CONVOCATORIA PRIVADA

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1 CONVOCATORIA PRIVADA INSTRUCCIONES PARA OFERTAR 1. OBJETO La Universidad del Valle está interesada en suscribir contrato de suministro de equipos de cómputo con destino a dependencias varias de la Universidad, con las características estipuladas en el numeral APERTURA La presente convocatoria tiene como fecha de apertura el día 18 de abril de 2005, a partir de las 4:00 p.m., con la publicación en la pagina web para Contratar del suministro de equipos de cómputo para dependencias varias. La Universidad no se hace responsable en el caso que fallas técnicas impidan el acceso a la página. 3. ENTREGA DE PROPUESTAS Y CORRESPONDENCIA La correspondencia, comunicaciones y entrega de las propuestas deberán hacerse en la oficina de la Sección de Compras y Administración de Bienes de la Universidad del Valle, en idioma Español, de la siguiente manera: UNIVERSIDAD DEL VALLE SECCIÓN DE COMPRAS Y ADMINISTRACION DE BIENES CIUDAD UNIVERSITARIA MELENDEZ CALLE 13 CARRERA EDIFICIO 301, PISO 2, OFICINA 2062 TELEFAX : CIERRE DE LA CONVOCATORIA Y APERTURA DE LA URNA: El cierre de la Convocatoria y la diligencia de apertura de la urna se llevará a cabo el día 27 de abril de 2005, a las 4:00 p.m., hora colombiana, en acto público en la oficina de la Sección de Compras y Administración de Bienes, situada en la Ciudad Universitaria, edificio 301, espacio 2062, de la ciudad de Santiago de Cali. De la diligencia de apertura de la Urna se levantará un acta que suscribirán los funcionarios autorizados por la Universidad. 1

2 5. ACLARACIONES Y/O MODIFICACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES Y A LAS PROPUESTAS Los Proponentes deberán tener en cuenta todas las condiciones contenidas en el presente Pliego que puedan afectar los costos. Después del cierre de la Convocatoria no podrá hacerse reclamo alguno con respecto al contenido o alcance del Pliego de Condiciones. La presentación de una propuesta por cualquiera de los Proponentes será prueba evidente de que ha examinado cuidadosamente los Pliegos de Condiciones y especificaciones y obtenido por escrito, las aclaraciones del caso, dando por aceptados los documentos completos y adecuados para definir los bienes a suministrar. Si alguno de los Proponentes encuentra discrepancias u omisiones en cualquiera de los puntos del pliego o tuviere alguna duda acerca de su significado, podrá solicitar y obtener de la Universidad, por escrito, las aclaraciones necesarias. Los Proponentes deberán formular y radicar sus consultas en la oficina de la Sección de Compras y Administración de Bienes de la Universidad del Valle, por lo menos con dos (2) días hábiles de anticipación a la fecha prevista para el cierre de la Convocatoria. Cualquier aclaración o modificación al Pliego de Condiciones que la Universidad considere oportuno hacer antes de la fecha límite del cierre de la Convocatoria, será publicada como adendo en la página web copia del cual será enviada a todos y cada una de las personas jurídicas que hayan retirado el pliego de condiciones. Las consultas y las respuestas no producirán efecto suspensivo para la presentación de las propuestas. Así mismo, la Universidad podrá pedir por escrito aclaraciones a cualquiera de los Proponentes sobre sus propuestas, pero éstas en ningún caso podrán modificar las propuestas. 6. QUIENES PUEDEN OFERTAR Podrán ofertar las personas jurídicas siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: 6.1 Haber sido legalmente establecidas y constituidas con no menos de seis (6) meses de anterioridad a la fecha de apertura de la presente Convocatoria, y acreditar que su duración no será inferior al plazo del contrato y un (1) año más. 6.2 Encontrarse debidamente inscritas en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de 2

