Configurando las cuentas de correo

Transcripción

1 apoyo técnico 11: Configurando las cuentas de correo ÍNDICE 1. Por qué crear cuentas de usuario del equipo?, 2 2. Creación de una cuenta de usuario del equipo, 4 3. Creación de cuentas de usuario en Internet, 5 A. Proceso de registro, 5 B. Elección del nombre de usuario, 6 C. Elección de la contraseña, 6 4. Configuración de la cuenta de correo, 7 1

2 11. Configurando las cuentas de correo Como se hizo en los temas anteriores, en este documento de apoyo al profesorado se aportan algunas respuestas a los problemas de tipo técnico que se pueden plantear durante el desarrollo de la unidad didáctica 11. Como todos los contenidos desarrollados en el tema guardan relación con Internet, será imprescindible que todos los ordenadores del aula estén conectados a la red y que, además tengan instalado un navegador: Firefox. A estos aspectos dedicamos el documento de apoyo técnico del último tema (10. Preparando los equipos para Internet). router Conexión por cable También sería adecuado que cada alumno tuviera de su propia cuenta de usuario del equipo (a la solo él tenga acceso). De esta forma podrán entrar y salir de su cuenta de correo Gmail sin necesidad de cerrar la sesión y seguir la secuencia didáctica que se propone sin ninguna dificultad. La creación de cuentas de usuario se explicó en el documento de apoyo del tema 3 ( 3 Mantenimiento y accesibilidad ) y en el texto para el alumnado 3 Configurando mi espacio de trabajo, pero resumimos a continuación los aspectos más destacados que están relacionados con el contenido concreto de la unidad 11. Además, veremos otras cuestiones que tienen que ver con la creación y configuración de cuentas de correo electrónico que ayudarán a evitar problemas durante el desarrollo de la unidad didáctica. 1. Por qué crear cuentas de usuario en el equipo? Una de las actuaciones que nos ayudan a mantener nuestros equipos en buen estado es la creación de cuentas de usuario que además va a permitir que cada uno de los alumnos y alumnas tenga un espacio propio que podrá personalizar en función de sus gustos y necesidades y donde podrá guardar sus archivos sin riesgo de que otro usuario del equipo los utilice o los elimine. Pero, aparte de esto, disponer de una cuenta propia en el equipo es muy útil cuando el alumnado se convierte en usuario de diversos servicios que ofrece la Web como es el caso del correo electrónico. 2

3 Cuando una persona accede a un servicio de Internet, la mayor parte de las veces tendrá que rellenar un formulario de registro en el que debe aportar información personal, un nombre de usuario, que debe ser único, y una contraseña. Estos dos últimos datos son imprescindibles para acceder al servicio. Al realizar el registro, se crea un cuenta de usuario. Se trata de un espacio web que se proporciona a cada cliente para que utilice un servicio determinado. En el caso del correo electrónico, Gmail proporciona a cada beneficiario del servicio un espacio limitado que le permitirá recibir y enviar mensajes electrónicos y también guardar los archivos adjuntos. Para acceder al servicio, cada usuario debe acceder a Internet, a la página de Gmail, y entrar en la cuenta escribiendo en el formulario de acceso su nombre de usuario y su contraseña. Cuando termina de utilizar el correo, debe salir de la cuenta, es decir, debe cerrar la cuenta. De lo contrario se quedará abierta y, cuando otro usuario del equipo acceda a Gmail, entrará en la cuenta directamente y podrá ver los correos de la otra persona, incluso podría utilizar la cuenta usurpando su personalidad. Por lo tanto, cuando un equipo es utilizado por varias personas a la vez, como en el caso de un Centro de Educación Permanente, tenemos dos opciones: Salir de la cuenta cada vez que terminamos de usar el correo. Después tendremos que introducir la contraseña y el nombre de usuario de nuevo para volver a entrar. Que cada alumno disponga de su propia cuenta de usuario del equipo. De esta forma dispondrá de un espacio propio y podrá dejar abierta su cuenta de correo y también otras cuentas de otros servicios diferentes (redes sociales, foros, almacenamiento de archivos...) que utilizará en las siguientes unidades didácticas. Durante el desarrollo de la unidad didáctica hemos optado por esta última opción ya que la autentificación de la cuenta siempre ofrece dificultades al alumnado recién iniciado. Solo cuando lleguemos a la PRÁCTICA 7, aprenderán a salir y a entrar en su propia cuenta de correo. En las prácticas anteriores seguirán trabajando sin cerrarla, y esto les permite entrar después en la cuenta directamente. Por eso, si aun no lo hemos hecho ya, recomendamos crear una cuenta de usuario del equipo para cada uno de los alumnos y así podremos seguir la secuencia didáctica tal y como viene en el texto del alumnado. 3

4 2. Creación de una cuenta de usuario del equipo A la hora de crear las cuentas de usuario debemos tener en cuenta estos aspectos: A. En ambos entornos, Windows y Guadalinex, podemos crear dos tipos de cuentas distintas: Usuario estándar (Windows) o de escritorio (Guadalinex): permite a los usuarios hacer cambios en su propio espacio de trabajo que no afectan al resto del equipo. Administrador: permite al usuario de esta cuenta un acceso completo, incluso a las cuentas de otros usuarios. Esta particularidad hace aconsejable que creemos para nuestro alumnado una cuenta de usuario estándar o de escritorio que le permita tener su propio espacio pero que le impida hacer modificaciones que afecten al resto del equipo (instalar o desinstalar programas, alterar la configuración general...). B. Nombre de usuario: Los equipos Windows muestran las cuentas al arrancar el ordenador, pero no ocurre lo mismo en los equipos Guadalinex en los que es necesario escribir el nombre de usuario en un formulario de entrada. Por este motivo, es importante que el alumnado recuerde el nombre elegido. Por seguir un criterio, proponemos que cada alumno elija su propio nombre sin mayúsculas, sin espacios, sin acentos y sin la letra ñ, pero cada centro puede seguir sus propias pautas. Por ejemplo, algunos profesores y profesoras prefieren poner el mismo nombre de usuario para todos los equipos de un mismo grupo de aprendizaje (informatica1, informatica2...), de esta forma se solucionan los frecuentes problemas que se plantean cuando alguno de los alumnos olvida el nombre que escogió. C. Contraseña: Es bastante habitual que alguien olvide su contraseña, un problema que suele causar retrasos en la clase cuando el profesorado intenta solucionarlo, a menudo sin éxito, siendo necesario volver a crear la cuenta de nuevo. Por eso, hay que tomar medidas para que esto no ocurra. Algunos Centros optan por poner siempre la misma contraseña para todo el grupo-clase, anotar la contraseña siempre es útil, no utilizar contraseña en la cuenta es otra posibilidad... pero aquí hemos optado por poner la misma palabra que se eligió como usuario (el nombre del alumno sin ma- 4

5 yúsculas, sin espacios, sin acentos y sin la letra ñ ). Seguir una pauta, sea cual sea, y asegurarnos de que todo el alumnado la sigue correctamente, evitará los problemas que surgen durante la autentificación de los usuarios del equipo. A la hora de crear la cuenta, puede hacerlo el propio profesorado pero siempre será más enriquecedor que lo haga el alumnado pues servirá de práctica y además le ayudará a entender mejor todos los conceptos relacionados con las cuentas. El proceso viene explicado paso a paso en la tercera unidad didáctica del Plan Tic (3. Configurando mi espacio de trabajo), en el punto 5 (página 21). 3. Creación de cuentas de usuario en Internet Cada vez que accedemos a un servicio de Internet, como en el caso del correo electrónico, debemos registrarnos para crear una cuenta de usuario que nos permita utilizar dicho servicio. En esta ocasión será la primera vez que el alumnado realiza el registro, pero no será la última. Por este motivo sería conveniente aprovechar la ocasión para establecer ciertas líneas de actuación que les serán muy útiles con posterioridad, cada vez que acceda a un nuevo servicio y tenga que rellenar un formulario de este tipo. A) Proceso de registro El proceso de registro siempre consiste en rellenar un formulario en el que se introducen una serie de datos personales. Es importante que el alumnado sepa distinguir cuando debe poner sus datos reales y cuando no. En el caso concreto del correo electrónico, debe poner su nombre y apellidos reales ya que es el remitente que verán los destinatarios de sus mensajes. El resto de datos no tiene demasiada trascendencia. Es importante que pongan su número de teléfono móvil ya que en caso de que olviden la contraseña será el medio que utilizará Gmail para enviarla. Con el mismo fin se puede aportar una dirección alternativa de correo electrónico. Otro apartado del registro que puede crear algunas dificultades es la comprobación de que el usuario es una persona y no un robot. Se trata de escribir la secuencia de letras y números separadas por un es- 5

6 pacio que aparecen en una imagen. A veces cuesta trabajo distinguirlos con claridad. En este caso es muy útil el botón OBTENER UNA PISTA NUEVA. Si lo pulsamos cambiará la secuencia por otra que puede ser más reconocible. B) Elección del nombre de usuario La elección del nombre de usuario es un momento importante en cualquier proceso de registro porque debe ser un nombre único que no puede ser usado por otra persona, y a veces no es tan sencillo encontrarlo. En el caso concreto del correo electrónico debemos prestarle más atención aún porque formará parte de nuestra dirección y en muchas ocasiones tendremos que facilitarla. Por lo tanto, debemos buscar un nombre: Que no sea usado por otro usuario del servicio (Gmail). Que represente al usuario. Sería adecuado que incluyera su nombre y apellidos (uno o los dos). Que sea fácil de recordar y de escribir. Sobre todo que, a la hora de facilitarlo a otra persona, no de pie a errores. Que cumpla con las normas de registro del servicio. En el caso del Gmail solo puedes utilizar una cadena de letras, números y puntos, sin espacios, que debe utilizar entre 6 y 30 caracteres. Por ejemplo, sería adecuado escribir: nombre.apellido. Al hacer clic en otra parte del formulario, el sistema comprobará si el nombre elegido está siendo utilizado por otro usuario. En este caso, el alumnado tendrá que escribir otro nombre diferente o seleccionar alguno de los que se proponen en la página. C) Elección de la contraseña La elección de la contraseña es otro momento clave del proceso de registro y puede ser una buena oportunidad para hablar de la seguridad de nuestras cuentas en Internet. A la hora de elegirla, nuestro alumnado debe saber que: Las contraseñas más seguras son las que incluyen letras, números y símbolos. Nunca hay que elegir contraseñas fáciles de adivinar. Es muy común que los nuevos usuarios utilicen fechas de nacimiento, el nombre de algún miembro de la familia, el DNI, el propio nombre de usuario... Son prácticas muy poco recomendables ya que cualquier persona podría deducir la contraseña y entrar en la cuenta. Aunque es muy práctico utilizar siempre la misma contraseña en todas las cuentas que tenemos en Internet, es una práctica poco segura. Algunos servicios, por su propia naturaleza, ofrecen poca seguridad. Si la contraseña que tenemos en esta cuenta poco segura es la misma que para operar en el banco, una persona mal intencionada podría averiguarla y utilizarla para robar nuestro dinero. 6

7 Además, de cara a la seguridad, es una buena práctica cambiar las contraseñas cada cierto tiempo. Una vez introducida la contraseña elegida en la caja correspondiente, Gmail muestra un mensaje indicando su fortaleza. Debemos insistir en la necesidad de modificar aquellas contraseñas que no sean demasiado seguras. 4. Configuración de la cuenta de correo El espacio que Gmail proporciona a sus usuarios tiene muchísimas opciones de configuración que permiten elegir entre otros aspectos: La forma en que se organizan los mensajes. El número de mensajes que se muestran y la forma en la que se ordenan. La forma en que se guardarán nuestros contactos. El aspecto de los botones y demás herramientas de la aplicación... Podemos acceder a todas las opciones de configuración de Gmail, haciendo clic en el botón CONFI- GURACIÓN que hay en la parte superior derecha de la página. Después seleccionaremos la opción CONFIGURACIÓN en el menú que se despliega. De esta forma entraremos en la página que nos permitirá modificar la cuenta de correo de acuerdo con nuestras necesidades. Cuando se solicita una nueva cuenta correo, esta se creará con unas opciones de configuración predeterminadas por defecto que, como hemos visto, el usuario puede cambiar con posterioridad. Algunas de estas opciones pueden ser confusas y por eso se han incluido en la unidad didáctica, como parte del proceso de aprendizaje. A ello se ha dedicado el capítulo 5 del 7

8 tema: Configurando tu cuenta de correo (página 29). Se trata de la opción VISTA DE CONVERSACIÓN que viene activada y por eso los mensajes se muestran en su contexto, dentro de la conversación en la que se produjeron. Esta forma de presentar los mensajes, puede desorientar al alumnado que a veces no sabe distinguir cuando se trata de un correo enviado o recibido. De ahí que sea recomendable desactivar esta opción y se aproveche la situación para enseñar el procedimiento para hacerlo. Dentro del mismo capítulo se enseña a crear una FIRMA. Son los datos que aparecerán al final de cada mensaje escrito por el usuario: nombre, dirección, teléfono... Todas estas posibilidades vienen en apartado de configuración general, pero hay muchas más que pueden ser interesantes y que podemos utilizar como actividades de ampliación: Crear una RESPUESTA AUTOMÁTICA que se enviará cada vez que se recibe un mensaje. Por ejemplo: He recibido tu mensaje. Gracias por ponerte en contacto conmigo. En breve te contestaré. Seleccionar varios tipos de ESTRELLAS para destacar y clasificar los mensajes recibidos. Ordenar nuestros correos de una forma determinada: primero los no leídos, primero los recibidos... Reenviar los mensajes recibidos a otra cuenta de correo diferente. Habilitar el chat y la video-conferencia (estas opciones las veremos en la próxima unidad didáctica). Y muchas más opciones que podemos explorar recorriendo cada una de las pestañas que encontraremos en la página de configuración: GENERAL, ETIQUETAS, RECIBIDOS, CUEN- TAS, FILTROS, REENVÍO... 8