I OBJETIVO

Transcripción

1 GOBIERNO DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO MANUAL DEL PROCEDIMIENTO DE ENTREGA RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ I OBJETIVO II MARCO JURÍDICO III LEY DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ IV GLOSARIO DE TÉRMINOS V DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN VI PROCESO GENERAL Y FLUJOGRAMA VII INSTRUCTIVO Y FORMATOS PARA EL PROCEDIMIENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN

2 I. OBJETIVO Dotar a los servidores públicos que integran la administración pública estatal, de los instrumentos normativos y criterios específicos conforme a los cuales puedan efectuar la entregarecepción con todos los elementos necesarios a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, rindiendo el informe de gestión con las secciones que se describen en el cuerpo del presente documento, así como el detalle de los recursos financieros, humanos y materiales que tengan asignados que contendrá las especificaciones que establecen los formatos de entrega-recepción, a efecto de fomentar la continuidad de la gestión pública. Página 2 de 118

3 II. MARCO JURÍDICO Las disposiciones jurídicas aplicables al proceso de entrega-recepción de los recursos públicos por parte de los servidores públicos del Estado de San Luis Potosí, se encuentran contenidos en los siguientes preceptos jurídicos: 1. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, artículos 80 fracciones I, III y Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí, artículos 1, 3, 43 y Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí, artículos 1, 3, 56 fracciones I, XXVII y Ley de Entrega-Recepción de los Recursos Públicos del Estado de San Luis Potosí, artículos 1, 2 fracción II, 3, 4, 5 y Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado. Página 3 de 118

4 III. LEY DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI TITULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES CAPÍTULO ÚNICO ARTICULO 1o.- La presente ley tiene por objeto fijar las normas para la entrega-recepción de los recursos públicos del Estado de San Luis Potosí y establecer la obligación de que, sus titulares y los servidores públicos hasta el nivel de director de área; o su equivalente en el sector paraestatal o paramunicipal, rindan al separarse de sus cargos un informe de los asuntos de su competencia y entreguen formalmente el detalle de los recursos financieros, humanos y materiales que tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones. ARTICULO 2o.- La presente ley es aplicable al: I.- Poder Legislativo del Estado; II.- Poder Ejecutivo del Estado; III- Poder Judicial del Estado; IV.- Administraciones Públicas Municipales; y V.- Entidades Paraestatales y Paramunicipales. ARTICULO 3o.- El proceso de entrega-recepción de los recursos públicos del Estado de San Luis Potosí, deberá realizarse: I.- Al término e inicio de un ejercicio constitucional; II.-Cuando por causas distintas al cambio de administración, deban separarse de su cargo los servidores públicos a quienes obliga este ordenamiento. En este caso, la entrega-recepción se hará al tomar posesión del cargo el servidor público entrante, previa protesta que deberá rendir en términos de ley si no existe nombramiento o designación inmediata de quien deba sustituir al servidor público saliente, la entregarecepción se hará al servidor público que designe para tal efecto el superior jerárquico del mismo. Página 4 de 118

5 En caso de cese, despido, destitución o licencia por tiempo indefinido en los términos de su ley orgánica, el servidor público saliente, no quedará relevado de las obligaciones establecidas por la presente ley, ni de las responsabilidades en que pudiese haber incurrido con motivo del desempeño de su cargo. ARTICULO 4o.- La entrega-recepción de los recursos públicos del Estado, es un proceso de interés público, de cumplimiento obligatorio y formal, que deberá efectuarse por escrito, mediante acta administrativa en la que se describa el estado que guarda la administración, dependencia o entidad de que se trate y que deberá contener los requisitos establecidos por la presente ley y por los manuales de normatividad que fijen la Contaduría Mayor de Hacienda, en el ámbito del Poder Legislativo, municipios del Estado y entidades paramunicipales; la Coordinación General de Contraloría del Gobierno del Estado en la esfera del propio Gobierno del Estado y entidades paraestatales; y la Contraloría del Poder Judicial en el área de aplicación de su actividad jurisdiccional. ARTICULO 5º.- La Contaduría Mayor de Hacienda del H. Congreso del Estado, la Coordinación General de Contraloría del Gobierno del Estado y la Contraloría del Poder Judicial, en el ámbito de sus respectivas competencias, quedan facultadas para interpretar esta ley para efectos administrativos. TITULO SEGUNDO DEL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN CAPÍTULO PRIMERO DE LAS OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS ARTICULO 6o.- Los titulares de los poderes del Estado y municipios y los servidores públicos que ocupen cargos hasta el nivel de director de área o su equivalente en el sector paraestatal o paramunicipal, están obligados en los términos de esta ley a entregar al servidor público entrante un informe de su gestión y mediante acta administrativa, los asuntos y recursos a su cargo, debiendo remitirse para hacerlo, al manual de normatividad y procedimiento que rija la materia, para la dependencia o departamento de que se trate. Página 5 de 118

