DE LA UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD LIMA, MARZO 2008

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD <HOSPITAL SAN JOSÉ CALLAO> LIMA, MARZO 2008

2 INDICE PAG. INTRODUCCIÓN MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES BASE LEGAL... ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL. DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD... ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD... DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVELES DE CARGOS 1. DEL SUPERVISOR DE PROGRAMA SECTORIAL 2. DE LA ENFERMERA I 3. DEL ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I 4. DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO IV 5. SECRETRARIA 6. VOLUNTARIADO

3 INTRODUCCION El Manual de Organización y Funciones MOF, constituye una de las herramientas con que cuentan las organizaciones, para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas, asistenciales u operativas; constituyendo un instrumento de comunicación, por lo que es fundamental su existencia. El MOF, también es un documento técnico - normativo de gestión institucional, que contiene la descripción de la UGC,funciones generales de la estructura así como las funciones especificas del personal que labora en esta unidad además se consigna los niveles de autoridad, responsabilidad y dependencia de sus integrantes de acuerdo al cuadro de asignación del personal. Es también un documento que permite proponer estrategias acciones para mejorar la calidad de atención que brinda el HSJ. y permitir una mayor satisfacción de los usuarios externos como internos. El presente manual está sujeto a modificaciones progresivas tendientes a mejorar cada día el adecuado funcionamiento de esta unidad. La UGC es una unidad dependiente de la dirección ejecutiva del HSJ CALLAO y su proyección es que cada uno de los trabajadores se vayan involucrando en estas estrategias para mejoras. Por lo tanto el esfuerzo va creciendo a medida que más personal involucrado tengamos, es así que nuestra unidad a pesar de solo contar con 04 cargos aprobados según cuadro de asignación de personal se viene trabajando con mayor numero de talento humano, por lo que adjuntaremos también las funciones que se vienen desarrollando el personal integrado en esta unidad y como tal, reside en la necesidad indispensable de armonizar voluntades, esfuerzos y capacidades para realizar con eficacia, eficiencia y efectividad, las tareas que son propicias de la unidad orgánica y en plena concordancia con los objetivos, políticas y metas del Hospital y el Ministerio de Salud, actualmente vigentes. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MISION Somos un hospital del Sector Salud que brinda atenciones preventivo-promocionales, recuperativo y de rehabilitación a las personas, la familia y la población en un ambiente saludable contribuyendo al desarrollo sostenido del País. VISION Ser una organización del Sector Salud exitosa y competitiva en los próximos 5 años que contribuya a tener una población sana con fácil acceso al establecimiento con servicios eficientes y equitativos, con personal comprometido en una cultura organizacional de excelencia y calidad. ALCANCE El presente Manual de Organización y Funciones, es de aplicación obligatoria a todo el personal que labora en la Unidad de Gestión de Calidad.

4 BASE LEGAL Decreto Legislativo Nº 584 Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Salud. Decreto Supremo Nº SA Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud. Resolución Ministerial Nº SA/DM Reglamento de Organización y Funciones de las Direcciones Sub. Regionales de Salud de Lima y Callao. Resolución Jefatural N INAP/DNR, aprueban Directiva para la formulación y elaboración del Manual de Organización y Funciones en las Dependencias de la Administración Pública. Decreto Supremo N SA Reglamento General de Hospitales del Sector Salud. Resolución Directoral N HASJ-C/D Implementar de la Unidad de Gestión de la Calidad que modifica la R.D. N HASJ-C/D.

5 Oficina de Planeamiento Estratégico Unidad de Personal Unidad de Logística Órgano de Control Institucional Oficina de Administración Unidad de Economía Unidad de s Generales y Mantenimiento Dirección Ejecutiva Unidad de Epidemiología y Saneamiento Ambiental Unidad de Gestión de la Calidad Unidad de Estadística e Informática Unidad de Apoyo a la Docencia e Investigación Unidad de Seguros Departamento de Medicina Departamento de Cirugía Departamento de Pediatría Departamento de Gineco- Obstetricia Departamento de Enfermería Departamento de Patología Clínica y Anatomía Patológica Departamento de Diagnóstico por Imágenes Departamento de Apoyo al Tratamiento Medicina Interna de Cirugía General de Pediatría de Ginecología Medicina Física y Rehabilitación Enfermería Preventivo Promocional Patología Clínica de Rayos X Nutrición Dietética Medicina Especializada de Cirugía Especializada de Neonatología de Obstetricia Emergencia y Cuidados Crísticos Enfermería en Consulta Externa Anatomía Patológica Ecografía Social de Obstetrices Anestesiología y Centro Quirúrgico de Odontoestomatología Enfermería en Centro Quirúrgico Enfermería en Emergencia Enfermería en Hospitalización Banco de Sangre Psicología Farmacia

