María José Díaz Díaz

Transcripción

1 LA VALORACIÓN Y EL MODELO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL EN ANDALUCÍA DESDE LA EXPERIENCIA en los grupos de trabajo María José Díaz Díaz Archivo Central de la Consejería de Economía y Hacienda

2

3 - Pags LA VALORACIÓN Y EL MODELO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL EN ANDALUCÍA DESDE LA EXPERIENCIA en los grupos de trabajo María José Díaz Díaz Archivo Central de la Consejería de Economía y Hacienda mariaj.diaz.diaz@juntadeandalucia.es 1. Visión crítica del sistema de valoración y selección documental en Andalucía: 1.1. Los Grupos de Trabajo en Andalucía: diversidad de planteamientos A) Antecedentes Los Grupos de Trabajo de Identificación y Valoración de Series documentales (GTIV), dentro de la Junta de Andalucía, tienen como antecedentes los creados, a finales de los años 80, en el Archivo General de Andalucía (AGA), a raíz del Decreto 233/1989, de 7 de noviembre de 1989, por el que se establece el funcionamiento de los Archivos Centrales de las Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía y su coordinación con el Archivo General de Andalucía, que en estas Jornadas conmemoramos. Estos GTIV tuvieron como finalidad identificar y valorar series susceptibles de expurgo ante la acumulación documental en los depósitos, que evidenciaban la duplicación o la reproducción. Su principal logro fue elaborar un modelo de ficha de identificación y valoración, así como las instrucciones para cumplimentarla. Posteriormente, por acuerdo de 14 de noviembre de 1996, se crearon en el seno de la Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico, a la que se le atribuyeron funciones de calificación y valoración de la documentación administrativa, tres GTIV: Órganos colegiados Recursos humanos Intervenciones Delegadas Integrados por un coordinador y un número variable de profesionales de archivos de titularidad autonómica, adscritos a la Comisión y coordinados por el AGA

4 108 María José Díaz Díaz tienen como objetivo identificar y valorar series documentales y normalizar los cuadros de clasificación. La Secretaría de la Comisión distribuyó una circular del AGA de 23 de diciembre de 1996, sobre identificación y valoración, la cual fue remitida, por Acuerdo de la Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico, a todos los archivos del sistema La composición de los GTIV estuvo abierta a la participación voluntaria de los responsables de los Archivos Centrales, aunque se consideró prioritaria la representación de algunos de ellos, atendiendo a la función o actividad objeto de estudio. La experiencia del GTIV de Órganos Colegiados fue objeto de una publicación en el año 1998 cuyos autores fueron Antonia Heredia Herrera, Luisa Fernanda de Juan y Santos, Mateo Páez García, Juan José Pérez Ruiz y María José de Trías Vargas 1. B) Los grupos de trabajo en el seno de la CACDA A partir de 2002 se publica el nuevo formulario para los estudios de identificación y valoración (EIV) y comienzan su andadura los GTIV en el seno de la CACDA. El nuevo formulario fue aprobado mediante Resolución de la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico de 11 de noviembre de 2002, por la que se hace público el acuerdo de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de 28 de octubre de 2002, por el que se aprueba el formulario para los estudios de identificación y valoración de series documentales. Entre las distintas funciones que atribuye el Decreto 97/2000, de 6 de marzo por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la ley 3/1584, de 9 de enero, de archivos a la CACDA hay que señalar, con relación al tema que nos ocupa, la creación de GTIV para la identificación y valoración, dispuesta en su artículo 11, apartado g. Dicha función de la CACDA tendrá un desarrollo normativo más amplio en la Orden de la Consejería de Cultura de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales, en cuyo art. 10 se prevé la constitución de GTIV, en los siguientes términos:. En el seno de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos podrán constituirse grupos de trabajo para la realización de estudios de 1. HEREDIA HERRERA, A. y otros: La identificación y la valoración de series documentales en el pórtico de la gestión documental: Expedientes de sesiones de órganos colegiados, Boletín del Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico, nº 23 (jun. 1998)

5 La valoración y el modelo de selección documental en Andalucía desde la experiencia en los grupos identificación y valoración documentales o para el estudio de asuntos monográficos de su competencia. Los grupos de trabajo podrán estar formados por miembros de la Comisión y/o archiveros del Sistema Andaluz de Archivos. Todos los miembros de dichos grupos serán designados por la Presidencia a tal efecto. 3. Su coordinación será desempeñada por un vocal de la Comisión designado por la Presidencia. En la segunda sesión de la CACDA, celebrada el 2 de diciembre de 2002, se establecen GTIV en razón de los Subsistemas que representan y se nombra un coordinador en cada uno de ellos. Grupo de Trabajo para la elaboración y análisis de los Estudios de Identificación y Valoración que trate de series producidas por: Las Universidades de Andalucía Los Ayuntamiento y otras Entidades Locales de Andalucía Las Diputaciones de Andalucía Los Servicios Centrales y Periféricos de las Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas públicas de ellos dependientes de la Junta de Andalucía SERIES ESPECÍFICAS Los Servicio Centrales, Organismos Autónomos y Empresas públicas de ellos dependientes de la Junta de Andalucía SERIES HORIZONTALES Coordinador Juan Francisco Herranz Navarra, que podrá ser sustituido, en su caso, por Rosario Jiménez Vela y Clemencia de la Cruz Ramón Beltrán Remedios Rey Mª Isabel Valiente Archivo General de Andalucía En la tercera sesión de la CACDA de 22 de Enero de 2004 se plantea la falta de circuitos de presentación de los EIV. Para solventar dicha circunstancia se propone el establecimiento de GTIV que, coordinados por los miembros de la CACDA representantes de cada una de las administraciones, lleven a cabo la labor de análisis del contenido y elaboración de los EIV. Estando todos los miembros de acuerdo con la constitución de dichos GTIV, se pasa a la presentación de los componentes de los mismos realizadas por los vocales:

