Dietas y Liquidación de Gastos

Transcripción

1 Dietas y Liquidación de Gastos

2 Quiénes somos. Norma 4 2

3 Quiénes somos Grupo AUBAY El Grupo AUBAY es una compañía internacional que cotiza en bolsa, con sede en París, y con oficinas en Francia, Bélgica, España, Italia, Portugal y Luxemburgo. Presente en sectores como Banca, Seguros, Manufacturing, Industria, Transporte o Telecomunicaciones, cuenta con empleados y una facturación anual de 250 millones de. TOP 15 CLIENTES AUBAY Comercio/Distribución Telecomunicación Servicios/Utilities Industria/Transportes Banca y Finanzas Administración Seguros FACTURACIÓN POR SECTORES DE ACTIVIDAD, 2013 BNP Paribas Allianz Groupe Crédit Agricole AXA Societé Générale Groupe BPCE Orange Poste Italiane Instituciones Europeas GDF Suez Amadeus Intesa SAN PAOLO SNCF Police FEDERALE Vodafone 3

4 Dietas y Liquidación de Gastos Norma 4 ha realizado un estudio sobre cuáles son las causas de error más comunes en las organizaciones y sobre éstas ha realizado una metodología para proyectos: Causas de gestión Causas técnicas Causas funcionales 4

5 Conclusiones del estudio Causas de Gestión No se aplica el Manual de Normas de la empresa (límites gastos, permisos, responsabilidades ) Informar repetitivamente los datos personales y bancarios. La imputación del centro de coste no se informa o es incorrecta. Cambio de roles del personal de los departamentos por rutina, presión y falta de normalización. Causas de Técnicas Errores en el proceso de carga de datos. Falta de automatismo y aumento de los errores. Lentitud en los procesos. Falta de actualización de la información por no estar grabada. No adaptación al cambio. Causas Funcionales Falta de acceso online a los datos tanto en detalle como visión global. Ausencia de integración entre los sistemas. Imposibilidad de trazabilidad del coste y su aprobación. Exceso de partícipes en el proceso que no aportan valor añadido. Consecuencias de Gestión Errores que nadie asume por falta de control. Reiteración de datos innecesarios y posibles infracciones de LOPD. Imposibilidad de seguimiento de control de costes y análisis. No permite flexibilidad en la arquitectura organizativa. Consecuencias Técnicas No fiabilidad de la información. Procesamiento manual y basado en herramientas office. Retraso en los cierres e información de gestión incompleta. Conciliación entre el usuario la entidad bancaria y la compañía. Las adaptaciones no suponen una mejora. Consecuencias Funcionales Visibilidad reducida y dependiente de terceros. No existe una integración que permita calidad del dato desde el proceso IN hasta el OUT final. No permite la auditoría individual o departamental para la supervisión de las políticas y procedimientos internos. Incremento de los costes. Creamos una herramienta basada en la experiencia y el análisis para servir al usuario y a la compañía en la gestión del coste 5

6 Metodología Nuestra metodología se compone de una estructura de módulos personalizados al cliente relacionados entre sí. Su arquitectura permite que su implantación sea conjunta o independiente. Contabilidad Usuarios Control de Gestión Liquidaciones GESTIÓN Administración Dietas Proveedores Parámetros Generales Estructura Organizativa Convocatorias Actividades Presupuestos 6

7 Workflow del Gasto ENTRADA DEL GASTO AUTORIZACIÓN VALIDACIÓN LIQUIDACIÓN DOMICILIACIÓN CONTABILIDAD DLG dirige el gasto hacia toda su cadena de estados en una única visión 7

8 Trazabilidad del gasto ALTA INFORMANDO LIQUIDACIÓN EN CURSO PASAR A AUTORIZAR AUTORIZADA POR EL AUTORIZADOR DE LA LIQUIDACIÓN PENDIENTE LIQUIDAR VALIDADA POR DPTO. FINANZAS LIQUIDADA DPTO. FINANZAS CONTABILIZADA DPTO. CONTABILIDAD 8

9 Parámetros de Gastos LÍMITE DE GASTO FORMA DE PAGO METÁLICO TARJETA PPIA. TARJETA EMPRESA TARJETA SOLRED TARJETA PARKING RESERVA ANTICIPO FIADO GASTOS COMIDAS TRANSPORTES ALOJAMIENTOS OTROS USUARIO DEL GASTO USUARIO DEL GASTO EMPRESA EMPRESA EMPRESA PROVEEDOR EMPRESA PROVEEDOR Desayuno Comida Cena Billetes de autobús Billetes de metro Billetes de tren Billetes de avión Taxi Parking Autopistas Gasolina Km vehículo ppio. Km vehículo empresa Km vehículo renting Hotel > 3 estrellas Hotel superior Motel Fonda Pensión BENEFICIARIO USARIO DEL GASTO PROVEEDOR PENDIENTES DE LIQUIDAR Gastos menudos Gastos no justificados ESTADO EMPRESA LIQUIDADO 9

