Conexión de Aplicaciones Externas

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1 Integración Conexión de Aplicaciones Externas (27 abril 2017) Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas. info@auraportal.com Skype: AuraPortal Tel: Internacional:

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN INTEGRACIÓN DESDE UN PROCESO DE AURAPORTAL SERVICIO IMPORTADOR DE DATOS WEB SERVICES INTRODUCIR-EXTRAER INFORMACIÓN TAREAS DE SISTEMA TAREAS DE SISTEMA EJECUTOR (DE SCRIPT) TAREAS DE SISTEMA INVOCADOR EJECUCIÓN DE SCRIPTS DESDE BOTONES INTEGRACIÓN CON FORMULARIOS EXTERNOS FORMULARIOS EXTERNOS EN PROCESOS BPMS ACCESO A PROGRAMAS EXTERNOS DESDE ELEMENTOS DE FAMILIA FORMULARIOS EXTERNOS EN PORTALES EXTERNOS AURAPORTAL ADAPTERS SERVER REPORTING, BI Y CUADRO DE MANDOS INTEGRACIÓN CON APLICACIONES WEB CONFIGURACIÓN DE LA ENTRADA DE AURAPORTAL ESTILOS INTEGRACIÓN EN ÁRBOL DE DOCUMENTOS PROGRAMACIÓN EXTERNA CON SHAREPOINT Y.NET INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 2 de 27

3 INTRODUCCIÓN Este documento resume las posibilidades que tiene AuraPortal para conectarse e integrarse con programas y bases de datos externas. Aquí se muestra solamente una visión general, pero en documentos específicos se detallan todos los aspectos necesarios para su completa comprensión y uso. AuraPortal está diseñado para integrarse fácilmente con todo tipo de aplicaciones externas y de cualquier tecnología, aunque no sea web. De esta manera, una empresa u organización puede seguir utilizando sus programas habituales (ERP, ) e integrar AuraPortal para aprovechar toda su potencia. En este documento se muestran todas las posibilidades de integración de AuraPortal. 1. INTEGRACIÓN DESDE UN PROCESO DE AURAPORTAL En el siguiente esquema se muestra un caso real de integración de AuraPortal con diversas áreas de una empresa. Se trata de un proceso completo de Preventa, Venta, Compra, Entrega y Facturación de productos a clientes. Veremos 10 puntos de integración, numerados del 1 al 10, señalados con un círculo azul con el número rojo dentro:, ) Servicio Importador de Datos: Se trata de un servicio Windows que realiza importaciones de datos desde programas externos hacia AuraPortal. Por un lado, el Servicio Importador se conecta con ODBC a la base de datos externa, y por otro a AuraPortal a través de Web Services. En este ejemplo se importan las cuentas de clientes desde el ERP hacia AuraPortal. (Ver más detalles del Servicio Importador en capítulo correspondiente). Web Services (SOA): AuraPortal dispone de numerosos Web Services para integración SOA (Service Oriented Architecture) con aplicaciones externas. En este ejemplo, cuando desde el ERP un usuario crea una Preventa, automáticamente se inicia un Proceso en AuraPortal invocando el Web Service diseñado a propósito para su Mensaje de Inicio. (Ver más detalles de los Web Services en el capítulo correspondiente). AuraPortal Adapters Server: Con este sistema, desde los procesos de AuraPortal se pueden consultar o modificar datos alojados en Bases de Datos externas (ERP, CRM, ), sin necesidad de programación. En este ejemplo, una vez el SubProceso Preventa ha concluido, una compuerta (DX.82) ha de valorar si el saldo de este cliente es deudor o no. Para ello, a través de AuraPortal Adapters Server, se consulta el dato en la base de datos del ERP y según sea el valor obtenido se dirigirá la corriente en un sentido u otro. (Ver más detalles de Adapters Server en el capítulo correspondiente). INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 3 de 27

4 Ejemplo de integración AuraPortal BPMS con aplicaciones externas (Servicios Web, Servicio Importador, , Ejecución Scripts y programas externos) ERP Proceso de Ventas Proceso de Compras ERP ODBC Servicio Importador 1 Servicio Windows para Importaciones periódicas de datos de BD externas (ERP, ). Web Services ERP Web Services 2 Inicio de Proceso invocando Web Services de AuraPortal SubProceso Preventa ERP ODBC Adapter Server Comprueba Saldo en ERP. Web Services 3 SP.27 Saldo deudor? DX.82 Sí No Lista Facturas ODBC Web Services Autorización Venta? ERP Adapter Server 4 Consulta Facturas pendientes de pago en ERP. CX Sí TP.124 DX.12 No ODBC Web Services SP SubProceso Venta Hay Stock? Cancelación a Cliente TS a Cliente notificando cancelación ERP Adapter Server Comprueba Stock en ERP. 6 Sí TS DX.15 No TS IM de Proceso de Compras FN.135 Web Services Creación de Mensaje de Inicio de Proceso de Compras invocando Web Services de AuraPortal. 7 SubProceso Aprobación EM CX.17 Web Services 8 Creación de Evento de Mensaje Intermedio invocando Web Services de AuraPortal para que el Proceso de Ventas continúe. SP.41 TS Invocar WS para comprar a Proveedor TS.33 Web Service Pedido a Proveedor 9 Proveedor Entrega material a Cliente Recepción material TP.146 TP.59 ERP Ejecución Script Crea Factura en ERP ejecutando Script o Código de programación. 10 TS Ejecución Script en ERP TS.29 TS.45 TS EM en Proceso Ventas FN FN.37 INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 4 de 27

