Municipalidad de Huara - Departamento de Salud. Número de Informe: 13/ de mayo de 2014

Transcripción

1 CONTRALORÍA REGIONAL DE TARAPACÁ UNIDAD DE CONTROL EXTERNO l Municipalidad de Huara - Departamento de Salud Número de Informe: 13/ de mayo de 2014

2 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE TARAPACÁ UNIDAD DE CONTROL EXTERNO C. E. Nº151/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA IQUIQUE, 3 0 M/\Y 2(]1f:, 18'77 Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe de Seguimiento efectuado al Informe Final Nº 13, de 2013, debidamente aprobado, sobre auditoría efectuada en el Departamento de Salud de la Municipalidad de Huara. Saluda atentamente a Ud., ARfELA FERNÁNDEZ RJ.MOS Contr.ilor Regional Tarapacá Contraloría Regional Tarapacá AL SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE HUARA PRESENTE HRC - ~ Qr: ~ \l _;_/ onc1n

3 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE TARAPACÁ UNIDAD DE CONTROL EXTERNO C. E. Nº152/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA IQUIQUE, 3 O MAY 201lt 1888 Adjunto, remito a Ud., copia del Informe de Seguimiento al Informe Final Nº 13, de 2013, debidamente aprobado, con el fin de que, en la primera sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción, se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo. Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría General, en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión. Saluda atentamente a Ud., MARIELA FERNÁNDEZ RAMOS Contralor Regional Tarapacá Contraloría Regional Tarapacá AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE HUARA PRESENTE HRC 11~ ll ~V '61Z!-i1 lrmftcwlwf ( 4:'-lt

4 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE TARAPACÁ UNIDAD DE CONTROL EXTERNO C. E. Nº153/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA IQUIQUE, 3 O MAY 20'! l~ Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe de Seguimiento efectuado al Informe Final Nº 13, de 2013, debidamente aprobado, sobre auditoría efectuada en el Departamento de Salud de la Municipalidad de Huara. Saluda atentamente a Ud.,! j 'rh l U ~ \ ITRN1, NOI - l Z 1 ~1\ ----====-=-~-=-- MOS Conll';ilor Hl'~: i 1 rn ;1l 11rap;1r.i Co 11 lr;1lol'i;1 lkgio 11al a r;1p ;1 t:;'i AL SEÑOR CONTRALOR INTERNO MUNICIPALIDAD DE HUARA PRESENTE HRC ; J '.>.: '

5 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACÁ USEG 1: 5/2014 REF. Nº /2014 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL Nº 13 DE 2013, SOBRE AUDITORÍA DE REMUNERACIONES Y COMISIONES DE SERVICIO EN EL PAIS DEL PERSONAL A PLAZO FIJO, DEL DEPARTAMENTO DE SALUD, EN LA MUNICIPALIDAD DE HUARA.!QUIQUE, 2 9 MAY 201lt,,,.-... De acuerdo con las facultades establecidas en la ley Nº , de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final Nº 13, de 2013, sobre auditoría a la materia de gastos en remuneraciones y viáticos del personal contratado a plazo fijo, en el Departamento de Salud de la Municipalidad de Huara, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control a la entidad examinada en dicho informe. La funcionaria que ejecutó esta fiscalización fue doña Alicia Gutiérrez Conde. El proceso de seguimiento consideró el referido informe Nº13 de 2013 y la respuesta del servicio a dicho documento remitida mediante oficio Nº591, de 2013 a este Órgano Contralor. r-.. Se debe consignar que la entidad no remitió la totalidad de la documentación requerida en el informe final respectivo, dentro de los plazos allí establecidos, por lo que los antecedentes de respaldo del presente informe de seguimiento, fueron obtenidos con ocasión de las verificaciones en terreno y antecedentes proporcionados durante la visita de seguimiento por el Departamento de Salud de la Municipalidad de Huara, mediante el oficio Nº7, de 14 de marzo de Por otra parte, cabe precisar que dicha entidad tampoco remitió antecedentes sujetos a un examen complementario del Informe Final en comento, para los cuales, en su oportunidad, se otorgó un plazo de 30 días hábiles a contar de la fecha de recepción del informe final. Los antecedentes aportados fueron analizados y complementados con las validaciones correspondientes en el ente fiscalizado, a fin de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican: A LA SEÑORA MARIELA FERNÁNDEZ RAMOS CONTRALOR REGIONAL DE TARAPACÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE 'AGC

