SEMINARIO ACTIVO FIJO SECTOR MUNICIPAL

Transcripción

1 SEMINARIO ACTIVO FIJO SECTOR MUNICIPAL

2 Comencemos por recordar las etapas que ya hemos avanzado

3 Cronograma Año 2014 Comienza la planificación para realizar guía normativa del activo fijo y auditorías en el diagnóstico municipal. Año 2015 Segundo Semestre Año 2015 Primer Semestre Elaboración de guía normativa sobre activo fijo municipal en conjunto con la División de Municipalidades Se ejecutan las primeras auditorías al activo fijo. Entrega pre informe). Lanzamiento Guía Normativa. Año 2016 Segundo Semestre Año 2016 Primer Semestre Elaboración Guía Práctica de Regularización del Activo Fijo. Se llevan a cabo Seminarios para entrega y análisis de Guía de Regularización del Activo Fijo. Región Metropolitana Año 2017 Seminarios del Activo Fijo a la totalidad de los municipios del País

4 Guía Normativa del Activo Fijo para el Sector Municipal

5 Guía normativa Aspectos Generales Dadas las necesidades existentes en el sector Municipal en cuanto al Activo Fijo. Herramienta que servirá como insumo para fiscalizar en el ámbito Municipal Ayuda a fortalecer los procesos de administración, contabilización, control y uso relacionados con el activo fijo. Revisar y corregir los movimientos de altas, bajas, transferencias y donaciones, con las contabilidades relacionadas. Instrumento de Apoyo Mantener una metodología de revisión de los procedimientos contables relacionados con el activo fijo. Control administrativo y contable de los bienes muebles e inmuebles que se incorporan a las Municipalidades.

6 Guía normativa Aspectos Específicos ESTRUCTURA Aspectos Normativos Jurídicos Aspectos Normativos Contables Jurisprudencia Vigente Ejercicios Prácticos Aplica Procedimientos Contables vigentes

7 Guía normativa Aspectos Específicos TEMAS TRATADOS * Adquisiciones * Leasing y Leaseback * Adquisiciones de Activos con Fondos Recibidos en Administración * Erogaciones Capitalizables * Proyectos de Inversión en Bienes Institucionales * Expropiaciones * Bienes cedidos en Comodato * Bienes recibidos en Comodato * Traspasos * Actualizaciones y Depreciaciones * Bajas (Bienes Excluidos) * Venta de Bienes * Donaciones de Bienes * Detrimento de Bienes * Concesiones * Glosario

8 Guía Normativa del Activo Fijo para el Sector Municipal

9 Principales observaciones relacionadas con el control interno y examen de la materia auditada en los municipios

10 Ejemplos de Observaciones de Control Interno

11 1. Falta de reglamentos o políticas internas sobre manejo de inventarios. La municipalidad cuenta con un manual de procedimientos para la sección inventario y bodega que regula el uso y manejo de stocks y la distribución de bienes en dependencias municipales, aprobado por decreto alcaldicio N 263, de 19 de enero de 2012, del cual se desprenden las siguientes situaciones: a) No se especifica un monto mínimo de activación de los bienes, que permita tener un criterio común y uniformidad en el registro de éstos, con el objeto de dar cumplimiento a lo previsto en el oficio circular N , de 2005, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación y a las instrucciones emitidas por este Organismo Contralor, que han señalado que las adquisiciones de bienes efectuadas a partir del 1 de enero de 2013, han debido reconocerse como Bienes de Uso siempre que su costo de adquisición sea igual o superior a tres Unidades Tributarias Mensuales (3 U.T.M.). b) El manual no incorpora un procedimiento sobre la determinación e incorporación de la vida útil asignada para cada bien, lo cual se encuentra consignado en el capítulo II, Normativa Especifica sobre "depreciación de los bienes de uso", del referido oficio circular N , de 2005, de este Ente de Control.

12 1. Falta de reglamentos o políticas internas sobre manejo de inventarios c) De igual forma omite el procedimiento relativo al cálculo de la corrección monetaria y de la depreciación de los bienes, acorde a lo indicado en el mencionado oficio circular N , de 2005, y el dictamen N , de 2009, ambos de este origen, sobre la actualización de activos, pasivos y patrimonio y depreciación de los bienes de uso. Respecto a las situaciones advertidas en los literales a), b) y c), precedentes, además es dable puntualizar que éstas no se ajustan a lo dispuesto en el referido numeral 45 de la resolución N 1.485, de 1996, de la Contraloría General de la República, que señala La documentación relativa a las estructuras de control interno debe incluir datos sobre la estructura y políticas de una institución, sobre sus categorías operativas, objetivos y procedimientos de control. Esta información debe figurar en documentos tales como la guía de gestión, las políticas administrativas y los manuales de operación y de contabilidad.

13 2. Falta de un funcionario que controle bienes Se constató que tanto en la entidad municipal como en el Departamento de Educación, no existe un encargado de inventario y/o activo fijo, como tampoco un sistema de control que mantenga actualizada la información sobre los bienes de uso, evidenciándose la falta de control sobre la materia.

14 3. Sistema Informático sin implementar La entidad edilicia cuenta con un sistema computacional para el registro de bienes denominado "Sistema SMC módulo bienes", el cual es utilizado desde al año 2010, el cual contiene información de los bienes referentes a las altas, precio, cantidad, unidad, dependencia, número de orden de compra, factura, fecha de la factura, N de decreto, vida útil, código, entre otras. De igual forma, el sistema aludido permite registrar las bajas y los traslados de bienes, el cual considera, N de documento, cargo de la persona que retira, nombre del artículo, estado del bien, y emite informes auxiliares de actualización, depreciación financiera, listados codificados, entre otros. No obstante lo expuesto, se constató que el sistema informático no cuenta con la información antes aludida toda vez, que no se han incorporado -desde el año los antecedentes de todos los bienes de uso que administra el Departamento de Educación, situación que impide a la municipalidad efectuar un control adecuado de las especies valoradas.

15 3. Sistema Informático sin implementar Se constató que la Municipalidad a través del decreto alcaldicio N 202/2013,de25deoctubre de 2013, adjudicó a la empresa CAS Chile S.A., la licitación pública ID N LP13, denominada Adquisición, mantención, implementación, puesta en marcha y/o desarrollo de sistemas computacionales integrados para procesos municipales, entre los cuales, se contempla el sistema de contabilidad gubernamental y presupuesto; tesorería y caja municipal; permisos de circulación; patentes comerciales; entre otros. No obstante lo expuesto, el aludido sistema computacional no cuenta con un procedimiento de control que mantenga actualizada la información sobre los bienes de uso. Lo descrito no se ajusta a lo dispuesto en los numerales 46 y 49 de la aludida resolución exenta N 1.485, de 1996, en cuanto a que el registro y documentación de las transacciones debe ser completo, exacto y actualizado, con el objeto de mantener su validez; y a lo establecido en el oficio circular N , de 2005, ya citado, respecto al principio de exposición, el cual prescribe que los estados financieros deben contener toda la información necesaria para una adecuada interpretación de la situación presupuestaria y económica-financiera de las entidades contables.

