MANUAL DE COMUNICACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE COMUNICACIÓN 1. INTRODUCCIÓN. El presente Instructivo de Comunicación, regirá a todos los efectos para los eventos que forman parte de la Agenda Oficial de la XLV Reunión del Grupo Mercado Común y Cumbre de Jefes de Estado del MERCOSUR y Estados Asociados, a realizarse entre los días 11 y 12 de Julio de 2013 en la ciudad de Montevideo, República Oriental del Uruguay. 2. CONSIDERACIONES SOBRE SEGURIDAD. En virtud del dispositivo general de seguridad dispuesto por la Organización del evento, se han adoptado medidas tendientes a facilitar el escenario de trabajo de todos los comunicadores, a la vez que preservar su propia seguridad y la requerida por las delegaciones oficiales asistentes. En tal sentido, consideramos importante destacar: Solo podrán ingresar a las zonas de exclusión que se instalarán y/o a los sitios a los que se permita el acceso, los comunicadores que se hayan acreditado en tiempo y forma. Los comunicadores nacionales y extranjeros, privados u oficiales, deberán portar permanentemente y de forma visible, la credencial especial que los acredita para la cobertura del evento. Todo el equipamiento que porten los comunicadores (grabadores de sonido, magnetoscopios, cámaras fotográficas, cámaras de video, bolsos, maletines, notebooks y otros artículos personales) podrán ser examinados por personal de seguridad, previo al ingreso a los sitios a los que se permita el acceso. Los comunicadores podrán ingresar libremente a la Sala de Prensa del Centro Internacional de Prensa, que funcionará en el Edificio MERCOSUR de la ciudad de Montevideo (Rambla Presidente Wilson y Juan D. Jackson), únicamente con la previa exhibición de su acreditación. Los comunicadores nacionales o internacionales, que deban acceder a las instalaciones del Centro Internacional de Prensa con equipamiento de gran tamaño o peso, deberán tomar la precaución de efectuar el ingreso en vehículo, al menos 2 horas antes del inicio de los eventos programados en la Agenda Oficial. Los comunicadores oficiales que arriben formando parte de la delegación de cada país, serán escoltados por Edecanes de Prensa y Personal de Seguridad, a las ubicaciones destinadas para ellos. El arribo y partida de los Presidentes al Edificio MERCOSUR, podrá ser captado gráficamente, desde la ubicación prevista especialmente frente a la sede del evento. No se permitirá la presencia de comunicadores gráficos privados u oficiales en la entrada exterior del Edificio MERCOSUR. Solo se permitirá la presencia de un fotógrafo y un camarógrafo oficial por país, en la entrada interior del Edificio MERCOSUR. 3. CONSIDERACIONES SOBRE ACREDITACIONES. El límite para la recepción de solicitudes de acreditación para el evento, ha sido fijado indefectiblemente para el día 8 de Julio hasta las 24 hs.. Todos los comunicadores, deberán estar debidamente acreditados sin excepción alguna. Las credenciales de acreditación son expedidas de acuerdo a las informaciones exactas que figuren en los formularios correspondientes enviados con tal fin y son: únicas e intransferibles. El uso de las credenciales de identificación, será obligatorio durante las actividades, actos oficiales y eventos ceremoniales de la Agenda. Se exigirá por parte del Personal de Seguridad del evento, que las acreditaciones sean portadas en forma visible y permanente, tanto para la Prensa Oficial como Privada. Página 1 de 9

2 La acreditación como comunicador en ocasión de la XLV Reunión del Grupo Mercado Común y Cumbre de Jefes de Estado del MERCOSUR y Estados Asociados, deberá ser tramitada en el portal Los comunicadores deberán llenar el formulario electrónico correspondiente con toda la información personal solicitada y remitirlos al final del proceso Los formularios que sean recibidos correctamente junto con toda la información adjunta solicitada, recibirán un correo electrónico de confirmación. Los formularios que sean recibidos en forma incompleta o cuya información adjunta no sea enviada en su totalidad, recibirán un correo electrónico de no confirmación, serán eliminados de la