TÉRMINOS DE REFERENCIA PROYECTO COL/K53 COMPONENTE V

Transcripción

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PROYECTO COL/K53 COMPONENTE V Anexo 1 SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE UNA CONSULTORÍA PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO DE SOFTWARE PARA EL MANEJO DE BASES DE DATOS DE GRUPOS MÓVILES DE ERRADICACIÓN - GME DE LA DIRECCIÓN DE PROGRAMAS CONTRA CULTIVOS ILÍCITOS - DPCI. 1. JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD DE CONTRATACION El propósito del Componente 5 es el seguimiento, verificación y análisis del fenómeno de los cultivos ilícitos en el marco de los pilares de la política del Plan Nacional de Consolidación Territorial: Institucionalización del territorio, participación y buen gobierno e integración regional. En consecuencia, el Componente V debe producir la información social, económica, ambiental, territorial e institucional sobre el fenómeno de los cultivos ilícitos, necesaria para apoyar la intervención del programa DPCI dirigida a la consolidación de territorios libres de cultivos ilícitos. De conformidad con el convenio entre UACT (Programa de Consolidación Territorial y su Dirección de Programas contra Cultivos Ilícitos - DPCI) y UNODC y en específico las actividades del Componente V del Proyecto COL/K53, y con el objetivo de presentar los principales logros de la modalidad de Grupos Móviles de Erradicación - GME y hacer visibles sus avances en el territorio, se decidió hacer la contratación para el manejo de datos obtenidos que constituyen la memoria histórica de los programas de intervención del Gobierno Nacional con el objetivo de lograr tener territorios libres de cultivos ilícitos. La contratación de una consultoría para el diseño y desarrollo de software para el manejo de bases de datos de Grupos Móviles de Erradicación - GME de la Dirección de Programas contra Cultivos Ilícitos DPCI debe tener como objetivo facilitar el acceso de los coordinadores nacionales a la información de captura y consulta, proveniente de diferentes fuentes: archivos de excel, plantillas generadas en campo y demás información, utilizando interfaces graficas de fácil manipulación y generando consultas y reportes a nivel operativo, gerencial y ejecutivo las cuales deben ser efectivas, informativas y relevantes. Simultáneamente estos informes serán utilizados como medio de difusión de los resultados de las intervenciones de la UACT y tienen como público objetivo diferentes actores: directivos de UACT, UNODC, cooperantes internacionales y tomadores de decisiones del orden nacional. Teniendo en cuenta la importancia estratégica de la información que genera el accionar de los Grupos Móviles de Erradicación y como mecanismo para asegurar su conservación, uso y procesamiento permanente, se considera necesaria la contratación de una consultoría que atendiendo a la visión de desarrollo rápido de aplicaciones, diseñe los mecanismos que permitan actualizar la información con parámetros de consulta amigables, integrando nuevas necesidades de captura y consultas especiales mediante filtros de información específicos que generen informes. 2. OBJETO DEL CONTRATO Solicitud de contratación de una consultoría para el diseño y desarrollo de software para el manejo de bases de datos de Grupos Móviles de Erradicación - GME de la Dirección de Programas Contra Cultivos Ilícitos - DPCI. 3. OBLIGACIONES DE LA ORGANIZACIÓN (UNODC) Serán obligaciones de UNODC para la ejecución del contrato o convenio 1

