PLAN DE ACCION PARA LA VALORACIÓN DEL RIESGO DE LA UNED

Transcripción

1 UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA Vicerrectoría de Planificación Programa de Valoración de la Gestión Administrativa y del Riesgo Institucional PLAN DE ACCION PARA LA VALORACIÓN DEL RIESGO DE LA UNED MARZO 2015

2 1. Introducción Análisis de la situación Objetivo y meta del plan de acción Estrategia de aplicación Cronograma Seguimiento Limitaciones y riesgos ANEXO 1: PLANIFICACIÓN RIESGOS ANEXO 2: PLANIFICACIÓN RIESGOS

3 1. Introducción La Ley General de Control Interno (LGCI) No. 8292, publicada en La Gaceta No. 169 del 04 de setiembre del 2002 y las Normas de Control Interno para el sector público (N CO-DFOE) publicadas en La Gaceta No. 26 del 6 de febrero del 2009,señala que el jerarca y los titulares subordinados deben desarrollar medidas que ayuden al buen funcionamiento del sistema de valoración del riesgo, con el fin de ubicarse en un nivel de riesgo organizacional aceptable. 2. Análisis de la situación El PROVARI en materia de Valoración del Riesgo ha trabajado con varias instancias desde el año 2013 donde inicio con el Centro de Operaciones Académicas (con el sistema informático Audinet ) y con la Dirección Financiera y sus dependencias, acción que fue finalizado únicamente por la Oficina de Control de Presupuesto en el Con la experiencia de las dos valoraciones y atendiendo lo indicado en las directrices del SEVRI, se actualizan las Orientaciones de Valoración de Riesgo y se desarrolla una herramienta en Office-Excel con el fin de aplicarlas. A mediados del 2014 se retoma la Valoración de Riesgo con las dependencias de la Dirección Financiera e inicia con la Dirección de Centros Universitarios, valoración que fue finalizada con éxitos a finales del Objetivo y meta del plan de acción El objetivo es definir la forma en que se va a realizar la valoración de riesgos en la Universidad en los periodos 2015 y La meta que se traza es el realizar la valoración en al menos el 50% de las dependencias que forman parte de cada unidad programática indicada en el presupuesto de la UNED por año. Esta finaliza con un informe anual que incluye el nivel de riesgo organizacional y los mecanismos operativos que ayuden a minimizar el riesgo en aquellos que la Universidad no acepte, según lo indicado en las Orientaciones de Valoración del Riesgo. 4. Estrategia de aplicación Para lograr el éxito de lo planificado, se establecerán etapas básicas preliminares que ayuden a PROVAGARI a obtener el espacio y la información en cada dependencia a visitar: 3

4 a) El plan deberá ser aprobado por la Comisión Institucional de Control Interno. b) Aprobación del Rector. Por medio de esta aprobación, se busca la emisión de un comunicado a las dependencias sobre la aplicación del taller para Valorar el Riesgo con las fechas establecidas, con el fin de que los vicerrectores, directores, jefes y coordinadores planifiquen sus agendas con anterioridad para obtener la mayor participación y compromiso en la aplicación de la valoración del riesgo. c) Confirmación de fechas: El PROVAGARI se comunicará con cada vicerrector, director, jefe y coordinador para confirmar y coordinar las fechas de la valoración del riesgo. d) Ejecución de la valoración del riesgo según el cronograma establecido y siguiendo el procedimiento descrito en las Orientaciones para la valoración de riesgo dela UNED. La valoración de riesgo del año 2015 se iniciará en el mes de abril y culminará en noviembre del La valoración del año 2016 se inicia en Febrero y finaliza con la presentación del informe en el mes de setiembre. PROVAGARI realizará revisiones de la ejecución del plan cada tres meses, con el fin de realizar ajustes cuando lo considere necesario. Se elaborará un reporte de esta revisión. Cada final de año se realiza un informe de riesgo, con el fin de presentar a la rectoría el estado del riesgo de la Universidad. 5. Cronograma En el Anexo 1, de este plan, se detalla el cronograma propuesto para su ejecución, incluye el detalle de la dependencia a trabajar y la fecha de ejecución de la misma. Recursos Necesarios: dos personas asesoras de PROVAGARI y equipo e instalaciones acordes a la cantidad de participantes por dependencia, para los casos de traslados a Centros Universitarios o dependencias fuera de la Sede Central, se requiere la utilización de viáticos para cada funcionario. 6. Seguimiento Con el fin de dar seguimiento a la ejecución de este plan, se incluyeron etapas de revisión en el cronograma, en las cuales se va a verificar la ejecución del mismo y en caso de ser necesario se le realizarán los cambios pertinentes. Se estableció como indicador de seguimiento el siguiente: 4

