RESOLUCIÓN No.1036/ La Comisión Nacional de Bancos y Seguros,

Transcripción

1 14 de julio de 2009 INSTITUCIONES DE SEGUROS Toda la República CIRCULAR CNBS No.043/2009 Señores: El infrascrito Secretario de la Comisión Nacional de Bancos y Seguros, transcribe a ustedes la Resolución No.1036/ de la Comisión Nacional de Bancos y Seguros, que literalmente dice: RESOLUCIÓN No.1036/ La Comisión Nacional de Bancos y Seguros, CONSIDERANDO: Que de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 13, numeral 8) de la Ley de la Comisión Nacional de Bancos y Seguros, corresponde a ésta dictar las normas prudenciales que aseguren una adecuada coordinación entre las labores de supervisión de las Superintendencias con las que realizan las auditorías internas y externas de las instituciones supervisadas. CONSIDERANDO: CONSIDERANDO: CONSIDERANDO: POR TANTO: Que la existencia de un sistema de control interno que garantice el buen funcionamiento de los procedimientos adoptados en las diferentes áreas de las Compañías Aseguradoras implica la dinamización del rol de las Auditorías Internas y por ello es necesario que la Comisión establezca los requisitos mínimos en que deben operar las mismas. Que la labor que desarrollan las Unidades de Auditoría Interna de las Instituciones de Seguros es fundamental para la responsabilidad de supervisión y control asignada a esta Comisión; y para que la administración del negocio se realice con apego a la legislación, normas y prácticas aplicables. Que los Consejos de Administración de las Instituciones de Seguros deben velar que las Unidades de Auditoría Interna desarrollen su actividad cumpliendo las observaciones y recomendaciones formuladas por la Comisión, los auditores externos y la misma auditoría interna, las disposiciones legales y normativas que rigen a las Instituciones de Seguros, así como la suficiencia y efectividad del Sistema de Control Interno y ejecutar su trabajo de conformidad y en lo aplicable, con las Normas Internacionales de Auditoría, las Normas Internacionales de Información Financiera, Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna y las que emita la Comisión. Con fundamento en los artículos 4 de la Ley de Instituciones de Seguros y Reaseguros; 6 y 13, numeral 8) de la Ley de la Comisión Nacional de Bancos y Seguros; en sesión del 14 de julio de 2009;

2 Página 2 RESUELVE: 1. Aprobar la NORMATIVA MÍNIMA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS UNIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE LAS INSTITUCIONES DE SEGUROS supervisadas por la Comisión Nacional de Bancos y Seguros, como sigue: NORMATIVA MÍNIMA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA DE LAS INSTITUCIONES DE SEGUROS CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1.- OBJETIVO: Establecer las normas mínimas sobre el funcionamiento y las actividades de la Unidad de Auditoría Interna en las Instituciones de Seguros. ARTÍCULO 2.- DEFINICIONES: Para efecto de la presente normativa se entenderá por: a. Consejo de Administración: Es el Órgano de Gobierno que tiene a su cargo la administración y representación legal de las Instituciones de Seguros supervisadas por la Comisión Nacional de Bancos y Seguros. b. Cargos de Dirección: Miembros del Consejo de Administración, Presidente Ejecutivo, Gerente y Subgerente General y Gerentes y Subgerentes de Área. c. Control Interno: Conjunto de procesos aprobados por el Consejo de Administración, para proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad, respecto a la confiabilidad de la información financiera, efectividad y eficacia de las operaciones y el cumplimiento de las leyes y la reglamentación aplicables. d. Componentes: Los cinco componentes de control interno que están descritos en las Normas Internacionales de Auditoría se refieren a: El ambiente de Control. El proceso de evaluación del Riesgo por la Entidad. El Sistema de información, incluyendo los procesos relacionados del negocio, relevante a la información financiera y comunicación. Actividades de Control. Monitoreo de Controles. e. Plan Anual de Trabajo o Plan: Documento que contiene los lineamientos generales y específicos, objetivos y alcance del programa de auditoría; así como el cronograma de actividades programadas que desarrollará la Unidad de Auditoría Interna durante cada ejercicio económico. f. Administración de Riesgos: Identificación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la Institución de Seguros. g. Hechos Significativos: Son aquellos que eventualmente exponen a la Institución de seguros a riesgos que puedan tener un grave impacto en su solvencia, que sean de tal magnitud que afecten el cumplimiento de sus obligaciones ante terceros. h. Actividades Programadas: Revisiones que deben ser establecidas de manera permanente en el Plan. i. Actividades no Programadas: Revisiones especiales no establecidas en el Plan y realizadas cuando son necesarias para la evaluación del sistema de control interno y sus diferentes componentes. j. Días: Días hábiles. k. La Comisión: Comisión Nacional de Bancos y Seguros. l. La Superintendencia: Superintendencia de Seguros y Pensiones. m. NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera. n. NIA: Normas Internacionales de Auditoría ñ. NIAI: Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna.

