SEMINARIO ACTIVO FIJO SECTOR MUNICIPAL

Transcripción

1 SEMINARIO ACTIVO FIJO SECTOR MUNICIPAL 5, 7, 8 y 9 SEPT SANTIAGO

2 Comencemos por recordar las etapas que ya hemos avanzado

3 Cronograma Año 2014 Comienza la planificación para realizar guía normativa del activo fijo y auditorías en el diagnóstico municipal. Año 2015 Primer Semestre Elaboración de guía normativa sobre activo fijo municipal en conjunto con la División de Municipalidades Año 2015 Segundo Semestre - Se ejecutan las primeras auditorías al activo fijo. Entrega pre informe (diciembre). - Lanzamiento Guía Normativa (noviembre). Año 2016 Primer Semestre Elaboración Guía Práctica de Regularización del Activo Fijo. Año 2016 Segundo Semestre Se llevan a cabo Seminarios para entrega y análisis de Guía de Regularización del Activo Fijo. (septiembre) Recepción y revisión Carta Gantt (octubre-diciembre)

4 Guía Normativa del Activo Fijo para el Sector Municipal

5 Guía normativa - Aspectos Generales Dadas las necesidades existentes en el sector Municipal en cuanto al Activo Fijo. Herramienta que servirá como insumo para fiscalizar en el ámbito Municipal Ayuda a fortalecer los procesos de administración, contabilización, control y uso relacionados con el activo fijo. Revisar y corregir los movimientos de altas, bajas, transferencias y donaciones, con las contabilidades relacionadas. Instrumento de Apoyo Mantener una metodología de revisión de los procedimientos contables relacionados con el activo fijo. Control administrativo y contable de los bienes muebles e inmuebles que se incorporan a las Municipalidades.

6 Guía normativa - Aspectos Específicos ESTRUCTURA Aspectos Normativos Jurídicos Aspectos Normativos Contables Jurisprudencia Vigente Ejercicios Prácticos Aplica Procedimientos Contables vigentes

7 Guía normativa - Aspectos Específicos TEMAS TRATADOS * Adquisiciones * Leasing y Leaseback * Adquisiciones de Activos con Fondos Recibidos en Administración * Erogaciones Capitalizables * Proyectos de Inversión en Bienes Institucionales * Expropiaciones * Bienes cedidos en Comodato * Bienes recibidos en Comodato * Traspasos * Actualizaciones y Depreciaciones * Bajas (Bienes Excluidos) * Venta de Bienes * Donaciones de Bienes * Detrimento de Bienes * Concesiones * Glosario

8 Guía Normativa del Activo Fijo para el Sector Municipal

9 Guía normativa - Aspectos Específicos Cobertura Sector Municipal Municipios (Gestión) 345 Servicios Traspasados de Educación 293 Servicios Traspasados de Salud 272 Servicios traspasados de Cementerios 46 Total 956

10 Principales observaciones relacionadas con el control interno y examen de la materia auditada en los municipios

11 Ejemplos de Observaciones de Control Interno

12 1. Falta de reglamentos o políticas internas sobre manejo de inventarios La municipalidad cuenta con un manual de procedimientos para la sección inventario y bodega que regula el uso y manejo de stocks y la distribución de bienes en dependencias municipales, aprobado por decreto alcaldicio N 263, de 19 de enero de 2012, del cual se desprenden las siguientes situaciones: a) No se especifica un monto mínimo de activación de los bienes, que permita tener un criterio común y uniformidad en el registro de éstos, con el objeto de dar cumplimiento a lo previsto en el oficio circular N , de 2005, de este Organismo Fiscalizador, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación. b) El manual no incorpora un procedimiento sobre la determinación e incorporación de la vida útil asignada para cada bien, lo cual se encuentra consignado en el capítulo II, "depreciación de los bienes de uso", del referido oficio circular N , de 2005, de este Ente de Control. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

13 1. Falta de reglamentos o políticas internas sobre manejo de inventarios c) De igual forma omite el procedimiento relativo al cálculo de la corrección monetaria y de la depreciación de los bienes, acorde a lo indicado en el mencionado oficio circular N , de 2005, y el dictamen N , de 2009, ambos de este origen, sobre la actualización de activos, pasivos y patrimonio y depreciación de los bienes de uso. Respecto a las situaciones advertidas en los literales a), b) y c), precedentes, además es dable puntualizar que éstas no se ajustan a lo dispuesto en el referido numeral 45 de la resolución N 1.485, de 1996, de este origen. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