6 Asimismo, el servidor público entrante, está obligado a recibir el informe y acta respectiva y a revisar su contenido. ARTICULO 7o.- Los servidores públicos que en los términos de esta ley, se encuentren obligados a realizar la entrega-recepción y que al término de su ejercicio sean ratificados en su cargo, deberán efectuar el proceso de entrega-recepción ante el órgano de control interno que corresponda. ARTICULO 8o.- Los titulares de los poderes del Estado y municipios, así como de las entidades paraestatales y paramunicipales, determinarán al inicio de su gestión, en sus respectivas áreas de competencia, sobre los servidores públicos que ocupen nivel inferior al de dirección de área o su equivalente que por la naturaleza e importancia de sus funciones, deban quedar sujetos a las obligaciones que impone el presente ordenamiento. ARTICULO 9º.- Los titulares de las dependencias de que se trate, deberán comunicar a los órganos de control interno respectivos, los nombres, atribuciones y responsabilidades de los servidores públicos en quienes recaigan las obligaciones establecidas por la presente ley, dentro de los quince días hábiles siguientes a la recepción del despacho. ARTICULO 10.- En caso de que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos dentro de un término de quince días hábiles, contados a partir de la fecha de entregarecepción del despacho, deberá hacerlas del conocimiento del órgano de control a que corresponda la dependencia o entidad de que se trate, a fin de que el servidor público saliente pueda proceder a su aclaración en un plazo de quince días hábiles, o en su caso, se proceda de conformidad con el régimen de responsabilidades de los servidores públicos. Si el servidor público entrante dejare de cumplir esta obligación, incurrirá en responsabilidad en los términos de la ley respectiva. ARTICULO 11.- Cuando el servidor público saliente no proceda a la entrega del informe de los asuntos y recursos a su cargo, en los términos de esta ley, será requerido por el órgano de control interno correspondiente, para que en un lapso de quince días hábiles contados a partir de la fecha de su separación, cumpla con esta obligación. Página 6 de 118

7 Si el servidor público saliente dejare de cumplir esta disposición, incurrirá en responsabilidad en los términos de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí. ARTICULO 12.- Con el propósito de dar cumplimiento al contenido de este ordenamiento y hacer posible la entrega oportuna y debida de sus despachos, los servidores públicos sujetos a esta ley deberán mantener permanentemente actualizados sus registros, controles y demás documentación relativa a su gestión. ARTICULO 13.- La entrega del despacho, de recursos y de los asuntos en trámite encomendados al servidor público saliente, no lo exime de las responsabilidades en que hubiere incurrido en términos de ley. CAPÍTULO SEGUNDO DE LA PREPARACIÓN DE LA ENTREGA ARTÍCULO 14.- La autoridad pública saliente, deberá preparar la entrega de los asuntos y recursos, mediante acta administrativa en la que se incluirá en su caso: I. El informe por escrito de la gestión del servidor público saliente; II. Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos financieros y humanos así como los bienes muebles e inmuebles a su cargo; III. Detalle de los presupuestos, programas, estudios y proyectos; IV. Obras públicas en proceso; V. Reglamentos de orden municipal, manuales de organización y de procedimientos; y VI. En general los aspectos relacionados con la situación administrativa, desarrollo, cumplimiento o en su caso desviación de programas y demás información y documentación relativa que señale el manual de normatividad. ARTICULO 15.- El informe a que se refiere la fracción I del artículo anterior, deberá contener una descripción de la situación del despacho a la fecha de inicio de su gestión; también describirá las actividades emprendidas y resultados obtenidos durante la misma, señalando especialmente los que se encuentran en proceso y por último la situación del despacho en la fecha de retiro o término de su gestión. Página 7 de 118

8 ARTICULO 16.- Una vez reconocida legalmente, la autoridad pública entrante designará una comisión para que en coordinación con la autoridad obligada a hacer la entrega, inicien la transferencia de los documentos e informes que contengan los estados en que se encuentran los asuntos relacionados con los recursos financieros, humanos y materiales; cada una de estas comisiones estarán integradas con un máximo de cuatro personas. Asimismo, la comisión receptora deberá tomar conocimiento de la situación que guarda la administración, desarrollo y cumplimiento de los programas y proyectos y en su caso obras públicas en proceso, de tal manera que al momento de concretarse el relevo en la titularidad de los puestos, se continúe la marcha de la actividad gubernamental. CAPÍTULO TERCERO DEL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN ARTICULO 17.- Al término e inicio de un ejercicio constitucional el proceso de entrega-recepción deberá principiar durante el período en que la autoridad entrante estatal o municipal haya sido legalmente reconocida. ARTICULO 18.- Para llevar a cabo la entrega-recepción de los recursos públicos del Estado, los titulares salientes deberán llevar a cabo un acto formal, en el que se haga entrega del informe de la gestión realizada por los mismos y el acta administrativa, en la que en forma global conste el estado que guarda la administración, a los titulares entrantes. Los titulares salientes de las dependencias, departamentos, organismos, direcciones o entidades deberán preparar la información relativa al acta administrativa en forma específica, anexando pormenorizadamente la información y documentación relativa al estado que guarda la dependencia correspondiente. Esta información formará parte de la entrega-recepción de los recursos públicos del Estado. ARTICULO 19.- El servidor público entrante, al tomar posesión, o en su caso, el que quede encargado del despacho, firmará el acta administrativa con asistencia de dos testigos que él mismo designe y de los funcionarios que asistan nombrados por los órganos de control y vigilancia, conforme a las atribuciones que les otorga la ley respectiva, dando éstos constancia Página 8 de 118

9 del documento sobre el estado en que se encuentran los asuntos y recursos, recabando un ejemplar de toda la información que ampare la entrega-recepción. ARTICULO 20.- La verificación del contenido del acta correspondiente deberá realizarse por el servidor público entrante en un término de quince días hábiles contados a partir de la fecha de entrega-recepción del despacho, durante dicho lapso el servidor público saliente podrá ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que se le solicite. ARTICULO 21.- La Contaduría Mayor de Hacienda del H. Congreso del Estado, la Coordinación General de Contraloría del Gobierno del Estado y la Contraloría del Poder Judicial, en el ámbito de su competencia, vigilarán el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos a que se refiere esta ley. ARTICULO 22.- La intervención de la Contaduría Mayor de Hacienda se dará directamente en los casos en que ocurra cambio de los titulares a que se refiere el artículo 2o. de esta ley. ARTÍCULOS TRANSITORIOS PRIMERO.- La presente ley entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Estado. SEGUNDO.- Quedan sin efecto todos los decretos, acuerdos y circulares que contravengan las disposiciones contenidas en la presente ley. Lo tendrá entendido el Ejecutivo del Estado y lo hará publicar, circular y obedecer. D A D O en el Salón de Sesiones del H. Congreso del Estado a los veintitrés días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y cuatro. Página 9 de 118

