Tutorial de Introducción a la Informática Tema 4 Ofimática. Ofimática. 1. Objetivos

Transcripción

1 1. Objetivos El objetivo de este último curso es aprender a utilizar una herramienta avanzada de edición de documentos que permita dar formato a nuestros documentos. Para ello utilizaremos el programa Microsoft Word 2007, aunque lo que aprendamos en este tutorial será en general aplicable a cualquier herramienta similar de ofimática o a otras versiones de Microsoft Word. Recuerda que siempre prefijaremos con un guión (-) todas las acciones que requieran tu interacción con el ordenador. 2. Ejecutar Microsoft Word El acceso directo al programa se encontrará generalmente en el Escritorio o bien en el Menú Inicio Todos los programas. Aunque vamos a aprender un nuevo método para encontrar y ejecutar fácilmente un programa instalado en nuestro ordenador si utilizamos Windows Vista, 7 o superior. Haz clic en el botón de Inicio, en la barra de tareas. Observarás que abajo del todo en el Menú Inicio aparece un campo de texto con un cursor parpadeando. Escribe la palabra: word en ese cuadro de texto. El Menú Inicio ahora filtrará todos los nombres de programa que contengan esa palabra, con lo que te será mucho más fácil encontrar el acceso directo para ejecutar Microsoft Word. Observa que esta técnica es aplicable para la ejecución de cualquier programa instalado, y será útil para las siguientes partes de este curso. Ejecuta Microsoft Word 2007 haciendo clic sobre su acceso directo. El interfaz del programa se verá como en la captura que sigue a continuación: Tutorial de Introducción a la Informática Pág. 1

2 Los botones superiores nos servirán para dar un formato de estilo a nuestros documentos. Los estudiaremos más adelante, de momento vamos a trabajar con el lienzo blanco, sobre el que podemos escribir si hacemos clic. Haz clic en el lienzo blanco, verás que aparece un cursor. Es el punto donde comenzarás a escribir. 3. Escribir un texto Vamos a comenzar escribiendo un documento completo practicando lo aprendido en la lección de mecanografía. Sirve en general cualquier texto que tenga un formato sencillo con alguna cabecera de texto, subapartados, etc. En nuestro caso seguiremos el tutorial redactando este propio documento. Utiliza Microsoft Office para redactar un documento de varias páginas con al menos un título y varios índices de tema, por ejemplo este mismo manual. Redacta el texto plano sin aplicar ningún tipo de opción. Ten siempre en cuenta la posición de las manos, que debe ser en todo momento la aprendida en la aprendida en la lección de mecanografía. Cuando quieras saltar varias líneas, recuerda que puedes hacerlo pulsando la tecla Intro las veces que resulte necesario. Tutorial de Introducción a la Informática Pág. 2

3 El documento redactado debería verse aproximadamente así: Ahora vamos a dedicarnos a utilizar los controles superiores para dar un formato y estilo adecuado a nuestro documento de manera que resulte más agradable de leer. 4. Barra de inicio La barra superior cuenta con varias pestañas que nos permiten seleccionar el tipo de herramientas que vamos a usar. En primer lugar, en las pestañas superiores de Microsfot Word asegúrate de tener activa la pestaña Inicio, tal y como puedes ver en la captura superior. Vamos a probar las opciones más útiles de la barra superior, que se mostrará así: Tutorial de Introducción a la Informática Pág. 3

