ESTUDIO DE IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN REGLA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE RESIDUOS PELIGROSOS

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1 ESTUDIO DE IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN Número 040 REGLA DE CONSERVACIÓN Código 026 DOCUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE RESIDUOS PELIGROSOS 1.- ARCHIVO PROPONENTE Nombre ARCHIVO CENTRAL CONSEJERÍA MEDIO AMBIENTE Dirección RIGOBERTO CORTEJOSO VALADOLID Teléfono Fax Correo electrónico 2.- ÁREA DE DESCRIPCIÓN 2.1. Organismo productor: Nivel 1 Nivel 2 Nivel 2 Nivel 3 D.G. CALIDAD AMBIENTAL SERVICIO DE PROTECCIÓN AMBIENTAL SERVICIO DE CONTROL DE LA GESTION DE LOS RESIDUOS Residuos industriales 2.2. Título de la serie Título Actual Documentos de control y seguimiento de residuos peligrosos Otros títulos Documentos de control y seguimiento de residuos industriales 2.3. Fechas Acumulación A.CENTRAL Producción Otras De forma seriada desde Alcance y contenido Función Administrativa Control de transferencia de titularidad Instrumento de seguimiento de residuos peligrosos desde su origen a su tratamiento o eliminación y especialmente controlar los procesos de transferencia del residuo entre el centro productor y el centro gestor o entre centros gestores, de manera que la titularidad y responsabilidad del residuo esté identificada Marco Legal

2 La competencia funcional viene descrita en la estructura orgánica de la Consejería de Medio Ambiente donde se atribuye al Servicio de Control de la gestión. Este servicio formaba parte hasta el año 2003 del de Protección ambiental, que fue desdoblado en éste y en el Prevención y control ambiental por Orden de MAM 1100/2003 de 28 de agosto. La normativa que regula estos documentos de seguimiento y control es de carácter estatal. *R.D 833/88 de 20 de julio por el que se aprueba el Reglamento para la ejecución de la *Ley 20/1986 de 14 de mayo, Básica de residuos Tóxicos y Peligrosos, modificado por R.D 952/97 *Ley 10/1998 de 21 de Abril de Residuos *Orden MAM 304/2002 de 8 de febrero por la que se publican las operaciones de valorización y eliminación de residuos y lalista europea de éstos Trámite y documentación Esta serie documental que se propone para Identificación y Valoración, forma parte del procedimiento de control y seguimiento de residuos junto con otros tres tipos que se especifican como Series Relacionadas; un esquema general de los documentos-procedimientos que reflejan el seguimiento de residuos es el siguiente: I- Documentos para el control de la Titularidad-Responsabilidad de residuos 1-Seguimiento residuos entre PRODUCTOR-Transportista-GESTOR y GESTOR Transportista-GESTOR FINAL. Este proceso se realiza mediante dos tipos de documentos: INICIAL- 1-A-Documentos de control y seguimiento de residuos peligrosos (General) (Objeto de esta identificación) 1-B-Documento de control y seguimiento de aceites usados (Documento B) 2-Seguimiento de residuos de Pequeños Productores 2-A-Hoja de control de recogida de RTP de Pequeños Productores (General) 2-B-Hoja de control de recogida de aceites usados II-Documentos recapitulativos del control efectuado a Productores y Gestores de residuos (Informes anuales de gestión de residuos) 1- Declaraciones anuales de Productores de residuos 2-Memorias anuales de gestores de residuos 3-Informes anuales de Pequeños Productores (Inscritos en Registro Regional) 4-Balances anuales de gestión de residuos sanitarios 5-Informes ( Sin normalizar) de productores de residuos NO peligrosos La serie a Valorar es la primera de las que aparecen en el esquema anterior, su tramitación es la siguiente: 1. EL DOCUMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO estará constituido por cinco ejemplares idénticos en papel autocopiativo que se divide en dos grupos de datos según que hayan de ser cumplimentados por el REMITENTE (Productor o Gestor) o por el DESTINATARIO (necesariamente un gestor). Estos cinco ejemplares serán de distinto color: 81) blanco, (2) rosa, (3) amarillo, (4) verde y (5) azul. 2. El proceso seguido será esquemáticamente el siguiente: - EL REMITENTE de una cantidad de un Residuo Peligroso determinado cumplimentará el grupo de datos que le corresponde como tal, en su totalidad, incluida la firma autorizada por la empresa para ello. - EL REMITENTE conservará para su archivo FOTOCOPIA del primer ejemplar y enviará los ejemplares de color blanco y rosa a la comunidad Autónoma donde se encuentre el centro que dé origen a los residuos peligrosos. Dicha Comunidad Autónoma expedirá a su vez el ejemplar de color blanco a la Dirección General de Calidad y Evaluación Ambiental (Ministerio de Medio Ambiente). 2

