Secretaría de Gobierno

Transcripción

1 ÍNDICE Presentación... I Antecedentes... II Marco Jurídico... III ATribuciones... IV Estructura Orgánica... V Descripción de Puestos... VI Director del... 1 Jefe de Oficina de Archivo Administrativo... 4 Operador de Servicios Gubernamentales... 7 Auxiliar administrativo Jefe de Oficina de Archivo Gráfico Operador de Servicios Gubernamentales Analista Administrativo Jefe de Oficina de Archivo Histórico Operador de Servicios Gubernamentales Directorio... VII Firmas de Autorización... VIII

2 I. PRESENTACIÓN

3 PRESENTACIÓN Acorde con el Plan Veracruzano de Desarrollo las instituciones se establecen como una Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios. Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzana espera, es necesario que las dependencias y entidades cuenten con un marco administrativo que precise las disposiciones jurídicas que rigen su actuación, que defina el esquema de organización, que puntualice las funciones, responsabilidades y relaciones de coordinación de cada una de las áreas y puestos que las integran. Con estos propósitos de claridad y orden, el elaboró el del mismo, que sin duda coadyuva a cumplir efectivamente las atribuciones y facultades que le confiere la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave y el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno. La actualización del presente manual, deriva del dictamen No. SFP/CG/1439/2010, mediante el cual se autoriza la adecuación de estructura orgánica y plantilla de personal de la Secretaría de Gobierno. El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y el Archivo General del Estado, y constituye una herramienta que guía y apoya el desempeño del área. El Manual está integrado por: * Antecedentes, donde se escriben los cambios organizacionales y funcionales que ha experimentado el Archivo General del Estado. * Marco Jurídico, en el que se mencionan los ordenamientos legales que norman el funcionamiento y el ejercicio de las atribuciones del. * Atribuciones, que refiere aquellas asignadas en el Reglamento Interior. * Organigrama, descripción gráfica que muestra las áreas que integran el. * Descripción de puestos, apartado que contempla la identificación, descripción de las funciones, organigrama y las relaciones de coordinación de los puestos de titular hasta los niveles operativos. * Directorio, que enlista los nombres de los principales servidores públicos del. * Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración, revisión y autorización.

4 II. ANTECEDENTES

5 ANTECEDENTES Los antecedentes del de Veracruz se remontan al año de 1885, cuando el entonces Gobernador Juan de la Luz Enríquez dispuso que su Secretario de Gobierno, Julio Zárate, se avocara a elaborar el Reglamento de la Secretaría de Gobierno, con el fin de establecer las estructuras y atribuciones de las áreas de Gobernación, Hacienda, Fomento, Catastro y del propio. Durante los años armados de la Revolución no hubo ningún reporte sobre sus tareas y avances, es de suponer que la acción administrativa del Archivo se vio disminuida y sus funciones fueron aplazadas o simplemente no se ejecutaron. Fue hasta el año de 1918 con el gobierno provisional del Dr. Delfino Victoria cuando se reportó la situación que guardaban los documentos. En los años de la gestión del Gobernador Heriberto Jara, el Archivo sufrió algunas modificaciones que se reflejaron en la incorporación de las funciones de la Oficina Tipográfica y de la emisión de la Gaceta Oficial, también se dispuso la creación de un nuevo órgano denominado Oficialía de Partes. Más tarde, durante la década de los años sesenta, su acervo se vio fragmentado cuando se determinó que toda la documentación correspondiente a los años de 1900 a 1940 debería trasladarse a otro lugar, cubriendo sólo las funciones del Archivo Administrativo de la Secretaría de Gobierno. Asimismo fue objeto de constantes cambios de lugar, en tanto que la documentación histórica quedaba archivada en lugares poco apropiados para su conservación y custodia. Esta situación se mantuvo hasta agosto de 1988, en que da inicio el proyecto de creación del Archivo General del Estado de Veracruz, destinándole un lugar propio, ubicado en las antiguas bodegas de grano Murillo, donde actualmente se encuentra. Las tareas fueron emprendidas de manera inmediata, se contrató al personal mínimo idóneo para la realización de las actividades de traslado y rescate de todos los documentos que actualmente constituyen el acervo documental de los poderes del Estado. Se iniciaron los trabajos para la integración de los documentos históricos, Biblioteca y Hemeroteca. A partir de la publicación de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado en diciembre de 1990, el se constituye como un órgano dependiente de la Secretaría de Gobierno integrado por dos áreas de trabajo correspondientes a los Archivos Histórico y Administrativo, cuya estructuración obedece para cada una de ellas a los procesos inherentes a la administración de documentos, referidos a la recepción, clasificación, catalogación, conservación y custodia de la documentación. En el siguiente año se inició el Programa de Rescate y Conservación de Fotografía Histórica.