3 Página 3 CAPÍTULO II DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ARTÍCULO 3.- RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: Sin perjuicio de las atribuciones y funciones que sean consignadas en la Escritura de Constitución y Estatutos Sociales, el Consejo de Administración es responsable de adoptar las acciones necesarias para que la Unidad de Auditoría Interna realice sus funciones de acuerdo con las disposiciones de la presente norma y tiene la responsabilidad fundamental de asegurar un efectivo y adecuado control interno, un sistema de medición para evaluar los riesgos de las actividades de aseguramiento, un sistema para relacionar riesgos al nivel de capital y establecer los métodos apropiados para asegurar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y resoluciones emitidos por la Comisión y el Banco Central de Honduras; así como las políticas internas y normas internacionales sobre la materia. ARTÍCULO 4.- COMITÉ DE AUDITORÍA: De acuerdo al Artículo 23 del Reglamento de Gobierno Corporativo para las Instituciones Supervisadas, el Consejo de Administración deberá estructurar entre otros, el Comité de Auditoría. El Auditor Interno fungirá como secretario del mismo. ARTÍCULO 5.- REGLAMENTO DE AUDITORÍA: El Comité de Auditoría propondrá al Consejo de Administración el Reglamento de Auditoría Interna para su aprobación, el cual fijará la posición de la Unidad de Auditoría Interna dentro de la estructura organizacional. ARTÍCULO 6.- CONTRATACIÓN Y DESTITUCIÓN DEL AUDITOR INTERNO: La contratación o destitución del Auditor Interno estará a cargo del Consejo de Administración y deberá comunicarse a la Comisión dentro de los cinco (5) días siguientes al hecho, acompañando a dicha comunicación una copia certificada del punto de acta donde conste el acuerdo respectivo. La destitución del Auditor Interno, deberá estar basada en justa causa y mediante resolución razonada; decisión que deberá ser asentada en el libro de actas correspondiente; en este caso la Comisión, se reserva el derecho de citar al Auditor Interno para conocer las causas. La vacante no podrá durar más de treinta (30) días, pudiendo las instituciones de seguros nombrar el Auditor Interno en forma interina, quien podrá desempeñarse en el cargo por un período no mayor a treinta (30) días. CAPÍTULO III DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA ARTÍCULO 7.- UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA: Las Instituciones de Seguros contarán con una Unidad de Auditoría Interna de acuerdo a su estructura organizacional, cuya función principal será la de llevar a cabo la evaluación permanente del sistema de control interno, asegurándose de su efectividad mediante la comprobación del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales; asimismo, que los informes financieros están siendo preparados sobre una base de datos confiable en cumplimiento con las leyes y los reglamentos aplicables; adicionalmente verificará la adecuada administración de los riesgos. ARTÍCULO 8.- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: La Unidad de Auditoría Interna funcionará con independencia profesional y bajo la responsabilidad de un auditor nombrado por el Consejo de Administración. El titular de dicha Unidad tendrá la categoría de funcionario, quien dependerá orgánica, funcional y administrativamente del

