SESIÓN ORDINARIA No

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1 PÁGINA 1768 SESIÓN ORDINARIA No Acta de la Sesión Ordinaria número Cincuenta y Seis guion dos mil quince ( ), de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, celebrada el miércoles veinte de mayo de dos mil quince, a las nueve horas en el Hotel Martino, con la siguiente asistencia: Lic. Víctor Julio Valverde Moya Presidente Dra. Sonia Ulate Fallas Secretaria Lic. Rigoberto García Vargas Vocal 2 M.B.A. Carlos Mata Castillo Vocal 4 Lic. Raymundo Gutiérrez López Vicepresidente Lic. Wilmar Chavarría Chavarría Vocal 1 Lic. Víctor Murillo Chacón Vocal 3 Lic. Róger Porras Rojas Director Ejecutivo El Lic. Óscar Madrigal Jiménez Asesor Legal de Junta Directiva Invitados: Para el tratamiento del Artículo Segundo: el Lic. José Antonio Segura Meoño, Subdirector Ejecutivo, la M.B.A. Glenda Sánchez Brenes, Asistente de Dirección Ejecutiva, la Licda. Gloria Chávez Acuña, Jefa del Departamento de Concesión de Derechos, la Licda. Kattia Rojas Leiva, Jefa del Departamento Financiero Contable, la M.B.A. Julieta Escobar Monge, Jefa del Departamento de Plataforma de Servicios, la Ing. Ángela Tencio Chacón, Jefa del Departamento Informática, el Lic. Diego Vargas Sanabria, Jefe del Departamento Legal, el Lic. Franklin Carvajal Araya, Jefe del Departamento Administrativo, la M.B.A. Yanory Abarca

2 PÁGINA 1769 Alvarado, Jefa del Departamento de Gestión de Talento Humano, la Licda. Sonia Salas Badilla, Jefa del Departamento de Prestaciones Sociales, el M.B.A. Brence Villalobos Zúñiga, Contralor Normativo, Ing. Jorge Villalobos Hidalgo, Encargado de la Oficina de Salud Ocupacional y el M.B.A Rafael Gutiérrez Brenes, facilitador. CAPÍTULO PRIMERO El Lic. Víctor Julio Valverde Moya, Presidente de la Junta Directiva, saluda a las señoras y los señores Miembros Directivos y Personal Administrativo y somete a votación el orden del día, el cual es aprobado: ARTÍCULO PRIMERO: Lectura y aprobación del orden del día. A continuación se transcribe el orden del día: ARTÍCULO PRIMERO: Lectura y aprobación de la agenda. ARTÍCULO SEGUNDO: Elaboración del Plan Estratégico Institucional ( ) ARTÍCULO TERCERO: Mociones. ARTÍCULO CUARTO: Asuntos Varios. ARTÍCULO SEGUNDO: Elaboración del Plan Estratégico Institucional ( ) El Lic. Víctor Julio Valverde Moya comenta: hoy finalizamos las sesiones de trabajo para la elaboración del Plan Estratégico Institucional A todos desearles lo mejor para que Dios nos ilumine y hagamos lo mejor por el bien de nuestra Institución.

3 PÁGINA 1770 Vamos a darle la palabra al M.B.A. Rafael Gutiérrez Brenes para que continúe con la sesión. El M.B.A. Rafael Gutiérrez Brenes externa: muy buenos días tengan todas y a todos. Esta es la tercera sesión que estamos realizando. Qué inicia hoy?, la palabra clave es derrotero y el derrotero significa ese camino, ese rumbo o ese medio que la Junta de Pensiones tiene que hacer para lograr el fin propuesto, que es en realidad el Plan Estratégico Hoy con el trabajo que la organización va a realizar, debeos quedar con la claridad de lo que se va a hacer en los próximos 05 años. Vean que hemos evaluado y analizado desde la misión hasta establecer los objetivos estratégicos. Es importante considerar que hoy en día la Planificación Estratégica no es un lujo, apenas es una manera de supervivencia, por qué?, porque es en el documento que se tiene que basar la organización para ir sistemáticamente, paso a paso, desarrollando lo que ustedes han previsto en este Plan Estratégico , en relación con la Planificación Estratégica Institucional. En la sesión del miércoles 14 de mayo, definimos los objetivos estratégicos. Hacia dónde nos dirigimos hoy?, hacia las estrategias y metas, aquí me detengo un momentito para explicarles porqué en esta fase vamos a hablar de estrategias y metas. En relación con lo legislado, tanto por la Contraloría General de la República, como la SUPEN, hay un formato donde viene una matriz que establece los objetivos estratégicos que hoy hace 06 días se establecieron, vienen con sus estrategias, metas y todos los riesgos y responsables. Qué significan las estrategias?, esto es una adaptación que a lo interno de la organización se está haciendo, porque esto lo solicita hoy en día la Contraloría General de la República. Lo que ustedes llamaron en el Plan Estratégico anterior Políticas, hoy se están entendiendo como estrategias. La justificación es adaptarse a las orientaciones por los legislados por la Contraloría General de la República. En el apartado de riesgos es lo que legisla o que oriente la SUPEN. Qué es lo que se está haciendo aquí?, una fusión de legislaciones diferentes para considerar todo y poder abarcar y cumplir con lo normado en relación con lo que tiene que ver con la Planificación Estratégica Institucional de esta organización. También hay un elemento que es importante y son los

