UNIDAD PROMOTORA: Dirección General de Comercio y Emprendimiento

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1 Página: 1 de 16 UNIDAD PROMOTORA: Nº Expediente: 300/2016/00751 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR PARA LA CONTRATACION DEL SERVICIO DENOMINADO ASESORAMIENTO A EMPRENDEDORES Y PYMES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE COMERCIO Y EMPRENDIMIENTO 1. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL CONTRATO. De conformidad con lo que establece el artículo 22 del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (TRLCSP) y el artículo 73 del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobado por Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, se exponen a continuación las necesidades que se tratan de satisfacer, así como las características de las prestaciones objeto del contrato de referencia. La es el órgano competente del diseño y ejecución de las políticas municipales de fomento del espíritu emprendedor y de apoyar las ideas que puedan derivar en la generación de empleo y de nuevas actividades económicas. En el ámbito de sus competencias, la considera necesario asesorar a las personas que quieren emprender una actividad económica y apoyar la creación y consolidación de las pymes. Además, a fin de adecuarlo a las exigencias socioeconómicas actuales, estima imprescindible prestar este servicio a través de diferentes líneas entre las que cabe mencionar, el asesoramiento general, el apoyo a la búsqueda de financiación, la tutorización de planes de empresa, el asesoramiento a los emprendedores sociales y tecnológicos y la información sobre la transmisión empresarial entre empresarios y emprendedores, además de dar apoyo al comercio madrileño mediante un asesoramiento en materia de normativa que afecte a la actividad comercial. El servicio, conceptualmente, se engloba en lo que la Ley de Apoyo a los emprendedores y su internacionalización denomina Punto de Atención al Emprendedor (PAE) y al que dicha ley 1 encomienda facilitar la creación de nuevas empresas, el inicio efectivo de su actividad y su desarrollo, a través de la prestación de servicios de información, tramitación de documentación, asesoramiento, formación y apoyo a la financiación empresarial. 2. OBJETO DEL CONTRATO. El objeto de este contrato es la prestación de servicios de información y asesoramiento a emprendedores y PYMES, impulsar la tramitación electrónica de empresas, apoyar la 1 Art de la ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los emprendedores y su internacionalización 1

2 Página: 2 de 16 consolidación de las pymes, facilitar la transmisión de empresas creadas así como informar y asesorar a los comerciantes madrileños sobre la normativa que afecte a la actividad económica que realizan, mediante personal especializado. En el presente pliego se describen las obligaciones, condiciones técnicas y actividades específicas que deben ser asumidas y desarrolladas por la empresa adjudicataria del contrato de servicios denominado Servicio de asesoramiento a emprendedores y pymes. El servicio deberá ser lo más completo posible y ajustado a las diferentes necesidades que los emprendedores y empresarios planteen, independientemente del estado de desarrollo de la idea o del proyecto y del sector de actividad a que se refiere, siendo fundamental que la información ofrecida sea clara, concreta, actualizada y contrastada con los organismos oficiales competentes según la materia. El grueso del trabajo se realizará por 6 técnicos especializados que el adjudicatario adscribirá a la ejecución del contrato, si bien algunas de las tareas complementarias deberá realizarlas el adjudicatario con otros medios personales y materiales que ponga a disposición para el correcto cumplimiento de todas las tareas y especificaciones recogidas en este pliego. De manera resumida, el servicio comprenderá los siguientes trabajos: 1. Información y asesoramiento general a emprendedores, con especial referencia al emprendimiento social y a la innovación tecnológica, así como información sobre los recursos disponibles para ayudar a la consolidación de las pymes madrileñas. 2. Tramitación electrónica empresarial. 3. Asesoramiento sobre transmisión de empresas. 4. Información y asesoramiento sobre legislación nacional, autonómica y local vigente para la actividad comercial de Madrid. 5. Realización y actualización de contenidos y documentación sobre recursos de apoyo al emprendimiento. 6. Trabajos complementarios. 3. DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS A REALIZAR. Cada una de las tareas asociadas a las líneas de trabajo anteriores deberá realizarse siempre teniendo en cuenta el perfil de la persona asesorada (emprendedora/empresaria/comerciante), la situación laboral, económica y académica que exponga y el negocio proyectado o, en su caso, la situación de la empresa/comercio. Todas las tareas se realizarán conforme a una agenda, que se pondrá a disposición del adjudicatario. La agenda repartirá la jornada, distinguiendo los tiempos para asesoramientos, tutorías de proyectos y de planes de empresa y tramitaciones telemáticas. Los asesoramientos 2

