INDICE. Módulo de correo electrónico. - Novedades. - Creación de modelos. - Creación de firma. - Envío de correo electrónico con un modelo.

Transcripción

1 INDICE Módulo de correo electrónico. - Novedades. - Creación de modelos. - Creación de firma. - Envío de correo electrónico con un modelo. - Funcionamiento del gestor de correos. Módulo de Lexnet. - Novedades y explicación. - Envío de traslados (de trámite) a Lexnet. - Recepción de acuses de recibo. Módulo de búsquedas. - Novedades y explicación. Complemento de Outlook. - Explicación nueva asociación. Actualización escritos modelo. - Explicación.

2 NOVEDADES EN EL MÓDULO DE CORREO ELECTRÓNICO - Posibilidad de creación de plantillas para correo electrónico con datos del expediente. - Cuerpo del correo electrónico y firma con texto enriquecido (imágenes, negrita, tamaño de letra...) - Se añade la opción CCO. El envío de correos electrónicos es exclusivamente en segundo plano, se podrá trabajar o enviar correos electrónicos mientras el programa procesa el envío de los mismos (es un funcionamiento de envío parecido al Microsoft Outlook). Creación de modelos Se pueden crear tantos modelos de correo electrónico como se desee, para ello dentro del módulo de envío de correos electrónicos se pulsa sobre el apartado modelos. Aparecerá la plantilla en blanco para empezar a rellenarla a nuestro gusto.

3 Es posible insertar datos del expediente, evolutivo, cliente para ellos se pulsa sobre el botón situado en la parte superior derecha de esa ventana insertar campo. Aparecerá una pequeña ventana la cual mostrará todos los campos que se pueden insertar en la plantilla, con la pestaña desplegable de la parte superior de la misma podemos cambiar el tipo de dato a insertar, como por ejemplo datos del cliente, del evolutivo, del juzgado Al hacer doble clic sobre el campo deseado automáticamente lo escribirá donde se haya seleccionado previamente en el modelo. Una vez terminado el modelo se hace clic sobre guardar modelo y se escribe el nombre que va a tener ese modelo.

4 También es posible basarse en modelos ya creados para crear otros modelos. Para ello se tendría que cargar el modelo en el icono de la parte superior izquierda cargar modelo, realizar las modificaciones oportunas y guardar el modelo con otro nombre diferente del original, o copiar el contenido de la plantilla y pegarla en otra nueva. Un opción sencilla de crear un modelo es crearlo desde Word, copiando el contenido y pegarlo en el cuerpo del modelo, incluso copiar partes de escritos modelo del propio Lextools.

5 Creación de la firma Es posible realizar la firma del con texto enriquecido incluso con la imagen o logo de su despacho. Para ello se accede al módulo de envío de correos electrónicos y al apartado configuración. Cargará el apartado de configuración de la cuenta de correo electrónico, se selecciona la cuenta de correo electrónico a modificar en el desplegable de la parte superior de la ventana y se pulsa en editar, es importante no modificar ningún valor de la cuenta de correo electrónico pues puede dejar de funcionar correctamente la misma.

6 Se marcaría la opción HTML en formato de correo y en el recuadro inferior se crearía la firma a nuestro gusto, incluso se puede pegar una firma que se tenga configurada en Outlook o cualquier texto realizado en Word. Envío de correos electrónicos con modelos Al proceder a enviar un correo electrónico desde el estado evolutivo Lextools dará dos opciones redactar nuevo o desde un modelo, la primera opción cargaría la ventana de envío de correo electrónico con el cuerpo del mensaje en blanco y la firma que tuviese configurada para esa cuenta. En la opción desde un modelo saldrá una ventana con la lista de los modelos creados en el programa para que se seleccione la que se desee usar en ese caso. Se cargará la ventana de envío de s y rellenará los campos del expediente automáticamente.

7 Por defecto en el caso de añadir alguna dirección de correo electrónico en el campo "Copia ( )" viene seleccionada la opción "CCO", si se dejase así ese se enviaría con copia oculta a los destinatarios del apartado "Copia ( ), en el caso de querer enviarlo con "CC" (con copia) simplemente habría que desmarcar la casilla "CCO".