6 ÓRGANO DE ASESORAMIENTO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2008 DIRECCIÓN EJECUTIVA HOSPITAL SAN JOSÉ- CALLAO UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

7 7 ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECTOR EJECUTIVO JEFE DE UNIDAD GESTION DE LA CALIDAD ENFERMERA III (2(2))ºº (2222 ASISTENTE ADMINISTRATIVO I (2) TÉCNICO SANITARIO II SECRETARIA III

8 8 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A. FUNCIONES DE LOS CARGOS O PUESTOS DE TRABAJO

9 9 1 DEL SUPERVISOR DE PROGRAMA SECTORIAL I. ANEXO 10 Ficha de Descripción del Cargo o Puesto de Trabajo UNIDAD ORGÁNICA: (1) UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD CARGO CLASIFICADO: (2) SUPERVISOR DE PROGRAMA SECTORIAL I Nº DE CARGOS (3) 1 CODIGO CORRELATIVO : (4) 053 CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5) 1. FUNCION BASICA (6) Formular estrategias que contribuyan a la mejora de la Calidad de Atención. Evaluar permanentemente los procesos y mejoras de la atención al usuario. Evaluar los indicadores y proponer acciones para el mantenimiento de éstos, dentro de los estándares. Monitorear los Comités de Quejas, Auditoria y Auto evaluación. 2. RELACIONES DEL CARGO (7) Relaciones internas : JEFATURAS DE LOS DEPARTAMENTOS, SERVICIOS, AREAS ASISTENCIALES Y ADMINISTRATIVAS JEFE DE UNIDAD JEFATURAS DE AREA RELACIONES EXTERNAS : DISA, OFICINA DE CALIDAD DEL MINSA, Y OTRAS. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8) REPRESENTACIÓN TÉCNICA EN CALIDAD DEL EQUIPO DE GESTION DEL HOSPITAL SAN JOSE. AUTORIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS O TÉCNICOS DE SUPERVISIÓN. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS (9) Formular y Preparar el Plan Operativo de la Unidad de Gestión de Calidad. Ejecutar el Plan Operativo de la Unidad de Gestión de Calidad. Coordinar con la Dirección Ejecutiva asuntos relacionados con el mejoramiento continuo de la Calidad. Participar en la Evaluación y Programación de Indicadores de Gestión. Programar cursos de Adiestramiento y Capacitación en Gestión de la Calidad. Establecer sistemas y métodos para la recolección, consolidación y presentación de datos. Participar en trabajos de investigación dirigidos por Organismos de Salud Locales o Nacionales. Elaborar informes de investigación relacionados con la Calidad de la atención. Informar a la Dirección Ejecutiva sobre las actividades desarrolladas y sobre los factores críticos identificados. Monitoreo y Supervisión de Indicadores de calidad de las diferentes áreas. Presentar estrategias para la mejora continua de la calidad. Participar en la Evaluación y Programación de actividades de Salud. Fomentar y Promover la investigación científica relacionadas con GESTIÓN DE CALIDAD. Supervisar los procesos de Auto evaluación y Auditorias Médicas. Formular Procesos de Mejoramiento continuo. 5. REQUISITOS MINIMOS (10) Educación: Educación Superior Universitaria. Capacitación Básica en Administración y en Sistemas de Calidad. Experiencia: 01 año de experiencia en Dirección Supervisión y Organización de Personal. años de experiencia en temas de calidad 05 años de experiencia en el Ejercicio Profesional. Capacidades, habilidades y actitudes Capacidad de análisis, síntesis, expresión y de dirección. Capacidades para liderar el logro de los objetivos institucionales y lograr Cooperación y motivación del personal. Vocación de y Atención al usuario.