6 ~ONTRALORÍA G!i=NERAL DE L '. ~E~ÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL TARAPACA 1. Observaciones subsanadas Nº Número Página 3 Sobre falta de manual de procedimientos: En la especie, se advirtió que el Departamento de Salud carecía de un manual de procedimientos que describa los principales cursos de acción que corresponde seguir en el proceso de remuneraciones del personal afecto a la ley Nº ; ello, con el propósito de que las tareas se realicen con eficiencia y eficacia, evitando que se cometan errores y no exista duplicidad de las labores y funciones asociadas a la materia auditada. En relación con lo anterior, es del caso exponer lo indicado en el 45, sobre documentación, de la resolución exenta N 1.485, de 1996, de la Contraloría General de la República, donde se establece que la documentación relativa a las estructuras de control interno debe incluir datos sobre las políticas de una institución, sus categorías operativas, objetivos y procedimientos de control. Esta información debe figurar en documentos tales como la guía de gestión, las políticas administrativas y los manuales de operación y de contabilidad. Al respecto la entidad auditada proporcionó el documento denominado "Manual de procedimientos: Remuneraciones Salud", aprobado por el decreto exento Nº 074/2013, de 4 de diciembre de Examinados los antecedentes se constató que el documento corresponde a lo informado por el establecimiento de salud, y con ello se acredita el requerimiento para subsanar la presente observación. El antecedente aportado, permite dar por subsanada la observación. 2

7 '):ONTRALORÍA G~NERAL DE L/ J.E~ÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL TARAPACA Nº Número Página 4 Sobre concentración de funciones: De la evaluación practicada, se constató una concentración de funciones en la administradora del Departamento de Salud, Sra. Bernardita Frez Torres, toda vez que, ella es quien realiza las contrataciones, el ingreso de información al sistema de remuneraciones, efectúa cálculos de los mismos, y cobra el cheque por el monto global de las remuneraciones, procediendo con posterioridad al pago de los citados estipendios a los funcionarios bajo firma de nómina. Lo anterior, no se ajusta a la norma de control "división de tareas'', establecida en el 56, de la resolución CGR 1.485, de 1996, que indica que "Las tareas y responsabilidades esenciales ligadas a la autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones y hechos deben ser asignadas a personas diferentes". Ello sin perjuicio de que, si el servicio no posee suficientes empleados para aplicar tal procedimiento de control, debe asumir el riesgo que ello implica y compensar el defecto con otros controles alternativos, situación que en la práctica no sucede. Sobre lo observado, el Departamento de Salud Municipal, DESAM, informó mediante el memorándum Nº136/2014, de 14 de marzo de 2014, que doña Bernardita Frez Torres realiza el ingreso de datos en el sistema de remuneraciones del citado departamento y que el pago de los sueldos es realizado ahora por el Departamento de Finanzas de la Municipalidad de Huara, lo anterior, para desconcentrar las funciones. Atendido lo anteriormente expuesto, y las indagaciones en el DESAM y en el Departamento de Administración y Finanzas de la Municipalidad de Huara, permitieron corroborar la acción indicada por el municipio, La medida adoptada permite subsanar la observación. No obstante, en futuras fiscalizaciones que se realicen sobre la materia se evaluará su efectividad. El hecho que no exista una adecuada separación de funciones o controles compensatorios en dicho procedimiento, pone al servicio en un potencial riesgo de que existan errores voluntarios o involuntarios que no sean detectados oportunamente, con el consecuente detrimento patrimonial 3

8 ~ONTRALORÍA G~NERAL DE L/,.EP,ÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL TARAPACA Nº Número Página 5 Documentos no enviados a registro: De la revisión efectuada a los decretos alcaldicios emanados durante el año 2012 por el Departamento de Salud, equivalentes a cuarenta y tres (43) actos administrativos de nombramiento de personal a plazo fijo, cuyo detalle se expone en Anexo Nº 1 del Informe Final Nº13/2013, se constató que éstos no fueron sujetos al trámite de registro ante este Organismo de Control. Efectivamente, a julio de 2013, en el sistema de información y control del personal de la Administración del Estado, en adelante "SIAPER", -perteneciente a esta Contraloria General de la República-, aquellos documentos no se encontraban registrados y tampoco habían sido ingresados por esa repartición pública a esta Contraloria Regional. El Departamento de Salud Municipal, a través del oficio Nº7, de 14 de marzo de 2014, envió a esta Contraloría Regional para trámite de registro los decretos alcaldicios de nombramiento observados. El análisis a los antecedentes aportados permite acreditar que el DESAM de la Municipalidad de Huara remitió a trámite de registro los decretos alcaldicios de nombramiento objeto de este seguimiento. Conforme a lo anterior, subsana la observación. se De lo expuesto, se desprende que el Departamento de Salud no ha dado cumplimiento al plazo de remisión para el trámite de registro de tales actos administrativos, el cual se encuentra establecido en la resolución CGR N de 2008, que fijó normas sobre la exención del trámite de toma de razón. 4

