el proveedor debe garantizar tras la labor realizada son el cumplimiento con el desarrollo y puesta en funcionamiento de las herramientas TIC, el diseño de una estrategia de incorporación de mejores prácticas de innovación y mejoramiento continuo en la Gobernación de Caldas y, sumado a ello, el desarrollo de una herramienta de gestión documental orientada a lograr un mejoramiento continuo a través de la estandarización, automatización de la operación y medición de los procesos de la Gobernación de Caldas a entera satisfacción por parte del cliente para el proyecto Caldas Vive Digital Gobierno en Línea. De esta manera, el proveedor debe 12

13 presentar ante el ejecutor informes de periodicidad semanal sobre el avance en la ejecución de las actividades inherentes a su función y actividades dentro del proyecto. Además, debe propender porque todas las actividades se lleven a cabo bajo criterios de confidencialidad, seguridad de la información, lealtad, transparencia y trabajo colaborativo, eficiente y eficaz A continuación, se detallan los indicadores por medio de los cuales se evaluará el logro de los objetivos estratégicos por parte del proveedor. Estos indicadores constituyen un mecanismo que permite evaluar el cumplimiento de las metas, objetivos y responsabilidades en términos de resultados, pero permiten, además, prever las desviaciones en el logro de los mismos: Indicadores de cumplimiento: medirán el grado de consecución de las tareas asignadas.» % de cumplimiento de las actividades requeridas acorde al plan de trabajo / 100. Indicadores de eficiencia: medirán la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea en el mínimo de tiempo.» Tiempo de presentación de los informes de labor / tiempo máximo establecido Indicadores de eficacia: medirán el acierto en la consecución de tareas asignadas.» Actividades ejecutadas / total de actividades propuestas para el periodo. El proyecto Caldas Vive Digital Gobierno en línea estimó un presupuesto de SETECIENTOS VEINTICUATRO MILLONES ($ ), pagados contra entrega de evidencias debidamente soportadas sobre el avance en la ejecución de las actividades y tareas encomendadas. Estos recursos están seccionados por actividades de la siguiente manera: PRESUPUESTO APROBADO EN EL PLAN Act. Descripción Valor A03 Implementación de una herramienta tecnológica de trámites y/o servicios que permita integrar a $ los 26 municipios y entes descentralizados. A04 Plataforma de participación ciudadana implementada y desarrollada que permita establecer una comunicación y un flujo de información constante y oportuna y permita $ realizar seguimiento y control de los 26 planes de desarrollo de los municipios. A06 Estrategia de mejoramiento continuo basada en la filosofía japonesa 5S, diseñada y socializada $ A07 Sistema de gestión documental implementado $ Total $

14 Nota El proponente debe desglosar por actividades tal como se muestra en la tabla anterior su propuesta técnica y económica. Estas actividades pertenecen al proyecto Caldas Vive Digital - Gobierno en Línea. MODALIDAD DE SELECCIÓN Invitación pública, siguiendo Manual de Contratación VDR. PLAZO ESTIMADO Vigencia máxima a 31 de diciembre de ASIGNACION DE INTERVENTOR DEL CONTRATO Con el fin prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, en cumplimiento de lo establecido en el Manual de Contratación Documento N. 5 de la iniciativa Vive Digital Regional Gobierno en Línea publicado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Colciencias, ParqueSoft., vigilará permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un interventor, quien será seleccionado una vez se adjudique la convocatoria al proponente que salga favorecido. La Gobernación de Caldas asignará un supervisor encargado de vigilar y realizar el seguimiento al cumplimiento de las actividades. el cual estará apoyado por personal idóneo de las diferentes dependencias de la Administración. PERFÍL DE PROPONENTES Persona jurídica, legalmente constituida, nacional. Con experiencia específica de mínimo dos (2) años en el desarrollo e implementación de soluciones de software, mínimo dos (2) años en la implementación de soluciones o aplicaciones en entidades públicas. Con experiencia de seis (6) meses en dictar capacitaciones en temas de calidad, gestión documental, buenas prácticas y/o cultura organizacional. El proponente no deberá estar inhabilitado o presentar alguna incompatibilidad, según lo establecido en la Ley. El proponente deberá cumplir con todos los documentos y requisitos mínimos exigidos en los presentes términos de referencia. Se acepta la participación de proponentes asociados bajo la figura de consorcios o uniones temporales. En el evento de presentarse haciendo uso de alguna de estas figuras tendrán aplicación las siguientes reglas: Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación de la unión temporal según se trate en el que expresamente se deberá designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión temporal para todos los efectos de la presentación de la propuesta de la eventual suscripción y 14