3 Página: 3 de 16 serán presenciales cuando el emprendedor acuda por primera vez al servicio y, posteriormente, podrán también ser telefónicos o a través de correo electrónico. De todos ellos se hará constar información relativa al servicio prestado en los expedientes o fichas de cada usuario. Descripción de las tareas: 3.1. Información y asesoramiento general a emprendedores: a todo tipo de emprendedores con especial referencia al emprendimiento social y a la innovación tecnológica así como la información sobre los recursos disponibles que apoyan la consolidación de las pymes madrileñas, abarcará las tareas siguientes: a. Asesoramiento General: Informar y asesorar sobre las formas jurídicas, obligaciones fiscales y laborales. Informar sobre los diferentes recursos para emprender que ofrece el Ayuntamiento de Madrid y otras entidades y administraciones públicas. Dar a conocer las webs oficiales y demás redes sociales en las que se puede acceder a la información y actividades sobre emprendimiento. Informar sobre los recursos de apoyo a la consolidación, crecimiento y expansión de pymes ofrecidos por las diferentes administraciones públicas y otras entidades o grandes empresas. b. Planes de empresa: Informar sobre la idoneidad de realizar un plan de empresa como instrumento necesario para concretar el proyecto, sobre todo, si se pretende solicitar financiación externa a entidades financieras o a inversores privados. Dar a conocer la disponibilidad del manual y la herramienta online para realizar el plan de empresa de la. Tutorizar planes de empresa y realizar un seguimiento de los mismos. Realizar los informes de viabilidad de los planes de empresa de los emprendedores que quieran solicitar financiación externa. Informar sobre la viabilidad de los planes de empresa que la determine, como consecuencia de su patrocinio o participación en concursos y premios. Valorarlos en función de los criterios establecidos en el concurso/premio y de las indicaciones de la Dirección General. c. Apoyo a la financiación empresarial: Informar sobre las posibles ayudas y subvenciones públicas, convocadas por la Unión Europea, la Administración General del Estado, la Comunidad de Madrid y el Ayuntamiento de Madrid, que puedan repercutir en beneficio del emprendedor y del empresario. Asesorar en los trámites para la solicitud de dichas ayudas y subvenciones. 3

4 Página: 4 de 16 Informar sobre las condiciones singulares de los convenios que tenga firmados el Ayuntamiento de Madrid con las diferentes entidades financieras para facilitar el acceso a financiación empresarial. Informar sobre los productos financieros y líneas de financiación alternativas en el mercado. d. Emprendimiento social: Informar sobre los conceptos de economía social, emprendimiento social y responsabilidad social corporativa. Los respectivos valores, principios compartidos y las diferencias. Informar sobre las características propias de las figuras jurídicas que diferencia la Ley de Economía Social, especialmente las sociedades laborales, las cooperativas de trabajo asociado y centros especiales de empleo. Llevar a cabo la evaluación del concepto y del proyecto ayudando al emprendedor social a detectar si éste cumple las características que se suponen a este tipo de proyectos que, además, están sujetos a la disciplina empresarial. Estudiar la viabilidad del proyecto empresarial teniendo en cuenta la misión primordial de impacto social o medioambiental de la empresa. Informar sobre la red de inversores en proyectos de impacto social o medioambiental positivo y sobre las características particulares de la financiación social. Informar sobre los recursos que tanto desde el Ayuntamiento de Madrid como de otras entidades y administraciones públicas estén a disposición del emprendimiento social o medioambiental positivo. Informar y asesorar sobre la normativa específica que afecte a las empresas sociales y al emprendimiento social. e. Emprendimiento en sectores tecnológicos. En este ámbito, además de asesorar sobre los aspectos generales, se deberá: Informar sobre los organismos y entidades que llevan a cabo la evaluación del concepto y la viabilidad del proyecto o producto con vistas a su desarrollo, demostración y replicación en el mercado. Informar sobre los apoyos a la financiación de estos proyectos innovadores de base tecnológica. Conocer los mecanismos de los organismos públicos competentes para que el emprendedor presente su proyecto de innovación tecnológica y, en su caso, derivar dichos proyectos al organismo competente. f. Información a grupos: Organizar charlas de carácter informativo, con la periodicidad que se establezca, a 4