5 Cantidad de dependencias valoradas / Total de dependencias a valorar El total de dependencias definido para la valoraciones de 104. El indicador se evaluará en las etapas de seguimiento para medir el avance en la ejecución del mismo. 7. Limitaciones y riesgos Con el fin de obtener información que permita desarrollar algunas medidas de control, se analizaron algunas limitaciones que podría enfrentar el plan en un determinado momento, para lo cual se obtuvo lo siguiente: a) Que no exista respaldo por parte de las autoridades para ejecutar la valoración. b) Que no sea posible obtener el compromiso de la jefatura para la ejecución del taller. c) Que no sea posible planificar en conjunto con la dependencia destacada una fecha para la ejecución del taller. d) Que no se logre conseguir un lugar para ejecutar el taller. e) Que no se cuente con el equipo necesario para desarrollar el taller. f) Que falte personal en PROVAGARI para guiar la ejecución del taller. g) Que no se tenga asignado un medio de transporte para realizar las giras a los Centros Universitarios y dependencias que así lo requieran. Con el análisis sobre las limitaciones del plan, se definieron los riesgos que puedan afectar la ejecución del plan, los controles y acciones a ejecutar para mitigarlos, Tabla 1. Para realizar este análisis se hizo la siguiente pregunta: Qué puede pasar para que el plan no se ejecute?, para definir de acuerdo a la estructura de riesgos actual de la UNED, el riesgo, factor y así generar un control para cada limitación. Tabla No. 1 PROVAGARI: Valoración de Riesgos y sus respectivos controles Limitación Riesgo Factor de riesgo Control / Acción Que no exista respaldo por parte de las autoridades para ejecutar la valoración Que no sea posible obtener el compromiso de la jefatura para la ejecución del taller. Operativo Comunicación Exponer ante las autoridades los beneficios de aplicar el SEVRI y los inconvenientes si no se realiza, en cumplimiento de la LGCI. Talento humano Disposición al cambio Exponer ante la jefatura los beneficios de aplicar el SEVRI y los inconvenientes si no se realiza, en cumplimiento de la LGCI. 5

6 Que no sea posible planificar en conjunto con la dependencia destacada una fecha para la ejecución del taller. Efectividad Planificación del trabajo Acordar la fecha adecuada para realizar el taller, de acuerdo a las necesidades de las dependencias. Que no se logre conseguir un lugar para ejecutar el taller. Instalaciones físicas Espacios físicos Buscar, con ayuda de la dependencia el lugar donde se ejecutará el taller, con suficiente tiempo de anticipación. Que falte personal en PROVAGARI para guiar la ejecución del taller. Talento humano Cantidad de recurso humano Contar con una persona adicional que conozca a profundidad el proceso y que pueda apoyar en caso de que sea necesario. Que no se cuente Compras e Equipo Contar con equipo para atender con el equipo inventarios a las dependencias como necesario para computadora y proyector. desarrollar el taller. Que no se tenga Infraestructura Servicios Generales Contar con el apoyo de una asignado un medio persona autorizada por el de transporte para realizar las giras a los Centros CONRE, y su respectiva jefatura para el manejo del vehículo autorizado para la gira. Universitarios y dependencias que así lo requieran. Fuente: Construcción con base en la información de la Estructura de Riesgos de la UNED

7 8. ANEXO 1: PLANIFICACIÓN RIESGOS

8 9. ANEXO 2: PLANIFICACIÓN RIESGOS