TEMA 18: Selección de paquetes informáticos: Metodologías, criterios de valoración y ventajas sobre el desarrollo propio.

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1 Tema 18 Selección de paquetes informáticos TEMA 18: Selección de paquetes informáticos: Metodologías, criterios de valoración y ventajas sobre el desarrollo propio. Índice 1 INTRODUCCIÓN 1 2 METODOLOGÍAS DE SELECCIÓN La selección de paquetes en Métrica v Técnicas de evaluación de paquetes candidatos 4 3 CRITERIOS ESTÁNDARES DE VALORACIÓN DE PAQUETES SOFTWARE 5 4 TIPOS DE LICENCIAS 6 5 VENTAJAS DE LOS PAQUETES SOFTWARE 7 6 INCONVENIENTES 7 1 Introducción Un paquete software es un producto constituido por un conjunto coherente e independiente de programas, servicios, documentación, etc. concebido para satisfacer las necesidades de tratamiento de información de una organización. Existen en el mercado una multitud de paquetes informáticos que satisfacen las necesidades de las organizaciones. Hay paquetes con soluciones más comunes para una organización, como pueden ser los paquetes ofimáticos, de contabilidad, ERP... y paquetes con soluciones específicas para una determinada materia. Generalmente, el uso de un paquete software conlleva el pago de una contraprestación económica a su propietario, pero existes paquetes software libres que se distribuyen de forma gratuita. Aunque un paquete software no tenga un coste de adquisición, siempre conlleva otros costes: Implantación, adaptación, formación a usuarios... Página 1 de 7

2 2 Metodologías de selección Seleccionar una u otra alternativa es complejo, depende de muchos factores que hay que tomar en cuenta. No sólo basta con comparar las funcionalidades y los precios. Para ayudar a los responsables de escoger un paquete informático existen diferentes métodos y técnicas. La metodología estándar ISO Ciclo de vida del software contempla un proceso de selección de productos software, denominado Proceso de adquisición. Métrica, la metodología oficial de la Administración, se basa en este estándar internacional y también contempla la adquisición de productos software en el proceso Estudio de la viabilidad del Sistema. Las actividades establecidas en todas las metodologías de selección, se pueden agrupar en: 1. Establecimiento de los requisitos: Se determinan las necesidades de la organización (necesidades funcionales, financieras, técnicas ) y su prioridad para poder fijar los requisitos de producto software a adquirir. 2. Preselección de productos candidatos: De todos los productos disponibles en el mercado, se escogen los productos que sean viables, según unos pocos criterios clave. 3. Evaluación detallada de los candidatos: Se realiza un estudio detallado de las características de cada producto, según los requisitos determinados anteriormente. 4. Se selecciona una de las soluciones. Se escoge el producto que mejor satisfaga los requisitos. A continuación, explicaré de forma más detallada el proceso de selección de una solución software en Métrica v La selección de paquetes en Métrica v3 El proceso de selección de una solución software se realiza dentro del proceso de Estudio de la viabilidad del Sistema (EVS). En este proceso establece las actividades necesarias para comparar varias alternativas y seleccionar la más adecuada. Las alternativas pueden ser paquetes software, desarrollos a medida o soluciones mixtas. Se parte de la necesidad planteada por el cliente o usuarios, o como consecuencia de la realización de un Plan de Sistemas de la Información. El proceso de selección consta de las siguientes actividades: 1. En primer lugar, se estudia cuales son los requisitos del sistema solicitado, su alcance (departamentos afectados) y las restricciones técnicas, legales y económicas. Los requisitos identificados se almacenan en el catálogo de requisitos. 2. Se estudia la situación de los sistemas de información actuales respecto a la necesidad planteada. Se analiza la posible relación de los sistemas actuales con el nuevo proyecto, su situación actual. 3. Se realiza la actividad de Definición de los requisitos del sistema. Se analizan en detalle el nuevo sistema de información junto a los usuarios expertos con el objetivo de completar sus requisitos funcionales y las restricciones técnicas, legales y de gestión. Se completa la información de los requisitos almacenados en el catálogo de requisitos y se añaden los nuevos requisitos identificados. 4. La siguiente actividad es la Preselección de las alternativas de solución. El objetivo es proponer las diversas alternativas que satisfagan los requisitos establecidos para el nuevo sistema, teniendo en cuenta la situación de los sistemas de información actuales. Página 2 de 7

