INSTRUCTIVO DE INDUCCIÓN TÉCNICA

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2 INSTRUCTIVO DE INDUCCIÓN TÉCNICA REINGRESOS POR PERMISOS POSTNATAL PARENTAL NIVEL CENTRAL MINISTERIO DE EDUCACIÓN

3 Índice Página I II III IV V VI Antecedentes. Relevancia del Instructivo.. Descripción de Instructivo a Nivel General 1. Actores Involucrados. 2. Público Objetivo. 3. Criterios que identifican el personal sujeto a inducción técnica. 4. Meta Interna. Procedimiento Inducción Técnica 1. Gestiones Previas. 2. Aplicación Inducción 3. Seguimiento de la Inducción 4. Sistematización Flujograma... Consideraciones Finales Anexo Nº 1 - Encuesta de inducción realizada en el lugar de trabajo ingresos postnatal parental madres Encuesta de inducción realizada en el lugar de trabajo ingresos postnatal parental padres 14 2

4 INSTRUCTIVO INDUCCIÓN TÉCNICA REINGRESOS PERMISOS POSTNATAL PARENTAL MINISTERIO DE EDUCACIÓN 2015 I. Antecedentes De acuerdo a lo que indica la Ley , artículo 195 las trabajadoras tendrán derecho a un descanso de maternidad de seis semanas antes del parto y doce semanas después de él. Específicamente, en lo referente al descanso postnatal parental, en su artículo 197 bis, indica que Las trabajadoras tendrán derecho a un permiso postnatal parental de doce semanas a continuación del periodo postnatal, durante el cual recibirán un subsidio cuya base de cálculo será la misma del subsidio por descanso de maternidad a que se refiere el inciso primero del artículo 195. Para mejor entendimiento de estos permisos, se presenta la siguiente tabla: PERMISO Descanso de Maternidad (Prenatal) Permiso Postnatal Permiso Postnatal Parental 6 semanas antes del parto PERIODO 12 semanas después del parto 12 semanas completas a continuación del postnatal. Excepciones: - Permiso Postnatal Parental de 18 semanas a media jornada, con 50% del subsidio. - Traspaso del postnatal al padre a partir de la 7 semana La trabajadora deberá decidir la forma en que hará uso de su permiso postnatal parental, decisión que deberá informar a través de correo electrónico a su jefatura directa con al menos 30 días antes de terminar el permiso postnatal (hasta 53 días desde la fecha del parto). Al momento de cumplirse la fecha, el/la Jefe/a de cada una de las Divisiones, Departamentos y Unidades deberá implementar un programa de Inducción Técnica, el cual corresponde a un proceso informativo que busca actualizar conocimientos y herramientas técnicas de carácter específico que han sucedido en la ausencia de la persona, para obtener un desempeño óptimo en el cargo. En virtud de lo anterior, cabe precisar que el presente documento surge frente a la necesidad de contar con un procedimiento estandarizado y formal para el Nivel Central, que permita llevar a cabo esta Inducción a todas aquellas funcionarias que se incorporan después de un permiso posnatal parental. Esta Inducción Técnica será responsabilidad de las Jefaturas Directas, quienes deberán cautelar la correcta aplicación y cumplimiento de metas involucradas. El contenido del presente documento describe el proceso de Inducción Técnica y los insumos que respaldan la formulación, aplicación y evaluación de esta acción, siendo una importante herramienta de gestión, la que puede ser mejorada y adecuada en función de los diversos requerimientos y necesidades detectadas posteriormente. 3