6 110 María José Díaz Díaz Grupo de trabajo de Archivos de Universidades Andaluzas Ángel Muñoz Mazagatos Clemencia de la Cruz Rodríguez Ángeles Montes Zugadi Rosario Jiménez Vela Consuelo Martín Vega Archivo General de la Universidad de Almería Archivo General de la Universidad de Cádiz Archivo Universitario de Córdoba Archivo Universitario de Granada Mª Dolores Sánchez Cobos Archivo General de la Universidad de Jaén Cristina Guzmán Quesada Mª del Carmen Lozano Sánchez Soledad Caballero Rey Mercedes López Izquierdo Archivo General de la Universidad de Málaga Archivo General de la Universidad de Sevilla Grupo de trabajo de trabajo de la Administración de la Junta de Andalucía Mª Dolores López Falantes Archivo Central de la Consejería de la Presidencia Juan José Pérez Ruiz Archivo Central de la Consejería de Salud Mª José Trías Vargas Archivo Central de la Consejería de Educación y Ciencia Mateo Antonio Páez García Archivo Central de la Consejería de Agricultura Grupo de trabajo de Diputaciones Provinciales Carmen Barriga Guillén Archivo de la Diputación Provincial de Sevilla Antonio Rodríguez Cabañas Archivo de la Diputación Provincial de Cádiz Grupos de trabajo de Ayuntamientos Cádiz Córdoba (Pendiente de constitución) (Pendiente de constitución) Inmaculada de Castro Peña Ayuntamiento de Montilla Huelva (El resto de componentes se encuentra pendiente de constitución) Mª José Díaz Díaz Archivo Municipal de Bollullos del Condado

7 La valoración y el modelo de selección documental en Andalucía desde la experiencia en los grupos Málaga Sevilla Mª Isabel Vila Archivo Municipal de Málaga Eloisa Puertollano Cañadas Soledad Nuevo Ávalos Susana Mateos Alfredo Galán Lydia Merino Francisco López Serrano José Antonio Franco Mercedes Fresco Acosta Archivo Municipal de Álora Archivo Municipal de Archidona Archivo Municipal de Cártama Archivo Municipal de Estepota Archivo Municipal de Fuengirola Archivo Municipal de Marbella Archivo Municipal de Vélez-Málaga Archivo Municipal de Alcalá de Guadaíra José María Carmona Domínguez Archivo Municipal de Carmona Marina Martín Ojeda Inmaculada Franco Idígoras Archivo Municipal de Écija Archivo Municipal de Sevilla Archiveros de Zona de la Diputación de Sevilla (pendientes de confirmación) Grupo de trabajo de Archivos Históricos Provinciales (Pendiente de constitución). Joaquín Rodríguez, coordinador del mismo, manifiesta la peculiaridad de la falta de documentación producida por la Administración Autonómica en los Archivos Históricos Provinciales y la necesidad de que, una vez constituido el grupo, éste tendría que estar íntimamente relacionado con el grupo de los Archivos Centrales, dado que en esos Archivos es donde se producen los ingresos de la documentación producida por la Administración periférica de la Junta de Andalucía. Ya en esta sesión se debate sobre su funcionamiento, poniéndose en evidencia que carecen de un régimen de sesiones y de una estructura de órgano colegiado. Predomina en ellos la participación voluntarista, por inquietudes profesionales o personales. En la cuarta sesión, de 26 de Julio de 2004, se aprueban unas instrucciones de funcionamiento: Las convocatorias y órdenes del día de las sesiones de trabajo serán fijadas de forma consensuada entre los miembros del grupo y el coordinador y será este último el que lo comunique a la secretaría para proceder a su convocatoria. Los gastos que ocasionen las sesiones de trabajo serán asumidos por la Consejería de Cultura.