9 ',contraloría GENERAL DE L. :REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACÁ Nº Número Página 6 Deficiencia en el correlativo: De la revisión efectuada a la numeración correlativa de los decretos alcaldicios, se constató la falta de los N 5 23, 33, 38, 39 y 40, y la duplicidad de los decretos N 5. 15, 34 y 35. Lo anterior, denota una falla de control de la emisión de los referidos actos administrativos, que afecta la integridad de las decisiones tomadas por la autoridad municipal en lo que respecta a materia de personal a plazo fijo. Por lo que, ese servicio no se ajustó a la norma de control interno "Documentación", de Ja resolución CGR Nº 1.485, que en forma general señala que, la estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos deben estar claramente documentados y disponibles para su verificación. El Departamento de Salud Municipal, a través de su oficio Nº 7, de 14 de marzo de 2014, proporcionó dos decretos de nombramiento faltantes durante la auditoría, los N. 23 y 38 e indicó que no existen decretos con la numeración 39 y 40, admitiendo que corresponden a saltos en la numeración correlativa por errores administrativos durante el año En cuanto la numeración duplicada de los decretos N 8 15, 34 y 35, esa entidad remitió los decretos N 5.70, 71 y 72, de 4 de diciembre de 2013, Jos cuales regularizan la situación observada. Respecto de los decretos de nombramientos faltantes, se comprobó que solo era uno (1 ), correspondiente al decreto N 33. En cuanto a la numeración duplicada se constató la regularización de los decretos de nombramientos que se encontraban en esa situación. Por último, durante la visita en terreno, se sostuvo una entrevista con el Jefe del DESAM, quien indicó haber instruido verbalmente a la funcionaria encargada de la mantención, la custodia de los antecedentes del personal y el control de la numeración correlativa. Del análisis de los antecedentes aportados por la entidad edilicia, permiten dar por subsanada la observación. 5

10 ';GONTRALORÍA GENERAL DE L.,:REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACÁ Nº Conforme a lo anterior, se comprobó que los documentos informados por ese municipio corresponden a los actos administrativos faltantes durante la ejecución de la auditoria sujeta a seguimiento. Por lo expuesto anteriormente se estima pertinente dar por subsanada la observación. Falta decreto de nombramiento: En relación con la funcionaria doña, R.U.N. Nº del Departamento de Salud, se verificó, que no obstante, que los libros de remuneraciones y liquidaciones de sueldo de los meses examinados, demuestran que tuvo una remuneración equivalente a la categoría D nivel 15, cabe señalar que en el transcurso de la auditoría, no se halló el o los respectivos decretos alcaldicios que la nombraran en dicha categoría. Número Página 6 Por otra parte, de la revisión efectuada al libro de remuneraciones del mes de julio de 2012, se evidenció, R.U.N. Nº que el señor tuvo una remuneración equivalente a la categoría F nivel 15; ello, a pesar de que su nombramiento, conforme con el decreto alcaldicio Nº 35 de 2012, correspondía sólo al período comprendido entre el 1 de abril y el 30 de junio de 2012, no ubicándose el acto administrativo que lo nombrara para el mes de julio de El Departamento de Salud Municipal, durante la visita de seguimiento puso a disposición de esta Contraloría los decretos de nombramiento que respaldan y corrigen los dos casos precedentemente descritos observados en el Informe Final N 13/2013. Respecto a lo señalado en los párrafos precedentes, es dable manifestar que el artículo 3º de la ley N , de Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los Órganos de la Administración del Estado, señala que las decisiones escritas que adopte la administración se expresarán por medio de actos administrativos, esto es, decisiones formales emitidas por los órganos de la Administración del Estado en las cuales se contienen declaraciones de voluntad, en el ejercicio de una potestad pública. 6

