INTRODUCCIÓN. - Agentes - Brokers - Coordinadores CÓMO ACCEDER La dirección para entrar en la web es

Transcripción

1 MANUAL

2 INTRODUCCIÓN Este manual presenta la aplicación Infoweb RE/MAX donde se puede encontrar toda la información perteneciente a RE/MAX, relativa a Asociados y a Oficinas (datos de oficina y Asociados, transacciones, liquidaciones, facturación, premios), así como de los distintos eventos y cursos que se produzcan. Toda esta información se obtiene a través de los informes y consultas de búsqueda disponibles en la aplicación. La aplicación también permite el mantenimiento de los asociados, dándolos también de alta en la Infoweb, de las transacciones, de cursos y de eventos. Dependiendo del puesto que ocupe la persona que entre en la aplicación se podrá acceder a una información o a otra. Estos niveles de acceso se clasifican en: en la figura: - Agentes - Brokers - Coordinadores CÓMO ACCEDER La dirección para entrar en la web es Una vez escrita esa dirección nos saldrá una pantalla como la que se muestra Para poder entrar se necesita un nombre de usuario y una contraseña. Con estos datos se podrá entrar a la aplicación desde cualquier ordenador. RE/MAX os proporcionará las claves en la fecha de apertura de la oficina. Para ello, es necesario que, tras solicitar al departamento de Administración el envío del Comunicado de Apertura, nos lo reenviéis, especificando la fecha en la que la oficina va a estar operativa. Tras ello, cada vez que deis de alta a un asociado se le irán enviando las claves al correo electrónico que hayáis rellenado en el Formulario de alta que con posterioridad os mostraremos. 1

3 DENTRO DE INFOWEB Una vez se ha entrado en la aplicación nos encontramos con una página de la siguiente forma: 2

4 En la parte izquierda vemos cómo se visualizan 2 opciones de menú: CORREO A continuación nos encontramos con la opción de Correo. Esta opción se divide a su vez en 2 subopciones: Mandar Correo y Configurar Correo. Para mandar un correo desde InfoWeb el usuario debe haberlo configurado con anterioridad. La pantalla de configuración es la siguiente. Los datos que se nos piden son el nombre de usuario de la aplicación, el usuario de correo y la contraseña (será la contraseña del correo electrónico de RE/MAX que se da en la carta de bienvenida que recibe cada asociado), la dirección de correo electrónico, el servidor de correo entrante y el saliente. Por razones de seguridad, InfoWeb no permite enviar s masivos. Precisamente la utilidad del uso de Infoweb es que puedes utilizar una única base de datos actualizada sin tener que preocuparte tú mismo de su mantenimiento. La pantalla que nos aparece cuando elegimos la opción de Mandar Correo es la siguiente 3

5 En la parte superior izquierda nos salen 3 botones. El primero es el de Enviar, para enviar el correo escrito. El segundo botón Borrar el contenido del formulario de envío de correo. Por último el tercer botón nos permite Adjuntar archivos al mensaje que queramos enviar. Justo debajo del botón de Enviar hay 3 botones para elegir a los destinatarios del correo. La opción de Para nos indica a quien va dirigido el . La opción de CC es para enviar copias a otras personas. El botón de CCO nos permite enviar copias ocultas. En ambas opciones si hacemos clic en el botón se nos abrirá un menú para seleccionar a los Asociados o a las Oficinas de RE/MAX. Si pinchamos clic en cualquier opción nos saldrá una página de filtro de Asociados o de Oficinas, para realizar una búsqueda más óptima. Si por ejemplo lo hacemos en la de Oficinas, nos saldría una pantalla de la siguiente forma: 4

6 Haciendo clic en el botón buscar, mediante el filtro nombre de oficina que fuera desde una oficina a otra oficina y para cualquier zona de consejo, obtendríamos un listado con las direcciones de correo que cumplen dicho criterio. 5

7 Seleccionando aquellas oficinas que queramos y eligiendo luego la opción de Añadir, ya tendríamos escritas las direcciones de oficina en el lugar correspondiente, según la opción que hayamos elegido (Para, CC, CCO). Este procedimiento operativo es idéntico cuando queremos mandar un a los asociados. RE/MAX ESPAÑA La segunda opción del menú principal y la más importante es un menú desplegable llamado RE/MAX. Este menú se divide a su vez en las siguientes opciones, las cuales explicaremos a continuación: Consultas Agenda Oficinas Roster Informes Cursos/Eventos Administración Oficinas Zona de Descargas CONSULTAS Al elegir esta opción nos sale una pantalla con el siguiente aspecto: Si seleccionamos la opción Oficinas nos salen una serie de parámetros que si no se modifican muestran toda la información referente a las oficinas, esto es 6