5 II. Relevancia del instructivo La correcta incorporación de las funcionarias dentro de cada División, Departamento y/o Unidad, luego de haber pasado meses haciendo uso de su permiso postnatal parental, es de suma importancia, tanto desde la perspectiva de la Institución como desde el punto de vista personal de quienes se encuentran en una etapa sensible de su vida. Esta Inducción será vital para que estas funcionarias logren una rápida adecuación a los objetivos y funciones que se les asignarán ya sea una actualización de las que realizaban o bien nuevas tareas, lo que en definitiva permitirá alcanzar el desempeño esperado en el corto plazo. Por tanto, este instructivo constituye un proceso estratégico que se compone de ciertos elementos que deben tomarse en cuenta al momento de elaborar un proceso de inducción técnica, los cuales están contemplados en este instructivo: Socializar: Permite que la funcionaria pueda conocer e integrarse con quienes forman parte de su equipo de trabajo en caso que éste se haya modificado. Orientar: Se le entrega un apoyo a la funcionaria para que empiece a interiorizarse respecto a las tareas a desempeñar y a los cambios dentro de la División, Departamento y/o Unidad en la que se desempeña. Es por ello que el propósito de la inducción técnica es proporcionar una cálida bienvenida, acogida y apoyo necesario para la adecuada reincorporación de la funcionaria a su equipo de trabajo, entregando información completa y actualizada que facilite el desempeño en su respectivo cargo o función. III. Descripción de Instructivo a nivel general La Inducción Técnica considera la implementación de una serie de acciones que van desde la individualización de la persona sujeta a inducción técnica, hasta la concreción y evaluación de todo el proceso. El procedimiento se constituye principalmente por cuatro momentos de relevancia: a) Gestión Previa: La Unidad Técnica de Reclutamiento y Selección, solicita a la Unidad de Administración Funcionaria la nómina de las funcionarias afectas a esta inducción técnica, contacta a la Jefatura Directa, en forma previa al reingreso de el/la funcionario/a y le solicita la aplicación de este procedimiento, dentro de los primeros 5 días del reingreso respectivo. Deberá además contactar a la funcionaria, a través de correo electrónico de bienvenida, con copia al/la Jefe/a Directo/a, donde se le informará que dicha jefatura realizará la Inducción Técnica antes señalada. b) Aplicación Inducción: La Jefatura directa debe realizar una Reunión de Inducción Técnica de Reingreso, donde contextualiza en forma genérica los cambios que ha sufrido la unidad en términos de personas y/o de funciones o bien describe los objetivos y funciones de la Unidad o Departamento en el caso que el/la funcionario/a haya sido asignado/a a una nueva dependencia. Se debe explicar en detalle las tareas y responsabilidades que deberá asumir, como así mismo se definirán los aspectos administrativos de su permiso tales como horario, remuneración, entre otros. Además, se debe presentar al equipo en caso que éste se haya modificado. 4

6 c) Seguimiento de la Inducción: La Unidad Técnica de Reclutamiento y Selección aplicará una Encuesta de Inducción en el Lugar de trabajo a la funcionaria sujeta a Inducción, y realizará seguimiento por correo electrónico a la Jefatura Directa, respecto de la Inducción Técnica llevada a efecto. d) Sistematización: La información generada en el proceso es sistematizada por la Unidad Técnica de Reclutamiento y Selección, a través de una minuta semestral que consolida la información de la Encuesta de Inducción realizada en la Unidad de Trabajo y el seguimiento a la Jefatura Directa. También se elaborará una minuta de carácter anual entregada a la Jefatura de Recursos Humanos como parte de la Memoria Anual UTEC. 1. Actores involucrados en el proceso: a) Unidad de Administración Funcionaria: Es la unidad encargada de verificar y registrar los reingresos de permisos postnatal parental, que deberán ser remitidos periódicamente a la Unidad Técnica de Reclutamiento y Selección y a la Comisión de Personal b) Comisión de Personal: Es la unidad que registra la información de reingresos de permisos postnatal parental c) Unidad Técnica de Reclutamiento y Selección: Es la encargada de solicitar a las jefaturas directas la realización de la Inducción Técnica para estos casos, además de contactar y dar la bienvenida por correo electrónico a estas funcionarias y finalmente aplicar la Encuesta de Inducción en la Unidad de Trabajo por Ingresos Postnatal Parental y llevar a cabo el seguimiento de esta acción con las Jefaturas Directas. d) Jefaturas: Encargadas de realizar la Inducción Técnica a las funcionarias que reingresan luego de su permiso de postnatal parental. 2. Público Objetivo Personal que reingresa luego de cumplido su permiso de postnatal parental en las diferentes dependencias del Ministerio de Educación del Nivel Central. 3. Criterios que definen el personal sujeto a inducción técnica Las personas sujetas a Inducción Técnica, deben cumplir los siguientes criterios: a) Haber avisado a través de correo electrónico, con 30 días de anticipación a la jefatura directa, la modalidad de permiso de postnatal parental. b) Haber cumplido efectivamente con los días de permiso de postnatal parental. 4. Meta Interna: El primer contacto, por correo electrónico y/o telefónico, con la funcionaria no debe superar los cinco días hábiles posteriores al reingreso de la persona o al envío de la información por parte de la Unidad de Administración Funcionaria del Departamento de Recursos Humanos. Este mismo plazo será la meta para la aplicación de la Inducción por parte de la Jefatura Directa. 5