5 AuraPortal Adapters Server: Además de la funcionalidad descrita en el punto anterior, donde la Compuerta utiliza Adapters Server para consultar datos en un programa externo, también es posible utilizar Adapters Server para mostrar datos del programa externo en un Formulario de Tarea Personal de AuraPortal. En este ejemplo, cuando el cliente tiene saldo deudor, llega una tarea personal a un empleado responsable para que autorice o rechace la venta. Para tomar la decisión correcta, cuando este empleado abra la tarea TP.124 (Autorización Venta?), podrá ver la lista de facturas pendientes de pago del cliente, consulta que se realizará automáticamente a través de Adapters Server al ERP. Tarea de Sistema de Tipo Notificación ( ): AuraPortal dispone de diversas tareas de Sistema para realizar acciones automáticas, sin intervención de usuarios. Una de ellas es la de envío de notificaciones a través de correos electrónicos ( ) a usuarios que no tienen acceso a AuraPortal (llamados Usuarios Invitados). En este ejemplo, si el cliente tenía saldo deudor y no fue autorizada la venta en la Tarea Personal TP.124 (Autorización Venta?), una Tarea de Sistema envía automáticamente un al cliente notificándole la anulación de su pedido. AuraPortal Adapters Server: De forma parecida al punto, cuando la Venta ha sido autorizada, una compuerta necesita saber si hay Stock del producto vendido. Para ello, a través de AuraPortal Adapters Server se comprueba si hay stock, consultándolo en el ERP, y así se dirige la corriente del workflow hacia la entrega de material (TP.146, Entrega Material a Cliente) o hacia la realización de una compra (TS, IM de Proceso de Compras). Tarea de Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos): A través de una Tarea de Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos), desde un Proceso de AuraPortal se puede desviar la corriente a otro Proceso para, por ejemplo, iniciarlo. En este ejemplo, desde una Tarea de Sistema del Proceso principal, se inicia un Proceso de Compra. El Proceso principal se queda detenido en un Evento de Mensaje Intermedio (EM), en espera de que el Proceso de Compra finalice. Tarea de Sistema de Tipo Invocador (De Web Services): A través de una Tarea de Sistema de Aura- Portal se pueden invocar Web Services externos. En este ejemplo, desde una Tarea de Sistema (TS.33, TS Invocar WS para comprar a Proveedor) el Proceso de compras realiza el pedido al proveedor invocando sus Web Services. Tarea de Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos): A través de una Tarea de Sistema de Tipo Desviador (Entre Procesos), además de iniciar procesos como ya hemos visto en el punto pueden activar Eventos de Mensaje Intermedio de otros procesos de AuraPortal., también se En este ejemplo, cuando se recibe el material del proveedor, una Tarea de Sistema (TS.45, TS - EM en Proceso de Ventas) activa el Evento de Mensaje Intermedio donde se había quedado detenida la corriente del Proceso original, para que continúe y se entregue el material al cliente. Tarea de Sistema de Tipo Ejecutor (De Script): A través de una Tarea de Sistema de Tipo Ejecutor (De Script), se pueden invocar Procedimientos Almacenados de MS SQL para ejecutar Scripts o programas externos. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 5 de 27

6 En este ejemplo, una Tarea de Sistema (TS.29, TS-Ejecución Script en ERP) invoca un Procedimiento Almacenado de MS SQL que ejecuta un programa que envía la información necesaria del Proceso de Ventas para crear la factura al cliente en el ERP. 2. SERVICIO IMPORTADOR DE DATOS AuraPortal dispone de mecanismos para realizar importación de datos desde programas externos hacia AuraPortal. Se trata de dos programas, uno ejecutable para realizar importaciones manuales y un Servicio Windows que las realiza automáticamente en la fecha y hora programada. Este sistema de importación de datos a AuraPortal permite importar cualquier dato que esté en bases de datos MS SQL Server o cualquier otra que disponga de conexión ODBC, y permite ubicarlos en donde se desee de AuraPortal, ya sea en un elemento (Empleado, Cuenta, Proyecto, Área, Ítem, Tarea) o en sus Anexos, y también en bibliotecas, listas, etc. : El Servicio Importador de datos, se conecta, por un lado, con ODBC a la base de datos externa y por otro, con Web Services a AuraPortal. Hay tres tipos de importaciones, Manual, Programada e Instantánea: IMPORTACIÓN MANUAL. Se utiliza este tipo de importación para realizar importaciones puntuales. Por ejemplo, se puede utilizar para hacer una importación manual inicial para pasar todos los datos por primera vez. IMPORTACIÓN PROGRAMADA. Se utiliza este tipo de importación para realizar importaciones de forma automática con fecha y hora programada. IMPORTACIÓN INSTANTÁNEA. Se utiliza este tipo de importación para realizar importaciones de forma automática y continuada, previa definición de cada cuánto tiempo (periodicidad) debe ponerse en marcha el proceso de importación. El tiempo mínimo es un segundo. Este tipo de importación suele utilizarse INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 6 de 27