2 a) Brindar la información del modelo de gestión b) Contar con la disposición del personal técnico que desde el proyecto de Grupos Móviles de Erradicación - GME de DPCI brindará la información y validará el modelo de datos y procesos. c) Contar con los recursos requeridos para la exitosa instalación de las aplicaciones como: equipos, servidores, Windows, Microsoft Access Profesional y Microsoft Excel Profesional procesadores, requerimientos de memoria, compatibilidad de monitores, entre otros. 4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Serán obligaciones del contratista/corresponsable: a) Diseñar un modelo de gestión de la información de los Grupos Móviles de Erradicación (GME) b) Crear un modelo de datos, usando las herramientas de Microsoft Access Profesional y Microsoft Excel Profesional y establecer un sistema completamente funcional. c) Diseñar formularios que permitan actualizar la información y los parametros de consulta de forma amigable, así como integrar nuevas necesidades de captura y consultas especiales mediante filtros de información especificos para generar informes. d) Las aplicaciones deben permitir la generación de consultas e informes a nivel operativo, gerencial y ejecutivo parametrizables, permitiendo las modificaciones que sean necesarias. e) Garantizar que la aplicación facilite el acceso a la información de captura y consulta, de diferentes fuentes: archivos de Excel, plantillas generadas en el trabajo de campo y demas información, utilizando interfases gráficas como formularios de fácil manupulación. f) Elaborar hojas de captura y consulta de información estandarizadas para terceros usuarios, conexiones a datos y una base de datos relacional que recojerá la información y hará todos los procesos de agrupameintos, cruce, unión, ctualización, adición de datos. g) Garantizar la instalación y entrega de los productos en una fecha no superior a 4 semanas a partir de la formalización del contrato. h) Entregar las llaves, claves u otros requerimientos necesarios para el correcto funcionamiento de las aplicaciones. i) Entregar información de contacto para el soporte y mantenimiento de las aplicaciones por el periodo de contratación y las instrucciones respectivas para el mantenimiento a futuro. j) Entregar un manual de usuario que contenga las instrucciones para la instalación de las aplicaciones en los equipos y su uso en el marco del objeto de este contrato. k) Garantizar el mantenimiento de las aplicaciones durante el periodo de contratación. l) El contratista se compromete a realizar pruebas de funcionamiento de manera progresiva a fin de corroborar el funcionamiento de las consultas de informes con los usuarios directos de las mismas. Con lo anterior se deben evaluar las interfaces establecidas con los usuarios para identificar si cumplen las condiciones de fácil adaptabilidad y manejo al momento de uso de las mismas. Estas pruebas también debe ir dirigidas a verificar la integridad de los informes. 5. ACTIVIDAD VS PRODUCTOS (tangibles) VS FECHAS DE ENTREGA Una vez inicie el contrato, en un periodo no superior a 4 semanas deberán entregarse las aplicaciones en formato físico (disco compacto) con su respectivo manual, y se instalarán los siguientes productos: 5.1 CONSULTAS OPERATIVAS Aquellos informes que facilitan la consulta por parte de quienes están encargados de la articulación del proceso de la erradicación, estos informes serán parametrizables y tendrán un alcance a nivel de periodos históricos y actuales dependiendo de la información que se haya registrado en las bases de datos establecidas Consulta de monitoreo por coordinador y puntos de erradicación Consulta áreas vivac Consulta control de inventarios 2

3 Control de personal Informe de campo apoyo zonal Novedades de personal Reporte de accidentes 5.2. INFORMES DIRECTIVOS Generación de informes de tipo Gerencial que permitan visualizar la información de manera consolidada por rangos establecidos (por año, fecha, número de fase, fuerza, etc.) Informe de Erradicación por Tipo de Cultivo Fuerza que Acompaña Informe de Erradicación por departamento y Fase Informe de GME por departamentos donde se erradico Informe de Novedades de seguridad por punto de erradicación Informe de Nivel de ejecución del a fase por zona y punto Informe de Desempeño por punto en unidad de tiempo Informe de Movimientos de los GME por departamento, zona, punto Informe de Disponibilidad del GME por mes y día Informe de intervención geográfica por tipo de departamento, municipio, tipo de cultivo y número de hectáreas erradicadas Informe de Seguimiento a helicópteros: administración del uso y consumo de las horas de vuelo contratadas, por punto, placa helicóptero, numero de contrato, valor hora, periodo de tiempo, valor contrato, consumo de horas por fase y operación, comandas. 5.3 INFORME EJECUTIVO Generar los informes requeridos por la Dirección General y la dirección del programa contra cultivos ilícitos, especificando la fecha de corte, fecha de realización, alcance de la consulta Informe general de Erradicación Corresponde al informe diario de los resultados de erradicación en él se contempla el estado real del desarrollo de la erradicación en el momento de generarse. Este informe requiere ser generado en una (1) página y generarse de manera automática. Este informe se obtendrá de diferentes fuentes Datos de horas de vuelo helicoportado Información de erradicación por GME Datos generales de contratación de personal de erradicadores Periodos de análisis del informe Fuente de la información Esta información se genera de las siguientes fuentes de información: Empresa de servicios temporales Grupo de erradicación Seguimiento a consumo de horas Seguimiento al desarrollo de la erradicación. 3