10 IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta de inicio: Documento donde se hace constar el inicio de la entregarecepción, se nombran los representantes de cada uno de los funcionarios que intervienen y se registran los recursos que ya se tienen en ese momento, en los formatos FER. Acta de conclusión: Documento donde se hace constar la conclusión de la entrega, en la que se establece que forman parte integrante de la misma: Acta de inicio, informe de gestión, formatos FER y demás documentación que se considere necesaria. Contraloría: La Contraloría General del Estado. Dependencias y Entidades: Las señaladas en el articulo 3 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí. Entrega-Recepción: Acto mediante el cual los servidores públicos obligados efectúan la entrega-recepción formal de los recursos financieros, humanos y materiales que tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones, a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones. Formatos de entrega-recepción: Documentos que como anexos serán agregados al acta de entrega-recepción para que formen parte íntegra de la misma, en la que se definirán cada uno de los recursos financieros, técnicos, humanos y materiales que les hayan sido asignados en el ejercicio de sus atribuciones, identificados por sus siglas FER. Informe de gestión: El que señala el artículo 15 de la Ley de Entrega Recepción de los Recursos Públicos del Estado de San Luis Potosí, cuyo contenido será integrado conforme se señala posteriormente en el cuerpo del presente documento, que contiene la descripción de la situación del despacho a la fecha de inicio de su gestión, que incluye las actividades emprendidas y resultados obtenidos durante la misma, señalando los asuntos que se encuentran en proceso y por último la situación del despacho en la fecha del término de gestión. Página 10 de 118

11 Servidores públicos obligados: Los titulares de las dependencias y entidades de la administración pública estatal así como los servidores públicos hasta el nivel de director de área, y adicionalmente aquellos que se encarguen del manejo de recursos públicos, expedientes y demás información que por la naturaleza e importancia de sus funciones les haya sido asignada, quienes estarán obligados a realizar la entrega-recepción. Página 11 de 118

12 V DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN 1. Para la debida instrumentación de la entrega-recepción los servidores públicos obligados, deberán ajustarse para atender los instructivos y formatos que conforman el presente manual; adicionalmente, cuando el proceso de entrega-recepción derive del término e inicio de un ejercicio constitucional, a los titulares de las dependencias y entidades les corresponderá: a. Disponer lo conducente, en el ámbito de su competencia para la correcta y oportuna preparación de la información y documentación necesaria del proceso de entrega-recepción, conforme al calendario que al efecto establezca la Contraloría. b. Recabar y concentrar la información que contenga la entregarecepción de los servidores públicos obligados adscritos a la dependencia o entidad, verificando que no se genere duplicidad de documentación. c. Requerir e instruir a los servidores públicos obligados, tomen las medidas necesarias para que la entrega física de los recursos materiales como vehículos y otros similares que sean objeto de la entrega-recepción se lleve a cabo en tiempo y forma. 2. En el supuesto de la entrega-recepción de los recursos públicos, por cualquier causa distinta al cambio de administración, los servidores públicos obligados deberán realizar la entrega-recepción de aquellos elementos propios de su oficina, así como los que tenga asignados para su uso personal por razón del cargo desempeñado, por lo tanto, en el supuesto que dichos servidores públicos cuenten con otras direcciones que dependan del mismo, bastará con que la entregarecepción se realice sobre los elementos propios del área a su cargo. 3. El proceso de entrega-recepción tendrá lugar además de los supuestos anteriores cuando se trate de extinción, fusión de dependencias y entidades, así como en los casos de expropiaciones. Página 12 de 118

13 4. Cuando en caso fortuito o fuerza mayor, el servidor público obligado no pueda comparecer a la entrega-recepción, dicha obligación pasará al encargado de la dirección administrativa o su equivalente de la dependencia o entidad correspondiente, que se encargará de recabar y concentrar toda la información que sea necesaria para dicho fin. 5. A efecto de cumplir con el proceso de entrega, los formatos de entrega-recepción deberán actualizarse en medio magnético por parte de los servidores públicos obligados cada tres meses a efecto de que la información que contengan los mismos se encuentre permanentemente actualizada, la Contraloría, por sí y a través de sus órganos internos de control será la encargada de verificar el cumplimiento de esta disposición, dicha información será respaldada además en medio magnético por parte de la dirección administrativa o su equivalente y por parte de la contraloría interna de la dependencia o entidad de que se trate. Los formatos de entrega-recepción (FER), podrán ser firmados por representantes que designen el servidor público saliente y entrante. 6. De la información que se derive del proceso de entrega-recepción, se le dará la siguiente distribución: Original autógrafo para la Contraloría General del Estado, copia para el funcionario que entrega y copia para archivo y referencia del área, dependencia o entidad que se recibe; en todos los casos se deberá de respaldar en medio magnético cuyo resguardo quedará a cargo de la dirección administrativa. 7. La entrega-recepción deberá realizarse además de los servidores públicos obligados con nivel de titular de la dependencia o entidad hasta nivel de director de área, que expresamente establece la ley, por los servidores públicos que manejen recursos y aquellos que por razón de sus funciones así lo ameriten, para lo cual será necesario atender a los manuales de organización registrados por la Oficialía Mayor, en éstos casos, el titular de la dependencia o entidad podrá instruir con un mes de anticipación al servidor público obligado que se encuentre en este supuesto o en su defecto la Contraloría General del Estado tomará dicha determinación. Página 13 de 118