8 extensible a todos las opciones de búsqueda de la web. Cambiando los parámetros se podrá hacer todo tipo de búsquedas, por nombre de oficina, por provincia, por Zonas, etc y luego filtrar. Una vez que muestra la información solicitada y si pones el cursor encima del nombre de la oficina y pulsando el botón derecho se podrá ver la ficha de la oficina, Asociados, Ingresos, Transacciones, etc. Dentro de esta opción de Oficinas es donde se podrán cambiar tanto la ficha de la oficina como la de los asociados introduciendo en ellas fotografías. Para ello habrá que seguir los siguientes pasos: Consultas/Oficinas/Filtrar por Oficina, sobre el nombre de la oficina y pinchando con el botón derecho seleccionamos la ficha de la oficina o Asociados según los datos que queramos modificar y una vez dentro deberéis dar al botón de Modificar datos del Asociado Una vez aquí podréis modificar los datos personales, los idiomas, la especialización y podréis introducir las fotografías que saldrán en su ficha y en el Roster Fotográfico. 7

9 En la opción de Facturación se pueden ver todas las facturas emitidas por CDC Franquiciadora Inmobiliaria, S.A. (RE/MAX ), por Business Development and Training S.L. (Escuela RE/MAX) y por SRA Consultora de Reclutamiento, S.L. (Consultora de Reclutamiento), poniendo el cursor encima de la empresa de la que queramos consultar la factura y con el botón derecho nos aparecerá Detalle de Facturas y el Total Mensual. 8

10 Una vez en el listado de las facturas podremos con el botón derecho encima de la factura seleccionada ver las líneas de la factura o imprimirla. La opción Saldo de Bonos sirve para actualmente quedan por consumir. consultar los bonos que AGENDA OFICINAS Esta opción nos permite dejar mensajes a otros asociados los cuales los verán cuando se conecten. La pantalla es la siguiente: En la parte superior se nos presentan una serie de filtros para poder localizar un o varios mensajes en particular. En la parte inferior se nos muestra el resultado. Si queremos escribir un nuevo mensaje haremos clic en el botón de N (Nuevo), el cual nos abrirá una pantalla con el aspecto que se muestra: 9

11 Podemos elegir si es un mensaje público (para oficina o asociado) o personal (sólo lo puedo ver la persona que lo escribe). Si se elige el mensaje como público este puede ser para todos los Asociados de una oficina o para un asociado en particular. De ahí las opciones de chequeo que se nos muestra justo debajo de las opciones de chequeo Público y Personal. Dependiendo de la opción elegida, elegiremos una oficina en concreto ó un asociado en concreto. Lo siguiente que se hace es rellenar la fecha en la que la nota es escrita y el mensaje a escribir. Finalmente daremos a grabar para que se envíe la nota. Cuando entremos a la aplicación y tengamos una nota nueva nos saldrá una pantalla con la siguiente forma: 10

12 Haciendo clic en el sobre amarillo que tenemos justo al lado de Terminar Sesión, la aplicación nos redireccionará a la ficha de Oficina, y podremos ver los comentarios. Si se trata de un comentario en particular, habrá que ir a la Ficha del Asociado, mediante la opción de Consultas. 11

13 ROSTER Esta opción nos permite ver el Roster completo donde aparecen todas las oficinas activas y el Roster Oficina que muestra los datos de tu oficina con fotos, idiomas, premios, etc de los Asociados de la oficina. INFORMES Haciendo clic en esta opción se pueden consultar informes sobre los cursos que han realizado los Asociados, etiquetas, sobres, ranking por ingresos y transacciones, el Roster, etc. Estos informes están en 4 categorías o grupos, que son: Cursos y Eventos Etiquetas y Sobres Rankings y Reconocimientos Varios 12

14 Cursos/Eventos nos muestra esta pantalla y podríamos sacar listados de las personas que asistieron a un curso en concreto de tu oficina: Etiquetas y Sobres nos permite imprimirlos pudiendo seleccionar por filtros las etiquetas o sobres deseados de todas las oficinas y Asociados. Rankings y Reconocimientos. Herramienta muy útil y actualizada de los primeros puestos de oficinas y Asociados por ingresos y transacciones, alimentado por vosotros mismos con la introducción de datos en las transacciones del mes que veremos más adelante. Varios. En este menú será donde consigamos un roster imprimible y manejable, además de poder consultar los datos fiscales de una oficina en concreto o imprimir un informe que nos muestre por asociado y por mes sus ingresos y transacciones. CURSOS/EVENTOS etc. Este menú nos permite apuntarnos a los cursos, convenciones, reuniones, La primera subopción que nos aparece es la de Cursos. Al hacer clic nos saldrá una pantalla con la siguiente forma: 13

15 En la parte izquierda se nos muestra un calendario indicándonos los días en los que hay eventos. En la parte central se nos muestran todos los cursos. Haciendo clic en cualquier opción nos mostrará la página inicial para la inscripción. Si por ejemplo elegimos la opción del curso Mejora de rendimiento Personal, nos saldrá sus posibles formas de apuntarse al curso. 14