11 ';CONTRALORÍA G~NERAL DE L. ~ EP_ÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL TARAPACA 2. Observaciones que se mantienen Nº Obs. Acción derivada Número Página 4 Falta de conciliaciones bancarias: Al respecto, a la fecha de la auditoría, julio de 2013, se advirtió que la cuenta corriente bancaria Nº , donde se manejan los fondos para el financiamiento de los gastos del Departamento de Salud, carecía de conciliaciones bancarias desde el año No obstante lo anterior, cabe consignar que al término de la fiscalización, el Departamento de Administración y Finanzas de la Municipalidad de Huara, regularizó las conciliaciones a diciembre de 2012, quedando pendientes las correspondientes al período En lo pertinente, es oportuno indicar que la omisión de este procedimiento de control, no se ajusta a lo instruido por este organismo fiscalizador mediante oficio Nº , de 1982, el cual imparte instrucciones al sector municipal sobre manejo de cuentas corrientes, señalando, en lo esencial, en su punto 3, letra e), que las conciliaciones de los saldos contables con los saldos certificados por las instituciones bancarias, deben ser practicadas a lo menos una vez al mes. Asimismo, el hecho expuesto vulnera la norma de control interno establecida en la citada resolución CGR Nº de 1996, relativa a la supervisión. La autoridad municipal, en su respuesta emitida a través del oficio Nº , de 29 de noviembre de 2013, expuso que había solicitado al Departamento de Administración y Finanzas actualizar las conciliaciones bancarias del DESAM correspondientes al año Durante la visita de seguimiento, se solicitó al Departamento de Administración y Finanzas de la Municipalidad de Huara, las conciliaciones bancarias de la citada cuenta corriente Nº , comprobándose que dicho procedimiento de control fue preparado para el año 2013, sin embargo, no se continuó confeccionando durante el año De igual forma, se procedió a examinar el contenido de las conciliaciones bancarias de los meses de enero y diciembre del año 2013, constatándose que existían partidas de arrastre y ajustes no resueltos a la fecha de la visita de seguimiento, como por ejemplo el saldo contable de la cuenta de Banco que se presentó con signo negativo. Por otra parte, se constató la existencia de cheques caducados desde el año 2009, sin haber efectuado el ajuste contable respectivo. En consideración a que en las conciliaciones bancarias preparadas durante el año 2013 se detectaron partidas pendientes de ser ajustadas, como asimismo, dicho mecanismo de control no se continuó desarrollando durante el año 2014, corresponde mantener el hecho observado. Implementar las medidas e informar en un plazo máximo de tres meses, lo que será verificado por la Unidad de Seguimiento de esta Contraloría Regional. 7

12 :CONTRALORÍA G~NERAL DE L }.E~ÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL TARAPACA N Obs. Acción derivada Número Página 4 Falta de trabajos de auditoría: Teniendo en consideración las debilidades de control informadas en el Informe Final Nº13/2013, se advierte que en el Departamento de Salud no se han desarrollado auditorías, ni se ha realizado un examen selectivo del cálculo de las remuneraciones del personal de salud en el periodo sujeto a revisión, situación que denota la falta de supervisión por parte de la autoridad respecto de la materia auditada. En consecuencia, el servicio no está dando cumplimiento a las normas de control interno establecidas en la ya citada resolución de la Contraloria General de la República Nº 1.485, de 1996: específicamente en el Numeral 38, "Vigilancia de los controles", y en el Numeral 57, relativa a la "supervisión". Al respecto la entidad auditada señaló en su oficio de respuesta Nº 591 /13, de 29 de noviembre de 2013, que a esa fecha, la Unidad de Control municipal había realizado una auditoría atingente a las contrataciones y remuneraciones en el Departamento de Salud. Efectuada la indagación y certificación pertinentes en la Unidad de Control Municipal, se comprobó que dicha unidad se encontraba procesando las conclusiones del informe de auditoría en materias de remuneraciones y viáticos realizada en el DESAM. Al tenor de lo expuesto, se estima pertinente mantener la observación mientras no se remita el citado informe de auditoría a esta Contraloría Regional. Remitir el informe de auditoría e informar en un plazo máximo de tres meses, lo que será verificado por la Unidad de Seguimiento de esta Contraloría Regional. 8

13 )CONTRALORÍA GENERAL DE L :REP_ÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACA Nº Obs. Acción derivada Número Página 5 Falta control presupuestario: En relación con el análisis del manejo presupuestario del Departamento de Salud, en específico lo relacionado con las remuneraciones, se constató que la Municipalidad de Huara no mantenía un control sobre dichas estimaciones y sus modificaciones, en efecto, el jefe del Departamento de Administración y Finanzas del municipio certificó a esta Contraloría, que el presupuesto se manejaba sólo a través del movimiento de la cuenta corriente y que él no tuvo participación en la formulación inicial del mismo, confeccionado por la Secretaría Comunal de Planificación. Lo anterior, queda de manifiesto en la ejecución del presupuesto del año 2012 de ese departamento, en el cual se observan excesos presupuestarios que no fueron regularizados, al 31 de diciembre del citado año, por el concejo municipal, tal como se indica en el 7, del título 11 "Examen de Cuentas", de este informe. La Autoridad municipal en el citado oficio de respuesta Nº 591/13, expuso que están realizando gestiones para asegurar la participación del Departamento de Salud en la fijación del presupuesto 2014, y en los venideros, agregó que también están realizando gestiones para crear una cuenta de terceros, con el fin de mantener un adecuado orden y registros de ingreso y gastos realizados por esta unidad, lo que se garantiza con la separación de las cuentas corrientes. Si bien el municipio señaló la adopción de medidas, éstas no fueron suficientes para evitar la reiteración de gastos excedidos presupuestariamente durante el año En efecto, del análisis efectuado al Informe General Presupuestario del mes de diciembre del año 2013, se comprobó nuevamente la existencia de excesos presupuestarios, los que no fueron regularizados a la fecha de cierre, esto es, al 31 de diciembre del citado año. Debido a que la medida adoptada no resultó suficiente para asegurar un adecuado control sobre el manejo presupuestario, se procede a mantener este hecho observado en todos sus términos. Implementar medidas pertinentes e informar en un plazo máximo de tres meses, lo que será verificado por la Unidad de Seguimiento de esta Contraloria Regional. CON/ :, rn~'4< X. 0.--; ; _: ri1 :;;:'..I\ -!-1 ;:::::- ;o ~ 9

