GOBIERNO DE PUERTO RICO. Secretaría Auxiliar de Asuntos Federales

Transcripción

1 GOBIERNO DE PUERTO RICO DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SOLICITUD DE PROPUESTAS DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA GERENCIA DE PROYECTOS O PLANES DE TRABAJO QUE CONTEMPLAN TECNOLOGÍA Y LOS CUALES SON SUFRAGADOS CON FONDOS FEDERALES ADMINISTRADOS POR LA SECRETARÍA AUXILIAR DE ASUNTOS FEDERALES (SAAF) DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN DE PUERTO RICO (DEPR) 30 de junio de 2017

2 Introducción: El Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) administra, a través de la Secretaría Auxiliar Asuntos Federales (SAAF), fondos del gobierno federal bajo la Ley de Educación Elemental y Secundaria (ESEA) de 1965, según enmendada. Estos fondos son distribuidos mediante fórmula y la presentación de solicitudes, por medio de planes de trabajo o de forma competitiva.

3 Introducción: Algunas de las estrategias implementadas con estos fondos incluyen el diseño, desarrollo e implantación de proyectos y/o planes de trabajo que contemplan el uso de la tecnología. Actualmente casi una decena de procesos en la SAAF ocurren a través de plataformas o sistemas, los cuales requieren proveer mantenimiento y evaluación constante para determinar, si es necesario, realizar desarrollos adicionales que garanticen eficiencia en los procesos.

4 Introducción: Además de las plataformas y sistemas, algunas de las actividades desarrolladas por medio de planes de trabajo incorporan el uso de la tecnología, como una de las estrategias dirigidas a aumentar el aprovechamiento académico de los estudiantes. Para garantizar óptimos servicios y resultados durante el diseño, desarrollo e implantación de los proyectos o planes de trabajo que contemplan tecnología o inciden en los procesos de uso y manejo de los mismos; es necesario contar con recursos especializados que provean el apoyo necesario para cumplir la totalidad de metas y objetivos trazados.

5 Introducción: Además, el recurso o recursos asistirán en el acopio de datos, análisis y redacción de informes sobre uso e impacto de los sistemas de información, módulos, licencias y plataformas y el seguimiento a las tareas establecidas contractualmente. Es por tal razón que el DEPR solicita propuestas de servicios profesionales para gerencia de proyectos o planes de trabajo que contemplan tecnología y los cuales son sufragados con fondos federales administrados por la SAAF del DEPR.

6 Algunas de las responsabilidades del gerente o firma de gerencia de proyectos de tecnología para esta propuesta son: Apoyo en el proceso de diseño, desarrollo e implantación de los proyectos/planes de trabajo que contemplan tecnología y los cuales son sufragados con fondos federales administrados por la SAAF o inciden en los procesos de uso y manejo de los mismos. Proveer alertas sobre procesos de contratación de proyectos que contemplan tecnología con el propósito de obtener eficiencia y realizar un buen manejo de los fondos. Planificación y seguimiento de toda la actividad de los proyectos, incluyendo el monitoreo de las horas de los proyectos.

7 Algunas de las responsabilidades del gerente o firma de gerencia de proyectos de tecnología para esta propuesta son: Asegurarse que los responsables de los proyectos o planes de trabajo completen las tareas y entregables y, coordinen con los proveedores de servicios. Recomendación de tareas a realizar dentro de propuestas de servicio de proyectos tecnológicos. Ofrecer seguimiento al cumplimiento con las tareas descritas en los contratos.

8 Algunas de las responsabilidades del gerente o firma de gerencia de proyectos de tecnología para esta propuesta son: Creación de informes sobre el estatus de la implantación de los proyectos/planes de trabajo dentro de la línea de tiempo establecida para los mismos, que incluya recomendaciones para manejar los retos identificados. Proveer seguimiento e informar del estado de los presupuestos de los proyectos. Asistir en el desarrollo e implementación de soluciones para facilitar la finalización de los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

9 Algunas de las responsabilidades del gerente o firma de gerencia de proyectos de tecnología para esta propuesta son: Apoyar en el monitoreo y revisión de las facturas de los proveedores y plantear preocupaciones a la administración, según sea necesario. Reuniones periódicas con la administración de Asuntos Federales para discutir los aspectos medulares correspondientes.

10 Aspectos Generales: Las siguientes personas son elegibles para presentar propuestas: o Personas naturales: individuos o Personas jurídicas: entidades privadas, compañías, firmas, sociedades. Solo se admitirán propuestas de personas naturales o jurídicas que no tengan contrato vigente con el DEPR que estén relacionados a proyectos de tecnología.

11 Aspectos Generales: El individuo o entidad solicitante deberá demostrar que tiene la experiencia y capacidad de proveer el servicio de forma responsable y tenga la habilidad de brindar con éxito los servicios bajo los términos y condiciones de la convocatoria y el contrato que se otorgue. Se estará tomando en consideración: o Integridad o Experiencia o Cualificaciones o Cumplimiento con la Política Pública del DEPR o Registro de pasadas ejecuciones

12 Las cualificaciones mínimas necesarias son: Poseer certificación de manejo de proyecto (PMP), Mínimo de grado de maestría en administración de empresas, ingeniería industrial, gerencia o gerencia de sistemas de información, Experiencia de gerencia de proyectos sólida y probada y con preferencia en gerencia de proyectos de sistemas de información, Alto nivel de destrezas en el uso de computadoras y exposición a componentes de infraestructura de tecnología de información requeridos, Alto nivel de capacidad analítica, especialmente en un entorno tecnológico,

13 Las cualificaciones mínimas necesarias son: Alto nivel de habilidades para la toma de decisiones y solución de problemas, Excelentes destrezas de planificación, organización y capacidad de dar seguimiento hasta que se completen los procesos, Poseer dominio oral y escrito del español e inglés (Bilingüe), Dominar Microsoft Office, Project y Visio, entre otro En el caso de firmas, todo recurso que provea servicios al DEPR deberá cumplir con las cualificaciones mínimas anteriormente mencionadas.