4 Vamos a repasar las diferentes opciones de menú de la barra anterior, que vienen separadas en cuadrados cuyo título podemos leer abajo: Portapapeles, Fuente, Párrafo, etc. 4.1 Portapapeles Los botones del Portapapeles ofrecen las opciones para pegar, cortar y copiar, de la misma forma que hemos visto en la lección de introducción a Windows, sólo que aplicado al texto que tengamos seleccionado o a la posición actual del cursor. Haciendo clic y arrastrando, selecciona un fragmento de texto y prueba las opciones para copiarlo/cortarlo y a continuación pegarlo en la posición donde se encuentre el cursor. 4.2 Fuente Una fuente de texto ofrece el aspecto visual al texto de nuestro documento. Habrás observado que la fuente de texto del documento que has redactado en Microsoft Word no es igual a la de este documento. Mediante arrastrar y soltar, selecciona todo el texto al que quieras aplicar un cambio de fuente, lo más recomendable es que selecciones todo el texto del documento, ya que a nivel estético y por legibilidad es preferible utilizar una única fuente en cada documento. En la barra de herramientas superior, en el cuadro Fuente, haz clic en la lista desplegable donde ahora puedes ver Times New Roman, que es la fuente que estás usando actualmente. En la lista desplegable, además del nombre de la fuente, puedes ver una previsualización de la misma. Selecciona una fuente que sea de tu agrado, ya que la usaremos durante prácticamente toda la lección. Debes tener en cuenta los siguientes conceptos: Las fuentes de texto se distinguen en 3 tipos fundamentales según la siguiente lista: Fuente de texto con pie: Se caracteriza por tener un pequeño pie horizontal en todas las letras. Se utiliza en documentos formales, generalmente científicos o legales. Se considera que cansa la vista y no es recomendada para trabajos o documentos breves. Por ejemplo Times New Roman es de este tipo. Tutorial de Introducción a la Informática Pág. 4

5 Fuente de texto sin pie: Se caracteriza por no tener el pie mencionado anteriormente. Se utiliza en textos y documentos breves que interesa sean leídos con rapidez. Es la más recomendada en nuestro caso. Por ejemplo Arial es de este tipo. Fuente de texto exótica: Se caracteriza por no cumplir en general ninguna de las dos reglas anteriores y ofrecer símbolos extraños o tipografías excesivamente llamativas. Es la más recomendada para títulos o logotipos, pero nunca debe utilizarse en la elaboración de textos de más de una línea. Por ejemplo AR Hermann es de este tipo. Junto a la lista desplegable de donde podemos seleccionar la fuente de texto, observarás otra lista desplegable con un número. Ese número representa el tamaño de la fuente. Selecciona todo el texto del documento y establece un tamaño de la fuente apropiado. Generalmente valores entre 8 y 14 serán suficientes. También puedes seleccionar por separado algunos de los índices del documento para darles un tamaño distinto, aunque generalmente se recomienda utilizar un sólo tipo de fuente y al mismo tamaño en todo documento. Debajo de las listas desplegables anteriores podemos ver 3 botones con las teclas N, K y S, respectivamente. Si tenemos texto seleccionado y pulsamos uno de esos botones aplicarán un efecto de resaltado al texto de entre los siguientes: N: Establece negrita en la fuente, esto es, un trazo más grueso del normal, que nos permite resaltar un título o una frase. Selecciona y aplica negrita al título y a los índices de tu documento. K: Establece cursiva en la fuente, esto es, un efecto de inclinación hacia la derecha, que nos permite distinguir un texto de otro para hacerlo más llamativo. También puede utilizarse junto con negrita. Selecciona y aplica cursiva a los índices de tu documento, pero no al título. S: Subraya la fuente con una línea recta debajo, nos permite destacar un texto. También puede utilizarse junto con negrita o cursiva. Tutorial de Introducción a la Informática Pág. 5

6 Selecciona los fragmentos de texto que consideres más importantes en tu documento, y aplica en ellos el efecto de subrayado para destacarlos. Generalmente, y sobre todo en nuestro caso práctico, no utilices negrita ni cursiva en ellos ya que sobrecargaría demasiado el documento a nivel visual. Finalmente, el botón señalado en la captura a la izquierda, nos permite seleccionar un color diferente para nuestro texto mediante un menú desplegable. Generalmente un documento extenso no resultará cómodo de leer si utilizamos colores llamativos en él. Pero sí que es una buena práctica utilizar un color gris oscuro en lugar de negro para ahorrar tinta en nuestros impresos. Utiliza el botón anterior sobre el título y los índices de tu documento para modificar su color. En nuestro caso y en general para cualquier documento que redactemos, utiliza un color oscuro con un ligero teñido, por ejemplo a rojo o a azul muy oscuro, que no resalte demasiado respecto del color del texto normal. El texto de tu documento ahora mismo debería verse con un estilo más cuidado, similar a éste: 4.3 Párrafo Las opciones de párrafo nos permiten alinear el texto seleccionado más hacia la izquierda o más hacia la derecha, o ajustar una anchura uniforme en todas las líneas de texto para mayor legibilidad. Tutorial de Introducción a la Informática Pág. 6

