Business Intelligence (BI) is about generating necessary information to make timely decisions, based on data coming from multiple sources.

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1 Título: Open Source Business Intelligence Autor: Ing. Karel Reynaldo Piñero Abstract Business Intelligence (BI) is about generating necessary information to make timely decisions, based on data coming from multiple sources. Due to its target market, proprietary BI tools are characterized by their high prices and restrictive licenses. That s why these tools are inaccessible to a wide sector that could improve their performance by using them, but can t afford the total cost of ownership associated to that kind of solution. This article presents the possibility to extend Business Intelligence to multiple organizations, using for it free tools available from the Open Source Community. Characteristics and inconveniences of traditional proprietary solutions, and the associated benefits to adopt an open solution are summarized. Finally, it is proven the strength of the Open Source Community and their capacity to compete in equality of conditions with companies of undoubted prestige at international level, companies that dedicate large amounts of resources to develop and maintain their products and services. Resumen La Inteligencia de Negocio (BI) consiste en generar la información necesaria para tomar decisiones oportunamente, a partir de datos provenientes de múltiples fuentes. Por el mercado al que están dirigidas, las herramientas propietarias para BI se caracterizan por sus altos precios y licencias restrictivas, con lo quedan inaccesibles a un

2 amplio sector que pudiera beneficiarse significativamente de las mismas, pero no puede asumir el costo asociado a adquirir una solución de este tipo. Este artículo presenta la posibilidad de extender la Inteligencia de Negocio a las más diversas organizaciones, utilizando para ello herramientas gratuitas disponibles en la comunidad Open Source. Se resumen las características e inconvenientes de las soluciones propietarias tradicionales, y los beneficios asociados a adoptar una solución abierta. Queda demostrada, finalmente, la fortaleza de la comunidad Open Source y su capacidad para competir en igualdad de condiciones con empresas de reconocido prestigio a nivel internacional, quienes destinan cuantiosos recursos para desarrollar y mantener sus productos y servicios. Introducción En las empresas e instituciones se necesita tomar decisiones cotidianamente, basadas en datos provenientes de múltiples fuentes. Generar la información que apoye estas decisiones, a partir de los datos recopilados, es la labor de los sistemas de Inteligencia de Negocio (en inglés Business Intelligence, o BI). Estos sistemas han estado reservados históricamente a las grandes organizaciones, que pueden pagar los enormes gastos por concepto de licencias. No obstante, los esfuerzos de la comunidad Open Source se han estado organizando en este sentido, y actualmente están disponibles gratuitamente un conjunto de herramientas capaces de competir con las soluciones propietarias. En este artículo se trata el problema de las soluciones propietarias a la inteligencia de negocio, y se presenta una solución Open Source, que posibilitará a más organizaciones acceder a estas tecnologías.

3 Una vez más se pone de manifiesto el enorme potencial de la comunidad del Software Libre, y las ventajas asociadas a compartir y reutilizar los conocimientos disponibles en función del desarrollo. Qué se Entiende por BI Algunos observadores se refieren al BI como el proceso de transformar los datos en información, y esta a su vez en conocimiento. Según la Wikipedia, llamamos Inteligencia Empresarial o Inteligencia de Negocios (Business Intelligence, BI) al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa. Este conjunto de herramientas y metodologías tienen en común las siguientes características: Accesibilidad a la información. Los datos son la fuente principal de este concepto. Lo primero que deben garantizar este tipo de herramientas y técnicas será el acceso de los usuarios a los datos con independencia de la procedencia de estos. Apoyo en la toma de decisiones. Se busca ir más allá en la presentación de la información, de manera que los usuarios tengan acceso a herramientas de análisis que les permitan seleccionar y manipular sólo aquellos datos que les interesen. Orientación al usuario final. Se busca independencia entre los conocimientos técnicos de los usuarios y su capacidad para utilizar estas herramientas. De acuerdo a su nivel de complejidad se pueden clasificar las soluciones de BI en: Consultas e informes simples, Cuadros de Mando, Análisis Multidimensional o Cubos OLAP (On Line Analytic Processing), y Minería de Datos.