14 8. Deberán de mantenerse permanentemente actualizados los registros, controles y demás documentación relativa a la gestión con la finalidad de que la entrega recepción se realice de manera oportuna y en el menor tiempo. 9. La Contraloría General del Estado de conformidad con el artículo 4º. de la Ley de Entrega Recepción de los Recursos Públicos del Estado de San Luis Potosí, establecerá los formatos adicionales que deban elaborarse en las dependencias y entidades respectivas, cuando sean necesarios en razón de la naturaleza de sus funciones como los casos de manejo de sustancias químicas, orgánicas, obras de arte, semovientes, programas informáticos o software, entre otros. Página 14 de 118

15 VI. PROCESO GENERAL Y FLUJOGRAMA LEY DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI PROCESO GENERAL INICIO Disposiciones generales Del proceso de la entrega-recepción de las obligaciones de los servidores De la preparación de la entrega Del proceso de la entrega-recepción FIN Página 15 de 118

16 LEY DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSI FLUJOGRAMA INICIO CONTRALORIA PROCESO DEPENDENCIA - ENTIDAD SALIDA COMENTARIOS INICIO Solicita intervención en el proceso de entrega-recepción A Actividades realizadas por el Auditor Recibe solicitud No Atiende solicitud? 2 Si Elabora oficio para designar al personal que intervendrá Auditor elabora informe de resultados Recibe oficio de intervención del auditor Auditor entrevista a los servidores públicos que intervienen Solicita la información que integrará el expediente Revisa: Acta, informe de gestión y formatos FER B 1. Expediente original autógrafo para la C.G.E. 2. Un tanto para el funcionario saliente 3. Un tanto para el funcionario que recibe (Formará parte integrante de sus archivos. Indica correcciones I Auditor entrega expediente A Instruye impresión de documentos y respaldo en medio magnético I Archivo del área de C.G.E. Solicita firmas en documentos Integra tres tantos del expediente Distribuye expedientes B FIN 2 Elabora oficio haciendo del conocimiento que por cargas de trabajo no se atiende Solicita se haga llegar un tanto del expediente Lleva a cabo entrega-recepción Recibe expediente y archiva Turna expediente a la C.G.E. FIN Página 16 de 118

17 VII. INSTRUCTIVO Y FORMATOS PARA EL PROCEDIMIENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA-RECEPCIÓN No. DEL ESPACIO DATOS QUE DEBEN SER ANOTADOS (1) Se anotará el nombre completo de la dependencia, entidad u organismo y en su caso el nombre genérico de la misma. Ejemplo: Secretaría de Finanzas.- S.E.D.A.R.H.- Dirección de.- Departamento de. Oficina de.- Patronato del Centro Recreativo.- Comisión Estatal.- Coordinación del.- Sistema Estatal.- Museo Regional.- Archivo Histórico.- Esta Secretaría Esta Secretaría Esta Dirección Este Departamento Esta Oficina Este Patronato Este Centro Esta Comisión Esta Coordinación Este Sistema Este Museo Este Archivo. (2) Nombre de la ciudad en donde está ubicada la dependencia, entidad u organismo, o de la ciudad en la que se levanta el acta. (3) Hora en que se inicia la entrega-recepción y el levantamiento del acta. (4, 5 y 6) Día, mes y año en que se inicia la entrega -recepción y el levantamiento del acta. (7) Número exterior e interior, nombre de la calle, colonia, sector y número del código postal del lugar en donde se levanta el acta. (8) Nombre del funcionario que entrega. (9) Nombre oficial del puesto que desempeña el funcionario que entrega. (10) Nombre del funcionario que recibe. (11) Nombre y puesto de quien expide el nombramiento. En caso de no existir designación del titular, se requerirá utilizar la siguiente redacción: Página 17 de 118

18 Quien ha sido designado por el C. en su carácter de (Nombre del puesto del funcionario responsable) mediante oficio No. fechado el para efectuar la recepción. (12,13 y 14) Día, mes y año a partir del cual surte efecto el nombramiento de la persona que recibe. (15 y 16) Nombre completo de los testigos de asistencia. (17) Nombre de la dependencia, entidad u organismo en la que desempeñan sus labores los testigos de asistencia. (18) Nombre completo y oficial del puesto que ocupa cada uno de los testigos de asistencia. (19) Número del Registro Federal de Contribuyentes de cada uno de los testigos de asistencia. (20) Nombre de la calle, número exterior e interior, colonia, sector, ciudad y código postal, en donde se ubica la vivienda particular de cada uno de los testigos de asistencia. (21) Nombre de la (s) persona (s) comisionada (s) por la Contraloría General del Estado para intervenir en la entrega-recepción, únicamente en el caso de que se haya comisionado interventor. (22) Número de oficio de comisión. (23) Día, mes y año del oficio de comisión. (24) Nombre de la persona designada para que en representación del titular saliente, proporcione la información necesaria y efectúe la verificación y entrega física de los recursos sujetos a la misma, y de igual forma para que haga las aclaraciones pertinentes e integre el expediente respectivo. (25) Nombre oficial y completo del puesto que ocupa el designado para llevar a cabo la entrega física. (26) Nombre de la persona designada para que en representación del titular que entra, reciba y verifique físicamente la documentación y recursos sujetos a la entrega, y solicite las aclaraciones a que haya lugar. La designación de representantes de los titulares entrante y saliente, por razones obvias, deberá de recaer en personas distintas y no en una sola. (27) Anotar la normatividad que compete a la dependencia o entidad para su funcionamiento, así mismo los recursos que se entregan. (28) Número del decreto o acuerdo publicado en el periódico oficial del estado. Página 18 de 118