14 f;ontraloría GENERAL DE L. 'REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACÁ N Obs. Acción derivada Incumplimiento dotación plazo fijo: Del análisis practicado a la dotación del Departamento de Salud en los meses sujetos a examen (julio, septiembre y diciembre de 2012), se constató que las horas semanales de los funcionarios contratados a plazo fijo totalizaban Número 2.3 Página 8 No obstante lo anterior, es dable tener presente lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 14, de la ley Nº , "Estatuto de Atención Primaria de Salud Municipal", respecto de los funcionarios con contrato a plazo fijo, normativa que señala que el número de horas contratadas a través de esta modalidad, no podrá ser superior al 20% de las horas de la dotación autorizadas por el Servicio de Salud lquique para el año 2012; la cual, como ya se indicó en el rubro antecedentes de este informe, alcanzaba a mil setecientas treinta y ocho (1. 738) horas semanales, por lo que, se concluye que el número de horas no podía ser superior a trescientas cuarenta y ocho (348) horas semanales Por lo tanto, en el caso analizado, se desprende que el Departamento de Salud en la contratación de personal a plazo fijo, se excedió en mil ciento setenta (1.170) horas semanales, equivalentes al 336,71 % respecto de lo autorizado, lo que implica un incumplimiento de la citada normativa. Sobre esta materia, cabe consignar que la autoridad nada responde en su oficio Nº 519/13. No obstante lo anterior, se procedió a verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 14, de la ley N , para el año 2014, con antecedentes proporcionados por el DESAM durante la presente visita de seguimiento, constatándose el mismo incumplimiento para la dotación aprobada por el Servicio de Salud lquique para el período 2014 Por lo expuesto, se procede a mantener íntegramente lo observado, por cuanto dicha entidad no acreditó la regularización del hecho, por el contrario, continuó con la misma falta durante el año 201 4, incumpliendo con ello lo dispuesto en la ley Nº19.378, sobre la materia. Implementar medidas e informar en un plazo máximo de tres meses, lo que será verificado por la Unidad de Seguimiento de esta Contraloría Regional. 10

15 ) CONTRALORÍA G~NERAL DE L ~EP_ÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL TARAPACA Nº Obs. Acción derivada Número Página 8 Sobre antecedentes académicos: De la revisión efectuada a las carpetas de los antecedentes del personal a contrata, y confoittle con las validaciones efectuadas en el sistema SIAPER, se verificó que algunos funcionarios carecían de los antecedentes educacionales necesarios para ser contratados en las diferentes categorías, cuyo detalle se indica en el anexo N 5, del informe. Cabe señalar que lo anterior, ha impedido a este Organismo Superior de Control determinar si dichas contrataciones a plazo fijo se ajustaban a lo indicado en el artículo 13 número 4, de la ya citada ley N , la cual establece que para ingresar a una dotación se debe cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 6º, 7, 8º y 9º de la misma normativa. Durante la visita de seguimiento, el Administrador (s) del Departamento de Salud Municipal de Huara, informó a través del memorándum N 53/2014, de 14 de marzo de 2014, que se habían recopilado documentación faltante de funcionarios del DESAM, correspondiente al año Asimismo, mediante el memorándum de salud Nº 136/2014, de 14 de marzo de 2014, informó que instruyó en forma verbal a la secretaria del Departamento de Salud para que se encargue de pedir Jos antecedentes de los funcionarios del DESAM y mantener en orden las carpetas. Del examen documental a los antecedentes proporcionados por el DESAM y el análisis del citado memorándum Nº 53/2014, se logró comprobar la existencia y recopilación de documentación en fotocopia en nueve (9) casos y en los diez (1 O) restantes, se confirmó que no se mantienen Jos antecedentes requeridos en el Informe Final Nº13/2013 de este Órgano de Control. En atención a lo expuesto, se procede a mantener la presente observación, por una parte, dado que los nuevos antecedentes recopilados se encuentran en fotocopia simple, es decir, no autentificadas por el secretario municipal y/o legalizado ante notario público, y, por otra, se confirmó la falta de antecedentes en diez (1 O) casos. Dado lo anterior, teniendo presente, que no se logró acreditar que la documentación observada se encuentre en original o debidamente autentificada por un ministro de fe, la entidad auditada deberá regularizar el hecho reparado. Implementar medidas e informar en un plazo máximo de tres meses, lo que será verificado por la Unidad de Seguimiento de esta Contraloría Regional. 11