14 2. Falta de un funcionario que controle bienes Se constató que tanto en la entidad municipal como en el Departamento de Educación, no existe un encargado de inventario y/o activo fijo, como tampoco un sistema de control que mantenga actualizada la información sobre los bienes de uso, evidenciándose la falta de control sobre la materia. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

15 3. Sistema Informático sin implementar La entidad edilicia cuenta con un sistema computacional para el registro de bienes denominado "Sistema SMC módulo bienes", el cual es utilizado desde al año 2010, el cual contiene información de los bienes referentes a las altas, precio, cantidad, unidad, dependencia, número de orden de compra, factura, fecha de la factura, N de decreto, vida útil, código, entre otras. De igual forma, el sistema aludido permite registrar las bajas y los traslados de bienes, el cual considera, N de documento, cargo de la persona que retira, nombre del artículo, estado del bien, y emite informes auxiliares de actualización, depreciación financiera, listados codificados, entre otros. No obstante lo expuesto, se constató que el sistema informático no cuenta con la información antes aludida toda vez, que no se han incorporado desde el año los antecedentes de todos los bienes de uso que administra el Departamento de Educación, situación que impide a la municipalidad efectuar un control adecuado de las especies valoradas. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

16 3. Sistema Informático sin implementar Se constató que la Municipalidad a través del decreto alcaldicio N 202/2061/2013, de 25 de octubre de 2013, adjudicó a la empresa CAS Chile S.A., la licitación pública ID N LP13, denominada Adquisición, mantención, implementación, puesta en marcha y/o desarrollo de sistemas computacionales integrados para procesos municipales, entre los cuales, se contempla el sistema de contabilidad gubernamental y presupuesto; tesorería y caja municipal; permisos de circulación; patentes comerciales; entre otros. No obstante lo expuesto, el aludido sistema computacional no cuenta con un procedimiento de control que mantenga actualizada la información sobre los bienes de uso. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

17 Ejemplos de Observaciones de examen de la materia auditada División de Análisis Contable - División de Municipalidades

18 4. Falta de información o inexistencia de un registro de auxiliar del rubro del activo Fijo La Dirección de Administración y Finanzas de la entidad edilicia, no cuenta -desde el año con un análisis o auxiliar extracontable que identifique e individualice la totalidad de los bienes contabilizados por el Departamento de Educación, y clasificados por tipo de activo fijo, en el cual se consigne el número y/o código de inventario, descripción, fecha de incorporación, costo de adquisición, vida útil asignada y utilizada, depreciación acumulada, valor actualizado del bien, entre otros, situación que fue confirmada por el Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, a través del oficio ordinario N 403/13/2016, de 28 de abril de En efecto, la falta de información e inexistencia del aludido registro no permite acreditar y tener una certeza razonable de los montos registrados contablemente. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

19 4. Registro auxiliar del rubro del activo fijo en planilla Excel. Sobre la materia, se constató que el control financiero-contable de los bienes del activo fijo, se realiza a través de un archivo Excel, el cual carece de los atributos de seguridad que permitan controlar de manera confiable la información emanada de éste, tales como, la valorización de los bienes, los cálculos de corrección monetaria y su depreciación. En efecto, lo descrito, no guarda armonía con lo establecido en los artículos 3, 5 y 11, de la ley N , Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, los cuales consignan que la administración debe observar en su actuar, entre otros principios, los de responsabilidad, eficiencia, eficacia, control y transparencia, como asimismo, que las autoridades y funcionarios deben velar por la eficiente e idónea administración de los medios públicos. División de Análisis Contable- División de Municipalidades Área Sector Municipal Área Auditoría 1

