UNIVERSIDAD DEL FÚTBOL Y CIENCIAS DEL DEPORTE MODELO ACADÉMICO DEPORTIVO ALTO RENDIMIENTO TUZO

Transcripción

1 Versión: 1.0 Página 1 de 5 1. Objetivo: Regular el orden y participación entre los asistentes a las reuniones técnicas de categoría, para poder generar y mantener un adecuado trabajo multidisciplinario durante el desarrollo de las mismas. 2. Alcance: Todas las áreas 3. Responsable: Todas las áreas 4. Áreas Involucradas: Enlace Operativo Dirección de Competitividad Servicios Médicos FB Gerencia de Operaciones ART Dirección de Licenciatura Dirección de Nivel Básico Dirección Deportiva ART Dirección Deportiva FB Servicios de Administración y Finanzas Coordinación de Servicios Escolares 5. Contenido Vo. Bo. DE LOS PARTICIPANTES 5.1. La reunión del Cuerpo Técnico por Categoría se integrará por los siguientes participantes: Seguridad Administración y Finanzas Servicios Escolares

2 Versión: 1.0 Página 2 de 5 Médicos FB Médicos ART ( Área de residencia presenta el reporte de lesionados, de acuerdo al reporte proporcionado por médicos de CEMA en reunión de consejeros) Deportivo (ART y/o FB) Academia ( Nivel Básico y Nivel Superior) Residencia Enlace Operativo Líder Facilitador (Directores, Líderes de área y coordinadores) Nota: Las áreas de servicios tales como: Servicios Escolares, Administración y Finanzas, y otros servicios podrán retirarse al término de su participación en caso de que no se requiera alguna información por parte de las demás áreas. DE LA PROGRAMACIÓN DE REUNIÓN DE CUERPO TÉCNICO POR CATEGORÍA 5.2. De acuerdo a lo especificado los representantes de cada área se comprometen a asistir a todas las reuniones de acuerdo al horario, lugar y fecha publicado en el link Calendario de Actividades A.R.T. ubicado en El lugar donde se realizarán las reuniones es en la cuarta sección de la UFD, segundo nivel, ó en la sala de juntas de Enlace Operativo 5.4. Los responsables de cada categoría (tutores académicos, consejeros, médicos, entrenador, secretario técnico y seguridad, administrativos cuando se requiera) deberán de preparar la información (programación de competencias, entrenamientos, actividades socio culturales, académicas, conferencias, actividades en la formación en la fe, etc.) para presentarla en la reunión técnica con el objetivo de elaborar y afinar los horarios tipos por categoría según las necesidades particulares de cada una. DE LA PARTICIPACIÓN EN REUNIÓN DE CUERPO TÉCNICO POR CATEGORÍA 5.5. Pasados 10 minutos de la hora programada de dicha reunión, si aún no llega todo el cuerpo técnico se pregunta a los integrantes que se encuentren en ese momento si tienen información relevante que comentar, para que se inicie la reunión; de no ser así, se cancela la reunión y las personas presentes firman la Bitácora de Acuerdos de Reuniones Técnicas por Categoría (ART PSP-DO-07) con los comentarios correspondientes Si algún integrante del Cuerpo Técnico llega tarde y la reunión ya comenzó, podrá incorporarse pero no podrá interrumpir para retomar la información que ya se haya tratado, por lo que esperará al final de la reunión para ponerse al tanto de lo acontecido El área de Enlace Operativo apoyará con la elaboración de la minuta correspondiente en la Bitácora de Acuerdos de Reuniones Técnicas por Categoría (ART PSP-DO-07), durante la reunión.