3 Comercio. El Proponente deberá acreditar que se haya facultado para desarrollar la actividad comercial relacionada con los bienes ofrecidos, solo se reconocerá esta acreditación mediante la presentación del Registro Único de Proponentes emitido por la Cámara de Comercio donde se encuentre inscrita. 6.3 El proponente debe tener una capacidad máxima de contratación, incluida en el Registro Unico de Proponentes de la Cámara de Comercio, de por lo menos de SMMLV. 6.4 Las Empresas que presenten propuestas, deberán hacerlo por intermedio de quien tenga capacidad civil y comercial para obligarla. 6.7 No hallarse incurso en las siguientes inhabilidades: a) Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución. b) Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato adjudicado. c) Los servidores públicos. d) Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes, y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad, o segundo de afinidad, con cualquiera otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma Convocatoria Pública o Privada. e) Las sociedades, distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal, o cualquiera de sus socios, tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad, o segundo de afinidad, con el proponente, con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta para una misma Convocatoria Privada o Pública. f) Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria. g) Quienes fueron miembros del Consejo Superior o servidores públicos de la Universidad. Esta incompatibilidad solo comprende a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo, asesor y ejecutivo y se extiende por el término de un (1) año, contado a partir de la fecha del retiro. h) Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos de la Universidad de los niveles directivo, asesor, ejecutivo o con los miembros del Consejo Superior, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal en la Universidad del Valle. i) El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en los niveles directivo, asesor, ejecutivo, o de un miembro del Consejo Superior, o de quien ejerza 3

4 funciones de control interno o de control fiscal en la Universidad del Valle. j) Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor público en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro del Consejo Superior, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ellos, tengan participación o desempeñe cargos de dirección o manejo. k) Los miembros del Consejo Superior de la Universidad. l) No hallarse incurso en ninguna otra causal de inhabilidad o de incompatibilidad definidas en la Constitución y la ley. En todos los casos, el contratista u oferente, deberá afirmar bajo juramento, el cual se entiende prestado con la presentación de la oferta y de la firma del contrato, que no se encuentra incurso en las inhabilidades e incompatibilidades señaladas en el Estatuto de Contratación de la Universidad, la Constitución, o en la Ley. 7. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA PRESENTAR LA PROPUESTA El proponente deberá presentar la propuesta en original y una copia con todos los documentos diligenciados, foliados y relacionados en un índice. El Proponente deberá adjuntar la siguiente documentación: 7.1 Certificado de Existencia y Representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición menor a treinta (30) días (en original o copia). En caso de ser necesario, el proponente deberá presentar Acta de la junta de socios donde autoriza contratar a su representante legal por un monto mayor al que se estipula en el certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio. Lo anterior, si el monto de la propuesta supera el valor estipulado en este certificado. 7.2 Certificado de Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio vigente (en original o copia). 7.3 Póliza de Seriedad de la Propuesta, expedida a favor de la Universidad del Valle, por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, o una garantía bancaria, por una cuantía del 10% del valor de la propuesta, con una duración de cuatro meses (4) contados a partir del 27 de abril de LA UNIVERSIDAD DEL VALLE hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta en los siguientes casos: - Cuando un proponente solicite el retiro de su oferta después de la fecha de cierre de la presente Convocatoria. 4