16 Marcando la opción de Pago General y pulsando el botón de Inscripción nos saldrá una pantalla con la posibilidad de inscribir al personal de nuestra oficina (brokers, agentes, coordinadores) a quien vaya dirigido el curso. Se va eligiendo el personal de la oficina que queremos inscribir y añadiéndolos. Automáticamente se van actualizando los importes de las inscripciones. Por último se elige la forma de pago y se da al botón de Grabar Inscripción. Si todo ha ido correctamente se enviará un de confirmación de inscripción en el curso al administrador de los cursos y a la oficina que los ha inscrito. La segunda subopción es la de Eventos. El procedimiento para la inscripción en los Eventos es exactamente el mismo que para los cursos, por lo que se obvia su explicación. Para salir de la opción de Cursos/Eventos y volver al menú principal, se hará clic en la opción Menú Principal, situado justo encima del calendario. La tercera subopción dentro de los cursos es la de Comprar Bonos, la cual tiene la siguiente apariencia: 15

17 La compra se podrá hacer mediante domiciliación bancaria o mediante tarjeta de crédito. Si estamos de acuerdo haremos clic en el botón Comprar Sistemas de Bonos y se nos cargará automáticamente. Dentro de este menú es la de Saldo de Bonos, que nos indica los bonos que tenemos disponibles para gastar. Esta página tiene la siguiente apariencia: 16

18 Y en la útlima opción Baja de Inscricpción podremos solicitar la baja de un asistente a un curso que no se haya facturado aún. ADMINISTRACIÓN OFICINA Esta opción nos permite las siguientes acciones: - Alta de Asociados - Baja de Asociados - Transacciones - Liquidaciones - Datos de Acceso El alta de Asociados nos muestra un formulario que deberás completar. Dando al botón de Grabar se darán de alta los datos del asociado nuevo en la oficina que se haya elegido dando un mensaje de validación. La siguiente opción es la de Baja de Asociado. Con esta opción daremos de baja a un asociado de una oficina. La pantalla que nos sale es: 17

19 Dando al botón de Baja, nos sale una pantalla como la que sigue para que indiquemos el motivo de la baja: Daremos al botón de Aceptar para darlo de baja de la oficina e igualmente nos dará un aviso de validación. 18

20 La tercera subopción que nos encontramos es la de Transacciones, donde se deben de introducir todas las transacciones realizadas por una oficina para un mes determinado en un plazo concreto que será entre el 25 del mes que se presenta y el día 10 del siguiente. La pantalla que se nos muestra haciendo clic en esta opción es la siguiente. Lo primero que hay que elegir es el mes y el año. Para ello se muestran dos listas desplegables en la parte superior derecha. Una vez lo hayamos elegido, en caso de que ya hubiera transacciones grabadas se nos mostrará el listado de dichas transacciones, pudiendo eliminarlas o modificarlas si así quisiéramos. Si lo que queremos es introducir una nueva transacción se hará clic en el botón Nueva Transacción, situado en la parte superior izquierda. Se nos abre un formulario con el siguiente contenido: 19

21 En la pantalla que se muestra se debe de indicar la fecha de cierre, la dirección de la propiedad, de qué tipo de operación se trata (captación de venta, de alquiler o de otro tipo, o cierre de venta, de alquiler o de otro tipo). Completar el precio de la propiedad y el tipo (Residencial o Comercial). También se ha de indicar el nombre de la oficina captadora y de la oficina de cierre y elegir el Asociado que ha hecho cada lado de la operación. Finalmente se debe de completar la casilla de honorarios en el lado de la operación en que haya intervenido vuestra oficina (o en los dos si es el caso). MUY IMPORTANTE!!: Estos honorarios son los que se han generado por la operación para vuestra oficina, completos, antes de hacer ningún tipo de reparto entre Agente y Oficina. Una vez completa la pantalla con los datos de una operación hay que pulsar Añadir y Grabar. También se pueden añadir varias operaciones y después grabar todas ellas, pero es más seguro añadir y grabar, porque si abandonarais la página sin grabar se perderían todas las operaciones que se hubieran añadido. 20

22 No es necesario completar el informe de una vez y cerrar el mes, se pueden grabar las operaciones en días distintos, según se vayan produciendo, y al acabar el mes, siempre antes del día 10 del mes siguiente, pulsar Cerrar mes. Para la visualización de los meses cerrados se pinchará luego en la subopción de Liquidaciones y se seleccionará el mes y el año. El resultado sería el que sigue: La parte inferior se completará automáticamente a partir de los datos que hemos introducido en el formulario, sumando los ingresos brutos del mes, calculando el 8% de los mismos y calculando la diferencia con los mínimos y con la cantidad pendiente de compensar al mes anterior, si existiera. La última subopción que nos aparece es la de datos de Acceso, para que podamos modificar nuestra contraseña si quisiéramos. 21

23 Dando al botón de Aceptar si todo ha ido correctamente nuestra nueva contraseña quedaría registrada. ZONA DE DESCARGAS En este menú todos los Asociados podrán encontrar este Manual. 22