7 para realizar importaciones de cambios o en instalaciones en las que es muy importante la actualización rápida de ciertos datos a medida que se modifican. También se puede utilizar MS Office (Access y Excel) para extraer y manejar información, exportarla a programas externos o realizar informes o consultas sencillas o complejas, de un elemento o combinando varios. Hay disponible documentación específica con todos los detalles del Servicio Importador de Datos de AuraPortal. 3. WEB SERVICES INTRODUCIR-EXTRAER INFORMACIÓN La mayoría de la información almacenada en AuraPortal está disponible a través de Web Services (SOA), tanto para introducir como para extraer información. Muchos programas pueden conectarse a Web Services, tanto aplicaciones estándar (MS Access, MS Excel, ) como programas diseñados a propósito con cualquier sistema de programación, como Java, Visual Basic, Delphi, Visual Studio.NET, etc. En AuraPortal se diferencian tres tipos de Web Services: Web Services genéricos, proporcionados por defecto por SharePoint (plataforma sobre la que está desarrollada gran parte de AuraPortal) y disponibles para leer o escribir la mayoría de información de AuraPortal. Web Services de Sistema de AuraPortal, diseñados para facilitar propósitos concretos y disponibles en la instalación por defecto. Están disponibles los siguientes, con los que se puede realizar la mayoría de acciones que un usuario puede hacer desde la interface de AuraPortal: AuraPortalProcesos: Web Service para manejar datos de Procesos de AuraPortal. Con él se pueden obtener todos los datos de los Procesos, Iniciar Procesos, Ingresar documentos, etc. (Ver Web Services Personalizados). AuraPortalTareas: Web Service para manejar Tareas Libres de AuraPortal, por ejemplo, Leer, Crear, Enviar, Modificar, Terminar y Eliminar Tareas. AuraPortalDoc: Web Service para manejar documentos y Anexos en AuraPortal, por ejemplo, ingresar, enlazar y leer documentos, en Bibliotecas, Fichas y Anexos de cualquier elemento de todas las Familias de AuraPortal. Este Web Service es, por ejemplo, el que utiliza AuraPortal Ingresador (Uploader), programa incluido en las Utilidades de AuraPortal que facilita mucho el ingreso de documentos y correos en AuraPortal desde Windows, Word, Excel y Outlook. AuraPortalFamilas: Web Service para manejar elementos del resto de familias de AuraPortal (Empleados, Cuentas, Proyectos, Ítems y Áreas). Con este Web Service se pueden Crear, Ver, Modificar o Eliminar cualquier elemento. AccionBell: Web Service que utiliza el programa Avisador (Warning Bell). Web Services Personalizados de AuraPortal: Tanto los Formularios de Mensajes de Inicio de Proceso como los de Eventos de Mensaje Intermedios que se diseñan a medida en los Procesos de AuraPortal, pueden ser publicados como Web Services para ser invocados desde otros Procesos de AuraPortal o desde programas externos. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 7 de 27

8 AuraPortal dispone de ejemplos, con código fuente incluido, de programas diseñados con Visual Basic 6 y.net, de cómo realizar programas que se conecten a Web Services de AuraPortal. Hay disponible documentación específica para los Web Services de AuraPortal. 4. TAREAS DE SISTEMA Desde los Procesos de AuraPortal pueden ejecutarse Tareas de Sistema, que automáticamente, realizan diversas acciones según estén configuradas. Relacionadas con integración con aplicaciones externas, cabe destacar los siguientes Tipos de Tareas de Sistema: NOTIFICADOR (A Usuarios): Además de Notificaciones a usuarios empleados de AuraPortal, la Tarea de Sistema de Tipo Notificador, envía Notificaciones vía a Usuarios Invitados y a No Usuarios. DESVIADOR (Entre Procesos): Desvía la corriente a otro Proceso, tanto para iniciar Procesos como para activar Eventos de Mensaje Intermedios en donde la corriente de un Proceso está detenida. EJECUTOR (De Script): Ejecuta un Script (Procedimiento Almacenado SQL), traspasando cualquier dato del Panel del Proceso. Este sistema incluye la posibilidad de ejecutar programas externos. INVOCADOR (De Web Service): Invoca Web Services externos. AuraPortal tiene disponibles más Tareas de Sistema, pero no se indican en este documento porque no están directamente relacionadas con la integración con otros sistemas. Hay disponible documentación específica, con todos los detalles, para las Tareas de Sistema de AuraPortal. 4.1 Tareas de Sistema Ejecutor (De Script) Desde los Procesos de AuraPortal, las TS-EJECUTOR (de Scripts) pueden ejecutar Scripts y cualquier código de programación, con lo que cualquier integración es posible. Esta característica se basa en la ejecución de Procedimientos Almacenados de SQL (Stored Procedures), donde, además de scripts con lenguaje Transac es posible ejecutar código diseñado con cualquier sistema de programación estándar (.Net, Visual Basic 6, Delphi, Java, ). Cuando la Tarea de Sistema se ejecuta puede transmitir datos del panel (ver más detalles en adelante). Además, siempre transmite los cuatro parámetros siguientes al Procedimiento Identificación interna del Proceso que ejecuta la Identificación de la Clase de Proceso que ejecuta la Código de la TS que ejecuta el Procedimiento Referencia Base del Proceso que ejecuta la TS. Con estos cuatro parámetros, el programa indicado en el script puede conectarse a los Servicios Web de AuraPortal para obtener cualquier dato necesario e interactuar con el programa externo. Por ejemplo, con la Referencia Base (@RefBase) el programa puede consultar el método PanelDatosVer del Servicio Web AuraPortalProcesos para obtener los datos de un pedido realizado en AuraPortal que se INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 8 de 27