7 Los botones señalados en la siguiente captura nos permiten, respectivamente, alinear el texto totalmente a la derecha, centrar el texto en la página, alinearlo totalmente a la izquierda o bien ajustar una longitud uniforme para todas las líneas. Selecciona todo el texto de tu documento y pulsa el último botón para establecer una anchura uniforme en todas las líneas, es generalmente la forma en la que se escriben los documentos, aunque también puedes optar por centrar algún elemento como el título o los subíndices. El botón señalado en la siguiente captura nos permite desplazar ligeramente un párrafo hacia la izquierda y marcarlo con un signo de puntuación. Selecciona un párrafo de tu documento y utiliza el botón anterior para desplazarlo hacia la derecha. Si no te gusta el efecto, puedes eliminarlo si colocas el cursor justo a la derecha del punto y pulsas la tecla borrar hasta ajustar el texto nuevamente en su posición inicial. El desplazamiento, junto con el resto de operaciones anteriores, ofrecerían un aspecto similar al siguiente: 4. Barra de Insertar La siguiente barra nos permite insertar elementos que no son texto en nuestro documento, generalmente imágenes que podemos haber tomado con nuestra cámara digital y que podemos haber descargado de internet como hemos visto en las lecciones anteriores. Tutorial de Introducción a la Informática Pág. 7

8 En la barra superior de Microsoft Office, haz clic en la pestaña Insertar para acceder a las opciones de inserción de imágenes, tal y como puede verse en la anterior captura. La forma más sencilla de insertar una imagen en nuestro documento es pulsando el botón Imagen que podemos ver en el cuadro ilustraciones, a la izquierda según la captura de la izquierda. Ésto abrirá una ventana de navegador en la que podremos acceder a nuestra carpeta de trabajo para seleccionar una de nuestras imágenes guardadas. Haz clic en el lienzo para posicionar el cursor en la línea en la que quieres insertar tu imagen. Haz ahora clic en el botón anterior. En la ventana de navegador accede a tus imágenes, selecciona una y pulsa el botón Insertar, abajo a la derecha en la ventana de navegador, para insertarla en tu documento. La imagen insertada en el documento se verá de la siguiente manera: Tutorial de Introducción a la Informática Pág. 8

9 Observa que en los laterales y en las esquinas de la imagen insertada aparecen una serie de iconos redondos. Estos botones nos servirán para ajustar el tamaño de la imagen y podemos hacerlo haciendo clic sobre ellos, arrastrando y soltando con el ratón. Prueba los controles anteriores para ajustar el tamaño de tu imagen. Utiliza sólo los botones de las diagonales si quieres mantener la proporción de aspecto. Observa las imágenes siguientes, en una ellas no se ha mantenido la proporción de aspecto y la imagen aparece desproporcionada a la vista: Para terminar, podemos alinear la imagen a la izquierda o a la derecha del documento, de forma que el texto quede a su lado, como hemos podido ver en los propios documentos de estas lecciones. Inserta más imágenes en tu documento y configura para ellas un tamaño más pequeño según lo que acabamos de ver. Deja sitio suficiente a un lado para el texto, generalmente debes dejar más de la mitad de la anchura de la página para que resulte legible. Alinea totalmente a la izquierda o totalmente a la derecha las imágenes anteriores haciendo clic sobre ellas para seleccionarlas y utilizando los mismos botones de alineado de texto de las herramientas de Párrafo que hemos visto con anterioridad. Ahora comprobarás que las imágenes están correctamente alineadas, pero el texto sólo aparece encima y debajo de ellas, no a su lado, como podemos ver en la siguiente captura: Tutorial de Introducción a la Informática Pág. 9

10 Haz clic derecho en las imágenes que has alineado. Se mostrará un menú como el de la siguiente captura. Selecciona la opción Ajuste del texto. Selecciona Ajuste de texto cuadrado para conseguir que el texto pueda posicionarse al lado de la imagen y no únicamente encima y debajo de ella. Aplica esa operación sobre todas las imágenes que hayas alineado lateralmente. 5. Últimos retoques Para finalizar, revisa cuidadosamente todos los puntos y asegura que el texto se encuentra correctamente tabulado y resulta atractivo visualmente. Deberías conseguir un resultado similar de la siguiente captura: Tutorial de Introducción a la Informática Pág. 10

11 Tutorial de Introducción a la Informática Pág. 11