Implementación Portal aprovisionamiento PROAPP (Integra ProAPP)

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO (PROVEEDOR) Implementación Portal aprovisionamiento PROAPP (Integra ProAPP) Mayo 2015

2 TABLA DE CONTENIDOS Introducción Objetivo Del Portal Solucion Propuesta Usuarios Tipos De Usuarios 4 Configuración De Vigencia y Usuario 4 Esquema Del Proyecto... 5 Integra ProApp Registro de Cuenta Acceso Al Portal.. 6 Ingreso A Proapp... 7 Funcionalidades Del Portal Inicio Contacto Ayuda 7 Seguimiento.. 8 Ordenes de Compra... 8 Por Facturar 8 Facturadas Facturas Por pagar Pagadas Canceladas Avisos de Pago Pago Cuenta...11 Información de la Cuenta...11 Cambiar contraseña Cerrar sesión Búsqueda...12 Notificaciones Soporte !2

3 Introducción Objetivo El presente documento está dirigido a entregar las pautas de operación del portal de proveedores (ProApp) que proporcionara a la empresa Productos Medix, S.A de C.V., los medios para agilizar el proceso de compras y su interacción con los proveedores; Simplificar y automatizar el Ciclo de Aprovisionamiento y Pago a Proveedores (Ciclo de Egresos). Reducción de tiempo en el Ciclo de Cuentas por Pagar. Ahorro en costo administrativo del ciclo de cuentas por pagar. Optimizar el seguimiento de Proveedores a Ordenes de Compra y Pagos. Solución Propuesta El portal ProApp esta diseñado para dar seguimiento a los pedidos u ordenes de compra generados en SAP, este seguimiento es de punta a punta, desde la generación del pedido hasta el pago del mismo, informando al proveedor mediante avisos a su correo electrónico y/o consultas predefinidas en el portal ProApp, los estatus en los que se encuentra el pedido. Para su buen funcionamiento es necesario que Productos Medix, S.A de C.V. ejecute de manera correcta el proceso de aprovisionamiento en SAP, para los pedidos definidos en el alcance de este documento. Los avisos a proveedores generados por SAP se enviaran al correo electrónico registrado en los datos maestros del proveedor.!3

4 Tipos de Usuarios Administrador del Portal ( Demexis ) El rol clave para el administrador del portal es: Dar de alta clientes. Crear los permisos de acceso necesarios. Emitir facturas por pagos de suscripción. La administración de tareas, gestión y configuración relacionadas con el portal. Proveedores ( Medix ) Consulta y seguimiento de documentos emitidos. Carga de CFDI en portal. Historial clientes a los que están suscritos. Cliente Buzón de recepción CFDI. Ordenes de compra Verificar y validar CFDI. Validador de CFDI vs. Contra Recibo. Historial por proveedor. Hosting del servicio. Estatus y sincronización de facturas con SAP Información de la cuenta Registro y administración de subcuentas (organizaciones de compra) Dar de alta subcuentas y administrarlas Subcuenta Una vez que el cliente creo y autorizo a este usuario el se encargara únicamente de: Revisar y autorizar facturas a las que tenga acceso de acuerdo a su organización de compra. Configuración de Vigencia y Usuarios El portal puede ser configurado para ser utilizado por distintos usuarios y dar los permisos necesarios (lectura y escritura) a quien ingresa al portal. Definir el tipo de vigencia depende de : - Periodo (anual, semestral) - Monto (Cantidad de facturas o especificaciones - Consorcio (Sin vigencia, paga directamente el cliente)!4

5 Esquema del proyecto El proceso comienza desde que El Cliente genera una Orden de Compra a un proveedor X desde su Sistema Central (ERP SAP), basado en las políticas negociadas con este último. Servicio a Cliente que origina o genera necesidades a sus proveedores denominada Compras Servicio a Cliente Proveedor que se encarga de surtir o cubrir las necesidades del cliente origen denominado Ventas!5