5 Página: 5 de 16 estudiantes y a otros colectivos homogéneos que se encuentren en una fase muy inicial del emprendimiento sobre recursos para emprender. A estos efectos se deberá proponer un calendario semestral de charlas grupales. Elaborar la documentación básica para impartir y/o proyectar en las charlas grupales, seleccionar la documentación y componer las carpetas con la documentación a entregar Tramitación electrónica empresarial: Informar y asesorar sobre los trámites necesarios para constituir una empresa bajo cualquiera de las formas jurídicas existentes en la normativa española. Se informará sobre la constitución telemática y la tradicional 2 o presencial. Informar y asesorar sobre trámites ligados al cierre empresarial. Se informará sobre la modalidad telemática y tradicional o presencial. Realizar, por medio del Documento Único Electrónico (DUE) 3, los trámites necesarios de constitución de la sociedad 4 elegida por el emprendedor siempre que esté habilitada en el entorno de la Red de Creación de Empresas (CIRCE) dependiente de la Dirección General de Industria y Pyme (Ministerio de Industria, Energía y Turismo). Realizar por medio del Documento Único Electrónico (DUE) 5, una vez que esté habilitado, los trámites necesarios para el cese de actividad de los empresarios individuales y para el cese de actividad y extinción de las sociedades de responsabilidad limitada Asesoramiento sobre transmisión de empresas: Informar al empresario cedente de la necesidad de asesorarse sobre los trámites para la venta de su empresa. Informar a los empresarios (entendiendo tanto a autónomos como a sociedades mercantiles) sobre los trámites generales para llevar a cabo la cesión/transmisión de su negocio. Informar a los emprendedores sobre la alternativa de adquirir una empresa en funcionamiento frente a la creación de una empresa desde cero. Gestionar la herramienta reemprende en el marco del Plan de Apoyo a la transmisión empresarial 6 (programa del actual Ministerio de Economía, Industria y Competitividad). 2 Se entiende en este contexto por constitución tradicional aquella en la que el emprendedor se dirige personalmente o por medio de representante a cada uno de los organismos intervinientes en el proceso y realiza todos los trámites directamente (Seguridad Social, AEAT, Notaría, etc.) 3 El DUE es el documento básico utilizado en el Sistema de información telemática del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) que permite realizar de manera integrada, en un solo procedimiento y por vía electrónica los trámites de constitución y puesta en marcha de determinadas sociedades mercantiles en España. Regulado por R.D. 682/2003 de 7 de junio, R.D.1332/2006 de 21 de noviembre y R.D. 368/2010 de 26 de marzo. 4 Sociedades Limitadas Nueva Empresa, Sociedades Limitadas, Sociedades Limitadas de Formación Sucesiva, Empresarios Individuales, Comunidad de Bienes, Cooperativas de trabajo asociado, Sociedad Civil, Sociedades Limitadas Laborales y Emprendedores de Responsabilidad Limitada. 5 El DUE de extinción y cese de actividad ha sido regulado por el R.D. 867/2015, de 2 de octubre (BOE 248 de 16 de octubre de 2015). 6 Convenio de colaboración entre la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa Administración General del Estado (MINETUR) y el Ayuntamiento de Madrid. Consultar: 5

6 Página: 6 de Asesoramiento sobre la normativa que afecte a la actividad comercial de Madrid: Informar y asesorar sobre la legislación nacional, autonómica y local vigente en cada momento que afecte a la actividad comercial de Madrid. Informar sobre líneas de financiación específicas para la innovación/renovación de los comercios de Madrid. Valorar la viabilidad de los proyectos acogidos a planes de innovación/renovación de los comercios ligados a premios, concursos o fuentes de financiación, en función de los criterios establecidos por la. Informar sobre cursos de formación específicos para los comercios de Madrid Elaboración de contenidos documentales: Realizar la documentación necesaria de apoyo a cada tipo de asesoramiento que se realice y mantenerla actualizada en todo momento según se modifique la normativa o se produzcan cambios o novedades. Proponer/colaborar en la redacción de textos de material divulgativo sobre programas y/o ayudas al emprendimiento promovidas por el Ayuntamiento de Madrid. Colaborar en la redacción o actualización de la colección guías breves para emprender y de cualquier otra documentación solicitada por la y Emprendimiento. Redactar y/o actualizar el manual para la elaboración del plan de empresa y su simulador informático. Elaborar informes y resúmenes informativos sobre aquellos aspectos de la normativa que repercutan o puedan repercutir en los ámbitos del emprendimiento, creación empresarial y comercial. Elaborar informes mensuales relativos a la actividad desarrollada por el equipo técnico Trabajos complementarios: Asistir a ferias, eventos y congresos en los que participe o promueva la Dirección General de Comercio siempre que estén relacionados con el impulso de la cultura emprendedora y creación empresarial. Informar sobre la agenda de actividades y sesiones informativas/formativas ligadas al emprendimiento que se realizan bajo el impulso de la y Emprendimiento. A tal efecto, se dará a conocer al emprendedor/empresario la web del Ayuntamiento de Madrid y la específica de la y Emprendimiento. Proponer acciones de difusión de los trabajos relacionados. 6

