EDICION DE PRESENTACIONES CON POWERPOINT 2007

Transcripción

1 EDICION DE PRESENTACIONES CON POWERPOINT Qué es POWERPOINT? Microsoft Office PowerPoint 2007 es una aplicación que permite la creación de presentaciones gráficas, al estilo de diapositivas que pueden combinar texto, diagramas, imágenes, vídeos, música y efectos especiales diversos. 2. Pantalla de Powerpoint Al arrancar PowerPoint aparece una pantalla inicial como ésta. En la parte superior esta la barra del título, en la que aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Cuando arrancamos PowerPoint sin abrir ningún documento, por defecto nos abre una presentación en blanco y le asigna el nombre inicial Presentación 1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Botón de Office Barra de herramientas de acceso rápido Barra de títulos Banda de opciones Barra de diapositivas Barra de esquemas Barra de estado Vistas del documento Zoom La barra de herramientas de acceso rápido: contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer. Se puede personalizar, es decir, podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuáles no en esta barra, Para añadir o quitar iconos, pincharemos la flecha de la derecha. El botón Office: es el antiguo menú Archivo, donde se incluyen las opciones de: nuevo, abrir, guardar, imprimir, etc. La banda de opciones permite ejecutar todos los comandos de PowerPoint Está formada por 8 pestañas: Inicio, Insertar, 1

2 Diseño, Animaciones, Presentación con diapositivas, Revisar, Vista y Complementos. Inicio: contiene las operaciones de diapositivas, fuente, párrafo, dibujo y edición. Insertar: contiene las operaciones de insertar, tablas, ilustraciones, vínculos, texto y clip multimedia. Diseño: contiene las operaciones necesarias para configurar nuestra página. Animaciones: permite elegir las transiciones de unas diapositivas a otras. Presentación con diapositivas: Revisar: Vista: contiene las diferentes formas de ver el documento, el zoom y opciones de ver ventanas y reglas. Las vistas y el zoom aparecen también en la parte inferior derecha. Complementos: permite grabar La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro. La barra lateral izquierda contiene la barra de diapositivas y la barra de esquemas. La barra de diapositivas ofrece una vista en miniatura de cada diapositiva mostrada en la pantalla central. Al trabajar con varias diapositivas, se puede visualizar así de forma rápida cada una mediante el acceso lateral. También se pueden agregar o quitar elementos de esta barra o desplazarlo para intercambiar el orden. la barra de esquemas muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número. Los botones de vista nos permiten elegir entre la posición de vista normal, vista general de todas las diapositivas o la posibilidad de ejecutar la presentación para ver cómo queda. 3. Crear una presentación: Crear una Presentación en Blanco Despliega el Botón Office y selecciona la opción Nuevo, Crear Presentación en blanco. Aparece una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo. A partir de ahí tendremos que configurar nuestras diapositivas (fondo, color, etc.), dar contenido a las diapositivas, añadir las diapositivas que hagan falta y todo lo demás. Crear una Presentación con una Plantilla Despliega el Botón Office y selecciona la opción Nuevo, Plantillas instaladas. Selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha te aparecerá una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor. A partir de aquí deberemos ir añadiendo nuevas diapositivas predefinidas donde colocaremos nuestro propio contenido utilizando la apariencia de esta plantilla. Siempre puedes buscar más plantillas desde Microsoft Office Online. 2

