Dirección de Procesos y Tecnología

Transcripción

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3 3 El presente documento corresponde al manual de, del Sistema Registro de Asistencia de Alumnos que Duoc UC ha implementado para el uso de su cuerpo Docente. El objetivo de este Sistema, es que cada Docente registre la asistencia de los Alumnos en línea durante las actividades formativas en las salas de clases, según se establece en el Reglamento Académico. Los registros generados permitirán realizar posteriormente gestión sobre los estados de asistencia de los Alumnos, a diferentes niveles institucionales. El Sistema de Registro de Asistencia se encuentra actualmente en su versión 2 y cuenta con 6 perfiles de Usuarios: 1. : ve información, registra asistencia, genera bitácora y modifica la asistencia de la última clase a sus Alumnos, hasta 18 Hrs. de la creación de ésta. 2. Usuario Administrador Sede: ve información, registra asistencia, genera bitácora, modifica la asistencia registrada por los Docentes de la Sede que tenga asignada y puede generar reportes de asistencia por Docente/Evento. 3. Usuario Administrativo Sede: ve información referente a bitácora, asistencia registrada por los Docentes de la Sede que tenga asignada y puede generar reportes de asistencia por Docente/Evento. 4. Usuario Alumno: ve reporte con su asistencia registrada en todos sus eventos inscritos, desde el portal de Alumnos (Funcionalidad Integrada). 5. Usuario Súper Administrador: ve, registra y modifica asistencia para todas las Sedes. 6. Usuario Directivo: genera reportes para gestión, con la información registrada en el Sistema de Registro de Asistencia, por intermedio de herramientas de Inteligencia de Negocios (BI), independientes del Sistema.

4 4 Consideraciones, Alcance y Limitaciones del Sistema 1. El Sistema de Registro de Asistencia, se desarrolla en forma gradual, debido al alto nivel de impacto que tiene sobre los Usuarios DUOC UC, por lo cual presenta algunas limitaciones en su versión actual. Se espera seguir mejorando y agregar nuevas funcionalidades a mediano plazo al Sistema, con la información y sugerencias entregadas por cada uno de los Usuarios del Sistema. 2. El Docente, debe enfocarse a controlar y registrar la asistencia de cada uno de sus Eventos, durante el desarrollo de la clase a registrar en el Sistema de Registro de Asistencia, en caso de no poder llevarlo a cabo de esta forma, deberá ingresar la información al Sistema, de acuerdo con alguno de los protocolos de contingencia correspondientes, que se señalan en este manual. 3. En el Sistema de Registro de Asistencia, los Eventos asociados al Docente y los Alumnos asociados al Evento, vienen desde la programación académica de cada Sede DUOC UC ingresada, contenida y actualizada en SAP, esta información se actualiza todas las noches, por lo cual se ve reflejada en el Sistema de Registro de Asistencia, con 1 día de desfase. Debido a que la información es dinámica, las nóminas de Alumnos asociados a un Evento, pueden variar en el tiempo, al igual que los Docentes Asociados a un Evento. Mientras un Docente o un Alumno, no se encuentren asociados al Evento formalmente en SAP, no aparecerán en el Sistema. 4. Cada vez que un Docente ingresa a un Evento a registrar la asistencia de la clase en curso, se despliega la nómina de los Alumnos inscritos en el Evento en SAP. Al momento de registrar la asistencia de la nómina de Alumnos del Evento seleccionado, se genera la clase correlativa, con los registros de asistencia correspondientes. Mientras el Docente no registre la asistencia para un Evento, la clase no se crea, ni existe en el Sistema de Registro de Asistencia. 5. La asistencia se registra por Evento y no por Asignatura. Las marcas posibles de realizar a los Alumnos son Presente y Ausente. 6. Si la Asignatura está compuesta por Eventos teóricos y prácticos (asignatura con más de un Evento), la asistencia se registra para cada uno de ellos por separado y son registrados por los Docentes correspondientes asociados a cada uno de ellos. 7. Si un Evento tiene más de un Docente asociado, cada uno de ellos tiene acceso a registrar la asistencia del mismo evento, siendo la asistencia total del Evento, la suma de los registros de asistencia generados por cada Docente asociado a él.

