PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS ÍNDICE. CLÁUSULA 1ª. Objeto CLÁUSULA 2ª. Ordenación de los bienes del Senado... 2

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD PARA LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO DE SERVICIOS DE ACTUALIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL INVENTARIO DEL SENADO PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS ÍNDICE CLÁUSULA 1ª. Objeto CLÁUSULA 2ª. Ordenación de los bienes del Senado CLÁUSULA 3ª. Aplicación informática para la gestión del inventario CLÁUSULA 4ª. Tareas a realizar CLÁUSULA 5ª. Realización de los trabajos CLÁUSULA 6ª. Actualización, mantenimiento, conservación y control del inventario CLÁUSULA 7ª. Gestión del inventario CLÁUSULA 8ª. Alta de bienes en inventario CLÁUSULA 9ª. Etiquetado de un bien... 7 CLÁUSULA 10ª. Modificaciones CLÁUSULA 11ª. Baja de un bien en inventario CLÁUSULA 12ª. Lugar de prestación del servicio CLÁUSULA 13ª. Control de la realización del objeto del contrato CLÁUSULA 14ª. Medios humanos, técnicos y materiales

2 CLÁUSULA 1ª. Objeto. El presente procedimiento tiene por objeto la adjudicación del contrato de servicios de actualización, conservación y mantenimiento del inventario del Senado, de conformidad con lo dispuesto en el presente pliego y en el pliego de cláusulas administrativas particulares. CLÁUSULA 2ª. Ordenación de los bienes del Senado. El Senado cuenta con bienes en las siguientes dependencias: - Palacio del Senado (PS) - Edificio Ampliación del Senado (EAS) - Residencia institucional del Presidente (RIS) - Almacén externo a la Cámara (AEX) - Depósito de la empresa Alfombras Peña El número de metros cúbicos arrendados en el almacén externo del Senado es de aproximadamente para el año En este almacén se encuentran: - Bienes que han sido retirados de su uso o ubicación y que son susceptibles de ser utilizados por otras unidades. - Bienes de uso general empleados para organización de exposiciones, presentaciones, congresos y cualquier otro tipo de actos. - Bienes pendientes de distribuir. En la sede de la empresa Alfombras Peña existen aproximadamente metros cuadrados de alfombras en depósito. CLÁUSULA 3ª. Aplicación informática para la gestión del inventario. El Senado dispone desde el año 2010 de la aplicación Easyvista, versión 2012, de la empresa del mismo nombre, que ha sido parametrizada y personalizada para su utilización por el Departamento de Patrimonio Artístico, Mobiliario y Suministros del Senado en la gestión de sus activos. El acceso a dicha aplicación se realiza a través de un navegador web, ya que se encuentra instalada en un servidor del sistema informático de la Cámara, lo que la independiza del sistema operativo del ordenador que se utilice por el usuario. El personal de la empresa adjudicataria deberá utilizar dicha aplicación para realizar la introducción de todos los datos necesarios para mantener constantemente actualizada la información. 2

3 CLÁUSULA 4ª. Tareas a realizar. 1. Actualización, conservación y mantenimiento del inventario del Senado: El Senado cuenta, aproximadamente, con unidades inventariadas de inmovilizado material y de unidades inventariadas de patrimonio histórico-artístico. Los servicios solicitados, dirigidos a satisfacer las necesidades específicas de control, abarcan una gama de servicios tales como: nuevas altas en el inventario; verificación y creación de listados de activos fijos y su actualización y mantenimiento. La materialización de los trabajos se concreta en: - Incorporación al inventario actual de todos los bienes que se vayan adquiriendo por parte del Senado. - Actualización, conservación y control: control de artículos obsoletos una vez finalizada su actividad-, control de stocks, valoración del inventario de forma global y para cada uno de los almacenes, posibilidad de recuento de artículos, previsión de demandas, gestión de movimientos. - Reinventario: el 100% de los bienes registrados se reinventariarán anualmente. La empresa adjudicataria dispondrá de personal cualificado que se encargará de dar de alta las entradas de mobiliario, así como las modificaciones que se produzcan en los mismos, y sus bajas, durante las jornadas que se establezcan al efecto, siendo su mínimo de 10 horas semanales, en horario a determinar por el Senado. 2. Catalogación de las artes decorativas del Senado: Dentro de las obras de patrimonio histórico artístico que el Senado tiene inventariadas y regularizadas, se encuentra el grupo de artes decorativas, formado por una serie de bienes, tales como relojes, elementos de orfebrería, tapices, alfombras, lámparas, etc. que ascienden a elementos. El Senado necesita la confección de un catálogo digitalizado de dichos bienes. Esta catalogación artística ha de incluir los aspectos que actualmente se desconocen en su mayoría: Autorías o manufacturas, técnicas empleadas, tipologías, dimensiones y descripciones, así como los estados de conservación de las piezas y cualquier otro elemento necesario derivado del estudio de las mismas. Estos datos se irán incorporando a la aplicación informática para la gestión del inventario siguiendo la normalización documental de museos en cuanto a terminología empleada y uso de la misma. Los informes del inventario relativos a las artes decorativas podrán ser objeto de publicidad a través de la página web del Senado o de cualquier otro medio de comunicación pública, a cuyo efecto, el contratista cede los derechos de explotación de propiedad intelectual que pudieran derivarse. 3