15 ejecución del contrato (en el evento que se les adjudique la convocatoria). (Ver Anexos). Se acepta cualquier limitación de responsabilidad tanto para la presentación de la propuesta como para la eventual celebración y ejecución del contrato. La garantía de seriedad de la oferta y demás garantías que se pidan para la eventual celebración del contrato, deberán otorgarse por, y cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio, aportándose además el recibo de pago de la prima. La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita por el apoderado designado por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal. El proponente que se presente bajo la modalidad de consorcio o unión temporal, podrá sumar la experiencia individual de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal. El proponente seleccionado se comprometerá a: Entregable 1: Herramienta tecnológica de trámites y/o servicios parametrizables implementada en Gobernación de Caldas y las alcaldías de los 26 municipios, entes descentralizados soportada en la investigación de campo realizada. o Actividad 03 - Implementación de una herramienta tecnológica de trámites y/o servicios que permita integrar a los 26 municipios y entes descentralizado. OBLIGACIONES Y/O RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA En el marco de convenio de Cooperación N de 2013 el proponente deberá desarrollar las siguientes herramientas comprendidas en el entregable del alcance de la Actividad 01 y como resultado de la investigación para la caracterización de usuarios, un inventario de una cadena de trámites y una propuesta de optimización de mínimo una cadena de 5 trámites. Entregable 2: Plataforma tecnológica de participación ciudadana diseñada e implementada o Actividad 4: Plataforma de participación ciudadana implementada y desarrollada que permita establecer una comunicación y un flujo de información constante y oportuna y permita realizar seguimiento y control de los 26 planes de desarrollo de los municipios. 15

16 Una plataforma base de comunicaciones que permita tanto a usuarios finales como a administrativos de los municipios de Caldas acceder a consultar y registrar información según sus perfiles. Entregable 3: Estrategia de incorporación de mejores prácticas de innovación y mejoramiento continuo enmarcada en la política de cero papel. o Actividad 6: Estrategia de mejoramiento continuo basado en la filosofía japonesa 5S, diseñada y socializada. Diseño y socialización de una estrategia basada en la filosofía japonesa 5S, para la implementación de buenas prácticas y consolidación de una cultura organizacional orientada al mejoramiento continuo - Método Kaizen (estandarización, medición, generación de alertas, innovación, establecimiento de nuevo estándar) o Actividad 7: Sistema de Gestión documental implementado En línea con el propósito de fortalecer la estrategia para la implementación de buenas prácticas dentro de la Gobernación de Caldas, se requiere el desarrollo complementario de un sistema de gestión documental. El proveedor que resulte favorecido con la adjudicación del contrato deberá garantizar la asesoría y soporte técnico por 1 año para la operación y garantía de funcionamiento de las herramientas tecnológicas (actualizaciones requeridas por generación Bugs), así como el mantenimiento correctivo sin costo adicional para la Fundación Parque Tecnológico del Software de Pereira durante la vigencia de la Garantía Única. El proponente deberá garantizar una respuesta máxima de 12 horas vía telefónica o de 24 horas dentro de días hábiles laborarles (Los días hábiles incluyen sábados y domingos para las alcaldías municipales que laboren estos días) para brindar soporte técnico en sitio de ser necesario. Nota Con la presentación de la propuesta, se entiende que el oferente acepta de forma integral estas condiciones para participar en la presente invitación y contratar según sea el caso, con la Fundación Parque Tecnológico del Software de Pereira. Asimismo, es 16