4 PÁGINA 1771 indicadores. Poco a poco voy a ir desarrollando cada uno de los conceptos, para que entendamos hacia dónde nos vamos a dirigir. Una vez que tengamos toda esta información, obviamente tenemos ya la base del Plan Estratégico Cómo lo vamos a hacer?, la dinámica es la misma, nos distribuimos en grupos y comenzamos a analizar la información que a ustedes se les dio y ahí es donde aparece obviamente por grupos, cada uno de los objetivos estratégicos. En algún momento hay una propuesta base que se está haciendo para que ustedes analicen algunas estrategias y algunos indicadores y también les sirve de marco de referencia para desarrollar aún, más y mejor estas estrategias, estas metas y estos indicadores y estos riesgos. Voy poco a poco desarrollando cada uno de los temas que tienen que ver con objetivos estratégicos, estrategias y metas. Por cultura general o más bien el Diccionario de la Real Academia Española, estrategia es el arte de dirigir las operaciones y este concepto lamentablemente nace de lo que son las guerras que han pasado durante la historia, sin embargo, hoy en día ese término tenemos que irlo variado porque no vamos a guiar una guerra, sino lo que vamos a guiar es a la Institución para lograr una mayor inserción en la sociedad de este país y lograr la calidad de vida de cada uno de los pensionados. Qué es el arte?, el arte es la parte de la experiencia de cada uno de nosotros, de su personalidad, es su ingenio para hacer las cosas, ahí es donde nosotros en dos sesiones hemos desarrollado esta experiencia con base en ese arte, en el arte de cada uno de ustedes. Sabíamos la metodología, esa es la ciencia, pero ustedes le ponen el arte que es su expertis, su experiencia, por eso hoy en día poco a poco hemos venido estableciendo ese gran derrotero. Tal vez ya como definición, una estrategia es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente, lo que yo insistí en el inicio de esta actividad, que la Planificación Estratégica es dinámica o sistemática. Dinámica porque el entorno y lo interno constantemente está variando y sistemático porque tenemos que ir paso a paso en el tiempo que se llevan a cabo, para logar un determinado fin o misión. Para nosotros es la misión que ustedes reformularon la semana pasada.

5 PÁGINA 1772 Desde el punto de vista empresarial, se refiere al conjunto de acciones planificadas anticipadamente. Un plan es el prever, la planificación estratégica qué es?, es el prever muchos elementos que vemos acá, para poder desarrollarlos en los próximos 05 años, cuyo objetivo es alinear o adaptar los recursos humanos, materiales, financieros y potencialidades de la organización. La potencialidad dónde está?, en ustedes, en la Alta Dirección y en la Dirección Intermedia, donde el reloj de arena tiene que funcionar muy bien, donde la comunicación tiene que ser tanto horizontal, como vertical, de la Alta Dirección a la Dirección Intermedia, como de la Dirección Intermedia a la Alta Dirección. Con ese dinamismo es que podemos desarrollar la planificación estratégica. Obviamente si lo logramos, vamos a lograr nuestras metas, con el afán de ir expandiéndonos como organización y obviamente creciendo como organización. La estrategia es el prever el éxito de la organización de una manera sistemática. Con base en esta información que les he venido diciendo en qué creemos?, en que la estrategia tiene que ser el éxito, porque ya en los objetivos estratégicos analizamos el interno y el entorno, nos aseguramos que eso se pueda lograr, entonces, ahora montemos esta estrategia para poder desarrollar este Plan Estratégico. Qué es una meta?, una meta se puede entender como la expresión de un objetivo, que es el norte a seguir, pero en términos cuantitativos. A la hora de redactar lo hacemos en términos cuantitativos, porque si no le ponemos la parte cuantitativa, se nos convierte esto en un objetivo y la idea no es esa, sino ir con la meta sabiendo hacia dónde tenemos que ir. Por ejemplo, ahora que pasó el mundial, un objetivo general es ir a participar del Mundial 2014, la meta es ganar los 06 partidos que hay que hacer para ganar el campeonato, esa es la meta, entonces, ahí lo ligamos desde el punto de vista cuantitativo. Viene la parte de indicadores, tal vez puede ser un elemento complejo, pero la intención es aclararlo. Para construir un indicador necesitamos saber qué es un indicador? Un indicador de gestión es aquel que nos sirve para administrar, organizar, ejecutar y controlar, es una variable cuantitativa, cuya finalidad es brindar acerca del grado de cumplimiento de una meta, por el simple hecho de organizarnos, dirigir, ejecutar y controlar. Es importante que consideremos esta

