Orientación sobre el Proceso de Matrícula

Transcripción

1 Orientación sobre el Proceso de Matrícula Verano 2017 y Primer Semestre Dr. Omell Pagán Parés, Decano Auxiliar miércoles, 29 de marzo de 2017

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3 Proceso de Matrícula y Fechas UPRM Planificación y programación del Horario Académico Período de Planificación y Confección de horario - miércoles, 1 de marzo al lunes, 3 de abril Período Orientación Académica - lunes, 3 al viernes, 21 de abril Período de Selección de Secciones - lunes, 24 de abril al martes, 2 de mayo

4 Ajuste de matrícula por fracasos desde Registraduría, usando lista de espera jueves, 25 de mayo Última vez que se usan las listas de espera. Sólo se accede a través de Mi Portal, desde el viernes, 4 de agosto.

5 Oferta académica Verano 2017 y Primer Semestre La oferta académica debe cubrir la demanda real de cursos y laboratorios. Sugerimos usar la oferta histórica como referencia, pero ajustarlo al número de espacios que sean necesarios, tomando en cuenta las necesidades de aquellos cursos que semestralmente no logran satisfacer la demanda (listas de espera). 2. Durante el primer semestre, se deben ofrecer los cursos del primer semestre de acuerdo a los currículos que aparecen en el Catálogo Académico. No se deben ofrecer cursos del segundo semestre en el currículo del estudiante durante el primer semestre. La oferta de cursos del segundo semestre debe limitarse al mínimo y sólo aquellos donde tengamos una demanda robusta (más de 25 estudiantes).

6 3. Los cursos deben abrirse al cupo máximo del salón. Un curso de conferencia convencional debe ofrecerse en un salón con un cupo máximo de 30 estudiantes o lo permitido por razones de seguridad. De tener instalaciones físicas para un número mayor, debe consultarse con el profesor previo al período de ajustes si acepta ese número de estudiantes y ese sería el cupo asignado al curso durante la matrícula. 4. Habrá un mínimo de 20 estudiantes por sección, excepto cursos Ad- Honorem, a nivel 6000 o más, cursos de investigación, práctica y cursos que a los estudiantes les corresponda tomarlos en el orden que aparece en el currículo para no afectar su fecha de graduación. Si se abre más de una sección de un mismo curso y algunas de las secciones se quedan con menos de 20 estudiantes, estos deben ser reasignados a otras secciones con cupo disponible.

7 5. No debe reservar cursos. En aquellos casos de cursos requeridos en un programa que pueden ser electivos para otros, se crearán secciones concurrentes (duales): una para los estudiantes del programa y otra para el resto de los estudiantes. Terminando el proceso de matrícula, ambos grupos se consolidarán en una misma sección. Debe asegurarse de tener los códigos de reserva apropiados. De tener alguna pregunta, pueden comunicarse al Centro de Tecnologías de Información (CTI) con la Sra. Carmen Judith Escapa (x2009 ó 2051).

8 6. La oferta académica y la programación de cursos debe estar centrada en la necesidad de los estudiantes. Evite simplemente repetir el programa de oferta académica del año anterior y confeccione desde cero. Las secciones de cada programa deben ser distribuidas uniformemente durante los cinco días de la semana y a lo largo de todo el día (7:30 a.m. a 6:30 p.m.). Asegurar una oferta robusta centrada en los estudiantes. Evitar conflicto de horario en cursos de pocas secciones.

9 7. No se ofrecerán cursos subgraduados de tres créditos o más en el horario de 7:30 a.m. a 4:30 p.m. los días lunes y miércoles. Tampoco se deben programar cursos de dos horas de conferencia sólo martes o jueves. Las excepciones a esta regla, deben ser justificadas y aprobadas previo al período de matrícula por el o cursos cuyo diseño incluyan períodos de dos horas de laboratorio. 8. En aquellos cursos con alta demanda y cuya naturaleza lo permita, se recomienda ofrecer megasecciones. 9. Se debe tomar en cuenta la oferta de verano 2017 (las dos sesiones de cuatro semanas y sesión extendida) al diseñar la oferta académica del primer semestre

10 10. Se debe tomar en cuenta la oferta necesaria esperada para los estudiantes de nuevo ingreso. 11. Se debe ser muy juicioso al asignar descargas académicas y asegurarse de que están alineadas con el plan estratégico del Recinto. Todas las descargas deben estar aprobadas por el Decano de su Facultad. 12. Todo curso que se ofrezca en modalidad híbrida o a distancia, debe estar claramente identificada en la oferta (horario).

11 Puntos importantes UPRM Notas del Segundo Semestre Disponibles en línea a través de Mi Portal desde el sábado, 13 de mayo. Datos históricos Para hacer una planificación robusta, solicite los datos pertinentes a la Oficina Investigación Institucional y Planificación (OIIP) y al Centro de Tecnologías de Información (CTI). Oferta en semestres anteriores, estudiantes matriculados en prerrequisitos, por ciento de fracasos, listas de espera, entre otros.

