WORK de American Express

Transcripción

1 de American Express Dado el valor estratégico de este documento de cara a la competencia, su información se considerará privada y confidencial. Queda prohibida su copia, impresión o reproducción de cualquier tipo sin el consentimiento por escrito de American Express. Copyright 2007 American Express. Reservados todos los derechos.

2 2 Los Informes esenciales le ayudan a gestionar el programa de la Tarjeta Corporate. de American Express es un conjunto de informes de datos de gestión fácil de usar, que le proporciona información valiosa para gestionar el programa de la Tarjeta Corporate de forma sencilla y eficaz, y además le permite supervisar el cumplimiento de las normas por parte de los Titulares, así como analizar sus tendencias de gasto. constituye un paquete imprescindible de informes esenciales y una fuente de información principal para la elaboración de este tipo de documentos empresariales. Estos informes están disponibles en dos formatos fáciles de usar: Microsoft Excel y Adobe Acrobat PDF. Informes esenciales Lista de Cuentas Movimientos del Titular Cuentas con saldos pendientes Resumen de gastos Informes complementarios: Informes individuales (suscripción voluntaria) Factura consolidada del IVA (CPS) Consultas rápidas Utilice las Consultas rápidas para sacar el mayor rendimiento a los informes de WORK. Además de una muestra de cada tipo en formato PDF, encontrará consejos rápidos acerca de sus ventajas y funciones principales (en algunos casos, estos consejos rápidos remiten a la hoja de cálculo en formato Excel de un informe específico). Indice Lista de Cuentas 3 Movimientos del Titular 4 Cuentas con saldos pendientes 5 Resumen de gastos 6 Consolidación del IVA 7 Informes de un solo vistazo 8 Para mayor comodidad, en el índice de contenidos encontrará una serie de hipervínculos que le permitirán desplazarse a lo largo del documento cuando lo consulte en formato electrónico. El procedimiento es muy sencillo: basta situar el cursor del ratón sobre la sección deseada y hacer clic para acceder automáticamente a la misma.

3 3 Corporate Card Lista de Cuentas Lista de Cuentas Este informe proporciona una visión general de todos los Titulares y cuentas de su empresa, incluido el estado de las mismas (activa, inactiva y cancelada), para una gestión del programa fácil y eficaz. 1. A medida que el programa evoluciona, haga un seguimiento a lo largo del tiempo del uso de Tarjetas que no se ajusta a la normativa de la empresa. 2. Asegúrese de que la información que posee sobre los Titulares y las cuentas de las Tarjetas es precisa y está actualizada. 3. Identifique las Tarjetas que necesitan ser renovadas y compruebe que se han cancelado las adecuadas. VERSIÓN EN EXCEL De forma adicional al formato en PDF, Excel le permitirá comprobar el historial de pagos de los últimos 12 meses. 1. VISUALICE EL RESUMEN DEL ESTADO DE CUENTA DE LA TARJETA 2. GESTIONE LOS PERFILES DE LOS TITULARES 3. GESTIONE LA RENOVACIÓN Y LA CANCELACIÓN DE TARJETAS

4 4 Corporate Card Movimientos del Titular Movimientos del Titular Este informe muestra los datos de las transacciones de todos los Titulares durante el último mes natural. Se trata de una herramienta de auditoria muy útil para supervisar los gastos de los empleados y el cumplimiento de la normativa. 1. Compruebe los nombres de los Establecimientos para verificar que los Titulares están utilizando los proveedores preferentes y para identificar fácilmente los gastos que no cumplen con la normativa. VERSIÓN EN EXCEL Excel le permite revisar el gasto de sus empleados de forma flexible, en especial si el programa incluye varios Titulares. 1. SUPERVISE LA UTILIZACIÓN DE LA TARJETA Y LOS GASTOS QUE NO CUMPLAN CON LA NORMATIVA DE LA EMPRESA

5 5 Corporate Card Cuentas con saldos pendientes Cuentas con saldos pendientes Este informe proporciona una lista de los Titulares ordenada por la antigüedad de los saldos pendientes (de 30 a más de 120 días) y los recargos por demora. Permite supervisar la distribución de saldos pendientes por Titulares. 1. Identifique rápidamente las cuentas con saldos pendientes, desglosadas según la antigüedad del saldo. 2. Realice un seguimiento de los Titulares cuyos pagos pendientes vayan a cumplir o hayan cumplido un plazo de 60 días para reducir las cancelaciones de cuentas de los Titulares y los recargos por demora. VERSIÓN EN EXCEL Excel muestra el total de los recargos por demora incurridos por los empleados en los últimos 12 meses y proporciona información más detallada sobre el historial y el estado de los pagos. 1. VISUALICE EL RESUMEN DE LAS CUENTAS DE LAS TARJETAS CON SALDOS PENDIENTES 2. VER CUENTAS SEGÚN LA ANTIGÜEDAD DEL SALDO