3 Versión: 1.0 Página 3 de El líder del área de Enlace Operativo subirá al Calendario de Actividades del mes el contenido de la Bitácora de Acuerdos de Reuniones Técnicas por Categoría (ART PSP-DO-07) a más tardar en tres días o el mismo día de la reunión cuando se requiera por la importancia de la información Todos deberán respetar los comentarios y contribuciones que sean planteados por los integrantes del Cuerpo Técnico así como del personal Directivo Para permitir un diálogo respetuoso será el líder facilitador y/o personal de Enlace operativo el que dé la palabra Los integrantes tendrán oportunidad de participar en la reunión de acuerdo a lo siguiente: Proporcionar comentarios verbales durante todos los segmentos del orden del día Plantear ideas generales relacionadas al objetivo de la reunión Presentar la documentación sobre las actividades a desarrollar por su área que involucren la participación directa o indirecta de otras que están presentes en el Cuerpo Técnico Se marcarán límites de tiempo para los comentarios. DE LA APLICACIÓN DE LA REUNIÓN DE CUERPO TÉCNICO POR CATEGORÍA: El líder facilitador y/o líder del área de enlace operativo conducirá un diálogo basado en consenso. Este proceso se usará para llegar a la toma de decisiones para que el personal destinado actúe; sin embargo, es posible que no todas las reuniones tengan pautas de acción Existe un consenso cuando todos los miembros acuerdan que los intereses e inquietudes de mayor importancia han sido considerados y tratados suficientemente No todos necesitan estar de acuerdo con el mismo entusiasmo que otros en cuanto a los asuntos o soluciones particulares, sin embargo los aceptan Hay un consenso sustancial cuando todo el grupo acuerda una conclusión Se revisarán las actividades de la semana anterior para verificar si se cumplieron en tiempo y forma. Las anotaciones se hacen en el formato: Bitácora de Acuerdos de Reuniones Técnicas por Categoría (ART PSP-DO-07) registrando la fecha de la semana en que se realizaron dichas actividades Toda la información que se genere de dicha reunión se registrará en la Bitácora de Acuerdos de Reuniones Técnicas por Categoría (ART PSP-DO-07) con la finalidad de contar con las evidencias para su seguimiento.

4 Versión: 1.0 Página 4 de Se retomarán aquellos casos de los alumnos que presentaron alguna incidencia para su seguimiento y acompañamiento, registrándolo en la Bitácora de Acuerdos de Reuniones Técnicas por Categoría (ART PSP-DO-07) Se revisarán las actividades que están planeadas para la próxima semana, haciendo la anotación en la Bitácora de Acuerdos de Reuniones Técnicas por Categoría (ART PSP-DO-07) La reunión se finaliza una vez que se hayan informado y aclarado las actividades que cada área haya necesitado presentar Las áreas deberán entregar por escrito la información que difunden con el soporte correspondiente El personal de cada área que acude a la reunión tendrá que registrar su asistencia en la Bitácora de Acuerdos de Reuniones Técnicas por Categoría (ART PSP-DO-07), en el apartado donde menciona nombre, área y firma Al pie de página de la Bitácora de Acuerdos de Reuniones Técnicas por Categoría (ART PSP-DO-07) se anotarán las áreas que no acudieron a la reunión Se realiza la lectura de la Bitácora de Acuerdos de Reuniones Técnicas por Categoría (ART PSP-DO-07) y se da por concluida la reunión Los representantes de las áreas involucradas en el cuerpo Técnico, comentarán los puntos tratados a su Director y personal involucrado Es responsabilidad de todos revisar diariamente el calendario de actividades en la página Web Es responsabilidad de todos los involucrados aplicar y controlar las actividades programadas en el calendario Es responsabilidad de todos los involucrados, generar evidencias de la aplicación de la reunión Los productos a obtener y entregar al finalizar la reunión son: Bitácora de acuerdos y firma de los participantes. Horarios tipo y Matriz de responsabilidades Cualquier duda o comentario que se tenga sobre los puntos tratados en la reunión, podrán ser consultados en la minuta elaborada o bien con algún integrante del Cuerpo Técnico de Categoría que haya estado presente; de ser necesario también se podrá exponer en la siguiente reunión.

5 Versión: 1.0 Página 5 de 5 Resultado deseado: Obtener de forma eficiente la información relevante sobre el desarrollo de los alumnos de cada categoría. Aplicación de la reunión técnica por categoría con todos los responsables por categoría. Entregar los productos obtenidos de la reunión (ver apartado 5.21). Claridad de las responsabilidades operativas de los integrantes responsables de cada categoría.