4 La empresa adjudicataria dispondrá de equipo cualificado que preste un servicio integral para poder ejecutar lo solicitado en el párrafo anterior. CLÁUSULA 5ª. Realización de los trabajos. La prestación del servicio con sus especificaciones se desarrollará de manera continuada a partir del 1 de enero de El equipo humano que aporte la empresa adjudicataria deberá estar a disposición del Departamento de Patrimonio Artístico, Mobiliario y Suministros, que será también el encargado de supervisar las actuaciones y coordinará la realización y desarrollo de los trabajos. Para ello recibirán listados periódicos para la comprobación y certificación de la actualización con la realidad física. Para las tareas de catalogación artística digitalizada de los elementos pertenecientes a las artes decorativas del Senado, se dispondrá del periodo de vigencia inicial del contrato. Se presentará un estado mensual con los avances e incidencias presentados. Un catálogo con la totalidad de los bienes clasificados se entregará al Departamento de Patrimonio Artístico, Mobiliario y Suministros con anterioridad al 31 de diciembre de CLÁUSULA 6ª. Actualización, mantenimiento, conservación y control del inventario. El Senado tiene inventariadas las siguientes categorías de bienes: 1. Inventario del patrimonio histórico-artístico de la Cámara (PHA) activos inventariados a fecha junio de 2016, con el siguiente desglose: Bellas artes: activos: Escultura: 55 Pintura: 206 Fotografía: 28 Obra gráfica: 641 Dibujo: 17 Cartelería, láminas, reproducciones:115 Artes decorativas: activos: Luminarias (lámparas, apliques, faroles, etc.): 94 Relojes: 22 Textiles (tapices, alfombras, reposteros, uniformes, etc.): 396 Mobiliario: 579 Obsequios institucionales: 452 Varios (espejos, jarrones, orfebrería y metales, etc.): Inventario del inmovilizado material del Senado (BMI) activos inventariados a fecha junio de 2016, con el siguiente desglose: 4

5 Equipos de oficina (cizallas, destructoras, encuadernadoras, calculadoras, etc.): 99 Maquinaria y electrodomésticos (estufas, ventiladores, fuentes de agua, humidificadores, etc.): 158 Mobiliario de oficina (clásico y normalizado): Mobiliario y enseres residencia institucional: 638 Mobiliario y utensilios de cocina, restaurante, cafetería y comedores: 18 Mobiliario y utensilios clínicos (gabinete médico y enfermería): 26 Este inventario se encuentra actualizado a junio de 2016 y en él se recogen los bienes y objetos de las distintas ubicaciones que la Cámara posee según la cláusula 2ª. El inventario recoge, respecto de cada bien o derecho, los datos que se consideran necesarios para su gestión (características físicas, técnicas, económicas y jurídicas de los bienes inventariables), información ésta que se actualizará permanentemente para cubrir las necesidades de los usuarios. Se inventariará todo bien mueble que por su valor, importancia o perdurabilidad así lo requiera y siempre que se cumplan los requisitos siguientes: - Que no sea fungible, con vida superior a un año. - Que su valor total supere los 100 euros, incluidos impuestos, transportes, seguros y gastos de instalación hasta su puesta en funcionamiento. - Cualquier otro que determine el Senado. Sin perjuicio de lo expuesto, se pueden incorporar al inventario aquellos bienes muebles que, aun cuando su valor no alcance la cuantía mínima inventariable, se estime conveniente que sean inventariados. En todo caso se inventariará como grupo la adquisición de un conjunto de bienes no fungibles que, tomados individualmente, no alcancen el importe mínimo inventariable, pero que en conjunto supongan una inversión significativa. En este supuesto se inventariará con un único número de expediente. Los bienes muebles se incluirán en el inventario, bien como elemento principal cuando se trate de un bien cuya entidad o funcionamiento no dependa de otro bien, o como subelemento, cuando el funcionamiento del bien dependa o vaya ligado a otro bien. Las adquisiciones que se incorporen a bienes muebles ya inventariados, que supongan un aumento de su capacidad productiva o un alargamiento de su vida útil, se calificarán como mejoras inventariables, siempre y cuando alcancen la cuantía mínima de 100 euros. No se inventariarán: 5