16 ;contraloría GENERAL DE L. CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACÁ :REPÚBLICA Nº Obs. Acción derivada Número Página 11 Falta vigilancia de l o~ controles: Del examen realizado a los diferentes estipendios pagados a los funcionarios contratados a plazo fijo del Departamento de Salud, se advirtió en los siguientes casos, el incumplimiento de la normativa que los regula: Bono conductor, artículo 3º de la ley Nº ; asignación municipal transitoria, artículo 45 de la ley Nº ; asignación de desempeño dificil, artículo 28 y 30 de la ley N ; y la asignación zona extrema, artículo 12 de la ley Nº y artículo 1 º de las leyes Nº y Todo lo cual, se. encuentra desarrollado en el rubro examen de cuentas del Título 11 del presente informe. En consecuencia, tanto las deficiencias informadas en los es precedentes de este título de control interno, como también el incumplimiento de la referida normativa, permiten señalar que el municipio, específicamente, el Departamento de Salud, no mantiene una adecuada vigilancia de sus controles y supervisión de sus operaciones relacionadas con el proceso de remuneraciones y el pago de viáticos. Por lo tanto, el municipio no está dando cumplimiento a las normas de control interno establecidas en la ya citada resolución CGR N de 1996: en su 38 "vigilancia de los controles", eficiencia o eficacia" y 57 "supervisión". Durante la visita de seguimiento, el Departamento de Salud, a través del oficio N 07, de 201 4, responde que la medida a implementar será abordada por la Unidad de Control de la Municipalidad de Huara, a quien le remitió el memorándum Nº 075/2014, solicitando resolver lo observado en el informe de Contraloría. De lo informado por el DESAM, se debe indicar que la gestión indicada en su respuesta no es suficiente, por cuanto, dicho Departamento no abordó el tema observado, referido a la vigilancia de los controles internos establecidos en el mismo Departamento de Salud Municipalidad a fin de evitar que se repitan situaciones como las observadas en el informe final Nº13/2013, por cuanto ello es independiente de las eventuales auditorías que pueda realizar el Departamento de Control de la Municipalidad de Huara a esa Unidad. Al tenor de lo expuesto, se mantiene la observación mientras el DESAM no acredite la implementación de medidas de control y de supervisión a fin de evitar que se repitan situaciones como las observadas en el informe de Contraloría Regional de Tarapacá, objeto de seguimiento Implementar medidas e informar en un plazo máximo de tres meses, lo que será verificado por la Unidad de Seguimiento de esta Contraloría Regional. 12

17 ,.CONTRALORÍA GENERAL DE L REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACÁ N Obs. Acción derivada Número Página 16 Número Página 17 Imputación errónea: Se constató que del total pagado en comisiones de servicio en el pais por un monto de $ , en el período, 12 de agosto al 26 de diciembre de 2012, registrados en la cuenta , dos (2) comisiones de servicio, ascendente a $ , fueron mal imputadas presupuestariamente, por cuanto correspondía imputarlas presupuestariamente en la cuenta o Diferencia en contabilización: De acuerdo a los mayores contables de la cuenta , los montos a revisar por parte de esta Contraloría, corresponderían a $ , traspasándose al 31 de diciembre de 2012, a la cuenta contable , correspondiendo a la deuda corriente de los saldos acreedores de las cuentas por pagar de comisiones de servicios en el país del personal contratado a plazo fijo. No obstante lo anterior, y como ya se indicó, el 16 de abril de 2013, mediante decreto de pago N 93, ese municipio pagó tales emolumentos por un monto $ , existiendo un diferencial de lo registrado en la deuda corriente de $ , lo que a la fecha de la auditoría no fue aclarado por parte del Departamento de Administración y Finanzas del municipio, puesto que no tiene un sustento en resoluciones de cometidos Sobre esta materia la municipalidad no se pronunció en su expediente de respuesta. Dada la fa lta de respuesta por parte de la entidad, no es posible efectuar análisis alguno sobre los hechos observados. En atención a lo anterior, se procede a mantener lo observado mientras el servicio no acredite la regularización del mismo, respecto de la correcta imputación de los gastos de la materia señalada. Asimismo, deberá acreditar la diferencia de$ , producida en la contabilización. Implementar medidas e informar en un plazo máximo de tres meses, lo que será verificado por la Unidad de Seguimiento de esta Contraloría Regional. 13