10 Solución automatizada Fácil de usar, ágil y efectivo Basado en estándares Modular y flexible Base de datos única Acceso por Internet Crece con la organización 10

11 Funcionalidades I Visión Global y Detalle de los datos Perfiles de usuarios con niveles de seguridad Controles bajo Normativa de la Empresa Flujo automático: alta, autorización, validación, liquidación y contabilización Reflejo Funcional y Territorial Control de límites excedidos Firma DNIe, servidor interno, etc. Rapidez 11

12 Funcionalidades II Imputación a nivel Organizativo y Contable Control de Gastos Delegados Control de Anticipos y sus devoluciones Control de Reservas, asociada a los gastos Agrupación de Gastos en una liquidación Cualquier tipo de forma de Pago Eficacia 12

13 Funcionalidades III Búsquedas por cualquier parámetro Minimiza los errores de información Autorizadores por Centro de Coste, Departamento o Secciones Descargas a Excel Obtención en PDF s de informes gráficos Digitalización de justificantes Control comensales, km, duplicidades, etc. Simplicidad 13

14 Funcionalidades IV Módulo Jornadas y Convocatorias Módulo Caja, control de saldos de gastos Módulo de Proveedores Impresos según modelos de la Organización Solución Multidivisa y multilenguaje Justificación a Organismos Integrable en la Estructura de la Empresa Informes de Control de Gestión Veracidad 14

15 Gestión y Finanzas Liquidaciones perfectamente informadas en el Dpto.de Finanzas Domiciliaciones de pagos automáticas Módulo de Ajustes Contables Proceso de Validación automático Reducción de costes en tiempo y personal Validar y pagar 15

16 Contabilidad Interfaz contable con la de la Organización Información única entre finanzas y contabilidad Minimiza los errores de información manual Traspaso de apuntes tantos contables como analíticos Consulta de detalle de cualquier apunte Con un solo click 16

17 Beneficios Estandarización de herramienta única Validación datos entrada Transparencia y claridad en todo el proceso Consulta e Informes on-line Crece con las necesidades de la Empresa Optimización procesos empresariales Ahorro, ahorro y ahorro Ahorro costes: personal y tiempo 17

18 Principales características DIETAS Y GASTOS GESTIÓN INTEGRAL/ TRAZABILIDAD USUARIOS SOLUCIÓN AUTOMATIZADA MEJORA Y EFICIENCIA PROVEEDORES REPORTING CONTROL DE GESTIÓN CONTABILIDAD BANCOS 18

19 Implantación ANÁLISIS PARAMETRIZACIÓN PUESTA EN MARCHA Definir requerimientos, procesos, expectativas, y alcance del proyecto, es decir, sus fronteras. Medir y Analizar el desempeño actual de procesos, estructuras e interfaces con los sistemas, identificando causas de mejora, necesidad y adaptación al aplicativo. Confección del Documento Funcional reflejando el análisis de procesos actuales, y los nuevos procesos con sus normas aplicables, interfaces para la integración, los módulos aceptados, modelo BBDD y plan de Implantación. Aprobación del documento. Parametrización y adaptación de los procesos del aplicativo al estudio funcional aprobado por la Empresa. Desarrollo de Informes, Estructuras organizativas e Interfaces de integración con sus Sistemas. Los tiempos dependen del nivel y número de adaptaciones a desarrollar. Preparación de los datos iniciales a descargar en la BBDD. Creación de los entornos de Pruebas, preproducción y Producción. Volcado de datos de usuarios y tablas maestras en entorno de Pruebas. Periodo de pruebas de usuario. Aprobación de los procesos del Aplicativo en entorno de pruebas. Implantación de datos en entornos de preproducción y producción. Arranque del Proyecto. Un proyecto sólido, adaptable e integrado en la empresa 19