9 desea facturar y transmitirlos al ERP. La conexión con el ERP dependerá de cada caso, ya sea a través de Servicios Web, APIs, Active-X, directamente a la base de datos, etc. Sin embargo, existe además una forma directa de acceder a los datos del Proceso, ya que, además de los 4 parámetros definidos más arriba, se pueden pasar como parámetros campos de Panel del Proceso. Este sistema facilita mucho la ejecución de Programas Externos ya que se puede disponer de los datos del proceso de forma directa. Según se muestra en la siguiente imagen, en la página de configuración de la Tarea de Sistema, el botón Agregar Parámetro Entrega permite seleccionar campos de panel del proceso. El nombre del parámetro debe ir precedido INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 9 de 27

10 Los siguientes campos de panel no están disponibles para ser pasados como parámetros: Grupo de Campos Selección Múltiple Términos Generales de Familia (Sí los Prefijos) Campo Documento Si se desea manejar estos campos hay que invocar el método PanelDatosVer del Servicio Web AuraPortalProcesos. Esto es válido para todo el pase de parámetros de Ejecución de Script, Invocador de Servicios Web Externos y Formularios Externos. En la documentación de las Tareas de Sistema de AuraPortal están todos los detalles de configuración de la Tarea de Sistema de Ejecución de Script, con ejemplos de configuración de Procedimientos Almacenados y su Script. 4.2 Tareas de Sistema Invocador La Tarea de Sistema de Tipo Invocador permite la utilización de Servicios Web que estén disponibles en otras instalaciones de AuraPortal o en otros sistemas externos diferentes. Como ejemplo de acceso a un Servicio Web externo se podría, tal como se ve en la imagen siguiente, hacer un pedido a un proveedor (Order to Vendor) desde AuraPortal. Según se muestra en la siguiente imagen, en la ventana de configuración de la TS-INVOCADOR se proporcionan los datos para invocar un Servicio Web, en este caso, de otra instalación de AuraPortal. Nota. A continuación se muestra un ejemplo simplificado de configuración de la TS. Para más detalles, puede consultarse la documentación de las Tareas de Sistema, donde se ha desarrollado el ejemplo completo. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 10 de 27

11 Indicar la URL del Servicio Web que se desea invocar, el Usuario, Password y Dominio para conexión al Servicio Web indicado. A continuación, pulsar el botón Obtener WSDL para seleccionar el fichero en donde está la definición del Servicio Web, es decir, su Web Service Description Language. En este caso el fichero se llamará AuraPortalFamilias.wsdl, pero en cada caso será diferente y habrá que consultar con el propietario del Servicio Web que se desea obtener. Una vez integrado el fichero, el campo Método permitirá seleccionar cualquiera de los métodos disponibles en el Servicio Web y, al seleccionarlo, la columna Parámetro mostrará los parámetros disponibles en ese método. Para configurar los parámetros, pulsar en el Grid sobre el parámetro IdCuenta (1) y aparecerá una ventana donde se puede elegir el Campo del Panel Origen (2), tal como aparece en la imagen siguiente. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 11 de 27

12 En este ejemplo se elige el campo 3_Numero Entero, donde estará indicado el ID de la cuenta. Tras esta configuración, en el Grid se habrá rellenado la columna Origen: Para elegir otros parámetros que no estén por defecto en la lista, hay dos posibilidades: INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 12 de 27

