CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE

Transcripción

1 CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE Uso educativo

2 INTRODUCCIÓN La palabra administración viene del latín ad (dirección para, tendencia para) y minister (subordinación u obediencia) y significa a aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro. La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los recursos. El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten. Aquí es donde a2 ofrece su mayor fortaleza, el control de todos los procesos administrativos y contables. Nuestra misión es proporcionar productos innovadores, prácticos y esenciales que aumenten la productividad, mejoren la calidad y que le permita tener un verdadero control de su empresa. a2 Herramienta Administrativa Configurable le permite consolidar operaciones administrativas bajo un sólido concepto y una amigable interfaz que la convertirá en la mejor aliada de la empresa moderna. a2 no es solo un producto tangible, es un servicio integrado con su red de distribuidores y asesores a2team comprometidos con los retos de la globalización y la alta competencia, para brindar a sus clientes herramientas poderosas que le permiten trabajar y crecer en un ambiente placentero. a2 Herramienta Administrativa Configurable, es un sistema administrativo de alta tecnología, cuya versatilidad lo hace funcional y de gran adaptabilidad, todo en un entorno gráfico amigable, con una estructura del programa muy sencilla, que le brinda gran estabilidad y velocidad de ejecución con requerimientos mínimos de hardware. Fue desarrollado con la herramienta Borland Delphi Versión 5.0 Enterprise Edición y el manejador de archivos de bases de datos utilizado fue el DBISAM versión 2.01,

3 proporcionando un producto confiable y fácil de usar, tanto para el usuario final como para el usuario administrador del sistema. Cuenta con un módulo de administración de usuarios, que reúne una serie de características que lo convierte en un producto único en su estilo, siendo esta una de las bondades más resaltantes del sistema ya que le brinda al usuario un sinfín de posibilidades para adaptarlo a sus propias necesidades. Flexibilidad: La parametrización de las principales variables del manejo de la información, hacen de a2 un producto ajustable a las prácticas y necesidades de cualquier empresa, adaptándose a los cambios constantes de nuestro medio tanto para el manejo de información, como para el manejo de reportes. Para ello cuenta con diversas opciones de configuración o políticas, las cuales se definen como políticas básicas y políticas avanzadas. Integración. El usuario puede automatizar las relaciones entre los módulos Administrativos y Contabilidad, con la garantía de que cada transacción será procesada automáticamente. Mult. Monedas: Los procesos internacionales de globalización económica han creado la necesidad de registrar transacciones en diferentes monedas. a2 permite el uso de dos monedas en forma simultánea para las transacciones. Seguridad: El sistema permite definir claves de acceso, estableciendo niveles de restricción a los usuarios, para la protección y confiabilidad de la información. Aplicación de programas de personalización: Es una herramienta que sin el uso de expertos permite adaptar los formatos de impresión, así como los reportes operativos, de una forma más eficiente, a2 cuenta con una serie de reportes Predefinidos con alta flexibilidad y de uso común. Asimismo, se dispone de un Generador de Informes Personalizado, ofreciéndole herramientas adicionales que le brindan la libertad de crear reportes específicos, cuya operación es tan sencilla que la realiza el usuario final.

4 Estructura y contenido del Módulo Administrativo Módulo administrativo Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Mantenimiento Compra y Venta Transacciones Bancos Moneda Zona Vendedores Departamento Compras Ord. De Compra Compra Devoluciones Clientes Cuentas X cobrar Proveedores Depósitos Cheques Depósito Inventario Proveedores Clientes Bancos Ventas Presupuestos Facturas Devoluciones Cuentas X pagar Retenciones de Inventario T. de Crédito Conceptos Beneficiarios Cargos Descargos Transferencias Ajustes Estructura de la Ventana del Módulo Administrativo 1.- Ingrese al sistema haciendo dos clics al acceso directo de a2 administrativo El acceso directo lo encontrará en el escritorio de Windows o en el menú archivo programas.

5 2.- Ingrese el nombre de usuario y contraseña de usuario El nombre de usuario se llama master y la clave: 1234 En el módulo demostrativo demo el usuario llevará por nombre: demo y su clave Si desea cambiar el nombre y contraseña se explicará más adelante en el módulo sistema. Entorno de Trabajo La primera pantalla que presenta a2 es la siguiente: Barra de título Barra de Menú Barra de Herramientas Barra de Estado

6 Barra de título: En términos de computación así le llamamos, en dicha barra nos indica el nombre de la ventana que estamos utilizando. Barra de menú: En la barra de menú aparece el contenido de trabajo del sistema a2. Barra de herramientas: En la barra de herramientas aparecen los principales contenidos de trabajo. Barra de estado: En la barra de estado aparece la fecha y hora del sistema en uso. Otras herramientas: Accesos directos en el teclado: Ctrl. + M: Cambio de moneda Ctrl. + D: Calendario Ctrl. + T: Calculadora Ctrl. + U: Cambio de usuario Ctrl. + S: Información del Sistema Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen. Ctrl. + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones. Menú y Barra de Acceso Rápido: En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Menú y debajo de esta, la Barra de Acceso Rápido (o de Herramientas). La Barra de Menú tiene las siguientes opciones: Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer clic con el ratón en la opción que se desee abrir o presionar la combinación de teclas ALT + la letra que esté subrayada, ejemplo ALT + M le dará acceso al menú mantenimiento. Menú: Mantenimiento ALT + M Transacciones ALT + T Ventas ALT + V Compras ALT + C Bancos ALT + B Informes ALT + I Sistema ALT + S