8 112 María José Díaz Díaz Los GTIV emitirán informe de los EIV analizados y, en su caso, una propuesta de Tabla de Valoración de los mismos. Ambos documentos deberán ser remitidos a la secretaría por el coordinador. El informe referido será redactado por el coordinador y reflejará el análisis efectuado por el grupo. Las propuestas de Tablas de Valoración, en su caso, se elaborarán directamente en cada sesión. A las sesiones de los GTIV podrán ser invitados los autores de los EIV, o establecer con ellos la comunicación que se considere más adecuada para el fin que se pretende conseguir. En el seno de los GTIV deben ser los coordinadores los que expliquen y aclaren los procedimientos a seguir, constituyéndose en los interlocutores entre los GTIV y la Comisión. A partir de este momento, los GTIV ya están establecidos y cuentan con unas instrucciones para su funcionamiento. En la práctica, como veremos más adelante, tan sólo han funcionado los GTIV de Administración Local y los de Administración Autonómica y su funcionamiento no ha respondido totalmente a las instrucciones emanadas de la propia CACDA. 2 Subsistema de Archivos de Administración Local Cuando hacemos mención de estos GTIV nos referimos únicamente a los Ayuntamientos. Entre 2002 y 2005 se produjeron diversas reestructuraciones que fueron objeto de especial atención dentro de la CACDA. En la cuarta sesión, de 26 de julio de 2004, se debate acerca de la falta de coordinación existente entre los distintos GTIV de Administración Local y se acuerda su sustitución por un único grupo de Administración Local, Ayuntamientos, compuesto por 8 archiveros, preferentemente uno por provincia, entre los que se incluye el propio coordinador. En la sexta sesión, de 1 de marzo de 2005, tras la renuncia del vocal representante de los Ayuntamientos, Ramón Beltrán, y sin vocal de archivos municipales aún elegido, se analiza el funcionamiento de estos GTIV poniéndose en evidencia la complejidad de estos trabajos en el ámbito local y la necesidad que el nuevo coordinador/a ejerza de forma efectiva la labor de coordinación, para que el GTIV verifique los EIV a través de una Comisión específica bien constituida y las Tablas de Valoración resultantes pudieran ser aplicables a series horizontales en todos los Ayuntamientos. 2. Para conocer la composición de los Grupos de Trabajo en la actualidad se puede visitar juntadeandalucia.es/cultura/web/areas/archivos/sites/consejeria/areas/archivos/comision_calificadora_documentos_adm

9 La valoración y el modelo de selección documental en Andalucía desde la experiencia en los grupos En la octava sesión de 20/12/2005, se nombran a los miembros de los GTIV y se planteó por mi parte, como nueva vocal representante de los Ayuntamientos, una propuesta de funcionamiento. Planteamos la necesidad que los GTIV tuvieran un carácter más multidisciplinar y se solicitó la participación de interventores, tesoreros y secretarios municipales. La principal función de estos GTIV fue elaborar EIV de series horizontales y no los relacionados con series de un Ayuntamiento concreto. A partir de este momento comienzan a funcionar dos GTIV provinciales formado exclusivamente por archiveros, uno en Huelva y otro en Sevilla. El funcionamiento de los GTIV sigue, en parte, el esquema indicado por la Comisión: Las convocatorias y órdenes del día de las sesiones de trabajo se fijan de forma consensuada entre los miembros del grupo y el coordinador. Es éste último el que lo comunica a la Secretaría de la CACDA para proceder a la convocatoria. Los gastos ocasionados con motivo de las reuniones son sufragados por los Ayuntamientos participantes. La Comisión tan sólo se hace cargo del pago de desplazamientos y dietas del Coordinador. En las reuniones provinciales se ponen en común los trabajos realizados por los técnicos de archivos y se concensúan los EIV que se presentarán a la Comisión. El Coordinador asiste a todas las reuniones de los GTIV, redacta el orden del día y el Acta y sirve de interlocutor entre el Grupo y la Comisión. En un principio, como criterios principales para elegir las series que iban a estudiar se adoptaron los siguientes: 1) que se tratara de series horizontales a todos los municipios. 2) que fueran de gran volumen 3) que fueran susceptibles de eliminación o, al menos, que su conservación permanente suscitara dudas. Este último criterio fue modificado y comenzamos a estudiar conjunto de series relacionadas dentro de su contexto de producción, es decir, en su relación de interdependencia con otras series producidas en las mismas unidades administrativas. Esto nos llevó a identificar y valorar series documentales de carácter permanente como único modo de evitar la adopción de criterios sobre eliminación basados en meras conjeturas sobre la existencia de series duplicadas o recopilatorias de conservación permanente.

10 114 María José Díaz Díaz Los GTIV se plantearon como objetivo que los EIV nos sirvieran como instrumento para normalizar los cuadros de clasificación y el tratamiento documental referido a organización, la descripción, las transferencias y el acceso. Los GTIV poco a poco se van especializando y finalmente quedarán constituídos: El Grupo de Trabajo de Hacienda en la provincia de Sevilla El Grupo de Trabajo de Urbanismo en la provincia de Huelva Subsistema de Archivos Autonómicos Se han constituido los siguientes: Grupo de Trabajo de Series Específicas de la Junta de Andalucía Grupo de Trabajo de Series Horizontales de la Junta de Andalucía Ambos GTIV tienen como función emitir informes acerca de los EIV que se presenten ante la CACDA procedentes de la Administración Autonómica. Normalmente los EIV son analizados y, en los casos en que procede, se realiza una propuesta de Tabla de Valoración de los mismos. Ambos documentos son remitidos a la Secretaría por el coordinador. El informe se redacta por el Coordinador y refleja el análisis efectuado por el grupo. Las propuestas de Tablas de Valoración, en su caso, se elaboran directamente en cada sesión como resultado del análisis del EIV. La frecuencia de las sesiones de trabajo depende de las necesidades de la propia Comisión, ya que desde la Secretaría de la misma se envían al GTIV las series que hayan sido remitidas por los distintos archivos antes de cada convocatoria de sesión de la CACDA. En cuanto a su funcionamiento interno, cada grupo tiene sus particularidades. El Grupo de Series Horizontales está constituido en el seno del AGA y es éste quién convoca a los Archivos Centrales que considere oportuno (en función de la serie horizontal que se pretenda estudiar). Por lo tanto, es un grupo variable en el número de componentes y en el que la mayor parte del trabajo recae en el AGA. El Grupo de Series Específicas cuenta con un número fijo de miembros, 5 en total, nombrados por la CACDA. El coordinador realiza la convocatoria mediante correo electrónico y envía las series junto con sus expedientes tipo. Los EIV se analizan y se efectúan las propuestas de Tablas de Valoración El Formulario: su puesta en práctica La labor realizada por los GTIV ha puesto sobre la mesa los problemas referidos al formulario utilizado para llevar a cabo los EIV. Recordemos que dicho formulario fue acordado por la CACDA el 28 de octubre de 2002 y publicado por Resolución