7 Página: 7 de LUGAR Y HORARIO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: 4.1. Lugar: Los trabajos objeto de esta contratación se prestarán, principalmente, en la sede de la y en las oficinas de la empresa adjudicataria del contrato (en lo relativo a lo establecido en el apartado 3.5 y a las labores a realizar por el Coordinador responsable del proyecto), si bien también podrá prestarse en cualquiera de los viveros de empresas del Ayuntamiento de Madrid. En el caso de ferias y eventos en los que participe o promueva la, el servicio se prestará en el stand o lugar destinado a ello y con los miembros del equipo de trabajo que se determine por dicha Dirección General Horario: El horario a realizar por las seis personas que constituyan el personal técnico se prestará todos los días laborables 7 del año, de lunes a jueves en horario de 8:30 a 14:00 y de a 17:00 y los viernes de 08:30 a 14:00 horas. La y Emprendimiento, si lo estima necesario, podrá acordar en período estival una adaptación del horario así como modificar el horario por necesidades sobrevenidas del servicio, respetando el número de horas a realizar. Para la correcta prestación del servicio la empresa adjudicataria se servirá de una herramienta informática para hacer un seguimiento del cumplimiento del horario por los técnicos de su empresa destinados a la ejecución de los trabajos en la sede de la. 5. EQUIPO DE TRABAJO La entidad adjudicataria deberá contar con un equipo de profesionales integrado por: 5.1. Coordinador responsable del proyecto. Deberá tener capacidad gerencial suficiente para ostentar la representación del adjudicatario cuando sea necesaria su actuación o presencia, siempre en orden a la correcta ejecución y buen fin del objeto del contrato, y deberá asumir las funciones siguientes: Seguir el grado de cumplimiento de la realización del contrato. Dirigir y supervisar la buena marcha del equipo de los técnicos asesores. Comunicar a la cualquier cambio, sustitución o incidencia de los miembros del equipo de trabajo. Comunicar a los técnicos asesores las posibles modificaciones de las funciones y/o tareas de los trabajos para su realización. Velar por el mantenimiento de la calidad de la asistencia técnica contratada, proponiendo a la las observaciones que considere oportunas al respecto. 7 Con excepción del 24 y del 31 de diciembre del año correspondiente. 7

8 Página: 8 de 16 Elaborar informes técnicos mensuales cuantitativos sobre los asesoramientos y tramitaciones telemáticas realizadas. Atender y dar respuesta a consultas complejas o especializadas que les sean planteadas por alguno de los técnicos como consecuencia de la labor de asesoramiento. Mantener perfectamente actualizada la información con la que cuenten los técnicos sobre novedades normativas que afecten a la actividad económica de emprendedores y pymes y a las ayudas y subvenciones que pueda repercutir en la actividad económica de dichos colectivos. Valorar y/o proponer la sustitución de alguna o algunas de las personas miembros del equipo de trabajo, en caso de que el servicio no se preste de conformidad con lo establecido en los Pliegos de Prescripciones Técnicas Particulares Seis personas con perfil técnico cuyas funciones y perfil académico y profesional se recogen seguidamente: a) Funciones: Las recogidas en los apartados 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 y 3.6 del presente pliego. Conocer y estudiar las modificaciones/actualizaciones/innovaciones normativas que repercutan en el asesoramiento a los emprendedores y pymes, así como la normativa de desarrollo, plazos de aplicación, etc., una vez que se las haya comunicado el Coordinador del Proyecto. Recoger las consultas de carácter especializado y trasladarlas al Coordinador del Proyecto, tras la supervisión del responsable de la Oficina. Identificar informaciones de interés para emprendedores y PYMES y proponer la actualización de los contenidos de información para ofrecer a los emprendedores. Impartir charlas de asesoramiento a grupos sobre los recursos para emprender en la ciudad de Madrid. Colaborar en la elaboración de presentaciones, ponencias, documentación de apoyo y manuales de interés para emprendedores y PYMES, siguiendo las indicaciones de la. b) Perfiles académico y profesional: Licenciatura Universitaria o Grado superior. Experiencia laboral mínima de 1 año en uno o varios de los ámbitos siguientes: asesoramiento a proyectos de emprendimiento (formas jurídicas, financiación, elaboración del plan de empresa, etc.), incluido el emprendimiento social, el innovador y tecnológico y el apoyo al pequeño comercio mediante un asesoramiento en materia de normativa que afecte a la actividad comercial y la tramitación telemática de constitución empresarial a través del 8

