MICROSOFT WORD TUTORIAL 3

Transcripción

1 En éste tutorial aprenderás a: Modificar los márgenes de las páginas de tu documento, insertar secciones, definir la orientación del documento, insertar ecuaciones con el Editor de Ecuaciones de Microsoft Word, detectar y corregir errores ortográficos y gramaticales con el Diccionario de Word, Insertar y Modificar Tablas, Realizar un control de revisiones, proteger (cifrar) tu documento y guardar el mismo en diferentes formatos. Para modificar los márgenes de página: Ubícate en la ficha Diseño de Página y luego cliquea Márgenes. Seguidamente, selecciona Márgenes Personalizados en la lista que se despliega. Con el cuadro de diálogo emergente, puedes decidir múltiples atributos de tu documento. La primera sección del cuadro de diálogo emergente sirve para establecer la separación existente entre el texto y el borde de la página. Desde aquí se establecen los famosos márgenes que deben poseer los documentos especiales como trabajos de grado, trabajos de ascenso, manuales de normas y procedimientos, etc. La segunda sección del cuadro sirve para decidir la orientación del documento (vertical, como éste tutorial u horizontal, como los avisos). La tercera sección del cuadro de diálogo te servirá para indicarle a Word el tipo de documento que estás desarrollando y atribuir parámetros especiales. Finalmente, el ComboBox Aplicar a te servirá para crear secciones nuevas en tu documento. Toda sección posee un estilo propio. Intenta experimentar con todos los parámetros. Para crear una nueva sección, selecciona: De aquí en adelante. o Para decidir el tipo de papel con el que trabajarás en tu documento, muévete hasta la ficha Papel y escoge uno en la lista. Normalmente se utiliza Carta. Los documentos legales oficio se trabajan en el tipo de papel Legal. o La ficha Diseño servirá para asignar características especiales a las secciones que vayas creando, por ejemplo, empezar en una hoja par, bordes de secciones, etc.

2 En ingeniería es totalmente común el uso de ecuaciones en cualquier contorno. Microsoft Word permite crear ecuaciones con el formato adecuado a través de un Editor de Ecuaciones Integrado. Para acceder al Editor de Ecuaciones de Word: Percibirás que se inserta un formulario en el documento d Word. Bien, éste es el campo que te permitirá insertar los términos o elementos de la misma. Luego de insertado el campo, se activará una ficha especial denominada Herramientas de Ecuación. A partir de aquí podrás insertar fracciones, exponentes, operadores varios (diferencial, integración, logaritmos), así como letras griegas y diferentes símbolos matemáticos como por ejemplo: (infinito) (para todo(a) (que pertenece a). Ejemplos: ( ) Para insertar letras griegas, relaciones, operadores comunes y otros: Ubícate en la ficha especial Herramientas de Ecuación. Seguidamente haz clic en el despliegue de lista y entonces decide el tipo de símbolos que vas a agregar.

3 Otra de las funciones de Microsoft Word es la corrección de errores gramaticales y de ortografía. Normalmente, la forma más óptima de trabajar, con la esperanza de ahorrar tiempo, es redactar todo el contenido y al final realizar los trabajos de edición, incluyendo la revisión ortográfica y gramatical. Para llamar a esta herramienta, haz lo siguiente: En tu teclado, presiona F7 y seguidamente aparecerá éste cuadro de diálogo: Omitir una vez te servirá para omitir sólo una palabra, que se repite, y que el motor de corrección considere incorrecta (mal escrita o mal utilizada). Omitir Todas servirá para ordenarle al motor de corrección que omita siempre la palabra que remarca. Normalmente esto es utilizado cuando en un trabajo de investigación, por ejemplo, se utiliza una palabra que no contiene el diccionario del motor. Con ésta orden el motor omitirá la palabra durante toda la edición. Agregar al diccionario sirve para que el motor de corrección aprenda la palabra y la registre permanentemente, de esta forma jamás la remarcará nuevamente. Cambiar servirá para intercambiar una palabra mal escrita o mal utilizada por la sugerencia que ofrece el motor, si aplica. Cambiar todas se utiliza cuando es repetido el error humano. El motor corregirá todos los errores de igual característica. Autocorrección se utiliza cuando quieres que el motor de corrección reemplace automáticamente una palabra mal escrita por su forma apropiada. En este ejemplo, se agregó María (acentuada) al motor de corrección. Ahora, cada vez que se escriba Maria (sin acento), el motor la corregirá automáticamente a María (acentuado). Cuando agregas la autocorrección de una palabra, es de carácter permanente.