16 Seminario Activo Fijo Sector Municipal Ejemplos de Observaciones de examen de la materia auditada

17 4. Falta de información o inexistencia de un registro de auxiliar del rubro del activo Fijo La Dirección de Administración y Finanzas de la entidad edilicia, no cuenta -desde el año con un análisis o auxiliar extracontable que identifique e individualice la totalidad de los bienes contabilizados por el Departamento de Educación, y clasificados por tipo de activo fijo, en el cual se consigne el número y/o código de inventario, descripción, fecha de incorporación, costo de adquisición, vida útil asignada y utilizada, depreciación acumulada, valor actualizado del bien, entre otros, situación que fue confirmada por el Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, a través del oficio ordinario N 403/13/2016, de 28 de abril de En efecto, la falta de información e inexistencia del aludido registro no permite acreditar y tener una certeza razonable de los montos registrados contablemente, vulnerando con ello lo establecido en el oficio circular N , de 2005, ya citado, respecto del principio de exposición.

18 5. Registro auxiliar del rubro del activo fijo en planilla Excel. Sobre la materia, se constató que el control financiero-contable de los bienes del activo fijo, se realiza a través de un archivo Excel, el cual carece de los atributos de seguridad que permitan controlar de manera confiable la información emanada de éste, tales como, la valorización de los bienes, los cálculos de corrección monetaria y su depreciación. En efecto, lo descrito, no guarda armonía con lo establecido en los artículos 3, 5 y 11, de la ley N , Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, los cuales consignan que la administración debe observar en su actuar, entre otros principios, los de responsabilidad, eficiencia, eficacia, control y transparencia, como asimismo, que las autoridades y funcionarios deben velar por la eficiente e idónea administración de los medios públicos.

19 6. Información incompleta en registro auxiliar de activo fijo. El análisis efectuado a la información del aludido registro, demostró que éste contiene los saldos iniciales al 1 de enero de 2014, más su actualización y depreciación del período, sin considerar las altas y bajas del año revisado, por $ , y $ , respectivamente, ni su correspondiente actualización y depreciación, como tampoco el saldo neto que debería obtenerse de la operación aritmética de los datos antes señalados, de los bienes de uso depreciables y no depreciables, contabilizados por la entidad. Además, dicho instrumento de control, carece de los datos referentes al número de inventario, fecha de incorporación, costo de adquisición, y la vida útil asignada y utilizada, de los aludidos bienes. Lo anterior no da cumplimiento a lo previsto en el oficio circular N , de 2005, de este Organismo Fiscalizador, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, respecto al principio de exposición, el cual prescribe que los estados financieros deben contener toda la información necesaria para una adecuada interpretación de la situación presupuestaria y económica-financiera de las entidades contables

20 Seminario Activo Fijo Sector Municipal 7. Registro auxiliar de activo fijo. a) Omisión de la composición del saldo inicial. Sobre el particular, se estableció que en el citado registro auxiliar de bienes, los rubros "terrenos", "edificaciones", "edificaciones años anteriores", "maquinarias y equipos", "maquinarias año anterior", "instalaciones", "máquinas y equipo de oficina", "vehículos", "muebles y enseres", "equipos computacionales y periféricos", y "bienes intangibles", no cuentan con un detalle que permita conocer la composición de sus correspondientes saldos iniciales al 1 de enero de 2014, cuyo monto netototalasciendea$ ,deacuerdoaloregistradoenlosrespectivosmayores contables emitidos al 31 de diciembre de 2014, situación que vulnera lo previsto en el oficio circular N , de 2005, de este Organismo Fiscalizador, sobre el principio de exposición, señalado precedente.

21 Seminario Activo Fijo Sector Municipal 7. Registro auxiliar de activo fijo. b) Diferencias entre el Balance de Comprobación y Saldos y el registro auxiliar de activo fijo. Al respecto, y como cuestión previa, se estimó del caso presentar un cuadro comparativo entre las cuentas del balance de comprobación y de saldos al 31 de diciembre de 2014 y el aludido registro auxiliar. Luego, del análisis se advierte, por una parte, discrepancias que totalizan un valor neto de $ , y por otra, que la contabilidad incluye bienes que no han sido considerados en dicho auxiliarcontable,poruntotalnetoascendentea$ ,todolocualinfringelocontenido en los numerales 38 y 39, de la resolución exenta N 1.485, de 1996, de esta Contraloría General, sobre vigilancia de los controles, en orden a que los directivos deben monitorear continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria a los principios de eficiencia o eficacia; como asimismo, una vulneración al principio de control, consignados en el artículo 3 de la anotada ley N

22 8. Bienes en comodato a) Falta de registro contable de los bienes entregados en comodato. Sobre el particular, la Municipalidad, por medio del oficio N 1800, de 18 de agosto de 2015, entregó un informe actualizado al mes de junio de 2015, de los bienes entregados en comodato a juntas de vecinos, organizaciones comunitarias e instituciones varias, de cuyo análisis se determinó la existencia de 99 inmuebles y terrenos en dicha situación, ubicados en diferentes locaciones de la comuna. Ahora bien, se estableció que ese municipio no contabilizó los comodatos antes indicados, por cuanto, en el balance general clasificado al 31 de diciembre de 2014, las cuentas N OS y , bienes de uso no depreciables en comodato y bienes de uso depreciables en comodato, respectivamente, no presentan saldos de años anteriores, ni movimientos del período.

23 8. Bienes en comodato b) Ausencia de los contratos que entregan los inmuebles en comodato y los decretos alcaldicios que los aprueben. Solicitados los expedientes respectivos a la entidad comunal, se advirtió que no fueron habidos los actos administrativos que sancionaron los contratos de comodato de 7 bienes inmuebles, la no emisión de los citados documentos incumple el principio de escrituración establecido en los artículos 3 y5 de la ley N , y 12, de la ley , referido a que las decisiones que adopten las autoridades deben materializarse en un documento escrito y aprobarse mediante un acto administrativo. Asimismo, los 16 inmuebles entregados en comodato, no contaban con los contratos respectivos, situación confirmada por el Director Jurídico (S), mediante correo electrónico de 13 de mayo de la presente anualidad.