9 Página: 9 de 16 sistema CIRCE. Los técnicos deberán contar con certificado digital o DNI electrónico. Conocimiento suficiente de los idiomas inglés y/o francés para informar verbalmente y de forma general sobre aspectos vinculados a la creación empresarial y para revisar planes de empresa que puedan formar parte de concursos internacionales y en los que la Dirección General de Comercio participe como promotor o patrono. Conocimiento y manejo del paquete office: Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint Conocimiento de técnicas informáticas para la búsqueda y selección de información de utilidad para las pymes, emprendimiento y creación empresarial. Conocimiento práctico en procesos de tramitación telemática empresarial a través de la red CIRCE. Se acreditará con certificado expedido por el organismo oficial correspondiente, dependiente del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, en el que conste la habilitación del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) para gestionar la creación de empresas telemáticamente mediante el documento Único Electrónico (DUE). Este requisito deberá ser acreditado para, al menos, cuatro de los seis técnicos solicitados. Conocimiento práctico en la tutorización de planes de empresa. Elaboración de Informes de viabilidad de planes de empresa. Habilidad en el trato con el público y para trabajar en equipo. Facilidad en la expresión y comunicación de conceptos Dedicación Se estima que el Coordinador del proyecto dedicará una media de 12 horas al mes y cada técnico en asesoramiento realizará una jornada de 37,5 horas semanales, sujeta al horario establecido en el apartado 4.2 de este Pliego Identificación del equipo de trabajo, relación jurídica y condiciones El personal que la empresa adjudicataria destine a realización de las actividades descritas en este contrato dependerá, exclusivamente, desde el punto de vista jurídico y laboral de la empresa adjudicataria, no existiendo vinculación o dependencia laboral, profesional o funcionarial alguna con el Ayuntamiento de Madrid. A tal efecto, los técnicos asesores en emprendimiento del equipo de trabajo deberán hacer constar de manera clara e inequívoca la pertenencia, desde el punto de vista laboral, a la empresa adjudicataria. La empresa adjudicataria será responsable de la formación y actualización de los conocimientos que el personal del equipo técnico necesite para adaptarse a los requerimientos que el desarrollo del servicio determine. No obstante, el Ayuntamiento será responsable de formar a dicho equipo 9

10 Página: 10 de 16 cuando se trate de aplicaciones informáticas propias del Ayuntamiento y necesarias para la realización de los trabajos. La empresa adjudicataria deberá cubrir las vacaciones, bajas por maternidad, situaciones de incapacidad temporal y otras ausencias del equipo técnico de trabajo para la correcta cobertura del servicio de forma inmediata. En el supuesto de que no fuera posible, por imposibilidad de previsión de la misma, la cobertura se efectuará en el plazo máximo de 3 días. Siempre que se produzca la ausencia de cualquiera de los técnicos por más de un día, ésta se deberá poner en conocimiento por escrito, mediante correo electrónico al responsable de ejecución del contrato. Así mismo, se notificarán a la y Emprendimiento con una antelación mínima y por escrito de 48 horas todas las sustituciones que se realicen, excepto en el caso de las vacaciones de verano; en este supuesto se remitirá una planificación de las sustituciones, con un mes de antelación a la primera fecha de vacaciones prevista. Las sustituciones del personal técnico que puedan proponerse por la empresa adjudicataria deberán mantener el perfil de cualificación técnica exigida en el apartado 5.2.b) del PPT y en el apartado 12 del Anexo I del PCAP y deberá acreditarse para su verificación por parte de la. Este criterio será seguido para todas las sustituciones que se puedan producir (maternidad, enfermedad, vacaciones, etc.). 6. MEDIOS TÉCNICOS Y MATERIALES La empresa adjudicataria deberá dotar a cada miembro del equipo técnico de: Material de oficina de uso general (bolígrafos, folios, cuadernos, grapadoras, etc.) Ordenador compatible con el software de base del Ayuntamiento de Madrid (Sistema Operativo Windows, con las siguientes herramientas ofimáticas: Microsoft Outlook, paquete Office (Excel, Word, Power Point, etc.), al menos una impresora y todos los consumibles informáticos necesarios para el correcto funcionamiento del equipamiento. Terminales y línea de telefonía (voz y datos) con Dirección IP Pública. Se puede consultar en la web del Ayuntamiento de Madrid los certificados admitidos: Trámites Sede Electrónica Conozca la Sede Firma electrónica y certificados. La equipará el espacio del mobiliario necesario para la correcta prestación del servicio y de las instalaciones necesarias para la conexión de los equipos. 7. RESULTADOS DE LOS TRABAJOS La empresa adjudicataria asumirá la verificación de la calidad del servicio de acuerdo a los procedimientos y parámetros que determine la y Emprendimiento. 10

