CAPITULO I FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

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1 CAPITULO I FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. 6

2 1.1 TITULO DESCRIPTIVO DEL PROBLEMA. Desarrollo de un Sistema de Información para el Control de las Principales Operaciones Hoteleras, Caso Práctico: Hotel Florencia de la Ciudad de San Miguel. 1.2 SITUACIÓN PROBLEMÁTICA. La automatización de los procesos es una de las mayores ventajas que ofrece la informática en el apoyo a una eficiente administración, en cuanto al tiempo de respuesta, agilidad de procesos, respaldo de información, optimización de recursos, entre otros. Lo cual permite a las empresas tener una ventaja competitiva y con ello una mejor ubicación dentro del mercado global. El turismo hacia El Salvador ha incrementado dramáticamente en estos últimos 2 años, de hecho, solamente en el 2005 tuvo un incremento del 19.5% con más de un millón de turistas llegando al país, y en el 2006 hubo un incremento del 9% con la visita de 1.2 millones de turistas, en su mayoría de Centro y Norte América, informó la Vicepresidenta, quien destacó que el país cuenta con la recién aprobada Ley de Turismo, que contiene los beneficios que se ofrecen para promover al país como sitio para la inversión en el Sector Turismo 1. Este empuje de la industria se ve también reflejado en la ciudad de San Miguel donde se ha visto la construcción de hoteles tal como es el caso del Hotel Florencia de esta misma ciudad, el cual se ha tomado como caso práctico para la presente investigación ya que es un hotel de alta categoría, lo suficientemente grande y con una diversidad de servicios ofrecidos como: hospedaje, restaurante, bar, lavandería y salones para conferencias. Actualmente cuenta con 39 habitaciones dentro de las cuales se encuentran: habitaciones sencillas, dobles y triples. Aunque fue abierto al público en julio del dos mil seis, su demanda ha incrementado a tal punto que entre su clientela se encuentran personas de diferentes partes del mundo, principalmente de América y Europa

3 El Hotel Florencia cuenta con un gerente, tres recepcionistas, una sub-gerente que se encarga de aspectos administrativos y de contabilidad, nueve meseros, cuatro cocineros, dos cantineros. El Hotel posee un sistema automatizado desarrollado en el lenguaje de programación Fox Pro 2.6 el cual es muy limitado para realizar los procesos de forma óptima. El consumo en llamadas telefónicas por habitación se controla mediante el programa SACET, el cual es eficiente. Dentro de los problemas que se encuentran en el hotel: - No hay forma de obtener reportes o búsquedas específicas de los registros de los huéspedes. - La facturación se tiene que hacer manualmente. El Hotel Florencia necesita llevar un control automatizado de las principales operaciones que realiza, el cual le permita tener información sobre la disponibilidad actual y futura de habitaciones. 1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. El sistema completo de registro de los huéspedes se encuentra semi-automatizado ya que por la ineficiencia del sistema actual hay procesos que se llevan manualmente como el de facturación (aunque el sistema proporcione los insumos) la recepcionista tiene que hacer la factura. Esto causa retraso a la hora de entregarle a un huésped su factura por servicios y consumos. Cuando un huésped reserva una habitación, el sistema actual no refleja dicha reservación permitiendo que esa misma habitación pueda ser asignada a alguien más lo cual causa confusión. El registro de los huéspedes en el hotel se realiza sin mayor problema pero el sistema actual no genera las consultas y reportes adecuados sobre este registro, el problema principal se da en los procesos de facturación ya que es en estos procesos en donde se consume la mayor parte de tiempo y recursos. Entre las deficiencias que ha manifestado la administración se mencionan los siguientes: - Los reportes carecen de información requerida. - Las consultas generadas no son las más apropiadas. - No realiza la facturación. 8

4 - No hay una función específica para obtener el historial por cliente. - Los procesos para descuentos no funcionan. - No se pueden hacer reservaciones. - La actualización de cobros por habitación no se realizan de forma correcta. - No hace respaldo periódico de la información. La presente investigación se enfoca en dar solución al proceso de control de registro de clientes y facturación de los servicios ofrecidos del Hotel Florencia. 1.4 ENUNCIADO DEL PROBLEMA En qué forma el Desarrollo de un Sistema de Información Automatizado contribuirá a controlar las principales operaciones hoteleras del Hotel Florencia de la Ciudad de San Miguel? 1.5 JUSTIFICACIÓN. La economía en nuestro país ha dependido tradicionalmente en el agro, teniendo participación menor los sectores de la industria y servicio, por años nuestros gobiernos han estudiado los indicadores de estos sectores económicos para determinar programas de desarrollo que contribuyan o mantengan una economía saludable, mas sin embargo, en los últimos años se ha visto el crecimiento de un nuevo sector que es de vital importancia para el desarrollo de nuestro país, el turismo. Nuestro país está privilegiado por su posición geográfica y en la región hay países donde el turismo es muy importante, tal es el caso de Guatemala y Costa Rica, según informes de la Ministra de Economía más de un millón de turistas visitaron el país en el 2006, muchos de ellos son nuestros mismos compatriotas que regresan a vacacionar; lo cual es un dato muy relevante pues el desarrollo no se centra en áreas especificas sino que en gran medida se da en todo el país, en la zona oriental se encuentran ciudades que están sacando provecho de esta situación, tal es el caso de San Miguel. El turismo se empieza a convertir en una realidad de tal importancia que ya existen leyes que lo rigen como es el caso de la Ley de Turismo que aparte de regular el sector también intenta beneficiarlo a través de la promoción. Así, se ha considerado trascendente realizar la presente investigación cuyo fin es el de producir un sistema que sirva como un medio de control de las principales operaciones hoteleras de la Ciudad de San Miguel, lo cual permitirá una mejor administración en cuanto al tiempo de respuesta, agilidad de 9