24 8. Bienes en comodato c) Acuerdo del Concejo Municipal para el otorgamiento de comodatos. A este respecto, se constató que no se encontraron los acuerdos del Concejo Municipal, para la totalidad de los comodatos otorgados, según lo informado por el Director Jurídico (S), mediante correo electrónico de 13 de mayo de En relación con lo anterior, es del caso precisar que, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 5, letra c), de ley N , la administración de los bienes municipales constituye una de las atribuciones esenciales de los municipios, correspondiendo al Alcalde, acorde con el artículo 65, letra e), de la misma ley, requerir el acuerdo del Concejo para adquirir, enajenar, gravar, arrendar por un plazo superior a cuatro años o traspasar a cualquier título, el dominio o la mera tenencia de bienes inmuebles municipales.

25 9. Validaciones en terreno Control de bienes a) Sobre estado de los bienes. Se comprobó que los tres establecimientos educacionales mantienen bienes que se encuentran en desuso, sin embargo, la Dirección de Administración y Finanzas Municipal -unidad que contabiliza las transacciones del Departamento de Educación Municipal- no ha adoptado medidas para proceder a su rebaja de la contabilidad, tal como lo dispone el procedimiento B-01, del mencionado oficio circular N , de 2007, de la Contraloría General de la República. b) Espacios físicos habilitadas como bodegas. En la visita inspectiva se advirtió que los tres establecimientos educacionales, habilitaron como bodegas instalaciones que no reúnen las condiciones para la custodia de bienes, toda vez que, en la Escuela Chile E 260, se dispuso un pasillo del tercer piso -sector donde funciona la enfermería y salas de clases-; en la Escuela Ejército Libertador, se utiliza una sala de clases para acopio; y, en la Escuela D 100, se implementó el camarín de damas y un aula para resguardar casetas metálicas para las votaciones, de propiedad de la Municipalidad.

26 9. Validaciones en terreno Control de bienes En relación con lo expuesto, fue posible advertir que las aludidas dependencias habilitadas, no cuentan con un acceso de libre entrada y salida de bienes, ni existen zonas de seguridad delimitadas ni salidas de emergencia, además los bienes se encuentran apilados. c) Bienes no inventariados y sin códigos de identificación. De las validaciones en terreno, se constató que existe una gran cantidad de bienes los cuales no están inventariados, y la totalidad de éstos no cuentan con el código y/o número pertinente que permita su identificación y ubicación. d) Bienes no habidos. De la revisión efectuada a la muestra de bienes de uso, se comprobó que ciento veintitrés de ellos, no fueron encontrados en la ubicación consignada en el inventario proporcionado.

27 9. Validaciones en terreno Control de bienes e) Planchetas que no reflejan la cantidad de bienes que posee un espacio físico determinado e inexistencia de ese registro. En el proceso de toma de inventarios, se comprobó que solo para algunos casos existe control de los bienes mediante el uso de planchetas u hojas murales, sin embargo, éstas se encuentran desactualizadas y/o no coinciden los objetos que en ellas se indica, con los que efectivamente permanecen en las respectivas dependencias. Asimismo, se constató que algunas de éstas no estaban firmadas por el funcionario responsable, tal como lo exige el artículo 10, del referido reglamento de inventario, que señala que los bienes muebles de uso que se encuentran en cada oficina y dependencias de la unidad deberán anotarse en una hoja en que se consignarán las especies que existen en ella, con su código, su estado de conservación y su valor, esta hoja será firmada por el Director de la Unidad, los responsables directos de los bienes y el jefe de inventario. A modo de ejemplo, se cita el taller de tecnología del Colegio Chile E 260, respecto del cual no estaban incorporados en el registro de control un computador, una multifuncional marca HP y un proyector.

28 Seminario Activo Fijo Sector Municipal 10. Confirmaciones con entidades externas respecto a los bienes de uso Conservador de Bienes Raíces de Santiago. El Conservador de Bienes Raíces y Comercio de Santiago Suplente-, informó, mediante el oficio S/N, de 2 de febrero de 2016, la existencia de 133 propiedades a nombre de la Municipalidad, los que fueron cotejados con los 146, informados por el municipio. a) Bienes inmuebles de propiedad municipal, que no están consignados en el reporte del Conservador de Bienes Raíces de Santiago. Del análisis efectuado, se determinó que de los 146 bienes declarados por la Municipalidad, 27 no se encuentran registrados en el resumen evacuado por el citado Conservador de Bienes Raíces.

29 Seminario Activo Fijo Sector Municipal 10. Confirmaciones con entidades externas respecto a los bienes de uso Conservador de Bienes Raíces de Santiago. b) Bienes informados por el Conservador de Bienes Raíces de Santiago, que no están en el informe evacuado por la municipalidad. El examen efectuado comprobó que de los 133 inmuebles notificados por el Conservador de Bienes Raíces de Santiago, 36 no forman parte del registro comunicado por el municipio, al 31 de diciembre de 2015.

30 10. Confirmaciones con entidades externas respecto a los bienes de uso Servicio de Impuestos Internos, SII. a) Bienes inmuebles de propiedad municipal no incluidos en el reporte del SII. De la información proporcionada por ese municipio, se verificó que de un total de 128 inmuebles - que contaban con su respectivo número de rol-, 68 no fueron comunicados por el SII. b) Bienes informados por el SII, que no están en el reporte evacuado por la municipalidad. Sobre este punto, se estableció que del total de 170 inmuebles declarados por el Servicio de Impuestos Internos, 123 no forman parte del registro proporcionado por entidad comunal, al 31 de diciembre de 2015.

31 10. Confirmaciones con entidades externas respecto a los bienes de uso Ministerio de Bienes Nacionales. Mediante oficio GABM N 632, de 24 de agosto de 2015, el Ministro de Bienes Nacionales entregó un detalle de 4 propiedades de esa entidad comunal, que se encuentran en su base de datos, al 31 de diciembre de Por su parte, el municipio solo coincidió en uno de los cuatro inmuebles informados, esto es, el bien ubicado en Barros Arana S/N, fojas , número , año 1995, del Conservador de Bienes Raíces de San Miguel, no aportando antecedentes que den cuenta de los otros 3.

32 Cobertura Sector Municipal Municipios (Gestión) 345 Servicios Traspasados de Educación 293 Servicios Traspasados de Salud 272 Servicios traspasados de Cementerios 46 Total 956

33 Información Confiable del Activo Fijo Activo Fijo Sector Municipal al 31 de Diciembre US $ millones. 1,145; 24% 106; 2% Edificaciones Vehículos, muebles y otros 1.971; 41% Terrenos 748; 15% 874; 18% Inversiones en Proyectos Activos en Leasing

34 Estadísticas a nivel nacional en millones de dólares Los Bienes de uso representan: al 31/12/16 un 65% del total de los activos y, un 89% del patrimonio

35 Observaciones de Calidad de la Información Apartirdealgoritmospreviamentediseñadosque buscan detectar situaciones susceptibles de regularizar Se clasifican en observaciones presupuestarias, de ejecución presupuestaria y patrimoniales Aplicación Trimestral 85 tipos de observaciones

36 Observaciones de Calidad de la Información Dificultad observada en información relativa al activo fijo Cuentas de Bienes con Saldo Acreedor Depreciación Acumulada con Saldo Deudor Depreciación Acumulada mayor que Bienes de Uso Depreciables Cuenta Bienes por Clasificar con saldo Primera emisión de oficios año 2014 y debido a las dificultad de corrección permanecen dichas observaciones.

