Facultad de Periodismo y Comunicación Social. Universidad Nacional de La Plata. Secretaría de Extensión

Transcripción

1 Facultad de Periodismo y Comunicación Social Universidad Nacional de La Plata Secretaría de Extensión Instructivo para la rendición de proyectos de extensión 1- Cuestiones Generales 1- a) Contactos Para la ejecución de Proyectos de Extensión se tienen que tener en cuenta dos interlocutores: - Secretaría de Extensión. Edificio Néstor Kirchner, 3º piso Oficina 12, Tel , int Dirección Económica- Financiera. Edificio Néstor Kirchner, 3º piso Oficina 16. Tel , int. 158, de lunes a viernes de 8.30 a hs. Ante cualquier consulta sobre la gestión (administrativa, técnica y/o económica del proyecto) dirigirse a la Secretaría de Extensión de la Facultad, de lunes a viernes de 9.00 a hs. E- Mail: extension@perio.unlp.edu.ar Cada director/a deberá definir otro/a interlocutor/a que también sea el encargado/a de dialogar con la Secretaría por temas asociados al proyecto. 1-b) Desembolsos Los proyectos se desembolsan en 2 cuotas, en partes iguales. Para que la cuota 2 se acredite se debe entregar el INFORME DE AVANCE del proyecto dos copias en papel y una digital en la Secretaría de Extensión. Oportunamente se les indicará la fecha de presentación. Por otra parte, y forma complementaria, se realizan dos desembolsos semestrales de las becas de formación en Extensión. 1

2 2- Presupuesto Preliminar Los gastos del proyecto deben ejecutarse según el presupuesto preliminar aprobado (ANEXO I entregado con la formulación del proyecto). Para comenzar con la ejecución se debe entregar a la Secretaría de Extensión de la Facultad un presupuesto preliminar que estime la utilización de los fondos del 1º desembolso firmado por el/ la directora/a del Proyecto. Tener en cuenta que los montos aprobados por rubro deben responder a los porcentajes estipulados para proyectos de extensión definidos en la planilla de formulación de proyectos. En la columna fecha deben poner los periodos, no necesariamente fecha puntual. Deben corresponderse a los 6 primeros meses de ejecución del proyecto. Una vez aprobado el mismo por la UNLP, éste se elevará a la Dirección Económica- Financiera y se informará a los equipos (director/a y/o referente) la disponibilidad de los fondos. 3- Gestión de fondos La modalidad de desembolso de fondos a los equipos de trabajo será de la siguiente manera: - se le entregará al director/a del proyecto un primer cheque del Banco de la Nación Argentina (casa matriz) por $4.900 (cuatro mil novecientos pesos). - el equipo realizará según el presupuesto preliminar aprobado las compras correspondientes a las necesidades del proyecto por el monto desembolsado. - una vez realizados los gastos de $4.900, el equipo perteneciente al proyecto confeccionará la planilla de rendición correspondiente, la entregará en la Dirección Económica- Financiera de la Facultad (y realizará una fotocopia de la misma). Se les pedirá que comuniquen esta rendición al siguiente correo: extension@perio.unlp.edu.ar para facilitar la comunicación con los equipos. - una vez aprobada la rendición, el/ la directora/a estará en condiciones de retirar otro desembolso por el dinero rendido. - El retiro de cheques sólo lo podrá realizar el/ la directora/a del proyecto. - La entrega de cheques y recepción de rendiciones se realiza de lunes a viernes de 8.30 hs. a 13 hs. en la Dirección Económica- Financiera. Oficina 16, tercer piso. 2

