PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL MODELO DE COMPRAS: SIGLO- PLATAFORMAS. SAS

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1 Título PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL MODELO DE COMPRAS: SIGLO- PLATAFORMAS. SAS Clasificación 07- Gestión de la logística, aprovisionamiento y sumnistros Palabras clave: DINAMICIDAD, AHORRO Autores ELENA ALVARO IGLESIAS, MARÍA RAMIREZ GUTIERREZ, FRANCISCO ARANDA CAMPANO, INES BARDÓN RAFAEL, Entidad SERVICIO ANDALUZ DE SALUD-SAS INTRODUCCION Desde el año 2001, se viene trabajando en la política de compras corporativas, materializándose en una aplicación informática, que contempla la gestión integral del proceso logístico: Gestión de Necesidades, Contratación, Compras, Almacenaje, Distribución y Facturación. SIGLO implica la redefinición de todo el proceso logístico desde proveedores hasta pacientes, y la implantación de una gestión por procesos, incorporando las mejores prácticas del sistema y optimizando los procesos. Este sistema también implica la implantación de sistemas estándares como EAN - UCC y EDI. El Proyecto SIGLO se ha llevado en paralelo con el Proyecto de las Plataformas Provinciales de Logística Integral. Estas Plataformas de Logística Integral, se caracterizan porque agregan todas las fases del proceso logístico integral. Es decir, dichas plataformas provinciales van a ser responsables de realizar todas las compras, el almacenaje, la distribución y la facturación que se genere a nivel provincial, centralizándose en ellas todas estas funciones, que antes realizaban cada uno de los centros asistenciales de la provincia. MATERIAL Y METODOS Agregar las Fases del Proceso Logístico Integral, permitirá: - Potenciar la fuerza de la negociación global para mejorar el precio y condiciones generales de las adquisiciones de bienes y servicios del Organismo. - Reducción de costes de gestión administrativos. - Disminución de la variabilidad en la adquisición. - Economías de escala que permitan una disminución del volumen de existencias en los diversos niveles de almacenaje actual, reducción de obsolescencias, de caducidades, - Unificación de criterios en el consumo de artículos. - Optimizar la contratación de la distribución tanto en recursos humanos, como mecánicos y materiales. CONCLUSIONES El Modelo de Compras del Servicio Andaluz de Salud se concibe como dinámico y extensivo en su uso y aplicación a todos los Centros Sanitarios de Andalucía, que pretende regularizar la oferta y la demanda y ofrecer a los profesionales todas las herramientas corporativas para realizar dicho proceso. Sustentado todo ello, por tres nociones fundamentales: El protagonismo de los profesionales, pues este modelo se orienta a identificar y satisfacer las necesidades de los mismos, en congregar y hacer valer sus conocimientos y sus capacidades técnicas para la evaluación de productos. La colaboración y comunicación permanente con las empresas proveedoras, facilitando el conocimiento y la difusión de los productos ofertados. El uso permanente de las últimas tecnologías de la información y de las Valladolid del 30 de mayo al 1 de junio de 2012 Página 328

2 comunicaciones como instrumentos de gestión que pretenden minimizar los costes de transacción y alcanzar más eficacia y eficiencia en la gestión económica. Valladolid del 30 de mayo al 1 de junio de 2012 Página 329

3 Procedimientos específicos del Modelo de Compras SIGLO-PLATAFORMAS Elena Álvaro Iglesias, María Ramírez Gutiérrez Francisco Aranda Campano, Inés Bardón Rafael Subdirección de Compras y Logística Servicio Andaluz de Salud

4 MODELO DE COMPRAS El Modelo de Compras del Servicio Andaluz de Salud se concibe como Dinámico Extensivo en su uso y aplicación a todos los Centros Sanitarios de Andalucía Pretende regularizar la oferta y la demanda Ofrecer a los profesionales todas las herramientas corporativas para realizar dicho proceso.

5 MODELO DE COMPRAS Sustentado todo ello, por tres nociones fundamentales: El protagonismo de los profesionales, pues este modelo se orienta a identificar y satisfacer las necesidades de los mismos, en congregar y hacer valer sus conocimientos y sus capacidades técnicas para la evaluación de productos. La colaboración y comunicación permanente con las empresas proveedoras, facilitando el conocimiento y la difusión de los productos ofertados. El uso permanente de las últimas tecnologías de la información y de las comunicaciones como instrumentos de gestión que pretenden minimizar los costes de transacción y alcanzar más eficacia y eficiencia en la gestión económica.