12 Planificación UPRM Cada vez que usted planifica, se arriesga, fracasa, revalúa o hace ajustes, está disponiendo de otra oportunidad para volver a empezar, sólo que en mejores condiciones que la primera vez. ~ John C. Maxwell

13 Cronogramas

14 Planificación Académica en el RUM UPRM Objetivos: 1. Producir un horario académico que satisfaga la demanda y a su vez maximice la utilización de los recursos, minimizando los conflictos de los estudiantes. 2. Mejorar la estimación de la demanda de cursos. 3. Alinear la demanda con los recursos disponibles para producir una oferta adecuada.

15 Planificación Académica en el RUM UPRM 4. Reducir los problemas en todo el proceso de matrícula. 5. Reducir el número de estudiantes que tienen que hacer cambios durante el período de ajuste. 6. Aliviar la carga del personal que trabaja en la matrícula, especialmente los días de ajuste. 7. Aumentar la satisfacción de los estudiantes.

16 Tabla de Uso y Distribución de Recursos UPRM Profesor Preparación Especialidades Créditos de Investigación o labor creativa Créditos de Administración Créditos de servicios institucionales Créditos de enseñanza regular Créditos de Enseñanza compensación Total de créditos de Enseñanza Cursos que ha enseñado durante los últimos tres años Cursos que el profesor desea o puede enseñar 1 PhD XXXX, YYYY PhD YYYY, ZZZZ PhD GGGG PhD BBBB, XXXX MS AAAA MS AAAA AB1234, AB5641, AB2345 AB1234, AB5641, AB2345 AB1244, AB3641, AB2549 AB4578 AB2333 AB2563,AB2525 n PhD EEEE, TTTT AB3456, AB2254 Total

17 Tabla sobre la Demanda de Cursos UPRM Cursos del segundo semestre Demanda estimada Número de secciones para cubrir la demanda Total de Créditos AB Posibles recursos a contratar de ser necesario AB Prof. M. Quiñones y Prof. T. Ruiz AB Dr. P. Rodríguez AB Entre 30 a 39 créditos sin profesor ( a )

18 Predicción basada exclusivamente en datos históricos Curso Promedio Secciones Estimadas Crédito por Curso Créditos al Profesor Labs. ICOM ICOM ICOM ICOM ICOM ICOM ICOM ICOM ICOM ICOM

19 Datos disponibles para ayudar en la Planificación

20 GESTA Información actualizada UPRM Toda sección de clase o laboratorio; seminario o COOP u otro, tiene que tener salón, instructor y porciento (%) de tarea asignada. Informe de tarea académica BALANCEADA, GESTA, listas de asistencia, entrega notas en forma electrónica (@upr.edu), evalúo de costos indirectos, evaluaciones estudiantiles. Cursos híbridos y a distancia deben de estar identificados en el horario. No se pueden cambiar una vez los estudiantes están matriculados.

21 Lista de Espera (ver Boletín Informativo): Activas durante el período de selección de cursos y luego de remover cursos a estudiantes que no cumplen con requisitos debido a fracasos. NO ESTÁN ACTIVAS durante el período de ajustes del 7 al 11 de agosto.

22 Confirmar o pagar matrícula UPRM Acceso a matrículas desde las cuentas de consejero hasta el miércoles, 23 de agosto. Confirmar matrícula (becados) significa que va a estudiar en el RUM, incluye Plan Médico RUM. Estudiante sin confirmar matrícula el jueves, 10 de agosto, no se le preparará su cheque de libros y se le cancelará su matrícula.

23 Comunicación Cotejar Mi Portal o el correo electrónico (upr.edu) Mensajes con remitente: Matrícula Informa o Decasac. Son las herramientas de comunicación. Es de vital importancia que el estudiante esté bien informado. Información relevante a Proceso de Planificación Académica está siempre disponible en el Drive de Asuntos Académicos. Catálogos Académicos subgraduados y graduados: Página oficial del proceso de matrícula:

24 Certificaciones importantes para la UPRM planificación académica: 1. Certificación de la Junta Administrativa (enmendada el 10 de marzo de 2017) - Tarea docente, mega secciones, compensaciones adicionales) 2. Certificación 050 ( ) de la Junta de Síndicos - Exenciones de matrícula 3. Certificaciones y del Senado Académico - Normas que rigen los Estudios Graduados en el RUM 24

25 El Recinto Universitario de Mayagüez ha desarrollado un procedimiento para dar prioridad a matricular cursos a los estudiantes que los tomarán por primera vez. Los estudiantes seleccionaran sus cursos en su turno durante los días de selección de secciones. Los cursos repetidos sólo podrán ser seleccionados en los últimos dos días de la selección de secciones. Sólo habrá excepciones para los candidatos a graduación con menos de 36 créditos para completar el grado y para matricular cursos de créditos variable tales como: Investigación Subgraduada, Investigación Graduada, Tesis, Plan Coop y Temas Especiales.