20 4. Información incompleta en registro auxiliar de activo fijo. El análisis efectuado a la información del aludido registro, demostró que éste contiene los saldos iniciales al 1 de enero de 2014, más su actualización y depreciación del período, sin considerar las altas y bajas del año revisado, por $ , y $ , respectivamente, ni su correspondiente corrección monetaria y depreciación, como tampoco el saldo neto que debería obtenerse de la operación aritmética de los datos antes señalados, de los bienes de uso depreciables y no depreciables, contabilizados por la entidad. Además, dicho instrumento de control, carece de los datos referentes al número de inventario, fecha de incorporación, costo de adquisición, y la vida útil asignada y utilizada, de los aludidos bienes. Lo anterior no da cumplimiento a lo previsto en el oficio circular N , de 2005, de este Organismo Fiscalizador, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, respecto al principio de exposición, el cual prescribe que los estados financieros deben contener toda la información necesaria para una adecuada interpretación de la situación presupuestaria y económica-financiera de las entidades contables División de Análisis Contable - División de Municipalidades

21 4. Registro auxiliar de activo fijo. 1. Omisión de la composición del saldo inicial. Sobre el particular, se estableció que en el citado registro auxiliar de bienes, los rubros "terrenos", "edificaciones", "edificaciones años anteriores", "maquinarias y equipos", "maquinarias año anterior", "instalaciones", "máquinas y equipo de oficina", "vehículos", "muebles y enseres", "equipos computacionales y periféricos", y "bienes intangibles", no cuentan con un detalle que permita conocer la composición de sus correspondientes saldos iniciales al 1 de enero de 2014, cuyo monto netototalasciendea$ ,deacuerdoaloregistradoenlosrespectivosmayores contables emitidos al 31 de diciembre de 2014, situación que vulnera lo previsto en el oficio circular N , de 2005, de este Organismo Fiscalizador, en los mismos términos señalados en la letra a), precedente, en el sentido que se vulnera el principio de exposición. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

22 4. Registro auxiliar de activo fijo. 2. Diferencias entre el Balance de Comprobación y Saldos y el registro auxiliar de activo fijo. Al respecto, y como cuestión previa, se estimó del caso presentar un cuadro comparativo entre las cuentas del balance de comprobación y de saldos al 31 de diciembre de 2014 y el aludido registro auxiliar. Luego, del análisis se advierte, por una parte, discrepancias que totalizan un valor neto de $ , y por otra, que la contabilidad incluye bienes que no han sido considerados en dicho auxiliarcontable,poruntotalnetoascendentea$ ,todolocualinfringelocontenido en los numerales 38 y 39, de la resolución exenta N 1.485, de 1996, de esta Contraloría General, sobre vigilancia de los controles, en orden a que los directivos deben monitorear continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria a los principios de eficiencia o eficacia; como asimismo, una vulneración al principio de control, consignados en el artículo 3 de la anotada ley N División de Análisis Contable - División de Municipalidades

23 5. Bienes en comodato a) Falta de registro contable de los bienes entregados en comodato. Sobre el particular, la Municipalidad, por medio del oficio N 1800/36/3970, de 18 de agosto de 2015, entregó un informe actualizado al mes de junio de 2015, de los bienes entregados en comodato a juntas de vecinos, organizaciones comunitarias e instituciones varias, de cuyo análisis se determinó la existencia de 99 inmuebles y terrenos en dicha situación, ubicados en diferentes locaciones de la comuna. Ahora bien, se estableció que ese municipio no contabilizó los comodatos antes indicados, por cuanto, en el balance general clasificado al 31 de diciembre de 2014, las cuentas N OS y , bienes de uso no depreciables en comodato y bienes de uso depreciables en comodato, respectivamente, no presentan saldos de años anteriores, ni movimientos del período. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

24 5. Bienes en comodato b) Ausencia de los contratos que entregan los inmuebles en comodato y los decretos alcaldicios que los aprueben. Solicitados los expedientes respectivos a la entidad comunal, se advirtió que no fueron habidos los actos administrativos que sancionaron los contratos de comodato de 7 bienes inmuebles. Asimismo, los 16 inmuebles entregados en comodato, no contaban con los contratos respectivos, situación confirmada por el Director Jurídico (S), mediante correo electrónico de 13 de mayo de la presente anualidad. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