13 Parámetros Entrega Por defecto, todos los parámetros que solicita el Servicio Web se rellenan automáticamente en el Grid, pero si por alguna razón faltara alguno, pulsar el botón Parámetros Entrega. Parámetros Devolución Los datos que devuelve el Servicio Web cuando se le invoca, no están por defecto en el Grid, pero se pueden utilizar pulsando sobre el botón Parámetros Devolución. En los casos en que se desee obtener una respuesta del Servicio Web, habrá que indicar dónde se ha de guardar. Cuando se ejecute este proceso, en algún momento antes de la ejecución de la Tarea de Sistema Invocador, hay que haber rellenado los campos que ha de utilizar el Servicio Web. Cuando la corriente llegue a la Tarea de Sistema, se invocará el Servicio Web externo pasándole los datos necesarios. El Servicio Web procesará la petición y devolverá un fichero XML con todos los datos solicitados, los cuales se guardarán en el campo que se haya designado para ello en Parámetros Devolución. 5. EJECUCIÓN DE SCRIPTS DESDE BOTONES Además de la Tarea de Sistema Ejecutor (De Scripts), AuraPortal también puede ejecutar scripts desde los Botones Script. Podemos encontrar los Botones Script en las siguientes opciones: Formularios de Tarea Personal Formularios de Mensaje de Inicio Ficha Contactos Grid de Contactos de la Ficha de la Cuenta El funcionamiento es el mismo en todos los casos. Al pulsarse el botón, se ejecuta un Procedimiento Almacenado de SQL (Stored Procedure), donde, además de scripts con lenguaje Transac es posible ejecutar código diseñado con cualquier sistema de programación estándar (.Net, Visual Basic 6, Delphi, Java, ). En la configuración del botón se proporcionan los datos para localizar el Procedimiento Almacenado (Nombre del Procedimiento, Servidor SQL y Base de Datos) y los parámetros que se desea transmitir al mismo. Al pulsar el botón, se puede transmitir datos del panel, según se haya configurado. Sin embargo, los campos que se pueden traspasar como parámetros, que pueden ser Fijos u Opcionales, varían según donde se encuentre el botón, tal como se explica a continuación. Los parámetros han de nombrarse precedidos Formularios de Tarea Personal: Parámetros Opcionales: Campos del Panel del Proceso. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 13 de 27

14 A continuación, se muestra un pequeño ejemplo en el que se exportan datos de clientes, modificados en AuraPortal, a una base de datos externa de un ERP. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de un botón Exportar que ejecuta un Procedimiento Almacenado ExportaDatos al cual se le pasan, además de los parámetros fijos, el nombre de la cuenta (@NombreCuenta), el teléfono (@Telefono) y el (@ ). La opción Save Form before Executing Script (Guardar formulario antes de Ejecutar Script) ha de marcarse siempre que se necesite guardar los datos recién introducidos en el formulario para que se puedan pasar como parámetros al Procedimiento Almacenado cuando se pulsa el botón. La opción Update Form after Executing Script (Actualizar Formulario después de Ejecutar Script) ha de marcarse siempre que se necesite actualizar los datos del formulario una vez ejecutado el script. Formularios de Mensaje de Inicio: Parámetros Opcionales: Campos del Panel del Proceso. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 14 de 27

15 Ficha Contactos (y Grid): @NombreCuenta Parámetros Opcionales: Todos los campos que se han definido en la Ficha de Contactos. A continuación, se muestra un pequeño ejemplo de integración con una centralita de VOIP (Voz sobre IP), donde se pueden efectuar llamadas telefónicas desde AuraPortal. En la siguiente imagen puede verse un ejemplo de un Botón Script Llamar que ejecuta un Procedimiento Almacenado LlamarContacto al cual se le pasan, además de los parámetros fijos, el nombre de la cuenta (@NombreCuenta) y el nombre y teléfono del contacto (@NombreContacto Nota. En lugar de Contactos se ha de entender Roles Personales. Por lo demás, el ejemplo se puede seguir sin más diferencia. En la siguiente imagen se puede ver el Grid de contactos con el botón Llamar integrado. A la práctica, pulsando ese botón se efectuaría la llamada mediante la centralita. Para efectuar la llamada solo sería necesario el parámetro Teléfono y los demás datos se podrían utilizar para registrar la llamada. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 15 de 27

16 En la documentación de las Tareas de Sistema de AuraPortal están todos los detalles de configuración de la Tarea de Sistema de Ejecución de Script, con ejemplos de configuración de Procedimientos Almacenados y su Script, que son válidos para el caso de los botones. 6. INTEGRACIÓN CON FORMULARIOS EXTERNOS AuraPortal proporciona la posibilidad de utilizar Formularios Externos (desarrollados con o para otros sistemas externos) integrados en tres puntos: Formularios de Procesos BPMS Fichas de Elementos de Familia Portales Externos 6.1 Formularios Externos en Procesos BPMS En las Tareas Personales de Proceso (TP) de AuraPortal se pueden añadir formularios diseñados con herramientas externas, que interactúen con datos de AuraPortal. Además, para facilitar la integración con otras aplicaciones, es posible que la TP transmita los siguientes datos al formulario externo: Campos del Panel del Proceso. Las Credenciales del Usuario de AuraPortal. Las Credenciales que se transmiten son las del usuario que ha iniciado sesión en AuraPortal, de forma que no sea necesario volver a validarse en el Programa Externo. Además, para facilitar la integración con otras aplicaciones, AuraPortal proporciona la funcionalidad de transmitir las credenciales del usuario que ha iniciado sesión en AuraPortal al programa externo, de forma que no sea necesario volver a validarse. Para más información en lo que se refiere a traspaso de credenciales, consultar la documentación sobre Transmisión de Credenciales. Nota. Para acceder a una aplicación externa sin tener que autenticarse otra vez, también se puede: 1- Utilizar la Autenticación de Windows Integrada. Si AuraPortal y la aplicación externa están configuradas con Autenticación de Windows Integrada, el usuario utilizado en ambas aplicaciones será el que haya iniciado sesión en Windows. De esta manera no habrá necesidad de volverse a validar. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 16 de 27