5 5 Consideraciones, Alcance y Limitaciones del Sistema 8. El Sistema no considera las clases programadas, por lo que es responsabilidad del Docente registrar la asistencia según la clase programada o recuperativa que se realiza, ingresando la fecha real de la clase dictada. 9. El Sistema de Registro de Asistencia, no entrega automáticamente los Alumnos Reprobados por Inasistencia (RI), sino que entrega los porcentajes de asistencia de cada Alumno por cada Evento, considerando las clases en las que el Alumno no es titular de del Evento (Alumno no presente en la nómina de asistencia en ese momento) como Sin Registro (SR), marcas que se consideran reglamentariamente como Ausentes para el cálculo del porcentaje de asistencia. 10. En el caso de Asignaturas que cuenten con más de un Evento, para revisar el porcentaje de asistencia por Alumno y Asignatura se deben considerar: Los porcentajes de asistencia de cada uno de los Eventos que la componen por separado, las asistencias que el Alumno tenga en forma previa en el mismo Evento pero de otra sección (caso de Alumnos que se cambian de secciones de Eventos), las ponderaciones que tenga cada Evento y las condiciones especiales de regla de asistencia que pueden tener algunos Eventos particulares (Ej: Eventos con 100% de asistencia obligatoria). 11. Los reportes históricos de asistencia por Evento, consideran todas las asistencias que han tenido Alumnos inscritos en el Evento, en forma temporal o durante todas las clases del Evento, lo que dependerá del tiempo en el cual el Alumno se encontró inscrito oficialmente en el Evento. 12. El Sistema de Registro de Asistencia, no considera los Eventos No Presenciales del tipo (EL), debido a que no se debe pasar lista de asistencia en ellos.

6 6 Prerrequisitos Cada docente debe poseer un usuario y clave de Duoc para poder ingresar al Sistema. Además de un equipo con conexión a Internet y un navegador Internet Explorer 8 o superior. Acceso al sistema El Docente puede ingresar al Sistema de Registro de Asistencia en forma directa, a través de la URL eligiendo la opción Ingreso Docente.

7 7 Acceso 2 Adicionalmente, se puede acceder al Sistema de Registro de Asistencia, desde el Portal Docente en la dirección: En la opción Docentes se debe marcar: Acceda a toda la información necesaria a través del portal para profesores.

8 8 Se desplegará la pantalla principal del Portal de Docentes, en donde deberá ingresar su Username y Clave. Una vez iniciada la sesión del Docente, se deberá dirigir al menú Mis Servicios, donde deberá hacer click en la opción: Sistema de Registro de Asistencia

9 9 Al seleccionar el acceso de Docente en el Sistema de Registro de Asistencia, se mostrará la pantalla para que el usuario digite sus credenciales (Usuario y Clave), como se muestra a continuación: Si la autenticación es exitosa, se mostrarán todos los Eventos asociados en SAP al Docente en el período académico actual, como se muestra en la siguiente pantalla (Pantalla Programación del Docente).

10 10 Las columnas de la pantalla anterior que muestra los Eventos asociados al Docente en el período académico actual son: Sede: nombre de la Sede donde se imparte el Evento. Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento). Jornada: indica la jornada del Evento. Nombre del Evento: identifica al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento. Registrar Nueva Clase: link que abre la ventana para registrar la asistencia de una nueva clase, al registrar la asistencia se crea la clase. Editar Último Registro: link que abre la ventana para editar (modificar) la asistencia de la última clase registrada para el Evento seleccionado, dentro de las últimas 18 horas (condición para el docente). Una vez vencido este plazo, aparecerá solo un mensaje. Histórico de Asistencia: link que abre la ventana para ver el informe de histórico de todos los registros de asistencia generados para el Evento. Bitácora Evento: link que abre ventana para ver los comentarios que el docente incluyó para cada clase registrada para el Evento seleccionado. N Clases Registradas: indica la cantidad de clases registrada para cada Evento hasta la fecha. Asistencia Promedio Evento: indica el porcentaje promedio de asistencia de cada evento, promediando todos los porcentajes de asistencia de todos los Alumnos de la nómina histórica de éste, hasta la fecha. Los Eventos con porcentaje de asistencia menor a 75 % se marcan en rojo (alerta). Último Registro: corresponde a la fecha del último registro de asistencia registrado para el Evento.