4 6. REQUISITOS MÍNIMOS Las firmas proponentes deberán certificar como mínimo, la experiencia que se relaciona a continuación: 6.1 EXPERIENCIA DE LA FIRMA EXPERIENCIA ESPECIFICA EN LA(S) SIGUIENTE(S) ÁREA(S) Experiencia especifica en el diseño y desarrollo de software para el manejo de bases de datos. Los proponentes deberán anexar al Formato, los certificados que acredite la anterior experiencia. MÍNIMO Mínimo dos (2) contratos en el diseño y desarrollo de software para el manejo de bases de datos. Los proponentes deberán anexar al formato experiencia de la firma, los certificados que acredite la anterior experiencia. (Recibo a entera satisfacción o certificaciones de recibo a entera satisfacción, emitidas por las entidades contratantes, correspondientes a la experiencia específica del oferente), y deberá anexar en medio físico (adjuntar el CD) la muestra de la experiencia certificada. 7. VIGENCIA DEL CONTRATO El contratista tendrá una responsabilidad contractual con la oficina de UNODC Colombia durante un año por el mantenimiento y soporte del software. El plazo de ejecución será de un (1) mes contado a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización del mismo o del acta de inicio. 8. SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN El supervisor del contrato será: El Coordinador del Componente V del Proyecto K53 Monitoreo Integrado o en su defecto la persona a quién el delegue. 9. FORMA DE PAGO Se pagará el 100% del contrato una vez UNODC reciba a satisfacción los productos establecidos en el numeral 5 y se reciba la factura correspondiente. 10. MÉTODOS DE EVALUACIÓN: EVALUACIÓN POR PUNTAJES El otorgamiento de contrato se le deberá hacer al oferente cuya oferta se haya evaluado y se haya determinado que: a) responde o receptivo / cumple / es aceptable, y b) ha recibido la calificación más alta en un conjunto predeterminado de criterios técnicos y financieros ponderados que sean específicas a la convocatoria. * Ponderación de los criterios técnicos; [70%] * Ponderación de los criterios financieros; [30%] ETAPA 1. EVALUACIÓN TÉCNICA. Las propuestas técnicas que hayan cumplido con los requisitos mínimos solicitados se calificarán aplicando los criterios de evaluación y el sistema de puntos que se indican a continuación: 4

5 Resumen de los Formularios de Evaluación de la Propuesta Técnica Puntaje Máximo 1 Experiencia específica adicional del proponente. puntos 2 Propuesta Metodológica y plan de trabajo propuesto. Se 80 puntos evaluará de acuerdo con el grado de cumplimiento con los términos de referencia. TOTAL 100 puntos Los criterios de evaluación de la propuesta técnica son los siguientes y se dividen así: 1. Experiencia Específica Adicional del Proponente Experiencia específica adicional al mínimo requerido Experiencia de la organización: Máximo Puntaje Experiencia específica en el diseño y desarrollo de software para el manejo de bases de datos. (Se asignará diez (10) puntos por cada contrato adicional en esta experiencia). Aproximación técnica y metodológica Estructura y metodología de la propuesta para el diseño e implementación del modelo de gestión de la información de los Grupo Móviles de Erradicación - GME. Estructura y metodología de la propuesta de modelos de datos, formularios, aplicaciones, hojas de captura y consulta. Actividades propuestas para lograr un desarrollo óptimo respecto a los objetivos de los términos de referencia. Coherencia entre los componentes del plan de trabajo: actividades tiempo de realización personal asignado, en correspondencia con los objetivos y los resultados esperados según términos de referencia. TOTAL 100 El cumplimiento de cada criterio se califica de acuerdo a esta escala: - El nivel de cumplimiento del criterio es Bajo, se cumple de manera adecuada en hasta la mitad de los componentes de la propuesta o se cumple en todos los componentes pero de manera deficiente: 5 puntos. - El nivel de cumplimiento del criterio es Medio, se cumple de manera adecuada en más de la mitad de los componentes de la propuesta o se cumple en todos los componentes pero de manera insuficiente: 10 puntos. - El nivel de cumplimiento del criterio es Alto, se cumple de manera adecuada en todos los componentes de la propuesta: 15 puntos. - El nivel de cumplimiento del criterio es Excelente, se cumple de manera altamente satisfactoria en todos los componentes de la propuesta: (máximo puntaje en el criterio evaluado) EL PUNTAJE TÉCNICO MÍNIMO NECESARIO PARA QUE SEA EVALUADA LA PROPUESTA ECONÓMICA ES DE SETENTA 70 PUNTOS Así mismo el comité evaluador verificará que la propuesta i. ofrece ejecutar la consultoría en el tiempo solicitado, de no cumplirlo la propuesta será rechazada 5