8 Funcionamiento del gestor de correo electrónico El envío de correo electrónico se realiza en segundo plano, cuando se envía un correo electrónico este pasa a bandeja de salida mientras se está procesando el envío, si hubiera algún correo electrónico enviándose en ese momento se pondría en cola y empezaría a enviarse automáticamente al terminar el otro, una vez enviado pasa a enviados. Es importante que antes de irse del despacho comprueben que la bandeja de salida se encuentra vacía, ya que todos los correo electrónicos que estén en esa bandeja aún no han sido enviados, bien porque están procesándose o porque han dado error de envío.

9 En la imagen anterior vemos que en bandeja de salida hay un mensaje el cual se está enviando actualmente, en la columna "estado" indica el nombre del ordenador que está enviando el correo electrónico o si ha fallado el envío el tipo de error, en este caso la línea de ese correo se pondrá en rojo y no se volverá a reintentar el envío automáticamente hasta que se haga clic en "Procesar bandeja de salida" desde el ordenador que lo envió, aunque como es lógico habrá que ver el error de envío por si ha sido un error puntual de la cuenta de correo electrónico, mala configuración de la misma, error en la cuenta de destino... Si se cierra Lextools mientras hay correos electrónicos pendientes de envío nos dará un aviso. Al pulsar sobre aceptar aparecerá una ventana con el progreso de envío de todos los correos electrónicos pendientes. Si se desea salir de Lextools habría que esperar a que termine el envío de todos o pulsar sobre "cancelar todos", de esta forma dejaría cerrar Lextools pero luego tendríamos que reanudar el envío de los mensajes de correo electrónico manualmente. Al acceder la próxima vez al gestor de correo este dará el siguiente aviso: Como se puede apreciar en "nota" esto solo procesaría los correos electrónicos enviados desde este ordenador, para instalaciones de más de un ordenador habría que ver en la

10 columna "estado" que ordenador lo ha enviado para hacerlo desde él. Otra forma de hacer esto es hacer clic sobre "Procesar bandeja de salida" desde el ordenador que tiene pendientes los correos electrónicos. Hay una opción para "liberar" los correos electrónicos y poder enviarlos desde otro ordenador por si por ejemplo el ordenador que los tiene pendientes se hubiese averiado, para ello se pulsaría sobre ellos con el botón secundario del ratón y se pincharía sobre "Permitir enviar este mensaje desde cualquier equipo", acto seguido se pincharía en "Procesar bandeja de salida". Hay una opción para actualizar la bandeja de salida y sin necesidad de cambiar de carpeta poder refrescar la bandeja de salida y ver el estado actual de la misma, para ello se pulsa con el botón secundario del ratón sobre bandeja de salida y Actualizar.

11 NOVEDADES EN EL MÓDULO DE LEXNET - Posibilidad de volver a descargar notificaciones descargadas con anterioridad. - Posibilidad de volver a recuperar la ventana de asociación automática. - Posibilidad de realizar listados de notificaciones descargadas filtrando por fechas. Para volver a descargar las notificaciones no tienen que estar vinculadas a ningún expediente, acto seguido se pulsa sobre la misma con el botón secundario y se pulsa sobre eliminar este mensaje, avisará de que solo será posible volver a descargarla siempre que se encuentre actualmente en los servidores de Lexnet del Ministerio de Justicia. Para volver a descargarla se procedería a realizar el proceso de descarga de las notificaciones pero cambiando las fechas de descargar por un rango de fechas que englobe la fecha de esa/s notificación/es y marcando la opción Mensajes no descargados en Lextools.

12 Con esta configuración en la lista de notificaciones a descargar aparecería la eliminada con anterioridad. Para poder vincular las notificaciones manualmente desde la bandeja de Aceptados hay que seleccionar la fila desde el cuadro que aparece en la columna vincular. Si se marca una notificación y se pulsa el botón Vincular aparecerá una ventana de búsqueda de expedientes para localizar el expediente al que pertenece esa notificación (proceso igual que en versiones anteriores de Lextools), si se marcan dos o más notificaciones aparecerá la ventana de vinculación automática con las notificaciones marcadas. Esta opción es útil por si ha cerrado esa ventana al descargarlas sin vincular ninguna o por ganar en rapidez en el caso de que hubiera muchas en rojo por no tener creados los expedientes correspondientes, al volver a crearlos y rescatar esa ventana saldrían en verde y la asociación sería automática. Posicionados en la bandeja Aceptados, es posible realizar un listado de notificaciones descargadas en un rango de fechas. (También puede filtar por fechas en la parte superior, pulsando sobre el desplegable Filtrar envios por: (los mostrará en pantalla). Esta selección si la realiza antes le traslada el rango de fecha al pulsar en imprimir lista).