base de datos de acreditación y deberán ser reenviados nuevamente por el interesado, de acuerdo a lo solicitado. Los únicos vehículos que se acreditarán para el evento y que por tanto podrán ingresar a la zona de exclusión del Edificio MERCOSUR, serán los móviles satelitales. La solicitud de acreditación de tales vehículos, deberá ser realizada en el Portal mediante el formulario correspondiente No serán válidas para el evento, acreditaciones previas extendidas por el gobierno uruguayo u otros gobiernos. Las acreditaciones de los comunicadores, serán entregadas: a) en el Hall de Recepción del Edificio Torre Ejecutiva (Plaza Independencia 710) el día Jueves 11 de Julio en el horario de 09:00 a 20:00 y b) el día 12 de Julio en el horario de 07:00 a 12:00 en las instalaciones del Edificio MERCOSUR ( Rambla Presidente Wilson y Juan D. Jackson) 4. ACLARACIÓN IMPORTANTE. Durante la realización de la XLV Reunión del Grupo Mercado Común y Cumbre de Jefes de Estado del MERCOSUR y Estados Asociados, no se contará con un Centro de Acreditaciones, por tanto, solo serán válidas las solicitudes realizadas mediante el procedimiento indicado anteriormente. 5. FACILIDADES PARA LA COBERTURA PERIODÍSTICA. El Centro Internacional de Prensa para la XLV Reunión del Grupo Mercado Común y Cumbre de Jefes de Estado del MERCOSUR y Estados Asociados, estará ubicado en las instalaciones del Edificio MERCOSUR, lugar de realización del evento. Debido a severas limitaciones del espacio disponible para albergar a todos los representantes de la prensa acreditada, en el recinto donde se realizará la reunión plenaria de las Delegaciones y los Presidentes, solo se permitirá el acceso al recinto de los comunicadores gráficos (camarógrafos y fotógrafos) durante un lapso de 5 minutos al inicio de las sesiones. Sin embargo, todos los comunicadores acreditados (periodistas y comunicadores gráficos), podrán participar de la Conferencia de Prensa final del evento o de los encuentros de autoridades o mandatarios con los medios de comunicación acreditados. Los colegas periodistas podrán transitar libremente en el Área del Centro Internacional de Prensa. Más allá del mismo, se ha impuesto un Área de Exclusión de Seguridad. Los comunicadores gráficos en general, durante las ocasiones en que sea permitido el ingreso de 5 minutos al recinto de las Sesiones, serán acompañados por Edecanes de Prensa y Personal de Seguridad. Transcurrido ese tiempo, serán invitados a retirarse para volver a las instalaciones del Centro Internacional de Prensa, donde podrán hacer uso de las facilidades multimedia disponibles. Quedarán exceptuados de esta disposición, los Camarógrafos y Fotógrafos Oficiales de cada país, quienes además, podrán ingresar al recinto de la Sala de Plenarios, exclusivamente durante las oratorias de sus mandatarios, debiendo luego regresar al Centro Internacional de Prensa o aguardar en el área de comunicadores oficiales. Los comunicadores gráficos acreditados como Prensa Oficial, serán asistidos por Edecanes de Prensa. Página 2 de 9

3 6. CENTRO INTERNACIONAL DE PRENSA. La Organización del evento, ha dispuesto el funcionamiento de un Centro Internacional de Prensa, ubicado en la Sala de Presidentes del Edificio MERCOSUR. Allí, se dispondrá de todas las facilidades multimedia necesarias, destinadas a proveer a los comunicadores nacionales e internacionales acreditados para el evento con las herramientas de comunicación más adecuadas. El Centro Internacional de Prensa, funcionará el día 11 de Julio en el horario de 09:00 a 18:00 y el 12 de Julio en el horario de 07:00 a 16:00 horas. Se dispondrá de: Sala de Conferencias. Sala Multimedia. Logística y servicios. SALA DE CONFERENCIAS. La Sala de Conferencias, consiste en un recinto tratado acústicamente, destinado para la Conferencia de Prensa final de la XLV Reunión del Grupo Mercado Común y Cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno del MERCOSUR. Adicionalmente, esta Sala de Conferencias, podrá ser usada por las delegaciones oficiales asistentes, previa solicitud ante la Oficina de Comunicación que funcionará en el Centro