4 Página 4 Consejo de Administración a quien reportará periódicamente. En el caso de las Sucursales de Instituciones Extranjeras, dicho profesional dependerá del Departamento de Auditoría Interna de su Casa Matriz. El personal que integre esta Unidad no debe participar en las funciones operativas y administrativas de la Institución, y para desempeñarse de manera efectiva, eficiente y oportuna, deberá contar con el apoyo de la administración para el logro de sus objetivos. La Unidad de Auditoría Interna, para el ejercicio de sus funciones y como parte de sus atribuciones efectuará las investigaciones, y comprobaciones que estime necesarias para sus propósitos, sin límites de alcance y de personas objeto de investigación; para lo cual la Administración le proporcionará el recurso humano, materiales, presupuesto y la capacitación necesaria para el cumplimiento de sus funciones. En aquellos casos que no se cuente con el personal especializado para realizar ciertas labores de inspección, se solicitará al Consejo, la contratación de los servicios profesionales de terceros (outsorcing). ARTÍCULO 9.- PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA: La Unidad de Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, efectuará las revisiones aplicando la metodología de las NIA y NIAII, debiendo comprobar que los estados financieros de la Institución han sido preparados en base a NIIF (una vez que su aplicabilidad sea de carácter obligatorio) y Normas Contables emitidas por la Comisión. CAPÍTULO IV DEL AUDITOR INTERNO ARTÍCULO 10.- REQUISITOS PARA NOMBRAMIENTO DEL AUDITOR INTERNO: El Auditor Interno deberá tener solvencia moral, conocimientos y experiencia apropiados para la función que desarrolla dicha Unidad, debiendo reunir los siguientes requisitos mínimos: a. Título Universitario con el grado de licenciatura en Contaduría Pública o Administración de Empresas debidamente colegiado. b. Experiencia comprobada en labores de auditoría durante cinco (5) años como mínimo y amplios conocimientos financieros y legales. c. Haber laborado como mínimo tres (3) años en Instituciones de Seguros, en firmas privadas de auditoría o en Organismos Supervisores con amplios conocimientos en seguros. d. No tener vinculación por propiedad directa o indirecta o de gestión con la entidad supervisada o con las personas jurídicas integrantes del grupo financiero al cual pertenece la Institución donde presta sus servicios o de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad con sus accionistas o socios, directores, gerentes, representantes legales o funcionarios principales. e. No haber sido condenado o sancionado por actos dolosos, ni tener juicios pendientes en materia civil, administrativa o penal. Además, no debe ser deudor de una institución supervisada con créditos clasificados en las categorías de riesgo siguientes: Categoría III.- Créditos Bajo Norma, Categoría IV.- Créditos de Dudosa Recuperación o Categoría V.- Créditos de Pérdida. f. No haber participado en cargos de dirección o de Auditor Interno en instituciones declaradas en quiebra o liquidación forzosa. La Comisión determinará el grado de participación del Auditor Interno en dichas instituciones, para establecer su idoneidad en el cargo designado.

5 Página 5 ARTÍCULO 11.- RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR INTERNO: El Auditor Interno es responsable de cumplir con las obligaciones que se le asignan en las presentes normas, así como de informar en primera instancia al Comité de Auditoría, Consejo de Administración o directamente a la Comisión, sobre cualquier modificación que se suscite en la composición de la Unidad de Auditoría Interna que afecte significativamente su funcionamiento e independencia, así como de los hechos significativos y relevantes que se hayan determinado una vez concluidas las investigaciones correspondientes. En el caso de las Sucursales de Instituciones Extranjeras, se informará al Comité de Auditoría o directamente a la Comisión. El Auditor Interno deberá participar en las sesiones del Consejo de Administración, en las cuales asistirá con voz pero sin voto. ARTÍCULO 12.- FUNCIONES DEL AUDITOR INTERNO: Las funciones que desempeñe el auditor interno deberán incluir, como mínimo las siguientes: a. Formular su Plan Anual de Trabajo y someterlo a consideración del Consejo de Administración para su aprobación antes del 31 de diciembre de cada año. Dicho plan deberá estar disponible para revisión de la Comisión y de los Auditores Externos cuando estos realicen sus visitas in-situ. b. Examinar y evaluar continuamente, la suficiencia y efectividad del sistema de control interno. c. Revisar la aplicación y efectividad de los procedimientos para la administración de riesgos técnicos y financieros. d. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables que rigen a la Institución. e. Revisar los sistemas de información financiera y administrativa, incluyendo los sistemas de información electrónica y los mecanismos de seguridad informática. f. Verificar que los registros contables e informes financieros son confiables y oportunos. g. Verificar el cumplimiento de las políticas, controles y procedimientos administrativos y contables, aprobados por el Consejo de Administración. h. Revisar si la ejecución presupuestaria está de acuerdo a los lineamientos aprobados por la administración. i. Efectuar el seguimiento permanente a las observaciones y recomendaciones formuladas por la Comisión, Auditores Externos y las realizadas por la propia Unidad de Auditoría Interna. j. Realizar actividades no programadas cuando lo considere conveniente o a pedido expreso de la Asamblea de Accionistas, Consejo de Administración o a solicitud de la Gerencia General. k. Comunicar de manera inmediata, una vez concluidas las investigaciones correspondientes, la ocurrencia de hechos significativos al Comité de Auditoría y Consejo de Administración. l. Verificar que se cumplan los controles internos implementados para una operación o producto en la etapa previa a su comercialización. m. Comprobar que la planeación de las revisiones de auditoría se hagan fundamentadas en la definición de áreas críticas de riesgo, debiendo quedar descritos en el Plan Anual de Auditoría los criterios utilizados. n. Elaborar su plan anual de capacitación y vacaciones, los que deberán ser sometidos al Comité de Auditoría y Consejo de Administración para su aprobación. ñ. Evaluar el cumplimiento de otros aspectos que específicamente determine la Comisión. CAPÍTULO V