37 Objetivos de la Guía de Regularización de Activo Fijo Herramienta de colaboración y apoyo que facilitará el proceso de transición a NICSPCGR. Llevar una correcta administración, control, resguardo, uso y tenencia y contabilización y presentación del AF en los EEFF. Colaborativa y de consulta permanente en el tiempo.

38 Consideraciones para la Regularización del Activo Fijo Ordenar, organizar y controlar el activo fijo, por parte del encargado responsable conforme a la función o mandato establecido. Preservar, valorizar y explotar el activo fijo de acuerdo a su naturaleza. Cuidar y vigilar el activo fijo, lo que puede ser abordado de forma física o documental (cauciones). Emplear o explotar el activo fijo conforme a su naturaleza. Exponer conforme a las normas contables.

39 Estructura de la Guía de Regularización del Activo Fijo I. Estructura Administrativa para el Control del Activo Fijo. II. Control Interno III. Control Contable IV. Plan de trabajo para la regularización V. Casos Prácticos

40 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo MUNICIPALIDAD Dirección de Administración y Finanzas Dirección de Control Gestión Municipal Servicio Traspasado de Educación Servicio Traspasado de Salud Servicio Traspasado de Cementerio Oficina o Unidad de Bodega Oficina o Unidad Contable Oficina o Unidad de Bodega Oficina o Unidad Contable Oficina o Unidad de Bodega Oficina o Unidad Contable Oficina o Unidad de Bodega Oficina o Unidad Contable

41 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo Dirección de Administración y Finanzas Dirección de Control Buen funcionamiento de los procesos de Administración, Control y Contabilización de Activos Fijos

42 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo Gestión Municipal Servicios Traspasados Educación, Salud y Cementerios Mantención independiente de la administración, control y contabilización de los Activos Fijos que estén a su cargo

43 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo Elaborar y mantener actualizados manuales de: Gestión Municipal Servicios Traspasados Educación, Salud y Cementerio Control Interno. Descripción de funciones Administración física de los Bienes del Activo Fijo. Administración y Control Financiero Contable de los Bienes del Activo Fijo.

44 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo Funciones Unidad de Bodega Recibir, almacenar, resguardar, registrar y controlar la existencia del mobiliario y equipo que ingrese a la Unidad Elaborar permanentemente inventarios físicos de Activo Fijo pertenecientes a la Unidad Elaborar los documentos de entrega/recepción de Activo Fijo Asignar, marcar y/o colocar el número de inventario al Activo Fijo Participar en la entrega/recepción de los bienes en las oficinas de la Unidad Conciliar la información de inventarios con la de Administración y Finanzas Controlar y tramitar administrativamente las pérdidas de inventario Controlar la entrada y salida de bienes por envíos a reparación o traspasos a otras Unidades Procurar la documentación de las altas de Activo Fijo que no provengan de adquisiciones (donaciones, fabricación interna u otras Otras

45 Estructura Administrativa para el control del Activo Fijo Funciones Unidad de Contabilidad Recibir los requerimientos de A F de las distintas dependencias Revisar con el encargado de bodega, los bienes disponibles para asignar Enviar solicitudes de adquisición de bienes que no se encuentren en bodega Recabar la documentación que respalda a las transacciones de altas y bajas de bienes Registrar en la contabilidad todos los movimientos de Activo Fijo Conciliar la información de inventarios con la de Bodega Recibir y registrar información proveniente de bodega por cualquier incorporación Efectuar el registro contable de los bienes excluidos y de los que se den de baja Calcular y registrar las actualizaciones, depreciaciones y amortizaciones Otras

46 Control Interno Director de Administración y Finanzas Municipal Encargados Generales de la Gestión Municipal y de cada uno de los Servicios Traspasados Resguardo y Control de los Activos Fijos. Mantener Actualizados los inventarios globales de los bienes inmuebles, muebles y vehículos Uso adecuado de bienes muebles y vehículos

47 Control Interno Todos los bienes muebles y vehículos de propiedad del municipio y asignados a cada unidad, deben ser contralados mediante un documento de entrega/recepción, que será el documento valido para responsabilizar al usuario de su custodia. Los bienes que no se encuentren asignados a un funcionario deben ser custodiados por el titular de la Unidad, quienes serán responsables de ellos. Los titulares de las unidades deben designar áreas debidamente protegidas de acceso controlado, para que se concentren los bienes sujetos al proceso de baja y destino final. Los Directores de Administración y Finanzas mantendrán actualizado el inventario global de los bienes inmuebles, muebles y vehículos de acuerdo a los registros enviados por la diferentes unidades. Las administraciones de la diferentes unidades deben verificar permanentemente el emplacamiento de los bienes, la elaboración de documentos de resguardo y la actualización de las firmas correspondientes.

48 Control Interno La Dirección de control debe efectuar la supervisión permanente a las unidades a fin de verificar la situación en la que se encuentra el activo fijo. Los Directores de Administración y Finanzas debe solicita mediante oficio a las unidades la identificación y envío del reporte a la Dirección de Control, de los bienes que son susceptibles de dar de baja, así como la documentación de soporte para efectuar la contabilización. En caso de detrimento(robo, extravío, daños de la naturaleza entre otros, las unidades deben levantar un acta firmada por el Administrador y por el encargado de bodega para informar a la Dirección de Administración y Finanzas, efectuando las notificaciones pertinentes e iniciar el sumario administrativo interno que procesa, comunicándolo a la Dirección de Control. El resultado del sumario se debe entregar al Director de Control y al encargado de contabilidad de la unidad para efectuar los registros contables que procedan. Las bajas y la documentación del activo, deben acompañarse del acta del sumario.