7 IV. Procedimiento Inducción Técnica 1. Gestiones Previas: a. Solicitud de nómina con reingresos por permiso postnatal parental. Responsable: UTEC y Unidad Administración Funcionaria La UTEC solicita a la Unidad de Administración Funcionaria nómina de reingresos por permiso postnatal parental, en que se señale entre otros datos, la fecha de su reincorporación. En esta nómina deberá registrarse claramente la fecha de inicio de permiso y de término como también el tipo de permiso posnatal parental que asumirá, en el sentido de si será de 12 o 18 semanas (media jornada) en caso de las funcionarias y de 5 u 11 semanas en caso de los funcionarios a quienes se les traspase parte del permiso. b. Ingreso de datos en planilla registro para estos efectos Responsable: UTEC Plazo: Mismo día de la fecha de recepción del correo electrónico. La UTEC debe analizar y sistematizar la información remitida para determinar las personas que se encuentran sujetas a esta Inducción Técnica la que es realizada por la Jefatura Directa c. Verificación de correo electrónico habilitado de el/la funcionario/a que reingresa Responsable: UTEC Plazo: Mismo día de la fecha de recepción del correo electrónico La UTEC a través de la libreta de direcciones de Microsoft Outlook, deberá verificar la habilitación del correo electrónico institucional de las personas que reingresan después de un permiso de este tipo y a las que se les debe enviar un correo de bienvenida. d. Contacto por correo electrónico con Jefe/a Directo/a de la funcionaria que reingresa Responsable: UTEC Plazo: A más tardar al día siguiente de recibida la nómina de reingresos por permiso postnatal parental. La UTEC se contactará con la Jefatura Directa de el/la funcionario/a que reingresará, con la finalidad de solicitar que realice la Inducción Técnica el primer día de su reingreso. e. Contacto por correo electrónico y/o telefónico con la persona que reingresa Responsable: UTEC Plazo: A más tardar a los dos días hábiles de recibida la nómina de funcionario/as que reingresan por permiso postnatal parental Este contacto se realiza siempre vía correo electrónico con copia a la Jefatura Directa y en caso de ser necesario se refuerza a través de llamado telefónico, a excepción de los casos en que no se encuentre habilitado el correo electrónico Institucional. En esta última situación el contacto es telefónico. El objetivo de este contacto es dar la bienvenida y acoger dudas o consultas relativas a materias de su permiso o pago de remuneraciones. 6