6 III. MARCO JURÍDICO

7 MARCO JURÍDICO Leyes: * Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. * Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave. * Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz. * Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz- Llave. * Ley Estatal del Servicio Civil. * Ley de Ingresos para el Estado de Veracruz-Llave. * Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado Libre y Soberano del Estado de Veracruz- Llave. Códigos y Decretos: * Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz-Llave. * Código Financiero para el Estado de Veracruz-Llave. * Código Civil de Veracruz * Decreto de Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave para el Ejercicio Fiscal. Reglamentos: * Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno.

8 Otros: * Plan Veracruzano de Desarrollo * Programa Integral de Reingeniería de la Administración Pública Estatal * Lineamientos para el Ejercicio de los Recursos Públicos Bajo Criterios de Disciplina, Racionalidad y Austeridad Presupuestal. * Lineamientos que Establecen el Horario de la Jornada de Trabajo de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Estado. * Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Ejecutivo del Gobierno del Estado de Veracruz- Llave. * Manuales Administrativos. - Manual de Organización. - Manual de Procedimientos. - Manual del Servicio Público. - Manual de Organización del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes de la Secretaría de Gobierno. * Guía Técnica para la operación de los Archivos del Estado.

9 IV. ATRIBUCIONES

10 ATRIBUCIONES I. Planear, programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades relativas al manejo, conservación y depuración de los documentos administrativos, históricos y gráficos, de acuerdo con la normatividad y disposiciones vigentes; II. Proponer las normas y criterios generales para la organización y funcionamiento de los archivos de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo; III. Establecer y difundir las normas para la clasificación y catalogación de los documentos contenidos en los archivos de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo; IV. Integrar, conservar, concentrar y liberar la documentación que le transfieran las dependencias y entidades de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial; V. Dirigir y controlar, conforme a las políticas y lineamientos establecidos, la prestación de los servicios de consulta y préstamo de documentos administrativos a las dependencias de gobierno que lo soliciten; VI. Establecer los lineamientos necesarios para la consulta del público que lo necesite; VII. Apoyar y asesorar en la integración y depuración de los archivos de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, así como de los municipios. VIII.Desarrollar cursos de capacitación orientados al rescate, sistematización y aprovechamiento de los archivos del estado; IX. Establecer y difundir las normas, políticas y lineamientos para garantizar la clasificación, preservación y conservación de los documentos, que constituyen el patrimonio histórico del estado; X. Promover la adquisición de obras originales o reproducción de documentos que sean de interés para la historia de la entidad; XI.Vigilar y evaluar el cumplimiento de las normas expedidas para regular el manejo, transferencia, conservación y eliminación de los documentos administrativos o de interés histórico que integran los archivos del estado; XII.Dirigir y controlar los servicios de asesoría y orientación a los responsables de los archivos de los Poderes Legislativos, Ejecutivo y Judicial y de los Ayuntamientos, en el diseño de sus procedimientos internos para el manejo y administración de documentos; XIII. Establecer la coordinación con los archivos federales y de otras entidades federativas para la celebración de acuerdos orientados al buen funcionamiento del ; XIV.Realizar el trámite de validación y transferencia de los documentos de los Tribunales Agrarios y Juzgados de Distrito;

11 XV.Dirigir y controlar la adecuada administración de los recursos humanos, financieros y materiales asignados al ; XVI.Acordar con el Secretario de Gobierno la resolución de los asuntos cuya instrumentación corresponda a su área; XVII.Informar periódicamente al Secretario del desempeño de sus funciones, y XVIII.Las demás que expresamente le atribuyan las leyes del estado, este Reglamento y demás disposiciones aplicables, además de las que expresamente le confiera el Secretario.