10 2. DE LA ENFERMERA III. ANEXO 10 Ficha de Descripción del Cargo o Puesto de Trabajo UNIDAD ORGÁNICA: (1) UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD 10 CARGO CLASIFICADO: (2) ENFERMERA III Nº DE CARGOS (1) CODIGO CORRELATIVO : (4) 054 CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5) P FUNCION BASICA (6) Formular estrategias que contribuyan al aseguramiento y garantía de la calidad. Así como ejecutar y monitorear las actividades que forman parte de dichas estrategias. Recepcionar las quejas y reclamos de los pacientes y solucionarlos según el nivel de competencia 2. RELACIONES DEL CARGO (7) Relaciones internas : - JEFATURAS DE LOS DEPARTAMENTOS, SERVICIOS, AREAS ASISTENCIALES Y ADMINISTRATIVAS - JEFE DE UNIDAD - JEFATURAS DE AREA - ANFITRIONAS Relaciones externas : - DISA CALLAO,OFICINA DE CALIDAD DEL MINSA 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8) DE CONTROL DE SUPERVISIÓN 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS (9) Ejecutar el Plan Operativo de la Unidad de Gestión de Calidad. Coordinar con la Dirección Ejecutiva asuntos relacionados con la Garantía de la Calidad. Participar en la Evaluación y Programación de Indicadores de Gestión. Programar cursos de Capacitación en Gestión de Calidad. Participar en los trabajos de investigación dirigidos por la Dirección del Hospital y/o la Unid. G. C.. Elaborar informes relacionados con la Gestión de la Calidad. Informar a la Dirección sobre las actividades desarrolladas. Monitoreo y Supervisión de Indicadores de calidad de las diferentes áreas. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad. 4.1 Monitorear los comités de Quejas, Auditorias Médicas y Ética Hospitalaria. 5. REQUISITOS MINIMOS (10) Educación: SUPERIOR UNIVERSITARIA LIC. EN ENFERMERÍA Experiencia : 02 Años en Administración. 05 Años de ejercicio profesional Capacidades, habilidades y actitudes: CAPACIDAD DE ANÁLISIS, EXPRESIÓN, REDACCIÓN, SÍNTESIS Y DE DIRECCIÓN. Habilidad para lograr cooperación y lograr objetivos institucionales. Vocación de.

11 11 3. DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO I Ficha de Descripción del Cargo o Puesto de Trabajo UNIDAD ORGÁNICA: (1) UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD CARGO CLASIFICADO: (2) ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P ASISTENTE Nº DE CARGOS (2) CODIGO CORRELATIVO : (4) FUNCION BASICA (6) Formular estrategias que contribuyan al mejoramiento de la Calidad de Atención. Desarrollar Proyectos de Mejoramiento de Procesos, así como investigaciones relacionadas a la calidad de atención. Realizar una evaluación permanente de los procesos de atención al usuario, evaluando los indicadores y proponiendo acciones para el mantenimiento de éstos, dentro de los estándares. Recepcionar quejas y/o reclamos de los pacientes y solucionarlos, según el nivel de competencia. 2. RELACIONES DEL CARGO (7) Relaciones internas : - JEFATURAS DE LOS DEPARTAMENTOS, SERVICIOS, AREAS ASISTENCIALES Y ADMINISTRATIVAS - JEFE DE UNIDAD - IMAGEN INSTITUCIONAL Relaciones externas : - OFICINA DE CALIDAD DEL MINSA 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8) De control y De supervisión. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS (9) 4.1 Elaborar propuestas de mejoramiento continuo para las diferentes áreas. 4.2 Desarrollar la medición de la satisfacción del usuario, tiempos de espera. 4.3 Apoyar el monitoreo y evaluación de indicadores. 4.4 Apoyar en la capacitación y sensibilización en calidad. 4.5 Elaborar y promover medios de información al usuario interno y externo, informar y coordinar con las jefaturas sobre reuniones de trabajo organizar la información de la unidad. 4.6 Coordinar con imagen institucional acciones de información y comunicación al paciente. 4.7 Coordinar con imagen institucional para sensibilizar a los usuarios sobre las acciones de medición y resultados de las encuestas realizadas. 4.8 Coordinar con las anfitrionas sobre las actividades de información que realizan. 4.9 Desarrollar formatos para mejorar la comunicación con el paciente Participar y colaborar en la elaboración de planes operativos y estratégicos de la unidad y del hospital Desarrollar y mantener un sistema de información de la unidad Asistir técnicamente en el fortalecimiento de los sistemas de quejas y escucha a los usuarios Desarrollar, proponer y participar en la ejecución de trabajos de investigación sobre calidad de servicios de salud en el Hospital San José. 5. REQUISITOS MINIMOS (10) Educación: SUPERIOR UNIVERSITARIA PROFESIONAL CON CONOCIMIENTO DE SISTEMAS O ESTADÍSTICO Experiencia : 02 AÑOS DE EXPERIENCIA EN SUPERVISIÓN, ORGANIZACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PLANEAMIENTO 02 AÑOS DE EXPERIENCIA EN ANÁLISIS DE DATOS E INFORMACIÓN Capacidades, habilidades y actitudes: Capacidad de análisis, expresión, redacción, síntesis, de dirección, programación, planificación, coordinación técnica y de organización. Conocimiento de idioma inglés intermedio. Habilidad para lograr cooperación y lograr objetivos institucionales. Vocación de