25 5. Bienes en comodato c) Acuerdo del Concejo Municipal para el otorgamiento de comodatos. A este respecto, se constató que no se encontraron los acuerdos del Concejo Municipal, para la totalidad de los comodatos otorgados, según lo informado por el Director Jurídico (S), mediante correo electrónico de 13 de mayo de En relación con lo anterior, es del caso precisar que, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 5, letra c), de ley N , la administración de los bienes municipales constituye una de las atribuciones esenciales de los municipios, correspondiendo al Alcalde, acorde con el artículo 65, letra e), de la misma ley, requerir el acuerdo del Concejo para adquirir, enajenar, gravar, arrendar por un plazo superior a cuatro años o traspasar a cualquier título, el dominio o la mera tenencia de bienes inmuebles municipales. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

26 6. Validaciones en terreno Control de bienes a) Sobre estado de los bienes. Se comprobó que los tres establecimientos educacionales mantienen bienes que se encuentran en desuso, sin embargo, la Dirección de Administración y Finanzas Municipal -unidad que contabiliza las transacciones del Departamento de Educación Municipal- no ha adoptado medidas para proceder a su rebaja de la contabilidad, tal como lo dispone el procedimiento B-01, del mencionado oficio circular N , de 2007, de este origen. b) Espacios físicos habilitadas como bodegas. En la visita inspectiva se advirtió que los tres establecimientos educacionales, habilitaron como bodegas instalaciones que no reúnen las condiciones para la custodia de bienes, toda vez que, en la Escuela Chile E 260, se dispuso un pasillo del tercer piso - sector donde funciona la enfermería y salas de clases-; en la Escuela Ejército Libertador, se utiliza una sala de clases para acopio; y, en la Escuela D 100, se implementó el camarín de damas y un aula para resguardar casetas metálicas para las votaciones, de propiedad de la Municipalidad. División de Municipalidades Área Sector Municipal Área Auditoría 1

27 6. Validaciones en terreno Control de bienes En relación con lo expuesto, fue posible advertir que las aludidas dependencias habilitadas, no cuentan con un acceso de libre entrada y salida de bienes, ni existen zonas de seguridad delimitadas ni salidas de emergencia, además los bienes se encuentran apilados. c) Bienes no inventariados y sin códigos de identificación. De las validaciones en terreno, se constató que existe una gran cantidad de bienes los cuales no están inventariados, y la totalidad de éstos no cuentan con el código y/o número pertinente que permita su identificación y ubicación. d) Bienes no habidos. De la revisión efectuada a la muestra de bienes de uso, se comprobó que ciento veintitrés de ellos, no fueron encontrados en la ubicación consignada en el inventario proporcionado. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

28 6. Validaciones en terreno Control de bienes e) Planchetas que no reflejan la cantidad de bienes que posee un espacio físico determinado e inexistencia de ese registro. En el proceso de toma de inventarios, se comprobó que solo para algunos casos existe control de los bienes mediante el uso de planchetas u hojas murales, sin embargo, éstas se encuentran desactualizadas y/o no coinciden los objetos que en ellas se indica, con los que efectivamente permanecen en las respectivas dependencias. Asimismo, se constató que algunas de éstas no estaban firmadas por el funcionario responsable, tal como lo exige el artículo 10, del referido reglamento de inventario, que señala que los bienes muebles de uso que se encuentran en cada oficina y dependencias de la unidad deberán anotarse en una hoja en que se consignarán las especies que existen en ella, con su código, su estado de conservación y su valor, esta hoja será firmada por el Director de la Unidad, los responsables directos de los bienes y el jefe de inventario. A modo de ejemplo, se cita el taller de tecnología del Colegio Chile E 260, respecto del cual no estaban incorporados en el registro de control un computador, una multifuncional marca HP y un proyector. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

29 7. Confirmaciones con entidades externas respecto a los bienes de uso Conservador de Bienes Raíces de Santiago. El Conservador de Bienes Raíces y Comercio de Santiago Suplente-, informó, mediante el oficio S/N, de 2 de febrero de 2016, la existencia de 133 propiedades a nombre de la Municipalidad, los que fueron cotejados con los 146, informados por el municipio. a) Bienes inmuebles de propiedad municipal, que no están consignados en el reporte del Conservador de Bienes Raíces de Santiago. Del análisis efectuado, se determinó que de los 146 bienes declarados por la Municipalidad, 27 no se encuentran registrados en el resumen evacuado por el citado Conservador de Bienes Raíces. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

