Taller Red de Compliance y Buenas Prácticas

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José María Alvarado Núñez
hace 6 años
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1 Taller Red de Compliance y Buenas Prácticas IAE Business School (Campus Pilar) 04 de Octubre 2011

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3 Acciones de Comunicación Código de Conducta Instituciones de Ética Comité de Ética Dilemas Éticos Ética y Compliance en Skanska LA Ethics Action Plan Ethics Workshops Políticas & Procedimientos Cursos e-learning Hotline 3

Código de Conducta Incluido en el Kit de Inducción que reciben y firman todos los colaboradores el día que ingresan a Skanska. Lo complementan: - Guía de Cumplimiento del Código de Conducta.

4 Código de Conducta Incluido en el Kit de Inducción que reciben y firman todos los colaboradores el día que ingresan a Skanska. Lo complementan: - Guía de Cumplimiento del Código de Conducta. - Guía para el Cumplimiento de las Leyes de Defensa de la Competencia en América Latina y de las Normas del Código de Conducta para la Acción en el Mercado. Los socios, clientes, proveedores y subcontratistas deben firmarlo como parte de las condiciones de contratación. 4

5 Comité de Ética de Skanska LA Eduardo Koch (SVP General Counsel y Presidente del Comité de Ética) Miguel Dobrzyniecki (Gerente de Operaciones y Servicios O&G) Juan Aguirre Saravia (SVP RR.HH.) 5

6 Comité de Ética de Skanska LA (cont.) Comité de Ética y Cumplimiento (CDEC) Responsabilidades: (1) Ejecutar las funciones enunciadas en la Guía de Cumplimiento del Código de Conducta. (2) Establecer políticas que definan, reafirmen y promocionen una cultura ética. (3) Estudiar las denuncias recibidas y emitir recomendaciones a las OU para su investigación. (4) Brinda pautas para resolver dilemas éticos. (5) Enviar informes periódicos al Comité de Ética de Skanska AB. (6) Aprobar el plan de comunicación. (7) Guiar la capacitación de los colaboradores de Skanska en materia de ética. (8) Responder consultas en materia de ética y compliance, que surjan en el curso de la actividad comercial. (9) Gestionar el buzón de sugerencias. Reuniones: Mensuales Presidente del Comité de Ética Responsabilidades: (1) Ejercer la representación del CDEC de Skanska LA. (2) Promover e impulsar las actividades del CDEC. (3) Trabajar con el BUP/CEO para que los esfuerzos en materia de ética y compliance estén alineados con la estrategia de la BU, y permitan un crecimiento de la cultura ética. (4) Formar parte del Ethics Experts Group. (5) Ser el contacto directo con el CDEC de Skanska AB. (6) Supervisar y coordinar investigaciones del CDEC sobre denuncias en materia de ética. (7) Llevar un registro de las denuncias tratadas por el CDEC. (8) Promover y supervisar entrenamientos llevados a cabo por la BU y las OU. (9) Actualizar e impulsar el cumplimiento del Ethics Action Plan. 6

7 Ethics Action Plan Contiene las acciones en materia de ética a llevarse a cabo en LA. Actualización anual. Aprobación por parte del Comité de Ética de Skanska AB. Reportes de avance trimestrales al Comité de Ética de Skanska AB. 7

8 Políticas & Procedimientos Lanzamiento y revisión periódica de políticas, procedimientos y guías relativos a temas de compliance y ética tales como: - Conflicto de intereses. - Actividades de patrocinio. - Alcohol y drogas. - Comportamiento ético en los negocios. - Atenciones y hospitalidad corporativa. - Regalos, actividades recreativas y de entretenimiento. - Gastos de Viajes. Son aplicables las Políticas Corporativas emitidas por Skanska AB. Acceso directo a todas las normas a través de OneSkanska y del Sistema de Gestión Integrado (SGI). 8

Administración de cuestiones éticas Ante una falta ética, se deben seguir los siguientes pasos: 1.

Hablar con el abogado de su Unidad de Negocios, con el área de Recursos Humanos o con el Comité de Ética de Skanska LA.

El empleado de Skanska podrá optar por la Línea de Denuncias del Código de Conducta (Hotline).

9 Administración de cuestiones éticas Ante una falta ética, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hablar con su respectivo jefe directo, o el jefe de su jefe. De no sentirse cómodo haciendo esto 2. Hablar con el abogado de su Unidad de Negocios, con el área de Recursos Humanos o con el Comité de Ética de Skanska LA. De no sentirse cómodo con ninguna de las alternativas planteadas anteriormente 3. El empleado de Skanska podrá optar por la Línea de Denuncias del Código de Conducta (Hotline). Línea de Denuncias Hotline : Herramienta anónima y confidencial. Permite reportar hechos que infrinjan el Código de Conducta, a través de la página web o un número gratuito de denuncias. Debe ser utilizado como último recurso, cuando no sea posible cumplir con los dos primeros pasos mencionados anteriormente. 9

