ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

Transcripción

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DESCRIPCIÓN DE Dirección General del Archivo General de la Nación Planear, programar y presupuestar las funciones correspondientes al Archivo General de la Nación. Establecer las estrategias y políticas para custodiar, clasificar, conservar y catalogar los documentos y expedientes que conforman los acervos del Archivo General de la Nación. Concertar convenios con las dependencias del Ejecutivo Federal, entidades federativas y los municipios, a fin de desarrollar acciones para la modernización de los servicios Archivísticos, así como para el rescate, organización, conservación y aprovechamiento del patrimonio documental nacional. Determinar las políticas y lineamientos para concentrar en el Archivo General de la Nación, el Diario Oficial de la Federación y demás publicaciones de los poderes de la unión y de los estados de la república, así como ejemplares de las obras científicas, literarias o artísticas, cuyos derechos de propiedad sean reservados conforme a la ley. Establecer las políticas y lineamientos para reunir, organizar y difundir el acervo gráfico, bibliográfico y hemerográfico necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica nacional. Autorizar la expedición de copias certificadas de los Títulos, Mercedes, Planos y demás documentos originales existentes en el Órgano. Determinar las políticas y lineamientos para proporcionar los servicios de consulta y reprografía al público usuario. Establecer las políticas y lineamientos para publicar y distribuir las obras y colecciones de interés histórico para la nación. Autorizar la salida del país de documentos originales y de libros que por su rareza no sean fácilmente sustituidos. Determinar las políticas y lineamientos para integrar, mantener y difundir registros e inventarios de los documentos y fuente relevantes para la historia de México, existentes en otros archivos y colecciones públicas y privadas, nacionales o del extranjero.

2 Establecer políticas y lineamientos para intercambiar publicaciones con otras instituciones del país o del extranjero con funciones afines a las del Archivo General de la Nación. Promover la comunicación con organismos nacionales e internacionales no gubernamentales relacionados con la actividad del archivo. Atender las consultas del Ejecutivo Federal en materia de administración de documentos y archivos. Determinar las políticas y lineamientos para normar y apoyar técnicamente la organización y operación de los servicios archivísticos en las dependencias y entidades del sector público federal. Establecer las políticas y lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la documentación liberada por las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, incorporando a los acervos de este Órgano los que posean interés histórico. Expedir certificaciones de los documentos existentes en el Órgano, cuando para tal efecto medie acuerdo expreso del Titular del Ramo. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan, así como aquéllas que le confiera el Subsecretario y/o el Titular del Ramo. Dirección del Sistema Nacional de Archivos Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritos en el Programa Operativo Anual de Trabajo de acuerdo con los Factores Críticos de Éxito, la misión y visión del AGN y el Plan Nacional de Desarrollo. Coordinar las actividades del Registro Nacional de Archivos, de los archivos del Gobierno Federal, así como establecer los acuerdos pertinentes con las entidades de la federación y municipios relativas a la preservación de la memoria documental de México. Fomentar el aprovechamiento institucional y social de los acervos documentales en el país, desde una perspectiva atenta a los requerimientos ciudadanos, de consulta, investigación y divulgación. Coadyuvar con la Dirección General, en la coordinación de las instancias organizativas del Sistema Nacional de Archivos: Consejo Nacional de Archivos,

3 Comités Técnicos Nacionales de Archivos, Redes Técnicas y Asociación Mexicana de Archivistas. Apoyar a la Dirección General en el posicionamiento del Archivo General de la Nación como institución líder internacionalmente hablando, a través de la participación institucional de Archivos (ICA) de la UNESCO, la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA), Programa para el Desarrollo de los Archivos Iberoamericanos (ADAI), así como en la relación bilateral con archivos nacionales de otros países, asociaciones de archivistas e instancias promotoras a nivel internacional de la protección y difusión del patrimonio documental. Determinar con la Dirección de investigación las políticas y procedimientos en materia de valoración documental en los archivos, así como emitir, en coordinación, las normas técnicas correspondientes. Dirección del Archivo Histórico Central Supervisar el diseño y aplicación de políticas y procedimientos para la preservación, conservación y restauración de los fondos y colecciones documentales históricos resguardados por el Órgano, propiciando la salvaguarda de la memoria documental histórica. Coordinar y controlar el servicio de consulta de documentos históricos que presta el Órgano a la comunidad académica, estudiantes, campesinos y público en general, apoyando el desarrollo de la investigación histórica en México, tesis profesionales y procesos legales para comunidades campesinas. Supervisar los procesos de certificación de copias de documentos resguardados en el Órgano. Dirigir, coordinar y supervisar los procesos de registro, organización y descripción de los fondos documentales bajo custodia del Organo. Vigilar que las actividades de organización y descripción documental se lleven a cabo conforme a los principios archivísticos y las normas internacionales aplicables. Coordinar y supervisar los procesos para la elaboración de dictámenes de autenticidad y/o transcripciones paleográficas que soliciten las comunidades campesinas o la autoridades de impartición de justicia. Coordinar y supervisar las asesorías que solicitan al Órgano, los obreros y campesinos, en la búsqueda de documentación histórica testimonial para la