20 DATOS DEL USUARIO DEL GASTO JUAN CASTALLO RUIZ K CARMEN LAZAGA SOLIS T LAZAGA SOLIS, M ª CARMEN ALDONZA PRIETO, INES BLASCO DE MENA, INMACULADA BRANCADA ORTIZ, IRUNE CARRERO ESTRADA, ENRIQUE COSIO DE LA HERA, ELENA CRUZ SOLERA, AMPARO GIL RODIRA, CESAR GUTIERREZ SALCEDO, ANGELES GUTIERREZ REDONDO, RAFAEL ISAZI ARROYO, LUIS LAZAGA SOLIS, Mª CARMEN LERMA SOPRA, JESUS LOPEZ ALEDO, ELVIRA LOPEZ TREVIN, CARLOS MANCEBO HERRANZ, IGNACIO MARIN MARIN, CRISTINA MAS HACAR, ISABEL MATEUS PRETO, ISIDORO MERINO RIVEIRO, MANUEL MOSQUET PALOB, BLANCA MOYANO CERRADA, LOURDES NAVARRO PUEBLA, VANESA PEREZ DIAZ, JOAQUIN ROMERO ARROYO, PILAR SAENZ TORRE, MACARENA SANCHEZ VEGA, TERESA SANCHEZ SALAZAR, ANGEL SANTILLANA MORENO, LEANDRO SARTAZ RASO, PATRICIO VARKISH RUDARFH, RUDOLPH VIDAL MONTOYA, MARIO VIDURRETA RUIZ, OLGA ZAMORANO DONE, PEDRO ZARRALUQUI ESTUP, HELEN MOTIVO: NIVEL DEPARTAMENTAL CONCEPTOS: NIVEL GENERAL 20

21 CARMEN LAZAGA SOLIS JUAN CASTALLO RUIZ 21

22 CARMEN LAZAGA SOLIS JUAN CASTALLO RUIZ 22

23 CARMEN LAZAGA SOLIS JUAN CASTALLO RUIZ INFORMACION DE ASISTENTES 23

24 CARMEN LAZAGA SOLIS JUAN CASTALLO RUIZ MATRICULAS CONTROL DE KM DISTANCIAS 24

25 CARMEN ZAA SOLIS JUAN CATALL RUIZ POSIBILIDAD DE ACOTAR CENTROS DE COSTES A USUARIOS SI SE IMPUTA A UN PROGRAMA, EL CENTRO DE COSTE SE INFORMA AUTOMATICAMENTE 25

26 MINIMIZA LOS ERRORES DE IMPUTACIÓN POR LA AYUDA Y AGILIDAD DE LOS COMBOS DE INFORMACIÓN CARMEN LAZAGA SOLIS JUAN CASTALLO RUIZ 26

27 ASIGNACIÓN DE AUTORIZADORES POR CENTRO DE COSTE TODAS LAS LIQUIDACIONES LLEGAN A FINANZAS PERFECTAMENTE INFORMADAS SANCHEZ RUIZ, LUIS JIMENEZ LOPEZ, ANTONIO 27

28 RESUMEN LIQUIDACIÓN UN USUARIO O VARIOS PUEDEN SER AUTORIZADORES DE UNO O VARIOS CENTROS DE COSTE OPCIONES 28

29 CARMEN LAZAGA SOLIS Z CARMEN LAZAGA SOLIS Z LUIS SANCHEZ RUIZ T ISABEL LOPEZ GARCIA R 29

30 ACCESO AL IMPRESO DE LA LIQUIDACIÓN 30

31 Organismo Programa Centro coste LOGO EMPRESA Tipo liquidación Código Organizativo Motivo CURSOS ORDINARIOS SECCION VELA CURSO OPTIMIST INVIERNO VOCALIA VELA SECCION DEPORTIVA ASISTENCIA REGATAS Gasto Delegado Datos persona H GASTOS GUARDAR EN FORMATO PDF O IMPRIMIR DESGLOSE ACREEDORES Total importe CNS 31

32 BÚSQUEDAS DE ACCESO SENCILLO PARA TODAS LAS CONSULTAS LA INFORMACIÓN DE TODAS LAS CONSULTAS SE PUEDEN ORDENAR POR CUALQUIER COLUMNA DE SUS CABECERAS TOTALES POR BÚSQUEDAS INDICADORES DE GASTOS EXCEDIDOS DE LOS LÍMITES 32

33 TOTALES GENERALES 33

34 DESCARGAR EXCEL SE OBTIENE A TODOS LOS NIVELES ESTABLECIDOS 34

35 LOS GRÁFICOS PUEDEN SER DESCARGADOS A PDF 35

36 TODA LA INFORMACIÓN ES ON-LINE, EL INFORME SE REALIZA EN EL MOMENTO DE SU SOLICITUD 36

37 37

38 Características técnicas. Arquitectura Java J2EE, Java Server Faces, Hibernate y Spring LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN Bea Workshop Studio for Eclipse ENTORNOS DE DESARROLLO Windows y Linux SISTEMAS OPERATIVOS MySQL y Oracle BASES DE DATOS Tomcat PLATAFORMA SERVIDORA 38

39 Conclusión Solución DLGN4 Única Sencilla Simple Integral Veraz Fiable Productiva La información pertenece a la empresa, no a las personas. Está y permanece en ella. Es única, transparente y fiable para toda la Organización. 39

40 Parametrizable Reducción costes personal Veracidad 40

41 Muchas gracias por su atención Contacto: Tel C/Doctor Zamenhof, 36 Dupl Madrid. 41