10 Cursos e-learning Lanzados en 2010 (primera etapa dirigida a los white collars). Contenidos: Curso I: Código de Ética y Guía de Cumplimiento. Curso II: Protección de Datos. Curso III: Relación con Clientes y Proveedores. Curso IV: Respeto mutuo, acoso, diversidad y discriminación. Curso V: Uso de bienes de la Compañía (en desarrollo). Deméritos: las personas que tienen responsabilidad jerárquica tienen objetivos en sus Bonos en relación con el cumplimiento de los mismos (en algunos casos, también incluye el cumplimiento por parte de sus reportes y gerentes). 10

11 Ethics Workshops Talleres de entrenamiento en ética. Realizados a partir del Efecto cascada. Su finalidad es crear una clara conciencia sobre la ética en los negocios, generando espacios de discusión e intercambio de ideas en cada sector. Exhiben estadísticas de la práctica de negocios en LA, y plantean casos de estudio aplicables a las actividades diarias. Abordan la relación jefe-empleado, y promueven las consultas en materia de ética. Debate de dilemas éticos. Certificado de asistencia registrado en los legajos personales. 11

12 Dilemas éticos Herramienta de reflexión. La clave es dar pautas para discernir la decisión más adecuada en situaciones concretas y adecuadas a la realidad del negocio. Se debaten en forma mensual en diferentes ámbitos dentro de la compañía. Cuantos más temas se discutan y analicen abiertamente, más eficiente será la aplicación de nuestro plan de ética. Entrenamiento y debate en todos los niveles es esencial. 12

13 Acciones de comunicación Publicaciones en la revista interna Construyendo. OneSkanska. Publicación de noticias y anuncios. Distribución en proyectos y oficinas de posters alusivos a la ética. Participación en Instituciones prestigiosas que abordan la temática de la ética en los negocios en América Latina 13

14 Relación jefe-empleado Contenido de un buen liderazgo: Técnicamente bueno (eficaz) Moralmente bueno (ético) Liderazgo Ético No se debe optar por la eficacia en detrimento de la ética. Dilema del fin vs. medios. No se debe afectar la credibilidad. 14

15 Relación jefe-empleado (cont.) Generar compromiso, respeto y confianza. Es clave para el éxito de un programa en materia de ética. Todos los empleados deben hacer suyas la misión y valores de la compañía. Dar el ejemplo. La ética de un líder empresarial influye decisiva y positivamente en la ética de sus colaboradores. Denuncias directas. Las denuncias realizadas ante un jefe directo indican que éste ha sido un generador de confianza. Se deben promover espacios de diálogo, consulta y reflexión que generen esta confianza. La dilucidación de estas denuncias tienen mayor probabilidades de éxito en comparación con los reportes realizados a través de la Hotline, los cuales pueden ser vagos e imprecisos. Protección del denunciante. El jefe debe asegurar la confidencialidad del denunciante y protegerlo de toda represalia que pudiera generarse a raíz de la denuncia realizada. 15

16 Fortalezas y Debilidades Instala el tema en la Organización. Promueve la Comunicación. Posiciona Valores. Asigna Responsabilidades por su incumplimiento. Sustenta el cumplimiento de las obligaciones de diligencia del Directorio. Genera debate interno. Crea un Canal de comunicación en todos los niveles de la Organización. 16

17 Fortalezas y Debilidades (cont.) Casos genuinos. Walk the talk. Simulación y confusión de realidades. Falta de sanciones en determinados casos. Presupuesto. Excusas. Participación del personal. Colaboración de todas las áreas. Comunicación. Revelación de pérdida de liderazgo. 17

18 Nuevo panorama Nuevo valor intangible: La ética en los negocios (reflejada en la reputación de la compañía, y su correlato, la confianza y adhesión a los valores de la Compañía). Nuevo plan. Elaborar un programa de ética integral y consistente con las necesidades y retos de cada empresa. Es esencial una comunicación eficiente para que todos los colaboradores sepan qué parámetros considerar para tomar sus decisiones en forma adecuada, brindando canales dinámicos para evacuar consultas y compartir sugerencias. 18

19 Reflexiones finales Cuantos más temas se discutan, analicen y resuelvan abiertamente en todos los niveles, más eficiente será la práctica impulsada por el CDEC y el CO. Se deben evitar meras presentaciones con verdades dogmáticas que no atienden a la realidad que vivimos sino a una realidad virtual. El contacto con los problemas cotidianos que vive la gente y la forma de resolverlos conforme a la ley y la ética, surgirán del debate y el contacto con la gente en todos los niveles. Sólo comprendiendo todo el funcionamiento y las áreas de una compañía, se pueden aportar soluciones para el buen comportamiento en base a la realidad y no a la literatura del deber ser. 19

20 Reflexiones finales No hay Plan de Ética y Compliance que pueda tener éxito si no es aceptado e incorporado como práctica efectiva de todos los empleados. a. La compañía debe tener una comunicación efectiva (correcta, masiva y completa) de sus normas y procedimientos a todos sus empleados y partes interesadas ( stakeholders ), tales como proveedores, distribuidores, clientes, contratistas, etc. El impulso hacia el buen comportamiento ha de ser profundo en cada uno de los empleados, y sólo cuando la convicción de que lo correcto para la compañía es lo correcto para uno, los valores enunciados por la organización pasarán a ser las virtudes personales de sus agentes. 20

21 Muchas gracias!

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