30 7. Confirmaciones con entidades externas respecto a los bienes de uso Conservador de Bienes Raíces de Santiago. b) Bienes informados por el Conservador de Bienes Raíces de Santiago, que no están en el informe evacuado por la municipalidad. El examen efectuado comprobó que de los 133 inmuebles notificados por el Conservador de Bienes Raíces de Santiago, 36 no forman parte del registro comunicado por el municipio, al 31 de diciembre de División de Análisis Contable - División de Municipalidades

31 7. Confirmaciones con entidades externas respecto a los bienes de uso Servicio de Impuestos Internos, SII. a) Bienes inmuebles de propiedad municipal no incluidos en el reporte del SII. De la información proporcionada por ese municipio, se verificó que de un total de 128 inmuebles - que contaban con su respectivo número de rol-, 68 no fueron comunicados por el SII. b) Bienes informados por el SII, que no están en el reporte evacuado por la municipalidad. Sobre este punto, se estableció que del total de 170 inmuebles declarados por el Servicio de Impuestos Internos, 123 no forman parte del registro proporcionado por entidad comunal, al 31 de diciembre de División de Análisis Contable - División de Municipalidades

32 7. Confirmaciones con entidades externas respecto a los bienes de uso Ministerio de Bienes Nacionales. Mediante oficio GABM N 632, de 24 de agosto de 2015, el Ministro de Bienes Nacionales entregó un detalle de 4 propiedades de esa entidad comunal, que se encuentran en su base de datos, al 31 de diciembre de Por su parte, el municipio solo coincidió en uno de los cuatro inmuebles informados, esto es, el bien ubicado en Barros Arana S/N, fojas , número , año 1995, del Conservador de Bienes Raíces de San Miguel, no aportando antecedentes que den cuenta de los otros 3. División de Análisis Contable - División de Municipalidades

33 Información Confiable del Activo Fijo Activo Fijo Sector Municipal 30 de agosto 2016 US$ millones 1.164; 30% 89; 2% 1.162; 30% 712; 19% 707; 19% Vehículos, Muebles y Otros Terrenos Edificaciones Inversiones en Proyectos Activos en Leasing

34 Estadísticas a nivel nacional en millones de dólares Los Bienes de uso representan: al 30/08/16 un 48% del total de los activos y, un 65% del patrimonio

35 Por qué la Guía de Regularización del Activo Fijo? Observaciones Calidad de la Información Dificultad observada en información relativa al activo fijo Cuentas de Bienes con Saldo Acreedor Depreciación Acumulada con Saldo Deudor Depreciación Acumulada mayor que Bienes de Uso Depreciables Cuenta Bienes por Clasificar con saldo Primera emisión de oficios año 2014 y debido a las dificultad de corrección permanecen dichas observaciones.

36 Resultados encuestas aplicadas años

37 Resultados encuesta aplicada año 2015 De un universo de 126 encuestas, los resultados son: PREGUNTAS SI NO N/R La municipalidad cuenta con un sistema informático para el registro y control del activo fijo El sistema permite: Registrar y controlar el activo fijo Control contable de adquisiciones Control contable de bajas, traslados y comodatos Actualizaciones, depreciaciones y ajustes En la estructura administrativa del municipio, se encuentran incorporadas las funciones del registro y control de: Inventarios Adquisiciones Altas y Bajas Se efectúan análisis a las cuentas relacionadas con el activo fijo y sus cifras informadas en la contabilidad, a lo menos en forma anual Mantiene un control administrativo de los bienes no activables (menores a 3 UTM) y bienes recibidos en comodato

38 Existen flujos comunicacionales entre las unidades encargadas del activo fijo, si la respuesta es si indique entre que unidades, caso contrario indiqu Seminario Activo Fijo Sector Municipal Resultados encuestas aplicada año 2015 Pregunta 3: Existen flujos comunicacionales entre las unidades encargadas del activo fijo, si la respuesta es si indique entre que unidades, caso contrario indique cuales son las principales dificultades. Unidades Inventario y Finanzas Adquisiciones, contabilidad y bodega Contabilidad de Bienes y Contabilidad Presupuestaria, ambas del departamento de Finanzas Contabilidad, Inventario, adquisiciones y bodega Inventario versus Depto. Contabilidad y Finanzas Inventario, contabilidad y adquisiciones Subdirección de Administración y todas las unidades Solo DAF Administración y Finanzas Control y Adquisiciones Adquisiciones Inventario, Administración y Finanzas Adquisiciones y Contabilidad Adquisiciones, Bodega e Inventario y Contabilidad Inventario, Contabilidad y Adquisiciones Adquisiciones, Inventario y Contabilidad Adquisiciones, Inventario y Rentas Adquisiciones e Informática Inventario y Contabilidad Adquisiciones, inventario, contabilidad y Administración Inventario, Contabilidad y Tesorería Bodega e Inventario No responde

