POLÍTICA DE COMUNICACIÓN

Transcripción

1 POLÍTICA DE COMUNICACIÓN Con fecha de Noviembre del 2012 los que a continuación firmamos establecemos nuestra conformidad con la Política de Comunicación y liberación con la fecha arriba indicada. La presente política deja sin efecto cualquier otra normatividad anterior relativa al tema que trata y permanecerá vigente hasta una nueva emisión debidamente autorizada que la reforme, adicione o derogue total o parcialmente. RESPONSABLE FIRMA Diseñador Manuel Durán Hernández Gerente de Factor Humano Tania Andrea Navarrete Ortega Director General Miguel Enrique Ramírez Gama Normar la comunicación dentro y fuera de la organización.

2 Comunicación interna: La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno es decir, a los colaboradores. Nace como respuesta a la necesidad de la compañía de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. Teniendo en cuenta está función principal, podríamos afirmar que la comunicación interna permite: Construir una identidad de la empresa en un clima de confianza y motivación. Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad. Informar individualmente a los empleados. Hacer públicos los logros conseguidos por la empresa. Permitirle a cada uno expresarse ante la dirección general, sin importar cual sea su posición en la escala jerárquica de la organización. Definiciones Comunicación externa: Es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios. La comunicación externa es la trasmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y a su contexto. Comunicación formal: Es toda la información proveniente de la alta dirección o de factor humano, usada para dar a conocer cambios o información importante para los colaboradores en general ó para un grupo de personas en especifico, esta comunicación deberá ser reforzada con firmas electrónicas que avalen y refuercen la jerarquía de dicho comunicado. Comunicación informal: Es toda la información general que es necesario dar a conocer y que forman parte de la buena comunicación entre los colaboradores y los líderes de la organización, a través de ella se refuerza el clima laboral y las relaciones en la comunidad. Voceros: Son los colaboradores seleccionados por medio de una encuesta de empatia, donde se elige a aquellos que inspiran mayor confianza a la organización, y son encargados de difundir la palabra que viene de colaborador a colaborador, recopilando los tópicos de importancia y dándolos a conocer a la alta dirección y factor humano, para de esta manera contar con un medio de comunicación confiable y alternativo.

3 Intranet: Es la herramienta vía web a la cuál solo tienen acceso los miembros de la organización y es la vía para dar a conocer la comunicación formal de la compañía, en ella se encuentran tópicos de importancia y utilidades que refuerzan la identidad corporativa y la identificación del personal con la empresa. Los tópicos en la intranet son: Nuestro Blog: Toda la información que llega al correo de sugerencias será analizada por factor humano y en función de las incidencias del correo las publicará en el blog de SCAT, dando un primer análisis de la sugerencia y pidiendo comentarios en caso de que apliquen. Correo de sugerencias: Es el medio electrónico por el cual los colaboradores pueden tener comunicación directa con la alta dirección, estará alojado en el servidor de SCAT y en él se deberán llenar combo-boxes obligatorios y llenar el formato, a través del mismo se pueden expresar libremente tratando de elaborar criticas constructivas en pro de seguir con la mejora continua de los procesos y el clima laboral en la organización, esta información llega a Factor Humano, quién tomará en consideración la sugerencia. Definiciones Imagen Corporativa: Todo elemento proviniente del departamento de arte en la organización que tiene por objetivo el reforzamiento de la imagen institucional basado en los lineamientos estipulados en el Manual de Identidad Corporativa. Manual de Identidad Corporativa: es un documento en el que se diseñan las líneas maestras de la imagen de la compañía. En él, se definen las normas que se deben seguir para imprimir la marca y el logotipo en los diferentes soportes internos y externos de la compañía, con especial hincapié en aquellos que se mostrarán al público. El manual describe los signos gráficos escogidos por la compañía para mostrar su imagen así como todas sus posibles variaciones: forma, color, tamaño, etc. En el mismo, se explica su forma, oportunidad y lugar de utilización mediante la inclusión de ejemplos gráficos. Se muestran también las normas prohibitivas de sus aplicaciones. También se incluyen los colores y las tipografías corporativas. Los contenidos del manual se agrupan básicamente en dos grandes capítulos: Normas básicas de construcción y desarrollo de la identidad corporativa. Aplicación del logotipo en las distintas plataformas de comunicación: papelería: papel de carta, sobres, facturas, albaranes, tarjetas de visita, carteles, indicadores, parque móvil camiones, furgonetas de reparto, uniformes del personal y otros dependiendo de los requerimientos de la institución.