11 La valoración y el modelo de selección documental en Andalucía desde la experiencia en los grupos de 11 de noviembre de 2002, de la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico. Diversos aspectos han sido objeto de debate, hasta tal punto que en la sesión del 30 de octubre de 2006 se decide la creación de un GTIV para la revisión del formulario y los procedimientos de presentación ante la CACDA, formado por los Coordinadores de los GTIV y técnicos del Servicio de Archivos. En el año 2007 se llevaron a cabo varias reuniones, aunque todo quedó paralizado con el nuevo proyecto de Ley de Archivos. Los puntos que han suscitado más debate son los siguientes: Cuál es la denominación de las series? Por un lado, no es raro que nos cuestionemos qué estamos valorando? una serie o una subserie? qué nombre es el más correcto? Tanto en la Administración Local como en la Autonómica los principales problemas que surgen en relación con la denominación de las series provienen de problemas previos de identificación no resueltos convenientemente y de la falta de normalización de los cuadros de clasificación. Estos problemas se ven agravados cuando se trata de series horizontales. Nos hemos encontrado con documentos que forman parte de una misma serie documental, pero que han sido separados por procedimientos de tramitación deficientes, o por la división de funciones, y que hemos identificado como dos series distintas. También hemos observado el caso contrario: valorar una serie cuando, en realidad, se trata de dos. Esto último suele ocurrir en procedimientos que inciden unos sobre otros, y en instituciones donde una misma oficina lleva a cabo funciones diversas. Lo primero es frecuente en al ámbito autonómico, mientras que lo segundo se suele dar con mayor frecuencia en la administración local. Esto obliga a acordar dentro de las sesiones de la CACDA nombres de series distintos a los propuestos por los propios autores de los EIV y ocasiona protestas de los autores que no se sienten cómodos con la denominación acordada por la CACDA. La fecha inicial de la serie y las fechas del periodo estudiado deben coincidir? Es confusa en el formulario la existencia de dos fechas, la fecha inicial de la serie (Denominación) y la del periodo estudiado (Área de control). Si el objeto de un estudio de identificación y valoración es la serie, deben coincidir, y por tanto, es redundante. En el ámbito de la Junta de Andalucía, el periodo estudiado suele coincidir con la fracción cronológica de la serie que se conserva en el archivo que realiza el EIV, Central o Histórico.

12 116 María José Díaz Díaz Qué entendemos por legislación general y por legislación específica? Existen diversas interpretaciones. Por ejemplo, el Decreto 254/2001, por el que se aprueba el reglamento que regula los procedimientos para la concesión de subvenciones y ayudas públicas de la Junta de Andalucía y sus Organismos Autónomos y su régimen jurídico en algunas Tablas de Valoración de subvenciones y ayudas se ha entendido como general frente a la legislación específica que regula las ayudas concretas que generan la serie objeto de estudio, mientras que en otros se ha entendido como legislación específica. Por otro lado, las instrucciones nos indican que debemos relacionar las normas que incidan en el procedimiento y es frecuente que incluyamos legislación que, en el mejor de los casos, tan sólo afecte a la cuantía de las sanciones. Para solventar adecuadamente este problema se hace necesaria la participación en los GTIV de expertos en legislación sobre las materias a tratar, bien a través de la elaboración de informes o participando directamente en dichos GTIV. Esto diversificaría su composición y los haría más multidisciplinares, en consonancia con la propia naturaleza de sus trabajos. Procedimiento o documentos que forman el expediente? La información que aparece en los EIV oscila entre la descripción del procedimiento administrativo y la de los documentos que contiene el expediente tipo. Ya en marzo de 2004 el GTIV de Series Específicas pidió a la CACDA que aclarara estos puntos. Nuevamente en el informe elaborado por este grupo el 3 de septiembre del mismo año se vuelve a poner de manifiesto este problema, proponiendo a la Comisión que se diferencie dentro de este campo el procedimiento. Veamos el texto del informe que se refiere a este punto: <<Anexo: Propuesta de reforma urgente de un apartado del formulario de Identificación y Valoración A raíz de las confusiones que origina y el tiempo de discusiones y trabajo que nos supone a los grupos de trabajo el punto 5 del formulario Procedimiento del Expediente tipo que es totalmente incongruente con la expresión de la Tabla de Valoración Documentos que integran cada unidad documental, donde se supone que tenemos que volcarlo, como grupo de trabajo proponemos a la Comisión: Que mediante Resolución de la Directora General, sin tener que esperar a la reforma definitiva o completa del formulario de identificación y valoración, se proceda a diferenciar cuanto antes en dos apartados del estudio de identificación la información referida por un lado al procedimiento administrativo, y por otro la referida a los documentos que integran las unidades documentales de la serie que estamos estudiando. Esto ahorraría