12 V. ESTRUCTURA ORGÁNICA

13 ORGANIGRAMA GENERAL SECRETARIO DE GOBIERNO DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO GRÁFICO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO HISTÓRICO

14 VI. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

15 Identificación Nombre del puesto: Director del Jefe Inmediato: Secretario de Gobierno Subordinados inmediatos: Jefe de Oficina de Archivo Administrativo Jefe de Oficina de Archivo Gráfico Jefe de Oficina de Archivo Histórico Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Secretario de Gobierno. Descripción general El titular de este puesto es el responsable de resguardar y conservar los documentos que transfieran las dependencias de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, además de establecer y hacer cumplir la normatividad de la administración de los documentos administrativos, históricos y gráficos del gobierno estatal. Ubicación en la estructura SECRETARIO DE GOBIERNO DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO GRÁFICO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO HISTÓRICO Emisión Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Dirección del Archivo General del Estado 1 Vo.Bo Dirección del Archivo General del Estado Autorización Secretaría de Gobierno

16 Funciones 1. Planear, programar y presupuestar las funciones correspondientes al para su correcto funcionamiento. 2. Promover las políticas y lineamientos archivísticos con las dependencias del Ejecutivo Estatal y los Municipios, con el fin de apoyar en la modernización de los archivos, así mismo para el rescate, organización, conservación y aprovechamiento del patrimonio documental del Estado. 3. Determinar las políticas y lineamientos de acuerdo con la norma internacional archivística para custodiar, clasificar, conservar y catalogar los documentos y expedientes que conforman los acervos del Archivo General del Estado. 4.Vigilar y evaluar el cumplimiento de los lineamientos archivísticos para el análisis, y valoración de la documentación liberada por las dependencias y entidades de la administración pública estatal, incorporando a esta Institución los acervos que posean valor histórico. 5. Establecer políticas y lineamientos internos para reunir, organizar y difundir el acervo gráfico, bibliográfico y hemerográfico necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica estatal. 6. Emitir las políticas y lineamientos internos para proporcionar los servicios de consulta y reprografía al público usuario. 7. Aplicar los lineamientos de acuerdo a la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado para integrar, mantener y difundir registros e inventarios de los documentos y fuentes relevantes para la historia del Estado existentes en otros archivos y colecciones públicas y privadas. 8. Establecer las normas para intercambiar publicaciones con instituciones estatales, nacionales e internacionales con el objeto de enriquecer y difundir los acervos documentales y gráficos. 9. Determinar las políticas y lineamientos para concentrar en el, la Gaceta Oficial del Estado y demás publicaciones de los Poderes del Estado con el fin de enriquecer las fuentes de consulta. 10. Proponer y valorar las obras y colecciones de interés histórico del Estado, para su reedición y difusión, así como boletines y trípticos. 11.Promover la comunicación con organismos nacionales e internacionales y no gubernamentales relacionados con la actividad del con el fin de actualizarse en las reformas archivísticas. 12.Atender las consultas del Ejecutivo del Estado en materia de administración de documentos y archivos para la resolución de los asuntos cuya instrumentación corresponda a su área. 13. Asegurar el correcto seguimiento de las metas correspondientes al Programa Operativo Anual y el Plan Veracruzano de Desarrollo respectivamente, a fin de cumplir con las metas establecidas. 14. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas acciones que expresamente le encomiende el Secretario de Gobierno. 2

17 Coordinación Interna CON: El Secretario de Gobierno Las áreas de la Secretaría El personal subordinado PARA: Recibir instrucciones, presentar informe de actividades y solicitar autorización. Intercambiar información y coordinar actividades. Girar instrucciones, recibir información y coordinar actividades. Coordinación Externa CON: La Oficina del C. Gobernador y las Dependencias del Sector. La Editora de Gobierno PARA: Proporcionar información administrativa, histórica y gráfica del, así como asesorar en la organización documental. Proponer la edición de libros y publicaciones del Gobierno del Estado sobre la historia de Veracruz. 3

18 Identificación Nombre del puesto: Jefe de Oficina de Archivo Administrativo Jefe Inmediato: Director del. Subordinados inmediatos: Operadores de Servicios Gubernamentales Auxiliar Administrativo Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Director del. Descripción general El titular de este puesto es responsable de coordinar y supervisar la recepción, clasificación, custodia y depuración de los documentos administrativos en trámite. Ubicación en la estructura DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO JEFE DE OFICINA DEARCHIVO ADMINISTRATIVO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO GRÁFICO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO HISTÓORICO OPERADOR DE SERVICIOS GUBERNAMENTALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO Emisión Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Oficina de Archivo Administrativo 4 Vo.Bo Dirección del Archivo General del Estado Autorización Secretaría de Gobierno