12 DEL TECNICO ADMINISTRATIVO I ANEXO 10 Ficha de Descripción del Cargo o Puesto de Trabajo UNIDAD ORGÁNICA: (1) UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD CARGO CLASIFICADO: (2) TÉCNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5) t Nº DE CARGOS (1) CODIGO CORRELATIVO : (4) FUNCION BASICA (6) Brindar información que permita orientar al usuario externo y contribuir que su estancia en el HOSPITAL SAN JOSE sea satisfactoria en cuanto al componente de calidad humana y de Información. 2. RELACIONES DEL CARGO (7) Relaciones internas : - JEFATURAS DE LOS DEPARTAMENTOS, SERVICIOS, AREAS ASISTENCIALES Y ADMINISTRATIVAS - JEFE DE UNIDAD - JEFE DE ÁREA Relaciones externas : 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8) 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS (9) - Información, Orientación y guía sobre los servicios que brinda el hospital. - Entrega y orientación de las solicitudes de documentos que emite el HOSPITAL SAN JOSE. - Informe de precios a los pacientes, turno de los médicos que están atendiendo. - Informe de fechas de realización de campañas de salud. - Guiar a los miembros de empresas que solicitan certificados (pescadores, marinos mercantes, portuarios, otras empresas e instituciones. - Recepción de Quejas y reclamos de los pacientes y solución de éstos en la medida que es posible. - Brindar información que genera y administrativa la Unidad de Imagen Institucional y otras áreas del HOSPITAL SAN JOSE. 5. REQUISITOS MINIMOS (10) Educación : Superior NO universitaria Experiencia : Trato con el público Capacidades, habilidades y actitudes: Capacidad de expresión, coordinación técnica y organización

13 13 Anexo Nº DE LA SECRETARIA I Ficha de Descripción del Cargo o Puesto de Trabajo UNIDAD ORGÁNICA: (1) UNIDAD GESTION DE CALIDAD Nº DE CARGO CLASIFICADO: (2) SECRETARIA I CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5) 1 CODIGO CORRELATIVO : (4) FUNCION BASICA (6) Ejecutar y coordinar actividades completas de apoyo secretarial a la UNIDAD DE GESTION DE CALIDAD 2. RELACIONES DEL CARGO (7) Relaciones internas : UNIDAD GESTION DE CALIDAD,secretariado de los diferentes jefaturas dl hsj. Relaciones externas : 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8) 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS (9) Velar y apoyar por el cumplimiento de la funciones de la oficina: Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación de la oficina. Tomar dictado y redactar documentos de acuerdo a instrucciones especificas. Efectuar el seguimiento de las acciones o documentos tramitados hasta la consecución de los mismos. Efectuar llamadas telefónicas, concertar citas. y controlar el buen uso del mismo Velar por la seguridad y conservación de documentos. Mantener la existencia de útiles de oficina y encargar de su distribución. preparar los informes de situación y. Orientar al público sobre consultas de informes y gestiones a realizar en la oficina 5. REQUISITOS MINIMOS (10) Educación Estudios de Secretariado. Experiencia en labores de secretariado. Capacidades, habilidades y actitudes Deberá contar con capacidad de análisis, habilidades secretariales y administrativas. C onocimiento de computo

14 DE LAS ANFITRIONAS VOLUNTARIADO (PROMOTORAS DEL BUEN TRATO ) 1.- FUNCION BASICA (6) La persona voluntaria consciente y libremente decide incorporar a su vida la misión de servir a los demás, para lo cual organiza su tiempo y se compromete a cumplir puntualmente con un horario para no generar desorden ni atraso en la atención al paciente. 2.- RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas : UNIDAD GESTION DE CALIDAD Relaciones externas : 3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO 4.- RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: UNIDAD GESTION DE CALIDAD Relaciones externas : 5.- ATRIBUCIONES DEL CARGO 6.- FUNCIONES ESPECÍFICAS INFORMAR ORIENTAR: GUIAR BRINDAR APOYO EMOCIONAL MORAL Y ESPIRITUAL AL SUARIO YAL FAMILIAR: 7.- REQUISITOS MINIMOS (10) PERSONAL MAYORES DE 18 AÑOS CON VOUNTAD DE SERVIR AL PROJIMO VOLUNTARIAMENTE SIN PAGO ALGUNO.

15 15 ORGANIGRAMA FUNCIONAL E LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD JEFATURA DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Área de Garantía de la Calidad. Área de Información para la Calidad ORGANIGRAMA FUNCIONAL E LA UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

16 16 AREA DE GARANTIA DE LA CALIDAD-HSJ