13 La valoración y el modelo de selección documental en Andalucía desde la experiencia en los grupos mucho tiempo y trabajo y evitaría confusiones tanto a los que elaboran los estudios como en quienes tienen que revisarlos e interpretarlos.>> Cuáles son las series relacionadas? Desde el GTIV de Administración Local ya se planteó el problema de las series relacionadas desde las primeras sesiones, ya que creíamos que era un criterio fundamental para la valoración. Analizado el problema nos dimos cuenta de que los criterios elegidos más frecuentemente para determinar qué series eran las relacionadas se basaban a veces en simples coincidencias en su tramitación o en la analogía de sus contenidos. Esto podría llevar a establecer valores informativos e históricos incorrectos y, lo que es peor, a determinar una incorrecta selección documental. Las series relacionadas deben ser estudiadas dentro de su contexto de producción, es decir, en su relación de interdependencia con otras series producidas en las mismas unidades administrativas. Además, podríamos plantearnos una serie de preguntas, de cuya respuesta pueden derivarse decisiones más acertadas a este respecto: 1) En lo que respecta a las series duplicadas: Ofrecen las mismas garantías de autenticidad y validez jurídica? Contienen la información de forma íntegra? 2) En las series subordinadas: Son parte de unidades documentales que se encuentran separadas por tramitaciones deficientes? o Son dos procedimientos que inciden unos sobre otros? 3) En cuanto a las series que contengan información complementaria o recopilatoria, es frecuente acudir a reseñar a los Registros: Registros de Actas, de Resoluciones e incluso de Entrada y Salida como series que contienen información recopilatoria. No obstante, es importante señalar que dichas series a veces no contienen toda la información esencial. En el seno del GTIV de Series Específicas el tema de las series relacionadas también ha sido objeto de debate en diversas ocasiones: En el 11/06/2008 el GTIV de Series Específicas hace la siguiente observación: como observación general a todos los Estudios de Series Documentales destaca la importancia que tiene cumplimentar el campo de Series Relacionadas, al ser un elemento esencial para la valoración, sin en cual a veces nos vemos abocados a una ardua tarea de investigación que creemos se debería llevar por las personas que presentan el estudio, que son además los más familiarizados con la serie y su procedimiento. A la hora de elaborar el nuevo formulario de estudios de series, se debería establecer cuáles son los campos de cumplimentación obligatoria y solo dejarlos en blanco justificadamente.

14 118 María José Díaz Díaz El 10/03/2009 el mismo GTIV vuelve a hacer algunas observaciones 1.- Respecto a las Series Relacionadas que es un elemento importante a la hora de valorar la serie, se debería constatar si ya existe tabla de valoración de esas series relacionadas y cual es el sentido de la misma, de modo que la Comisión tenga esa información junto al estudio para evitar el riesgo de tomar decisiones que pudiesen conllevar la pérdida total de la información. Esto se podría incluir en el formulario para su cumplimentación por la persona que realiza el estudio, o comprobar con las tablas publicadas por parte del Servicio de Archivos una vez recibido el mismo para su presentación a la Comisión. Cómo determinamos los valores? La determinación de los valores es subjetiva. Para minimizar los riesgos inherentes a esta subjetividad existen criterios universalmente aceptados, recogidos por T. R. Schellenberg 3, los cuales, sin embargo, no dejan de suscitar dudas cuando se intentan llevar a la práctica. Las instrucciones de la CACDA, de 2002, para aplicar el formulario también nos dan algunas pautas para ayudar a determinarlos correctamente. De la puesta en práctica se desprende, por un lado, que resultan un tanto imprecisos y que su determinación no puede estar únicamente en manos de los archiveros, Desde los GTIV se ha requerido una definición más completa de los valores y la necesidad de recabar información o informes jurídicos que puedan determinar con mayor precisión los plazos de caducidad o prescripción. Los valores pueden determinar el plazo de las transferencias y el régimen de acceso y, lo que es mucho más importante, son decisivos al optar por la eliminación en las propuestas de selección. Cómo determinamos el régimen de acceso? El régimen de acceso ha sido objeto de mucho debate, muchos EIV hacían referencia a la ley de Archivos o a la Ley de Procedimiento Administrativo de manera general. En la mayoría de los casos el autor del estudio no se pronunciaba. A partir de una petición del GTIV de Series Específicas, en marzo de 2009 se tasaron todos los supuestos y se incluyeron en la base de datos que el Servicio de Archivos ha realizado para cargar el formulario, de modo que el autor del estudio sólo tenga que señalar cual es el régimen de acceso que se aplica a esa serie. En tal sentido se han tasado los siguientes supuestos de acceso: Acceso libre, conforme al art de la Ley 30/1992 y al art. 27. e) de la Ley 3/ Schellenberg, T.R. : Archivos Modernos. Principios y Técnicas, La Habana, lnstituto Panamericano de Geografía e Historia. Publicaciones del Comité de Archivos de la Comisión de Historia, 1958.