19 Funciones 1.Atender las solicitudes de asesoría y orientación sobre el manejo y administración de documentos a las áreas que operan los archivos de los Poderes del Estado. 2.Coordinar con las áreas que solicitan la transferencia o depuración de los documentos administrativos al Archivo General del Estado, los procedimientos y mecanismos para efectuarla, previa valoración. 3.Integrar los catálogos de disposición documental de las áreas de archivo de las dependencias de los Poderes del Estado. 4.Impartir cursos de capacitación al personal de las áreas de archivo de los Poderes del Estado y de los Ayuntamientos en Administración de Documentos. 5.Coordinar y supervisar la prestación del servicio de consulta de los documentos administrativos, sin restricción. 6. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas actividades que coadyuven al desempeño correcto de sus funciones. 5

20 CON: Coordinación Interna PARA: El Director del Las áreas del Archivo El personal subordinado Recibir instrucciones, presentar informe de actividades y solicitar autorización. Intercambiar información y coordinar actividades. Girar instrucciones, recibir información y coordinar actividades. Coordinación Externa CON: Las Unidades Centrales de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial. PARA: Asesorar en el tratamiento y préstamo de los documentos administrativos generados por las dependencias de los Poderes del Estado. 6

21 Identificación Nombre del puesto: Operador de Servicios Gubernamentales Jefe Inmediato: Jefe de Oficina de Archivo Administrativo Subordinados inmediatos: Ninguno Suplencia en caso de ausencia temporal: Ninguno Descripción general El titular de este puesto es el responsable de proporcionar los servicios de atención al público de manera satisfactoria cubriendo las expectativas del usuario, a fin de brindar un servicio de calidad. Además deberá analizar, clasificar, preservar y custodiar la documentación existente en las secciones documentales que conforman el archivo administrativo del. Ubicación en la estructura JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO OPERADOR DE SERVICIOS GUBERNAMENTALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO Emisión Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Oficina de Archivo Administrativo 7 Vo.Bo Dirección del Archivo General del Estado Autorización Secretaría de Gobierno

22 Funciones 1.Proporcionar y orientar al usuario sobre los servicios de consulta y de las diversas fuentes temáticas, conforme a las normas y lineamientos vigentes. 2.Atender las solicitudes de préstamo externo autorizadas por su jefe inmediato de los expedientes administrativos que transfieren las dependencias al depósito documental. 3.Recibir y revisar la documentación administrativa que transfieren las dependencias del Poder Ejecutivo, para su resguardo, clasificación y depuración. 4. Analizar los expedientes, para su clasificación de acuerdo al orden original y principio de procedencia como lo marca la norma internacional archivística. 5.Organizar los expedientes de acuerdo a la información contenida, para incorporarlos conforme a su catalogación en los fondos respectivos. 6.Elaborar las guías de archivo para su fácil manejo y localización de los asuntos en el acervo documental. 7.Valorar los documentos para determinar su depuración, transferencia, y/o reproducción. 8.Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas actividades que coadyuven al desempeño correcto de sus funciones. 8

23 Coordinación Interna CON: El Jefe de Oficina Inmediato Las áreas del Archivo PARA: Recibir instrucciones para la ejecución de las tareas y entregar la información solicitada. Intercambiar información. Coordinación Externa CON: PARA: Ninguno 9

24 Identificación Nombre del puesto: Auxiliar administrativo Jefe Inmediato: Jefe de Oficina de Archivo Administrativo Subordinados inmediatos: Ninguno Suplencia en caso de ausencia temporal: Ninguno Descripción general El titular de este puesto es el responsable de apoyar en las actividades del área tales como recibir, clasificar, archivar y entregar la documentación que se genere durante el proceso. Ubicación en la estructura JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO OPERADOR DE SERVICIOS GUBERNAMENTALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO Emisión Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Oficina de Archivo Administrativo 10 Vo.Bo Dirección del Archivo General del Estado Autorización Secretaría de Gobierno

25 Funciones 1.Colaborar en la integración de los expedientes relativos a las actividades en que participen. 2.mantener organizado el archivo de su área, para su fácil acceso y consulta. 3.Colaborar en las actividades de ordenar y clasificar la documentación recibida por las diferentes dependencias. 4.Así como aquellas actividades que coadyuven al desempeño correcto de sus funciones. 11