39 Existen flujos comunicacionales entre las unidades encargadas del activo fijo, si la respuesta es si indique entre que unidades, caso contrario indiqu Seminario Activo Fijo Sector Municipal Resultados encuestas aplicada año 2015 Principales dificultades. Principales Dificultades Falta incorporar la bodega al sistema de contabilidad Falta de respeto entre unidades, al no dar imporatancia al traslado de bienes La separación de muebles modulares perdiéndose el control del bien El flujo de información entre las unidades involucradas no esta bien definida Se comienza con CASCHILE, solo tienen módulo de contabilidad. Es necesario que existan flujos comunicacionales y flujos del sistema computacional No son registradas las altas y bajas y se trabaja solo con imformación global Falta de coordinación de claridad sobre el tema de inventario, de los procesos y registros que deben realizarse Falta de comunicación entre unidades respectivas No existe flujo comunicacional lo que dificulta a los distintos departamentos que participan de este proceso. No se cuenta con personal No hay comunicación Capacitación del personal encargado de inventario No existe manual de procedimientos para el control y registro de activo fijo Solo se informan las altas, las bajas no los cambios de existencias no se informan No existe Nexo entre Contabilidad yunidad de inventarios Falta de comunicación entre las direcciones No se utiliza flujo comunicacional La distancia entre instalaciones dificulta la comunicación entre los departamentos No se ha logrado implementar un control a través del sistema No responde

40 Resultado encuesta aplicada año 2016

41 Resultados encuestas aplicada año Entidades encuestadas, respondieron 40 ( 39%) 26 gestión Municipal 6 Educación 7 Salud 1 Cementerio TEMA CANTIDAD DE RESPUESTAS PREGUNTAS SI NO N/A BLANCO ADMINISTRACIÓN CONTROL CONTABLE CONTROL ADMINISTRATIVO RESGUARDO USO - TENENCIA CONTABILIDAD E INFORMAC TOTAL

42 Resultados encuestas aplicada año 2016 TEMA TOTAL DE % PORCENTAJE DEL TOTAL RESPUESTAS SI NO N/A BLANCO ADMINISTRACIÓN CONTROL CONTABLE CONTROL ADMINISTRATIVO RESGUARDO USO - TENENCIA CONTABILIDAD E INFORMAC TOTAL

43 Resultados encuestas aplicada año 2016 El color expuesto en el semáforo, es el resultado de la aplicación de este cuestionario, el cual fue preparado con el fin de que los municipios pudieran tener un elemento objetivo para evaluar cual es el real estado que se encuentra el nivel de cumplimiento de la normativa vigente sobre la materia, para luego preparar un plan de acción y llevar a cabo las medidas correctivas necesarias en pro de las mejoras, las que permitirán llevar una transición armoniosa hacia la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público. NIVEL DE CUMPLIMIENTO EN % DESDE HASTA STATUS ENTIDADES 0 59 Rojo Amarillo Verde 1

44 Objetivos de la Guía de Regularización de Activo Fijo Herramienta de colaboración y apoyo que facilitará el proceso de transición a NICSPCGR. Llevar una correcta administración, control, resguardo, uso y tenencia y contabilización y presentación del AF en los EEFF. Colaborativa y de consulta permanente en el tiempo.

45 Consideraciones para la Regularización del Activo Fijo Ordenar, organizar y controlar el activo fijo, por parte del encargado responsable conforme a la función o mandato establecido. Preservar, valorizar y explotar el activo fijo de acuerdo a su naturaleza. Cuidar y vigilar el activo fijo, lo que puede ser abordado de forma física o documental (cauciones). Emplear o explotar el activo fijo conforme a su naturaleza. Exponer conforme a las normas contables.