49 Control Interno Los funcionarios municipales que utilicen vehículos de propiedad del municipio deben revisar permanentemente las condiciones en que se encuentran, en caso de algún desperfecto deben comunicar de inmediato al administrador de la unidad. Los administradores de las unidades en conjunto con el usuario son responsables que se realicen los servicios de mantención de vehículos. Los administradores de las diferentes unidades, deben vigilar que los vehículos permanezcan en los estacionamientos destinados para el efecto. En caso que un funcionario se traslade o se retire de la municipalidad, se debe efectuar los cambios de tenencia, notificando a los encargados de las oficinas de bodega y contabilidad. El pago de multas u otros costos por perdidas de por ejemplo tarjetas de peaje, boleta de combustible, serán cargo del conductor. Los Administradores de activo fijo de las diferentes unidades, son las encargadas de llevar un estricto control de los movimientos internos, temporales y permanentes del activo fijo.

50 Control Interno Los bienes que se envían a reparación solo podrán salir de las unidades a que se encuentran mediante un documento de salida de activo fijo, autorizado por el administrador de la unidad. Cuando los funcionarios se separan de su puesto de trabajo, en casos de renuncia, jubilación deben entregar los bienes bajo su resguardo. La Dirección de Administración y Finanzas es responsable de actualizar permanentemente e inventario de los bienes de activo fijo. Las redistribuciones de bienes muebles entre unidades deben estar soportadas por los documentos correspondientes debidamente autorizados. Los funcionarios municipales de las diferentes unidades deben informar de los desperfectos y necesidad de revisión de los activos fijos bajo su responsabilidad.

51 Control Contable El Sistema de Contabilidad General de la Nación está constituido por un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos que permiten el registro de los hechos económicos inherentes a las operaciones del estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de información para apoyar el control y el proceso de toma de decisiones de los administradores y para el conocimiento de terceros interesados en la gestión.

52 Control Contable Actores del Sistema de Contabilidad General de la Nación Contraloría General de la República Establece los Principios, Normas y Procedimientos Contables por que se rige el Sistema. Las Normas relacionadas con el Activo Fijo se encuentran recopiladas en la Guía Normativa. Servicios Públicos y Municipalidades Llevar en forma independiente los registros contables de sus hechos económicos, en base a los instruido por CGR. Controla y Supervisa Técnicamente

53 Criterios para identificar factores de riesgo en el proceso Desconocimiento del marco normativo aplicable en relación con el reconocimiento, revelación y presentación de los hechos económicos. Ausencia de procesos que aseguren que los hechos económicos ocurridos, sean informados oportunamente a la Unidad Contable. Carencia de políticas para realizar conciliaciones, cruces de información y tomas de inventario que garanticen el registro de los bienes a su valor real. Falta de políticas de depuración contable permanente. Interpretación errónea de hechos económicos atendido el marco normativo aplicable. Utilización del Catálogo de Cuentas no vigente o desactualizado. Utilización inadecuada de cuentas y subcuentas. Aplicación inadecuada de criterios contables. Dificultad para la medición monetaria fiable de los hechos económicos. Registros de hechos económicos sin su respectiva documentación de respaldo. Otros.

54 Fundamentos para evitar o prevenir factores de riesgo Manuales actualizados de políticas contables, procedimientos y funciones. Registro de la totalidad de las operaciones. Soportes y expedientes documentales completos. Conciliaciones periódicas de información. Sistema Documental. Establecimiento de acciones de control.

55 Acciones de Control Principales acciones de Control Verificar que se aplique marco normativo correspondiente. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos financieros realizados en cualquier dependencia sean informados debidamente a la unidad de contabilidad. Definir e implementar políticas para identificar los bienes en forma individualizada. Adoptar políticas para garantizar el flujo de información hacia el área contable. Consultar a CGR, las situaciones que se presente duda sobre la adecuada interpretación del hecho económico. Revisar que se este aplicando el Catálogo de Cuentas actualizado. Verificar la completitud de los registros contables. Comprobar la información revelada en los Estados Financieros. Información verídica sustentable y de calidad

56 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Preparación Cuadraturas Regularización Seguimiento

57 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la regularización Procesos para determinar los Activos Preparación Fijos reales que posee el municipio, cómo están valorizados y registrados, tanto física como contablemente.

58 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Autoevaluación (encuesta) Preparación Conformación del Equipo de trabajo Capacitación del Equipo de Trabajo Toma de inventario Circularización Carta Gantt

59 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Autoevaluación (encuesta) Preparación

60 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Conformación del Equipo de trabajo Preparación

61 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Capacitación del Equipo de Trabajo Preparación

62 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Toma de inventario Preparación

63 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Paso a Paso Preparar un Manual de Instrucciones para la toma de Inventario Definir el tipo del inventario aplicar (ciego, abierto o mixto) Toma de Inventario Dividirlos en familias de bienes Verificar la ubicación de los bienes (localización) Verificar la codificación de los bienes Si no están codificados, anotarlos en un registro separado Elaborar bases de datos (en programas informáticos) Hacer el recuento, revisiones y anotaciones, bien por bien Detectar bienes deteriorados o sin uso

64 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Circularización Preparación

65 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Carta Gantt Preparación

66 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Carta Gantt MUNICIPIO PROCESO DE REGULARIZACIÓN TAREAS (MESES) SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN Seminario Activo Fijo 1 Autoevaluación 1 Formación Equipo de Trabajo 2 Planificación 2 Envío carta Gantt 1 Capacitación Equipo de trabajo 7 Circularización 4 Recepción y control de Información 7 Toma de Inventario 14 Ingreso Informac. al sistema 10 Cuadraturas 08 Regularización 4

67 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Cuadratura Entre la información real obtenida de la toma de inventarios y la circularización y lo registrado en los libros contables y auxiliares

68 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización De las diferencias detectadas el municipio Regularización deberá: Regularizar su Activo Fijo Solicitar mesas de trabajo, si existen dudas

69 Etapas para establecer el Plan de Trabajo para la Regularización Supervisión y coordinación: A cargo del equipo de trabajo Seguimiento designado por el municipio revisar el cumplimiento de las etapas de la carta Gantt. Contralorías Regionales (mesas de trabajo) División Análisis Contable.

70 Casos Prácticos Caso 1 Incorporar en la contabilidad Bienes Inmuebles de los cuales no es posible acreditar la fecha de adquisición y monto. Situación Se observa que el registro auxiliar de bienes de la Municipalidad no cuenta con el detalle que permita conocer la composición de los saldos de las cuentas de bienes de uso. En caso de existir bienes inmuebles que no estén reconocidos contablemente, se deberá proceder a su incorporación en la contabilidad, una vez que existe certeza respecto de la propiedad del inmueble. Los inmuebles se deben incorporar al costo de adquisición incluyendo las actualizaciones y depreciaciones que correspondan desde la fecha de adquisición hasta la fecha de la regularización y en aquellos casos en que se desconozca su precio de compra, al avalúo fiscal al momento de su contabilización, esto es, el vigente para el primer o segundo semestre del año, según corresponda. Aplica dictámenes N s , de 2015 y , de 2014, entre otros.