3 Como alternativas podemos tener paquetes estándares de software del mercado, desarrollos a medida y soluciones mixtas. Para cada alternativa se realiza una descripción de los requisitos que satisface, su alcance y el entorno tecnológico más apropiado. En el caso de paquetes software hay que completar la siguiente información: a. Descripción del producto. b. Cobertura de los requisitos c. Entorno tecnológico y de comunicaciones d. Evolución del producto e. Costes de adquisición, adaptación, implantación y mantenimiento. f. Política de licencias g. Estándares que cumple h. Estrategia de implantación i. Descripción de las adaptaciones necesarias 5. Tras el estudio de cada alternativa, se realiza una valoración de las mismas, teniendo en cuenta el impacto en la organización, desde el punto de vista tecnológico y de organización como de operación. El estudio económico se realiza con valorando los beneficios de la solución contrastados con los costes asociados. Para ello se realiza un análisis del Coste/Beneficio que determina los costes del sistema y los pondera con los beneficios tangibles, cuantificables directamente y con los intangibles, buscando un modo de cuantificarlos. También se realiza un análisis de los riesgos asociados a cada alternativa, teniendo en cuenta las incertidumbres y complejidad técnica asociadas a cada una de ellas. Se identifican y valoran los riesgos asociados y se determinan las medidas a tomar para minimizarlos. En función del análisis de riesgos realizado, se realiza la planificación de cada una de las alternativas teniendo en cuenta el enfoque más adecuado y los puntos de sincronismo con otros proyectos software. 6. La selección de la alternativa más adecuada se realiza comparando los requisitos del nuevo sistema y el estudio de la situación actual con los estudios de las alternativas. Métrica no propone ninguna técnica en concreto. Página 3 de 7

4 2.2 Técnicas de evaluación de paquetes candidatos Como hemos visto, cuando se tiene un conjunto final de paquetes candidatos para ser seleccionados, hay que evaluarlos de forma que se puedan comparar unos con otros. La evaluación homogénea de paquetes software que pueden ser de características muy diferentes puede ser complicada. Existe la técnica de valorar cada paquete según la satisfacción de los requisitos establecidos. Está técnica puede tener diferentes grados de complejidad, según el grado de precisión que se necesite. Las variantes de la técnica son: Cálculo del valor promedio de los requisitos. Para producto, se asigna una puntuación a cada requisito de la aplicación, por ejemplo de 1 a 10, según el grado de satisfacción del mismo. La evaluación del producto es el promedio de las puntuaciones de los diferentes requisitos. La alternativa con la mayor puntuación promedio sería el producto seleccionado. Esta técnica es fácil y rápida, pero tiene el inconveniente de dar la misma importancia a todos los requisitos, cuando normalmente no es así. Una mejora es el cálculo del valor ponderado de los requisitos. Los requisitos solicitados se agrupan en categorías o grupos, como requisitos funcionales, económicos, temporales A cada grupo se le asigna una puntuación según su importancia, la suma en total de las puntuaciones tiene que ser 100. Los requisitos dentro de cada grupo también se ponderan, según su importancia. El primero se hará por grupos de requisitos, y luego se obtendrá una puntuación total haciendo la suma ponderada de la puntuación de cada grupo. Esta técnica tiene la ventaja de tener en cuenta el grado de importancia de cada requisito, aunque tiene el inconveniente de no evaluar la varianza de las puntuaciones obtenidas, es decir, evaluar si un producto es de características homogéneas o combina propiedades muy buenas con muy malas. Esta información se puede obtener calculando la varianza del valor ponderado de los grupos de requisitos. Este valor puede ayudar a decidirse en caso de tener dos candidatos con puntuaciones promedio muy similares. Página 4 de 7

5 3 Criterios estándares de valoración de paquetes software Los criterios a valorar y analizar a la hora de seleccionar un paquete software son muchos. No todos los criterios a tener en cuenta se refieren al producto, sino también valoran al fabricante y a los proveedores. La importancia de cada criterio dependerá de las características de cada proyecto en particular. Por ejemplo, un proyecto sin plazos máximos que cumplir, los criterios temporales tendrán poca importancia. Los criterios pueden agruparse en cuatro grupos: 1. Criterios temporales La fecha estimada de puesta en operación. La organización puede necesitar que una aplicación este en producción para una fecha determinada. Este requisito puede hacer descartar productos de calidad superior pero con un tiempo de puesta en producción excesivo. 2. Criterios tecnológicos Los requisitos tecnológicos habituales a la hora de evaluar un paquete software son: Flexibilidad del paquete. Capacidad de parametrización Portabilidad a diferentes plataformas tecnológicas Interoperabilidad. Uso de estándares de comunicación. Fiabilidad. Nivel de errores de ejecución del paquete. Seguridad. Medidas de seguridad que implementa. Correctitud. Nivel de errores en los resultados obtenidos. Usabilidad. Facilidad de uso. Dificultad de aprendizaje. Mantenibilidad. Facilidad de mantenimiento. Eficiencia. Consumos de recursos. 3. Criterios económico Los costes de una solución software se clasifican en dos tipos: Costes iniciales i. Precio licencias ii. Adquisición de nuevo hardware y software base iii. Horas/hombre de instalación/ configuración/ adaptación iv. Costes de formación a usuarios y administradores Costes periódicos i. Costes de actualizaciones ii. Costes de mantenimiento y administración Dos métricas que se suelen utilizar en la evaluación económica de un producto son: Costo total de propiedad -CTP-: Costes iniciales + Costes periódicos anuales*años de vida de la aplicación. Retorno de la inversión -ROI-: Beneficios estimados/ CTP Página 5 de 7