4 CLASIFICACIÓN Y VÍAS DE TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN: Comunicación formal: La fuente oficial de la comunicación formal será la Intranet, en ella se alojarán los documentos, comunicados e información relevante para la organización, los documentos alojados deberán ser acompañados de una firma electrónica y un Disclaimer para la confidencialidad de los documentos. Se reforzará la comunicación formal con comunicados vía Outlook con un banner superior especial para comunicados formales. Comunicación informal: La comunicación informal será manejada por el área de Comunicación en conjunto de Factor Humano, La Gerencia de Factor Humano se encargará de moderar y aprobar la información que se da a conocer a la organización. Correo electronico de Comunicación: Se encuentra bajo el domino comunicacion@scat.com.mx los colaboradores deberán estar enterados de la importancia de leer y contestar los correos cuando les sea requerido, ya que es el medio de comunicación más rápido en la organización y debe ser usado como una herramienta institucional para dar a conocer eventos, comunicados y documentos importantes. Comunicación interna: Puede darse vía correo electrónico acompañado del banner y firma electrónica de comunicación, también puede ser de forma personal con algún representante de comunicación y/ó Factor Humano. Esta información deberá ser validada por Factor Humano. Reglas Comunicación externa: Solamente pueden ser solicitado y estar autorizados por Alta dirección. Imagen Corporativa: La organización se encargará de difundir los elementos de imagen corporativa necesarios para dar cumplimiento a los lineamientos estipulados en el manual de Identidad Gráfica, y los colaboradores deben asegurarse de seguir dichos lineamientos con el fin de reforzar la imagen institucional como requisito general. -Los colaboradores deberán ocupar un wallpaper institucional, el cual reforzará la imagen de la empresa, interna y externamente. -Cada colaborador tendrá una firma electronica a la cual deberá ser usada en todo momento que se envie algún correo electrónico. -Los correos provinientes de Comunicación, estarán identificados por medio de un banner, el cual es uso exclusivo de Comunicación y Factor Humano. -Las presentaciones en Powerpoint deberán estar hechas sobre la plantilla institucional. -La papelería en general deberán seguir los lineamientos estipulados por el Manual de Identidad Corporativa

5 1. Comunicación formal: Alta Dirección, Factor Humano y Comunicación (Director General, Director de Finanzas, Gerente de Factor Humano y Diseñador) 2. Comunicación informal: Cualquier colaborador, autorizado por Factor Humano. Autorizaciones 3. Comunicación Interna: Factor Humano y Comunicación (Gerente de Factor Humano y Diseñador). 4. Comunicación externa: Alta Dirección, Gerentes. Sanciones 1. Ningún Colaborador puede usar formatos de comunicado (banner, Disclaimers, Firmas, Logos) para enviar notificaciones ó comunicados, en caso de no seguir dicha regla se levantará una No conformidad a quién incurra en ello. 2. Los comunicados deberán ser autorizados por las personas asignadas en caso de ser necesario para poder ser enviados, en caso contrario se levantará una no conformidad. 3. El mal uso de información, logotipos, banners, Disclaimers, firmas, será tratado de acuerdo a los Artículos 210, 211 y 211 Bis estipulados en el Código Penal para el Distrito Federal, conforme a la Violación de Derechos de la Propiedad Intelectual. ANEXO 1. Buzón de sugerencias