OBJETO Y/O NECESIDAD DESCRIPCIÓN NECESIDAD

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1 ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR SERVICIOS DE UNA ENTIDAD IDÓNEA PARA EL DISEÑO Y PUESTA EN MARCHA DE UNA ESTRATEGIA PROMOCIÓN, DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN DE LOS AVANCES Y RESULTADOS DEL PROYECTO CALDAS VIVE DIGITAL GOBIERNO EN LÍNEA OBJETO Y/O NECESIDAD El objeto de los presentes Estudios Previos para contratar servicios de una entidad idónea para el diseño y puesta en marcha de una estrategia promoción, difusión y comunicación de los avances y resultados del proyecto Caldas Vive Digital Gobierno en Línea mediante la creación de una campaña de comunicación en la que se pueda informar a la comunidad caldense acerca de los beneficios del Gobierno en Línea y todo lo que acoge esta estrategia. El departamento se trazó metas tendentes a generar capacidades de interacción e interrelacionamiento entre la Gobernación de Caldas, las alcaldías municipales de los 26 municipios, los entes descentralizados y los ciudadanos con el fin de generar una mayor eficiencia administrativa, transparencia y participación del ciudadano en los procesos públicos. En este mismo orden, con el propósito de reducir de manera decidida la brecha digital existente entre los diferentes sectores sociales, a través de procesos de Inclusión Digital de las poblaciones menos favorecidas, facilitando el acceso, uso y aprovechamiento de las TIC, se presentó un proyecto que sigue las líneas de Vive Digital Regional Gobierno en línea, y cuya labor de ejecución está a cargo de ParqueSoft Pereira por su idoneidad y afinidad con estos temas. DESCRIPCIÓN NECESIDAD Lograr tal propósito exige fundamentalmente solucionar problemas como: la relación del estado con la ciudadanía, una gestión pública más eficiente, y generar mayores estrategias de participación ciudadana. Sin embargo, para dar cumplimiento al conjunto de actividades propuestas en el proyecto en relación al desarrollo de una estrategia de comunicaciones que permita informar a la comunidad sobre los beneficios del Gobierno en Línea, se requiere contratar un proveedor con un perfil y experiencia idóneos en este sentido, ajustándose, en efecto, a los parámetros descritos en el apartado PERFIL DE PROPONENTES. Con referencia a lo anterior y de conformidad con el contenido y obligaciones establecidas en el Convenio de Cooperación N de 2013, la Fundación Parque Tecnológico de Software de Pereira ParqueSoft Pereira, obra en calidad de Ejecutor en la iniciativa que tiene por objeto aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros para impulsar iniciativas innovadoras en TIC para la implementación de la estrategia Gobierno en Línea en la Gobernación de Caldas. En este contexto, sus obligaciones son, entre otras, realizar la contratación de proveedores de bienes y servicios requeridos para 1

2 el proyecto, aplicando los lineamientos establecidos en el Manual de Contratación realizado para Vive Digital Regional Gobierno en Línea, contenido en el Documento N. 5 de los términos de referencia de la convocatoria N. 610 de El manual de contratación contenido en el Documento N. 5 de la Iniciativa Vive Digital Regional Gobierno en Línea es de obligatoria aplicación para el ejecutor y el mismo establece las pautas mínimas para realizar los procesos contractuales que se den en el marco de la iniciativa Vive Digital Regional. El instructivo para la presentación de propuestas contenido en el Documento N. 1 de la Iniciativa Vive Digital Regional Gobierno en Línea, define al ejecutor como el encargado directo del desarrollo del proyecto, para lo cual debe llevar a cabo la administración de los recursos y la selección y contratación de bienes y servicios, según los lineamientos entregados por Vive Digital Regional para tal fin. Asimismo, es el responsable de la presentación de resultados en cuanto al cumplimiento de actividades, presupuesto, cronograma y entregables, entre otras inherentes a su función. El Manual de Ejecución contenido en el Documento N. 3 de la iniciativa Vive Digital Regional en su artículo 3.1. Establece como obligaciones del ejecutor la de desarrollar y documentar los procesos de selección objetiva de proveedores de bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto, garantizando una relación óptima entre calidad, precio y oportunidad y velar porque los procesos de contratación desarrollados en el marco del convenio cuenten con garantías suficientes y procedimientos de reclamación claros. Teniendo en cuenta que ParqueSoft Pereira debe cumplir con su obligación de contratar los proveedores de bienes o servicios, quienes se encargarán de manera general del desarrollo de las herramientas TIC requeridas para la debida ejecución del Proyecto Vive Digital Regional Gobierno en Línea, y teniendo en cuenta que el Documento N. 5 establece el procedimiento conforme al cual todo tipo de contrataciones debe llevarse a cabo al interior de este tipo de proyectos, por medio del presente proceso de invitación pública se presentan los productos requeridos desde la aprobación y de manera posterior a haber adquirido las autorizaciones del Comité Regional en cuanto al valor destinado para la adquisición de los bienes o servicios, se procede a publicar los términos para que los oferentes del mercado presenten su oferta técnica y económica para llevar a cabo la ejecución del proyecto Caldas Vive Digital Gobierno en Línea en marco de la ejecución de las obligaciones contenidas en el Convenio N citado anteriormente. PRODUCTOS REQUERIDOS Dentro del marco del Convenio N de Gobierno en Línea y de acuerdo con el plan de trabajo, el proponente deberá cumplir con los 2