6 PROYECTOS EN MARCHA Las Líneas estratégicas de la Dirección Corporativa: La Dirección Corporativa ha venido desarrollando progresivamente políticas concretas para llegar a ser más eficientes. Estas medidas se concretan en cuatro líneas de actuación: 1.- Agregar las fases del proceso logístico: Plataformas Provinciales de Logística Integral 2.-Organización de los procesos de compra: Catálogo, normalización de la contratación administrativa y Plan Integral de Contratación Administrativa (PICA) 3.-Implicación de los profesionales: Acuerdos de Consumo, Comisiones técnicas, grupos de trabajo. 4.-Desarrollo e implantación de un sistema de información: SIGLO

7 1.- PLATAFORMAS PROVINCIALES DE LOGISTICA INTEGRAL Se realizó un análisis interno del mapa logístico (2009) donde se evaluó: - Costes de personal (compras, contabilidad, contratación ) - Costes de distribución - Costes de almacenaje Y se decidió agregar las fases del proceso logístico, entendido como tal la detección de las necesidades, la contratación administrativa, la compra, el almacenaje, la distribución y la facturación/contabilidad

8 1.- PLATAFORMAS PROVINCIALES DE LOGISTICA INTEGRAL Las conclusiones de los análisis llevaron a tomar las decisiones - Agregación provincial del proceso logístico - Realización con recursos propios - Cambio organizativo: constitución de la Plataforma Provincial Logística Integral que gestione todas las fases del proceso logístico

9 1.- PLATAFORMAS PROVINCIALES DE LOGISTICA INTEGRAL Diseño Objetivo Una Unidad de Contratación Administrativa para la provincia Una Unidad de Compras para la provincia Un Almacén Central para la provincia Una Unidad de Facturación/Contabilidad para la provincia

10 1.- PLATAFORMAS PROVINCIALES DE LOGISTICA INTEGRAL Servicio Andaluz de Salud

11 1.- PLATAFORMAS PROVINCIALES DE LOGISTICA INTEGRAL Situación actual Unidades de Contratación Administrativa: existe además la de Servicios Centrales/Apoyo, se considera una SuperPlataforma : Total 9 Unidades de Compras: realmente son 17 puesto que en cada provincia existe una para medicamentos y otra para el resto del Catálogo Almacenes Centrales: son 8 para todo el Catálogo excepto medicamentos para los que se mantienen los Almacenes Centrales de farmacia hospitalaria (33) Unidades de Facturación/Contabilidad existe además de Servicios Centrales/Apoyo: Total 9

12 1.- PLATAFORMAS PROVINCIALES DE LOGISTICA INTEGRAL Las VENTAJAS Mejorar los precios de compra y condiciones generales. Impulsar la modernización de los almacenes y de los mecanismos de distribución. Reducción del número de actos administrativos: Expedientes, Pedidos, Albaranes, Facturas, Propuestas de pago. Reduciendo burocracia al simplificar procedimientos en sintonía con la propuesta de las directivas Europeas. Uso racional de los productos sanitarios, homogeneizando los productos a adquirir, ante el necesario consenso en el consumo y con el establecimiento de pactos de consumo

13 2.- ORGANIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE COMPRA Se ordena la demanda con el Catálogo de bienes y servicios Genéricos de Centro Ampliación de ámbito a la totalidad de la gestión económica Alineación provincial Se ordena la oferta con el Banco de bienes y servicios Normalización y racionalización de la contratación administrativa Se introducen criterios de planificación con el Plan Integral de Contratación Administrativa. Gestión de Acuerdos de Consumo

14 3.- IMPLICACIÓN DE LOS PROFESIONALES El Modelo promueve la participación activa de los profesionales y su corresponsabilidad en la sostenibilidad económica. Buscando su implicación en tres apartados: Los Acuerdos de Consumo Las Comisiones técnicas Provinciales Regionales La participación en grupos de trabajo.

15 4.- SIGLO Implantar SIGLO ha supuesto: Redefinición de todo el proceso logístico realizado por un grupo de expertos de nuestros centros. Implantación de una gestión por procesos, incorporando las mejores prácticas del sistema, optimizando cada uno de sus desarrollos. Información centralizada y estandarizada, compartida por todos los elementos de la cadena logística YA IMPLANTADO EN 7 DE LAS 8 PROVICIAS!

