Uso de CFDI con Ventas

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1 Nombre del Podcast: PodCast Tema: Utilización y manejo de facturación con CFDI Objetivos: URL de los archivos: Opciones de A Cuadro : V=Video; M= Monitor; P=Powerpoint Desarrollo Texto Acción A Cuadro Escena Video corto Microsip Video V 1 Que tal! Bienvenidos a este nuevo podcast técnico, en A cuadro V 2 esta ocasión hablaremos sobre la uso y manejo de facturación en CFDI. Video Video de titulo V 3 Empezaremos preparando al sistema para usar este A cuadro V 4 esquema de facturación electrónica. El primer paso es en el módulo de Administración del Módulo de Administración del sistema M 5 sistema de Microsip. Aquí debemos cargar el certificado de sellos digitales, así como la llave privada y su contraseña correspondiente, todos estos datos proporcionados previamente por el SAT. El siguiente paso es entrar al módulo de Ventas y abrir la Abrir ventas y preferencias de la empresa M 6 ventana de Preferencias de la empresa que está en el menú de Herramientas. Hay que ir directo a la pestaña de facturación y definir Pestaña facturación M 7 que el esquema de facturación predeterminada será el de CDFI. En la subpestaña de Factura electrónica CFDI tenemos la opción para configurar directamente a uno de los PACS con los que cuenta el sistema, así como definir también, la serie y folio con la que llevaremos un control Subpestaña facturación con CFDI M 8 Pág 1 de 5

2 de los documentos en el sistema. Recuerden que estos folios son solo para control interno, ya que en este esquema de facturación los folios los asigna el pac al momento del timbrado. El último paso consiste en cargar los formatos de impresión, el sistema ya incluye formas muestra para este esquema. Hecho esto, estamos listos para emitir CFDI. Para generar un CFDI debemos entrar al módulo de Ventas y capturar una factura. capturados todos los datos de la factura, tenemos 3 opciones para mandar a timbrar la factura con el PAC: Si la mandamos imprimir el sistema la mandara a certificar con el PAC. Si la mandamos por correo se enviara al PAC para su timbrado. Y por ultimo podemos mandarla timbrar utilizando el botón de Certificar que está en la pestaña de XML de la factura, esta aparece una vez guardada la factura. Cabe mencionar que cuando solamente guardamos la factura, esta aun no se encuentra timbrada por lo que no tiene valides ante el SAT, ya que no contiene el sello digital ni el folio del SAT. Cuando solo guardamos la factura, tenemos un límite de 72 hrs para poderla timbrar. Cuando la factura ya fue timbrada Cuando queremos cancelar una factura que ya fue timbrada, además de cancelarla en el sistema, debemos acudir directamente a la página para hacer la cancelación correspondiente. El SAT nos A cuadro V 9 Captura de factura M 10 A cuadro V 11 Mandar imprimir la factura M 12 Mandar la factura por correo M 13 Pestaña de XML M 14 Guardar factura y revisar que aun no tiene certificado M 15 Página SAT M 16 Pág 2 de 5

3 proporcionara un acuse de cancelación que se deberá conservar ya sea impreso o digital. Ahora mencionaremos los problemas más comunes que se pueden presentar cuando estamos facturando en el esquema CFDI Como primer punto, debemos de considerar que en el proceso de timbrado, se comprueba la fecha y la hora en que se trata de timbrar., esta debe de ser la misma fecha y hora con la que el pac está iniciando el proceso de timbrado, en otras palabras, la fecha y hora del equipo en el que se intenta timbrar un documento, siempre deberá tener la fecha y hora actual. Otro punto que se debe de considerar, es que también se verifica la información de la empresa que está emitiendo el comprobante, por lo que la información registrada en la empresa, deberá ser la misma que se encuentra registrada en el SAT y con el PAC. Este esquema, al estar involucrado al internet, no está exento de los problemas de conexión que se pueden tener, ya sea porque se cae la conexión o porque el servicio está lento, por lo que si no se tiene una conexión estable a internet, se podrían estar presentando problemas en el proceso de timbrado. También hay que considerar, que este es un servicio que los pac dan a muchos contribuyentes, por lo que se puede dar el caso en ciertas fechas, como en un cierre de mes, que todos los contribuyentes intentan timbrar documentos al mismo tiempo y aunque los pacs deben estar preparados para altas cargas de trabajo, puede darse el caso de que el servicio se sature por tantas peticiones, en caso de recibir un mensaje de saturación A cuadro V 17 Pantalla mostrando las fechas de un XML y haciendo énfasis en la fecha del equipo Pantalla mostrando información del Emisor en el XML y comprobando que sea la misma en la empresa M 18 M 19 Pantalla mostrando la conexión a internet M 20 Imagen con error de saturación M 21 Pág 3 de 5

4 o de que el pac no esté disponible comuníquese con el departamento den soporte del pac correspondiente. Otro punto que se valida ampliamente, es la configuración regional y la forma en que se guardan los datos, hay que prestar especial atención, a que los documentos generados cuenten con el formato de moneda y lenguaje correspondiente a nuestro país. Si no se tiene así, el proceso de timbrado fallará indicando errores en el lenguaje o en el formato de las cantidades monetarias. Ahora que el SAT está impulsando ampliamente el uso de CFDI, se van a presentar muchos contribuyentes nuevos en este proceso, los cuales deberán tramitar su certificado y aunque este proceso es rápido, hay que considerar que se debe esperar de 5 a 7 días hábiles para que el SAT publique dicho certificado en las listas oficiales y que el PAC lo pueda consultar para verificar el timbrado. Y finalmente, se ha detectado en varias ocasiones, el mensaje de error que indica que el Sello o documento que se intenta timbrar, no corresponde al comprobante timbrado. Este mensaje, se refiere a que se está intentando timbrar un documento con un folio que el pac ya había timbrado anteriormente y al revisar la información, las datos no son los mismos. En caso de recibir este mensaje de error, se deberá verificar el historial de documentos y comprobar que el folio y serie utilizados, no hayan sido timbrados anteriormente. Esperamos que esta información les sea de utilidad y nos vemos en nuestra siguiente podcast técnico Microsip. Monitor mostrando configuración regional y formatos de moneda y fechas M 22 Monitor cargando certificados en la empresa M 23 Mostrando el error y los detalles del SelloCFD M 24 A Cuadro V 25 Pág 4 de 5

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