3 siguientes productos: Entregable 2. Plataforma tecnológica de participación ciudadana diseñada e implementada. Actividad 05: (1) Una Estrategia de sensibilización e incorporación de la política de GEL para los 26 municipios del departamento de Caldas. Desarrollo de una estrategia y campaña de comunicación, donde se informe y sensibilice a mil doscientas (1200) personas de los 26 municipios del departamento de Caldas de los beneficios del Gobierno en Línea y todo lo que acoge esta estrategia, por medio de piezas comunicacionales que apoyen el objetivo principal establecido para la campaña. Campañas de Marketing y SMS desarrollada que permita sensibilizar a cinco mil (5000) usuarios de los 26 municipios del departamento de Caldas frente a la estrategia de GEL y aprovechamiento de los tramites en línea de manera virtual y presencial Objetivo de la campaña: Comunidad: entender la estrategia de Gobierno en línea, por medio de la interacción con instrumentos digitales. Gobierno: dar a conocer la estrategia de Gobierno en Línea a la comunidad en las 5 subregiones del Departamento de caldas. Piezas de apoyo: Material impreso: Pendones para eventos y ferias (3 pendones tamaño de 2.5 x 2 más. aproximadamente). Plegables informativos ( unidades-tamaño carta abierto-tres cuerpos full color). Material en espacios físicos: Diseño de piezas para ambientar cines y eventos (tótems, habladores- kioskos). Incluye 3 tótems en un tamaño aproximado de 3

4 180 x 100 m con 3 tabletas (Andorid) insertas para navegar (garantizar la conectividad por la duración del contrato) y 10 habladores para mesas o counters para depositar los plegables informativos, en tamaño de 50 x 20 cm, para ser ubicados en las diferentes recepciones de instituciones de la ciudad. Material digital (televisores, web y móviles): Video promocional de la estrategia en técnica Motion Graphics (animación de textos y gráficos en dos dimensiones, sincronizados con música y efectos de sonido) para 3 minutos. Diseño e implementación de un juego en línea que permita dar a conocer los objetivos de Gobierno en Línea, donde la comunidad por medio de la diversión pueda entender en qué consiste esta estrategia.(el proponente seleccionado deberá presentar documento de diseño el cual será avalado por el comité regional del proyecto y realizar un seguimiento sobre el funcionamiento y la aceptación por parte de la comunidad) Códigos QR, para suministrar a los ciudadanos, por medio de la publicidad impresa que divulgue el juego y el video. NOTAS: Toda la estrategia, publicaciones y material informativo deben estar coordinadas, articuladas y avaladas por el área de prensa de la Gobernación de Caldas, contener la información del proyecto de Caldas Vive Digital en el marco del convenio N de Gobierno en Línea y realizarse en los 26 municipios del departamento de Caldas Presentar una estrategia segmentada por audiencias a las que se quiera llegar y a través de qué medios. (Actividades de promoción, presentar cronograma) Respetar las pautas entregadas en el manual de imagen de la Gobernación para el diseño y la producción de piezas comunicativas. RESULTADOS ESPERADOS Los resultados que el proveedor debe garantizar tras la labor realizada son el cumplimiento del desarrollo de la estrategia de comunicación para la difusión de los avances, impactos y beneficios del proyecto Caldas Vive Digital Gobierno en Línea ante la comunidad y funcionarios de la Gobernación de Caldas y demás. De esta manera, el proveedor debe presentar ante el ejecutor informes periódicos sobre el avance en la ejecución de las actividades inherentes a la estrategia de comunicación y las demás que se le requieran. Además, debe garantizar porque la estrategia de comunicación sea efectiva. 4