3 Ejercicios 1: Crear una presentación a partir de plantilla, de vuestro pais - Abre una plantilla, Presentación de Powerpoint Coloca una diapositiva de título, con dos o más imágenes y tu nombre. Inserta el título mediante WordART y dale sombra o reflexión - Guarda la presentación con el nombre de tu país (Kenia) 4. Guardar una presentación: Guardar como tipo de archivo Extensión Utilice para guardar Presentación de PowerPoint Presentación de PowerPoint Plantillas de diseño de PowerPoint Presentación de PowerPoint Presentación de PowerPoint Página Web GIF (Formato de intercambio de gráficos) Formato de archivo JPEG.pptx Una presentación de Office PowerPoint ppt.potx.pps;.ppsx.ppt.htm;.html.gif.jpg Una presentación que se puede abrir desde la versión de PowerPoint 97 hasta la versión de Office PowerPoint Una presentación en forma de plantilla que puede utilizarse para dar formato a futuras presentaciones. Una presentación que siempre se abre en la vista Presentación con diapositivas en lugar de abrirse en la vista Normal. Una presentación con diapositivas que se puede abrir desde la versión de PowerPoint 97 hasta la versión de Office PowerPoint Una página Web como una carpeta con un archivo.htm y todos los archivos auxiliares, como imágenes, archivos de sonido, hojas de estilo en cascada, secuencias de comandos, etc. Es útil para exponer en un sitio o editar con Microsoft Office FrontPage u otro editor HTML. Una diapositiva como un gráfico para utilizar en páginas Web. El formato de archivo GIF sólo admite 256 colores. Este formato admite la animación y los fondos transparentes. Una diapositiva como un gráfico para utilizar en páginas Web. El formato de archivo JPEG admite 16 millones de colores y se adapta mejor a las fotografías y a los gráficos complejos. Esquema/RTF.rtf Un esquema de presentación como un documento de sólo texto que proporciona tamaños de archivo más pequeños y la posibilidad de compartir archivos sin macros con otros usuarios que utilicen una versión diferente de PowerPoint o del sistema operativo. El texto del panel de notas no se guarda con este formato de archivo. 5. Diseño de diapositivas: Para configurar nuestras diapositivas, pinchamos en la opción de Diseño: Configurar página: nos permite variar el tamaño y orientación 3

4 Tema: es un conjunto de opciones de formato que incluyen un conjunto de colores, un conjunto de temas de fuentes (incluyendo fuentes para encabezados y texto principal) y un tema de efectos (incluidos efectos de líneas y relleno). Los temas del documento se comparten entre los programas de Office (Word, Excel, etc.) para que todos los documentos de Office puedan tener el mismo aspecto uniforme. En PowerPoint, existe la opción de aplicar un tema del documento a todas las diapositivas, o solamente a las diapositivas seleccionadas. Los efectos del tema son conjuntos de líneas y efectos de relleno. Fondo: nos permite variar el estilo del fondo que aplicamos, incluyendo el tipo y color de relleno - Abre tu presentación del ejercicio 1 - Cambia el tema, color, fuente, fondo y relleno 6. Añadir y eliminar diapositivas: Para añadir o eliminar nuevas diapositivas, utilizamos la pestaña Inicio, la opción de Diapositivas. La opción de Diseño nos permite elegir entre unos modelos de diapositivas establecidos. Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tienes que seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrástrala hasta la posición donde quieres situarla. 7. Añadir texto: Puedes añadir texto en tu diapositiva mediante el botón Cuadro de texto de la pestaña Insertar. 1. En la pestaña de Inicio, tenemos la opción Fuente, que nos permite cambiar el tipo, tamaño, aspecto, estilo, separación entre letras, cambio de mayúsculas a minúscula, color, etc. 2. La opción Párrafo, permite aplicar la alineación que queramos, elegir el tipo de numeración o viñetas, dirección del texto, convertir el texto a un diseño de WordArt, etc. 8. Insertar tablas: Podemos incluir una tabla haciendo clic en la opción Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 4

5 Una vez que hemos creado la tabla, podemos modificarla y cambiar su aspecto en las pestañas Herramienta de tablas: diseño y presentación. La pestaña diseño nos permite dar estilo a la tabla (relleno, bordes y efectos), dibujar bordes y tablas de forma manual, y utilizar estilos de WordArt La pestaña presentación nos permite insertar, combinar y eliminar celdas de la tabla; variar tamaños, alineaciones y organizar la tabla. 9. Insertar dibujo: PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas o trazos, de figuras básicas o de formas predefinidas. A estas figuras, se les denomina Formas. A estas formas podemos aplicarles: rellenos, contornos y diferentes efectos. 10. Insertar imagen: Podemos insertar imágenes de dos tipos: Imágenes prediseñadas: procedentes de las librerías que Microsoft tiene organizadas por temas. Imágenes: Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Paint, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. 11. Insertar Organigramas: Para crear un organigrama tienes que seleccionar la opción SmartArt, de la pestaña Insertar. Aparecerá una ventana con los tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint. Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestañas de organigramas Diseño y Formato: La pestaña diseño nos permite dar estilo al organigrama 5