4 Para poder responder oportunamente ante las diversas situaciones que se presentan, las personas que toman las decisiones, los ejecutivos, necesitan acceder rápida y fácilmente a la información de la entidad, y esto se realiza por medio del Business Intelligence. BI proporciona múltiples beneficios a las organizaciones que la utilizan. Puede eliminar gran cantidad de conjeturas dentro de la organización, mejorar la coordinación entre departamentos, y permite responder rápidamente ante cambios en las condiciones financieras, preferencias de los clientes, y operaciones en la cadena de suministros. Con todo, se mejora el desempeño general de las organizaciones que emplean BI. El Problema Existen múltiples empresas que proporcionan soluciones comerciales a los problemas de BI. El prestigio de estas empresas es capaz de intimidar a muchas organizaciones, y conducirlas erróneamente a la conclusión de que no se puede encontrar una alternativa gratuita para los productos que estas ofertan. Las herramientas tradicionales de Business Intelligence son costosas, complejas e incapaces de posibilitar a las organizaciones los beneficios esperados en eficiencia y efectividad. Los vendedores de software prometen que BI proporcionará las capacidades de reporte, análisis y agregación necesarias para transformar los datos en información de alto valor que permita a los ejecutivos tomar decisiones oportunas y mejor informadas. Sin embargo, por lo general estas herramientas incluyen un poco más que reportes, y los reportes por sí solos no son suficientes. Una organización puede maximizar su valor trasladando la información a los trabajadores que pueden utilizarla para influir en las operaciones. Las implementaciones de BI tienen múltiples fases:

5 1. Satisfacción de las necesidades de reporte y entrega de la información, 2. Publicación de Cuadros de Mando y KPIs, 3. Análisis avanzado de las causas probables de las excepciones, 4. Integración de los reportes con la gestión de procesos y flujos de trabajo, 5. Análisis y ajuste de esos procesos. Desafortunadamente, muchos clientes solo llegan hasta implementar los reportes, y la falta de una gestión apropiada de los procesos y flujos de trabajo, junto a la ausencia de metodologías, les impide ir más lejos. Inconvenientes de las Soluciones Tradicionales Las soluciones tradicionales son criticadas fuertemente en las siguientes áreas: Precio: El precio, los costos de mantenimiento, soporte, y servicios son muy elevados. De acuerdo a un estudio de The Data Warehouse Institute (TDWI), el costo medio de las licencias para una sola herramienta BI puede estar por encima de los 700, U$D para 1000 usuarios. Habilidades: Falta de una transferencia adecuada de habilidades del vendedor al cliente. Falta de metodologías de implementación. Personalización: Muy difícil para los clientes desarrollar soluciones e integrar las reglas del negocio. Orientación hacia las herramientas: Las soluciones son un conjunto de herramientas, no una solución de verdad. Extensibilidad: Las soluciones son propietarias y es imposible para los clientes y suministradores extender y dirigir el sistema. Los clientes no compran el software, ellos pagan por adelantado el derecho de usarlo.

6 Centrado hacia reportes y análisis: Las soluciones están enfocadas hacia los reportes y análisis de los KPI (Key Performance Indicador, o Indicadores del Desempeño). Influencia en los procesos: Son incapaces de guiar cambios en los procesos del negocio. Asumen que la entrega de un reporte tendrá el efecto colateral de influenciar un proceso de negocio. Seguimiento y Auditoria: Son incapaces de proporcionar un seguimiento y auditoria completos. Quién obtuvo el reporte? Qué acciones tomó? Cuánto demoró? Se inició como resultado un proceso de negocio? Cuán avanzado está ese proceso? Cuál es el desempeño del proceso? Prototipos: Los modelos de precio del software no soportan las fases de prototipos, necesarias para asegurar el éxito de los proyectos de BI. Se deben hacer desembolsos financieros significativos y firmar acuerdos contractuales antes de poder realizar una evaluación completa y construir prototipos. Alternativa Open Source: Pentaho Como alternativa a las soluciones propietarias, se creó a mediados del año 2005 el proyecto Pentaho, una iniciativa de la comunidad Open Source para proporcionar a las organizaciones las mejores soluciones para sus necesidades de BI. Aprovechando la riqueza de tecnologías Open Source, y las contribuciones de la comunidad de desarrollo Open Source, están en condiciones de innovar mucho más rápido que los vendedores comerciales. Como resultado, su meta no es solamente proporcionar una alternativa Open Source, sino superar todas las ofertas comerciales en términos de cualidades, funciones y beneficios. El proyecto Pentaho abarca las siguientes áreas generales de aplicación: Reportes Minería de Datos