26 Coordinación Interna CON: El Jefe de Oficina Inmediato Las áreas del Archivo PARA: Recibir instrucciones para la ejecución de las tareas y entregar la información solicitada. Intercambiar información. Coordinación Externa CON: PARA: Ninguno 12

27 Identificación Nombre del puesto: Jefe de Oficina de Archivo Gráfico Jefe Inmediato: Director del Subordinados inmediatos: Operador de Servicios Gubernamentales Analista Administrativo Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Director del. Descripción general El titular del puesto es el responsable de programar, coordinar y supervisar las actividades de localización del material gráfico para su rescate, reproducción, organización, conservación, custodia y consulta, así como de planear y coordinar la difusión de la memoria fotográfica, a través de publicaciones y exposiciones fotográficas. Ubicación en la estructura DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO GRÁFICO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO HISTÓRICO OPERADOR DE SERVICIOS GUBERNAMENTALES ANALISTA ADMINISTRATIVO Emisión Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Dirección del Archivo General del Estado 13 Vo.Bo Dirección del Archivo General del Estado Autorización Secretaría de Gobierno

28 Funciones 1.Programar los trabajos de rescate fotográfico, contemplando aspectos de la vida social, económica y cultural del Estado de Veracruz, a efecto de enriquecer los fondos existentes o iniciar otros. 2.Coordinar actividades de localización y acopio de material fotográfico con las dependencias gubernamentales, los municipios y particulares, para valorar sus imágenes y llevar a cabo las tareas de rescate. 3.Dirigir y revisar la elaboración de fichas técnicas y de catálogo que conformarán los fondos fotográficos, para integrar la Guía General e Inventario Fotográfico de los fondos existentes en el área gráfica. 4.Supervisar la correcta organización del archivo fotográfico por fondo, según su procedencia, para su fácil acceso, manejo y consulta. 5.Coordinar la capacitación al personal de los ayuntamientos, asociaciones civiles e instituciones oficiales diversas, para el rescate, organización, clasificación, conservación y difusión de sus acervos fotográficos. 6.Planear y supervisar el montaje de las exposiciones fotográficas de carácter histórico, de los fondos del Archivo General del Estado y de instituciones públicas o privadas para lograr una mayor difusión de los fondos fotográficos y la importancia de la imagén gráfica. 7.Coordinar la edición de las publicaciones del Archivo General para dar a conocer al público el valor documental histórico de los acervos resguardados en este repositorio. 8.Supervisar la prestación del servicio de consulta del acervo fotográfico al público solicitante. 9.Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas actividades que coadyuven al desempeño correcto de sus funciones. 14

29 Coordinación Interna CON: El Director del Las áreas del Archivo El personal subordinado PARA: Recibir instrucciones, presentar informe de actividades. Intercambiar información y coordinar actividades. Girar instrucciones, recibir información y coordinar actividades. Coordinación Externa CON: Los Ayuntamientos, las Instituciones Gubernamentales y las Asociaciones Civiles. Las dependencias y entidades. PARA: Recibir apoyo en el rescate de acervos fotográficos y realizar exposiciones. Localizar materiales gráficos, así como coordinar la organización de sus acervos fotográficos. 15

30 Identificación Nombre del puesto: Operador de Servicios Gubernamentales Jefe Inmediato: Jefe de Oficina de Archivo Gráfico Subordinados inmediatos: Ninguno Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Director del. Descripción general El titular de este puesto es el responsable de proporcionar los servicios de atención al público. Ubicación en la estructura JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO GRÁFICO OPERADOR DE SERVICIOS GUBERNAMENTALES ANALISTA ADMINISTRATIVO Emisión Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Oficina de Archivo Gráfico 16 Vo.Bo Dirección del Archivo General del Estado Autorización Secretaría de Gobierno