6 Agregar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama. Para cambiar el tipo de diagrama, pulsa con el botón derecho del ratón Cambiar diseño. 12. Insertar gráfico: Podemos incluir un gráfico haciendo clic en la opción Insertar Gráfico, este vínculo abre una ventana que permite elegir entre una gran variedad de ellos. PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos (Excel) de ejemplo que contiene las cantidades que se representan en el gráfico. PowerPoint utiliza Excel para crear los gráficos, por lo que puedes utilizar todas sus características para su creación. Una vez insertado el gráfico solo tienes que modificar los datos de la hoja de datos. Despues de insertar el gráfico, podemos modificarlo y cambiar su aspecto en las pestañas Herramienta de gráficos: diseño, presentación y formato. - Coloca las siguientes diapositivas: ïndice Datos del país (capital, superficie, población, moneda, idioma, etc.) Mapas Historia Ciudades más importantes Lugares interesantes Música - Debes incluir: algún dibujo, organigrama e imagen, en una o varias de las diapositivas. 13. Insertar hipervínculo: Cuando quieras Insertar un vínculo, es decir pinchar en algún texto o imagen de tu diapositiva y poder acceder directamente a otra diapositiva, debes elegir la opción Insertar, Hipervínculo. 6

7 El hipervínculo puede hacer correspondencia con: Archivo o página Web Otra diapositiva de la misma presentación Dirección de correo electrónico Si quieres insertar botones que te permitan avanzar, volver atrás o ir a una diapositiva determinada, puedes conseguirlos en Insertar, Formas, Botones de acción, - Haz hipervínculos desde el índice hacia el resto de las páginas. - Coloca en cada página un botón de acción que te permitan volver al índice (excepto portada e índice) - Haz un hipervínculo desde alguna imagen a una página Web. 14. Insertar transiciones entre diapositivas: La transición entre diapositivas nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente. Para ello despliega la pestaña Animaciones y selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva. Puedes elegir el tipo de transición, sonido y velocidad. No te olvides pulsar aplicar a todo, cuando quieras que la transición elegida sea válida para toda la presentación. - Coloca un tipo de transición entre diapositivas y aplícalo a todas las páginas. 15. Insertar animaciones: Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación ir a la pestaña Animaciones y Personalizar animación. Aparecerá un panel de Personalizar animación. En este panel aparece el botón desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto y la trayectoria que queramos aplicar, La lista que aparece debajo nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva. En este menú desplegable podemos seleccionar cuándo queremos que se aplique 7

8 la animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva, etc); su Velocidad El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que hemos aplicado. - Inserta un tipo de animación en las imágenes de la primera página. - EXTRA: Inserta animaciónes en algunas páginas. 16. Insertar sonidos Debes elegir la opción Insertar, clip multimedia, sonido. Después aparecerá una lista donde podrás insertar un sonido que ya tengas almacenado en tu ordenador (con la opción Sonido de archivo), o grabar tú mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un CD de audio. Al insertar el sonido, aparece el icono (altavoz) en tu pantalla. Una vez insertado el sonido aparece la nueva pestaña de Sonido. En ella podrás elegir diferentes valores como: volumen del sonido, ocultar el icono durante la presentación y reproducir el sonido en todas las diapositivas - Inserta una canción de música de tu país en la primera página. - Haz que el sonido sea válido para todas las diapositivas. - Oculta el icono de sonido durante la presentación. - Inserta diferentes canciones en la página Música de tu presentación. Cambiar las propiedades del sonido Para modificar los parámetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva podemos utilizar la nueva pestaña opciones que aparecerá. En ella encontramos estas Opciones de sonido: Repetir la reproducción hasta su interrupción: el sonido no parará hasta que cambies de diapositiva. Esto puede ser útil cuando queremos incluir una música de fondo a la diapositiva. Reproducir sonido: - Automáticamente al iniciar la diapositiva, - al Hacer clic encima, 8