5 procesos, respaldo de información, optimización de recursos, entre otros, para una industria que ha crecido considerablemente y para la cual será de mucha utilidad. La investigación es viable pues se dispone de los recursos para llevarla a cabo. Además con el presente trabajo de investigación se beneficiarán: Hotel Florencia de la Ciudad de San Miguel y todas las empresas hoteleras que quieran implantar dicho sistema. Personal encargado de la manipulación del sistema: el personal se verá favorecido por la reducción de operaciones manuales y de una mayor eficiencia en los servicios brindados. Los huéspedes: podrán ser atendidos de una mejor manera, ya que se llevará un buen control de la información que de ellos se maneja, serán atendidos con mayor prontitud, se beneficiarán de un buen manejo en las reservaciones. La Universidad de Oriente: el desarrollo de este proyecto servirá como instrumento bibliográfico de referencia para la población estudiantil que esté realizando trabajos similares. 1.6 DELIMITACIONES DELIMITACIÓN ESPACIAL. Para la realización del proyecto de investigación se eligió el Hotel Florencia de la ciudad de San Miguel DELIMITACIÓN TEMPORAL. El desarrollo de un sistema de información para el control de las principales operaciones hoteleras, caso práctico: Hotel Florencia de la ciudad de San Miguel, se realizará en el periodo comprendido del 17 de febrero al 31 de octubre de dos mil siete. 10

6 1.6.3 DELIMITACIÓN Y ALCANCE DEL SISTEMA. El sistema se ha desarrollado en la plataforma web por las proyecciones de la administración ya que en un futuro desean tener el resto de hoteles y moteles conectados a través de un mismo sistema y también tener presencia en el Internet para consultar servicios y hacer reservaciones lo cual no es parte del sistema actual, la implantación se llevara a cabo solamente en una estación que funcionará de forma local. La sistematización incluye el módulo de reservas de habitaciones del hotel la cual tiene una serie de reportes y consultas que harán mas fácil el proceso de reservas, control de los servicios adicionales del hotel como es la venta de productos y servicios varios como por ejemplo servicio de lavandería y productos como shampoo, etc., y el módulo de facturación el cual recibirá insumos de otro sistema como es el de restaurante que le produce información como las cantidades gastadas por los huéspedes en comidas y bebidas consumidas en el restaurante. El sistema no incluirá la automatización del servicio de restaurante y bar y tampoco la reservación de los salones para conferencias DELIMITACIÓN TEÓRICA. - Análisis y Diseño de Sistemas Autores: Kendall, Kenneth E.; Kendall, Julie E. Editorial: Pearson Educación Edición: 6ª. Edición, Año: Análisis y Diseño Orientado a Objetos con UML y el proceso unificado. Autor: Schach, Stephen R. Editorial: McGraw-Hill Interamericana Edición: 3a. Edición Año: Sistemas de Información Gerencial: Administración de la Empresa Digital. Autor: Laudon, Kenneth C.; Laudon, Jane P. Editorial: Pearson Educación Edición: 8a. Edición Año:

7 - Fundamentos de Bases de Datos Autores: Abraham Silberschatz, Henry F. Korth, S. Sudarshan. Editorial: McGraw-Hill Edición: 4ª. Edición Año: DEFINICIÓN DE UNIDADES DE OBSERVACIÓN Las unidades de observación que se tomaron en cuenta para el presente proyecto son las siguientes: - Gerente General - Recepcionistas - Contador 1.7 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN OBJETIVO GENERAL Desarrollar un Sistema de Información Automatizado que mejore el control de las principales operaciones hoteleras OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1- Analizar el funcionamiento de las operaciones actuales que nos permitan identificar los problemas y oportunidades que servirán como base para el Diseño del Sistema Automatizado. 2- Diseñar un nuevo sistema automatizado que cumpla con los requerimientos y necesidades encontradas en la administración del hotel Florencia para el control de las principales operaciones. 3- Implantar un Sistema Automatizado para el control de las principales operaciones del Hotel Florencia de la Ciudad de San Miguel. 12