5 - Cuando el proponente favorecido con la adjudicación, no proceda, dentro del plazo estipulado en esta Convocatoria, a legalizar el contrato. El contratista debe acreditar el pago de la prima de la póliza. 7.4 Declaración juramentada firmada por el representante legal dando cumplimiento de la Ley 863 de (certificado Boletín de deudores morosos del estado) (anexo 2) En caso de que, una vez adjudicado o celebrado el contrato, la información expedida por la Contaduría General de la Nación señale que, a la fecha de entrega de propuestas estipulada en las presentes, el proponente era deudor moroso del Estado sin acuerdo de pago vigente, o no obtenga la Certificación de Paz y Salvo de Antecedentes Fiscales expedido por la Contraloría Departamental, la Universidad deberá declarar la terminación anticipada del contrato, y en el caso de ser demandada y declarada nula la Adjudicación, podrá repetir contra el proponente a efectos de que éste pague los gastos y costos en que la Universidad haya tenido que incurrir por concepto de pago de costas, abogados y del proceso, y por concepto de condenas o indemnizaciones si las hubiere. 8. ESPECIFICACIONES TECNICAS Y CANTIDADES Item 1 : Equipo chasis desktop (no torre ni minitorre) lo más compacto posible Cantidad: 217 Especificaciones mínimas obligatorias Procesador: Intel Pentium IV Velocidad: 2.8 GHz mínimo Memoria RAM: 512 MB (1 DIMM) Disco duro: Mínimo 40 GB IDE Ultra ATA o SATA 7200 RPM Caché : 1 MB Monitor: de mínimo 15 pulgadas (panel plano) Drive: 3 ½ 1.44 mb Mouse: óptico de 2 o 3 botones (con Rueda - Wheel Mouse ) Teclado: 104 teclas español Tarjeta de Red: Ethernet 10/100 o 10/100/1000 CD ROM: 48X CD-RW/ DVD (puede ser combo) Software: Windows XP Profesional (incluir CD por cada equipo) Linux Los equipos deben ser compatibles con linux y todos sus periféricos deben ser reconocidos por este sistema operativo. El Proponente deberá indicar en su oferta las características completas de los equipos y sus componentes. Los equipos y sus partes deberán ser de una marca original registrada y reconocida en la industria del hardware de computadores. 5

6 Para el ítem 1 presentar el valor de adquirir el equipo con las siguientes modificaciones: Elementos Valor antes de IVA a restar No incluir ningún tipo de Monitor Cambiar el monitor plano por un monitor normal de 17 pulgadas Cambiar el procesador por Intel céleron (mínimo 2.8 Ghz) y caché por mínimo 256 Kb. Estos elementos podrían ser modificado solo a algunos equipos, de acuerdo con las necesidades específicas de algunas dependencias. Dicha información se incluirá en el pedido original de cada equipo. 9. TIEMPO DE ENTREGA DE LOS EQUIPOS No mayor a treinta (30) días contados a partir de la fecha de recibo de la Orden de Pedido. 10. PRECIOS Y MONEDA DE LA PROPUESTA. La propuesta puede ser presentada en dólares americanos o en pesos colombianos, incluyendo el valor del arancel antes del IVA y discriminando el valor del IVA. En caso de ser presentada en dólares, el pago se realizará en pesos liquidando a la Tasa representativa del Mercado de la fecha de facturación. Los precios estipulados en la respectiva moneda no podrán aumentar durante la vigencia del contrato. Dada la tendencia que existe en la industria de computadores hacia la disminución de precios y las mejoras tecnológicas, por iniciativa propia o a solicitud de la Universidad, el contratista podrá ofrecer disminución en los precios o aplicar descuentos comerciales que se presenten durante la ejecución del contrato. 11. FORMA DE PAGO La Universidad del Valle pagará dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo a satisfacción de los equipos por parte de la Universidad, es decir, instalados y probado su funcionamiento. De ninguna manera se otorgará anticipo del contrato. En el caso de que la Universidad del Valle no logre cumplir con el pago dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo a satisfacción de los equipos, el proponente podrá cobrar por una sola vez la diferencia de la Tasa Representativa del Mercado del día de pago y la Tasa Representativa del Mercado del día de vencimiento del plazo de pago (treinta días después del recibo a satisfacción de los equipos por parte de la Universidad). Dicho pago se realizará solo a solicitud del proponente y el cobro debe ser presentado en pesos colombianos. 6