Internacional de Prensa. Esta sala será además, el escenario para firmas de acuerdos bilaterales o momentos de prensa de representantes de las delegaciones participantes. Se contará con: microfonía profesional, amplificación ambiente y distribución de sonido (conectores XLR), tarima para ubicación de cámaras de televisión y fotografía, iluminación para televisión, Maestro de Ceremonias y Edecanes de Prensa. La Sala de Conferencias, estará ambientada con la gráfica de identidad del evento, por lo que también podrá servir a efectos de la realización de reportes stand-up para televisión. Las conferencias realizadas en este recinto, excepto el encuentro final de los mandatarios con los comunicadores, no formarán parte del sistema de distribución y transmisión interno electrónico o satelital de señales institucionales de la Cumbre, por lo que los comunicadores deberán usar su equipamiento propio de registro. El uso de la Sala de Conferencias, deberá ser solicitado ante la Oficina de Comunicación del Centro Internacional de Prensa, quien será la encargada de asignar la disponibilidad horaria de las instalaciones. SALA MULTIMEDIA. La sala multimedia del Centro Internacional de Prensa, está compuesta por: Un sector conformado por 80 puestos de trabajo para comunicadores, divididos en: 20 ubicaciones con computadoras multimedia y conexión de banda ancha cableada gratuita a Internet, 40 ubicaciones de trabajo sin computadora con conexión de banda ancha cableada gratuita a Internet y 20 ubicaciones sin computadoras con conexión inalámbrica Wi-Fi de alta velocidad. Un sector de distribución de señal institucional de audio y video, generada por la Organización de la Cumbre, en sistema HD 1080i con posibilidad de grabación de sonido directo de la Sala de Plenarios en idioma original, y las traducciones que disponga la Organización. Se proveerá a tales efectos, distribuidor con capacidad simultánea para 16 salidas digitales de video SDI y 12 señales simultáneas de salida de audio por idioma. Se aclara a los comunicadores interesados en registrar en la Sala Multimedia, las señales de televisión, que las mismas serán proporcionadas en formato HD SDI 1080i por lo que deberán trasladar equipos de registro propios o conversores analógico-digitales-analógicos de acuerdo a sus necesidades particulares. Página 3 de 9

4 La Sala Multimedia, contará además con proyección de video en pantalla gigante de las diferentes instancias públicas del evento y amplificación ambiental de la transmisión. A través del Portal de la Presidencia de la República en Internet, se podrá acceder a tiempo real, tanto en el Centro Internacional de Prensa como a nivel de usuarios públicos, a: stream en vivo de televisión con personalización sonora por idiomas, stream de audio con personalización por idiomas, descarga de fotografías institucionales del evento, descarga de audios, descarga de videos, documentación de la Reunión y artículos periodísticos institucionales de la misma. La Sala estará además dotada de conexión Wi-Fi general para acceso a Internet, fuera de los puestos de trabajo antes indicados. LOGÍSTICA Y SERVICIOS. Se dispondrá en el Centro Internacional de Prensa, de: Servicio de catering. Servicios sanitarios de formato químico. Servicio de asistencia médica. Servicio de DDI a cargo de los usuarios. Aire acondicionado. Seguridad. Reserva de Sala de Conferencias. Asistencia al usuario en materia informática y multimedia. Cobertura celular 3G con operadores locales. Transmisión Satelital Institucional Multidestino: La Organización ha dispuesto la generación de señal de televisión broadcasting y transmisión gratuita Vía Satélite, de las instancias públicas que componen la Agenda Oficial de la XLV Reunión del Grupo Mercado Común y Cumbre de Jefes de Estado del MERCOSUR y Estados Asociados. La referida señal, podrá ser bajada en las 3 Américas y Europa del Oeste, de acuerdo a los parámetros que se anunciarán oportunamente. La señal institucional será transmitida en formato HD 1080i. Se informa a los comunicadores nacionales e internacionales, que en el Centro Internacional de Prensa, no se contará