17 importante mencionar que la propiedad de los bienes muebles, inmuebles, tangibles e intangibles que se contraten en desarrollo del contrato quedarán en cabeza de la Gobernación de Caldas. ANÁLISIS SOBRE LA NECESIDAD DE EXIGIR GARANTÍAS Tipificación - identificación Riesgo por Idoneidad y experiencia relacionada. Se materializa cuando el contratista en cumplimiento de sus obligaciones no certifica ni ostenta el perfil y la experiencia requerida por la entidad contratante, lo que conlleva el incumplimiento en los objetivos y resultados esperados. Riesgo por uso o información errada. Se materializa cuando el contratista en cumplimiento de sus obligaciones debe recopilar la información o usar la que se encuentra en su poder y esta no corresponde para el desarrollo del contrato. Riesgos por conceptos errados. Se materializa cuando el producto del contrato, el concepto, no es acorde con lo requerido por la entidad contratante, teniendo en cuenta que se trata de obligaciones de resultado, por la naturaleza de los objetivos del contrato y términos otorgados para su realización. Riesgo por no expedición del seguro o de la ampliación de garantías Asignación Estimación Cuantificación Lo asume el contratista Lo asume el contratista Lo asume el contratista Lo asume el contratista No se reconoce suma alguna al contratista y si se genera algún perjuicio a la entidad se debe interponer las multas, cláusula y garantías respectivas No se reconocerá costo alguno al contratista por la entrega de productos con fundamento en información errada No se reconocerá costo alguno al contratista por la entrega de productos con fundamento en información errada. No se reconoce suma alguna al contratista y si se genera algún 20% 20% 20% 20% 17

18 perjuicio a la entidad se debe interponer las multas, cláusula y garantías respectivas GARANTÍAS FORMA DE PAGO Con el ánimo de garantizar el cumplimiento cabal de los objetivos y el manejo de recursos, el proponente que resulte favorecido con la adjudicación deberá constituir y presentar dentro de los tres (3) días posteriores, las siguientes garantías: Cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato por el veinte por ciento (20%) del valor del mismo, por el término del contrato y ocho (8) meses más. Calidad por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato por el término del mismo y cuatro (4) meses más. El pago de los bienes y/o servicios se hará proporcional a la disponibilidad de recursos otorgados por el Ministerio TIC, por medio de los desembolsos que se efectúen en el curso de la ejecución del proyecto. Se realizarán tres pagos divididos de la siguiente manera: un primer pago del 40% con la aprobación del plan de trabajo inicial; un segundo pago del 30% contra entrega de un informe de avance aprobado a satisfacción por el interventor y un último pago del 30% restante con la culminación y entrega a satisfacción del contrato. Debe enviarse la propuesta en medio físico y magnético junto con los documentos que se detallan a continuación: DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Certificado existencia y representación legal de Cámara de Comercio. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) de la Empresa. Fotocopia cédula del representante legal o del apoderado del consorcio o unión temporal. Certificación de pagos de salud, pensiones y parafiscales, según lo establecido en el Art. 50 de la Ley 789 del Anexando constancia de la calidad de quien certifica estos pagos. Al menos un (1) certificado de entrega a satisfacción de suministro de software para entidades gubernamentales para seguimiento a planes de desarrollo (Indicadores y Proyectos de Inversión Pública). Mínimo tres (3) certificados de entrega a satisfacción de suministro de software de aplicaciones web y/o tramites en línea para entidades gubernamentales. Mínimo dos (2) certificados de entrega a satisfacción de suministro de software de gestión documental para entadas públicas. Al menos un (1) certificado de entrega a satisfacción de suministro de 18

19 software donde se legitime que la operación de las aplicaciones del proveedor involucra e incluye interoperabilidad entre el sistema de información provisto y la plataforma tecnológica con la que cuente la organización para información correspondiente a la gestión y seguimiento de planes de desarrollo y/o planes institucionales. Al menos tres (3) certificados de participación en proyectos en los que se tenga un panel de intercomunicación (envío y recepción de mensajes privados entre usuarios). Copia del acuerdo consorcial o documento que certifique la unión temporal, en caso de que aplique. Carta de presentación, propuesta técnica y económica según anexos. Estados financieros a 31 de diciembre de Con base en los estados financieros entregados, se calcularán los siguientes indicadores: Capital de trabajo neto = Activo Corriente Pasivo Corriente Razón de liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente Razón de Endeudamiento = Pasivo / Total Pasivo + Patrimonio El análisis de la situación financiera y respaldo que ofrece cada uno de los proveedores se realiza con base en los indicadores financieros enunciados anteriormente, promediando el resultado de los periodos analizados. Para evaluar la capacidad financiera, los proponentes deben cumplir como mínimo los siguientes parámetros: El capital de trabajo neto debe ser superior o igual al diez (10%). La razón de liquidez debe ser mayor o igual a uno (1). La razón de endeudamiento no debe ser superior al setenta por ciento (70%). Nota La documentación requerida y las propuestas deben estar debidamente nombradas y enviarse en formato PDF para que se facilite su consulta. Por otra parte, aquellos interesados que no cumplan con estos requisitos, no serán tenidos en cuenta en el proceso de selección. CAUSALES DE RECHAZO 1. No cumplir con el perfil de candidatos. 2. No presentar los documentos exigidos como soporte. 3. No cumplir con las obligaciones y los requerimientos mínimos especificados en estos términos de referencia. 4. Estar inhabilitado para celebrar contratos. 5. No presentar carta de presentación, propuesta técnica y económica según anexos. 6. Presentar la propuesta económica con un valor superior al presupuesto 19