6 Página 6 DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO ARTÍCULO 13.- CONTENIDO MÍNIMO DEL PLAN: El Plan Anual de Trabajo deberá ser conocido por el Comité de Auditoría y aprobado por el Consejo de Administración y será presentado ante la Comisión a más tardar el 31 de enero de cada año, acompañando certificación del punto de acta de sesión del Consejo, en donde se acredite que se conoció y aprobó. El Plan deberá considerar por lo menos los siguientes aspectos: a. Objetivos anuales y alcance del programa de auditoría. b. Descripción de las actividades a realizar en cada área a ser auditada. c. Seguimiento permanente de las observaciones y recomendaciones formuladas por la Comisión, auditores externos, así como las realizadas por la propia Unidad de Auditoría Interna. d. Nivel de riesgo (alto, medio y bajo) de los principales rubros contables de los estados financieros. e. Revisión de la aplicación y efectividad de los procedimientos de administración de riesgos, los sistemas de información financiera y la confiabilidad de los registros contables e informes estadísticos y financieros. f. Evaluación del cumplimiento de leyes, reglamentos, normas, políticas, controles y procedimientos administrativos, contables y legales que apliquen a la Institución. g. Cronograma detallado de las actividades a efectuarse, que contengan las fechas probables de ejecución del trabajo. h. Recurso humano, tecnológico y logístico disponible para el cumplimiento del Plan. La Comisión podrá hacer observaciones al contenido del Plan, dentro de los veinte (20) días posteriores a que éste haya sido presentado o en cualquier momento, derivadas de las revisiones realizadas por la Superintendencia. ARTÍCULO 14.- ACTIVIDADES PROGRAMADAS: Las actividades programadas en el Plan deben incorporar al menos las contenidas en el anexo ACTIVIDADES PROGRAMADAS que forma parte de las presentes normas. La Comisión en cualquier época podrá actualizar dicho anexo mediante Resolución. ARTÍCULO 15.- MODIFICACIONES AL PLAN: Las modificaciones esenciales que se realicen al Plan deberán comunicarse a la Comisión dentro de los cinco (5) días posteriores a su aprobación, acompañando certificación del punto de acta de sesión del Consejo de Administración en donde consta que se conoció del asunto. ARTÍCULO 16.- INFORME SOBRE EL AVANCE DEL PLAN: El Auditor Interno previa autorización del Comité de Auditoría, deberá remitir por escrito a la Comisión dentro de los quince (15) días posteriores al cierre de cada trimestre, un informe que contenga: a) Evaluación del grado de cumplimiento del plan, incluyendo el cronograma de trabajo programado y ejecutado, b) Resumen de todos los informes de auditoría que contengan: b.1) Objeto y alcance del examen; b.2) Principales hallazgos encontrados; b.3) Medidas y recomendaciones; b.4) Resultados de seguimiento de informes anteriores. CAPÍTULO VI DE LOS INFORMES

7 Página 7 ARTÍCULO 17.- PRESENTACIÓN Y ARCHIVOS: El Auditor Interno deberá presentar al Comité de Auditoría y al Consejo de Administración, los informes que elabore en el cumplimiento de sus funciones. Asimismo, deberá mantener un archivo conteniendo los informes elaborados y las comunicaciones que mantenga con las diferentes áreas de la institución, con la documentación probatoria, debidamente referenciada. Dicha información estará a disposición de la Comisión y de las firmas de auditores externos, para verificar el alcance y resultados de las actividades efectuadas, incluyendo el seguimiento e implementación de las recomendaciones. ARTÍCULO 18.- CONTENIDO MÍNIMO DE LOS INFORMES DE LAS REVISIONES EFECTUADAS: Los informes de la Unidad de Auditoría Interna deberán contener por lo menos la siguiente información: a. Evaluación de la situación de la actividad u operación a la fecha del informe, identificando los riesgos detectados, su impacto; así como la evaluación de los procedimientos y los controles utilizados por la Institución de Seguros. b. Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para subsanar los problemas o deficiencias identificadas, según corresponda. CAPÍTULO VII SANCIONES ARTÍCULO 19.- La determinación y aplicación de sanciones por incumplimiento a las disposiciones establecidas en las presentes normas se realizará de conformidad a lo establecido en la Ley de Instituciones de Seguros y Reaseguros. CAPÍTULO VIII DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS ARTÍCULO 20.- Lo no previsto en las presentes normas será resuelto por la Comisión con base en la legislación vigente y en las normas y prácticas internacionales sobre la materia. 2. Comunicar a las Instituciones de Seguros la presente Resolución, para los efectos correspondientes. 3. Autorizar a la Secretaría para que remita al diario oficial La Gaceta la presente Resolución para su publicación. 4. La presente Resolución es de ejecución inmediata. F) DANIEL A. FIGUEROA, Presidente a.i., FRANCISCO ERNESTO REYES, Secretario. Atentamente, FRANCISCO ERNESTO REYES Secretario /pyz