18 ) CONTRALORÍA G~NERAL DEL ) RE~ÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL TARAPACA Nº Obs. Acción derivada Número Página 8 Falta de control de los límites de los viáticos: Sobre esta materia, es dable señalar que el Departamento de Administración y Finanzas de la Municipalidad de Huara, no mantenía un control respecto de la cantidad y porcentajes de viáticos otorgados al personal del DESAM. En su defecto, la administradora de este último proporcionó a la fiscalización un archivo en formato Excel con información de los cometidos realízados entre el 12 de agosto y 31 de diciembre de Del análisis de dicho archivo electrónico, se debe indicar que, además de no contener la totalidad de la información del año 2012, carecía del detalle de los porcentajes y montos de viáticos otorgados a los respectivos funcionarios conforme a los cometidos autorizados. Por lo tanto, la falta de un control adecuado en esta materia, no permite evidenciar el cumplimiento de los límites establecidos en el artículo 8º del decreto con fuerza de ley N 262, de 1977, del Ministerio de Hacienda, el cual señala que los trabajadores tendrán derecho al 100% del viático completo que corresponda de acuerdo al artículo 4º de este reglamento, por los primeros diez (10) días, seguidos o alternados en cada mes calendario, en que deban ausentarse del lugar de su desempeño habitual en cumplimiento de comisiones o cometidos de servicio. Por los días de exceso sobre 10 en cada mes calendario, sólo tendrán derecho al 50% del viático correspondiente. Además, de la restricción referente a que los trabajadores no podrán tener derecho, en cada año presupuestario, a más de 90 días, seguidos o alternados, con 100% del viático completo que les corresponda. Los días de exceso sobre 90 darán derecho al 50% del viático respectivo. Al igual que la observación anterior, la municipalidad no se pronunció. No obstante lo anterior, se procedió a verificar el mecanismo de control que mantiene el Departamento de Salud Municipal sobre las comisiones de servicios, detectándose las mismas observaciones indicadas en el Informe Final Nº13/2013, materia de este seguimiento, es decir, se confirma el uso de una planilla Excel que carece del detalle de los porcentajes y montos de los viáticos autorizados. En atención a que dicha entidad no acreditó la implementación de algún mecanismo que asegure el control del límite de los viáticos, se procede a mantener lo observado en este punto. Implementar medidas e informar en un plazo máximo de tres meses, lo que será verificado por la Unidad de Seguimiento de esta Contraloría Regional. ~ -- 14

19 j CONTRALORÍA G~NERAL DE L _:REP.ÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL TARAPACA Nº Obs. Acción derivada Número Página 17 Sobre exactitud de pago de viáticos: de la rev1s1on efectuada a las doscientas cuarenta y un (241) resoluciones alcaldicias tenidas a la vista, de un total de doscientas cuarenta y cuatro (244), que sustentan el pago de los cometidos de servicios en el país de los funcionarios a plazo fijo del Departamento de Salud, desembolsados mediante el citado decreto de pago N 93, de 2013, se evidenció que en dos (2) de éstos, presentaron errores en su cálculo. Como es el caso de las comisiones autorizadas por las resoluciones 843 y 862, de 5 y 11 de octubre de 2012, respectivamente, determinándose un menor monto pagado de $ 28.1 OO. La Autoridad del Servicio nada responde sobre la materia en su oficio de respuesta N 519/13. No obstante lo anterior, se realizaron indagaciones en el Departamento de Finanzas de la Municipalidad de Huara, donde se indicó que los dos pagos correspondientes a las resoluciones N y 862, de 5 y 11 de octubre de 2012, respectivamente, se mantienen en las mismas condiciones observadas. Considerando que la entidad edilicia no aclaró ni acreditó la regularización del hecho observado, se procede a mantener íntegramente lo reparado en este punto. lmplemen~ar medidas e informar en un plazo máximo de tres meses, lo que será verificado por la Unidad de Seguimiento de esta Contraloría Regional. 15