19 (29) Anotar la fecha del decreto o acuerdo. (30) Anotar la fecha del periódico oficial del estado en que se publicó el decreto. Nota: El apartado A se utilizará solo cuando se trate de una dependencia; y el apartado B se utilizará cuando sea una entidad. (31) Anotar si fue autorizado el reglamento interior por acuerdo del Ejecutivo del Estado cuando se trate de una dependencia, y si fuese una entidad la autorización correspondiente a su órgano de gobierno (Junta directiva, consejo de administración o patronato). (32) Anotar la fecha del acuerdo. (33) Nombre completo de las disposiciones de carácter legal que norman el funcionamiento y la actividad que lleva a cabo la dependencia, entidad u organismo público sujeto a la entrega. Detallar las disposiciones de las que se acompaña y entrega en el mismo acto de un tanto. (34) Dependencia, entidad u organismo que haya hecho la asignación del presupuesto. (35) Número de oficio de la asignación. (36) Día, mes y año de expedición del oficio con el que se hizo la asignación presupuestal. (37) Ampliado Reducido o Transferido (Estos datos se incluirán solamente en el caso de que el presupuesto hubiese sufrido alguna modificación). (38) Número de oficio de la modificación presupuestal. (39) Fecha del oficio de la modificación presupuestal. (40) Nombre de la dependencia, entidad u organismo que comunica la modificación presupuestal. (41) Anotar ampliación, reducción o transferencia según sea el caso. (42) Porcentaje de la ampliación, reducción o transferencia. (43) Importe en pesos de la ampliación, reducción o transferencia. (44) Capítulo (s) del presupuesto que se ve (n) afectado (s) con la ampliación, reducción o con la transferencia. Página 19 de 118

20 (45) Monto del presupuesto neto autorizado a ejercer, con número y letra. (46) Anotar con número y letra el importe total de los fondos en existencia arqueados al inicio de entrega. (47) Anotar el importe total según registros de los saldos en las cuentas de bancos, con número y letra. (48) Nombre de la institución bancaria a la que corresponda. (49) Número de la cuenta bancaria que corresponda. (50) Número del último cheque expedido de cada una de las cuentas bancarias. (51) Fecha de cada uno de los últimos cheques expedidos. (52) Importe de cada unos de los últimos cheques expedidos. (53) Nombre completo del órgano de autoridad correspondiente. (54) Fecha a la que fueron formulados los estados financieros dictaminados que se presentan o entregan. (55) Contador Público o Despacho de Contadores que haya dictaminado los estados financieros que se entregan en el acto. (56) Nombre de los estados financieros dictaminados que se entregan en el mismo acto. (57) Hora en que se da por concluida el acta. (58) Día, mes y año que se da por concluida el acta de entrega, (Puede ser distinta a la de su fecha de iniciación). Página 20 de 118

21 FORMATO PARA EL PROCEDIMIENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA-RECEPCIÓN (1) En la Ciudad de (2), siendo las (3) horas del día (4) de (5) del año de (6), se reunieron en las oficinas de (1) sitas en (7) el C. (8) quien deja de ocupar el cargo de (9), y el C: (10) con motivo de la designación de que fue objeto, por parte del (11) para ocupar, con fecha (12) de (13) del año de (14), la titularidad del puesto que ha quedado señalado, procediéndose a la entregarecepción física de los recursos asignados a esta (1) DESIGNACIÓN DE TESTIGOS DE ASISTENCIA Intervienen como testigos de asistencia los CC. (15) y (16) manifestando el primero prestar sus servicios en (17) como (18), con número de R.F.C. (19) y tener su domicilio particular en (20) ; el segundo manifiesta prestar sus servicios en (17) como (18), y con número de R.F.C. (19) y tener su domicilio particular en (20) INTERVENCIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Con fundamento en la Ley de Entrega-Recepción de los Recursos Públicos del Estado de San Luis Potosí, que fija las bases conforme a las cuales los titulares de la dependencias y entidades de la administración pública estatal, deberán elaborar un informe y entregar los recursos humanos, financieros y materiales a quienes los sustituyan en sus cargos, el cual fue publicado con fecha 15 de Diciembre de 1994 en el periódico oficial del estado y de conformidad con las atribuciones que establece la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí en su Artículo 44, interviene (n) en representación de la Contraloría General del Estado el (los) C.(CC) (21), comisionado (s) mediante oficio número (22) de fecha (23) ALCANCE DE LA INTERVENCIÓN La intervención del personal de la Contraloría General del Estado, se circunscribe en forma exclusiva a la revisión de la correcta elaboración de los documentos que integran el expediente, conforme a lo que marca la Ley de Entrega-Recepción de los Recursos Públicos del Estado de San Luis Potosí; por lo que la verificación física de los recursos y documentos consignados en la presente, así como la formalización y requisitamiento de los formatos y documentos de apoyo para la entrega-recepción, queda bajo la estricta responsabilidad de los titulares entrante y saliente y de sus respectivos representantes DESIGNACIÓN DE REPRESENTANTES El C. (8) designa al C. (24) quien ocupa el cargo de (25) en (1) para que en su nombre y representación verifique y entregue físicamente todos los recursos de la propiedad o bajo el cuidado y resguardo de esta (1) así como para proporcionar toda la información que sea requerida e integrar el expediente de la entrega-recepción; por su parte el C. (10) Página 21 de 118