11 11 El Docente debe elegir una de las cuatro alternativas para cada una de los Eventos que imparte: Registrar: permite registrar la nómina de asistencia de la clase y al mismo tiempo crear la clase. Editar: permitirá modificar la asistencia, de la última clase registrada para el Evento seleccionado, dentro de las últimas 18 horas (condición para el Docente). Una vez vencido este plazo, aparecerá solo un mensaje. Ver: (Histórico de Asistencia) permite ver en una nueva ventana el reporte histórico de asistencia del Evento. Ver: (Bitácora Evento) permite ver en una nueva ventana la Bitácora del Evento.

12 12 Registrar Asistencia Al seleccionar el link registrar del Evento seleccionado, se despliega una nueva ventana con el listado de los Alumnos del Evento (nómina de Alumnos inscritos en el Evento), como se muestra a continuación:

13 13 Descripción de campos Evento: identifica al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento. Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP. (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento). Jornada: jornada en que se imparte el Evento. Docente: nombre del Docente asociado al Evento. Año/Semestre: período académico actual (año-semestre). Tipo Clase: el Docente debe seleccionar si la clase a registrar es Normal (Por defecto todas las clases son Normales) o Recuperativa. Fecha de Creación del Registro: el Sistema indica la fecha y hora actual en la que se registrará la asistencia, este campo es entregado por el Sistema y no se puede modificar. Fecha Real de la Clase a Registrar: el Docente debe seleccionar desde el calendario la fecha real en que realizó la clase, en caso que no corresponda al mismo día en curso, debe elegir la fecha correcta, que puede ser diferente a la Fecha de Creación del Registro. Bitácora Docente: campo para que el Docente incorporé comentario para la clase que está registrando (Opcional). Registrar Asistencia : [botón] para grabar la asistencia de la clase y a la vez crearla, al presionar este botón, el Sistema entrega el mensaje: Asistencia Grabada Exitosamente confirmando que se ha grabado el registro de asistencia y luego volverá a la pantalla de Eventos asociados al Docente, actualizando la información general contenida. Salir sin Registrar : [botón] para salir de la ventana sin grabar la asistencia, al presionarlo el Sistema entrega el mensaje: Los datos que no se han guardado se perderán y se debe confirmar el abandono de la página, para luego volver a la pantalla de Eventos asociados al Docente.

14 14 Rut Alumno: corresponde a una lista de todos los Rut asociados a los Alumnos del Evento. Nombre Alumno: corresponde a una lista de todos los Alumnos del Evento, ordenados por apellido paterno, materno, nombre 1 y nombre 2. Asistencia: grilla de cuadrículas que permite indicar la asistencia del Alumno en la nómina oficial del Evento. Por omisión todos los Alumnos figuran como presentes en la clase a registrar (con marca), si el Alumno no asiste a la clase que se registrará (Alumno ausente), se debe desmarcar la cuadrícula correspondiente al Alumno, haciendo click en ella con el mouse. Una vez que se ha grabado la asistencia y generado la clase para el Evento seleccionado, el Docente sólo podrá modificar la asistencia registrada para el Evento correspondiente, ingresando a la opción Editar Último Registro, donde verá solo la última clase registrada dentro de las últimas 18 Hrs. Si el Docente vuelve a ingresar a la opción registrar asistencia, volverá a crear un nuevo registro de asistencia, es importante destacar que este será un nuevo registro (una nueva clase para el Evento), no corresponde a la clase grabada previamente. Por ejemplo: Si el Docente ingresa para registrar asistencia el día 13 de agosto para el Evento INU (D), quedará grabada la asistencia para el Evento. Si vuelve a ingresar el mismo 13 de agosto a registrar asistencia para el mismo Evento INU (D), se grabara un segundo registro de asistencia para el Evento (segunda clase correlativa), es decir, existirán dos listas de asistencia para el mismo Evento el mismo día.