4 realización de trámites legales, ya fueran solicitados por las comunidades campesinas, organizaciones obreras o autoridades judiciales y administrativas. Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración de instrumentos de control y de consulta de los fondos documentales históricos que se encuentren resguardados en el Órgano, facilitando con ello su consulta y procurando su preservación. Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritos en el Programa Operativo Anual de Trabajo, la misión y visión del AGN y el Plan Nacional de Desarrollo. Impartir asesorías archivísticas en sus áreas de competencia. Definir, de conformidad con las condiciones establecidas por el productor de la documentación, y con base en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, las condiciones de acceso y los plazos para la disposición a la consulta de los acervos. Determinar los casos, condiciones y objetivos en que la documentación deba reproducirse para fines de servicio, conservación o difusión del acervo. Proveer los elementos técnicos y el dictamen correspondiente para que la Dirección General pueda emitir los permisos para la salida del país de libros y documentos. Vigilar que se registren, controlen y pongan en servicio los instrumentos de consulta que sean autorizados por la Dirección. Participar, con las direcciones del Sistema Nacional de Archivos y de Difusión y Publicaciones, en la emisión de material técnico-archivístico. Reunir, organizar, registrar y disponer a la consulta los acervos gráficos que recibe el Archivo. Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación oportuna de informes a las instancias correspondientes. Las inherentes a sus departamentos

5 Dirección de Investigación y Normatividad Archivística Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritos en el Programa Operativo Anual de Trabajo, la misión y visión del AGN y el Plan Nacional de Desarrollo. Organizar las actividades de los órganos adscritos a la Dirección de Investigación. Diseñar un programa de normatividad técnica y normalización que permita mejorar la calidad en los servicios archivísticos, documentales e informativos de las dependencias gubernamentales. Diseñar políticas públicas, así como procedimientos para la conservación de los acervos de interés permanente, coadyuvando a la institucionalización de los servicios archivísticos como instrumento de gobierno y transparencia de la gestión pública. Apoyar a la Dirección del Sistema Nacional de Archivos en la determinación de las normas técnicas sobre políticas y procedimientos en materia de valoración documental en los archivos. Formular modelos para la elaboración de catálogos de disposición documental. Promover y gestionar la firma de convenios con los titulares de las dependencias del ejecutivo federal, estatal y municipal para el cumplimiento de sus programas de trabajo. Emitir normas técnicas para el funcionamiento de los archivos en materia de conservación, organización, valoración, descripción y difusión, en coordinación con las direcciones del Sistema Nacional de Archivos y del Archivo Histórico Central. Formular una teoría archivística propia mediante el análisis, discusión y difusión de los avances teórico-metodológicos nacionales e internacionales. Contribuir con las direcciones de Sistema Nacional de Archivos y del Archivo Histórico Central en la determinación, mediante el proceso de valoración, de los plazos de vigencia que permitan determinar las condiciones de uso y acceso de la documentación. Reunir, organizar, describir y difundir la colección del Diario Oficial de la Federación. Acopiar, organizar, describir y difundir las publicaciones oficiales de las entidades federativas (diarios de debates, periódicos oficiales).

6 Compilar las obras científicas, literarias y artísticas amparadas por el derecho de autor. Reunir, organizar y disponer a la consulta acervos bibliográficos y hemerográficos. Centralizar la política de adquisiciones bibliográficas y hemerográficas del Archivo y coordinar los convenios de canje y donación de publicaciones. Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación oportuna de informes a las instancias superiores internas o externas Las inherentes a sus departamentos. Dirección de Publicaciones y Difusión Desarrollar y coordinar todas las actividades necesarias para la difusión de los servicios y acervos del Archivo General de la Nación. Elaborar y dar seguimiento al Programa de Comunicación Social del organismo. Registrar las actividades del organismo, observadas en los medios impresos. Coordinar la elaboración de directorios especializados. Establecer un programa editorial anual que implique libros y publicaciones periódicas. Elaborar las políticas editoriales del organismo. Coordinar las sesiones del comité editorial para los títulos técnicos y las publicaciones periódicas. Coordinar y supervisar la elaboración de contratos de edición, coedición y de consignación. Coordinar y supervisar el proceso de prensa y preprensa de las obras a publicar.