6 4. Criterios estratégicos Además de las características propias de la solución, también hay que tener en cuanta las características de su entorno: Características del proveedor i. Nº de posibles proveedores ii. Localización de los proveedores. Grado de cercanía. iii. Calidad del servicio ofrecido. Cuota del mercado del paquete Disponibilidad de soporte, formación y asesoría Condiciones de la contratación y tipos de licencia (por usuario, por cpu...) Evolución histórica del paquete 4 Tipos de licencias Cuando se adquiere un paquete software, generalmente no se adquiere su plena propiedad, sino que se adquiere el derecho de uso con unas ciertas condiciones. Esta cesión de uso se concreta contractualmente en la licencia de uso del paquete. Las licencias de uso que podemos encontrar son: 1. Cesión de uso temporal El proveedor cede el uso del programa durante un periodo de tiempo determinado, mediante el pago de un canon económico periódico. Esta modalidad de contratación se utiliza, casi en exclusiva, en el caso de software para mainframes. 2. Cesión de uso indefinido. Es la forma de cesión más habitual. Se cede el uso del paquete de forma indefinida a cambio de un único pago inicial. Esta licencia tiene diferentes clases: a. Licencia por equipos: La licencia permite el uso del software en un solo equipo. b. Licencia por usuarios: utilizado en paquetes software que se ejecutan de forma distribuida. La licencia permite su uso por un determinado número de usuarios. c. Licencia corporativa: El software puede ser usado en todas los equipos informáticos de un organismo, sin limitación. d. Licencia de red: El software puede ser usado por todos los usuarios conectados a una red local determinada. e. Licencia de ubicación: El producto software sólo puede ser utilizado por todos los equipos de una determinada ubicación. Página 6 de 7

7 5 Ventajas de los paquetes software La adquisición de los paquetes software presentan las siguientes ventajas respecto a los desarrollos a medida: Costes: El coste de adquisición de licencias de una paquete software y los costes de instalación y configuración suelen ser menores que el coste de un desarrollo a medida. Salvo que haya que adquirir muchas licencias. Madurez del software: Los paquetes software suelen llevar muchos años en el mercado, por lo que están más probados y suelen tener menos errores. Personal con conocimientos: Es posible encontrar personal con conocimiento del uso de los paquetes software más populares. Soporte: Las grandes empresas de paquetes software como Microsoft o Oracle proporcionan soporte on-line y existen multitud de recursos disponibles en Internet. Puesta en producción más rápida: Dado que es un producto software ya hecho y probado. 6 Inconvenientes Dependencia: Al adquirir un paquete software, la organización depende de las decisiones del desarrollador del paquete. Si este decide abandonar el producto, perderemos el soporte y las actualizaciones. Si decide aumentar el precio del mantenimiento o de las actualizaciones habrá que asumir estos costes, salvo que las condiciones de estás están pactadas en el contrato de adquisición del producto. Hay que tener en cuenta que un desarrollo a medida también puede provocar la dependencia con una empresa externa. Para evitarlo hay que establecer y comprobar que el software desarrollado es mantenible. (Que el desarrollo siga unos estándares y que el código este comentado y documentado). Rigidez: Un desarrollo a medida se adapta perfectamente a las necesidades de la organización. Los paquetes de software lo tienen más difícil, aunque sean configurables. La forma de funcionar de una organización va evolucionando, las herramientas que utiliza también deben evolucionar. Las herramientas software deben adaptarse al funcionamiento de la organización y no al revés. Inseguridad. En un paquete software comercial no se tiene acceso al código fuente, por lo que no se sabe realmente lo que hace. No ocurre esto con los paquetes de software de código libre. Página 7 de 7