6 PÁGINA 1773 perspectiva para irnos aclarando qué es un indicador, importante y haciendo énfasis en la variable cuantitativa. Medir el progreso hacia el logro de estas metas, funciona como una señal de alerta y eso le sirve tanto a la Alta Dirección como a la Dirección Intermedia, qué se ha hecho bien y qué se ha hecho mal, pero desde el punto de vista cuantitativo. Si yo tomo ese indicador de una meta, es porque está ligado a una estrategia, esa estrategia está ligada a un objetivo estratégico y ese objetivo se ligó con las oportunidades y a su vez, esas oportunidades se analizaron con base en lo interno de la organización y el entorno. Todo debe estar ligado a lo más importante, el ser y quehacer de la organización, como lo es la misión, visión y los valores de la organización, que muestra si se está trabajando en la senda correcta de acuerdo con los resultados planificados, con lo que ustedes han estructurado acá. Qué es la idea de todo esto y tal vez ya homologamos criterios con esos dos últimos reglones, sirve para detectar posibles desvíos y corregirlos, por eso en la planificación estratégica es sumamente importante evaluar cada año el Plan Estratégico, para corregirlo y fortalecerlo si hay un desvío y eso donde se fortalece, en el Plan Anual Operativo. Vean la dinámica en el Plan Estratégico en su quehacer, que es el Plan Anual Operativo o lo que conocen muchas organizaciones como PAO. Si yo evalúo el Plan Estratégico a finales del 2016 es para el 2017, en ese año, cuáles fueron los desvíos desde el punto de vista que no se cumplieron y cuáles son esas correcciones, pues lo vamos a fortalecer para que le Plan Anual Operativo 2017 podamos seguir adelante. Eso se está enmarcando el resultado es que en el FODA que se hizo, las debilidades pasan fortalezas, las amenazas ojalá si se puede eliminar, se eliminen, pero la hacemos atenuado, que esa es la parte importante, entonces, vamos cumpliendo el Plan Estratégico como se debe cumplir, paso a paso, eso se llama la parte sistemática. Tipos de indicadores: hay indicadores de impacto, esos deberán reflejar los porcentajes de tensión de la metas en comparación con lo esperado. Por ejemplo, un indicador para la Alta Dirección de la JUPEMA cuál podría ser?, bueno cuál es el beneficio cuantitativo y social que la JUPEMA tiene hacia lo