31 Funciones 1.Orientar al usuario sobre los diversos fondos fotográficos y sus temáticas de consulta existentes, con el fin de que tengan un panorama más amplio para su investigación. 2.Realizar actividades conjuntas con los usuarios, relacionadas con la localización de imágenes sobre temáticas específicas. 3.Recibir y valorar el estado físico y de contenido del material gráfico, a fin de seleccionarlo e incorporarlo a los acervos gráficos. 4.Integrar, registrar, concentrar y organizar el material fotográfico de acuerdo a las diversas temáticas de la vida social, económica, y cultural, en custodia del con el fin de que esté debidamente organizado para agilizar la búsqueda del usuario. 5.Realizar la investigación documental que permita la contextualización de las imágenes para integrarla en las fichas. 6.Elaborar fichas a cada imagen de acuerdo a los registros geográficos, temáticos y de catálogo para conformar los ficheros de los fondos fotográficos que están a disposición del usuario para su consulta. 7.Incorporar conforme a su catalogación el material fotográfico en los fondos respectivos para su fácil ubicación. 8.Elaborar guías descriptivas de los fondos fotográficos para facilitar la búsqueda de información general. 9.Actualizar el inventario general de fondos fotográficos para tener el control de imágenes bajo custodia. 10.Verificar mediante monitoreo, el estado físico del material gráfico para prevenir el avance en el deterioro del mismo. 11.Realizar actividades básicas de conservación para prolongar el estado físico de las imágenes. 12.Desarrollar las actividades para la realización de exposiciones fotográficas solicitadas por instituciones públicas o privadas. 13. Impartir cursos y pláticas de información sobre las tareas de resguardo de archivos fotográficos. 14.Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas actividades que coadyuven al desempeño correcto de sus funciones. 17

32 CON: Coordinación Interna PARA: El Jefe de Oficina Inmediato Las áreas del Archivo Recibir instrucciones para la ejecución de las tareas y entregar la información solicitada. Intercambiar información. Coordinación Externa CON: Los Ayuntamientos, las Instituciones Gubernamentales y las Asociaciones Civiles. Las dependencias y entidades PARA: Recibir apoyo en el rescate de acervos fotográficos y realizar exposiciones. Localizar materiales gráficos, así como en la organización de sus acervos fotográficos. 18

33 Identificación Nombre del puesto: Analista Administrativo Jefe Inmediato: Jefe de Oficina de Archivo Gráfico. Subordinados inmediatos: Ninguno Suplencia en caso de ausencia temporal: Ninguno Descripción general El titular de este puesto es el responsable de apoyar en las actividades del área tales como recibir, clasificar, archivar y entregar la documentación que se genere durante el proceso. Ubicación en la estructura JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO GRÁFICO OPERADOR DE SERVICIOS GUBERNAMENTALES ANALISTA ADMINISTRATIVO Emisión Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Oficina de Archivo Gráfico 19 Vo.Bo Dirección del Archivo General del Estado Autorización Secretaría de Gobierno

34 Funciones 1. Colaborar en la integración de los expedientes relativos a las actividades en que participen. 2. Mantener organizado el archivo de su área, para su fácil acceso y consulta. 3. Colaborar en las actividades de ordenar y clasificar la documentación recibida por las diferentes dependencias. 4. Así como aquellas actividades que coadyuven al desempeño correcto de sus funciones. 20

35 Coordinación Interna CON: El Jefe de Oficina Inmediato Las áreas del Archivo PARA: Recibir instrucciones para la ejecución de las tareas y entregar la información solicitada. Intercambiar información. Coordinación Externa CON: PARA: Ninguna 21

36 Identificación Nombre del puesto: Jefe de Oficina de Archivo Histórico Jefe Inmediato: Director del Subordinados inmediatos: Operadores de Servicios Gubernamentales Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Director del. Descripción general El titular de este puesto es responsable de programar, coordinar, clasificar y catalogar el manejo y conservación de los documentos históricos que transfiere a la Sección de Concentración, así como promover el rescate y la organización de los Archivos Municipales. Ubicación en la estructura DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO GRÁFICO JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO HISTÓRICO OPERADOR DE SERVICIOS GUBERNAMENTALES Emisión Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Dirección del Archivo General del Estado 22 Vo.Bo Dirección del Archivo General del Estado Autorización Secretaría de Gobierno

37 Funciones I. Asesorar y, en su caso, realizar los trabajos de rescate y organización de los archivos municipales, a fin de que el Ayuntamiento preserve y custodie su acervo histórico. 2. Coordinar con las dependencias de Gobierno y particulares la transferencia de los documentos históricos que queden bajo la custodia del. 3. Atender previo autorización del titular de la Dirección del, las solicitudes presentadas por el Archivo General de la Nación, en cuanto a la reproducción de documentos. 4. Supervisar el cumplimiento de las normas, criterios y procedimientos para la catalogación, manejo y conservación de los documentos históricos. 5. Coordinar y supervisar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes, de los servicios de consulta de los acervos documentales al público solicitante. 6.Impartir cursos de capacitación en Administración de Documentos al personal de los archivos de los Poderes del Estado y de los ayuntamientos. 7. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas actividades que coadyuven en el desempeño correcto de sus funciones. 23