22 designa al C. (26) para que en su nombre y representación reciba y verifique físicamente los recursos y la documentación consignada en la presente acta, así como para solicitar la información y documentación que estime pertinente, ambas personas aceptan la designación de que fueron objeto, haciendo constar ese hecho mediante sus firmas en el presente documento y en el acta previa que al efecto se formuló DESCRIPCIÓN DE LOS RECURSOS QUE SE ENTREGAN I.- NORMATIVIDAD.- (27) A) Ley Orgánica de la Administración Pública de Estado de San Luis Potosí en su (s) Artículo (s) enmarca las funciones de esta (1), según decreto No. (28) de fecha (29) publicado en el Periódico Oficial del Estado el (30) B) El Decreto No. (28) de fecha (29) publicado en el Periódico Oficial del Estado el (30) enmarca las funciones de esta entidad denominada como un: * ; el Reglamento Interior que regula las funciones de esta (1),según Acuerdo de (31) fecha (32) ; en este acto se hace entrega de las disposiciones y lineamientos de carácter legal y de aplicación obligatoria que norman la actividad y el funcionamiento de esta (1), según se detalla a continuación: (33) FORMATOS DE ENTREGA RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL Con el FER-01 se incluye la relación de los formatos señalando a que corresponde cada uno en el programa de entrega de la administración pública II.- RECURSOS HUMANOS Con el anexo FER-02 se entrega la plantilla actualizada del personal; con el anexo FER-03 Servicios profesionales; con el anexo FER-04 se da a conocer la relación de personal con licencia, permiso o comisión; con el anexo FER-05 se da a conocer las percepciones pendientes a cubrir al personal con los montos y por los conceptos que en el mismo se detallan; con el anexo FER-06 se entregan los expedientes y registros del personal III. RECURSOS MATERIALES Se anexa relación de la existencia física de mercancía y artículos nuevos de papelería y de escritorio de la propiedad o bajo la guarda o cuidado de (1), con el anexo FER-07 se entrega el mobiliario y equipo de oficina clasificado por áreas y por responsables; FER-07-A se entrega el mobiliario y equipo de oficina en desuso o inservible clasificado por áreas y por responsables; con el anexo FER-08 se entregan los artículos de decoración, libros, publicaciones y demás objetos de similar naturaleza, clasificados por área y por responsable; con el anexo FER-08-A se entregan las obras de arte y acervo artístico de colección privada o de gobierno, con el anexo FER-09 se incluye un análisis * Dependencia u Organismo Público Descentralizado, la figura jurídica que corresponde. Página 22 de 118

23 pormenorizado del equipo de transporte que se entrega físicamente, acompañándose también los resguardo correspondientes debidamente firmados por los responsables de cada unidad automotriz; FER-09-A se incluye un análisis pormenorizado del equipo de transporte en desuso o inservible, acompañándose también los resguardo correspondientes debidamente firmados por los responsables de cada unidad automotriz con el anexo FER-10 se entregan los archivos existentes; con el anexo FER-11 se dan a conocer los bienes o servicios adquiridos, con el FER-12 se entrega la maquinaria, equipo y herramienta de trabajo propiedad o bajo el cuidado y guarda de esta (1), debidamente clasificado por áreas; con el anexo FER-13 se entregan los bienes inmuebles propiedad del Estado; se da (n) a conocer el (los) número (s) de combinación de la (s), caja (s) fuerte en uso, quedando bajo la responsabilidad y criterio del (de los) encargado (s), la decisión de cambiar los números o dejarlos como están, en el supuesto de que el funcionario que entrega este enterado de la (s) combinación (es), se considera indispensable cambiar su (s) número (s), con el anexo FER-31 se entrega el armamento, con el anexo FER-31-A se entrega el equipo antimotín, con el anexo FER-32 equipo de radiocomunicación en uso, con el anexo FER-33 se entregan los archivos en medios electrónicos (Bases de datos, sistema contable, inventarios, archivos, entre otros, con el anexo FER-34 se entrega el equipo de sistemas de telefonía rural y con el anexo FER-35 se entregan medicamentos e insumos - IV.- RECURSOS FINANCIEROS Con el anexo FER-14 se muestra el presupuesto asignado por la (34) mediante oficio No. (35) de fecha (36), el que fue (37) según oficio (s) (38) de fecha (s) (36) girado (s) por (40), efectuándose un (una) (41) del (42), con un importe global de $ (43),que afecta los capítulos de (44) resultando un presupuesto autorizado por ejercer la cantidad de $ (45) ( ) se acompaña arqueo inicial de los fondos de existencia que se manejan, con un importe de $ (46) ( ), mismo documento que en su caso acreditara la cancelación de la (s) cuenta (s) bancaria (s) y apertura de la (s) nuevas (s), o bien su devolución a la Secretaría de Finanzas, con el anexo FER-15 se relaciona (n) y entrega (n) la (s) cuenta (s) bancaria (s) que se maneja (n) así como el (los) saldo (s) disponible (s) en registros en la (s) cuenta (s) de banco (s) a la fecha de inicio de la presente entrega, cuyo importe asciende a $ (47) ( ) según estado (s) de cuenta (s) y conciliación (es) que se acompaña (n), misma cantidad que según proceda podrá ser transferida a la cuenta (s) bancaria (s) nueva (s), o reintegrada a la Secretaría de Finanzas, a la fecha de inicio de la entrega el (los) último (s) cheque (s) expedido (s) es (son) el (los) siguiente (s): INSTITUCIÓN NÚMERO DE CHEQUE BANCARIA CUENTA NÚMERO FECHA IMPORTE $ (48) (49) (50) (51) (52) Con el anexo FER-16 la relación de inversiones, depósitos a plazo, títulos, etc., acompañándose documentación que acredita la cancelación de estas operaciones, y en su caso el reintegro a la Página 23 de 118