7 Coordinar la relación con autores, coeditores, promotores y libreros relacionados con cualquier título publicado con el sello del AGN. Establecer un sistema de costos con la coordinación de la Dirección General y la Dirección de Administración. Dirigir la elaboración de una imagen institucional en gráficos, audio y video con motivo promocional. Plantear series o colecciones editoriales, así como sus respectivos diseños, a fin de ordenar las publicaciones del catálogo editorial. Diseñar las actividades académicas y culturales del AGN, en apoyo a su difusión. Coordinación de exposiciones del acervo histórico. Coordinar el desarrollo del programa de visitas guiadas a instituciones educativas, agrupaciones y personas que así lo soliciten. Planear el programa anual de difusión y comercialización de las publicaciones. Establecer lineamientos de comercialización para la librería del AGN. Dirigir la participación del organismo en ferias nacionales e internacionales del libro. Supervisar el diseño y función promocional de la página Web del AGN. Las inherentes a sus departamentos Dirección de Tecnologías de la Información Proponer y coordinar las soluciones a las necesidades que planteen las áreas del Órgano en materia de informática, mediante aplicaciones específicas, tales como base de datos y desarrollo de programas, entre otras. Coordinar y supervisar en forma sistemática, la conversión del acervo documental a un formato digital, ayudando con esto a la conservación de la documentación original.

8 Realizar el análisis de las necesidades de manejo de información técnica y/o administrativa que demanden las áreas, para evaluar la conveniencia de adquirir o desarrollar en forma interna los sistemas de información idóneos. Planear, organizar, coordinar y aplicar los mecanismos de control y seguridad necesarios para la salvaguarda y custodia de la información, sistemas y equipos de computó del Órgano. Coordinar y supervisar la investigación, el desarrollo y la aplicación de nuevas técnicas en el campo de la informática, que permitan fortalecer al Órgano. Coordinar y supervisar el cumplimiento del desarrollo del programa de informática institucional. Planear, organizar, coordinar y supervisar los trabajos de microfilmación y reproducción, a fin de coadyuvar a la conservación del acervo documental resguardado por el Órgano. Evaluar sistemáticamente de conformidad a las políticas y lineamientos en la materia, los servicios de reproducción de los acervos documentales solicitados por los usuarios. Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritos en el Programa Operativo Anual de Trabajo de acuerdo con los Factores Críticos de Éxito, la misión y visión del AGN y el Plan Nacional de Desarrollo. Realizar revisiones periódicas a la productividad de la relación usuario-procesossistema, que permitan detectar necesidades de automatización y puntos de optimización en los distintos procedimientos realizados en el Archivo General de la Nación. Determinar la factibilidad operativa en la solicitud de automatización de un procedimiento. Coordinar con el Departamento de Sistemas la etapa de Análisis, pruebas y liberación de aplicaciones, a fin de obtener la relación-usuario-procesos-sistema que permita elevar la productividad de la función. Participar en la integración del Programa Anual de Trabajo del Archivo General de la Nación, en los aspectos relacionados con sus funciones. Organizar las actividades de los departamentos a su cargo. Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación oportuna de informes a las instancias superiores internas o externas.

9 Las inherentes a sus departamentos Dirección de Administración Coordinar, supervisar y vigilar el cumplimiento de las normas y lineamientos emitidos por la Oficialía Mayor, para la adecuada administración de los recursos financieros, humanos y materiales asignados al Órgano. Integrar el Anteproyecto del Programa Operativo Anual del Órgano, con la participación de las áreas, coordinar y dirigir el control del ejercicio del presupuesto autorizado, y supervisar los registros contables generados en el cumplimiento de los programas y objetivos del Órgano. Coordinar y asegurar la calidad y eficiencia de los servicios de vigilancia, intendencia, conservación y mantenimiento del inmueble, mobiliario y equipo, mensajería, jardinería y transporte, que requiere el inmueble para su adecuado funcionamiento. Mantener el seguimiento de la estructura orgánica, ocupacional y salarial, controlar las incidencias y remuneraciones del personal, así como el cumplimiento de los programas de capacitación, cívicos, deportivos y sociales dispuestos por la superioridad. Supervisar y vigilar los ingresos autogenerados producto de la venta de los servicios del Órgano, así como su entero a la Tesorería de la Federación y efectuar las gestiones para su posible ampliación al presupuesto del Órgano. Supervisar y vigilar la aplicación de los recursos provenientes de los proyectos especiales que recibe el Órgano. Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación oportuna de informes a las instancias superiores internas o externas. Las inherentes a sus departamentos