8 2. Aplicación Inducción Técnica: a. Inducción Técnica Responsable: Plazo: Mismo día de la fecha de ingreso de el/la funcionario/a Jefatura Directa La Jefatura Directa de la persona que reingresa, tendrá la responsabilidad de realizar una Inducción Técnica, que comienza con la bienvenida, presentación del equipo en caso que este se haya modificado, entrega de información sobre tareas realizadas durante su ausencia y las funciones y responsabilidades que deberá asumir desde su reingreso. 3. Seguimiento de la Inducción: a. Verificar aplicación de Inducción Técnica Responsable: UTEC Plazo: Al tercer día del efectivo reingreso de el/la funcionario/a La UTEC se contacta a través de correo electrónico con la Jefatura Directa para verificar si efectivamente se ha realizado la Inducción Técnica. En caso que no se haya realizado, se insistirá en la aplicación de este procedimiento. b. Aplicación de Encuesta de Inducción realizada en el Lugar de Trabajo en reunión Responsable: UTEC Plazo: a más tardar a los cinco días del efectivo reingreso del el/la funcionario/a Se invita a través de correo electrónico a una Reunión con un/a Profesional de la Unidad Técnica cuya finalidad es dar en forma personal una bienvenida, acoger sus inquietudes y aplicar la Encuesta de Satisfacción respecto de la Inducción Técnica realizada en el Lugar de Trabajo Esta Encuesta de Satisfacción tiene por objetivo evaluar la percepción de la funcionaria/o que reingresa, respecto de la Inducción Técnica llevada a cabo por la Jefatura Directa. 4. Sistematización: a. Elaboración de Minuta Semestral de Inducción Técnica que consolida los resultados del proceso realizado. Responsable: UTEC Plazo: De carácter Semestral, entregada dentro de los primeros diez días del mes en que corresponda. Entrega de Minuta Semestral a Jefatura de la Unidad Técnica de Reclutamiento y Selección, que consolida los resultados referentes a todo el personal que ha reingresado por efectos de este tipo de permiso y a los que se les ha aplicado la Encuesta de Inducción Técnica realizada en el Lugar de Trabajo en el período correspondiente. b. Entrega a Jefatura del Departamento de Recursos Humanos Nivel Central, Minuta Anual del Proceso de Inducción Responsable: UTEC Plazo: De carácter Anual, entregada como parte de la Memoria Anual UTEC. Entrega de Minuta Anual que consolida los resultados de las Encuestas de Inducción realizadas en la Unidad de Trabajo. 7

9 VI. Flujograma FLUJO PROCESOS DE INDUCCIÓN TÉCNICA Gestiones Previas Aplicación Inducción Seguimiento Sistematización Inicio Solicitud de nómina de reingresos a UAF por permisos postnatal parental UTEC solicita a Jefe/a Directo/a que aplique procedimiento de inducción Jefatura Directa aplica Inducción Técnica UTEC verifica si Jefatura Directa realizó inducción técnica Aplicación Encuesta Técnica en el Lugar de Trabajo a funcionario/a que reingresa Elaboración de Minuta Semestral y Anual Fin Ingreso de Datos a Planilla de Registro UTEC Verificación correo electrónico institucional de el/la funcionario/a que reingresa Analizar y sistematizar información entregada en Encuesta Contacto con Jefe/a Directo/a de el/la funcionario/a que reingresa UTEC cita a Reunión a través de correo electrónico Contacto con persona sujeta a inducción técnica Fase 8

10 V. Consideraciones finales La implementación adecuada de este Procedimiento de Inducción Técnica dentro del Nivel Central del Ministerio de Educación, permite retomar y mantener el vínculo con el personal que reingresa a la Institución por motivos de permiso postnatal parental, generando una instancia de acogida, en la cual se entregan herramientas para una rápida adaptación dentro del equipo y la Institución, por lo cual se requiere que esté formalizado para su correcta aplicación. Por otra parte, y conforme a lo planteado por el Instructivo Presidencial sobre Prácticas Laborales en Desarrollo de Personas del Estado, la Inducción se debe considerar como una inversión para el Ministerio de Educación, ya que ayuda a integrar en forma más adecuada a las personas que ingresan a esta Secretaría de Estado, y en lo referido al presente instructivo, a las personas que reingresan a su cargo a desarrollar sus funciones luego de un extenso periodo de permiso postnatal parental. Es dable señalar que en la medida que los distintos actores, especialmente la Jefatura Directa de el/la funcionario/a que reingresa, se comprometan a llevar a efecto este instructivo, éste tendrá éxito y efectividad en la incorporación y adaptación de la persona que deba retomar sus labores. Finalmente, la socialización de las experiencias que desarrolle el Nivel Central permitirá mejorar y hacer las adecuaciones correspondientes a este instructivo y ajustarlo a su realidad, siendo fundamental contar con retroalimentación hacia el Departamento de Recursos Humanos del Nivel Central. 9