26 Durante el Período de Selección de Secciones para el Verano 2017 y Primer Semestre , del lunes, 24 de abril al martes, 2 de mayo, los estudiantes podrán seleccionar los cursos que tomarán por primera vez según el turno que le fue asignado. Para seleccionar los cursos a ser repetidos, los estudiantes tendrán acceso al sistema desde el lunes, 1 de mayo a las 8:00 a.m. hasta el martes, 2 de mayo (hasta la medianoche). Por otro lado, se deberá cumplir con el proceso que establece la Certificación Núm. 17 ( ) de la Junta de Síndicos en caso de que el estudiante solicite tomar un curso que haya aprobado con C. Debe realizar este trámite durante el semestre y no durante el período de ajustes a matrícula en agosto 2017, para así evitar dificultades en el proceso.

27 La asignación de tareas al personal docente de cátedra El Artículo 3.1 de la Certificación de la Junta Administrativa del Recinto de Mayagüez indica que: La oferta de cursos será determinada por el Director de Departamento tomando en consideración la demanda por los cursos y servicios, las guías establecidas y la disponibilidad de recursos físicos y fiscales. La asignación de tareas a los docentes estará a cargo del director de cada departamento o unidad, en consulta con el docente mismo y con la aprobación del Decano de la Facultad.

28 Horario Académico - Dos Zonas UPRM Hay que reconocer las dos zonas de tiempo de cambio de clase. Los esquemas y guías para confeccionar el horario de cursos ordenadamente están en el siguiente enlace: La sincronización de la oferta de cursos de servicio y departamentales requiere especial atención de todos.

29 Uso efectivo y eficaz de los recursos UPRM Los cursos deben abrirse con el cupo máximo del salón. Un curso de conferencia convencional debe ofrecerse en un salón con un cupo máximo de 30 estudiantes o lo permitido por razones de seguridad. Se deben compartir recursos. De ser necesario, los decanos deben negociar el compartir salones o anfiteatros con altos cupos. Las secciones de cada programa deben ser distribuidas uniformemente durante el día, los cinco días de la semana. Habrá un mínimo de 20 estudiantes por sección, excepto cursos Ad-Honorem, a nivel 6000 o más, cursos de investigación y de práctica. Uso sabio y prudente de descargas académicas.

30 El 20% de los ofrecimientos académicos de cada departamento debe estar programado a partir de las 3:30 p.m. Requerimos que un mínimo de las secciones de laboratorios de Química y Biología sean sabatinos. Desarrollar los profesores para dar cursos no habituales y ajustar los horarios. Romper paradigmas e innovar.

31 Necesidades de optimizar el uso de los recursos Se deben ofrecer los cursos que corresponden al primer semestre en los currículos. La oferta de cursos del primer semestre debe limitarse a casos en el curso tenga un mínimo de 25 estudiantes por sección. No se deben reservar cursos, se recomienda el uso de secciones duales. Todo curso en oferta debe incluir: horario, salón e instructor o profesor y la modalidad en que se va ofrecer.

32 Secciones duales UPRM Necesitamos identificar los grupos o estratos. Ejemplo: Estudiantes del departamento para los cuales el curso es requisito Estudiantes de otros departamentos para los cuales el curso es requisito Otros estudiantes para los cuales el curso es electivo Crear los códigos de reserva pertinentes. Favor comunicarse con la Sra. Judith Escapa, Supervisora al CTI (x2009, 2051). Estimar la demanda total del curso. Hacer estimados de una distribución justa y razonable entre los grupos.

33 Cómo crear secciones duales? UPRM Debe seleccionar Multiple Sessions on a Shared Conference. La primera semana de clase debe enviar una carta a la Sra. Xenia Ramírez, Registradora, para que se consoliden las secciones duales en una. Ejemplo: Consolidar la secciones: 030 y 031, las secciones 040 y 041 y las secciones 060 y 061.