46 Estructura de la Guía de Regularización del Activo Fijo I. Estructura Administrativa para el Control del Activo Fijo. II. Control Interno III. Control Contable IV. Plan de trabajo para la regularización V. Casos Prácticos

47 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo MUNICIPALIDAD Dirección de Administración y Finanzas Dirección de Control Gestión Municipal Servicio Traspasado de Educación Servicio Traspasado de Salud Servicio Traspasado de Cementerio Oficina o Unidad de Bodega Oficina o Unidad Contable Oficina o Unidad de Bodega Oficina o Unidad Contable Oficina o Unidad de Bodega Oficina o Unidad Contable Oficina o Unidad de Bodega Oficina o Unidad Contable

48 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo Dirección de Administración y Finanzas Dirección de Control Buen funcionamiento de los procesos de Administración, Control y Contabilización de Activos Fijos

49 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo Gestión Municipal Servicios Traspasados Educación, Salud y Cementerios Mantención independiente de la administración, control y contabilización de los Activos Fijos que estén a su cargo

50 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo Elaborar y mantener actualizados manuales de: Gestión Municipal Servicios Traspasados Educación, Salud y Cementerio Control Interno. Descripción de funciones Administración física de los Bienes del Activo Fijo. Administración y Control Financiero- Contable de los Bienes del Activo Fijo.

51 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo Funciones Unidad de Bodega Recibir, almacenar, resguardar, registrar y controlar la existencia del mobiliario y equipo que ingrese a la Unidad Elaborar permanentemente inventarios físicos de A F pertenecientes a la Unidad Elaborar los documentos de entrega/recepción de Activo Fijo Asignar, marcar y/o colocar el número de inventario al Activo Fijo Participar en la entrega/recepción de los bienes en las oficinas de la Unidad Conciliar la información de inventarios con la de Administración y Finanzas Controlar y tramitar administrativamente las pérdidas de inventario Controlar la entrada y salida de bienes por envíos a reparación o traspasos a otras Unidades Procurar la documentación de las altas de Activo Fijo que no provengan de adquisiciones (donaciones, fabricación interna u otras Otras

52 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo Funciones Unidad de Contabilidad Recibir los requerimientos de A F de las distintas dependencias Revisar con el encargado de bodega, los bienes disponibles para asignar Enviar solicitudes de adquisición de bienes que no se encuentren en bodega Recabar la documentación que respalda a las transacciones de altas y bajas de bienes Registrar en la contabilidad todos los movimientos de A F Conciliar la información de inventarios con la de Bodega Recibir y registrar información proveniente de bodega por cualquier incorporación Efectuar el registro contable de los bienes excluidos y de los que se den de baja Calcular y registrar las actualizaciones, depreciaciones y amortizaciones Otras

53 Control Interno Director de Administración y Finanzas Municipal Encargados Generales de la Gestión Municipal y de cada uno de los Servicios Traspasados Resguardo y Control de los Activos Fijos. Mantener Actualizados los inventarios globales de los bienes inmuebles, muebles y vehículos Uso adecuado de bienes muebles y vehículos

54 Control Contable El Sistema de Contabilidad General de la Nación está constituido por un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos que permiten el registro de los hechos económicos inherentes a las operaciones del estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de información para apoyar el control y el proceso de toma de decisiones de los administradores y para el conocimiento de terceros interesados en la gestión.

55 Control Contable Actores del Sistema de Contabilidad General de la Nación Contraloría General de la República Servicios Públicos y Municipalidades Establece los Principios, Normas y Procedimientos Contables por que se rige el Sistema. Llevar en forma independiente los registros contables de sus hechos económicos, en base a los instruido por CGR. Las Normas relacionadas con el Activo Fijo se encuentran recopiladas en la Guía Normativa.

56 Qué hacer para que el Control Contable funcione adecuadamente? Revisión periódica de la ocurrencia de factores de riesgo (Impiden que los objetivos del sistema se cumplan) Mantener actualizados y en conocimiento del personal, los manuales de políticas contables, procedimientos y funciones Corroborar permanentemente que se registre la totalidad de las operaciones, en los libros contables y auxiliares que corresponda Mantener el respaldo documental de la totalidad de las operaciones Realizar conciliaciones permanentes con los datos de otras Direcciones o Áreas y con entes externos al municipio.