71 Casos Prácticos Los terrenos y edificaciones en la contabilidad se deben registrar en forma separada, de acuerdo a lo señalado en el oficio circular N , de 2005, en este caso, se les asignarán los valores incluidos en el Certificado de Avalúo Fiscal Detallado. Posteriormente una vez incorporados, deberán ser actualizados y depreciados cada año, en base a las normas de actualización y depreciación vigentes, calculando esta última, para las edificaciones, en base a los años de vida útil restante, los que deberán ser asignados separadamente para cada edificación.

72 Casos Prácticos Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Reconocimiento del activo por incorporación de un bien inmueble a valor de avalúo fiscal EDIFICACIONES XXX TERRENOS XXX PATRIMONIO XXX

73 Casos Prácticos Caso 2 Incorporar en la contabilidad Bienes de Uso Depreciables (excepto inmuebles) de los cuales no es posible acreditar la fecha de adquisición y monto. Situación En caso de existir bienes de uso depreciables (excepto inmuebles), que estén siendo utilizados y no estén reconocidos contablemente, de los cuales se desconozca su fecha y valor de adquisición, se deberá proceder a su incorporación en la contabilidad, de la siguiente forma: Se deben registrar al valor de reposición depreciado, considerando los precios del Mercado Público para bienes de igual o similar naturaleza, normativa que se puede hacer extensiva a los otros bienes de uso. Además, se deberá efectuar una estimación de los años de vida útil consumidos. Una vez incorporados, deberán ser actualizados y depreciados en conformidad a las normas de actualización y depreciación vigentes, calculando esta última, en base a los años de vida útil restante, los que deberán ser asignados separadamente para cada bien.

74 Casos Prácticos Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Reconocimiento del activo por incorporación de un bien de uso a valor de reposición depreciado. 141 BIENES DE USO DEPRECIABLES XXX PATRIMONIO XXX

75 Casos Prácticos Caso 3 Regularización de adquisiciones de Bienes Intangibles, contabilizadas como gastos patrimoniales. Situación La adquisición de bienes intangibles debe contabilizarse conforme a las normas de incorporación que rigen para los bienes de uso y se amortizan en cuotas anuales, iguales y sucesivas, durante un plazo no superior a 5 años, registrándose éstas, con cargo a gastos patrimoniales, mediante el método indirecto. En este contexto, la activación del bien dependerá de que se esté haciendo uso en la gestión institucional y de que aún no cumpla con los años de utilización económica estimada, considerando el tiempo transcurrido desde su adquisición. Asimismo, se deberá mantener un control administrativo sobre los citados bienes, durante los años de utilización económica.

76 Procedimiento para regularización contable

77 Casos Prácticos Caso 4 Bienes Intangibles que extinguieron su período de amortización y aún permanecen activados. Situación En caso de existir bienes intangibles que extinguieron su período de amortización y aún se encuentran activados, se deberá realizar el ajuste correspondiente al término de los años de amortización, cargando la cuenta de amortización acumulada y abonando la cuenta del bien intangible. Ambas cuentas deben quedar saldadas.

78 Casos Prácticos Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER x Ajuste por término de vigencia del bien intangible AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN XXX SISTEMAS DE INFORMACIÓN XXX

79 Casos Prácticos Caso 5 Bienes Intangibles sin registrar su respectiva amortización que aún se encuentran vigentes. Situación En caso de existir bienes intangibles que no han registrado su respectiva amortización y que aún le restan años para amortizar, se deberá regularizar de acuerdo a la normativa contable vigente, registrando las respectivas amortizaciones con abono a la cuenta Amortización Acumulada de Sistemas de Información.

80 Casos Prácticos Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER x Ajuste por la actualización del bien intangible previo a la amortización SISTEMAS DE INFORMACIÓN XXX AJUSTE A LOS INGRESOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX Registro de amortización y actualización de la amortización acumulada del bien intangible correspondiente a los años que estuvo sin amortizar AJUSTE A LOS GASTOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN AJUSTE A LOS INGRESOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX XXX XXX

81 Casos Prácticos Caso 6 Bienes Intangibles sin registrar su respectiva amortización, incorporados hace más de 5 años. Situación En caso de encontrarse activados los bienes intangibles, cuya incorporación ocurrió desde hace 5 años hacia atrás, deberán eliminarse de los activos con cargo a gastos patrimoniales de años anteriores.

82 Casos Prácticos Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER x Registro de eliminación de los activos intangibles AJUSTE A LOS GASTOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX SISTEMAS DE INFORMACIÓN XXX

83 Casos Prácticos Caso 7 Regulariza adquisiciones de bienes efectuadas desde el año 2013 en adelante, con valor igual o superior a 3 UTM y vida útil vigente, registradas como gastos patrimoniales. Situación En el caso de existir bienes de uso adquiridos desde la fecha indicada (2013 en adelante), registrados en su oportunidad erróneamente, como gastos patrimoniales y no reconocidos contablemente en cuentas de activo, se deben incorporar a la contabilidad, a su valor de costo. Para su incorporación, se debe considerar que el bien se encuentre en uso en la gestión institucional y con una vida útil vigente. En este contexto, la municipalidad deberá efectuar las respectivas regularizaciones o ajustes contables que le permitan registrar estos bienes al valor que actualmente les correspondería, agregando al valor del costo las respectivas actualizaciones y depreciaciones que les afectaron hasta la fecha de su activación. Posteriormente, deberán aplicar la normativa vigente para todos los bienes de uso. Asimismo, en todos los casos, se deberá mantener un control administrativo físico sobre los citados bienes.

84 Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Reconocimiento de bienes de grupo homogéneo a su valor de adquisición original BIENES DE USO DEPRECIABLES XXX AJUSTES A LOS GASTOS PATRIMONIALES XXX DE AÑOS ANTERIORES X Ajuste por la actualización de bienes de grupo homogéneo que debió efectuarse en los años anteriores BIENES DE USO DEPRECIABLES XXX AJUSTES A LOS INGRESOS PATRIMONIALES XXX DE AÑOS ANTERIORES X Ajuste por la depreciación y actualización de la depreciación acumulada del bien correspondiente a los años anteriores a su incorporación AJUSTES A LOS GASTOS PATRIMONIALES XXX DE AÑOS ANTERIORES 149. DEPRECIACIÓN ACUMULADA XXX AJUSTES A LOS INGRESOS PATRIMONIALES XXX DE AÑOS ANTERIORES

85 Casos Prácticos Caso 8 Bienes Muebles con una depreciación acumulada mayor al valor del bien respectivo. Situación En este caso, habrá que analizar lo siguiente: Que las vidas útiles asignadas sean las pertinentes. Si las vidas útiles difieren de las establecidas en la normativa, se debe asignar la que corresponde y efectuar el ajuste a los valores mal determinados. Realizar un análisis a los movimientos registrados en la cuenta de Depreciación Acumulada, con el objeto de investigar y regularizar los montos contabilizados y efectuar el ajuste a los valores erróneamente registrados. Revisar que se hayan utilizado las cuentas de Depreciación Acumulada que correspondían en cada caso.