14 Fecha límite para preguntas La fecha límite para enviar preguntas a través de ayuda_propuesta@de.pr.gov será el lunes, 10 de julio de 2017.

15 Radicación de propuestas y fecha límite La fecha límite para someter las propuestas es el miércoles, 17 de julio de 2017, hasta las 4:30 p.m., en el área de correo de la SAAF. Se aceptarán las propuestas entregadas a la mano en la SAAF o utilizando el sistema de entrega del correo federal o privado, que estén debidamente radicadas en la SAAF, no más tarde de la fecha y hora antes indicadas. No se aceptarán enmiendas al documento de la propuesta después que haya sido radicada. Las propuestas deberán ser dirigidas a la Lcda. Laura E. Costa Rivera, Secretaria Auxiliar de la a la siguiente dirección física: Calle Federico Costas # 150 Hato Rey, Puerto Rico,

16 Radicación de propuestas y fecha límite Utilice el Formulario que se incluye. No podrá alterar el formato y el contenido del Formulario oficial incluido en esta guía, excepto donde se indique lo contrario. No se aceptarán Formularios que correspondan a guías de propuestas de años anteriores. Procedimiento luego de radicar propuestas : Cada propuesta será evaluada de acuerdo con los criterios establecidos por el DEPR para la selección de servicios profesionales. El DEPR se reserva el derecho de rechazar o denegar solicitudes que no cumplan con los requisitos que aparecen en esta convocatoria, en los documentos del paquete informativo que estará disponible en la SAAF, o con las disposiciones de ley, normas y reglamentos estatales o federales aplicables a los programas que proveen los fondos. La determinación de las propuestas adjudicadas por el DEPR es inapelable.

17 Radicación de propuestas y fecha límite El DEPR se reserva el derecho a sustituir o modificar el concepto de la propuesta en igualdad de condiciones. Asimismo, podrá utilizar las propuestas aprobadas como modelos de proyectos o prácticas efectivas. Aquellos proveedores cuyas propuestas sean aprobadas tendrán que otorgar un contrato de servicios profesionales con el DEPR.

18 Instrucciones Generales: La propuesta deberá estar completada en todas sus partes debidamente firmada en bolígrafo de tinta azul para ser evaluada. La propuesta debe ser escrita en computadora y en papel tamaño carta (8.5 x 11), incluyendo las tablas y la portada. Letra Times New Roman o Arial Tamaño de la letra (Font) 11 ó 12 Espacio doble, exceptuando las tablas que pueden ser preparadas a espacio sencillo Redactadas en un solo lado del papel Las páginas deben estar enumeradas.

19 Instrucciones Generales: Cada proveedor debe someter la propuesta en original y tres (3) copias. Además, debe entregar la misma en formato digital en un dispositivo USB (pen drive). De solicitarse algún anejo, éste debe ser incluido inmediatamente después del cuerpo de la propuesta. No se deben incluir anejos que no hayan sido expresamente solicitados (ej. cartas de recomendación, copias de reconocimientos, formularios del estudio de necesidades, fotos, etcétera).

20 Instrucciones Generales: La propuesta y cada copia de la misma debe ser entregada con un sujetador (binder clip) y debe contener todos los anejos que contenga la propuesta original. Verifique cuidadosamente los documentos antes de someterlos oficialmente, ya que NO se aceptarán enmiendas al documento de la propuesta, ni sustituir o añadir páginas en la propuesta, luego de sometida. Los documentos requeridos por tipo de entidad de la propuesta deben ser completados de acuerdo a la categoría institucional del proponente.

21 Criterios a ser Evaluados: La propuesta será evaluada siguiendo los criterios establecidos por el DEPR en la convocatoria (anuncio y paquete informativo), la viabilidad y la calidad de lo propuesto. Las propuestas cuya puntuación sea de 80 o más serán recomendadas para aprobación y se les requerirá la negociación según los criterios que identifique el DEPR que deben ser revisados. Las propuestas cuya puntuación sea de 79 o menos serán denegadas. La determinación de las propuestas adjudicadas por el DEPR es inapelable.

22 Aspectos Técnicos puntos Capacidad para Ejecutar los Servicios (60 puntos) Proveer un resumen y descripción de las cualificaciones y la capacidad para ejecutar satisfactoriamente con lo solicitado. Una descripción de al menos tres (3) proyectos similares completados en los últimos tres (3) años. Incluya referencias personales con información de contacto para cada uno. Descripción general de las técnicas, enfoques y métodos que se utilizarán para completar el servicio.

23 Aspectos Técnicos puntos Cualificaciones del Personal (35 puntos) Calificaciones, antecedentes y experiencia del director del proyecto y otro personal propuesto para trabajar en el proyecto. Proveer resumé, copias de licencias, certificaciones profesionales u otras credenciales necesarias para evidenciar las cualificaciones.

24 Aspectos Técnicos puntos Costos (5 puntos) Proveer detalle del costo por hora conforme a la categoría del recurso que proveerá los servicios y justificación de cómo se determinó el costo.

25 PREGUNTAS