7 PÁGINA 1774 que es la misión de la organización?, eso es de impacto, porque estamos hablando de los beneficios a la sociedad, al mercado meta que ustedes están aquí cumpliendo y trabajando para ese mercado meta, que son los jubilados. De dónde sacamos esos indicadores?, del arte y la expertís de ustedes en cada una de sus áreas. También está la eficacia y es un concepto interesante para diferenciarlo del concepto de eficiencia. Podemos tener indicadores de eficacia, en qué medida el área o la Institución como un todo están cumpliendo con sus metas, sin considerar necesariamente los recursos asignados para eso? Cuando hablo de recursos son aquellos humanos, materiales y financieros. Lo conseguimos pero no nos importó el costo, el tiempo, pero lo cumplimos porque es un indicador de eficacia y es válido, porque en la parte interna pasó algo que es razonable, entonces, como dicen los Auditores, si es razonable, no va haber ningún problema. Adicionalmente tenemos el de eficiencia. Una diferencia entre eficiencia y eficacia, en términos simples, la eficiencia es producir la mayor cantidad de servicios o prestaciones posibles, dado el nivel de recursos de los que se dispone o utilizando la menor cantidad de recursos posibles. Cuando se dice menor es: menor tiempo, menor costo, pero no quiere decir con eso que hay que hacer recortes, no, de ninguna forma, lo hacemos de una forma normal, como lo hace la organización. Eso es ser eficiente. La diferencia entre eficiencia y eficacia qué es?, la eficacia alcanzó la meta, pero muy importante los recursos y aportes, en la eficiencia es haciendo lo mismo pero minimizando los recursos, ahorrando costos, tiempo, entre otros. Por último ustedes pueden hacer indicadores de calidad, en el Plan Estratégico anterior se llegó hasta la parte de indicadores de cumplimiento. La calidad del servicio es una dimensión específica del desempeño que se refiere a la capacidad de la Institución, para responder en forma rápida y directa a las necesidades de sus usuarios. Hay tres variables que se deben considerar en el Área de Servicios, obviamente

8 PÁGINA 1775 el tiempo, la ubicación y la capacidad de la Institución, eso está contemplado en toda la organización. Desde mi punto de vista calidad, de la ISO es satisfacción al cliente. Con sola una persona que no esté satisfecha, no hay calidad en el servicio y eso es importante de considerar. Bajo este formato nos vamos a dirigir cada uno de los grupos, a hacer la misma dinámica que hicimos la semana pasada. Si tienen alguna duda, con mucho gusto estoy a la orden. En indicadores hay un concepto que se llama riesgos, que el M.Sc. Luis Paulino Gutiérrez Sandí nos va a explicar un poco más esto. El M.Sc. Luis Paulino Gutiérrez Sandí señala: el tema de riesgos es para el cumplimiento de la Superintendencia de Pensiones. Lo que necesitamos en esta parte es que cada grupo, de acuerdo al objetivo estratégico, determine qué los puede afectar para no cumplir este objetivo?, por ejemplo, en el caso de nosotros que trabajamos con información interna y externa, entonces, si la información no es oportuna no se pueden hacer los informes, si no tenemos sistemas que nos ayuden, no se puede cumplir el objetivo. La recuperación, si existe algún tipo de recuperación nueva que debamos implementar, eso nos afecta a la hora de hacer la gestión. Si existe desconocimiento de algún tema que hay que implementar, eso puede llegar a hacer que no se cumpla el objetivo. Todos aquellos factores que puedan hacer que no se cumplan los objetivos y es mejor mencionarlos todos, indistintamente, por el hecho de que en un futuro si se llega a materializar alguno, ya los tenemos delimitados. Debemos de ser muy transparentes a la hora de decir, qué es lo que puede llegar a suceder para que no se cumpla el objetivo, por si se llega a materializar decir: nosotros teníamos conocimiento de esto, se han hecho las siguientes gestiones. El M.B.A. Rafael Gutiérrez Brenes vamos a reunirnos en grupos para iniciar con el trabajo. El tiempo es libre, hasta que se finalice. La M.B.A. Glenda Sánchez Brenes señala: a las 12:20 p.m. vamos a dar un

9 PÁGINA 1776 receso para almorzar y continuamos con el trabajo en horas de la tarde. El Cuerpo Colegiado avala la recomendación. Finalizado el receso, los grupos de trabajo continúan con el análisis de las estrategias y los indicadores. Los resultados y los documentos de trabajo se adjuntan como Anexo No. 01 de esta acta. ARTÍCULO TERCERO: Mociones. La señora y señores miembros de la Junta Directiva no presentan mociones en el desarrollo de esta sesión. ARTÍCULO CUARTO: Asuntos Varios. El Cuerpo Colegiado no discute asuntos varios en la presente sesión. El señor Presidente levanta la sesión al ser las quince horas. LIC. VÍCTOR JULIO VALVERDE MOYA PRESIDENTE DRA. SONIA ULATE FALLAS SECRETARIA ÍNDICE DE ANEXOS No. Anexo Detalle Numeración del libro Anexo No. 1 Documento y presentación en Folios del 1778 al 1865 PowerPoint, sobre el Cumplimiento del Plan Estratégico Definición de misión y valores.

10 PÁGINA 1777 Plan Estratégico , resultados. (88 páginas) Anexo 2 Control de asistencia. (01 página) Folio 1866