20 oficial. 7. No expresar su compromiso de respuesta máxima de 12 horas vía telefónica o de 24 horas dentro de días hábiles laborarles (Los días hábiles incluyen sobados y domingos para las alcaldías municipales que laboren estos días) para brindar soporte técnico en sitio de ser necesario. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Se aplicará en todo caso el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones, previsto en la Constitución Política, en los artículos 8, 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, en la Ley 1474 de 2011 y en aquellas normas que las sustituyan, modifiquen o complementen. Se entiende por conflicto de interés la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses económicos directos e incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales. Los requisitos mínimos para poder presentarse a la presente convocatoria son los siguientes: REQUISITOS MÍNIMOS No estar inhabilitado para celebrar contratos de conformidad con las normas legales vigentes. De esta manera, el proponente debe manifestar que no tiene una declaratoria de incumplimiento de un contrato previo y que está en todas las facultades jurídicas, económicas y administrativas para celebrar el contrato que se llegase a derivar de la adjudicación de esta convocatoria. Presentar la documentación, soportes requeridos y los documentos de anexos solicitados. Cumplir con el perfil de proponentes. El proponente deberá expresar su compromiso de respuesta máxima de 12 horas vía telefónica o de 24 horas dentro de días hábiles laborarles (Los días hábiles incluyen sobados y domingos para las alcaldías municipales que laboren estos días) para brindar soporte técnico en sitio de ser necesario. Cabe anotar que el análisis de los documentos solicitados conducirá a determinar si el proponente CUMPLE o NO CUMPLE con las condiciones para participar, lo cual HABILITA o RECHAZA las propuestas para su evaluación. REQUISITOS HABILITANTES A continuación, se detallan los requisitos que serán habilitantes para los proponentes: Experiencia específica del proponente. Capacidad financiera. 20

21 Evaluación documental. ParqueSoft Pereira, en su calidad de Ejecutor y el Gerente del Proyecto, evaluarán el (los) proponente(s) que cumpla(n) con los requisitos mínimos establecidos en el presente proceso y quien mejor calidad represente para la ejecución del objeto del contrato. Habilitados los proponentes, se asignará puntaje de la siguiente manera: Criterio Puntaje Precio* 40 Experiencia certificada del proponente** Evaluación general de documentación Valor agregado portal web*** CRITERIOS DE SELECCIÓN *Precio **Experiencia certificada del proponente ***Valor agregado portal web Para la asignación de puntaje se aplicará una regla de tres inversa, de acuerdo al número de propuestas. 2 años: 10 puntos > 2 año < 3 años: 20 puntos 3 años: 25 puntos 30 puntos ***Como valor agregado, es necesario fortalecer los componentes expuestos en las actividades a desarrollar bajo este pliego de condiciones. De esta manera, esta actividad debe de ser ajustada y optimizada fortaleciendo el componente de comunicaciones a través de un portal web moderno, interactivo, intuitivo y eficiente, en los anexos se describen las características técnicas del mismo. (Ver ANEXOS) Evento Apertura y publicación de los Términos de Referencia Fecha 09 de junio de 2014 CRONOGRAMA Observaciones 25 de junio de 2014 Cierre 27 de junio de 2014 Evaluación de los candidatos y veredicto final 04 de julio de 2014 LUGAR DE Lugar: Fundación Parque Tecnológico del Software de Pereira ParqueSoft 21

22 PRESENTACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA Y DOCUMENTACIÓN Pereira, en la oficina administrativa. Dirección: Cr. 31 n , CDV Barrio San Luis, Pereira Risaralda, Colombia. Persona responsable: Harold Castaño Buitrago. caldasvivedigital@parquesoftpereira.com Nota Enviar la propuesta al correo electrónico anterior. 22