86 Casos Prácticos Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Ajuste a la Depreciación Acumulada por cálculo o digitación erróneo DEPRECIACIÓN ACUMULADA XXX AJUSTE A LOS GASTOS PATRIMONIALES XXX DE AÑOS ANTERIORES CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Regularización por registro de depreciación en cuenta que no correspondía 149X1 DEPRECIACIÓN ACUMULADA. XXX 149X2 DEPRECIACIÓN ACUMULADA. XXX

87 Casos Prácticos Caso 9 Bienes registrados contablemente no utilizados por la municipalidad. Situación Una vez determinado que existen bienes que se encuentran en desuso, corresponde que sean traspasados a bienes excluidos y se mantengan en bodega. En el evento que se decida vender los bienes excluidos, debe registrarse la venta de acuerdo a los procedimientos contables vigentes. Por otra parte, si se aprueba la donación de los bienes, corresponde realizar el ajuste, disminuyendo la cuenta de Bienes Excluidos con cargo al Patrimonio Institucional.

88 Casos Prácticos Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Traspaso de Bienes de Uso Depreciables a Bienes Excluidos BIENES EXCLUIDOS XXX 149. DEPRECIACIÓN ACUMULADA XXX 141. BIENES DE USO DEPRECIABLES XXX CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Donación a instituciones públicas o privadas sin fines de lucro PATRIMONIO INSTITUCIONAL XXX BIENES EXCLUIDOS XXX

89 Casos Prácticos Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER Venta de Bienes Excluidos X C x C VENTA DE ACTIVOS NO FINANCIEROS XXX VENTA DE BIENES EXCLUÍDOS XXX Devengamiento de la venta al precio de venta. X COSTO DE VENTA DE BIENES EXCLUÍDOS XXX BIENES EXCLUÍDOS XXX Costo de la venta al valor registrado en el activo X CAJA XXX C x C VENTA DE ACTIVOS NO FINANCIEROS Por la percepción de fondos XXX

90 Casos Prácticos Caso 10 Bienes no registrados contablemente que se encuentran cedidos en comodato. Situación Si del resultado de los análisis realizados se detectó que existen bienes cedidos en comodato que no se encuentran registrados contablemente como activo, se ajustarán del siguiente modo: En primer lugar se debe regularizar su incorporación a la contabilidad, considerando los criterios de valorización de acuerdo al caso 1 y/o 2 de esta guía, en la cuenta Bienes de uso Depreciables en Comodato o Bienes de uso No Depreciables en Comodato, según corresponda, abonando la cuenta Patrimonio Institucional. Por otra parte, a partir de su incorporación, se deben efectuar las actualizaciones y depreciaciones que procedan durante el curso de la vida útil restante de los bienes, de acuerdo a la normativa contable vigente. La depreciación del ejercicio, se registra en la cuenta de valuación Depreciación Acumulada de Bienes en Comodato.

91 Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Incorporación al activo de bienes cedidos en comodato Bienes de uso Depreciables BIENES DE USO DEPRECIABLES EN COMODATO XXX PATRIMONIO INSTITUCIONAL XXX Bienes de Uso no Depreciables BIENES DE USO NO DEPRECIABLES EN COMODATO XXX PATRIMONIO INSTITUCIONAL XXX X Actualización que debió efectuarse en los años anteriores a su incorporación BIENES DE USO DEPRECIABLES EN COMODATO XXX BIENES DE USO NO DEPRECIABLES EN COMODATO XXX AJUSTE A LOS INGRESOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX X Depreciación y actualización de la depreciación acumulada correspondiente a los años anteriores a su incorporación AJUSTE A LOS GASTOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE BIENES EN COMODATO XXX AJUSTES A LOS INGRESOS PATRIMONIALES DE XXX AÑOS ANTERIORES XXX

92 Casos Prácticos Caso 11 Saldos de cuentas Bienes por Clasificar. Situación Si el municipio presenta saldo en la cuenta Bienes por Clasificar deberá en primer lugar, analizar la composición de ese saldo que puede deberse a varias situaciones, entre éstas: La adquisición de un cierto bien cuyo registro no está normado. Para estos efectos deberá solicitarse a contraloría General un pronunciamiento que determine el tratamiento contable que corresponda. Error en el traspaso de saldos al momento del cambio del plan de cuentas. Si mediante el análisis se determina que los bienes registrados se encuentran en uso, corresponderá clasificarlos y activarlos considerando su naturaleza.

93 Casos Prácticos Caso 11 Saldos de cuentas Bienes por Clasificar. Situación Si los bienes se encuentran totalmente deteriorados o ya no se encuentran en el municipio corresponderá dar de baja el activo. Las actualizaciones y depreciaciones deben contabilizarse de acuerdo a la normativa contable vigente a partir de la fecha en que debió incorporarse como activo, ajustándose contra las cuentas de Ingresos y/o Gastos Patrimoniales de años Anteriores, según corresponda. Una vez incorporados deben registrar sus actualizaciones y depreciaciones de acuerdo a la normativa contable vigente, considerando para esta última, los años de vida útil restante.

94 Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Traspaso a la cuenta de Activo correspondiente, en caso de encontrarse el bien en uso BIENES DE USO DEPRECIABLES XXX BIENES POR CLASIFICAR XXX X Actualización que debió efectuarse en los años anteriores a su incorporación BIENES DE USO DEPRECIABLES XXX AJUSTE A LOS INGRESOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX X Depreciación y actualización de la depreciación acumulada correspondiente a los años anteriores a su incorporación AJUSTE A LOS GASTOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX 149. DEPRECIACIÓN ACUMULADA XXX AJUSTE A LOS INGRESOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX X Baja de bienes inexistentes o deteriorados XXX AJUSTE A LOS GASTOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES BIENES POR CLASIFICAR XXX

95 Casos Prácticos Caso 12 Saldo en las cuentas y/o Aplicación a Gastos de Estudios y/o Proyectos. Situación Si el municipio presenta saldos en las cuentas Aplicación a Gastos de Estudios y Aplicación a Gastos de Proyectos, puede deberse a dos situaciones: Proyectos destinados a la formación de bienes nacionales de uso público, que se encuentran finalizados y de los cuales no se ha registrado su liquidación. Proyectos que se reconocieron como gastos y correspondía activarlos por ser bienes institucionales, deben ajustar de forma similar al caso N 8. Las actualizaciones y depreciaciones deben contabilizarse de acuerdo a la normativa contable vigente a partir de la fecha en que debió incorporarse como activo, ajustándose contra las cuentas de Ingresos y/o Gastos Patrimoniales de Años Anteriores. Una vez incorporados deben registrar sus actualizaciones y depreciaciones de acuerdo a la normativa contable vigente, calculando, para esta última, por los años de vida útil restante.