5 A continuación, se detallan los indicadores por medio de los cuales se evaluará el logro de los objetivos estratégicos por parte del proveedor. Estos indicadores constituyen un mecanismo que permite evaluar el cumplimiento de las metas, objetivos y responsabilidades en términos de resultados, pero permiten, además, prever las desviaciones en el logro de los mismos: Indicadores de cumplimiento: medirán el grado de consecución de las tareas asignadas.» % de cumplimiento de las actividades requeridas acorde al plan de trabajo / 100. Indicadores de eficiencia: Número de personas sensibilizadas.» Número de personas sensibilizadas / 6500 Indicadores de eficacia: medirán el acierto en la consecución de tareas asignadas.» Actividades ejecutadas / total de actividades propuestas para el periodo. PRESUPUESTO APROBADO EN EL PLAN MODALIDAD DE SELECCIÓN El proyecto Caldas Vive Digital Gobierno en línea estimó un presupuesto de NOVENTA Y SIETE MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL PESOS ($ ), pagados contra entrega de evidencias debidamente soportadas sobre el avance en la ejecución de las actividades y tareas encomendadas. El presupuesto se divide en la siguiente actividad: Act. Descripción Valor A05 Estrategia de sensibilización e incorporación de la política de GEL para el departamento de $ Caldas. Total $ Mínima cuantía, siguiendo Manual de Contratación VDR. PLAZO ESTIMADO Vigencia máxima a 31 de diciembre de ASIGNACION DE INTERVENTOR DEL CONTRATO Con el fin prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, en cumplimiento de lo establecido en el Manual de Contratación Documento N. 5 de la iniciativa Vive Digital Regional Gobierno en Línea publicado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Colciencias, ParqueSoft., vigilará permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un interventor, quien será seleccionado una vez se adjudique la convocatoria al proponente que salga favorecido. La Gobernación de Caldas asignará un supervisor encargado de vigilar y 5

6 realizar el seguimiento al cumplimiento de las actividades. ANÁLISIS SOBRE LA NECESIDAD DE EXIGIR GARANTÍAS Tipificación - identificación Riesgo por Idoneidad y experiencia relacionada. Se materializa cuando el en cumplimiento de sus obligaciones no certifica ni ostenta el perfil y la experiencia requerida por la entidad contratante, lo que conlleva el incumplimiento en los objetivos y resultados esperados. Riesgo por uso o información errada. Se materializa cuando el en cumplimiento de sus obligaciones debe recopilar la información o usar la que se encuentra en su poder y esta no corresponde para el desarrollo del contrato. Riesgos por conceptos errados. Se materializa cuando el producto del contrato, el concepto, no es acorde con lo requerido por la entidad contratante, teniendo en cuenta que se trata de obligaciones de resultado, por la naturaleza de los objetivos del contrato y términos otorgados para su realización. Riesgo por no expedición del seguro o de la ampliación de garantías Asignación Estimación Cuantificación No se reconoce suma alguna al y si se genera algún perjuicio a la entidad se debe interponer las multas, cláusula y garantías respectivas No se reconocerá costo alguno al por la entrega de productos con fundamento en información errada No se reconocerá costo alguno al por la entrega de productos con fundamento en información errada. No se reconoce suma alguna al y si se genera algún perjuicio a la entidad se debe interponer las 6

7 multas, cláusula y garantías respectivas GARANTÍAS FORMA DE PAGO INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Con el ánimo de garantizar el cumplimiento cabal de los objetivos y el manejo de recursos, el proponente que resulte favorecido con la adjudicación deberá constituir y presentar dentro de los tres (3) días posteriores, las siguientes garantías: Cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato por el veinte por ciento () del valor del mismo, por el término del contrato y doce (12) meses más. Calidad por el treinta por ciento (30%) del valor del contrato por el término del mismo y seis (6) meses más. El pago de los bienes y/o servicios se hará proporcional a la disponibilidad de recursos otorgados por el Ministerio TIC, por medio de los desembolsos que se efectúen en el curso de la ejecución del proyecto. Se realizarán tres pagos divididos de la siguiente manera: un primer pago del 40% con la aprobación del plan de trabajo inicial; un segundo pago del 30% contra entrega de un informe de avance aprobado a satisfacción por el interventor y un último pago del 30% restante con la culminación y entrega a satisfacción del contrato. Se aplicará en todo caso el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones, previsto en la Constitución Política, en los artículos 8, 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, en la Ley 1474 de 2011 y en aquellas normas que las sustituyan, modifiquen o complementen. Se entiende por conflicto de interés la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses económicos directos e incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales. 7