6 - El material de repuestos, piezas para sustituciones y las reparaciones. - Las instalaciones fijas: armarios empotrados, sistema fijo de aire acondicionado y calefacción. No obstante el Senado podrá decidir que dichas instalaciones (equipos de climatización, calefacción, sistemas de seguridad, sistema contra-incendios, etc.) sean objeto de inventario en un momento posterior. - Las sustituciones de elementos que forman parte de un bien y que no producen incremento de valor del mismo. Estos se considerarán gastos corrientes. - Los bienes particulares que sean propiedad de las personas que desempeñan su trabajo en la Cámara. - Los libros, revistas, otras publicaciones, películas y discos (que se registran en las unidades documentales de la Cámara). - Determinados bienes que se entienden como material de oficina no inventariable: bandejas, conjuntos de archivo en plástico, carros de carpetas, rotuladoras, grapadoras Tampoco serán objeto de inventario los bienes inmuebles a disposición del Senado para el cumplimiento de sus funciones. CLÁUSULA 7ª. Gestión del inventario. La gestión del inventario consistirá tanto en incorporar al mismo nuevos bienes como en verificar físicamente los bienes a una fecha determinada y constatará, junto a la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad. La gestión del inventario conlleva las siguientes fases: 1. Alta de bienes 2. Modificaciones 3. Baja de bienes Estas fases componen el procedimiento de inventario de bienes muebles. CLÁUSULA 8ª. Alta de bienes en inventario. Se deberán introducir todos los datos posibles que permitan su completa identificación, tanto los descriptivos del bien como los de su localización, los económicos y de valoración. Cada bien incorporado tiene asignado un número que lo identifica en su ficha y que es el mismo que consta en la etiqueta de inventario. El número se imprime en las etiquetas adhesivas que se adherirán al elemento objeto de la ficha con los datos de identificación que el Senado determine. Para aquellos elementos que, bien por sus propias características o porque forman parte del patrimonio histórico-artístico, y así se decida, no puedan llevar ninguna etiqueta adherida, se optará por etiquetas virtuales. 6

7 CLÁUSULA 9ª. Etiquetado de un bien. La etiqueta se deberá colocar en cada bien mueble inventariable. Cada etiqueta contendrá el código mediante el que se identifica el activo en la aplicación de inventario. Criterios de colocación de la etiqueta: - Adherir, en la medida de lo posible, en el mismo sitio para cada clase de elemento, procurando que sea de fácil acceso y visibilidad, eligiendo sitios planos, evitando superficies curvas que dificulten su lectura, así como sitios que desprendan calor o estén expuestos a mucho contacto. - Si no fuera posible o conveniente adherirlas físicamente al elemento a inventariar, o si se trata del alta de un grupo de bienes, se colocará en el manual del bien. - Deberá quedar constancia de la colocación de las mismas, mediante la operación correspondiente en cada ficha de inventario. - Para el caso de los elementos artísticos, las etiquetas han de colocarse en reversos, caras posteriores o bases, con el fin de buscar los lugares más discretos para la adhesión de las mismas. CLÁUSULA 10ª. Modificaciones. Cualquier modificación (supuestos de mejoras, cambio de ubicación, etc.) será reflejada en la ficha correspondiente del bien, en la que figurará la fecha de dicha modificación. Los cambios de ubicación de un bien inventariado de un despacho/sala a otro se comunicarán por el Departamento de Patrimonio Artístico, Mobiliario y Suministros al personal de la empresa adjudicataria en un plazo de 10 días, a fin de que dicho cambio quede reflejado en el inventario, haciendo constar en la ficha correspondiente tanto el despacho cedente como el receptor del bien. Es obligatorio comunicar y autorizar las salidas de los bienes inventariados fuera de las dependencias de la Cámara, incluidos los almacenes externos. CLÁUSULA 11ª. Baja de un bien en inventario. La baja de un bien del inventario general de la Cámara se realizará siguiendo los mismos criterios establecidos en cláusulas anteriores, bajo la supervisión del Departamento de Patrimonio Artístico, Mobiliario y Suministros. CLÁUSULA 12ª. Lugar de prestación del servicio. La empresa adjudicataria ejecutará el contrato en las dependencias de la Cámara, en sitio habilitado al efecto. 7

8 CLÁUSULA 13ª. Control de la realización del objeto del contrato. La empresa adjudicataria estará sometida a la supervisión y control que el Senado establezca para verificar el correcto cumplimiento de la prestación objeto del contrato. CLÁUSULA 14ª. Medios humanos, técnicos y materiales. La empresa adjudicataria se compromete a poner a disposición del Senado personal con la cualificación técnica y profesional suficiente y necesaria para llevar a cabo la gestión y mantenimiento del inventario de la Cámara, así como su conservación, control y actualización. Asimismo, se compromete también a facilitar personal con la cualificación artística suficiente y necesaria para la elaboración del catálogo digitalizado de las artes decorativas de la Cámara. El incumplimiento de este requisito es causa suficiente para la resolución del contrato por parte del Senado. El Senado, en los espacios físicos que estime oportunos, pondrá a disposición de la empresa adjudicataria los medios informáticos necesarios para la correcta gestión del inventario, que en ningún caso podrán ser trasladados fuera de la Cámara. 8