15 15 Editar asistencia El objetivo de esta funcionalidad es que el Docente pueda modificar (corregir) la asistencia de Alumnos Atrasados de acuerdo con su criterio, luego de la generación previa del registro de asistencia de la clase que desea modificar (lista de asistencia pasada y guardada previamente). Al seleccionar el link Editar, se despliega una nueva ventana con la última clase registrada dentro de las últimas 18 horas, fecha y hora del registro, que puede ser editada/modificada, como se muestra a continuación:

16 16 En la pantalla aparecen los siguientes elementos: Docente: corresponde al Docente asociado al Evento. Sede: nombre de la Sede asociada al Evento. Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP. (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento). Jornada: indica la jornada en que se dicta el Evento. Nombre del Evento: identifica al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento. Fecha Real de la Clase: corresponde a la fecha real en que se dictó la clase para el Evento. Fecha de Registro: corresponde a la fecha y hora en la que se ingresó el registro de asistencia. Editar Asistencia: Link que permite ingresar a la clase a modificar. Si la última clase fue registrada hace más de 18 horas, el Sistema entregará el mensaje: Estimado Usuario: NO EXISTEN REGISTROS DE ASISTENCIA PERMITIDOS DE MODIFICAR PARA ESTE EVENTO Código: M30 Cuando esto ocurra, la clase sólo podrá ser modificada por un Usuario Administrador Sede. Para editar/modificar el último registro de asistencia de un Evento, se debe seleccionar el link Editar para la clase permitida, al presionar este link aparecerá la siguiente pantalla, donde se mostrará el listado de registros de asistencias que pueden ser modificadas.

17 17 El Docente al momento de presionar Editar para la última clase permitida, se desplegará una pantalla de advertencia: Al hacer click en el botón aceptar, se despliega la pantalla con los registros de asistencia para la última clase del Evento permitida de modificar por el Docente.

18 18 Descripción de campos Evento: identifica al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento. Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP. (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento). Jornada: jornada en que se imparte el Evento. Docente: nombre del Docente asociado al Evento. Año/Semestre: período académico actual (año-semestre). Tipo Clase: el Docente debe seleccionar si la clase a registrar es Normal (Por defecto) o Recuperativa. Fecha de Creación del Registro: el Sistema indica la fecha y hora actual en la que se registrará la asistencia, este campo es entregado por el Sistema y no se puede modificar. Fecha Real de la Clase a Registrar: el Docente debe seleccionar desde el calendario la fecha real en que realizó la clase, si corresponde modificar, en caso que no corresponda al mismo día en curso, debe elegir la fecha correcta, que puede ser diferente a la Fecha de Creación del Registro. Bitácora Docente: campo para que el Docente incorporé comentarios para la clase que está modificando (Opcional). Guardar Modificaciones : [botón] para grabar la asistencia modificada, al presionarlo el Sistema entrega el mensaje: Asistencia Modificada Exitosamente confirmando se ha grabado el registro de asistencia modificado. Salir sin Modificar : [botón] para salir de la ventana sin grabar la asistencia modificada, al presionarlo el Sistema entrega el mensaje: Los datos que no se han guardado se perderán y se debe confirmar el abandono de la página.