7 Análisis Cuadros de Mando Integración de Datos Plataforma BI Ventajas de la Solución Pentaho La plataforma Pentaho BI integra flujos de trabajo, reglas del negocio, entrega y notificación de información, scheduling, auditoria, integración de aplicaciones, navegación del contenido, interfaces de usuario, y herramientas de diseño y administración, con componentes y artefactos de reportes, análisis, cuadros de mando y minería de datos. La arquitectura de la Plataforma Pentaho BI tiene múltiples ventajas. Específicamente: Precio: Basado en Open Source, Pentaho es capaz de disminuir dramáticamente el costo de propiedad de las soluciones BI. Los componentes Open Source ayudan a conformar una plataforma robusta que puede ser escalada. El costo de propiedad está principalmente, y apropiadamente, enfocado hacia la

8 personalización de soluciones, y a la integración y automatización de los procesos del negocio. Habilidades: La plataforma BI utiliza estándares reconocidos donde ha sido posible, por lo que se pueden usar herramientas desarrolladas por terceros y reutilizar el conocimiento. Personalización: La plataforma BI posee artefactos de reglas externos, procesos editables, disponibilidad del código fuente, componentes BI reutilizables, e interfaces de usuarios completamente personalizables. La plataforma ejecuta procesos editables y puede ser integrada con procesos del negocio externos. Además se apoya en estándares abiertos para la personalización e integración donde ha sido posible. Esto resulta en una solución altamente personalizable. Orientación hacia las herramientas: La plataforma BI está centrada en procesos y orientada a soluciones. No está estructurada para ser un conjunto de herramientas, sino un sistema completamente empotrable y fácilmente integrable. Extensibilidad. Se proporciona el código fuente. La infraestructura, componentes, artefactos e interfaces pueden modificarse a voluntad. El dinero ahorrado por concepto de licencias puede dirigirse a extender la plataforma en cualquier área requerida. Enfocado hacia los reportes y el análisis: La plataforma está centrada en procesos, basada en flujos de trabajo y controlada por reglas del negocio. Puede ser fácilmente integrada con procesos de negocio y tiene incorporados reportes sobre el desempeño de procesos. Las reglas del negocio se usan para identificar problemas y excepciones, y se ejecutan procesos auditados para resolverlos. Influencia en los procesos: La plataforma BI registra la entrega de información y permite que sean iniciados procesos del negocio personalizados por parte de los receptores. La entrega de un reporte no es un fin. Son generados reportes del desempeño de procesos y puede modelar procesos. Las acciones tomadas se

9 pueden trazar contra las métricas asociadas para calibrar la efectividad de los procesos. Seguimiento y Auditoria: La plataforma incluye seguimiento y auditoria centrado en los procesos. La historia de una situación puede ser evaluada, incluyendo las acciones tomadas, discusiones/comentarios y la información de soporte. Prototipos: Las licencias permiten confeccionar prototipos por el tiempo que sea necesario sin gastos financieros significativos. Flexibilidad de la Licencia: La licencia es flexible, y refleja valor al cliente real, donde BI es parte de procesos de negocio más amplios, añadiendo valor a los mismos. Conclusiones La comunidad del Software Libre ha puesto en nuestras manos las herramientas necesarias para aumentar el valor de las organizaciones, proporcionando a los ejecutivos la capacidad para acceder oportunamente a la información necesaria para tomar decisiones. La solución no se adquiere con un costo cero, ya que se mantienen los gastos asociados a la consultoría de los procesos del negocio, implantación de las herramientas y el nuevo hardware que soportará el sistema. No obstante, el gasto por concepto de licencias disminuye drásticamente, lo que permite reorientar el presupuesto de los proyecto en función de maximizar el valor añadido a la organización. Finalmente, queda demostrada una vez más la fortaleza que tiene la Comunidad del Software Libre, y cómo está preparada para competir en igualdad de condiciones con entidades reconocidas internacionalmente, haciendo accesibles soluciones que han estado reservadas históricamente a unas pocas organizaciones con suficiente dinero para pagarlas.