7 12. CANTIDAD DE EQUIPOS ADJUDICADOS La Universidad garantizará la compra de la cantidad de equipos estipulada en el presente pliego. No obstante, según sus necesidades y disponibilidad presupuestal, la Universidad podrá requerir cantidades adicionales de equipos a los establecidos en el presente pliego que se determinen antes de la fecha de adjudicación. La mayoría de los equipos serán pedidos de manera inmediata. 13. COMPRA DE EQUIPOS ADICIONALES A LA ADJUDICACIÓN INICIAL Durante la vigencia del contrato, la Universidad podrá solicitar al contratista el suministro de cantidades adicionales, previa actualización de los precios en concordancia con el numeral diez (10) del presente pliego, estudio de precios de mercado y la constitución de las respectivos apropiaciones presupuestales. Estos pedidos serán notificados al contratista mediante orden de pedido firmada por el Jefe de Unidad de la Dependencia que realiza el pedido y deberá anexar la información del respectivo registro presupuestal. 14. TRÁMITE DE NUEVAS CONVOCATORIAS Durante la ejecución del (los) contrato(s) que resulten de la adjudicación de la presente convocatoria, previo estudio técnico y de mercado, la Universidad podrá dar apertura a nuevas convocatorias o solicitudes de oferta con el propósito de adquirir equipos con características similares a las del presente pliego. 15. SITIO DE ENTREGA. Los equipos deberán ser entregados en las instalaciones de la Universidad del Valle en la sede que especifique el pedido. Estas sedes incluyen sedes regionales de la Universidad. Dentro del proceso de recibo de los equipos, los mismos deberán ser abiertos con el fin de que el supervisor designado por la Universidad constate que las partes ofrecidas correspondan a las entregadas. 16. POLIZAS EXIGIDAS PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Al (los) proponente (s) favorecido (s) con la adjudicación, se le (s) exigirá las siguientes pólizas: DE CUMPLIMIENTO: Por cuantía del 20% del valor del contrato y vigencia igual a la del contrato más tres (3) meses. DE CALIDAD Y BUEN FUNCIONAMIENTO: Por cuantía del 20% del valor del contrato y vigencia igual al tiempo de garantía ofrecido más tres (3) meses. 7

8 17. IMPUESTOS. Los siguientes impuestos serán descontados de los pagos que efectúe la universidad: - Retención en la Fuente (según lo que estipule la ley) - 2% Estampilla Prodesarrollo Departamental - 2% Estampilla Pro-Universidad del Valle - 1% Estampilla Pro-Hospitales - ReteICA (según lo que estipule la ley ) - 75% Sobre el valor del IVA como retención - Otros que establezca la ley 18. TERMINOS DE LA GARANTIA El Proponente debe especificar claramente en su propuesta los términos de la garantía de los equipos de computo, que ofrece, detallando los siguientes aspectos: 18.1 Procedimiento para solicitar y prestar la garantía Tiempo de garantía, que no puede ser inferior a tres (3) año (s). Durante este tiempo el proponente debe ofrecer la garantía con reposición de partes, además, deberá realizar mantenimiento preventivo a cada equipo una (1) vez al año Tiempo de respuesta para prestar la garantía incluyendo el suministro de repuestos, cuando se requiera Condiciones de garantía en mano de obra y repuestos. 19. CRITERIOS PARA LA ADJUDICACION Solamente se someterán a estudios y se tendrán en cuenta las ofertas presentadas con sujeción a las formas legales y demás condiciones estipuladas en el presente Pliego de instrucciones. Para la evaluación de las ofertas se tendrán en cuenta los siguientes criterios: Item 1 Precio 80 2 Mayor velocidad del procesador 4 3 Mayor tamaño del panel plano 8 4 Mejor tecnología del equipo a criterio exclusivo de la Universidad 8 Total 100 Para el puntaje del ítem 1 (precio), se le asignará 80 puntos a la propuesta de mejor precio y usando una relación inversa se le asigna el puntaje a las demás propuestas. 8

9 Ejemplo ítem 1: Valor oferta 1 $ Valor oferta Valor oferta Puntaje máximo 80 puntos Valoración: Oferta 2 (menor valor, máximo puntaje) Oferta 1 Oferta X 80 = 80,00 puntos X 80 = 53,33 puntos X 55 = 64,00 puntos Para los ítems 2 y 3 de los criterios de evaluación, se asignará los puntos respectivos (cuatro y ocho) en cada uno de ellos a las propuestas que ofrezcan el mayor valor de cada ítem y cero a las otras propuestas. En el caso de que más de un proponente ofrezca el mayor valor por cada ítem, se le asignan los puntos respectivos (cuatro y ocho) a cada propuesta que ofrezca ese mismo mayor valor. Ejemplo ítem 2: Velocidad del procesador oferta 1 2,6 Velocidad del procesador oferta 2 2,4 Velocidad del procesador oferta 3 2,6 Puntaje máximo 4 puntos Valoración del ítem 2: Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 4 puntos 0 puntos 4 puntos Para el ítem 4 de los criterios de evaluación, se asignará ocho (8) puntos a la propuesta que ofrezca la mejor tecnología, las demás recibirán puntaje proporcional de acuerdo a la calificación a criterio exclusivo de la Universidad. La valoración de la mejor tecnología se realizará con base en la evaluación técnica que realice el comité técnico designado por la Universidad. Para efectos de evaluación, la Universidad se basará en la información presentada por los proponentes. Adicionalmente, si el comité técnico lo considera necesario, podrá pedir a los proponentes los equipos ofrecidos en demostración para pruebas técnicas. 9