4 Dado que Microsoft Word permite la edición de texto con formato rico o RTF por sus siglas en inglés, se vuelve posible insertar y manipular tablas en tu documento. Para insertar una tabla: Existen dos caminos para la inserción de una tabla: Puedes escoger una combinación usando el recuadro emergente (básicamente una matriz) o bien, decidir si la insertarás usando el menú de tabla rápida (estilos precargados en Word) o el cuadro de diálogo de inserción de tabla. Luego de insertada una tabla, es posible modificar su formato a través de otro cuadro de diálogo. Para ello necesitas seleccionar la tabla y presionar el botón de propiedades en el teclado. Por otro lado, se hace posible insertar filas o columnas usando los comandos insertar y submenúes filas arriba, filas debajo, etcétera. Igualmente puedes agregar un título La alineación de la tabla, alineación del texto dentro de la celda de la tabla, anchos de columna y fila pueden ser modificados desde el cuadro de diálogo que emerge cuando haces clic en el comando Propiedades de Tabla.

5 Una herramienta útil que proporciona Microsoft Word referida a las revisiones que se le pueden aplicar a tu documento es, en efecto, el Control de Revisiones. Con ello se vuelve posible realizar correcciones y otras actividades a tu documento. Para acceder a esto, basta con dirigirse a la ficha Revisar y luego activar el botón Control de Cambios. Cuando actives el control de cambios: Marcas mostradas finales: servirá para mostrarte las modificaciones finales que hagas en tu documento. Final: servirá para ocultar todas las modificaciones y dejar visible sólo lo final (lo que no hayas modificado). Marcas mostradas originales y original: visualizarás el documento sin modificaciones. En la siguiente página se visualizará cómo aplicar el control de revisiones. CIFRADO DE DOCUMENTOS Microsoft Word proporciona la opción del cifrado de documentos. Con esto puedes decidir si el documento puede ser editado o no, y en todo caso protegerlo de personas no autorizadas. Para conseguir esto, dirígete a la ficha Revisar y luego selecciona Proteger documento. Seguidamente cliquea Restringir Edición. Entonces se aperturará un panel, a tu derecha. Para activar la protección, debes marcar el CheckBox Admitir sólo este tipo de edición en el documento y seleccionar de la lista Sin cambios (solo lectura). Finalmente, haz clic en Sí, aplicar la protección. Word te preguntará la contraseña que vas a utilizar. Ingrésala y acepta el cuadro de diálogo y listo, ya has protegido tu documento.

6 ATENCIÓN: En Office 2010 puedes evitar que un documento sea abierto a no ser que introduzcas lo análogo a una Contraseña de acceso. No pierdas la contraseña que introduzcas. Si lo haces, tu documento no podrá ser editado / abierto (si aplica). EJEMPLO DE APLICACIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS En la siguiente secuencia se observa cómo se maneja el control de cambios: En un documento nuevo se escribe el texto. 2- Se activa el control de cambios. 3- Se selecciona Computación, y se reemplaza por Club de Computación. 4- De la lista desplegable se designa qué versión visualizar: Original, marcas finales o documento corregido (Final). 5- Se visualiza el resultado de acuerdo a lo escogido.

7 Microsoft Word permite guardar tu documento en una múltiple variedad de formatos. Para experimentar, presiona F12 en tu teclado y se invocará un cuadro como sigue: Documento de Word: involucra el formato.docx (Word 2007 y 2010). Documento habilitado con macros de Word: Si trabajas con macros en tu documento, al guardar en esta opción, los macros también se almacenarán y se desactivarán los bloqueos de seguridad. Documento de Word : involucra el formato.doc el cual es utilizado por Word en todas las versiones comprendidas entre 97 y Plantilla de Word: permitirá crear una plantilla a partir del documento creado. Así, podrás reutilizar el documento cuantas veces requieras. Sólo funcional en Word Plantilla habilitada con macros de Word: ídem al ítem anterior pero se involucra el almacenaje y ejecución de macros. Plantilla de Word : ídem al punto 4, pero dirigida a Word en sus versiones comprendidas desde 97 hasta Página Web (todas las opciones): permite exportar el documento en formato html listo para subirlo al internet como página web, si se dispone de un servidor. Formato Rich Text Format RTF: Permite ser abierto por Wordpad de Windows y cualquier editor RTF del mercado. Con este formato se pierde cualquier encabezado o pie y la separación entre las páginas. Texo UniCode (Sin formato): con esta configuración, se pierde todo formato del texto y se almacena con extensión *.txt, legible desde Bloc de Notas o cualquier editor de textos compatible.

8 ACTIVIDAD PRÁCTICA Con el Editor de Ecuaciones, crea las siguientes ecuaciones: ( ) ( ) Cambia la orientación de la hoja a horizontal. Modifica los siguientes márgenes: Izquierdo: 3cm; Derecho: 2cm; Superior: 5cm; Inferior: 4cm. Inserta una tabla de 14 filas y 6 columnas. Adicionalmente modifica sus bordes al color azul y rayado doble. EJEMPLO texto texto texto texto Modifica la alineación del contenido de las celdas para que el texto se ubique al centro (verticalmente) de la misma. Protege el documento contra la escritura, estableciendo la clave como autodesarrollo. Crea una hoja nueva del documento, orientación vertical y con márgenes: Izquierdo: 1cm; Derecho: 2cm; Superior: 4cm; Inferior: 6cm.