3 - EL REMITENTE entregará los tres ejemplares restantes (ejemplares de color amarillo, verde y azul) al transportaste para que acompañen al residuo hasta su destino. - EL DESTINATARIO conservará para su archivo FOTOCOPIA del ejemplar de color amarillo, enviará dicho ejemplar a la comunidad Autónoma donde se encuentre el centro que dio origen a e4sos residuos. Los ejemplares de color verde y azul los enviará a la comunidad Autónoma donde esté ubicado el centro receptor o de destino del residuo. Dicha Comunidad Autónoma expedirá a su vez el ejemplar de color verde a la Dirección General de Calidad y Evaluación Ambiental (Ministerio de Medio Ambiente) Plaza de San Juan de la Cruz, s/n MADRID. - El documento a que se refiere el presente anexo estará a disposición de los productores y gestores de residuos peligrosos en los organismos de medio ambiente de las Comunidades Autónomas. Las fotocopias del documento que queden en poder del productor y gestor para su propio registro deberán ser conservadas durante un tiempo no inferior a cinco años. 3. El proceso anterior implica que la relación entre un determinado envío de una cantidad de R.P. y su documentación es biunívoca. 4. En el apartado de INCIDENCIAS a cumplimentar por el DESTINATARIO, éste describirá cualquier incidencia o variación que se detecte en relación con los datos del REMITENTE con anterioridad a la firma y envío de las copias correspondientes. 5. en caso de detectarse una incidencia con posterioridad a la firma y envío de las copias del documento, el DESTINATARIO, titular legal del residuo, lo comunicará inmediatamente a la Comunidad Autónoma y a la dirección General de Calidad y Evaluación Ambiental (Ministerio de Medio Ambiente), adjuntando fotocopia del documento en su poder. 6. cuando las incidencias registradas den lugar a la denegación del la aceptación del envío, el DESTINATARIO lo expresará en el documento y lo comunicará de forma urgente a los organismos correspondientes (Comunidad Autónoma y Dirección General de Calidad y Evaluación Ambiental (Ministerio de Medio Ambiente). Se indicará si el envío retorna con el mismo transportista al Centro de Origen del REMITENTE o, cuando esto no sea posible, si queda en almacenamiento temporal en la instalación del DESTINATARIO hasta que sea retirado por su Titular 2.5. Series Relacionadas Antecedentes Nombre de la serie Organismo Unidad Administrativa Documentos de control y Servicio de protección ambiental Sección de residuos seguimiento de residuos industriales Sucesoras (No hay) Recapitulativas Nombre de la serie Organismo Unidad Administrativa Declaraciones anuales de Servicio de protección ambiental Sección de residuos productores Servicio de control de la gestión Memorias anuales de gestores Servicio de protección ambiental Servicio de control de la gestión Sección de residuos Duplicados de la serie Nombre de la serie Órgano Unidad Administrativa Documentos de control y Ministerio de MAM D.G. de Calidad y evaluación seguimiento de residuos peligrosos ambiental 3

4 Otros tipos de relación: forman parte de la competencia sobre el control-seguimiento de residuos, (y se remiten-archivan conjuntamente), las siguientes series documentales: Nombre de la serie Órgano Unidad Administrativa Documentos de control y Servicio de Protección Ambiental seguimiento de aceites usados Servicio de control de la gestión (Documento B) Hojas de control de recogida de aceites usados (Documento A) Hojas de control de recogida de residuos tóxicos y peligrosos de pequeños productores Servicio de Protección Ambiental Servicio de control de la gestión Servicio de Protección Ambiental Servicio de control de la gestión Notificaciones de traslado Administración Central competente en medio ambiente (MOPU, MIMAM) Servicio de Protección ambiental 2.6. Sistema de organización Cronológico. Dentro del año por orden alfabético del gestor/productor, y/o carpetas individuales para gestores-productores con volumen importante de documentos. En las mismas relaciones de transferencia se adjuntan cajas con las otras series relacionadas: las hojas de control y las hojas de recogida de aceites y pequeños productores. La separación física no se ha realizado siempre, y en algunos periodos cronológicos están archivadas juntas todas las series documentales que se detallan en el apartado (Otros tipos de relación), salvo las notificaciones que siempre se han archivado de forma independiente Volumen y soporte Papel.El volumen total incluye también los otros documentos de seguimiento de recogida-control de residuos y de aceites, ya que se archivan juntos. El porcentaje de la serie de Documentos de control. Supone el 80% del total de las transferencias de estas series 171 cajas, 19 m.l aprox. Crecimiento anual aprox. 25 a 30 cajas( 3 m.l.) 3.- ÁREA DE VALORACIÓN 3.1. Valores Plazo Norma que lo regula Valor administrativo 5 años Art. 36 R.D. 833/88 modificado por R.D.952/97 Valor legal 4

5 Potencial valor informativo Otras consideraciones Este documento informa de los movimientos de residuos peligrosos para tener un seguimiento y un control de la responsabilidad sobre el mismo. Esta información relativa a movimiento individualizados de residuos se traslada anualmente a las Declaraciones anuales de productores de residuos y a las Memorias de gestores de residuos. La norma fija un plazo NO INFERIOR a cinco años para la conservación de la copia del documento por el gestor o productor declarante del movimiento. No especifica plazo de permanencia para la administración, aunque si expresa que el documento estará a disposición de los productores y gestores de Residuos Peligrosos en los organismos de Medio Ambiente de las Comunidades autónomas, (sin mencionar el ejemplar que está en poder de la Administración Central). Una vez efectuado el traslado del residuo el documento tiene validez administrativa hasta marzo del año siguiente en que se efectúan las declaraciones anuales Régimen de acceso Acceso Restringido Disposiciones que lo regulan Ley 30/92 ; Ley 6/91 de Archivos y Patrimonio documental de Castilla y León 4.- PROPUESTA DE CALENDARIO CONSERVACIÓN ELIMINACIÓN SI Archivo de Gestión Archivo Central/Territorial Plazo de permanencia 2 Plazo de eliminación 5 Tipo de selección Mantener un modelo de impreso junto con las declaraciones anuales 5.- ÁREA DE NOTAS Aunque el plazo de eliminación según criterio de la unidad productora podría ser inferior, no parece conveniente conservar la documentación por parte del organismo un número inferior de años de los que se estipulan para el productor y/o gestor, por ello se propone su eliminación dos años después del fijado para el administrado. 5

6 6.- ÁREA DE CONTROL Responsable del estudio MARGARITA CANDAU PÉREZ Archivero Valladolid, 31de octubre de EL DIRECTOR O RESPONSABLE DEL ARCHIVO Fdo.: Margarita Candau 6