20 CONTRALORÍA GENERAL DE L :REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACÁ N Obs. Acción derivada Número Página 15 Número Página 16 Número Página 16 Bases Imponibles: Del análisis realizado a la composición de la base imponible de las remuneraciones del personal contratado a plazo fijo, correspondiente los meses de julio, septiembre y diciembre de 2012, se constató que se incluía la asignación transitoria municipal del artículo 45 de la ley , en circunstancia que no constituye un estipendio de carácter permanente, por lo que no se puede considerar como imponible, según dictamen CGR Nº de 1998 y Nº de Asimismo, no se incluyó la asignación del artículo 4º de la ley , que si debe ser parte de la base imponible. Por lo tanto, el servicio con tal falta produjo como efecto que se haya pagado imposiciones en salud y pensiones, por un monto mayor al legal, ascendente a $ , cuyo detalle se indica en el anexo N 9 del informe Final Nº13/2013. Base tributable: Como consecuencia de lo anterior, también se produjo una diferencia en la base tributable y por consiguiente, un error en el cálculo del impuesto único en los casos que corresponden; ello toda vez que, para obtener dicha base se deducen de la imponible los descuentos legales, y como tales recursos quedan afectados por la mala determinación de dicha base imponible, se verificó que en los meses auditados, el servicio pagó impuesto único de los trabajadores por un monto menor a lo legalmente establecido, por la suma de $ , como se indicó en el anexo Nº 10, del informe Final Nº13/2013. Sueldos líquidos: Teniendo presente las asignaciones y situaciones determinadas precedentemente, se constató diferencias, respecto de los sueldos líquidos pagados, lo que alcanza a la suma de $ , cuyo La municipalidad no se pronunció en su respuesta sobre estas materias. Ante la falta de respuesta no fue posible efectuar el análisis respectivo. En atención a lo anterior se procede a mantener íntegramente lo observado mientras no se acredite la regularización y el recálculo de los hechos observados, correspondientes al año 2012, y Implementar medidas e informar en un plazo máximo de tres meses, lo que será verificado por la Unidad de Seguimiento de esta Contraloría Regional. 16

21 )cqntraloría GENERAL DE L R EPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACÁ N Obs. detalle se indica en los anexos Nºs. 10 y 11, informe Nº13/2013. Acción derivada Número es 2.2.1; i; ii; i; 2.6.ii. Páginas 7, 10, 11 Número 11 es 1; 2; 3; 4; ; y 7 Páginas 12; 13; 15; 16 y 17 - Ausencia de tarjetas de control de asistencia: - Deficiencias en las tarjetas- falencias en los registros de anotación de entrada y salida de la jornada ordinaria de trabajo - Deficiencias en las tarjetas- registro de asistencia en días sábado, domingo y festivos - Pago extemporáneo de viáticos - Asignación anual de mérito - Asignación de Movilización -Bonos conductores -Asignación especial transitoria. -Asignación de desempeño difícil. -Asignación zona extrema. - Ausencia de decretos alcaldicios que respaldan los egresos. El servicio no entregó respuesta a los requerimientos solicitados, respecto de las observaciones indicadas precedentemente, dentro del plazo establecido en el Informe Final Nº1 3/2013, para efecto de realizar la auditoria complementaria al Informe Final N 13/ Pago extemporáneo de viáticos Dado que la entidad fiscalizada no entregó respuesta dentro del plazo establecido, este Organismo de Control no puede realizar el examen complementario al citado Informe Final, y por ende no puede emitir opinión ni concluir sobre las observaciones ya citadas. Considerando lo anterior, se resuelve mantener íntegramente las observaciones individualizadas. Por lo tanto, la autoridad edilicia deberá remitir los antecedentes requeridos en el Informe Final sujeto a seguimiento, a fin de efectuar el examen complementario respectivo, por esta Contraloría Regional. Remitir los antecedentes faltantes requeridos en Informe Final N 13/2013 e informar en un plazo máximo de 30 días. - Sobre excesos presupuestarios. 17

22 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACÁ CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, cabe concluir que la Municipalidad de Huara, realizó acciones que permitieron subsanar las observaciones contenidas en el cuadro Nº 1, del presente informe. No obstante lo anterior, se mantiene la situación informada en el cuadro Nº 2, con la acción derivada que se señala. Acerca de las materias para las que se ha otorgado un nuevo plazo, éste comenzará a regir a partir del día hábil siguiente a la recepción del presente informe. Finalmente, es dable señalar que esa Municipalidad instruyó un proceso sumarial mediante el decreto exento Nº 607/2013, -... conforme lo precisado en las mismas conclusiones del Informe Final sujeto a seguimiento, esto es, el Informe Final Nº13/201 3, de esta Contraloría Regional. CoC1trnloría Regional Tarnpacá 18

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