24 Secretaría de Finanzas, anexándose la respectiva conciliación y la documentación comprobatoria inherente Con el anexo FER-17 se da a conocer la relación de los documentos y cuentas por cobrar, con los anexos FER-18, FER19 y FER-20 se dan a conocer las relaciones de los pasivos a corto, mediano y largo plazo V. OBRA PÚBLICA Con el anexo FER-21 la relación de obras ejecutadas por programa de inversión, durante el período de la presente administración gubernamental estatal; con el anexo FER-22 se entrega la relación de la obra en proceso con el programa de inversión; con el FER-23 se da a conocer la relación de aportaciones de la comunidad para la ejecución de obras públicas VI. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES Con el anexo FER-24 se da a conocer la programación de las actividades a desarrollar en el presente año, clasificadas por áreas VII. DERECHOS Y OBLIGACIONES Con el anexo FER-25 se dan a conocer los convenios de coordinación del Acuerdo Integral para el Desarrollo Social del Estado; con el anexo FER-26 se dan a conocer otros contratos, acompañándose original y fotocopia del documento que ampara dicho compromiso VIII. ASUNTOS EN TRÁMITE Con el FER-27 se da a conocer la relación de convenios y fideicomisos celebrados; con los anexos FER-28 y FER-29 se dan a conocer los asuntos en trámite, así como aquellos que se llevan ante alguna autoridad jurisdiccional, conteniendo la descripción del asunto y el estado que guarda su gestión; con el anexo FER-30 se da a conocer la relación de acciones, títulos o certificados de aportación, acompañándose la documentación que ampara ese tipo de actividades IX.- OTROS DOCUMENTOS Y REGISTROS En este mismo acto se entregan los documentos y registros que a continuación se describen: Actas debidamente requisitadas por los miembros de consejo de administración (o equivalente), presupuesto de ingresos y/o programa de financiamiento autorizado por _(53). los estados financieros de esta (1) elaborados al (54) y que fueron dictaminados por (55), son los siguientes: (56), relación de los créditos fiscales en trámite, padrón de contribuyentes, inventario físico de bienes embargados DECLARACIONES FINALES El C. (8) manifiesta que por conducto de su representante el C. (24), proporcionó sin omisión alguna, todos los elementos necesarios para la formulación de la presente acta de entregarecepción y sus anexos, por su parte el C. (10) recibe por conducto del C. (26), con las reservas de ley el C. (8) todos los recursos y documentos que se precisan en el contenido de la presente acta y sus anexos, los que forman parte integrante de la misma Página 24 de 118

25 APERCIBIMIENTO Se le hace saber al C. (8),que la presente entrega no lo libera de responsabilidad alguna que pudiera llegar a determinarse con posterioridad por la autoridad competente, toda vez que los recursos y asuntos que se entregan, son recibidos en la situación y circunstancias en que se encuentran, dejando a salvo la facultad de la autoridad fiscalizadora de comprobar la veracidad de los datos asentados en la presente acta y sus anexos DISTRIBUCIÓN DE LEGAJOS Los tres legajos que se formulan de la presente entrega, se les dará la siguiente distribución: Uno para el C. (8) ;otro para que se deje en el archivo de la (1) para consulta y referencia, y original para la Contraloría General del Estado CIERRE DE ACTA No habiendo más que hacer constar, siendo las (57) horas del día (58) del mes de (58) del año de (58) previa lectura que se hizo de la presente, se da por concluida, firmando por propia voluntad y para constancia al margen y al calce de todas sus fojas, los que en ella intervienen ENTREGA RECIBE (NOMBRE COMPLETO Y FIRMA) (NOMBRE COMPLETO Y FIRMA) (8) (10) REPRESENTANTE REPRESENTANTE (NOMBRE COMPLETO Y FIRMA) (NOMBRE COMPLETO Y FIRMA) (24) (26) INTERVIENEN EN REPRESENTACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (NOMBRE COMPLETO Y FIRMA) (21) TESTIGO DE ASISTENCIA TESTIGO DE ASISTENCIA (NOMBRE COMPLETO Y FIRMA) (NOMBRE COMPLETO Y FIRMA) (15) (16) Página 25 de 118

26 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORME DE GESTIÓN La Contraloría General del Estado en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 4 de la Ley de Entrega-Recepción de los Recursos Públicos del Estado de San Luis Potosí, ha elaborado el modelo de informe de gestión que se complementa con el presente instructivo, como parte de los requisitos a que queda sujeta la entrega-recepción y con base en los cuales los servidores públicos obligados darán cuenta de su gestión al frente del cargo encomendado, a quienes legalmente los sustituyan en sus funciones. El modelo de informe de gestión, consta de un texto introductorio y de otro que cierra el documento informativo, así como de las siguientes secciones: 1) SITUACIÓN DEL DESPACHO AL INICIO DE LA GESTIÓN. A) SITUACIÓN GENERAL DEL DESPACHO. B) SITUACIÓN FINANCIERA EN GENERAL. C) SITUACIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN GENERAL. D) SITUACIÓN DE RECURSOS MATERIALES EN GENERAL. E) FUNCIONES Y ATRIBUCIONES. F) NORMATIVIDAD INTERNA. G) NORMATIVIDAD EXTERNA. H) ORGANIGRAMA EJECUTIVO. 2) ACTIVIDADES EMPRENDIDAS Y RESULTADOS ALCANZADOS DURANTE LA GESTIÓN. 2.1 CONFORME AL PLAN NACIONAL Y ESTATAL DE DESARROLLO, SITUACIÓN PROGRAMÁTICA. A) PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (Federal, Estatal) Página 26 de 118

27 2.2 SITUACIÓN PRESUPUESTAL A) PRESUPUESTO ASIGNADO (Federal, Estatal). B) MODIFICACIONES PRESUPUESTALES. 2.3 CONFORME A PROGRAMAS CONTINGENTES. A) PROGRAMAS CONTINGENTES. B) PRESUPUESTO ADICIONAL AUTORIZADO. C) MODIFICACIONES PRESUPUESTALES. Página 27 de 118