15 La valoración y el modelo de selección documental en Andalucía desde la experiencia en los grupos Acceso limitado a sus titulares y a terceros con interés legítimo, por contener datos nominativos que no afectan al honor ni a la intimidad, según el art Ley 30/1992 Acceso restringido a los afectados, por contener datos que afectan a su seguridad, honor o intimidad, según el art. 27.c) Ley 3/1984 y art.37.2 Ley 30/1992 Acceso restringido, por tratarse de documentos regidos por disposiciones específicas, según el art de la Ley 30/1992 (materias clasificadas, datos sanitarios, régimen electoral, estadística pública, Registros Civiles y de Penados, Archivos Históricos) Acceso prohibido, materias protegidas que afectan a la seguridad y defensa del Estado o a los intereses vitales de Andalucía, según art Ley 30/1992 y art. 27. d) Ley 3/1984. El muestreo? Es patente el desconocimiento de las técnicas de muestreo y su grado de representatividad. En la mayoría de los casos no quedan suficientemente justificadas las razones que han llevado a la elección de uno u otro criterio. Por otro lado, cuando se propone una selección parcial -esto es, no se destruye el expediente completo sino sólo una parte del mismo- no existe un campo en el que indicar cuál es la documentación a conservar. Se utiliza para ello el campo Muestreo, lo cual da lugar a confusión, ya que el muestreo se realiza sobre los documentos que se van a destruir y no sobre los que se deben conservar. Entendemos que es necesario adquirir un mayor conocimiento de estas técnicas y que se ofrezcan diversas alternativas considerando factores tales como la dimensión del fondo, las características de las series, la ordenación, etc. lo que facilitaría la aplicación de las Tablas de Valoración y su adaptación a las características de propias de cada archivo. Para finalizar, hay una cuestión muy importante: el formulario sólo sirve para la realización de EIV en soporte papel. No reúne los requisitos necesarios para los documentos en soporte electrónico. Concluyendo, nos parece necesario revisar el formulario y dictar unas instrucciones que ayuden a solventar las dudas. Y adoptar criterios para la identificación, valoración y selección de los documentos en cualquier tipo de soporte La CACDA: su funcionamiento Tenemos que cuestionar, por un lado, la composición actual de la CACDA, en la que el grueso de sus miembros proceden de la Administración Autonómica. No se ha dado cumplimiento a lo previsto en el Preámbulo del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos en la que se refiere a un órgano colegiado con representación de todos

16 120 María José Díaz Díaz los Archivos integrantes del Sistema, de las entidades y asociaciones profesionales relevantes en Andalucía en materia de Archivos, de los investigadores, como usuarios de los archivos, así como de los gestores administrativos responsables de la producción documental. Llama la atención la ausencia de una representación de la Asociación de Archiveros de Andalucía y la participación de gestores administrativos procedentes de otras administraciones. En el caso de la Administración Local hubiera sido interesante contar con Secretarios, Interventores o Tesoreros. En cuanto al funcionamiento de la CACDA, una de las funciones más importantes que ejercen los GTIV es facilitar las tareas de elaboración de las Tablas de Valoración, tanto a través de los informes de los coordinadores como de las propuestas de tablas. A cada miembro le llega la convocatoria con el orden del día y los EIV con sus correspondientes expedientes tipo tan sólo 20 días antes de su convocatoria. Teniendo en cuenta que los miembros de la Comisión no se dedican en exclusividad a esta tarea, resulta casi imposible llevar todos los EIV debidamente revisados. Si tenemos en cuenta que las Sesiones de la Comisión se celebran tres veces al año, se acumula en cada sesión una gran cantidad de trabajo. Por ello, las sesiones resultan interminables y agotadoras. Así que un buen trabajo de los GTIV es fundamental, ya que facilita a la CACDA la toma de decisiones. Otra de las cuestiones a mejorar en el funcionamiento de la CACDA se relaciona con que en las sesiones se adoptan criterios internos sobre la elaboración de los EIV que no se hacen públicos ni extensivos a los archivos. Estos problemas de falta de comunicación entre Archivos y CACDA, crean una idea general en los archivos que la CACDA es una institución ajena que obstaculiza sus funciones. Una petición frecuente de los archivos es que se hagan públicos los EIV. El motivo de esta demanda se relaciona con el carácter legal reservado a las Tablas de Valoración. Aunque las Tablas de Valoración aparecen en la página web de la Consejería de Cultura, sólo se publican en BOJA los extractos, por lo que a los archivos llega muy poca información de los EIV realizados, los cuales son, en muchos casos, necesarios para poder aplicarlas correctamente. Este tema ha suscitado diversos debates en el seno de la CACDA, y no ha quedado resuelto todavía, por plantearse cuestiones como el derecho de autor, como incluir en los EIV las modificaciones que las Tablas de Valoración plantean respecto a éstos, etc. También se ha puesto de manifiesto, tanto en el seno de la Comisión como en los GTIV, la falta de recursos de personal de apoyo a la Secretaría de la CACDA, al objeto de que se puedan llevar a cabo satisfactoriamente todas las tareas relativas a la elaboración de directrices, la resolución de cuestiones técnicas, la realización de trabajos administrativos y la puesta en marcha de cursos de formación.