11 ANEXO N 1 ENCUESTA DE INDUCCIÓN REALIZADA EN EL LUGAR DE TRABAJO INGRESOS POSTNATAL PARENTAL MADRES Agradeceré dedique un momento a completar esta breve encuesta. La información que nos proporcione será utilizada para mejorar los Procesos de Inducción a cargo del Departamento de Recursos Humanos del Ministerio de Educación. 1.- Señale Unidad Matriz a la que pertenece: Auditoría Interna Ayuda MINEDUC Comunicaciones CPEIP DAG DEG DIPLAP División Jurídica DIVESUP Enlaces Gabinete Ministro/Subsecretaria ORI UCE UNS Otro (Por favor especifique) 2.- Señale su Calidad Jurídica: Titular Contrata Honorarios 3.- Señale el Estamento al que pertenece: Directivo Profesional Técnico Administrativo Auxiliar 4.- Señale cuál fue la modalidad de su descanso postnatal: Permiso Postnatal (12 semanas) Permiso Postnatal Parental Completo (Jornada completa) Permiso Postnatal Parental Parcial (Media jornada) Traspaso Postnatal Parental al padre Si se tratase de un traspaso del Permiso al padre, indicar la duración 10

12 5.-Al reintegrarse al MINEDUC, en qué momento le proporcionaron los insumos materiales y/o físicos adecuados y necesarios para desempeñar sus labores (ej. escritorio, computador, artículos de escritorio, etc.)? El mismo día de su reingreso. Al segundo día hábil de su reingreso. Al tercer día hábil de su reingreso. Después del tercer día hábil de su reingreso. Precisar cuántos días hábiles después de su reingreso se le proporcionaron los insumos. 6.- Al reintegrarse a trabajar en esta Secretaría de Estado, tenía habilitado anexo telefónico y correo electrónico institucional? (en caso de que su respuesta fuese NO favor explique con más detalle en Observaciones ). Sí No 7.- En caso de que el equipo de trabajo y/o unidad, sección o departamento en la que se desempeña haya sido modificado, Fue presentada al nuevo equipo de trabajo? (en caso de que su respuesta fuese NO favor explique con más detalle en Observaciones ). Sí La presentación fue realizada: El mismo día de su reingreso. Al segundo día hábil de su reingreso. Al tercer día hábil de su reingreso. Después del tercer día hábil de su reingreso. Precisar cuántos días hábiles después de su reingreso fue presentado/a al resto del equipo. No hay nuevos ingresos No 11

13 8.- Una vez que se reincorporó, Hubo algún cambio en las funciones o tareas del cargo que Ud. desempeñaba al momento de salir con Permiso Postnatal Parental? (en caso de que su respuesta fuese SÍ favor explique con más detalle en Observaciones ). Sí No 9.- En caso de haber respondido SÍ en la pregunta anterior, su Jefatura Directa, le entregó o proporcionó las orientaciones o instrucciones técnicas adecuadas respecto de las funciones o tareas del cargo que Ud. desempeñará? (en caso de que su respuesta fuese NO favor explique con más detalle en Observaciones ). Sí No No aplica 10.- Si tuviese que indicar alguna materia que Ud. considere hubo más debilidad o no fue lo suficientemente informada para que su ingreso haya sido desarrollado con mayor eficiencia, ese ámbito correspondería a: Marque con una X aquella opción que considere pertinente: Oportunidad en la entrega y disposición de insumos materiales y/o técnicos (escritorio, Anexo telefónico, computador, correo electrónico, etc.). Insumos materiales en buenas condiciones de ser utilizados. Presentación, coordinación con el equipo de trabajo y distribución de responsabilidades. Entrega de orientaciones técnicas por parte de la Jefatura Directa. 12