con servicios de edición o up-links satelitales para la subida de segmentos unilaterales. En caso de ser necesaria la contratación de las facilidades necesarias a cargo del usuario, podrán contactarse con los siguientes operadores de televisión broadcasting: TNU Canal 5: Ing. Pablo Barrera. Teléfono: (+598) Montecarlo TV Canal 4: Ing. Eduardo Mayone. Teléfono: (+598) Saeta TV Canal 10: Enrique Navarro. Teléfono: (+598) Teledoce TV Color: Ing. Mario Donnangelo. Teléfono: (+598) VTV Uruguaya: Ing. Diego Sorondo. Teléfono: (+598) CONSULTAS. Todas las consultas técnicas u operativas referidas a las facilidades disponibles para el evento, serán recibidas exclusivamente por vía electrónica a través de la casilla de correo: multimedia@presidencia.gub.uy. Página 4 de 9

5 7. AGENDA DE COMUNICACIÓN DEL EVENTO. PROGRAMA JUEVES 11 DE JULIO DE horas Desayuno de Trabajo de los señores Ministros de Relaciones Exteriores. Participantes: Ministros de Relaciones Exteriores (+2). Lugar: Tentativo Hotel Sheraton. 10:00 horas Traslado de los señores Ministros al Edificio MERCOSUR. 10:15 horas XLV Reunión del Consejo del Mercado Común. Participantes: Estados Partes del MERCOSUR (1+15). Lugar: Salón de Plenarios del Edificio MERCOSUR. 13:15 horas Traslado a lugar de almuerzo. Lugar: Tentativo: Sheraton. 13:30 horas Almuerzo ofrecido por el señor Ministro de Relaciones Exteriores de la República Oriental del Uruguay, Doctor Luis Almagro, en honor de los señores Miembros del Consejo del Mercado Común. Participantes; Ministros y Coordinadores de los Estados Partes + Estados Asociados + Invitados Especiales. Lugar: 15:00 horas Traslado al Edificio MERCOSUR 15:15 horas XLV Reunión del Consejo del Mercado Común. Participantes: Estados Parte del MERCOSUR (Canciller +10); Estados Asociados (Canciller +7). Invitados Especiales (Canciller + 3). Organismos Internacionales: 1. Lugar: Salón de Plenarios del Edificio MERCOSUR horas Reunión de los señores Ministros de Economía y los señores Presidentes de Bancos Centrales. Participantes: Ministros de Economía/Presidentes de Bancos Centrales. Lugar: Tentativo Hotel Sheraton. Horas de la tarde Llegada de los señores Jefes de Estado y/o Gobierno e Invitados Especiales. Lugar: Base Aérea Nº 1. Traslado de los señores Jefes de Estado y/o Gobierno e Invitados Especiales hacia los Hoteles. 20:00 horas Recepción ofrecida por el señor Presidente de la República. D. José Mujica, en honor de los señores Jefes de Estado y/o Gobierno de los Estados Partes del MERCOSUR, de los Estados Asociados y de los Invitados Especiales. Lugar: a definir. Página 5 de 9

6 ACTIVIDADES PARALELAS DEL JUEVES 11 DE JULIO DE :00 horas Cierre de II Foro Empresarial. Lugar: Complejo LATU 18:30 horas Cierre de XV Cumbre Social y Sindical. Lugar: CEFIR (Prado) PROGRAMA VIERNES 12 DE JULIO DE :45 horas Traslado de los señores Presidentes de los Estados Parte del MERCOSUR y señores Cancilleres al Edificio MERCOSUR. 08:00 horas Desayuno de Trabajo de los señores Presidentes del MERCOSUR. Participantes: Solamente Estados Partes. Presidente + Canciller, Ministro de Economía, Coordinador. Nacional +3 (Total: 1+6). Lugar: A definir 10:00 horas Traslado de los señores Jefes de Estado y/o Gobierno de los Estados Asociados del MERCOSUR y de los Invitados Especiales al Edificio MERCOSUR. 10:15 horas Foto Oficial de los señores Jefes de Delegación. 10:30 horas Cumbre de Jefes de Estado y/o Gobierno del MERCOSUR y Estados Asociados e Invitados Especiales. Participantes: Estados Partes: 1+ Canciller + Coordinador Nacional Estados Asociados: 1 + Canciller + 4. Invitados Especiales: 1 + Canciller + 2. Organismos Internacionales: 1. Lugar: Salón de Plenarios del Edificio MERCOSUR. Orden de oratoria: Uruguay. Estados Partes, (alfabético). Estados Asociados (alfabético). Invitados Especiales (alfabético). 13:30 horas Ceremonia de Traspaso de la PPT y fin de la Reunión. 13:40 horas Conferencia de Prensa. Traslado de los señores Presidentes a las Salas VIP del Aeropuerto Internacional de Carrasco y/o de la Base Aérea Nº 1. Página 6 de 9

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