17 La valoración y el modelo de selección documental en Andalucía desde la experiencia en los grupos En este punto concluimos que es necesario que la composición de la CACDA sea más transversal y multidisciplinar, así como que su funcionamiento debe ser más ágil, para lo cual deben aligerarse sus procedimientos y contarse con más personal de apoyo a su Secretaría. Es también muy importante dar a conocer sus decisiones y buscar una fórmula para difundir los EIV. 2. Nuevas propuestas para el futuro: la CAVAD y los Archivos Centrales 2.1. Nuevas funciones de la CAVAD: la e-valoración? A) Funciones de la CAVAD El Art. 30 del anteproyecto de la Ley de Archivos elaborado en el año 2009, se refiere a la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos 4. Este órgano sustituirá a la CACDA y está regulado por la ley. Se trata de una Comisión que abarca a todo el Sistema Andaluz de Archivos. Se decanta por el modelo de Comunidades Autónomas como Cataluña, en lugar del vigente en Aragón o el País Vasco, exclusivo de la administración autonómica. Este punto de vista me parece un gran acierto, ya que favorecerá la adopción de criterios uniformes en todo el Sistema Andaluz de Archivos. En segundo lugar, en cuanto a sus funciones sobre la valoración y selección, el art a) establece las tres siguientes: Dictaminar la conservación de aquellos documentos que tengan interés para la Comunidad Autónoma Autorizar la eliminación con el procedimiento que reglamentariamente se establezca. Establecer los plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos. Dictaminar la conservación de aquellos documentos que tengan interés para la Comunidad Autónoma Dictaminar, es emitir un dictamen, un juicio, no elaborar una Tabla de Valoración. Por lo tanto, creo que va a significar una agilización en su funcionamiento. Es deseable que en su desarrollo reglamentario se articulen mecanismos para que los trabajos que se presenten lleguen depurados y se pueda dictaminar con las máximas garantías, dándole un papel más relevante a las Subcomisiones y los GTIV, a los que se refiere el art Asimismo, parece innecesario que, una vez valorada una serie, se tengan que estar actualizando las fechas extremas del periodo estudiado mediante nuevos EIV. Habría 4. Por Resolución de 28 de septiembre de 2009, de la Secretaría General de Políticas Culturales, se acuerda someter a información pública el Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía (BOJA núm. 201, de 14 de octubre de 2009).

18 122 María José Díaz Díaz que cuestionarse si esto es necesario o si, por el contrario, se puede seguir el modelo catalán y, una vez valorada la serie, aplicar dicha valoración, independientemente de su fecha. No queda ajeno, en el ámbito de la Junta de Andalucía, el papel que puede jugar el AGA como coordinador de los Archivos Centrales, y la de los Archivos Centrales de las Consejerías como coordinadores de sus respectivas Delegaciones Provinciales, a los que hace referencia en su art. 45 en relación con los trabajos de identificación y valoración de series. El Anteproyecto no hace mención alguna a la coordinación de los Archivos Centrales de los entes instrumentales. El artículo anterior en su apartado 7 dice que los archivos centrales de los entes instrumentales coordinarán los archivos de sus unidades periféricas, no refiriéndose en este caso a la coordinación por parte del AGA, aunque esperamos que este punto se corrija. Autorizar la eliminación (de los que carezcan de interés) con el procedimiento que reglamentariamente se establezca. La CAVAD debe hacer un esfuerzo en difusión y formación de los procedimientos de eliminación entre los archiveros del Sistema Andaluz de Archivos. Esto evitaría que muchas propuestas tengan que ser subsanadas y que se apliquen de forma incorrecta las Tablas de Valoración. Establecer los plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos. Creo que el legislador intenta dar mayor entidad a la regulación de las transferencias, especialmente importante en la red de archivos de la Junta de Andalucía con la incorporación de los Archivos Intermedios Provinciales. Es importante conocer el plazo de permanencia de los documentos en los diferentes archivos y dónde se llevará a cabo la eliminación. B) La CAVAD y la e-valoración? El Anteproyecto de ley de Archivos introduce nuevas funciones para los Cuerpos de Facultativos y Ayudantes de la Junta de Andalucía para la gestión documental: Art. 57. Funciones de la gestión documental ) En el marco de esta Ley, la gestión documental está integrada por las siguientes funciones archivísticas, aplicadas a los documentos: la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, el acceso y el servicio.