6 ii. cumple con el puntaje técnico mínimo requerido de no obtener dicho puntaje la propuesta será rechazada iii. la propuesta se ajusta sustancialmente a lo exigido en la SDP. Una propuesta que se ajusta sustancialmente es aquélla que concuerda con todos los términos y condiciones de la SDP sin desvíos significativos. La decisión del grado de adecuación de la propuesta se basa en el contenido de la propuesta en sí sin recurrir a ninguna otra documentación adicional. iv. El Comité evaluador rechazará una propuesta que considera no se ajusta sustancialmente a lo establecido y no podrá posteriormente ser adecuada por parte del Proponente mediante correcciones a los aspectos que no cumplen con lo solicitado. ETAPA 2. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS (SOBRE 2) a) APERTURA DE LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS. El Comité Evaluador no tendrá acceso a las propuestas económicas hasta que se haya concluido la primera etapa de la evaluación, incluido el examen y aprobación de dicha evaluación técnica por parte de UNODC. Una vez aprobado el informe de evaluación de las propuestas técnicas, el Comité Evaluador llevará a cabo la apertura de propuestas económicas. b) EVALUACIÓN ECONÓMICA. El Comité Evaluador examinará las propuestas económicas para determinar si: i) Están completas, es decir si incluyen los costos de todas las actividades ofrecidas en la propuesta técnica, de lo contrario la propuesta será rechazada. ii) Si presenta errores aritméticos los corregirá, sobre la siguiente base: Si existe discrepancia entre el precio unitario y el precio total, obtenido de multiplicar el precio unitario por la cantidad, el precio unitario prevalecerá y el precio total será corregido. Si existe discrepancia entre la cantidad expresada en palabras y la cantidad en cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras. Si el proponente en primer lugar de elegibilidad no acepta la corrección de errores, su propuesta será rechazada A la propuesta de valor menor se le asignara puntaje de 30 (Este es el máximo puntaje permitido) y a las demás propuestas se les asignará el puntaje de acuerdo a la siguiente fórmula: PE= Propuesta más baja X 30% Propuesta económica PRESENTACIÓN RECOMENDADA DE LA PROPUESTA a) La propuestas técnica y financiera deben prepararse y presentarse impresas en tinta indeleble, foliadas (páginas enumeradas consecutivamente), en legajo (organizada dentro de una carpeta) y deben contener el índice correspondiente. El representante autorizado del proponente debe rubricar todas las páginas de cada propuesta. Las propuestas no deberá contener escritos entre líneas ni sobre el texto mismo, excepto cuando ello sea necesario para corregir errores cometidos por el proponente; esas correcciones deberán confirmarse con la rúbrica de la persona o personas que firman la propuesta. b) Tanto la propuesta técnica como la propuesta financiera, deben ser presentadas impresas, en un (1) original y una (1) copia. El original y la copia de la propuesta técnica deberán estar dentro de un sobre 6

7 cerrado en forma inviolable, marcada claramente como Propuesta Técnica, indicar el número del proceso y el nombre del proponente. El original y la copia de la propuesta financiera deberán estar dentro de un sobre cerrado también en forma inviolable, marcado claramente como Propuesta Financiera, indicar el número del proceso y el nombre del proponente, con la siguiente advertencia: NO ABRIR AL MISMO TIEMPO QUE LA PROPUESTA TÉCNICA. Si hay discrepancias entre el original y las copias de la propuesta, prevalecerá el original. c) La propuesta debe entregarse en la dirección y fecha indicada en la Hoja de datos. No se recibirán propuestas después de vencido el plazo para la presentación de las mismas. Si por cualquier razón se llegaren a recibir después de vencido el plazo para la presentación, éstas serán devueltas al proponente sin abrir. 7