14 11.- Comentarios y/o Sugerencias: Muchas gracias por su colaboración. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN GENERAL MINISTERIO DE EDUCACIÓN 13

15 ENCUESTA DE INDUCCIÓN REALIZADA EN EL LUGAR DE TRABAJO INGRESOS POSTNATAL PARENTAL PADRES Agradeceré dedique un momento a completar esta breve encuesta. La información que nos proporcione será utilizada para mejorar los Procesos de Inducción a cargo del Departamento de Recursos Humanos del Ministerio de Educación. 1.- Señale Unidad Matriz a la que pertenece: Auditoría Interna Ayuda MINEDUC Comunicaciones CPEIP DAG DEG DIPLAP División Jurídica DIVESUP Enlaces Gabinete Ministro/Subsecretaria ORI UCE UNS Otro (Por favor especifique) 2.- Señale su Calidad Jurídica: Titular Contrata Honorarios 3.- Señale el Estamento al que pertenece: Directivo Profesional Técnico Administrativo Auxiliar 4.- Señale cuál fue la duración de su Permiso Postnatal Parental: 14

16 5.-Al reintegrarse al MINEDUC, en qué momento le proporcionaron los insumos materiales y/o físicos adecuados y necesarios para desempeñar sus labores (ej. escritorio, computador, artículos de escritorio, etc.)? El mismo día de su reingreso. Al segundo día hábil de su reingreso. Al tercer día hábil de su reingreso. Después del tercer día hábil de su reingreso. Precisar cuántos días hábiles después de su reingreso se le proporcionaron los insumos. 6.- Al reintegrarse a trabajar en esta Secretaría de Estado, tenía habilitado anexo telefónico y correo electrónico institucional? (en caso de que su respuesta fuese NO favor explique con más detalle en Observaciones ). Sí No 7.- En caso de que el equipo de trabajo y/o unidad, sección o departamento en la que se desempeña haya sido modificado, Fue presentado al nuevo equipo de trabajo? (en caso de que su respuesta fuese NO favor explique con más detalle en Observaciones ). Sí La presentación fue realizada: El mismo día de su reingreso. Al segundo día hábil de su reingreso. Al tercer día hábil de su reingreso. Después del tercer día hábil de su reingreso. Precisar cuántos días hábiles después de su reingreso fue presentado/a al resto del equipo. No hay nuevos ingresos No 15

17 8.- Una vez que se reincorporó, Hubo algún cambio en las funciones o tareas del cargo que Ud. desempeñaba al momento de salir con Permiso Postnatal Parental? (en caso de que su respuesta fuese SÍ favor explique con más detalle en Observaciones ). Sí No 9.- En caso de haber respondido SÍ en la pregunta anterior, su Jefatura Directa, le entregó o proporcionó las orientaciones o instrucciones técnicas adecuadas respecto de las funciones o tareas del cargo que Ud. desempeñará? (en caso de que su respuesta fuese NO favor explique con más detalle en Observaciones ). Sí No No aplica 10.- Si tuviese que indicar alguna materia que Ud. considere hubo mayor debilidad o no fueron lo suficientemente informadas para que su reingreso haya sido desarrollado con mayor eficiencia, ese ámbito correspondería a: Marque con una X aquella opción que considere pertinente: Oportunidad en la entrega y disposición de insumos materiales y/o técnicos (escritorio, Anexo telefónico, computador, correo electrónico, etc.). Insumos materiales en buenas condiciones de ser utilizados. Presentación, coordinación con el equipo de trabajo y distribución de responsabilidades. Entrega de orientaciones técnicas por parte de la Jefatura Directa. 16

18 11.- Comentarios y/o Sugerencias: Muchas gracias por su colaboración. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN GENERAL MINISTERIO DE EDUCACIÓN 17