19 La valoración y el modelo de selección documental en Andalucía desde la experiencia en los grupos ) De acuerdo con el apartado anterior, la gestión documental implica la participación de personal archivero en: a) b) c) La definición de los sistemas de información, con el fin de garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de vincularse al documento para su adecuada gestión archivística La regulación de los procedimientos, con objeto de determinar los criterios de valoración para la selección, transferencias de la custodia y acceso El diseño de los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización El art dice las funciones archivísticas propias de la gestión documental, establecidas en el art. 57, corresponden a los cuerpos de facultativos y ayudantes de archivo de la Junta de Andalucía. En el primer borrador del Anteproyecto de Ley de Archivos el art decía literalmente: En la elaboración de disposiciones que regulen procedimientos administrativos, y a efectos de incorporar los criterios de valoración y selección, deberá recabarse preceptivamente informe de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos. Dicho informe tendrá carácter vinculante y deberá evacuarse en el plazo de treinta días. Al suprimirse dicho artículo en el nuevo borrador del Anteproyecto de Ley, la CAVAD queda al margen a la hora de establecer unos criterios que, en el caso de los documentos electrónicos, es mucho mejor y más efectivo que se establezcan a priori. Por lo tanto, nos encontramos con dos cuestiones importantes: La responsabilidad de establecer los metadatos sobre valoración y selección va a corresponder a los técnicos de archivos y no en un órgano colegiado multidisciplinar. De nuevo nos podemos encontrar discrepancias entre el punto de vista de los técnicos y los de la CAVAD, que es el órgano al que le corresponde legalmente dictaminar sobre la valoración y la selección. Este dictamen se emitirá a posteriori y, con seguridad, se pueden preveer complicaciones 2.2. Las Subcomisiones y Los Grupos de Trabajo. El art que dice literalmente: En el seno de la Comisión se podrán crear cuantas subcomisiones se consideren necesarias, con capacidad para resolver los asuntos a ellas encomendados. Asimismo, podrán

20 124 María José Díaz Díaz crearse los grupos de trabajo que se consideren necesarios para la identificación y valoración documentales Las Subcomisiones Interpretando que el legislador no plantea el funcionamiento de Subcomisiones con autonomía propia, sino dentro del seno de la CAVAD, nos encontraríamos ante un modelo ya presente en otras comisiones como la contemplada en el Sistema Archivístico Valenciano o en la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. En el Sistema Archivístico Valenciano se regula el funcionamiento de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos (JCDA) en el art. 11 de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos Sus funciones han sido desarrolladas en el Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el cual se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos. Dentro de la JCDA se crean Comisiones de Valoración Documental en los diferentes departamentos de la Administración de la Generalitat, así como se faculta a otras administraciones para que puedan hacerlo. Son órganos colegiados de carácter técnico. Su función principal es la de elaborar las propuestas de Tablas de Valoración para presentarlas ante la JCDA. Se crean mediante resolución del titular del departamento y están formadas por 5 miembros, elegidos entre el personal que desempeñe sus funciones en las unidades administrativas correspondientes, uno de los cuales habrá de ser obligatoriamente un archivero Las Comisiones presentarán las Tablas de Valoración de las series generadas por las unidades administrativas propias, de las entidades de derecho público con personalidad jurídica dependientes de ellos, de la Generalitat y de las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos de competencia de aquellos, en lo relacionado con dichos servicios. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos se regula por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre. Esta Comisión funciona en Pleno y en Comisión Permanente. La Comisión Permanente se encarga del análisis y estudio de las propuestas dirigidas a la Comisión Superior para su elevación al pleno. Cuenta con un Secretariado Permanente, como órgano de asistencia y apoyo a la Comisión, que se encarga de recibir la documentación y de comprobarla antes de trasladarla al pleno. En los distintos departamentos Ministeriales se pueden crear Comisiones Calificadoras conforme a lo previsto en el art. 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Estas Comisiones presentan peticiones de dictámenes sobre

21 La valoración y el modelo de selección documental en Andalucía desde la experiencia en los grupos transferencias, selección y acceso. También presentan propuestas de eliminación o sustitución del soporte distinto al papel en aplicación de un dictamen previo. Por tanto, las Subcomisiones para el Sistema Andaluz de Archivos podrían seguir el modelo del Sistema Archivístico Valenciano, con Subcomisiones por Subsistemas y, dentro la Junta de Andalucía, por Consejerías. La ventaja que presenta este sistema es que, al ser órganos colegiados departamentales, las propuestas de Tablas de Valoración contarán con los informes necesarios y, al estar elaboradas por un equipo multidisciplinar, serán más completas. Por otro lado, la implicación de los distintos departamentos en estos procesos hace que la labor del archivo se haga extensiva al resto de la institución. En el caso de series horizontales a toda la Junta de Andalucía, se podría formar una Subcomisión coordinada por el AGA. En resumen, las Subcomisiones deberían asumir el trabajo que actualmente realizan los GTIV de Series Específicas y Horizontales de la Junta, pero con equipos multidisciplinares. Los Grupos de Trabajo Evidentemente, estas subcomisiones no van a realizar el trabajo de campo, por lo que se hace imprescindible la formación de GTIV para la identificación y valoración documentales, especialmente importantes en Series Horizontales en todos los subsistemas de archivos. Estos GTIV deben nacer en el seno de las Subcomisiones y ser dependientes de ellas. Su funcionamiento puede seguir el que se ha empleado para los GTIV de Administración Local, que ya hemos comentado. Es un modelo que ha dado muy buenos resultados y que, sin duda, podemos extrapolar al Sistema Autonómico.

22

23 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA Y LOS ARCHIVOS CENTRALES: SISTEMA DE María Isabel Valiente Fabero Coordinadora del Sistema de Iformación de Archivos mariai.valiente@juntadeandalucia.es