7 Botones de Acceso Rápido (Herramientas): Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opción de la aplicación de una manera rápida y practica, aunque no son todas la opciones son las que comúnmente el usuario interactúa. Inventario: Archivo de Departamentos Archivo de Depósitos o Bodegas Archivo de Inventario Manejo de los Clientes: Archivo de Clientes Módulo de Presupuestos a Clientes Módulo de Facturación (Ventas) Manejo de los Proveedores: Archivo de Proveedores Módulo de Elaboración de Ordenes Módulo de Compras Bancos: Archivo de Bancos Módulo de Transacciones de Bancos Salir de la aplicación:

8 Cómo Agregar, Modificar, Borrar y Grabar? En la siguiente imagen se muestra el menú de opciones para administrar las formas y la información: Funciones básicas para el manejo de todas las Fichas (Formas): BOTONES DE TRABAJO: (Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificación). (Siguiente registro) ir al registro siguiente (Activo en modo de Modificación). Cancela la operación actual. Imprime reporte de la información mostrada. Muestra listado de ítem de los rubros donde estamos trabajando Crea ó incluye nuevo registro.

9 Activa el modo de modificación de registros Elimina o borra registro actual Guarda o almacena los cambios realizados al registro actual. Menú Mantenimiento REGISTROS: En el menú mantenimiento es donde se hace la carga de información de datos importantes: departamentos, depósitos, inventario, zonas, clientes, vendedores, tarjetas de crédito, monedas, proveedores, bancos, conceptos y beneficiarios. Al hacer clic en el Menú Mantenimiento aparecerá una ventana tal como se muestra en la siguiente figura. En el menú mantenimiento se incluyen los registros. A continuación se procede por recomendación el siguiente orden para incluir los registros en este menú del Menú Mantenimiento.

10 Menú Mantenimiento: Archivo de monedas Formulario para la caracterización de las monedas a utilizar en la aplicación. La aplicación solo trabaja relacionando dos monedas, una nacional y una extranjera, es decir, si utiliza dólares, dólares y bolívares, o euros y bolívares. Ficha del Archivo de Monedas. Paso a Paso: Crear un registro de moneda 1. Haga clic en el botón Incluir en la barra de botones para crear un tipo de moneda, llene los datos correspondientes: Nombre de la moneda, símbolo de la moneda, factor de cambio en el mercado, y fecha de actualización de la misma. Para finalizar haga clic en el botón guardar o grabar registro. Descripción es el nombre del registro, generalmente una palabra referente a la ventana activa. Factor se puede definir como el número de unidades de una moneda que se intercambian por una unidad de otra moneda. Ejemplo: 1 US$ dólar =190 Bs.

11 Modificar un registro de moneda: 2. Edite el registro actual haciendo clic en el botón modificar. Se muestran las distintas monedas utilizadas por la aplicación las cuales deben ser configuradas a través de las opciones de monedas en el Menú Mantenimiento. Paso a Paso: 1. Mueva el cursor con las teclas de Flechas del teclado o simplemente haga doble clic sobre el nombre de la moneda a modificar. 2. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar. 3. Para salir, presionar el botón Salir. Eliminar un registro de moneda: 1. Haga clic en el botón de Borrar en la barra de botones para buscar el tipo de moneda. 2. Elija el archivo de moneda a eliminar, luego en la ventana de mensaje confirme o no su acción. 3. Haga clic en el botón Salir

12 Archivos de moneda: Estadísticas y Proyecciones Tasa de Cambio: Promedio de Factor de cambio. Compras Unidades: cantidad de productos comprados con la moneda activa. Compras: cantidad de compras efectuadas con la moneda activa. Ventas Unidades: cantidad de productos o servicios vendidos con la moneda activa. Ventas: cantidad de ventas efectuadas con la moneda activa. Costo Ventas: Monto expresado en la moneda activa del costo de las ventas. Descuentos: Monto expresado en la moneda activa de los descuentos otorgados en los procesos de ventas. Utilidad: Monto expresado en la moneda activa de la utilidad o obtenida de las ventas. Total Comisiones: Monto expresado en la moneda activa del total de las comisiones generadas en ventas a clientes que posean la moneda activa como moneda por defecto. Cargos Unidades: Cantidad de artículos cargados que posean la moneda activa por defecto.

13 Cargos: cantidad de cargos efectuados con artículos que posean la moneda activa por defecto. Descargos Unidades: Cantidad de artículos descargados que posean la moneda activa por defecto. Descargos: cantidad de descargos efectuados con artículos que posean la moneda activa por defecto. Cheques Emitidos: cantidad de cheques emitidos con la moneda activa. Monto Cheques: Monto total de cheques emitidos con la moneda activa. Notas Débito: Cantidad de Notas de Débito procesados donde se utilice la moneda activa. Monto Notas Débito: Monto total de Notas de Débito procesadas donde se utilice la moneda activa. Depósitos Recibidos: cantidad de depósitos procesados en los bancos con la moneda activa. Monto Depósitos: Monto total de los depósitos procesados en los bancos con la moneda activa. Notas de Crédito: Cantidad de Cuotas de Crédito procesadas donde se utilice la moneda activa. Monto Notas Crédito: Monto total de Notas de Crédito procesadas donde se utilice la moneda activa. En el menú de Detalle se muestran las siguientes opciones: Operaciones en Ventas: Reporte configurable de las operaciones de ventas que involucren a la moneda seleccionada. Operaciones en Compras: Reporte configurable de las operaciones de compras que involucren a la moneda seleccionada.