38 CON: Coordinación Interna PARA: El Director del Las áreas del Archivo El personal subordinado Recibir instrucciones, presentar informe de actividades y solicitar autorización. Intercambiar información y coordinar actividades. Girar instrucciones, recibir información y coordinar actividades. Coordinación Externa CON: El Archivo Histórico del Poder Judicial y Legislativo. Los Archivos históricos de dependencias estatales. Las Dependencias del Poder Ejecutivo, entidades federales y órganos desconcentrados del Poder Ejecutivo. Los Ayuntamientos de la entidad. PARA: Préstamo de expedientes Préstamo de expedientes Préstamo de expedientes y búsqueda de información histórica. Rescatar y organizar su documentación histórica. 24

39 Identificación Nombre del puesto: Operador de Servicios Gubernamentales Jefe Inmediato: Jefe de Oficina de Archivo Histórico Subordinados inmediatos: Ninguno Suplencia en caso de ausencia temporal: El servidor público que designe el Director del. Descripción general El titular de este puesto es el responsable de proporcionar los servicios de atención al público. Ubicación en la estructura JEFE DE OFICINA DE ARCHIVO HISTÓRICO OPERADOR DE SERVICIOS GUBERNAMENTALES Emisión Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Revisión Oficina de Archivo Histórico 25 Vo.Bo Dirección del Archivo General del Estado Autorización Secretaría de Gobierno

40 Funciones 1.Orientar y atender las solicitudes de los servicios de consulta al usuario sobre la diversas fuentes temáticas existentes en el Archivo General. 2.Atender las solicitudes de préstamo externo de los expedientes históricos que transfieren las dependencias al depósito documental. 3.Recibir, registrar, clasificar y organizar el material bibliográfico y hemerográfico que ingresa al área de Biblioteca y Hemeroteca, para su integración y control de los acervos. 4.Realizar las actividades de recepción y revisión de la documentación histórica que transfieren las dependencias del Poder Ejecutivo al Archivo General, para su resguardo, clasificación y depuración. 5. Analizar los expedientes, para proceder a su clasificación de acuerdo al orden original y principio de procedencia como lo marca la norma internacional archivística. 6.Clasificar los expedientes a partir de una previa investigación documental para contextualizar la información de los documentos. 7.Organizar los expedientes de acuerdo a la información contenida, para incorporarlos conforme a su catalogación en los fondos respectivos. 8.Elaborar guías e inventarios para la localización de los temas contenidos en el acervo histórico. 9.Seleccionar previa valoración los documentos determinando su depuración, transferencia, y/o reproducción. 10.Realizar tareas de restauración básica para la conservación de los documentos históricos. 11.Apoyar en las actividades de difusión de la documentación histórica del, para dar a conocer el patrimonio histórico documental. 12.Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le confieran, así como aquellas actividades que coadyuven al desempeño correcto de sus funciones. 26

41 CON: Coordinación Interna PARA: El Jefe de Oficina Inmediato Las áreas del Archivo Recibir instrucciones para la ejecución de las tareas y entregar la información solicitada. Intercambiar información. Coordinación Externa CON: PARA: Ninguno 27

42 VII. DIRECTORIO

43 DIRECTORIO SECRETARÍA DE GOBIERNO Lic. Reynaldo G. Escobar Pérez Secretario de Gobierno ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO Mtra. Olivia Domínguez Pérez Directora del Lic. Alma Delia Martínez Santiago Jefe de la Oficina de Archivo Administrativo LAE. Juana Herrera González Jefe de la Oficina de Archivo Gráfico Lic. Guadalupe Hernández de la Peña Jefe de la Oficina de Archivo Histórico

44 VIII. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

45 FIRMAS DE AUTORIZACIÓN Autorizó LIC. REYNALDO G. ESCOBAR PÉREZ SECRETARIO DE GOBIERNO Revisó MTRA. OLIVIA DOMÍNGUEZ PÉREZ DIRECTORA DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO Elaboró C.P. LUCÍA TERESA SALAZAR LÓPEZ JEFA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA