MANUAL DE COTIZACIONES

Transcripción

1 MANUAL DE COTIZACIONES Autor: Ma Dolores Hernández Melgoza Junio 2012

2 Índice COTIZACIONES... 3 Cotización Manual...3 Nueva Cotización Manual...4 COTIZACIÓN IMPORTADA... 7 Cotizar Cotización...7 No Cotizar Cotización...10 ASIGNACION DE PIEZAS Asignación Manual...12 Seguimiento de Pieza Manual...14 Asignación y Seguimiento por Inpart...18 Revisar Historial de la Cotización...24 Página de donde se cotiza...25 Link para agregar fotos...26 TRANSFERENCIA DE PIEZAS... 27

3 COTIZACIONES Cotización Manual Al entrar al portal de Roto en la parte del menú de Cotizaciones, se encuentra el link para agregar una nueva cotización, el cual aparece con el siguiente nombre Cotizaciones Al dar clic en el link de Cotizaciones, se abrirá la siguiente venta en la que se tiene que capturar la Fecha de Inicio, Fin, la Familia y el Tipo de cotización; y al dar clic en el botón de AGREGAR para capturar una nueva cotización, se abrirá la siguiente ventana. En esta ventana se capturarán los datos generales del cliente y del vehículo para la cotización.

4 Nueva Cotización Manual Ejemplo para agregar una nueva cotización Se captura la aseguradora, se selecciona de la lista desplegable; al seleccionarla se puede capturar el nombre del taller o buscar dando clic en el icono de la lupa, o en el campo de observaciones se puede poner los datos del taller. Se captura el número del siniestro, la Marca, Modelo y Año del vehículo que se pueden seleccionar de listas desplegables, la serie y placas Al tener ya todos los datos completos ya se le puede dar clic en Agregar.

5 Al agregar la cotización, se despliega en la misma ventana la parte del Lugar de Instalación/Entrega, en la que se selecciona la Sucursal y la Subsucursal (según sea el caso), y en el primer recuadro en blanco se captura la clave de la pieza, en siguiente la cantidad de piezas y por último el precio; después se da clic en el botón de agregar. Después de dar clic en el botón de agregar se despliega la información de la pieza al igual que la fecha promesa de la Instalación. Si se desea agregar más piezas a la cotización, se vuelve a capturar la clave de la pieza, cantidad y precio.

6 Después de agregar todas las piezas que se necesitan, ya se le puede dar clic en el botón de Grabar, para que se guarde la cotización

7 Cotización Importada Cotizar Cotización Si las cotizaciones se importan de la página de la aseguradora, aparecerá la siguiente pantalla con las cotizaciones en la que muestra los siguientes datos de la cotización Número de la Cotización, Captura si es Importada/Capturada Portal Roto, Siniestro muestra el número del siniestro, la clave y descripción de la pieza; Cliente la Sucursal y Aseguradora; Vehículo la serie, tipo, modelo y placas del carro. Al aparecer las cotizaciones en la pantalla se le da clic en el icono de Editar Cotización para completar los datos que faltan.

8 En la siguiente ventana de la cotización, se completarán los datos faltantes, como la Clave Nags de la pieza(as), el costo, la fecha y hora promesa, al tener ya todos los datos completos de la cotización se le da clic al icono de Grabar. Una vez grabada, la cotización se importará a la cotizadora, el cual llegara un correo informando que se tiene una cotización nueva

9 Después la sucursal o la persona encargada de cotizar por la sucursal le pondrá costos a la pieza o piezas que se le cotizarán a la aseguradora, al finalizar de poner los costos se debe ingresar a cambiar el estatus de la orden a Lista para Cargar en Página de Aseguradora y después se le da en el botón de Aplicar.

10 No Cotizar Cotización Al tener las cotizaciones en la pantalla, pero no se quiere cotizar en la página de la aseguradora se debe de cambiar el estatus de la cotizacón, se ingresa a la cotización dando click en el botón de Editar Cotización. Primero se debe de capturar el motivo por el cual no se va a cotizar en el historial de la Cotización, se ingresa dando click en el botón de Historia.

11 Y en la ventana del Historial se captura el motivo en las observaciones del porque esa pieza o piezas no se van a cotizar y se da click en Agregar; Una vez agregados este comentario se reflejará cuando se consulte el historial de la cotización. Después en la ventana de detalle de la cotización se le cambia el estatus a No cotizar en página de Aseguradora y se da click en el botón de Grabar para que se actualice el estatus.

12 ASIGNACION DE PIEZAS Asignación Manual En la pantalla de asignación de piezas aparecerán todas las que se hayan cotizado, mostrando el número de la cotización, Usuario que capturó, la Aseguradora con Número de Siniestro, el Vehículo marca y tipo, la Pieza con la clave y descripción, Sucursal donde se instalará, Cantidad, el Precio, Estatus, Información, Asignación y Directo. En la columna de Cantidad SS/S/R, es la cantidad de existencia que hay en el almacén indicado por SS es la existencia en la Subsucursal; S existencia en la Sucursal Principal, R es la existencia en todo Roto; por ejemplo como se muestra en la imágen el 1 es la cantidad de la pieza cotizada, de la siguiente linea 2/0/103 quiere decir que en la Subsucursal Tampico tiene en existencia 2 piezas; en la Sucursal Principal Tampico tiene 0 piezas, y en todo Roto hay 103 piezas en existencia(incluyendo las 2 de la Subsucursal).

13 La Cantidad determinará el Estatus de la pieza cotizada, ya sea el de Entrega/Instalación, Solicitar Transferencia y Solicitar compra. Por ejemplo, si la Subsucursal tiene piezas en existencia en el almacén, como lo muestra la imágen entonces se ira al estatus de Entrega/Instalación. En el siguiente ejemplo la Sucursal y la Subsucursal no cuentan con la pieza en almacén, pero en todo Roto si hay 5 piezas en existencia, el Estatus indicara que se debe Solicitar una Transferencia. En este ejemplo no hay piezas en existencia en la Subsucursal, en la Sucursal y en todo Roto, el estatus indicara que se debe Solicitar una Compra de la pieza. En la columna de Asignación (Asg) de la pieza, esta debe de estar marcada para indicar que esta pieza ya se asigno y se tiene que ir entregar e instalar al taller.

14 Si la asignación de la pieza es Directa de la aseguradora, esta estará marcada junto con la columna de asignación. Seguimiento de Pieza Manual En la pantalla de Seguimiento de Piezas se mostrarán todas las piezas de la Subsucursal que tiene asignadas para instalar, se muestra la información de la pieza, el Cliente, la Transferencia, Recepción, Estatus, Información e Historial. De esta pantalla en las columnas en las que nos enfocaremos para trabajar son la de Recepción, Estatus (Est.), Información (Info) e Historial (Hist).

15 Cuando la pieza ya ha sido asignada, y la sucursal cuenta con la existencia de la pieza, se habla al taller para programar la visita para la instalación de la pieza, si el taller confirma día y hora para la instalación se captura dando clic en el icono de Visitas para Instalación/Entrega. Al dar clic en el icono de Visitas para Instalación/Entrega se abrirá una ventana en la que se agregara el comentario del taller poniendo el día y la hora en la que confirmó para la instalación de la pieza, dando clic en el icono de Agregar Registro. Al dar clic en el icono de Agregar registro en la siguiente ventana se captura los comentarios en Observaciones se puede poner por ejemplo se [17/06/ :00:00] SE MANDO A INSTALACION 17 JUNIO; se captura la fecha dando clic en el calendario, la hora se selecciona de la lista desplegable y por último se le da en clic en el icono de Aceptar

16 Al Aceptar los comentarios se reflejarán en la pantalla ya capturados y ya se puede dar clic en el botón de salir. Estos comentarios se reflejaran en la pantalla principal de seguimiento de piezas y aparecerá la palabra VISITA arriba de icono de Visitas para Instalación/Entrega; cuando se haya cumplido la fecha y se instalo correctamente la pieza se da clic en el icono de Confirmar Instalación. Para confirmar la instalación se captura comentario y después se da clic en el icono de Aceptar. Después de haber confirmado la instalación se habilitará el icono de Confirmación Vale/Factura, al dar clic abrirá la ventana en la que se capturar el numero de vale, factura y se adjuntara el vale.

17 Esta es la pantalla que se abrirá en la que se adjuntará el vale, después de capturar los datos y adjuntar el archivo se da clic en el botón de confirmar.

18 Asignación y Seguimiento por Inpart Cuando Inpart nos asigna una cotización llega un correo de notificación en el que se informa cual es la orden de servicio que se asignó con el número de Folio. En este correo se adjunta la Orden de Pedido el cual se imprime y se manda al taller para Sello y Firma.

19 Una vez asignada la orden de servicio, en el portal se ubica la partida de la cotización, ya que se va a surtir se marcará para Instalación se le agregarán los comentarios dando clic en el icono de Marcar para Instalar(la mano con una carpeta). Cuando ya se instaló la pieza y ya se cuenta con el número de la Factura de las pieza(as) que se instalaron, se debe de confirmar la instalación dando clic en el icono de Confirmar VALE/FACTURA(palomita verde). En la siguiente ventana se debe de capturar la fecha de factura y el número de la factura(en caso que la partida traiga varias piezas y solo se facturó una o dos, solo a esas piezas se le capturar la el número de factura y la fecha de la factura)

20 Una vez capturada la factura deberá de llegar un correo de notificación en que la Orden de Servicio esta por Entregar. Después se manda la pieza al taller junto con la Orden de Servicio y la Factura para que la firmen y sellen de Recibido. Una vez que ya se cuenta con la orden de servicio sellada y firmada, en Inpart cambia la Orden de Servicio a estatus de Facturado, y ya se puede capturar quien la recibió y la hora de recibido, en la cotización se ingresa dando clic en el icono de Visitas para Instalación/Entrega.

21 En la siguiente ventana se captura la fecha de recepción y la persona que recibe y se Confirma. Cuando ya se tiene la fecha y persona quien recibe se debe de hablar al taller para que libere el vale, del cual llegará el correo de confirmación de que ya liberaron el vale y que ya esta en estatus Recibido

22 En el mismo correo viene adjunto el vale, con el que se complementará el Expediente Electrónico, en caso de que no se vea el vale adjunto se puede sacar de la orden de servicio cuando se confirma el vale. Se ingresa a la orden de Servicio para confirmar el vale, se da clic en el icono de Confirmación de Vale(palomita verde)

23 En esta pantalla estará adjunto el Vale liberado por el Taller, y con este se complementa el Expediente Electrónico

24 Revisar Historial de la Cotización En la pantalla de Monitor de Seguimiento de Piezas, se puede revisar el Historial de Estatus de la Cotización al dar click en el icono que aparecerá al lado del folio de la cotización, y para revisar el historial de manera individual de la partida se le dará click al icono que parece en la utima columna a la derecha de la pantalla.

25 Página de donde se cotiza En el detalle de la cotización se agrego el nombre de la página de donde se esta cotizando que aparecera antes del folio de la cotización.

26 Link para agregar fotos Cuando la cotización viene de la página de INPART, se le agrego el icono del link para agregar las fotografias a la cotización. También se agrego el icono de Historial de la cotización.

27 TRANSFERENCIA DE PIEZAS En la pantalla de Transferencia de Piezas se mostraran todas las piezas de la Subsucursal que tiene pendientes de transferir, se muestra la información de la Sucursal que Solicita la pieza, el Tipo/Núm. de Cot.; Pieza, Transcurrido, Transferencia, Evento, Estatus, e Historial. Para confirmar una transferencia se da clic en el icono de Confirmar Envío Se captura comentario, la fecha promesa y la hora de llegada de la pieza a la sucursal, y se marca si el envío de la pieza es por camión y luego se le da clic Aceptar.

28 Si el envío de la pieza se hace por paquetería, se selecciona la Mensajería, se pone el costo, el número de la guía, comentario, la fecha promesa y la hora de llegada de la pieza a la sucursal y para terminar se le da clic al icono de Aceptar En el caso que se tenga que cancelara el envió de la pieza, porque no es la pieza o no se mando en el camión se da clic al icono de Cancelar Envío. Se captura el porqué se está cancelando el envío y se da clic en el icono de Aceptar.