16 4.- SIGLO Y con la implantación de SIGLO la implantación de sistemas estándares GS1: Gestión de flujos de mercancías: EAN-UCC (GS1) Trazabilidad del producto, seguridad de pacientes y profesionales Gestión del flujo documental: EDI. Establecer las transacciones comerciales con los proveedores mediante Intercambio Electrónico de Datos. EDI incorpora cuatro mensajes: ORDERS : Pedidos DESADV : Aviso de expedición. Albaran RECADV : Aviso de recepción. Confirmación de Recepción (72 horas laborables) INVOIC : Factura. Factura con firma electrónica

17 4.- SIGLO Y para la implantación de sistemas estándares GS1: Comisión Técnica de Compras y Logística (CTCL) GT Trazabilidad GT EDI AECOC GS1 EDICOM

18 Estado del proyecto EDI 4.- SIGLO

19 4.- SIGLO SIGLO está compuesto de diferentes módulos: Módulo de Organización Catálogo y Banco, Contratación, Sistema de acreditación logística (SAL), Logística (pedidos, almacén, depósitos y facturación) Todos ellos trabajan con los Genéricos de Centro siendo éste el nexo común sobre el que pivotan todos los procedimientos.

20 4.- SIGLO SIGLO está compuesto de diferentes módulos: Módulo de Organización Modulo de administración de usuarios y perfiles Administrador central Administrador local (plataforma)

21 4.- SIGLO SIGLO está compuesto de diferentes módulos: Contratación, Se elaboran y tramitan telemáticamente todos los expedientes de contratación de obras, bienes y servicios del Organismo. Abarca desde la identificación de las necesidades detectadas, que se recogen en el Plan Integral de Contratación de los Centros, hasta la adjudicación del expediente, la firma de los contratos y la ejecución de los mismos. Se comunica con la asesoría jurídica, la intervención delegada en el centro, el perfil del contratante y los Diarios Oficiales.

22 4.- SIGLO SIGLO está compuesto de diferentes módulos: Sistema de acreditación logística (SAL), Define la estructura organizativa y el mapa logístico de la provincia Identifica los Centros de consumo con su catálogo autorizado y a qué Almacén de consumo está asociado Los Almacenes (centrales y de consumo) con la relación de sus artículos a nivel de subgrupo y su gestión logística (tránsito, almacenable y depósito). Los Depósitos asistenciales con su ubicación física (PRM) y el catálogo asociado

23 4.- SIGLO SIGLO está compuesto de diferentes módulos: Logística (pedidos, almacén, depósitos y facturación) Pedidos internos de los centros de consumo Pedidos externos al proveedor Gestión de Almacén Gestión de depósitos asistenciales Facturación

24 4.- SIGLO SIGLO está compuesto de diferentes módulos: Logística para el gestor externo Este módulo también está disponible para el proveedor, con el perfil de gestor externo. Como una utilidad en el Centro de Empresas Cuenta con los apartados de: Pedidos externos ( mantenimiento de contactos, gestión de pedidos, incidencias y reclamaciones) Almacén (registro de entrada, confirmación de recepción) Depósitos asistenciales Facturación (contra albaranes, registros de facturas)

25 4.- SIGLO Puntos críticos en las tareas de implantación SIGLO: Catalogación de todos los artículos en el ámbito del Catálogo de Bienes y Servicios. Adaptación funcional del Centro a los criterios de diseño y funcionamiento de SIGLO. (Resolución 2063/07 de 23 Mayo de 2007). Nuevas estructuras de gestión. PPLI Gestión logística de Almacenes de Consumo. Gestión logística de Depósitos. Confirmación de Recepción. Gestión de Acuerdos de Consumo para todo el Catálogo Gestión única por parte de los proveedores de las ofertas técnicas y económicas. (Zona abierta al Banco) Gestión de los plazos de entrega Cuadro de mando corporativo.

26 4.- SIGLO La implantación del Sistema Integrado de Gestión Logística, SIGLO, como herramienta corporativa de gestión económica, suprimiendo los 68 aplicativos locales de los que partíamos, supone la Optimización, Seguridad, Homogeneización, Transparencia, Simplificación, Orden, Información corporativa, Modernización, Uso de Estándares, Gestión de cuestiones Clave, Ahorro Económico, Profesionalización, Y sobre todo un CAMBIO CULTURAL

27 RESULTADOS 11,41% 10,13% 8,98% 9,98% 10,19% 8% 7,30% 9,63% 9,13% 7,02% 6,92% 5,93% 6,27% 6,13% 6,30% 5,75% 4,23% 6,23% 6,13% 4,57% 3% 4,22% 5,50% 3,94% 4,28% 3,86% 3,97% 0,31% 0,06% -0,15% -2% -1,40% -2,94% -7% -1,94% -1,99% -4,45% 4,82% 4,69% 3,93% 1,45% 1,35% -12% -11,74% -12,47% -17% TAM 05/11 GASTOS DE PERSONAL GASTOS EN COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS GASTOS EN TRANSFERENCIAS A LAS FAMILIAS TOTAL GASTOS CORRIENTES (Excluidos G. Financieros) GASTOS EN FARMACIA (CAP. IV)

28 GRACIAS!