28 3) ASUNTOS EN PROCESO. A) QUE AVANZAN EN FORMA NORMAL. B) CON PROBLEMÁTICA ESPECIAL. 4) CONFORME A LA EXPERIENCIA ALCANZADA, PERSPECTIVA QUE SE TIENE DE LO QUE CONVENDRÍA REALIZAR A FUTURO. 5) SITUACIÓN DEL DESPACHO AL TÉRMINO DE LA GESTIÓN. A) SITUACIÓN DEL DESPACHO EN GENERAL. B) SITUACIÓN FINANCIERA EN GENERAL. Página 28 de 118

29 C) SITUACIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN GENERAL. D) SITUACIÓN DE RECURSOS MATERIALES EN GENERAL. E) FUNCIONES Y ATRIBUCIONES. F) NORMATIVIDAD INTERNA (Reglamento interior, manuales de organización, y procedimientos, entre otros). G) NORMATIVIDAD EXTERNA (Leyes, reglamentos estatales y federales, manuales, lineamientos, decretos, reglas, entre otros, aplicables en el ejercicio de la actividad administrativa inherente. Página 29 de 118

30 H) ORGANIGRAMA EJECUTIVO. El texto introductorio y de cierre del informe de gestión no podrá ser modificado, exclusivamente se anotará en cada caso el nombre del servidor público saliente, la dependencia o entidad de que se trate, la fecha en que fue expedido en su favor el nombramiento respectivo y el nombre en el espacio de firma del informe. La mención de limitaciones y problemática y la forma en que éstas fueron superadas, así como las experiencias y satisfacciones alcanzadas, a que se refiere el texto introductorio del informe de gestión, deberá hacerse exclusivamente en la sección 2, relativa a actividades emprendidas y resultados alcanzadas durante la gestión. Página 30 de 118

31 1) SITUACIÓN DEL DESPACHO AL INICIO DE LA GESTIÓN. A) SITUACIÓN GENERAL DEL DESPACHO. En este espacio se deberá describir en términos generales la forma en que se encontró el despacho al inicio de la gestión, señalando en qué condiciones se encontraba el programa operativo anual de la dependencia o entidad, correspondiente al último ejercicio presupuestal a cargo de la autoridad saliente, asuntos que se recibieron en proceso y la problemática que presentaban, asuntos rezagados, asuntos con irregularidades y las acciones que se tomaron para su corrección. De igual forma en el rubro respectivo (B, C, D, D, E, F, G, y H) se deberá hacer mención de las circunstancias en general en que se encontraron los recursos financieros, humanos y materiales señalando los rezagos, irregularidades o inconsistencias existentes, y las acciones que se tomaron para su corrección. Se describirán las funciones y atribuciones legales que tenía la dependencia y entidad al inicio de la gestión, la normatividad interna y externa con que operaba dentro de lo que se destaca la existencia o inexistencia de reglamento interior, manuales de organización y procedimientos, guías, instructivos, normas, leyes, reglamentos estatales y federales, decretos, reglas, entre otros. Finalmente en esta sección se expondrá el organigrama ejecutivo de la dependencia o entidad recibida al inicio de la gestión, haciendo una descripción hasta el nivel de director de área, refiriendo en términos generales las funciones de cada unidad. 2) ACTIVIDADES EMPRENDIDAS Y RESULTADOS ALCANZADOS DURANTE LA GESTION CONFORME EL PLAN NACIONAL Y ESTATAL DE DESARROLLO, SITUACIÓN PROGRAMÁTICA. A) PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (Federal y Estatal). En esta sección se anotarán el total de acciones emprendidas en los ejercicios durante la gestión de los programas operativos anuales federal y estatal, describiendo en términos generales los resultados alcanzados considerando, en su caso, las limitaciones y problemática que se haya presentado, y la forma en que se solucionaron, así como las experiencias y satisfacciones logradas. En lo posible, se hará referencia al beneficio social y a los niveles de satisfacción de la población, derivados de la realización de acciones. Página 31 de 118

32 2.2. SITUACIÓN PRESUPUESTAL. A) PRESUPUESTO ASIGNADO (Federal y Estatal). En este apartado se asentará el monto del presupuesto global asignado en el ejercicio correspondiente y el ejercido en cada una de las acciones realizadas, incluyendo ambos presupuestos federal y estatal, haciendo referencia a las principales modificaciones presupuéstales ocurridas en cada ejercicio CONFORME A PROGRAMAS CONTINGENTES. A) PROGRAMAS CONTINGENTES. En este renglón se describirán todas aquellas acciones que quedaron fuera del Programa Operativo Anual Estatal (POA) y que se financiaron con recursos del capítulo del gasto, denominado acciones concertadas y transferencias. De igual forma se asentarán los motivos por los cuales dichas acciones se ubicaron dentro de los programas contingentes, describiendo en términos generales los resultados alcanzados, considerando en su caso, las limitaciones y problemática que se haya presentado, así como las experiencias y satisfacciones logradas. En lo posible, se hará referencia al beneficio social y a los niveles de satisfacción de la población, derivados de la relación de acciones. B) En este apartado se anotará el monto del presupuesto global asignado en el ejercicio correspondiente y el ejercido en cada una de las acciones contingentes, haciendo referencia a las principales modificaciones presupuéstales ocurridas en cada ejercicio. 3) ASUNTOS EN PROCESO. A) QUE AVANZAN EN FORMA NORMAL. En este espacio se deberán anotar todos aquellos asuntos que al momento de la entrega se estén atendiendo en forma normal, es decir, que no presenten retrasos considerables en su ejecución, y que esté considerada su terminación en el tiempo previsto. B) CON PROBLEMÁTICA ESPECIAL. Aquí se deberán anotar todos aquellos asuntos no resueltos que correspondan a cualquiera de los ejercicios presupuéstales dentro del período de su gestión que presenten problemática especial, entendiendo por estas, obras abandonadas por Página 32 de 118