96 Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Por la liquidación del proyecto situación N APLICACIÓN A GASTOS DE ESTUDIOS BÁSICOS XXX APLICACIÓN A GASTOS DE PROYECTOS XXX COSTOS ACUMULADOS - DE ESTUDIOS BÁSICOS XXX COSTOS ACUMULADOS - DE PROYECTOS XXX X Ajuste de la aplicación a los gastos patrimoniales años anteriores Situación N APLICACIÓN A GASTOS DE ESTUDIOS BÁSICOS XXX APLICACIÓN A GASTOS DE PROYECTOS XXX AJUSTE A LOS GASTOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX X Por la liquidación del proyecto BIENES DE USO DEPRECIABLES XXX BIENES DE USO NO DEPRECIABLES XXX COSTOS ACUMULADOS DE ESTUDIOS BÁSICOS XXX COSTO A CUMULADOS DE PROYECTOS XXX

97 Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Actualización que debió efectuarse en los años anteriores a su incorporación BIENES DE USO DEPRECIABLES XXX BIENES DE USO NO DEPRECIABLES XXX AJUSTE A LOS INGRESOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX X Depreciación y actualización de la depreciación acumulada correspondiente a los años anteriores a su incorporación AJUSTE A LOS GASTOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX DEPRECIACIÓN ACUMULADA XXX AJUSTE A LOS INGRESOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX

98 Casos Prácticos Caso 13 Bienes recibidos en donación o bienes recibidos o construidos con recursos del FNDR o de otras entidades públicas, no registrados contablemente como activos. Situación Los bienes recibidos en donación y aquellos adquiridos con recursos del FNDR o de otras entidades públicas, tales como la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, cuyo dominio haya sido transferido al municipio, en conformidad con las disposiciones legales que rigen la materia, se consideran para su registro contable, como una donación, incorporándosealacuentadeactivoquecorrespondadeacuerdoalanaturalezadelos bienes, abonando, como contracuenta, Patrimonio Institucional (31101). El valor para el registro será incluido en la documentación legal de entrega. En caso de no existir este valor, se incorporarán a avalúo fiscal vigente o al del mercado público, según corresponda.

99 Casos Prácticos Caso 13 Bienes recibidos en donación o bienes recibidos o construidos con recursos del FNDR o de otras entidades públicas, no registrados contablemente como activos. Situación Las actualizaciones y depreciaciones deben contabilizarse de acuerdo a la normativa contable vigente a partir de la fecha en que debió incorporarse como activo, ajustándose contra las cuentas de Ingresos y/o Gastos Patrimoniales de Años Anteriores. Una vez incorporados deben registrar sus actualizaciones y depreciaciones de acuerdo a la normativa contable vigente, calculando esta última en base a los años de vida útil restante.

100 Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Incorporación a activo de los bienes recibidos por donación BIENES DE USO DEPRECIABLES XXX BIENES DE USO NO DEPRECIABLES XXX PATRIMONIO INSTITUCIONAL XXX X Actualización que debió efectuarse en los años anteriores a su incorporación BIENES DE USO DEPRECIABLES XXX BIENES DE USO NO DEPRECIABLES XXX AJUSTE A LOS INGRESOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX X Depreciación y actualización de la depreciación acumulada correspondiente a los años anteriores a su incorporación AJUSTE A LOS GASTOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX DEPRECIACIÓN ACUMULADA XXX AJUSTES A LOS INGRESOS PATRIMONIALES DE AÑOS ANTERIORES XXX

101 Casos Prácticos Caso 14 Contabilización como Grupo Homogéneos de bienes de similar Naturaleza, registrados Originalmente como gastos patrimoniales Situación Las municipalidades pueden adoptar la activación por grupo homogéneo de incorporaciones de aquellos activos de similar naturaleza y fecha de adquisición, que originalmente fueron registrados como gastos patrimoniales por tener un valor inferior a 3 UTM o bien, no fueron registrados. Si el municipio estima activar estos bienes, se registrarán al valor del grupo, ajustado a la fecha de incorporación, asignándole los años de vida útil estimados que le restan. Posteriormente, a partir de la fecha de incorporación, se deberá actualizar y depreciar de acuerdo a la normativa contable que rige para los bienes de uso. Cabe señalar, que estos grupos homogéneos se deben incorporar al control contable como un solo bien. Además, las corporaciones edilicias, deberán comunicar formalmente tal decisión a esta Contraloría General.

102 Procedimiento para regularización contable CONTABILIZACIÓN DEBE HABER X Reconocimiento de bienes de grupo homogéneo a su valor de adquisición original BIENES DE USO DEPRECIABLES AJUSTES A LOS GASTOS PATRIMONIALES XXX 141. DE AÑOS ANTERIORES X Ajuste por la actualización de bienes de grupo homogéneo que debió efectuarse en los años anteriores. BIENES DE USO DEPRECIABLES AJUSTES A LOS INGRESOS PATRIMONIALES XXX DE AÑOS ANTERIORES X Ajuste por la depreciación y actualización de la depreciación acumulada del bien correspondiente a los años anteriores a su incorporación AJUSTES A LOS GASTOS PATRIMONIALES XXX DE AÑOS ANTERIORES 149. DEPRECIACIÓN ACUMULADA XXX AJUSTES A LOS INGRESOS PATRIMONIALES XXX DE AÑOS ANTERIORES XXX XXX

103 Proceso general para la Regularización Levantamiento de Inventarios físicos Registros Administrativos Depuración y verificación de existencia de bienes inventariados Confirmación del status legal/administrativo del bien Regularización Escrituración Valuación Económica ( por evaluadores independientes SII Mercado Público Contable ( según las normas contables aplicables) Reconocimiento inicial y posterior Registros Contables Reconocimiento de Actualización y Depreciación Realización de conciliaciones contable administrativa periódica Elaboración de reportes administrativos y financieros y sus respectivas notas Conciliación Preparación y presentación de reportes Realización de ajustes en los sistemas administrativos y contables Revelación de información adicional

104 Impactos esperados * Mejorar la información * Activos Fijos reconocidos * Bienes contabilizados * Codificaciones de inventario * Bienes recibidos en donación * Bienes en comodato * Resguardo de los bienes * Estado de los bienes * Propiedad de los bienes * Bajas de activo fijo * Compra de activo fijo

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