11 Página: 11 de 16 Todos los documentos y resultados de los trabajos realizados, objeto del contrato, serán propiedad de la quién podrá ejercer el derecho de reproducción y divulgación total o parcial, sin que el contratista pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin la expresa autorización de la Dirección General de Comercio, que la daría, en su caso, previa petición formal del contratista con expresión del fin. Toda la documentación se entregará en soporte papel y electrónico o en cualquier otro soporte que determine la. 8. ORGANIZACION, SUPERVISION Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS El Coordinador del Proyecto será el encargado de asegurar la buena marcha de los trabajos, de organizar la ejecución de los mismos y elevar los informes preceptivos del estado del proyecto y las comunicaciones necesarias para ejecución del contrato. La podrá proponer al adjudicatario la designación de un nuevo Coordinador del Proyecto cuando, a su juicio, así lo justifique la marcha de los trabajos. Para asegurar el correcto desarrollo de los trabajos, de acuerdo con las condiciones de las Prescripciones Técnicas, éstos se llevarán a cabo bajo el control y supervisión del responsable de la ejecución del contrato designado por el órgano de contratación, a quién el responsable del proyecto designado por el adjudicatario elevará los informes preceptivos del estado del trabajo y facilitará la participación técnica y presencial en cada una de las fases de ejecución de este contrato. 9. CONFIDENCIALIDAD, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. La empresa adjudicataria y el personal a su servicio en la prestación del contrato, tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, están obligados en su calidad de encargados de tratamiento de datos personales por cuenta de la al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo durante su vigencia. La empresa adjudicataria se obliga especialmente a lo siguiente: 11

12 Página: 12 de 16 1º) Deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la LOPD, sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad distinta a las expresamente recogidas en el presente pliego, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en el artículo 12.4 de la LOPD. Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información del Ayuntamiento de Madrid para cumplir los servicios objeto de este pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (artículo 9 LOPD). Esta obligación subsistirá aún después de la finalización del contrato. 2º) De conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la LOPD deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto, en los términos descritos, en los contratos laborales que suscriban los trabajadores destinados a la prestación del servicio objeto del presente pliego. La empresa adjudicataria, al igual que su personal, se someterán a los documentos de seguridad vigentes en el Ayuntamiento de Madrid para cada uno de los ficheros a los que tengan acceso, e igualmente a las especificaciones e instrucciones de los responsables de seguridad en materia de protección de datos de cada una de las dependencias municipales afectadas. 3º) Dicho compromiso afecta tanto a la empresa adjudicataria como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la empresa como al ámbito externo de la misma. El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso. 4º) Únicamente tratará los datos personales a los que tenga acceso para la prestación del contrato conforme al contenido de este pliego de prescripciones técnicas y a las instrucciones que el Órgano de contratación le pueda especificar en concreto y que se incluirían como una Adenda al presente contrato. No aplicará o utilizará los datos personales indicados con fin distinto al previsto en el contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas salvo autorización expresa por parte del responsable del fichero en los términos previstos en el artículo 21 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. 5º) A cumplir todas y cada una de las medidas de seguridad (nivel básico, medio o alto) que sean de aplicación en función de la tipología de datos que se utilicen y traten para la prestación del servicio objeto del presente contrato y que vienen previstas en el Título VIII del Reglamento de desarrollo de la LOPD. A este respecto, no se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones determinadas en el referido Titulo VIII respecto a su integridad y seguridad y a las de los Centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. (Artículo 9.2. LOPD). Durante la realización de los servicios que se presten como consecuencia del cumplimiento del presente contrato, el adjudicatario y su personal se someterán al estricto cumplimiento de los 12