9 - para Todas las diapositivas. También podemos configurar las opciones de sonido desde la pestaña Animaciones, en el botón Personalizar animación. Aparecerá un cuadro de diálogo con el listado de los elementos en pantalla. En ese listado despliega el cuadro referente al sonido y selecciona la opción Opciones de efectos... Se abrirá la ventana Reproducir sonido. En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en la diapositiva y continúe en las siguientes diapositivas (útil para definir una música de fondo para toda la presentación), y otras opciones que puedes ver. Formato de sonido POWERPOINT utiliza dos técnicas para incorporar los archivos de audio: vincularlos (que tengamos que acompañar a la presentación del archivo insertado) o incrustarlos (que el archivo insertado se guarde dentro del propio archivo de la presentación). Obviamente, al incrustar archivos en la presentación sólo tendremos que manejar un fichero, Para conseguir esto, sólo tendremos que ir al menú Herramientas y hacer click sobre Opciones En la pestaña General, se encuentra el límite de tamaño de los archivos que PowerPoint adjunta a la presentación, si aumentamos este valor hasta uno superior al del tamaño de nuestro archivo de música, conseguiremos que PowerPoint incruste el fichero de audio en el de la presentación, permitiéndonos así trabajar con un único archivo. El tamaño máximo de archivo incrustado que se permite es de KB. Los sonidos para poder incrustarse al archivo deben ser en formato.wav, PowerPoint sí acepta ficheros de audio en formato mp3, aunque no los incruste en el mismo archivo. 9

10 Para convertir el fichero de música a formato.wav. hay muchos programas que realizan esta conversión, entre los que recomiendo Audacity, o utilidades online como Media Convert Reducir el peso de un archivo de sonido.wav Un archivo.wav es muchísimo más pesado que su correspondiente versión en.mp3. Para que el sonido no ocupe tanto, la solución es manipularlo para cambiarle las frecuencias. Debemos utilizar un programa de audio (por ejemplo: audacity). Y pinchamos en Convertir... Para seleccionar el Formato MPEG Layer-3 con un bitrate de 48 kbit/s y una frecuencia de Hz (18 khz, 12 bit stere 2Kb/s) KHz con audacity Reducir el tamaño de la presentación Podemos reducir el tamaño del archivo de la presentación si comprimimos las imágenes que hayamos utilizado. PowerPoint ofrece la opción de hacer esto automáticamente al guardar el archivo. Para ello, en el menú Archivo escogemos Guardar como En la ventana para guardar el archivo, arriba a la derecha, hay un botón titulado Herramientas. Al hacer click sobre él se despliega un menú, en el que podemos escoger Comprimir imágenes Aparecerá una nueva ventana, en la que podemos escoger cambios a realizar sobre las imágenes: - comprimirlas (para que se reduzca el tamaño del archivo de la presentación, a costa de cierta reducción de la calidad, escogiendo presentación en pantalla o en web), - eliminar las áreas recortadas (de tal forma se elimina lo que no es visible en la imagen) - Destino: reduce su resolución (lo mejor es seleccionar De impresión) y probar. Es recomendable guardar con otro nombre de archivo, comparar el tamaño de los dos ficheros y la calidad resultante de las imágenes. 17. Insertar películas Desde la galería multimedia Despliega la pestaña Insertar y despliega Película. Después selecciona Películas de la galería Multimedia... Aparecerá una lista con las distintas películas que incorpora la galería de PowerPoint. Haz doble clic sobre la que te guste para insertarla en la diapositiva. Insertar películas desde un archivo Despliega la pestaña Insertar y despliega Película. Después selecciona Película de archivo... Te mostrará una ventana en la que tendrás que buscar la ruta del archivo de película, una vez lo encuentres pulsa Aceptar. 10