19 19 Rut Alumno: corresponde a una lista de todos los Rut asociados a los Alumnos del Evento. Nombre Alumno: corresponde a una lista de todos los Alumnos del Evento guardados previamente, ordenados por apellido paterno, materno, nombre 1 y nombre 2. Asistencia: grilla de cuadrículas que permite modificar la asistencia del Alumno en la nómina oficial del Evento guardado previamente. De acuerdo con la modificación a realizar, se debe desmarcar la cuadrícula correspondiente al Alumno presente o marcar la cuadrícula correspondiente al Alumno ausente, según corresponda la modificación a realizar, haciendo click con el mouse. Registro Histórico Para poder visualizar el porcentaje de asistencia para cada Alumno inscrito en un Evento, ya sea desde la primera clase o en forma temporal, el Docente deberá seleccionar en el Evento correspondiente el link ver de la columna registro histórico, al presionar este link aparecerá la siguiente pantalla.

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21 21 Descripción de campos Evento: identifica al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento. Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP. (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento). Jornada: jornada en que se imparte el Evento. Docente: nombre del Docente asociado al Evento. Año/Semestre: período académico actual (año-semestre) Número Clase Correlativa: número correlativo de clases realizadas, ordenadas por Fecha Real de la Clase y no por Fecha de Registro. Tipo de Clase: indica si la clase realizada y registrada para el Evento fue normal (N) o recuperativa (R). Fecha Real Clase: fecha en que se realizó la clase programada del Evento. Fecha de Registro: fecha en que efectivamente se realizó el registro de asistencia de la clase real programada para el Evento. Hora de Registro: hora en que efectivamente se realizó el registro de asistencia de la clase real programada para el Evento. Rut Alumno: lista de los RUT de los Alumnos asociados (inscritos) en el Evento. Nombre Alumno: lista de los Alumnos asociados (inscritos) en el Evento, ordenados por apellido paterno, materno, nombre 1 y nombre 2.

22 22 Detalle de asistencia por Alumno: detalle de la asistencia por clase para cada Alumno, la que puede ser: Presente, Ausente o Sin Registro (Alumnos que durante el registro de asistencia de la clase del Evento, no se encontraban inscritos en el Evento). Clases Presente: total (suma) de clases Presentes del Alumno. Clases Ausente: total (suma) de clases Ausentes del Alumno, considerando las clases Sin Registro como ausentes. % Asistencia Acumulada: se calcula en base a la fórmula: [(N de Clases Presentes del Alumno / N de Clases Registradas para el Evento)*100] Total de asistencias presente dividido por la cantidad total de clases registradas para el Evento. Se considera para el cálculo las clases Sin Registro (SR) como ausentes para el Alumno. Todos los porcentajes de asistencia menores a 75% para el Alumno se alertan con registros de color rojo. Asistencia Promedio del Evento: Porcentaje que promedia todos los porcentajes de asistencia de los Alumnos del registro histórico del Evento. Este reporte, puede ser exportado a formato PDF desde donde puede ser impreso por el Docente.

23 23 Bitácora Evento Al presionar el link Ver de la columna Bitácora Evento: Se desplegará la siguiente pantalla: Aquí se encuentra el histórico de las clases correlativas registradas para el Evento y los mensajes guardados por el Docente para cada clase, en el caso que los haya ingresado. También podrá ingresar nuevos mensajes complementando los ya existentes. Este reporte, puede ser exportado a formato PDF desde donde puede ser impreso por el Docente.

24 24 Material de Apoyo Sistema de Registro de Asistencia Todas las pantallas del Sistema de Registro de Asistencia, cuentan con un Link de acceso directo a material de apoyo referido al Sistema: videos tutoriales, manuales, buzón de sugerencias, entre otras. El link, se encuentra ubicado en el sector inferior de cada una de las pantallas. Al hacer click en el link señalado, se desplegará la pantalla con el material de apoyo.

