DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Transcripción

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2 Una de las asignaturas pendientes de las empresas españolas es la competitividad y ésta únicamente se logra optimizando procesos para incrementar la eficacia tanto externa como interna. Uno de los procesos claramente identificados en el que se pueden conseguir grandes mejoras en la eficacia y productividad, es en el relativo a gestión de documentos. La gestión administrativa, conservación, distribución, búsqueda, consulta, de las facturas recibidas, puede suponer una importante fuente de mejora. Si el espacio para nuestros archivos es un problema, si el volumen de facturas supera al de los recursos que podemos asignar para gestionarlas o si nos pasamos más tiempo archivando y buscando documentos que el que dedicamos a tareas más productivas esto es la solución. Es por ello que ofrecemos la ampliación de la aplicación de Estimaciones con la utilidad de Digitalización de Documentos. El proceso está enfocado a la mejora de todos estos aspectos de gestión empresarial. Se basa en el escaneo y la importación de facturas y documentos pdf originales y su archivo junto con las anotaciones contables realizadas en la aplicación, ofreciendo así el acceso rápido y sencillo a la documentación y las posibilidades de informatizar procesos. Así mismo, la documentación asociada a la empresa se puede grabar también en su ficha. Las ventajas van, en definitiva, mucho más allá del simple ahorro de papel. Una vez instalado el módulo, se nos activará la opción de importar documentos dentro de la ficha de la empresa, facturas expedidas y facturas recibidas. En dichas pantallas que hemos comentado podemos incluir los documentos ya sea en una nueva pestaña como ocurre en la ficha de la empresa o porque la pantalla se ensancha como ocurre en el resto de opciones que básicamente se refieren al proceso de contabilización. 2 Software de Gestión

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4 En todas ellas las funciones que tenemos son: ->Escanear: Desde esta opción se accederá a una pantalla donde se realiza el escaneo. - Parámetros: en donde confi guramos el escáner que se va a utilizar, así como la ruta de importación de escaneo y la ruta de grabación de fi cheros. - Escanear: una vez confi gurado, pulsando sobre esta opción se realizará el escaneo. - Finalizar: después de escanear el o los documentos se debe pulsar sobre este botón para que los incorpore al documento. ->Importar fi chero: En vez de escanear, podemos adjuntar documentos en pdf desde esta opción, que podemos usar en el caso que nos envíen por ejemplo nuestros clientes las facturas en este formato. ->Inicializar: Inicializa la pantalla. ->Imprimir: Imprimirá el documento adjunto. ->Zoom: podemos ampliar o disminuir el documento para visualizarlo. ->Abrir PDF con programa externo: nos abrirá el documento. Por otro lado en el menú de Ingresos / Gastos dentro de Utilidades se activará la opción de Digitalización. Desde esta pantalla se puede realizar el escaneo masivo de los documentos que se quieran y la importación de PDFS para después realizar la contabilización en facturas recibidas o expedidas. 24 Software de Gestión

5 Parámetros: en esta pantalla se confi gura el escáner que se va a utilizar como la ruta de importación de escaneo y la ruta de grabación de fi cheros. Importar: En vez de escanear también podemos adjuntar documentos en PDF desde esta opción, como se ha comentado anteriormente. Escanear: una vez confi gurado, incorporando los documentos sobre el escáner y pulsando sobre esta opción se realizará el proceso. Inicializar: Inicializa la pantalla. Una vez escaneados o importados los documentos, podemos seleccionar con la función CTRL y el botón izquierdo del ratón los que correspondan a cada factura. Por último, pulsando sobre: Facturas Emitidas o Facturas Recibidas: se abrirá la pantalla correspondiente con el documento adjunto para la introducción de datos de la contabilización. Software de Gestión 5