17 2- Instalar la aplicación externa en el mismo Sitio Web que AuraPortal. La autenticación realizada al entrar en AuraPortal servirá también al programa externo. Si se desea esta configuración, es importante que la aplicación externa esté ubicada en el directorio raíz del Sitio Web de AuraPortal, fuera de los directorios \Home, \AP, \WS, ya que son sustituidos en las actualizaciones de AuraPortal, perdiéndose su información. CONFIGURACIÓN DEL FORMULARIO EXTERNO Para integrar un Formulario Externo en un Formulario de TP, desde la ventana de configuración del formulario de tarea, pulsar en el botón Formulario Externo. A continuación, además del Nombre y la Descripción, se introducen los datos de configuración cuya explicación se puede ver seguidamente: Nota. A continuación hay una breve explicación de las opciones seleccionadas, pero para una explicación más detallada de los Formularios Externos, consultar la documentación sobre Formularios Dinámicos. Formulario-URL. Corresponde a la URL del formulario que se desea mostrar desde el proceso. También puede seleccionarse una Consulta. Destino. El campo tiene dos opciones: o o Formulario. El formulario externo se mostrará integrado dentro de un marco en el propio formulario del proceso. Ventana Nueva. En el formulario del proceso aparecerá un botón que mostrará, al pulsarse, el formulario externo en una ventana independiente, cuyo tamaño se puede también limitar. Al marcar esta opción aparece una opción de configuración más: o Guardar Formulario antes de Ejecutar Formulario Externo con una casilla de verificación. Si se marca esta casilla en ejecución, al pulsar el botón, se guardarán los datos del formulario del proceso antes de mostrarse el formulario externo en la ventana independiente. Nota. Esta opción no es aplicable cuando el formulario externo se muestra integrado dentro del propio formulario del proceso, ya que en este caso no hay botón que pulsar. Enviar Credenciales. Marcar esta opción si se desea transmitir las credenciales al programa externo. Encriptar Credenciales. Marcar esta opción si se desea transmitir las credenciales al programa externo de forma encriptada. (Ver detalles más adelante). Al seleccionar esta opción, también se puede elegir si Enviar Cookies. A continuación, se muestra un pequeño ejemplo de Integración de Formulario Externo, una consulta de datos contables, de un ERP desde un formulario de AuraPortal. En la siguiente imagen puede verse la configuración de este ejemplo. Al formulario externo se le pasan las credenciales encriptadas, además de los (Código de la Cuenta) (1) (Nombre de la Cuenta) (2). INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 17 de 27

18 Una vez el proceso está en curso, la TP que contiene el Formulario Externo llega al ejecutor. Cuando este pulsa el botón del formulario externo, en nuestro ejemplo Datos Contables, se abre el formulario externo al cual se le han pasado los datos: Nombre de la Cuenta y Código, requeridos para hacer la consulta, y no hace falta autenticarse de nuevo porque se han pasado las credenciales. Ver el ejemplo en la siguiente imagen. Nota. Todos los datos que se han configurado para ser transmitidos pasarán al formulario externo a través de la URL. Por este motivo, el formulario externo ha de ser capaz de interpretarlos para utilizarlos como desee. En este ejemplo, el formulario externo de datos contables queda automáticamente filtrado por el código de la cuenta del cliente. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 18 de 27

19 DESENCRIPTACIÓN DE LAS CREDENCIALES Las credenciales se transmiten a través de la URL igual que los datos del panel, y si se ha marcado Encriptar Credenciales, estarán cifradas en Base64, encriptadas con 3Des, y en el formato siguiente: Dominio:login:contraseña:aaaa-mm-dd (hh:mm) Por ejemplo: auraportal:alfredo.mut:al2345bo: (12:10) La primera vez que se marca la opción Transmitir Credenciales se crearán la Clave Pública y Clave Privada que permitirán desencriptar los datos. Estas Claves están disponibles en la opción Estructura GE- NERAL Administradores - Parámetros Claves Encriptación. El formulario externo que reciba estos parámetros ha de estar preparado para utilizarlos según las indicaciones siguientes: 1. Para recuperar la cadena dentro de la página se necesita utilizar el comando: Request.QueryString("params") INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 19 de 27

20 2. Para desencriptar la cadena que se recupera, se necesita realizar lo siguiente: 2.1. Obtener las claves almacenadas en la lista Estructura GENERAL Administradores - Parámetros Claves Encriptación: Clave Pública. Clave Privada Con el algoritmo 3DES obtener la cadena desencriptada con el código de ejemplo siguiente (ejemplo de.net): using System.Security.Cryptography; private TripleDESCryptoServiceProvider des = new TripleDESCryptoServiceProvider(); des.key=convert.frombase64string(enc_cl_pub); des.iv=convert.frombase64string(enc_cl_pri); string decrypted; byte[] Code = Convert.FromBase64String(thisDecode); decrypted = ASCIIEncoding.ASCII.GetString(des.CreateDecryptor().TransformFinalBlock(Code, 0,Code.Length)); En este ejemplo, 'thisdecode' contiene la cadena encriptada y 'decrypted' la cadena desencriptada. 6.2 Acceso a Programas Externos desde Elementos de Familia Es posible configurar un acceso a un Formulario Externo (por ejemplo, el ERP) desde la ficha de un elemento de familia (Empleado, Cuenta, Ítem, Proyecto o Área). Una vez configurado el acceso, en la ficha del elemento de familia, en la sección ENLACES, aparece un icono buscador. Al pulsarlo se accederá a la URL que haya sido configurada en Estructura. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 20 de 27