13 Página: 13 de 16 documentos de seguridad vigentes para los ficheros de datos de carácter personal a los que tengan acceso, así como a las instrucciones de los responsables de seguridad de las dependencias municipales en las que desarrollen su trabajo. El acceso a las bases de datos del Ayuntamiento de Madrid necesarias para la prestación del servicio se autorizará al adjudicatario para el exclusivo fin de la realización de las tareas objeto de este contrato, quedando prohibido para el adjudicatario y para el personal encargado de su realización su reproducción por cualquier medio y la cesión total o parcial a cualquier persona física o jurídica. Lo anterior se extiende asimismo al producto de dichas tareas. El adjudicatario se compromete a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan, para lo cual programará las acciones formativas necesarias. El personal prestador del servicio objeto del contrato tendrá acceso autorizado únicamente a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones. 6º) Los diseños, desarrollos o mantenimientos de software deberán, con carácter general, observar los estándares que se deriven de la normativa de seguridad de la información y de protección de datos, y en concreto lo relativo a la identificación y autenticación de usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado, limitando la posibilidad de intentar reiteradamente el acceso no autorizado al sistema de información. 7º) El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento los controles y auditorias que estime oportunos para comprobar el correcto cumplimiento por parte del adjudicatario de sus obligaciones, el cual está obligado a facilitarle cuantos datos o documentos le requieran para ello. 8º) Todos los datos personales que se traten o elaboren por la empresa adjudicataria como consecuencia de la prestación del contrato, así como los soportes del tipo que sean en los que se contengan son propiedad del Ayuntamiento de Madrid. 9º) Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al Ayuntamiento de Madrid conforme a las instrucciones que haya dado, al igual que cualquier soporte o documento que contenga algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. 10º) De conformidad con lo que establece el artículo 12.4 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el incumplimiento por parte del adjudicatario de las estipulaciones del presente contrato lo convierten en responsable del tratamiento respondiendo directamente de las infracciones en que hubiera incurrido, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta al Ayuntamiento de Madrid, así como de la totalidad de 13

14 Página: 14 de 16 los gastos, daños y perjuicios que sufra el Ayuntamiento de Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento (art LOPD). 11º) En línea con el punto 5º) y con el objeto de garantizar la seguridad, se deberán seguir las indicaciones de los responsables de seguridad de los tratamientos afectados por este contrato para poner en marcha las medidas de seguridad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada, definición de los distintos perfiles de acceso, existencia de mecanismos de identificación y autenticación y gestión de contraseñas. Se deberá aplicar igualmente, el tratamiento de seguridad en relación con los soportes electrónicos y documentos, así como el procedimiento de gestión de copias de respaldo y el contenido del registro de accesos. Asimismo, el adjudicatario deberá informar al órgano contratante, antes de transcurridos siete días de la fecha de comunicación de la adjudicación, la persona que será directamente responsable de la coordinación, puesta en práctica e inspección de las medidas de seguridad anteriormente citadas adjuntando su perfil profesional. Una vez finalizadas las correspondientes tareas de administración y configuración, esta persona realizará una memoria sobre las medidas de seguridad validadas en el Sistema de Información y que deberá entregar en el momento del inicio del contrato a los responsables del órgano contratante del Ayuntamiento que entregará a su vez al responsable del fichero de datos de carácter personal correspondiente. 12º) En la medida que el adjudicatario aporta equipos informáticos para la prestación del servicio objeto del contrato, una vez finalizadas las tareas, el adjudicatario previamente a retirar los equipos informáticos, deberá borrar toda la información utilizada o que se derive de la ejecución del contrato, mediante el procedimiento técnico adecuado, o proceder a su entrega al responsable del fichero. La destrucción de la documentación de apoyo, si no se considerara indispensable, se efectuará mediante máquina destructora de papel o cualquier otro medio que garantice la ilegibilidad, efectuándose esta operación en el lugar donde se realicen los trabajos. Igualmente, deberá adoptar las medidas necesarias para impedir la recuperación posterior de información almacenada en soportes que vayan a ser desechados o reutilizados. 13º) Aportará una Memoria de operativa del uso de los Sistemas de Información, que será supervisada por el responsable de seguridad de los sistemas de información y en última instancia entregada a la Unidad del Ayuntamiento responsable del fichero de datos de carácter personal para ese tratamiento en el ámbito de la LOPD. Esta memoria describirá las medidas que adoptará para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. Dicha memoria deberá contener el nivel de seguridad que permite alcanzar así como información sobre la posibilidad de definir distintos perfiles de acceso, existencia de un mecanismo de identificación y autenticación y, en su caso, descripción de la gestión de las contraseñas. También y cuando proceda, el tratamiento que se aplicará a los 14

