SEGUIMIENTO DE OFICIOS

Transcripción

1 SEGUIMIENTO DE OFICIOS El Sistema de seguimiento de oficios permite generar memorandos y oficios a nivel institucional, la numeración de memorandos se la realiza por Área (una numeración por cada una) y la de oficios es a nivel institucional. Menú Funcionamiento del Sistema. Generar oficio En la pantalla debe ingresar la información requerida en los campos, para que se genere el número de oficio se debe guardar la información. Pag 1 de 6

2 Fecha de Elaboración: Elaborado por: Tratamiento: Nombre: Cargo: Institución: Amerita respuesta: Enviar Alerta: Firmante Fecha en la que se elabora el Oficio Funcionario que elabora el Oficio, ésta información sale automáticamente dependiendo del usuario que ingrese al sistema. Destinatario Tratamiento formal del Destinatario, ej: Sr., Dr., Ing. Nombre completo del destinatario Cargo del Destinatario Institución en la que labora el Destinatario Si el oficio amerita o no respuesta Nombre del funcionario al que se enviará alerta si el oficio amerita respuesta. Es el funcionario que firmará el oficio, solo pueden ser firmantes las autoridades de la institución Una vez que se genera el oficio se asigna un número único a nivel institucional. Con el número asignado para generar el contenido del oficio se hace click en el botón Generar Oficio, en el que muestra una plantilla para llenar solamente el contenido del oficio, esta plantilla se debe guardar para futuras referencias al mismo. Pag 2 de 6

3 Generar memorando En la pantalla debe ingresar la información requerida en los campos, para que se genere el número de memorando se debe guardar la información. Fecha de elaboración Para De Dirección Fecha de elaboración del Memorando Destinatario del Memorando Firmante del Memorando Área a la que pertenece el funcionario que realiza el Memorando, se despliega automáticamente dependiendo del usuario que ingresa al sistema. Pag 3 de 6

4 Cc Asunto Anexo Nombre de la persona a la que se copiará el Memorando Descripción corta de lo que se trata el Memorando Descripción de lo que se anexa al memorando Una vez que se genera el memorando se hace click en el botón Generar Memorando en el que muestra una plantilla para llenar solamente el contenido, esta plantilla se debe guardar para futuras referencias al mismo. Con el número asignado para generar el contenido del Memorando se hace click en el botón Generar Memorando, en el que muestra una plantilla para llenar solamente el contenido del Memorando, esta plantilla se debe guardar para futuras referencias al mismo. Pag 4 de 6

5 Consultas Oficios Dirección Muestra un listado de oficios que han sido generados en la dirección a la que pertenece el usuario que ingresa al sistema. Esta opción está habilitada para Asistentes y Directores Memorandos Dirección Muestra un listado de memorandos que han sido generados en la dirección a la que pertenece el usuario que ingresa al sistema. Esta opción está habilitada para Asistentes y Directores Mis Memorandos Muestra un listado de los memorandos realizados por el usuario que ingresa al sistema. Mis Oficios Pag 5 de 6

6 Muestra un listado de los oficios realizados por el usuario que ingresa al sistema. Todos los oficios Muestra un listado de todos los oficios generados en la institución, este listado está disponible para usuarios de secretaría general Pag 6 de 6