21 Este acceso se configura desde ESTRUCTURA-FAMILIAS. Acceder a la familia en la que se desea el acceso, por ejemplo, Cuentas. En la Barra de Acciones aparece un botón Conexión ERP (ver imagen siguiente). Al pulsar sobre Conexión ERP, aparecerá la ventana de Configuración, como la de la siguiente imagen: INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 21 de 27

22 Además del Nombre y la Descripción, se introducen los datos de configuración cuya explicación se puede ver seguidamente: URL. Corresponde a la URL del programa que se desea mostrar desde el elemento de familia. Indicar Tamaño Ventana. Seleccionar Sí si se desea configurar el tamaño de la ventana (en píxeles) en la que se visualizará el ERP. Disponible en Ficha. Seleccionar Sí para que el icono buscador aparezca en la ficha del elemento, en nuestro ejemplo, una Cuenta. Excepto en el caso de la familia Empleados, se pueden filtrar las Clases en las que se desea que aparezca el icono buscador: Sólo en Clientes (Customers), por ejemplo. Enviar Credenciales. Marcar esta opción si se desea transmitir las credenciales al programa externo. Encriptar Credenciales. Marcar esta opción si se desea transmitir las credenciales al programa externo de forma encriptada. (Ver detalles más adelante). De forma automática se pasan 2 parámetros al formulario externo: ID. Se pasa el ID del elemento de familia desde donde se pulsa el icono buscador. Con este ID, y accediendo a los Servicios Web de AuraPortal, se puede obtener cualquier dato de AuraPortal que se desee y actuar según se desee. CodigoERP. El código ERP de la ficha de los elementos de familia normalmente se utiliza para relacionar el elemento con su equivalente en programas externos, en este caso el ERP. Aunque el código ERP se puede obtener a través de los Servicios Web, para facilitar la integración se pasa este parámetro ya resuelto. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 22 de 27

23 6.3 Formularios Externos en Portales Externos De forma similar, facilitar la integración con aplicaciones externas, en la configuración de cada botón de los Portales Externos es posible trasmitir las credenciales a la URL que se indique, de manera que se puede acceder a otras aplicaciones con el mismo usuario y password que ha iniciado sesión en AuraPortal, es decir, que el sistema no vuelva a pedir autenticación al entrar en la aplicación externa indicada en la configuración del botón. 7. AURAPORTAL ADAPTERS SERVER AuraPortal dispone de un sistema llamado AuraPortal Adapters Server con el que se pueden consultar o modificar datos alojados en Bases de Datos externas (ERP, CRM, ) desde las tareas de los Procesos. El esquema de utilización de AuraPortal Adapters Server es el siguiente: Por un lado, se instala AuraPortal Adapters Server en el servidor de la base de datos externa, o bien en un ordenador en su misma red local, y se establecen los correspondientes Connectors (conexiones ODBC) a los datos que se desea sean utilizados desde AuraPortal, por ejemplo, el Cliente, su Saldo y sus Facturas pendientes de pago. Estos datos serán automáticamente publicados en un Web Service para que Aura- Portal pueda utilizarlos a través de Internet o de la red local. Una vez configurado AuraPortal Adapters Server, desde AuraPortal se establece la conexión con su Web Service para que desde el Diccionario de Términos se puedan crear los términos adecuados, en este ejemplo un Prefijo para el Cliente y los correspondientes Sufijos para su Saldo y sus Facturas pendientes de pago. De esta manera, estos términos se podrán utilizar en Procesos de AuraPortal de varias maneras, como, por ejemplo: Mostrarlos en Formularios de los Procesos de AuraPortal, para que el ejecutor de la tarea pueda consultarlos (o modificarlos, dependiendo de la configuración). En este ejemplo, el ejecutor podría ver en AuraPortal, las facturas pendientes de pago de un determinado cliente, datos que se obtendrían directamente del ERP. Otra funcionalidad importante de AuraPortal Adapters Server, es que los datos provenientes de Bases de Datos externas pueden ser utilizados por las Compuertas de los Procesos de AuraPortal para tomar decisiones, orientando la corriente del flujo del Proceso en un sentido u otro dependiendo de su valor. Por ejemplo, que si el saldo del cliente que realiza un pedido es positivo se acepte el pedido directamente, pero que si fuera negativo se requiera una aprobación específica del Director Comercial. Para una información más completa consultar la documentación sobre Adapters Server. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 23 de 27