6 !! Integra ProApp Registro de Cuenta Tiene que estar registrado en el maestro de proveedores o en SAP, una vez que se registra se le envía un aviso de confirmación de cuenta al proveedor mediante correo electrónico. En caso de que ya exista el cliente se notificara que ya fue a agregado como proveedor de igual manera cuando el cliente sea dado de alta en otra sociedad. En el caso de que la cuenta sea nueva se le envía la liga de confirmación, donde asigna la contraseña a la cuenta. Acceso al portal Integra ProApp es una aplicación web a la que se puede acceder desde cualquier navegador de internet. El usuario debe ingresar la siguiente dirección URL Una vez dentro de la pagina se le solicita al usuario los datos requeridos como son RFC ó Id y contraseña. Si el usuario llega a olvidar la contraseña podrá recuperarla dando clic en la opción e indicar su RFC o ID de la comunidad Integra y se enviara un correo con las instrucciones para recuperarla.!6

7 Ingreso ProApp - Proveedor Ingresando al portal se podrán verificar las ordenes de compra de los pedidos de aprovisionamiento. Una vez que son liberados, se enviarán de forma automática al ProApp notificando al proveedor por correo electrónico. ProApp necesita para su operación los datos maestros de proveedores los cuales estarán autorizados por Productos Medix, S.A de C.V., para realizar operaciones en el portal. Funcionalidades del portal El Portal de aprovisionamiento ProApp presenta las siguientes opciones: Acceso directo a la página de inicio del portal, describe el ámbito y enfoque de trabajo de Demexis. Dirección de oficina, teléfonos y correo electrónico. Contiene chat en linea y preguntas frecuentes que ayudaran al usuario con las dudas que surjan en la operación del portal.!7

8 La opción Por facturar permite consultar todas las ordenes de compra emitidas por el cliente, que se encuentren pendientes de facturar o parcialmente facturadas. Una orden de compra puede tener uno o mas contra recibos de entrega de mercancía o servicio como se muestra en la siguiente imagen. Una vez que se tienen los contra recibos es posible subir la factura, seleccionando los contra recibos a facturar. Es posible facturar parcial o totalmente Buscar y seleccionar archivos generados por sistema de facturación (XML/PDF) que cumplan los requisitos del SAT y corresponda contra los montos de recibos seleccionados Nota: Si no cumplen los requisitos establecidos por SAT no se podrán cargar los archivos.!8

9 Facturadas Muestra las ordenes de compra ya facturadas o parcialmente facturadas con el detalle de contra recibos facturados!9

10 En la opción Facturas por pagar se muestran las facturas registradas en el portal que no se han pagado, con el detalle de contra recibos y orden de compra. Facturas que ya fueron pagadas con el detalle de contra recibos y orden de compra. Muestra las facturas canceladas por el cliente. Se puede consultar los pagos recibidos por los clientes con el detalle de facturas y contra recibos.!10

11 Muestra al cliente el tipo de suscripción y la vigencia que tiene con los distintos consorcios en los que este registrado. El usuario puede agregar o modificar los correos a los que se enviaran las notificaciones, accediendo en la opción editar avisos. Si el proveedor requiere modificar el correo registrado para avisos, deberá comunicarse directamente a soporte y acreditar su identidad enviando una carta emitida por la empresa solicitando el cambio.!11

12 Cuando ya no se requiere continuar utilizando el portal, la forma segura para salir es dando clic en el botón Cerrar Sesión El usuario (proveedor) cuenta con la opción Búsqueda que le permite realizar exploraciones de las ordenes de compra emitidas, bajo distintos parámetros y los resultados pueden ser ordenados mediante el folio, cliente y fecha.!12

13 Notificaciones del portal a usuarios Se enviaran avisos vía correo electrónico oficial cuando exista : - Una nueva OC - Contra Recibos - Autorización como proveedor - Avisos de Pago Soporte Ante cualquier comentario, duda o sugerencia comuníquese con nosotros mediante: Oficina Dakota #361. Col. Nápoles CP México, Distrito Federal. Tel. Soporte Tel. Ventas contacto@facturaapp.com!13