13 Para ello se pincha sobre Imprimir lista y se especifica el rango de fechas deseado. y al pulsar sobre Ver listado aparecerá el listado.

14 ENVÍO DE TRASLADOS En esta versión solo se permiten los escritos de trámite (se está trabajando para incorporar el resto). Por limitación del servidor del Ministerio de Justicia solo se permiten adjuntar archivos con extensiones PDF y RTF, como documentos principales, los cuales no pueden tener en el nombre caracteres como º, ª, espacios Para realizar el traslado localizamos la línea del evolutivo que contiene el archivo o los archivos que queremos enviar. Al abrir la línea hay que marcar el documento a enviar y pulsar sobre LexNet. Pedirá el PIN y aparecerá esta ventana.

15 Por defecto LexTools rellena algunos campos, en el apartado Asunto se inserta la descripción de la línea del evolutivo, en número de procedimiento el número de autos del expediente y en Referencia las observaciones de la línea del evolutivo. Todos estos campos son editables. En el primer recuadro marcado en rojo están los juzgados disponibles a los que enviar el traslado, justo encima podemos realizar un filtrado de los mismos, por comunidad autónoma, provincia y población. En el segundo recuadro marcado en rojo hay que seleccionar el tipo de procedimiento. En el caso de necesitar que se traslade una copia a uno o varios procuradores marcaríamos la opción Traslado de Copia a Procuradores y marcaríamos el/los procurador/es. Acto seguido se pulsa sobre enviar y aparecerá la siguiente ventana.

16 Esto no significa que se haya enviado con éxito, se habrá enviado con éxito cuando se reciba el correspondiente acuse de recibo desde Lexnet. RECEPCIÓN DE ACUSES DE RECIBO El proceso es igual que el de la bajada de notificaciones, solo hay que cambiar el tipo de recepción, se marcará solo la primera opción. Lexnet ha implementado hace poco el sistema de gestión procesal, por lo que cuando ya se tiene el acuse de recibo hay que entrar en la web y comprobar que el envío ha sido aceptado por el mismo (suele tardar de varias horas a días), de lo contrario le indicarán que está mal y deberá seguir las instrucciones indicadas en el mismo. Se está trabajando actualmente para incorporar el sistema de gestión procesal en el programa.

17 BÚSQUEDAS PERSONALIZABLES Se puede tanto predeterminar el campo de búsqueda de expedientes como personalizar los resultados de la misma (Esto mismo se puede realizar en cualquier búsqueda del programa, por ejemplo buscar procuradores por defecto por teléfono). En la ventana de búsqueda de expedientes ahora sale un icono en la parte superior derecha, al pulsar abre el panel de configuración de las búsquedas. Desde ese panel se puede predeterminar el campo de búsqueda de los expedientes y los campos a mostrar con los resultados de la misma. Para predeterminar la búsqueda en el desplegable del campo búsqueda actual se seleccionaría el deseado y se pincharía sobre fijar como búsqueda predeterminada, de esta forma la próxima vez que se busque un expediente automáticamente saldría a buscar por el campo que se hubiese configurado ahí.

18 Para cambiar los campos que aparecen con el resultado de las búsquedas se selecciona el tipo de búsqueda en búsqueda actual y se marca o desmarcan (según se quiera que aparezcan o no) las diferentes opciones. Al terminar se hace clic en guardar consulta. Ejemplo: Eliminamos el campo vivo y añadimos el campo núm Autos.

19 ASOCIACIÓN CORREOS ELECTRÓNICOS DESDE OUTLOOK La primera vez al día que se adjunte un desde Outlook a Lextools pedirá usuario y contraseña. En el apartado usuario hay que escribir el usuario que usemos en Lextools (se puede ver en la pestaña Acerca de en el propio Lextools) o el que queremos añadir el (en el caso de tener más de un usuario en Lextools que trabajen con expedientes independientes). ACTUALIZACIÓN DE ESCRITOS MODELO La actualización de los escritos modelo se realiza en un nuevo índice, llamado escritos v3.90, esto se realiza así para no sustituir los actuales por si han sido modificados al gusto del cliente.