15 Página: 15 de 16 soportes y documentos, el procedimiento de gestión de copias de respaldo y el contenido del registro de accesos. 10. CLÁUSULAS SOCIALES DE OBLIGADO CUMPLIMIENTO: De conformidad con lo previsto en la Instrucción 1/2016 relativa a la incorporación de cláusulas sociales en el contratos celebrados por el Ayuntamiento de Madrid, sus Organismos Autónomos y Entidades del Sector Público Municipal, se establecen las siguientes cláusulas sociales de obligado cumplimiento: En relación a los trabajadores que prestarán este servicio, deberá respetarse, en todo caso, la normativa socio laboral vigente en España, en la Unión Europea y en la Organización Internacional del Trabajo La empresa adjudicataria tiene la obligación de adoptar las medidas de seguridad y salud en el trabajo que sean obligatorias para prevenir de manera rigurosa los riesgos que puedan afectar a la vida, integridad y salud de las personas trabajadoras. Asimismo, deberán acreditar el cumplimiento de las obligaciones siguientes: La evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva correspondiente a la actividad contratada. La formación e información en materia preventiva a las personas adscritas a la ejecución del contrato. La empresa adjudicataria deberá acreditar el cumplimiento de estos extremos mediante la documentación que corresponda en cada caso, dado que la actuación a realizar en materia de prevención de riesgos laborales dependerá de la naturaleza de la prestación constitutiva del objeto del contrato La empresa adjudicataria, al inicio de la ejecución del contrato, deberá acreditar mediante declaración responsable la afiliación y alta en la Seguridad Social de las personas trabajadoras destinadas a la ejecución del contrato. Esta obligación se extenderá a todo el personal subcontratado por la empresa adjudicataria principal destinado a la ejecución del contrato. El órgano de contratación podrá solicitar, cuando lo considere oportuno, los contratos de las personas trabajadoras adscritas a la ejecución del contrato que permitan verificar el cumplimiento del contenido de la declaración responsable Con carácter previo a la finalización del contrato, la empresa adjudicataria deberá presentar un informe relativo al cumplimiento de las obligaciones sociales que le fueran exigibles legal o contractualmente. Al efecto de garantizar el cumplimiento de esta obligación, en los pliegos de cláusulas administrativas particulares se detallarán las penalidades que están asociadas al incumplimiento de esta obligación. 15

16 Página: 16 de 16 Así, en el caso de que el adjudicatario hubiera ofertado la realización de acciones formativas anuales para las personas con perfil técnico adscritas a la ejecución del contrato, a realizar durante la ejecución del mismo, que mejoren sus capacidades y su cualificación de cara a una mejor ejecución de las tareas contempladas en el PPT deberá acreditarse la realización de dichas sesiones mediante la emisión de un informe por parte de la empresa adjudicataria, debiendo rubricar la persona responsable de la formación de la empresa adjudicataria, con carácter previo a la finalización del contrato, la relación de las acciones formativas realizadas al personal vinculado a la ejecución del contrato, con especificación del contenido formativo y de los asistentes, así como el lugar y fecha de celebración. De la misma manera, en el caso de que el adjudicatario hubiera ofertado mejorar las condiciones contenidas en el contrato de trabajo del personal exigido para la prestación objeto del contrato contenido en el pliego de prescripciones técnicas deberá aportar, con carácter previo al inicio de la prestación del contrato, copia de los contratos laborales temporales que la empresa adjudicataria tenía suscritos en el momento de la licitación, así como de los nuevos contratos laborales indefinidos formalizados para los trabajadores adscritos a la prestación del objeto del contrato En toda la documentación, publicidad, imagen o materiales que deban aportar los licitadores y/o empresa adjudicataria que sean necesarios para la ejecución del contrato, deberá hacerse un uso no sexista del lenguaje, evitar cualquier imagen discriminatoria de las mujeres o estereotipos sexistas, y fomentar con valores de igualdad la presencia equilibrada, la diversidad y la corresponsabilidad. Corresponderá a la persona responsable del contrato la comprobación del cumplimiento de esta obligación, a cuyo fin llevará a cabo la revisión de la cartelería y documentación, así como de cualquier otro soporte que garantice el cumplimiento de esta obligación La empresa adjudicataria tendrá la obligación de facilitar cuanta información se requiera sobre las condiciones de trabajo que, una vez adjudicado el contrato, se les aplicará a los trabajadores adscritos a la ejecución del contrato. Firmado por: electrónicamente ESTHER CAURIN ARRIBAS por: ESTHER CAURIN ARRIBAS Fecha: Cargo: JEFE DE 10:29:15 SERVICIO DE EMPRENDEDORES Y PYMES Fecha: :28:52 16