3 4- Becas Los proyectos estiman dos tipos de becas diferentes: 4- a) Becas de formación en extensión. Las mismas tienen por objetivo promover la formación de estudiantes en tareas de extensión, tienen un presupuesto particular que no se incluye en el monto financiado para el proyecto. El/la becario/a deberá haber aprobado como mínimo el 50% de las materias y como máximo el 97%. Se estima una beca por proyecto, de una extensión de doce meses y de un monto mensual de $553, dividido en dos desembolsos. 4- b) Becas internas Este tipo de beca se incluye en el rubro Viáticos y/o becas y/o honorarios dentro del presupuesto aprobado para el proyecto, el monto y periodo de las mismas es estimado por el equipo del proyecto. Cabe destacar que ambas modalidades son incompatibles, es decir, que un/a estudiante no podrá tener becas de los 2 tipos. Requisitos para la elección de los/las becarios/as: - estudiantes que tengan 50% o más de la carrera aprobada. - graduados de hasta un año de recibidos. Requisitos para la definición de las becas internas: - no pueden ser por un periodo menor a 2 meses para el mismo/a estudiante. - no pueden ser mayores a $ Se recomienda estimar becas de entre $500 a $700 mensuales. Para habilitar el cobro de las mismas los/las estudiantes seleccionados/as se deben presentar los siguientes requerimientos: - carta de solicitud (se presenta una carta para las becas de formación y otra diferente para las becas internas). Ver modelo. 3

4 - analítico donde se registre más del 50% de la carrera aprobada. - certificado de alumno regular. - fotocopia del DNI, 1º y 2º hoja y cambios de domicilio. - anexo I y II. Cobro de becas: Los/as estudiantes seleccionados/as cobrarán las becas a mes vencido, según el periodo definido, en la oficina económico- financiera de lunes a viernes de 8.30 a hs. deberán presentarse con su DNI. 4

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7 5- Realización de compras Aclaración: La compra de bienes inventariables (bienes de uso) o superiores a $ deberá acompañarse de la carta de autorización de compra dirigida a la Decana, (pág. 9). 5. a) Condiciones para la ejecución de compras directas. Las compras de $1 hasta $1.800 que correspondan a todos los rubros se podrán realizar en forma directa, sólo se exigirá el comprobante correspondiente (factura B ó C a nombre de la Facultad o de la Universidad). Si la compra supera los $1.800 hasta $9.999 (sean bienes de uso o de consumo) deberán dirigirse a la Dirección de Económico Financiero antes de realizarla, puesto que la Facultad es agente de retención de IVA y es necesario realizar un trámite en dicha Dirección. 5. b) Condiciones para la ejecución de compras según orden de compras (desde $ ). Las compras superiores a $ deberán estar acompañas por la carta de solicitud de compra dirigida a la Decana. Las compras mayores a $ se deberán hacer a través de una orden de compra que realiza la Facultad. Antes de efectuar la compra deberán solicitar 3 presupuestos y pasar por la Dirección Económica-Financiera para solicitar autorización de la misma. Es importante tener en cuenta que la orden de compra tiene que ser anterior a la fecha de la factura, es por esta cuestión que no se debe realizar la compra hasta no tener la autorización de la Dirección Económica-Financiera. Presupuestos: Los presupuestos deberán extenderse por bienes o servicios exactamente iguales (según tipo y en lo posible marca y modelo). Por ejemplo una cámara de fotos digital o un disco rígido, deberán tener las mismas prestaciones y características. En el caso de impresoras deberán ser la misma marca y modelo. Asimismo, la compra se realizará al proveedor que cotice el bien a menor valor. Si un comercio no cotiza el producto porque no lo vende, serán válidos hasta dos presupuestos que digan no cotizo. El mismo deberá contener las especificaciones redactadas en el punto 6 (Pág. 9). 7

8 5. c) Condiciones para la ejecución de contratación de servicios. Si se destinan fondos para un servicio, que supere un mes de trabajo, por ejemplo una persona para el diseño de un libro, se deberá realizar un contrato de servicio, que lo confeccionará la Dirección Económica-Financiera anteriormente a que se lleve a cabo el trabajo. Aclaración: Todos los bienes inventariables, una vez adquiridos deben acercarse a la Dirección Económica-Financiera para incorporarse al inventario de la Facultad. Los mismos son propiedad de la UNLP en usufructo del proyecto. Es decir, dado que pertenecen al patrimonio de la UNLP, una vez concluidas las acciones del proyecto deben entregarse a la Dirección Económica-Financiera de la Facultad. Para recordar: Todas las compras deberán ser realizadas en efectivo. No se aceptarán rendiciones de compras con tarjeta de crédito ni débito. Tampoco se podrán realizar compras Mercado Libre o similares. Para la compra de un bien inventariable: Deberán presentar la carta de autorización de compra dirigida a la Decana. Para las compras de $1 hasta $1800: Presentar factura B o C o ticket correspondiente. Para compras superiores a $1.800 la Oficina de Económico Financiero deberá realizar las retenciones correspondientes. Para las compras superiores a $ Retenciones AFIP Antes de realizar la compra, deberán solicitar una terna presupuestaria. Luego solicitar la orden de compra en la Dirección Económico- Financiera, quienes autorizan la compra. 8