6 6 Corporate Card Resumen de gastos Resumen de gastos Este informe resume los gastos de su empresa por sector y Establecimiento. La información se muestra en totales hasta la fecha actual desde el último mes, trimestre o año, para facilitar el análisis de las tendencias del gasto. El informe incluye un gráfico que muestra el gasto por sectores respecto a ejercicios anteriores. 1. Identifique fácilmente las tendencias de gasto interanual por sector y determine de forma rápida aquellos sectores en los que el gasto es superior para mejorar la planificación de los presupuestos. 2. Consulte el gasto por sector (mediante el gráfico) y compare los cambios con respecto al año anterior, a medida que el programa se desarrolla a lo largo del tiempo. Identifique las tendencias de gasto y las oportunidades de negociar descuentos con los Establecimientos. La página 2 de la versión en PDF le proporciona una lista de los 50 Establecimientos principales y la posibilidad de consolidar el gasto con los proveedores preferentes, así como de negociar descuentos con los Establecimientos. VERSIÓN EN EXCEL A medida que el programa se desarrolla a lo largo del tiempo, la versión en Excel le ofrece un resumen completo de los proveedores utilizados mensual y anualmente. 1. REVISE EL GASTO INTERANUAL POR SECTOR 2. COMPRUEBE EL GRÁFICO GENERAL DEL GASTO INTERANUAL POR SECTOR

7 7 Corporate Purchasing Card Consolidación del IVA *INFORME CONSOLIDADO DEL IVA Este Informe le proporciona información fiscal detallada de las transacciones de la Tarjeta Corporate Purchasing por partida de nivel 3. El informe es un documento fiscal expedido por American Express en nombre de sus proveedores, y tiene valor de una factura electrónica consolidada para su empresa. El informe, fiel a la legislación de la UE en materia de IVA y facturas electrónicas, cumple la normativa de la Administración Tributaria local. *(Informe disponible solo para Clientes de la Tarjeta Corporate Purchasing) 1. Este informe le proporciona los justificantes de IVA necesarios para solicitar la devolución de dicho impuesto en la auditoria de la Administración Tributaria. 2. Descargue este informe mensualmente en un servidor seguro para garantizar la conformidad tributaria por parte de su compañía. 3. Este informe difiere de la solicitud de pagos de American Express en que solo contiene información nivel 3, sin incluir los cargos o ajustes específicos de American Express. 1. VER REGISTROS QUE REMITEN AL PROVEEDOR CON INFORMACIÓN SOBRE LAS FACTURAS ORIGINALES 2. VER INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR 3. VER INFORMACIÓN POR PARTIDA DE LAS TRANSACCIONES

8 8 Informes de un solo vistazo Lista de Cuentas Este informe proporciona una visión general de todos los Titulares y cuentas de su empresa, incluido el estado de las mismas (activa, inactiva y cancelada), para una gestión del programa fácil y eficaz. Movimientos del Titular Este informe muestra los datos de las transacciones de todos los Titulares durante el último mes natural. Se trata de una herramienta de auditoria muy útil para supervisar los gastos de los empleados y el cumplimiento de la normativa. Cuentas con saldos pendientes Este informe proporciona una lista de los Titulares ordenada por la antigüedad de los saldos pendientes (de 30 a más de 120 días) y los recargos por demora. Permite supervisar la distribución de saldos pendientes por Titulares. Resumen de gastos Este informe resume los gastos de su empresa por sector y Establecimiento. La información se muestra en totales hasta la fecha actual desde el último mes, trimestre o año, para facilitar el análisis de las tendencias del gasto. El informe incluye un gráfico que muestra el gasto por sectores respecto a ejercicios anteriores. Visualice el resumen del estado de la cuenta de la Tarjeta Gestione los perfiles de los Titulares Valide el estado del programa Membership Rewards Gestione la renovación y la cancelación de Tarjetas El formato Excel muestra el historial de los pagos íntegros relativo a doce meses Verifique el uso de Establecimientos preferentes Permita la revisión de las transacciones que incumplen la normativa El formato Excel le permite revisar el gasto de numerosos Titulares de forma flexible Visualice el resumen de las cuentas de las Tarjetas con saldos pendientes Identifique a los Titulares con recargos por demora El formato Excel muestra los recargos por demora a los que han incurrido los empleados en los últimos 12 meses Revise el gasto anual hasta la fecha por sector Consulte el gráfico del gasto interanual por sector (solo versión en PDF) Identifique los 50 Establecimientos principales y la ubicación de los gastos El formato Excel le proporciona todos los Establecimientos y ubicaciones de los gastos