25 25 Que Hacer en Caso de Contingencias 1. Internet NO Disponible en la Sala de la Clase a Registrar. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad al Sistema de Registro de Asistencia, idealmente terminada la clase, en otro PC de la Sede. (Responsable: Docente). 2. NO Se Puede Acceder al Sistema de Registro de Asistencia en la Sala de la Clase. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad al Sistema de Registro de Asistencia, idealmente terminada la clase, en otro PC de la Sede. (Responsable: Docente). 3. Sala de la Clase NO Dispone de Computador. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad al Sistema de Registro de Asistencia, idealmente terminada la clase, en otro PC de la Sede. (Responsable: Docente). 4. Clases Realizadas en Terreno o Fuera de Salas de Clases en Sede. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad a Sistema de Registro de Asistencia. (Responsable: Docente). 5. Docente de Reemplazo sin Acceso al Sistema de Registro de Asistencia, por NO ser Titular del Evento a Registrar. Docente reemplazante, debe llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y entregar una vez terminada la clase, a Usuario Administrador del Sistema de Registro de Asistencia en Sede. El Administrador Sede, deberá traspasar información a la brevedad a Sistema de Registro de Asistencia. (Responsable: Docente de Reemplazo y Administrador Sede).

26 26 Que Hacer en Caso de Contingencias 6. Alumnos Atrasados, a una Clase con Registro de Asistencia Generado. Una vez generado el registro de asistencia correspondiente, el Docente, dispone de hasta 18 Hrs, para modificarlo, marcando a los Alumnos atrasados según su criterio. Lo anterior se hace haciendo click en el link Editar Último Registro del Evento correspondiente. (Responsable: Docente). 7. No se Despliegan Eventos Asociados al Docente en el Sistema. El Docente no se encuentra bien asociado al Evento en SAP, o fue asociado al día anterior. Por lo anterior el Sistema no muestra la asociación correspondiente. Para solucionar este inconveniente, el Docente deberá esperar la actualización de la información al día siguiente. En caso de continuar el inconveniente, deberá canalizar el problema a través de la Mesa de Ayuda (Fono: ) o al Administrador del Sistema de Registro de Asistencia de la Sede del Evento. Mientras se normaliza la situación, deberá llevar la lista de asistencia manual en papel y traspasar la información al Sistema a la brevedad de normalizada la situación. (Responsable: Docente, Administrador Sede, Mesa de Ayuda). 8. Faltan Alumnos en la Nómina de algún Evento. El Alumno no se encuentra bien asociado al Evento en SAP, no se encuentra inscrito en el Evento o fue inscrito el día anterior. Por lo anterior el Sistema no muestra la asociación Alumno/Evento. Para solucionar este inconveniente, el Docente deberá esperar la actualización de la información hasta el día siguiente. En caso de continuar el inconveniente, deberá canalizar el problema a través de la Mesa de Ayuda (Fono: ) o informar al Administrador del Sistema de Registro de Asistencia de la Sede del Evento. Mientras se normaliza la situación, deberá llevar la lista de asistencia manual en papel para estos casos y contemplar estos registros específicos del Alumno, para el cálculo de Reprobados por Inasistencia (RI). (Responsable: Docente, Administrador Sede, Mesa de Ayuda). 9. Página del Portal NO se Despliega o Entrega Error. El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: (Responsable: Docente, Mesa de Ayuda).

27 27 Que Hacer en Caso de Contingencias 10. Al Ingresar a una Opción NO se Presenta la Pantalla: El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: (Responsable: Docente, Mesa de Ayuda). 11. El Sistema NO Graba un Nuevo Registro, El Sistema NO Graba un Nuevo Registro al Editar. El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: (Responsable: Docente, Mesa de Ayuda). 12. El Docente NO Posee Clave de Acceso. El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: (Responsable: Docente, Mesa de Ayuda). 13. El Docente Olvidó su Usuario o Clave. El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: (Responsable: Docente, Mesa de Ayuda). 14. Otras Consultas, Dudas, Errores Detectados o Problemas. Ante cualquier otra duda, error detectado o problema suscitado, el Docente deberá realizar la consulta a el(los) Usuario(s) Administrador Sede del Sistema de Registro de Asistencia, designado(s) por ésta, revisar información adicional contenida en el material de apoyo o llamando directamente a la Mesa de Ayuda al fono: (Responsable: Docente, Administrador Sede, Mesa de Ayuda).