9 Carta solicitud de compra La Plata, (fecha). Sra. Decana Facultad de Periodismo y Comunicación Social UNLP Dra. Florencia Saintout S/D De mi mayor consideración: Me dirijo a Ud. en carácter de Director/a del proyecto de extensión..., subsidiado en la Convocatoria a Proyectos de Extensión ( año), a fines de solicitar la autorización de la compra del siguiente producto: (Se detalla el producto que se describió en el presupuesto, monto, características, etc.) Sin más, saluda atentamente. Firma y aclaración Director/a del proyecto 9

10 6- Rendiciones 6 a) Los presupuestos deberán contener los siguientes requisitos: - Nombre del Proveedor - Domicilio - CUIT - Teléfono - Detalle del bien y monto presupuestado - Firma y aclaración del proveedor Deberán ser extendidos a nombre de: - UNLP - CUIT: Dirección: 7 n IVA EXENTO 6 b) Requerimientos de comprobantes (ver ejemplos anexos en el cd). Se aceptarán únicamente facturas B o C Datos del vendedor: - Datos pre-impresos - Nombre y apellido o razón social - Domicilio -Ciudad - CUIT - Número Ingresos Brutos -Fecha - Leyenda: IVA RESPONSABLE INSCRIPTO/ RESPONSABLE MONOTRIBUTO/ EXENTO - Numeración de 12 dígitos - Fecha de emisión o vencimiento. En este punto hay que prestar atención: En las facturas B observar en el extremo inferior la fecha de vencimiento de Constatación de comprobantes emitidos (CAI). No aceptar facturas que la fecha CAI sea anterior a la fecha de la compra realizada. En las facturas C, fijarse en el extremo inferior la fecha de impresión. La compra debe tener fecha posterior a la fecha de impresión. Otra cuestión a mirar en los datos pre-impresos es el número de lote: el número de factura debe estar comprendido por el lote de facturas del talonario. - fecha de emisión 10

11 Del comprador: - Nombre: UNLP (si dice dependencia debe decir Facultad de Periodismo y Comunicación Social; fijarse que no diga otra dependencia). - Domicilio: 7 nº CUIT: IVA EXENTO De la operación: - Detalle del bien adquirido o servicio prestado - Cantidad -Precios unitarios y totales - No deberán discriminarse los impuestos (Debe expresarse el monto final o neto). - Leyenda de PAGADO (Manuscrito o sello) Tickets Al pie deben tener la leyenda Controlador Final (CF), ya que los únicos aceptables son los que emite el controlador fiscal. Los tickets deben tener los datos de la UNLP. No se aceptarán tickets sin esos datos. Para que el controlador fiscal emita un comprobante válido el comerciante debe tildar en la opción IVA: EXENTO. Cuando el ticket no describa los bienes adquiridos y sólo detalle el rubro (por ejemplo varios librería ) deberá solicitarse un remito que acompañe el ticket y que detalle los bienes. Importante: Cuando el monto a gastar en alguno de los conceptos previamente presupuestados por el/la responsable del proyecto, exceda el monto previsto para tal ítem, el/la directora/a deberá presentar en la Secretaría de Extensión de la Facultad- dos notas impresas firmadas por él, solicitando la autorización para reasignar los fondos a la Comisión de Extensión de las Actividades Universitarias del Consejo Superior de la UNLP. 11