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25 8. REPORTING, BI Y CUADRO DE MANDOS Además de que AuraPortal incluye herramientas propias de Business Intelligence y Cuadro de Mandos para el análisis y control de los Procesos, también se puede utilizar herramientas externas compatibles con MS SQL. Baste mencionar que el propio MS SQL Server incluye tres herramientas para ello, como son Integration Services, Analysis Services y Reporting Services, pero hay muchas más compatibles con MS SQL y SharePoint en el mercado. Por ejemplo, con MS Office (Access y Excel) es muy fácil acceder a toda la información de AuraPortal. SQL Reporting Services 2008 está integrado en AuraPortal, y con él que se pueden crear todo tipo de informes y consultas sencillas o complejas, de un elemento o combinando varios y con presentaciones gráficas vistosas y prácticas: Otra gran ventaja de SQL Reporting Services es que el usuario que visualiza los informes o reports, no necesita nada más que un navegador de Internet en su ordenador (sólo el que diseñe los informes necesitará tener instalada la herramienta de diseño de informes de SQL Reporting Services 2008). Para más detalles sobre las posibilidades de crear Informes, consultar la documentación sobre Monitorizacion-AnalisisInformacion-KPI. 9. INTEGRACIÓN CON APLICACIONES WEB Dado que el diseño de AuraPortal está basado en tecnología Web, es muy fácil la integración con otros sistemas Web, ya sean páginas, aplicaciones o Intranets existentes. Todas las ventanas de AuraPortal están accesibles con una URL, de manera que es posible realizar personalizaciones como por ejemplo las siguientes: Acceder a cualquier opción de AuraPortal desde otras páginas Web, botoneras, etc., simplemente indicando la URL adecuada. Por ejemplo, se puede acceder a la Cuenta de ID 25 con la siguiente URL: Es posible crear Tareas Libres de una clase determinada, directamente con una URL. Por ejemplo, se pueden crear Tareas Libres de la Clase de ID 101, con la siguiente URL: ueva=yes INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 25 de 27

26 Es posible publicar Comunicados de AuraPortal en cualquier página Web. Por ejemplo, para ver los Comunicados de la Clase de ID 15, utilizar la siguiente URL: Es posible crear Comunicados directamente con la siguiente URL: /comunicados/fichacomunicado.aspx?id=0 Véase un ejemplo en el apartado correspondiente de este documento. 10. CONFIGURACIÓN DE LA ENTRADA DE AURAPORTAL Además, en AuraPortal es posible configurar entornos particularizados de acceso, lo que se realiza con Páginas y Pantallas de Inicio sin necesidad de programación ni herramientas externas. También es posible crear cualquier entrada con cualquier lenguaje web (HTML, aspx, java, ) con un diseño personalizado. En este caso bastaría con ubicar los ficheros de esta personalización en una biblioteca de AuraPortal, de manera que el link de acceso a AuraPortal sería la página de Inicio diseñada. Al acceder a ella, el sistema pediría una sola autenticación, se abriría la página nueva y se podría acceder a todas las opciones configuradas de AuraPortal sin nuevas autenticaciones. Veamos un ejemplo: Se puede encontrar información detallada sobre la creación de Páginas y Pantallas de Inicio en el Manual del Administrador Delegado y la documentación sobre Gestión de Contenidos. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 26 de 27

27 11. ESTILOS Para facilitar la integración estética con otras aplicaciones, AuraPortal está diseñado para elegir diferentes estilos del diseño de la interface que ve el usuario. La elección del estilo puede ser común para todos los usuarios de AuraPortal o personalizado por cada uno, según se decida en la configuración de la Estructura. El Estilo incluye colores y diseño del contenido de AuraPortal, pero no de las pantallas de inicio, las cuales pueden sustituirse por otras diseñadas a propósito con cualquier lenguaje web (HTML, aspx, java, ), tal como se muestra en el apartado anterior. 12. INTEGRACIÓN EN ÁRBOL DE DOCUMENTOS La familia de documentos de AuraPortal es un sistema basado en listas y bibliotecas de SharePoint, que además de incorporar una estructura en árbol para organizar fácilmente la documentación, también incorpora la posibilidad de integración con otros sistemas con la única condición de que se pueda acceder a ellos a través de URLs. Esto es, en el árbol de bibliotecas y documentos de AuraPortal, además de las propias bibliotecas y listas del Sitio de SharePoint en donde se instala AuraPortal, también es posible ubicar lo siguiente: Bibliotecas, listas o cualquier elemento de otros Sitios de SharePoint existentes en el mismo Servidor, ya sean de cualquier versión de SharePoint Services o de programas SharePoint de Pago (Portal Server, Foundation, ). Cualquier URL, y así poder acceder a aplicaciones Web externas, documentos situados en otros sistemas, etc. de forma fácil y organizada. 13. PROGRAMACIÓN EXTERNA CON SHAREPOINT Y.NET Para integraciones avanzadas, por ejemplo, para realizar aplicaciones que añadan nuevas funcionalidades a AuraPortal, además de poder conectar a través de los Web Services, Adapters Server, Tareas de Sistema y todas las posibilidades comentadas en este documento, también es posible diseñar páginas.net (.aspx) utilizando el modelo de objetos de SharePoint o directamente sobre SQL. De esta manera, se puede acceder a los datos de AuraPortal directamente. Hay ejemplos disponibles en la biblioteca de Descargas del Portal Externo. INTEGRACIÓN. CONEXIÓN DE APLICACIONES EXTERNAS Página 27 de 27