57 Criterios para identificar factores de riesgo Desconocimiento del marco normativo aplicable en relación con el reconocimiento, revelación y presentación de los hechos económicos Ausencia de procesos que aseguren que los hechos económicos ocurridos, sean informados oportunamente a la Unidad Contable Carencia de políticas para realizar conciliaciones, cruces de información y tomas de inventario que garanticen el registro de los bienes a su valor real Falta de políticas de depuración contable permanente Interpretación errónea de hechos económicos atendido el marco normativo aplicable Utilización del Catálogo de Cuentas desactualizado Utilización inadecuada de cuentas y subcuentas Aplicación inadecuada de criterios contables Dificultad para la medición monetaria fiable de los hechos económicos Registros de hechos económicos sin su respectiva documentación de respaldo Otros

58 Fundamentos para evitar o prevenir factores de riesgo Manuales actualizados de políticas contables, procedimientos y funciones Registro de la totalidad de las operaciones Soportes y expedientes documentales completos Conciliaciones periódicas de información Establecimiento de acciones de control

59 Acciones de Control Principales acciones de Control Verificar que se aplique marco normativo correspondiente. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos financieros realizados en cualquier dependencia sean informados debidamente a la unidad de contabilidad. Definir e implementar políticas para identificar los bienes en forma individualizada. Adoptar políticas para garantizar el flujo de información hacia el área contable. Consultar a CGR, las situaciones que se presente duda sobre la adecuada interpretación del hecho económico. Revisar que se este aplicando el Catálogo de Cuentas actualizado. Verificar la completitud de los registros contables. Comprobar la información revelada en los Estados Financieros. Información verídica sustentable y de calidad

60 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Preparación Cuadraturas Regularización Seguimiento

61 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la regularización Procesos para determinar los Activos Preparación Fijos reales que posee el municipio, cómo están valorizados y registrados, tanto física como contablemente.

62 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización - Autoevaluación Preparación - Conformación del Equipo de trabajo - Capacitación del Equipo de Trabajo - Toma de inventario - Carta Gantt

63 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Paso a Paso - Preparar un Manual de Instrucciones para la toma de Inventario - Catalogar los inventarios por clases ( A B C ) Toma de Inventario - Dividirlos en familias de bienes - Verificar la ubicación de los bienes (localización) - Verificar la codificación de los bienes - Si no están codificados, anotarlos en un registro separado - Elaborar bases de datos (en programas informáticos) - Hacer el recuento, revisiones y anotaciones, bien por bien - Detectar bienes deteriorados o sin uso

64 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Carta Gantt MUNICIPIO PROCESO DE REGULARIZACIÓN TAREAS (MESES) SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN Seminario Activo Fijo 1 Autoevaluación 1 Formación Equipo de Trabajo 2 Planificación 2 Envío carta Gantt 1 Capacitación Equipo de trabajo 7 Circularización 4 Recepción y control de Información 7 Toma de Inventario 16 Ingreso Informac. al sistema 14 Cuadraturas 10 Regularización 6

65 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Cuadratura Entre la información real obtenida de la toma de inventarios y la circularización y lo registrado en los libros contables y auxiliares

66 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización De las diferencias detectadas el municipio Regularización deberá: Regularizar su Activo Fijo Solicitar mesas de trabajo, si existen dudas

67 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Supervisión y coordinación: Seguimiento A cargo del equipo de trabajo designado. División de Análisis Contable.

68 Proceso general para la Regularización Levantamiento de Inventarios físicos Registros Administrativos Depuración y verificación de existencia de bienes inventariados Confirmación del status legal/administrativo del bien Regularización Escrituración Económica ( por evaluadores independientes SII Mercado Público Valuación Contable ( según las normas contables aplicables) Reconocimiento inicial y posterior Registros Contables Reconocimiento de Actualización y Depreciación Realización de conciliaciones contable- administrativa periódica Conciliación Realización de ajustes en los sistemas administrativos y contables Preparación y presentación de reportes Elaboración de reportes administrativos y financieros y sus Revelación de información adicional respectivas notas

69 Impactos esperados * Mejorar la información * Activos Fijos reconocidos * Bienes contabilizados * Codificaciones de inventario * Bienes recibidos en donación * Bienes en comodato * Resguardo de los bienes * Estado de los bienes * Propiedad de los bienes * Bajas de activo fijo * Compra de activo fijo

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