10 20. VIGENCIA DE LA PROPUESTA Los precios deben permanecer vigentes hasta el 31 de agosto de LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO Para la legalización y perfeccionamiento del contrato, entre otros, el proponente al que se le adjudique el contrato debe cumplir los siguientes requisitos: Firma del contrato por parte del representante legal. Pago de la publicación en el diario oficial, del Certificado Boletín de deudores morosos del Estado (Ley 863 de 2003) y del impuesto de timbre Pago del 0.75% Impuesto de Timbre. Publicación en el Diario Oficial Certificado Boletín de deudores morosos del Estado -BDME, consignar en el Banco Popular cta. Cte. No Dirección del Tesoro Nacional Fondos Comunes: Código rentístico , la suma equivalente a 3%del SMMLV, e indicar la ciudad, fecha, nombre del depositante, cédula de ciudadanía, NIT. Se debe adjuntar declaración juramentada, de acuerdo con el MODELO DE DECLARACIÓN JURAMENTADA, de conformidad con la Ley 863 de 2003 Certificación de Paz y Salvo de Antecedentes Fiscales expedido por la Contraloría Departamental. Presentar las garantías exigidas en el contrato. El tiempo máximo para la legalización del contrato es de diez (10) días calendario contados a partir de la entrega del mismo al proponente. 10

11 ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA Señores UNIVERSIDAD DEL VALLE SECCION COMPRAS Y ADMINISTRACION DE BIENES Cali - Valle El suscrito, en su calidad de Representante Legal de la Sociedad, por medio de la presente propuesta, somete a su consideración el suministro de la (s) mercancía (s) cotizada (s) en la misma, el (los) cual (es) está (n) de acuerdo con los requisitos establecidos en el Pliego de Instrucciones. El suscrito declara expresamente: 1. Que conoce todo el Pliego de Instrucciones y acepta todos los requisitos y condiciones en ellos exigidos. 2. Que ha tomado en cuenta todas las circunstancias que inciden en la determinación de precios de la propuesta. 3. Que acepta la (s) cantidad (es) del (los) bien (es) de que trata el pliego de instrucciones. 4. El suscrito acusa recibo del siguiente adendo a los documentos de la Convocatoria detallados a continuación, de acuerdo con su número y fecha (si los hubiere): 5. El suscrito en su calidad de Representante Legal, declara bajo la gravedad del juramento, que la sociedad que representa no se halla incursa en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con el Estado colombiano. 6. El suscrito informa que las comunicaciones relativas a esta Convocatoria, deben enviarse a: Dirección: Apartado Aéreo: Teléfono No.: Nombre del Proponente: (sin abreviaturas) NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL, FIRMA Y SELLO 11

12 DECLARACION JURAMENTADA ANEXO No. 2 Ciudad, Fecha Señores Universidad del Valle Calle 5 No Santiago de Cali Asunto: Declaración de no Deudor Yo,, identificado como aparece al pie de mi firma, declaro bajo la gravedad de juramento, no encontrarme en situación de Deudor Moroso con el Estado, o, en su defecto, haber suscrito acuerdo de pago vigente. Cordialmente, Nombre y Apellidos o Razón Social Firma Identificación Número: Seleccione con una X según Cédula de Ciudadanía NIT Cédula de Extranjería Pasaporte Sociedad Extranjera sin NIT en Colombia 12