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35 Seleccionar horario UPRM

36 Comunicación y Coordinación Sea proactivo, use su experiencia para verificar horarios y ofertas de cursos que usted entiende pueden causar algún conflicto a sus estudiantes. Los directores deben mantenerse en contacto y siempre negociar de buena fe. Manténgase monitoreando las listas de espera. Solicite que sus consejeros académicos evalúen la oferta de otros departamentos para identificar posibles conflictos. Coordine la resolución de los posibles conflictos. Con tiempo debe cerrar aquellas secciones que no cumplan con el mínimo establecido

37 Centros de Matrícula Son altamente recomendados para departamentos con muchos estudiantes o que atienden muchos estudiantes a través de cursos de servicio. A continuación algunos centros ya disponibles: Departamento/ programas Departamento de Biología BIOLOGIA MICROBIOLOGÍA INDUSTRIAL PRE-MÉDICA Extensiones para recibir llamadas de otros departamentos x3900 x2246 x3837 x2405 x2417 x3931 x5497 Extensiones del centro de matrícula que se usarán para hacer llamadas o recibir llamadas de los estudiantes X5911 (xlite) X5912 (xlite) X5913 (xlite) x3904 Localización del Centro de Matrícula B-002 Recursos disponibles para trabajar durante el período de ajustes de matrícula María Vargas, Consejera Académica y Directora Asociada, Programa Subgraduado Jaime Acosta, Director Asociado, Programa Graduado Vilmarie Rivera, Oficial Asuntos Estudiantiles Magda Bermúdez, Secretaria Administrativa Brenda Soto, Asistente Administrativa Carys Zavala, Secretaria Administrativa Mary L. Jiménez, Secretaria Administrativa Alicia Collazo, Secretaria Administrativa Ana Vélez, Profesora Departamento/ programas Ingeniería Industrial BSIE MSIE MEIE Extensiones para recibir llamadas de otros departamentos x3819 x3204 x3208 Extensiones del centro de matrícula que se usarán para hacer llamadas o recibir llamadas de los estudiantes x6330 x6331 x6332 Localización del Centro de Matrícula II-229 Recursos disponibles para trabajar durante el período de ajustes de matrícula Sra. Griselys Rosado, Consejera Dra. Mayra Méndez, Profesora Dra. Wandalis Torres, Profesora Dra. Saylisse Dávila, Profesora Dra. Viviana Cesaní, Directora Dra. Betzabé Rodríguez, Directora Asociada

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39 Ajustes y Pago para las sesiones de Verano 2017

40 Ajustes de matrícula - Verano 2017 UPRM Primera sesión de cuatro semanas y sesión extendida Ajustes y pago: viernes, 26 de mayo Pago en Línea y Centro de Matrícula sólo este día: Terrats 101-F Toda matrícula no pagada o confirmada, será cancelada a las 4:00 p.m. Las clases comienzan el 30 de mayo y terminan el 22 de junio (cuatro semanas) y el 5 de julio (sesión extendida). Segunda sesión de cuatro semanas Ajustes y pago: viernes, 30 de junio Pago en Línea y Centro de Matrícula sólo este día: Terrats 101-F Toda matrícula no pagada o confirmada, será cancelada a las 4:00 p.m. Sesión comienza el lunes, 3 de julio y termina el 27 de julio.

41 Ajustes y Pago para el Primer Semestre

42 Período de ajuste de matrícula 7 al 11 de agosto UPRM lunes, 7 de agosto (primer día) 7:45 a.m. a 4:30 p.m. - Estudiantes subgraduados de nuevo ingreso Sólo pago en línea disponible. martes, 8 de agosto (segundo día) 7:45 a.m. a 11:45 a.m. Candidatos a graduación (36 créditos o menos) 1:00 p.m. a 4:30 p.m. Estudiantes de traslado y transferencia, admitidos tardíamente y estudiantes graduados de nuevo ingreso en los departamentos con sus consejeros. 6:00 p.m. a 7:00 a.m. Acceso desde fuera del Recinto para estudiantes regulares con turnos el primer y segundo día de ajustes.

43 Período de ajuste de matrícula 7 al 11 de agosto UPRM miércoles, 9 de agosto (tercer día) 7:45 a.m. a 11:45 a.m. - Estudiantes asignados al segundo día en la mañana. Estudiantes graduados regulares. 1:00 p.m. a 4:30 p.m. - Estudiantes asignados al segundo día en la tarde. 6:00 p.m. a 7:00 a.m. Acceso desde fuera del Recinto para todos los estudiantes regulares.

44 Período de ajuste de matrícula 7 al 11 de agosto UPRM jueves, 10 de agosto (cuarto día) 7:45 a.m. a 11:00 a.m. - Estudiantes asignados al tercer día en la mañana. 11:00 a.m. a 4:30 p.m. Estudiantes asignados al tercer día en la tarde. 4:00 p.m. - Cancelación de Matrícula Toda matrícula no pagada o confirmada, será cancelada a las 4:00 p.m. Matrícula tardía con recargos viernes, 11 de agosto - 7:45 a.m. a 4:30 p.m. Todos los estudiantes podrán hacer cualquier ajuste necesario dentro del Recinto. Los estudiantes que hicieron matrícula tardía deben confirmar y pagar.

45 Carta estándar para solicitar ajustes administrativos a la matrícula

46 Para reflexionar:

47 Preguntas?