12 Viático CARGAS DE COMBUSTIBLE En base al decreto 1189/2012 TODAS las cargas de combustible deberán ser realizadas a través de YPF S.A. En caso de ser realizada a través de otra empresa, la rendición será rechazada. En base a dichas rendiciones es necesario que sean adjuntos los siguientes datos: - Nombre de la persona autorizada que realizará dicho viaje. - Distancias (Desde/hasta) - Fecha ida/vuelta - Seguro del automotor Si la persona a realizar el viaje NO es la titular del proyecto, el pasaje deberá ser acompañado por una nota firmada del mismo en donde se autorice a dicha persona a intervenir y sus motivos. GASTOS SIN COMPROBANTES EMITIDOS EN LEGAL FORMA Se admitirá en las rendiciones la utilización del formulario para gastos sin comprobantes emitidos en legal forma, hasta un 10% del monto del subsidio otorgado y con un tope máximo de $500, siempre que se encuentren entre las que a continuación se detallan: TAXI REMISES COMPRA COSPELES COMPRA DE TARJETA TELEFONICA OTROS GASTOS QUE POR LA CARACTERÍSTICA DEL PROYECTO EN CUESTIÓN HAGA IMPOSIBLE LA OBTENCIÓN DE LOS COMPROBANTES EN LEGAL FORMA, PERO DICHOS GASTOS SEAN NECESARIOS PARA LA REALIZACIÓN DEL MISMO. 12

13 7- Confección de la rendición (ver ejemplo anexo) Para la presentación de comprobantes: 1) Cada hoja A4 de la rendición debe rotularse en el margen superior izquierdo con la siguiente leyenda: - UNLP - Proyecto de Extensión Universitaria: (Nombre del proyecto) - Nombre del/ la directora/a: - Facultad de Periodismo y Comunicación Social - Nº de Expediente: (se lo entregamos en la carpeta junto con el presente instructivo). - Fecha de depósito: (ídem anterior). LOS COMPROBANTES DEBERÁN PEGARSE POR FECHA. SIENDO EL MÁS ANTIGUO EL PRIMERO. 2) La rendición debe estar encabezada con una Hoja Resumen confeccionada de la siguiente manera: Rótulo: - Universidad Nacional de La Plata - Año - Unidad académica: Facultad de Periodismo y Comunicación Social - Número de expediente: - Director/a: a) Total recibido: $ $ (Ver monto asignado a cada proyecto. Se expresa el monto de la cuota 1) b) Rendido a la fecha: (sumar rendiciones) c) Presente rendición: d) Saldo a la fecha: (Monto que resta para gastar de la primera cuota). 13

14 Cuadro de descripción de gastos Fecha de Nombre o razón Rubro Importe del comprobante social de la Empresa comprobante Subtotal por rubro: Total rendición: 2) Los comprobantes se deben entregar pegados en hoja A4, con firma, aclaración y DNI del/ la director/a en el cuerpo de cada factura. 3) No se debe foliar ni enumerar los comprobantes, dejando esta tarea a la Facultad. 4) Los comprobantes que tengan correcciones deben ser salvados por el proveedor, con la leyenda Digo vale: (aclaración) y su firma y aclaración, Nº de DNI y sello del comercio en el mismo cuerpo de la factura. Entrega del informe de avance e informe final: Pasados seis meses de ejecución del proyecto se les informará de la entrega de un informe de avance que será observado por un Banco Evaluador. Si el informe es aprobado por la UNLP se depositará el 50 % restante del subsidio. En esta instancia podrán agregar a las personas que se hayan sumado al proyecto. Al terminar el proyecto deberán presentar un informe final junto con un certificado de libre deuda emitido por la Dirección Económica-Financiera donde se aclara que la rendición económica fue realizada en su totalidad. Asimismo, al presentar el informe final también deberán entregar en la Secretaría de Extensión la siguiente documentación: Dos copias impresas y firmadas por el/la directora/a del INFORME FINAL. 14

15 Copia digital enviada por correo electrónico o grabado en un cd a: extension@perio.unlp.edu.ar Dos copias de las producciones realizadas (fotos, filmaciones o en caso de haber realizado algún producto). LIBRE DEUDA ECONÓMICO emitido por la Oficina de Económico Financiero donde se aclara que la rendición del proyecto se completó. 15